NOTAT: LEAN - SAMHANDLING

PROSJEKT: TP 10887 / DP 10931 UMB Urbygningen K201 General entreprise K202 Malearbeider - tradisjonelle metoder K203 Dør- og vindusrestaurering NOTAT: LEAN - SAMHANDLING Dato: 24.2.2014 Denne versjon: 24.2.2014 Side 1 av 10

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 3 1.1 Bakgrunn/Hensikt 3 1.2 Hvorfor LEAN på Urbygningen? 4 2 Mål 5 2.1 Mål for LEAN i Urbygningen 5 2.2 Suksesskriterier 5 3 Elementene i LEAN samarbeidsmodellen 6 3.1 Samhandlingsfase del 1 Massekontroll. 6 3.2 Samhandlingsfase - del 2 Kunnskapsoverføring 7 3.3 Samhandlingsfase - del 3 Fremdriftsorganisering 8 3.4 Samhandlingsfase - del 4 BIM og digital samhandling (SAMBIM) 9 4 Krav til utførende entreprenører 10 Denne versjon: 24.2.2014 Side 2 av 10

1 Innledning 1.1 Bakgrunn/Hensikt Ett av Statsbygg sine fem strategiske mål er å være en rollemodell for BAE-næring og utvikle prosesser og samarbeidsformer. Fokus på kontinuerlig forbedring innen byggenæringen er avgjørende for Statsbygg som stor byggherre. Gjennom Statsbygg sin virksomhet, anvender vi store deler av leverandørmarkedet og vi ser at det er en for stor variasjon i hvordan komplekse leveranser håndteres. BA 2015 er et nasjonalt initiativ som bidrar til en generell og nødvendig kompetanseheving og bedre arbeidsprosesser, der byggenæringen sammen tester ut nye måter å samarbeide på. Dette er nyttig for alle som ønsker å være konkurransedyktige også i fremtiden. Et høyere nivå i norsk BAE-næring vil også bidra til at Statsbygg blir mer leveringsdyktig og våre kunder enda mer fornøyd. Hovedfokuset i BA2015 er å definere beste praksis, og å teste ut disse i reelle prosjekter. Rehabilitering/restaurering av Urbygningen er et eksempel bygg for BA2015 på lean prosjektering og bygging. Mål med LEAN i prosjektet er høy kvalitet med kortere gjennomføringstid til en lavere total prosjektkostnad ved at prosjektet planlegges optimalt. Statsbygg ønsker i Urbygningen-prosjektet å legge til rette for en prosjektgjennomføring som fokuserer blant annet på: utstrakt samarbeid positive holdninger effektive arbeidsmetoder gode kommunikasjonsformer grundig planlegging som er lett å følge opp for alle en smidig byggeprosess gjensidig å hjelpe hverandre til en bedre arbeidsdag digital samhandling og gode tverrfaglige prosesser Statsbygg føler seg trygg på at dette vil bidra til bedre kvalitet på det ferdige bygget, høy motivasjon for alle ansatte, bedre økonomisk resultat for alle involverte parter og generelt positiv omtale av prosjektet. Samarbeidsmodellen i Urbygningen-prosjektet bygger på naturlige elementer fra kjente samarbeidsmodeller, samhandling ved hjelp av BIM, i tillegg til metodikken fra Lean Construction. Statsbygg krever at dette skal settes i system og benyttes. Det vil være et viktig suksesskriterium at det på et tidlig stadium etableres gode samarbeidsplattformer. Som et viktig samarbeidselement skal prosjekteringsgruppen delta på fire samhandlingsfaser sammen med generalentreprenøren, byggeledelsen og byggherren for en nøye gjennomgang av prosjektet før selve byggefasen. Resultatet fra disse fasene skal deretter benyttes konstruktivt videre gjennom hele byggeperioden frem til og med overtakelse. Denne versjon: 24.2.2014 Side 3 av 10

Notatet spesifiserer nærmere innholdet av samarbeidsmetodikken som i det videre vil betegnes for LEAN. 1.2 Hvorfor LEAN på Urbygningen? Byggebransjen arbeider stadig med å utvikle modeller for samarbeid, samhandling og partnering, noe som vitner om et behov for, og et ønske om, at prosessene må forbedres for at de skal kunne fungere best mulig. Resultatene fra slike prosjekter tyder på at det også er godt mulig å forbedre gjennomføringen av byggesaker ved økt fokus på samarbeid og samhandling. Det er ikke bare kontraktsform, beskrivelse eller prosjektfase som er avgjørende, men også viljen, målsettingen og intensjonen til alle de involverte partene. Man må til enhver tid være positivt innstilt, være åpen for et tillitsfullt forhold, ha vilje til å arbeide under strukturerte forhold og til stadighet se de mulighetene som kan by seg for alles beste. For at alle involverte parter skal kunne nå sine mål med et minimum av friksjoner og et maksimum av flyt, er det prosjektledelsens tro at dette kan oppnås ved et gjennomstrukturert samarbeide i form av elementer fra LEAN-metodikken tilpasset prosjektets entrepriseform. LEAN er et godt verktøy for å sikre fremdrift, hindre avvik, heve kvaliteten og øke mulighetene for inntjening. LEAN gir utvidet myndighet og ansvar til dem som utfører byggearbeidet (i form av delegert myndighet nedover i beslutningshierarkiet), og det virker også positivt på miljø, motivasjon, sikkerhet og trivsel. For å lykkes med LEAN er det nødvendig med fast struktur, sterk lojalitet til systemet og gjensidig respekt for alle involverte fag. LEAN er ment å optimalisere produksjonen for alle i byggeprosjektet. Videre: LEAN skal effektivisere fremdriften, redusere byggetiden (arbeider gjøres en gang, død-tid minimeres), redusere avvikene (feilfri bygging) og styrke kvaliteten. LEAN skal gi formenn og baser mer kontroll over planleggingen og produksjonen, «taktplanlegging» og «bakover-planlegging». LEAN skal drives i avgrensede områder i bygget og uteområdet, de såkalte kontrollområdene. LEAN skal bidra til at alle involverte kan dra i samme retning samtidig, samt at man korrigerer underveis og lærer av feil. Samarbeidsmodellen har til hensikt å etablere mekanismer som bedrer kvaliteten på gjennomføringsprosessene for både byggherre, de prosjekterende, byggeledelsen og de utførende og dermed det ferdige bygget. Denne versjon: 24.2.2014 Side 4 av 10

2 Mål 2.1 Mål for LEAN i Urbygningen Mål med LEAN i prosjektet er høy kvalitet med kortere gjennomføringstid til en lavere total prosjektkostnad ved at prosjektet planlegges optimalt. Å liste identifiserte forenklinger, forbedringer, besparelser og eventuelle behov for kompletteringer av tegninger som både utførende, prosjekterende og byggherren kan nyttiggjøre seg av. Å utarbeide en detaljert fungerende og omforent fremdriftsplan som kan overholdes, forstås og følges av alle (herunder også å definere kontrollområder og rekkefølgen av leveransene). Å utarbeide endelig versjon av PA-boka, inkl. møteformer og møterutiner. Å utarbeide en kommunikasjons- og beslutningsstruktur som best mulig sikrer samhandling. Å utarbeide en detaljert milepælsplan som inkluderer rutiner, kriterier, frister og bonus/malus. Punkter er angitt i uprioritert rekkefølge. 2.2 Suksesskriterier Riktig og fornuftig organisering, tilstrekkelig bemanning og god kompetanse i alle ledd. Kontinuitet må sikres frem til overlevering og sluttoppgjør. Klare ansvars- og fullmaktsforhold for å sikre godt forankrede og rettidige beslutninger. Fremdriftsplanleggingen og koordineringen skal være gjennomarbeidet, utført god tid i forveien og godt kommunisert. Avvik skal dokumenteres. Tilstrebe færrest mulig og tydeligst mulig grensesnitt for å forenkle prosessene. Tydelig endringsledelse og gode KS-rutiner som er gjennomarbeidede og godt kommuniserte. Prosessene skal være ryddige, tydelige, sporbare og til enhver tid oppdaterte. Tydelig, ryddig og samstemt kommunikasjon i og mellom alle ledd og parter. Mest mulig kommunikasjon på jevnbyrdige nivåer. God kommunikasjon ift. kontraktsparter, naboer og myndigheter som sikrer en vedvarende positiv holdning til prosjektet og en konstruktiv innstilling for å finne løsninger. At arbeidstegningene/modell er byggeplassen i hende i rimelig og avtalt tid, at leveransene er planlagte, koordinerte og kommuniserte og at evt. feil er oppdaget før oversendelse. God dokumentasjon og sporbarhet av beslutninger, aktiviteter, avtaler og pålegg og konsekvensene av disse. Fortløpende og godt kommuniserte SHA-planer for å unngå ulykker, skader eller dødsfall på personer og unngå at miljøet utsettes for forurensninger. Samarbeide med NMBUs representanter for å sikre bruk av deres kompetanse og sørge for en kontinuerlig forankring. Ha mulighet for realistiske vurderinger. Endringer gjennomføres bare hvor nytten overstiger endringskostnadene Aktiv bruk av BIM på byggeplass og i møter, for å bedre informasjonsflyten mellom prosjektledelse, prosjekteringsgruppe og entreprenør. Denne versjon: 24.2.2014 Side 5 av 10

Punkter er angitt i uprioritert rekkefølge. Det vil være alle aktørers plikt å bidra til at dette lykkes, og det vil være i alle aktørers interesse at dette lykkes. 3 Elementene i LEAN samarbeidsmodellen Entrepriseformen byggherrestyrt generalentreprise på Urbygningen tilsier at ansvaret for detaljprosjekteringen fortsatt beholdes hos byggherren i hele byggeprosjektet. Detaljprosjekteringen er stort sett ferdigstilt ved kontraktsinngåelse med entreprenørene. Prosjektgjennomføringen skal bygge på et uttalt og beskrevet ønske om samarbeid fra både entreprenører og byggherre. LEAN-modellen for Urbygningen sin del i byggefase inkluderer følgende delfaser: 1) Samhandlingsfase del 1 Masse kontroll 2) Samhandlingsfase del 2 Kunnskapsoverføring 3) Samhandlingsfase del 3 Fremdriftsorganisering 4) Samhandlingsfase del 4 Samhandling ved hjelp av BIM Innholdet i disse hovedpunktene skal legge til rette for at både entreprenør, prosjekterende, byggeledelse og byggherre gis arbeidsforhold og rammebetingelser som balanserer rettigheter, forpliktelser, samarbeide, motivasjon og incitament, og som skal sikre sannsynligheten for et vellykket, mest mulig feilfritt, raskt og smidig prosjekt. Punkt 1 til 3 gjennomføres i løpet av samhandlingsfasen som er satt til ca. 3 måneder, se vedlagte fremdriftsplan. Generalentreprenøren/entreprenøren forplikter seg til å delta på og stille med prosjektleder, formenn, baser og KSleder samt med alle underleverandørers formenn, baser og KS-ledere på prosjektkontor/ byggeplass fire dager i uken i samhandlingsfasen etter avtale med Statsbygg 3.1 Samhandlingsfase del 1 Massekontroll. Gjennomgang av masseuttak av prosjekteringsgruppen og generalentreprenør, eventuelle justeringer av mengder. Vedlagte BIM-modellene fra fagene og den sammensatte fellesmodellen viktige prosjekterings- og orienteringsverktøy, men det kan ikke tas eksakte mål fra modell i denne type prosjekt. Denne versjon: 24.2.2014 Side 6 av 10

BIM-fellesmodell og BIM-fagmodeller er kun til informasjon, og må ikke benyttes som underlag for mengdeuttak, bestilling eller produksjon. 3.2 Samhandlingsfase - del 2 Kunnskapsoverføring Som en del av samarbeidsmodellen i Urbygningen skal entreprenørene (representert ved den primære byggeplassledelsen) delta i en styrt gjennomgang av alt prosjektert materiale i samarbeid med de prosjekterende, byggeledelsen og byggherren. Hensikten med delfasen er å ta seg tid til å gjennomgå hele kontrakten (alle dokumentene og deres innhold) for dermed: å bli godt kjent med materialet, bevisstgjøre seg dets innhold og kunne avklare evt. korrigeringer, uoverensstemmelser og uteglemmelser/ hull i beskrivelsen (dvs. minimalisere sannsynligheten for feil og misforståelser mellom utførende og prosjekterende), å tydeliggjøre grensesnitt mellom fag og områder (interne mellom fagene i generalentreprisen så vel som eksterne overfor evt. sideentrepriser), å kunne påpeke/implementere evt. bygningsmessige forbedringspotensial og skape grunnlag for flest mulig vinn-vinn-tiltak (god, effektiv og lønnsom byggbarhet). Entydige nivå på arbeidstegninger mellom prosjekteringsgruppen og entreprenør Ved å ta flest mulig avklaringer i denne fasen forventes det at man er trygg på det prosjekterte materialet og at man i gjennomføringsfasen kan konsentrere seg mest Denne versjon: 24.2.2014 Side 7 av 10

mulig på produksjonen. Tverrfaglige problemstillinger skal stå sentralt ved drøfting av alle ovenstående kulepunkter. Evt. kostnadsbesparelser, optimale tekniske løsninger, sikring av kvalitet og gode økonomiske løsninger skal søkes gjennom et nært samarbeid mellom partene, men under forutsetning av at byggherren opprettholder sitt kontraktsmessige ansvar for prosjekterte løsninger. 3.3 Samhandlingsfase - del 3 Fremdriftsorganisering Som en del av LEAN-metodikken skal prosjekteringsgruppen sammen med entreprenør, byggherren, og byggeledelsen delta i en gjennomgang av temaer basert på naturlig rekkefølge i forhold til produksjonsframdrift. Hensikten med denne fasen er å ta seg god tid til grundig å planlegge fremdriften for byggefasen med hensyn til bl.a. organisering, tegningsleveranser, kvalitetssikringer, milepæler (inkl. bonus/malus-plan), møtestruktur, rutiner (f.eks. endringshåndtering, rydding, logistikk), kontrollområder, bemanningsplaner, beslutningsplaner, overtakelse mm. for dermed å skape grunnlag for gjensidig tillit, forståelse og respekt for hverandres ansvar og oppgaver. Mest mulig produktiv tid/minst mulig gjentakelse av uproduktive oppgaver. Kortest mulig kommunikasjonslinje ved tilrettelagt fysisk plassering. Rett leveranse til rett tid i rett mengde på rett plass! Raske, effektive, temaorienterte og beslutningsdyktige møteformer. Best mulig utnyttelse av prosjekterende og utførende ressurser. Rett beslutningsnivåer kommuniserer direkte med hverandre. Tydelighet for ansvarsplassering ved konfliktløsning. Tydeliggjøring av ansvar og produksjonsmessige grensesnitt. Vurdere og minimere produksjonsmessige usikkerheter. Til enhver tid å kunne ligge minst et steg i forkant. Fremme motivasjonen blant de ansatte. Å skape flest mulig vinn-vinn-situasjoner. For å oppnå en effektiv produksjon og drift, vil det være viktig at alle impliserte organiserer seg etter en felles beslutningsstruktur slik at delegering og koordinering kan forenkles og sikre best mulig samhandling. Strukturen må best mulig legge til rette for gode funksjoner, fysisk plassering (samlokalisering) og mellommenneskelige relasjoner. Denne versjon: 24.2.2014 Side 8 av 10

Byggingen vil foregå i takt/bølge i definerte kontrollområder. Prosjekteringsgruppen skal sammen med entreprenør lage en omforent leveranseplan som tar hensyn til kontrollområdenes oppstart og med en møterekke på 14-10-8-4-1. Generalentreprenøren/entreprenøren forplikter seg til å delta på og stille med prosjektleder, formenn, baser og KS-leder samt med alle underleverandørers formenn, baser og KS-ledere på 8-4-1 ukers møter. Beskrivelse av møterekken: 14 ukers-møte: Intern koordinering i PG for neste kontrollområde. 10 ukers-møte: Tverrfaglig kontroll i prosjekteringsgruppen (Uke 9: korrigerte ifc-filer og arbeidstegninger legges ut i prosjekthotellet for gjennomgang av entreprenør). 8 ukers-møte: General entreprenør leder møtet og går fagvis kritisk gjennom hele tegningsunderlaget/bim sammen med prosjekteringsgruppen. (Uke 6: korrigerte ifc-filer og arbeidstegninger legges ut i prosjekthotellet.) 4 ukers-møte: Formenn og baser for fremdriftsplan, montasje-rekkefølge og evt. logistikkplan 1 ukers-møte: Baser og KS-leder i kontrollområdet. Klart til start. I forbindelse med samhandlingsfase - del 3 Fremdriftsorganisering, planlegger byggherre å arrangere ett tredagers seminar i Nord-Europa (foreløpig planlagt i uke 35). Seminaret vil fokusere på økt forståelse for prinsipper for planlegging av bygging i henhold til i takt/bølge i definerte kontrollområder, samt «bakover-planlegging». Generalentreprenør/entreprenøren forplikter seg til å stille med prosjektleder, anleggsleder, formenn og underleverandørers formenn på dette seminaret (totalt 6-8 personer, etter avtale med byggherre) uten ekstra kostnader for byggherren. Deltakeravgift, eventuell hotellovernatting og reise dekkes av byggherre. 3.4 Samhandlingsfase - del 4 BIM og digital samhandling (SAMBIM) Målsetningen med BIM og digital samhandling er å bedre informasjonsflyten på tvers av de ulike i prosjekteringsgruppen og informasjonsflyt mellom prosjekteringsgruppe og entreprenør. BIM modeller og tegninger vil bli distribuert digitalt via webhotell og BIM programvare for nettbrett og webgrensesnitt. BIM modeller skal benyttes i møter for å koordinere aktiviteter. Statsbygg benytter Solibri Model Checker for tverrfaglig kontroll og entreprenør skal også benyttes samme programvare for å sikre felles forståelse av tverrfaglig kontroll. Urbygningen prosjektet er Statsbygg sitt bidrag til forskningsprosjektet SAMBIM. SAMBIM sine prosjektpartnere er Fafo, NTNU, SINTEF Byggforsk, Skanska, LINK Arkitektur, Multiconsult og Statsbygg. Denne versjon: 24.2.2014 Side 9 av 10

Fafo skriver følgende om SAMBIM: «Prosjektet har som mål å utvikle og etablere prosesser og samhandlingsmodeller understøttet av BIM (Bygningsinformasjonsmodellering) for å øke verdiskaping i byggeprosjekter, byggebransjen og egne bedrifter. Prosjektet er et samarbeid mellom Byggfirmaene Skanska, Statsbygg, Multiconsult og Link Arkitekter og FOU-miljøene Fafo, SintefByggforsk og NTNU. Innovasjonsprosjektet legges opp som et følgeforskningsprosjekt av tre byggeprosjekter / case, med innovasjonsdrivere som organisasjonsmessig læring, kompetanseheving og utvikling som følger av et løp med regelmessige statuskartlegginger og hyppige tilbakemeldinger og diskusjoner/workshops med byggherrer, de prosjekterende og utførende.» For å bidra til bedre i informasjonsflyt vil Statsbygg derfor prøver ut teknologi hvor entreprenør får tilgang til modell og tegninger på nettbrett. Noe av hensikten er å se om økt bruk kan nettbrett kan redusere utskrift av papirtegninger og at tilgang til modell vil bidra til bedre tverrfaglig forståelse. 4 Krav til utførende entreprenører Statsbygg stiller krav til at prosjektleder, anleggsleder, formenn og baser (kvalitetsledere) skal dokumentere at de minimum har gjennomført gult belte i six sigma eller tilsvarende. Dersom de ikke kan dokumenter dette, forplikter entreprenør seg å sørge for at prosjektleder, anleggsleder, formenn og baser (kvalitetsleder) gjennomfører tilsvarende kurs i løpet av 2014 uten ekstra kostnader for Statsbygg. Dette gjelder både for entreprenør og for alle underentreprenører. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Denne versjon: 24.2.2014 Side 10 av 10