Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 10: etg., NAV sine kontorer, Coop

Like dokumenter
Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 14:00. Formannskapssalen, Rådhuset

Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 11:00. Formannskapssalen, Rådhuset

Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 10:00 11:00

Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 14:00

Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 13:00

Møteinnkalling STJØRDAL KOMMUNE. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: F-salen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 13:00

Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 11:30 (ca-tid)

Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00

for Dønna kommune

HERØY KOMMUNE MØTEINNKALLING

IA-avtale Mål og handlingsplan for Universitetet i Oslo

IA DOKUMENTET MÅSØY KOMMUNE

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv

Universitetet i Oslo Avdeling for personalstøtte

Universitetet i Oslo Avdeling for personalstøtte

P R O T O K O L L FOR ARBEIDSMILJØUTVALGET

MØTEINNKALLING. Presentasjon av enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester ved enhetsleder Wenche Korpberget.

SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte. den kl. 12:00. i Formannskapssalen

STJØRDAL KOMMUNE. Møteinnkalling

Verneombudssamling 12. juni IA ved UiO. v/personaldirektør Irene Sandlie

Namsos arbeidsmiljøutvalg

Roller i IA-arbeidet - Partssamarbeidet. Bristol Energi Norge

VI I GRAN IMPLEMENTERING AV NYIA- AVTALE OPPGAVEBESKRIVELSE, HANDLINGSPLAN FOR IA

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv

Handlingsplan for helsefremmende arbeid

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA) for Byrådsavdeling for helse og omsorg

Rådgiver Kari-Marie Sandvik NAV Arbeidslivssenter Nordland

Sjekkliste for IA-arbeid. Et hjelpemiddel ved planlegging, gjennomføring og evaluering av det inkluderende arbeidet i virksomheten

HMS/IA handlingsplan

Møteinnkalling GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE. Arbeidsmiljøutvalg. Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00

Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering:

HMS/IA handlingsplan

Trøgstad kommune MØTEINNKALLING SAKSLISTE 14/14 14/255 SYKEFRAVÆR 1. KVARTAL /14 14/269 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET I AMU

STJØRDAL KOMMUNE. Møteinnkalling. Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne

IA Inkluderende Arbeidsliv. Kolbjørn Sandsdalen NAV Arbeidslivssenter Telemark

Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Formannskapets møterom, Nesset kommunehus. Dato: Tidspunkt:

Overordnet IA-plan

MÅL OG AKTIVITETSPLAN INKLUDERENDE ARBEIDSLIV

Ny IA-avtale

Side1. Møteinnkalling til Arbeidsmiljøutvalget. Møtedato: Møtetid: 09:00 Møtested: Hadsel rådhus, formannskapssalen

Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for Bergen kommune

IA-handlingsmål - I henhold til gjeldende HMS plan

NAV Arbeidslivssenter Møre og Romsdal

Ny IA-avtale. Bente Adsen, Rådgiver NAV Arbeidslivssenter Sør-Trøndelag

Ny IA- avtale, hva kan Nav arbeidslivssenter bidra med?

Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 09:30

Handlingsplan for IA-arbeidet i Eigersund kommune Delmål 1.: Tilstedeværelse

Møteinnkalling. Midtre Namdal samkommune - arbeidsmiljøutvalg. Utvalg: Møtested: Kamme Greiff, Namdalshagen Dato: Tidspunkt: 08:30

Saksnr Utvalg Møtedato Partssammensatt utvalg

Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Møterom 2, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 13:00

IA-handlingsmål - I henhold til gjeldende HMS plan

HANDLINGSPLAN Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv

ARBEIDSMILJØUTVALGET

MØTEINNKALLING. Gyldig forfall meldes til sekretariatet, e-post

Møteinnkalling. Arbeidsmiljøutvalget. Dato: Møtested: Kommunehuset, Formannskapsalen Tidspunkt: 09:00. Orienteringer:

Inkluderende arbeidsliv

Overordna Handlingsplan Helse, Miljø og Sikkerhet og Inkluderende Arbeidsliv

Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 09:00. Formannskapssalen, Rådhuset

ARBEIDSMILJØUTVALGET

Inkluderende arbeidsliv i Nordland fylkeskommune

INKLUDERENDE ARBEIDSLIV

Rindal kommune. Handlingsplan for IA-arbeidet

INKLUDERENDE ARBEIDSLIV

MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte i Møterommet 2. etg. Økonomiavdelingen kl

Leka kommune. Arbeidsmiljøutvalg. Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Lekatun Dato: Tidspunkt: 10:00 12:00

MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til Grim Syverud, SAKLISTE

Rutine for oppfølging av sykefravær i Porsanger kommune

ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget

Forfall meldes snarest til møtesekretær på telefon eller Saker til behandling

Saksnr Utvalg Møtedato Partssammensatt utvalg

MØTEINNKALLING ARBEIDSMILJØUTVALGET SAKLISTE 3/17 17/215 GODKJENNING AV SAMARBEIDSAVTALE MED BHT A/S

IA-handlingsmål - I henhold til gjeldende HMS plan

IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA IA

MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte kl. 1200, Org./- og pers.avd. møterom, Erik Johansenbygget, 3. etg.

HR plan 2016 for virksomhet Brandengen skole

Universitetet i Oslo

Disse retningslinjene behandler prinsipper og rutiner ved ulike former for omorganisering i Malvik kommune.

Møteinnkalling. Storfjord arbeidsmiljøutvalg. Utvalg: Møtested: Møterom 1, Storfjord rådhus Dato: Tidspunkt: 10:30

IA-avtale og IA-arbeid i Bergen kommune

Møteinnkalling. Storfjord arbeidsmiljøutvalg. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , eller pr. e-post til

ARBEIDSMILJØUTVALGET

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Saksframlegg. Ark.: 400 &00 Lnr.: 8683/16 Arkivsaksnr.: 16/1625-1

MØTEINNKALLING FOR Arbeidsmiljøutvalget

Styret ved Vestre Viken HF 008/

Møteinnkalling. Utvalg: Storfjord administrasjonsutvalg Møtested: Møterom 3 Otertind, Storfjord rådhus Dato: Tidspunkt: 13:00

MØTEINNKALLING DEL 2 Administrasjonsutvalget

SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Hovedavtalen og IA-arbeid

Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 14:00

HERØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL. Arbeidsmiljøutvalget

Møteinnkalling Partssammensatt utvalg

MÅL OG AKTIVITETSPLAN INKLUDERENDE ARBEIDSLIV

Organet ber om at arbeidet med forebygging av sykefravær og økt nærvær forsterkes.

Møteinnkalling. Utvalg: Storfjord arbeidsmiljøutvalg Møtested: Møterom Ima, Storfjord Rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00

Samhandling lege arbeidstaker arbeidsgiver.

Likestilling i Trysil kommune

MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte i Møterommet 3. etg. Organisasjons- og personalavdelingen kl

Møteinnkalling. Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00

Målrettet sykefraværsoppfølging

Transkript:

Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 02.06.2015 Tidspunkt: 10:00 Administrasjonsutvalget 2. etg., NAV sine kontorer, Coop Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 73 97 20 00 Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Knut Sjøvold ordfører Randi Hammer Fosmo sekretær -1-

Saksliste Innhold Untatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side Referatsaker RS 2/15 Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget 19.03.15 Saker til behandling 2015/1945 5 PS 3/15 Sykefravær 1. kvartal 2015 2014/3564 9 PS 4/15 Ufrivillig deltid 2015/2078 18 Øvrig agenda: Orientering: 1. utkast lederplattform -2-

Referatsaker -3-

Referatsaker -4-

Rådmann Møtereferat Til stede: Dato: 17.04.2015 Ester Sandtrø, Torbjørn Sæterhaug, Ellen Forseth, Elin Lorentzen, Randi Rasmussen Fra BHT møtte Heidi H. Hofftun Forfall: Referent: Tone Østvang Randi Rasmussen Gjelder: Referat fra møte i Arbeidsmiljøutvalget 19.03.15 Sak: 2013/738-14 Møtetid: 19.03.15 Møtested: Formannskapssalen Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Årlig HMS-rapportering Hovedverneombudet la fram sin årsrapport for 2014. Rapporten synliggjorde stor aktivitet gjennom året. Det kom innspill/ønske om at hovedverneombudet kunne si noe om mulig effekt av tiltak/aktiviteter ved neste årsrapport. Vedtak: Rapporten ble tatt til orientering Arbeidsgiver orienterte muntlig om virksomhetenes årlige årsrapport. Det mangler rapport fra noen få virksomheter som vil bli fulgt opp administrativt. Årsrapport fra arbeidsgiver blir lagt fram på neste AMU-møte. Vedtak: Foreløpig orientering tatt til orientering 2 Malvik kommunes overordnede IA- mål for perioden 2015 2018 ble lagt frem. De nye IA-målene er lagt inn i mål-handlingsplan for perioden. Mål og handlingsplan er lagt ut på intranett under fanen HMS. Vedtak: IA-mål og handlingsplaner ble tatt til etterretning 3 Nærvær og statistikk AMU drøftet generelt sykefraværet i kommunen og sykefraværsstatistikk pr. januar viste en liten økning på 0,1prosentpoeng i forhold til samme måned året før. Organisasjonssjef Neste AMUmøte -5-

AMU konkluderte med at det må være tett oppfølging på fravær videre, men ha spesiell fokus på de som har høyt fravær og har hatt det over tid. Vedtak: Fraværsstatistikken for januar tas til orientering. 4 Valg Det ble valgt ny leder for AMU. Det er arbeidstakersiden som skal ha ledervervet i kommende periode, Vedtak: Torbjørn Sæterhaug ble valgt til ny leder Side 2 av 2-6-

Sakertilbehandling -7-

Sakertilbehandling -8-

Arkiv: 261 Arkivsaksnr: 2014/3564-4 Saksbehandler: Wenche Koa Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 3/15 02.06.2015 Sykefravær 1. kvartal 2015 Vedlegg: Mål og handlingsplan for IA- 2015-2018 Saksdokumenter (ikke vedlagt) Fraværsstatistikk t.o.m. april 2015 Saksopplysninger Malvik kommune har stort fokus på HMS inklusive forebyggende arbeid, IA og sykefraværsoppfølging. Malvik kommunes overordnede mål og handlingsplan for IA-arbeidet 2015 2018 er førende for virksomhetenes lokale handlingsplaner. Gjennom prosessen med overordnet plan har virksomhetene bidratt aktivt med innspill. Planen er også behandlet i arbeidsmiljøutvalget. Arbeidsmiljøutvalget gjennomgår sykefraværsstatistikkene jevnlig. Utvalget har lagt flere av sine møter ute hos virksomhetene, dette for å sikre fokuset på HMS og å gjøre seg kjent med de lokale forholdene. Rådmannen har intensivert arbeidet med prosedyrer og sjekklister for sykefraværsoppfølging. Alle prosedyrer og sjekklister er lagt inn i kvalitetssystemet og er tilgjengelig der. Ledere med personalansvar får kursing i bruk av systemet. Dette vil på sikt effektivisere arbeidet med systemoppfølging og frigjort tid kan benyttes til det forebyggende arbeidet. Sykefraværet 1. kvartal 2015 Sykefraværet for første kvartal 2015 var på 9,9 %, samme kvartal 2014 var på 10,1 %. Dette vil si en nedgang på 0,2 prosentpoeng. Langtidsfraværet første kvartal 2015 var 6,9 % og korttidsfraværet 3,0 %. I tilsvarende kvartal 2014 var langtidsfraværet 6,8 % og korttidsfraværet 3,3 %. Dette viser en økning på 0,1 prosentpoeng for langtidsfraværet men en nedgang på 0,3 prosentpoeng for korttidsfraværet. -9-

På årets første HMS-dag ble det satt stort fokus på hvordan virksomhetene jobber kreativt og prosessorientert med forebyggende og gode holdninger på arbeidsplassen. HMS-gruppa fra Vikhammer skole orienterte om sitt arbeid rundt teamet. Der har alle ansatte vært delaktige i drøftinger om arbeidsglede, selvledelse, medansvar og problemstillinger. Spørsmålene var følgende: Hva er de viktige faktorene for at vi går på jobb? Er det slik at fravær avler fravær? Flere tema har vært debattert, «Frisk nok til hva?, større fokus på tilrettelegging, større ansvar for åpenhet rundt fravær og bedre tilbakemeldinger/støtte til hverandre. De har utviklet et «spill» som holder fokus på det de har kommet frem til. Vikhammer skole har delt arbeidsmetoden med de andre virksomhetene i kommunen. Vikhammer skole er et av flere eksempler på at virksomhetene jobber godt med det forebyggende arbeidet og med sykefraværsoppfølging. Rådmannens innstilling Sykefraværet for 1. kvartal 2015 legges frem til orientering. -10-

Mål og handlingsplan for IA-arbeidet 2015 2018 Fornyet Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) ble underskrevet av Regjeringen, arbeidsgiverorganisasjonene og arbeidstakerorganisasjonene 04.03.14. Avtalen gjelder for perioden 2014 2018. Malvik kommune signerte den nye Samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv 01.12.2014. Inngåelse av samarbeidsavtalen innebærer at arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte samarbeider målrettet for å oppnå mer inkluderende arbeidsplasser. Ny IA-avtale oppfordrer til å utvikle mer inkluderende arbeidsplasser med større fokus på forebyggende arbeid. For å øke sysselsettingen og hindre frafall av personer med nedsatt funksjonsevne skal det fortsatt jobbes målrettet, men fokuset skal spesielt rettes mot unge arbeidstakere. Økt avgangsalder er også et av delmålene. Det er viktig at alle de tre delmålene i avtalen ses i sammenheng. Malvik kommunes overordnede mål og handlingsplan er ment å være retningsgivende og sikre fokus på IA-målene. Virksomhetens navn: Malvik kommune IA kontaktperson: Wenche Koa Tillitsvalgt/ansatterepresentant Morten Sjaastad E-post virksomhet postmottak@malvik.kommune.no E-post kontaktperson Wenche.koa@malvik.kommune.no E-post morten.sjaastad@malvik.kommune.no Organisasjonsnr.: 971035560 Tlf: 73 97 20 14 Tlf.: 410 38 909 Åpen - Nyskapende - Samhandlende -11-

Malvik kommunes overordnede styringsdokument: Kommuneplanens samfunnsdel: Mål 12) Malvik kommune er en profesjonell og utviklingsrettet organisasjon Malvik kommune som organisasjon har et overordnet ansvar for at alle mål og veivalg i denne planen ivaretas, og i forlengelsen av dette er det avgjørende at organisasjonen fortløpende videreutvikler seg. Organisasjonen skal gjenspeile samfunnets mangfold, og i bunnen for dette ligger verdiene Åpen Nyskapende Samhandlende. Malvik kommune omfatter i denne sammenheng både folkevalgte som arbeidsgiver og alle ansatte. Veivalg for å oppnå dette: 12.6 Malvik kommune skal videreutvikle en utviklings- og delingsfremmende kultur og struktur, med utgangspunkt i verdibasert ledelse og nye sentrale eller lokale føringer. 12.7 Malvik kommune skal sørge for en helhetlig personalpolitikk, bl.a. med fokus på planmessig kompetanseutvikling og arbeid med helse, miljø og sikkerhet. 12.9 Malvik kommune skal ha en profilert seniorpolitikk. Handlingsdel 2014-2017 Prioriterte tiltak på området: 12.7.2. Det oppstartes arbeid med å redusere deltidsbruken i kommunen. Heltid skal være den normgivende for ansettelser i Malvik kommune, med deltid som mulighet. Virksomhetene utarbeider egne IA-mål og handlingsplan for HMS-området. Åpen - Nyskapende - Samhandlende -12-

IA-avtalens overordnede mål: Å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. 1. Delmål 1: Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 % 2. Delmål 2: Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. 3. Delmål 3: Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år) Malvik kommunes IA-mål med tiltak, hensikt og ansvar: Delmål 1: Malvik kommune skal jobbe forebyggende og følge opp for å få et lavest mulig sykefravær. Gjennomsnittlig sykefravær i 2018 skal ikke overstige 8,0 % Resultatmål innen 31.12.2015: <8,5 Tiltak/Aktivitet Hensikt Ansvar Kontinuerlig arbeid med HMS jfr. Overordnet plan for helse, miljø og sikkerhet i Malvik kommune: o HMS-gruppene utarbeider årlige handlingsplaner o Årlig HMS-rapportering til AMU fra virksomhetene o Månedlig oppdatert statistikk legges frem o To HMS-dager arrangeres årlig Sikre at HMS-arbeidet i virksomheten får nødvendig prioritering og fokus Virksomhetsledere/Tillitsvalgte God dialog mellom den ansatte og leder: o Utviklingssamtaler o Økt fokus på nærvær o Gjøre sykefraværsrutiner og arbeidstakers aktivitetsplikt kjent Skaper bedre og felles gjensidig forståelse som igjen kan gi bedre mulighet for gode løsninger Alle Holde stillingsbanken oppdatert og benytte denne aktivt Oversikt ved behov for utprøving/omplassering Virksomhetsleder/personal Åpen - Nyskapende - Samhandlende -13-

Tiltak/Aktvitet Hensikt Ansvar Verdibasert ledelse og kultur: o Videreutvikle felles virksomhetsledermøter mht form og innhold o Engasjere ekstern kompetanse på verdibasert ledelse og kultur o Gjennomføre prosesser der medarbeidere blir gitt ansvar og medinnflytelse Verdibasert kultur skal kjennetegne Malvik kommunes organisasjon. Rådmannen/Virksomhetsledere Heltidskultur o Omfanget av ufrivillig deltid og en plan for arbeidet med heltidskultur skal fremlegges for kommunestyret innen 01.05.15 Spørreundersøkelsesendes til alle ansatte og legges til grunn Heltid skal være det normgivende for ansettelser i Malvik kommune, med deltid som mulighet. Rådmannen/Virksomhetsledere Revidere arbeidsgiverstrategien Oppnå vedtatte målsettinger Turnus å være frisk i o Utprøving i en virksomhet! Gjennomgang av arbeidstidsordninger Å bedre tjenestekvaliteten for tjenestemottakerne Å bli mer effektiv Å bedre arbeidsmiljøet og få flere ansatte med større stillinger Rådmannen/Virksomhetsledere Universell utforming o Nye planer legges frem AMU o Hovedverneombudet deltar i utbyggingsprosesser Formålstjenlige og fremtidsrettet bygg og uteareal Rådmannen/Virksomhetsledere Åpen - Nyskapende - Samhandlende -14-

Tiltak/Aktvitet Hensikt Ansvar Revidere/utarbeide prosedyrer for sykefravær som skal inn i kvalitetssystemet o Opplæring og implementering God oppfølging fra leder Rådmannen Ved fellesinformasjon om nyheter og endringer som vedrører fraværsoppfølgingen brukes intranettet God oppfølging fra leder Info til alle! Rådmannen/personal I større grad bruk avventende sykmelding o Informasjon om virkemiddelet God forebygging Arbeidstaker/lege og leder Dialogmøte 1 o Vurderes også gjennomført ved graderte sykmeldinger o Ved graderte sykmeldinger fokus på mål og progresjon o Iverksatte tilretteleggingstiltak avtales for et bestemt tidsrom og evalueres i etterkant. o Vurdere behov for støtte fra NAV lokalt, NAV arbeidslivssenter, bht eller personal o Vurdere bruk av virkemiddel som IA-bedrift o Evaluere Avklare funksjonsevne, mulige tilrettelegginger og andre tiltak tidligst mulig Få arbeidstaker tidligst mulig tilbake i jobb Arbeidstaker og leder Dialogmøte 2 o Eventuelt etterspørre og aktivt delta i dialogmøte 2 o Vi skal være åpne for arbeidsutprøving. Klart mål og klar hensikt skal være avklart på forhånd o Aktiv bruk av stillingsbank Aktiv bruk av oppfølgingsplaner: o Alle tiltak, konklusjoner og evalueringer dokumenteres i planen Alle parter er kjent med planen Arbeidstaker og leder Åpen - Nyskapende - Samhandlende -15-

Delmål 2: Malvik kommune skal være en inkluderende arbeidsplass hvor en i størst mulig grad skal hindre frafall og utstøting Tiltak/Aktvitet Hensikt Ansvar Oppfølgingsplaner, møtereferat og evalueringer legges i personalmappen Oppfordre arbeidstaker om kopi av referat og vedtak fra NAV God oppfølging og dokumentasjon sikret Leder God oppfølging underveis Jfr. delmål 1 o Vi skal være åpne for arbeidsutprøving. Klart mål og klar hensikt skal være avklart på forhånd o Aktiv bruk av stillingsbank o Evaluere og dokumentere Avklare funksjonsevne og videre muligheter for å komme tilbake i jobb helt eller delvis. Leder Bedre ledernes kjennskap til tilretteleggingsplikten o Tilgjengelig prosedyrer o Opprette arena for informasjon/drøfting Avklare muligheter plikter Rådmannen/personal Vi skal være åpne for praksisplasser via NAV o Klart mål og klar hensikt skal være avklart på forhånd o Fokus rettes mot de unge! o Aktiv bruk av stillingsbank o Evaluere og dokumentere Få flere i arbeid Leder Rekruttering: o Bevissthet rundt annonsetekst utforming som iniviterer til inkludering Nå flest mulig søkere. Virksomhetsledere Åpen - Nyskapende - Samhandlende -16-

Tiltak/Aktvitet Hensikt Ansvar Språkkurs o Fremmedspråklige ansatte tilbys språkopplæring Integrering Rådmannen Delmål 3: Malvik kommune skal følge opp medarbeiderne i alle livsfaser for å oppnå en økt avgangsalder Tiltak/Aktvitet Hensikt Ansvar Utviklingssamtaler/Seniorsamtaler o Aktiv bruk av Malvik kommunes vedtatt seniorpolitikk i Malvik kommune Redusere avgang til uike pensjonsvarianter, redusere sykefravær og redusere kompetansetap ved avgang Leder Rapportering på avgangsalder hvert halvår. Totalt i kommunen og virksomhetsvis Følge utvikling i hht måloppnåelse Rådmannen/personal Styringsgruppe: Rådmannen v/randi Rasmussen Christine Elveland, avdelingsleder Wenche Koa, personal Morten Sjaastad, fagforbundet Torbjørn Sæterhaug, fagforbundet Bjørn Wannebo, utdanningsforbundet Elin Lorentzen, utdanningsforbundet Ellen Forseth, hovedverneombud Elisabeth Røvik, hovedverneombud, vara Åpen - Nyskapende - Samhandlende -17-

Arkiv: Arkivsaksnr: 2015/2078-1 Saksbehandler: Randi Rasmussen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 4/15 02.06.2015 Kommunestyret Ufrivillig deltid Vedlegg: Utdrag av arbeidsmiljøloven Saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksdokumenter ikke vedlagt: Kvalitetssystemet: Prosedyrer for rekruttering Retningslinjer for omstilling i Malvik kommune Saksopplysninger Det vises til k-sak 2014/3470 hvor følgende ble vedtatt: Malvik kommune v/rådmann skal innen 1.5.15 ha kartlagt og kunne fremlegge omfanget av ufrivillig deltid i Malvik kommune. Videre skal det fremlegges en skisse for hvordan denne utfordringen tenkes løst samt tidsperspektiv og utfordringer i arbeidet. Saken fremstilles for Kommunestyret. Gjennom flere år har det vært fokus på å øke andelen heltidsstillinger i kommunen. Det er spesielt innenfor områdene helse, kultur og barnehage at vi har den største utfordringen. Både lov- og avtaleverk samt interne mål og føringer har understreket behovet for at kommunen som arbeidsgiver må kunne tilby hele stillinger og at heltid er normen, men med mulighet for deltidsstilling. Tabellen under viser prosentvis andelen heltidsansatte i Malvik kommune på de aktuelle tidspunktene. Heltid i prosent av totalt faste ansatte Funksjoner 01.05.14 01.05.15 % % Rådmann og støtte 83,7 79,5 Eiendomsservice 70,0 69,4 Barnehager 45,7 49,2 Skoler 68,4 70,2 Kultur 22,2 20,5 Helse og velferd 29,2 32,2-18-

Teknisk 93,5 93,2 Malvik kommune totalt 52,1 54,8 Totalt faste ansatte 799 818 Tallene viser ved siste måling en økning på 2,7 prosentpoeng hva gjelder faste ansatte i hele stillinger. Det har vært økt fokus på å redusere ufrivillig deltid i Malvik kommune spesielt gjennom det siste året. Gjennom kvalitetssystemets beskrivelse av rekrutteringsprosessen er det utarbeidet prosedyrer som skal benyttes ved en hver ansettelse i kommunen. Disse skal sikre rettighetene for deltidsansatte som ønsker større stilling da under forutsetning at man fyller kvalifikasjonskravene. I tillegg ble det vedtatt retningslinjer for omstilling i Malvik kommune i 2014. Det følger av disse retningslinjene for omstilling at det skal opprettes en stillingsbank. Personalavdelingen har opprettet stillingsbank for å holde oversikt over ansatte som har rettigheter til annen type stilling, eller større stillingsandel. Arbeidsgiver skal ha oversikt over: 1) ansatte som blir overtallige eller må redusere stilling pga. kommunens økonomi eller omorganiseringer 2) ansatte som pga. helse har behov for omplassering utenfor egen virksomhet 3) deltidsansatte som ønsker større stilling Det har tatt noe tid å innarbeide de nye rutinene og å få oversikt fra alle virksomhetene, men nå ser vi at alle ledige stillinger og vikariater meldes inn til personalavdelingen. Dette gir oss en total oversikt over alle ledige stillinger slik at det på en effektiv måte søkes i stillingsbanken før ekstern utlysing skjer. Som det fremgår av det ovenfor nevnte er stillingsbanken tredelt, men i denne saken er det satt fokus på uønsket deltid. Med innføring av Stilingsbanken er det blitt økt fokus på ønsket og uttalt heltidspolitikk både fra ledelsen, stab og støtte og tillitsvalgtes side. Det ble sendt ut skjemaer til alle virksomhetslederne som fikk ansvar for å få de deltidsansatte som var interessert i større stilling til å fylle ut skjema med ønsket stillingsprosent. Resultatet ble følgende: 93 deltidsansatte har meldt inn ønske om større stillingsprosent. Av disse ønsket 49 personer 100% stilling 39 personer ønsker mer enn 50%, men mindre enn 100% 5 personer ønsker 50% stilling eller mindre. Personene fordeler seg som følger på sektor: 79 fra Helse og Velferd 13 fra oppvekst og kultur 1 fra organisasjonsavdelingen Vi har allerede fått flere eksempler som viser at dette gir resultater. De aller fleste har kommet i mai og har da ikke blitt registrert i statistikken over økt stillingsprosent. -19-

Bruk av Stillingsbanken må også ses i sammenheng med Merarbeidsregelen AML 14-4a: Som følge av denne bestemmelsen, er det 10 personer som har satt fram krav om økt stillingsprosent på bakgrunn av faktisk omfang på arbeidet. Pr d.d er ikke disse sakene helt ferdigbehandlet. Alle 10 har imidlertid krav på større stilling fra det tidspunktet de satte fram kravet. Det gjøres oppmerksom på at disse også er registrert i stillingsbanken. Som nevnt tidligere har det vært økt fokus på heltid og økte stillingsandeler over tid. Helse og Velferd har jobbet med dette som eget tema i forbindelse med omorganiseringen og flytting til nye bygg. Det har vært fokus på turnus- og på turnus med langvakter. Målene har vært tydelige og kommunen har ønsket å oppnå følgende: - Å bedre tjenestekvaliteten - Å bli mer effektiv - Å bedre arbeidsmiljøet og få flere ansatte med større stillinger Alle lederne innen Helse og Velferd, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud har gjennomført kurs i turnusplanlegging. Kursets del 1 omhandlet lov- og avtaleverk og del 2 omhandlet metodikk og bemanningsplaner. Det ble også avholdt to møter for ansatte hvor det var innleid ekstern innleder. Der ble det redegjort for mulighetene som finnes innen lov og avtaleverk og hvilke turnuser som gir gevinst hva gjelder større stillinger og heltid. Det har også vært drøftelser med tillitsvalgte om turnus med langvakter. Det ble foreslått et prøveprosjekt v/ Vikhammer helsetun med turnus med langvakter hver 4. helg. Både ledelsen og tillitsvalgte hadde, i arbeidet med nye bemanningsplaner, et ønske om å iverksette prøveprosjektet. På grunn krav om dispensasjoner, stort tidspress og kostnadskutt ved budsjettbehandlingen ble prosjektet avlyst denne gang. Vurdering Gjennom egen erfaring og erfaring fra andre kommuner er dette et arbeid som krever langsiktig og helhetlig arbeid, gode systemer og omforent kultur som sikrer at Malvik kommune sammen med tillitsvalgte fortsetter å arbeide etter målene om at heltid er viktig og nødvendig, men at deltid skal være en mulighet. Etter rådmannens vurdering vil også de nye rekrutteringsprosedyrene være til god hjelp i arbeidet slik at vi til en hver tid kvalitetssikrer arbeidet og sørger for nødvendig fokus på stillingsbanken. Disse prosedyrene sikrer lik behandling uavhengig av hvor i Malvik kommune du arbeider. Registreringene i stillingsbanken sammen med rekrutteringsprosedyrene har gitt både ledelse og tillitsvalgte bedre oversikt. Det er imidlertid nødvendig å nevne at ledelsen er avhengig av at ansatte sender inn sine skjema med ønskene om økt stillingsandel. I tillegg må også virksomhetslederne ta opp temaet med jevne mellomrom i sine respektive virksomheter. Rådmannen ser også at merarbeidsregelen vil slå inn og bidra til økt fokus på økte stillingsandeler. Merarbeidsregelen beskriver at ansatte som jevnlig arbeider mertid gjennom året, vil få rett til en stillingsstørrelse tilsvarende det merarbeidet vedkommende har arbeidet i løpet av de siste 12 måneder med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeid ikke lenger foreligger. Dette gjelder ikke vikariater eller prosjekt. -20-

Når det gjelder Helse og Velferd og arbeidet med turnus og langvakter er det et ønske både fra ledelsen og de tillitsvalgte at man i samarbeid ser på muligheten for å kunne igangsette et prøveprosjekt som nevnt tidligere på et senere tidspunkt. Rådmannens innstilling Det er nødvendig å ha kontinuerlig fokus på økt heltidsstillinger i Malvik kommune. Malvik kommune ønsker å fremstå som en ettertraktet og solid arbeidsgiver som tilbyr hele stillinger og som fokuserer på kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen. Rådmannen rapporterer tertialvis hva gjelder utviklingen av heltidsstillinger og økte stillingsandeler i kommunen. -21-

Utdrag av AML 14-4A 14-4 a. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid (1) Deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden, med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger. Tolvmånedersperioden skal beregnes med utgangspunkt i det tidspunkt arbeidstaker fremmet sitt krav. (2) Tvist om rett etter denne bestemmelsen avgjøres av tvisteløsningsnemnda, jf. 17-2. Tilføyd ved lov 14 juni 2013 nr. 32 (ikr. 1 jan 2014 iflg. res. 14 juni 2013 nr. 617, se 0 dens VI nr. 3). Del paragraf -22-