PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE FOR ÅR 2013 Klubbhuset Setnesmoen, mandag 09.desember 2013 kl.18.00 Åpning Klubbens leder Lars Ramstad åpnet møtet og ønsket de frammøtte hjertelig velkommen. Det var gledelig at i alt 40 stemmeberettigede møtte, inkludert 5 fra styret og 1 vara. Han orienterte om hva som skulle foregå om kvelden. Han ga en forklaring på hvorfor underskuddet ble så stort, blant annet driftsutgifter ført etter 1. mai. Banen har vært dårlig, spesielt greenene på grunn av isbrann. Det har vært stor aktivitet med mange turneringer. Gledelig at medlemsnedgangen har stoppet opp. Det har vært færre gjestespillere og det er også tendensen i resten av landet. Det har vært dårlig oppmøte til dugnadene noe som den nye organiseringen kan gjøre noe med. Lars takket alle som har gjort en innsats for klubben i 2013. SAK 1: GODKJENNE DE STEMMEBERETTIGEDE. Oppmøtet var meget godt. Alle frammøtte ble registrert ved at de signerte på en egen liste som ble sendt rundt. Vedtak: Alle de 40 stemmeberettigede til stede ble godkjent. SAK 2: GODKJENNING AV INNKALLINGEN, SAKLISTE OG FORRETNINGSORDEN. Innkalling er gjort på klubbens hjemmesider den 31.oktober 2013 samt over SMS samme dag til alle klubbens medlemmer. Vedtak: Innkallingen, sakliste og forretningsorden ble enstemmig godkjent. SAK 3: VALG AV MØTELEDER, SEKRETÆR OG 2 TIL Å UNDERSKRIVE PROTOKOLLEN FRA ÅRSMØTET. 09 12 2013 _doc.doc Side 1 av 6
Styret hadde følgende forslag: - Dirigent/møteleder: Lars Ramstad - Sekretær: Ada Sætrang - Til å underskrive protokollen: Jan Berg og Sidsel Farkvam. Vedtak: Som styrets forslag (enstemmig). SAK 4: ÅRSMELDINGEN FOR 2013 MED KOMITERAPPORTER OG RAPPORT FRA DAGLIG LEDER OG GREENKEEPER Styrets årsmelding for 2013 vedlagt komiterapporter ble gjennomgått av styreleder Lars Ramstad og de respektive komitelederne og greenkeeper/daglig leder. Lars Ramstad gjennomgikk rapporten fra VTG-HC og Aktivitetskomiteen. Det ble påpekt en feil i punkt 10. Det er banekomiteen og ikke dugnadskomiteen som har plukker baller. Banekomiteen har bestått av Reidar Reistad, Sidsel Farkvam, Øystein Bruaseth, Ragnar Larsen. Ragnar Larsen gikk ut og Rune Myklebostad kom inn. ÅRSMELDINGEN FOR 2013 MED VEDLEGG GODKJENNES. Vedtak: Styrets årsmelding for 2013 ble enstemmig godkjent med merknaden nevnt ovenfor. SAK 5: REGNSKAP 01.12.2012 30.11.2013 MED REVISJONS- RAPPORT. Regnskapet med kommentarer er utlagt på våre hjemmesider og ble delt ut på møtet. Revisorrapport ble framlagt på møtet. Regnskap for 2013 som viser et underskudd på kr. 75.273.87 ble sammen med balansen gjennomgått av kasserer Geir Istad. Han ga utfyllende opplysninger til alle poster og svarte på diverse spørsmål. 09 12 2013 _doc.doc Side 2 av 6
Revisorrapport fra Dagfinn Roald og Rune Ramstad ble lest av Rune Ramstad som anbefalte årsmøtet å godkjenne styrets framlagte regnskap. De mener at regnskapet for 2013 gir et forsvarlig bilde av den økonomiske situasjonen i Rauma Golfklubb. REGNSKAPET FOR PERIODEN 01.12.2012-30.11.2013 MED REVISJONSRAPPORT GODKJENNES. Vedtak: Som styrets forslag (enstemmig). SAK 6: INNKOMNE FORSLAG/SAKER MED FRIST 23.11.2013. Det var ikke innkommet noe forslag eller saker til behandling. SAK 7: KONTINGENT FOR 2014. Nestleder Sigurd Nora orienterte grundig om kontingent og greenfee for 2014 via projektor. Summerte opp tallene for 2010 2013. Han sammenlignet med de andre klubbene i fylket. Kontingent- og greenfee-satser har stått uendret siden 2010 og styret la nå fram forslag om nye satser for 2014. Medlemskategori Kontingent 2014 Styrets forslag til vedtak: Greenfee 4) År Greenfee Dag Greenfee Uke Senior 23 + Kr. 2000,- 1) Kr. 2000,- 2) Ektefelle/samboer Kr. 1600,- Kr. 2000,- 2) Pensjonist 70 + Kr. 2000,- 1) Kr. 1000,- 5) Ungdom 19-22 år Kr. 1200,- 1) Kr. 1000,- 3) Junior 12 18 år Kr. 800,- 1) Kr. 1000,- 3) Barn 5 1 Kr. 500,- 1) Gratis Prøvemedlem Kr. 1500,- 1) Gratis Fjernmedlem Kr. 700,- 1) Kr. 1000,- 5) Gjestespillere Kr. 250/150 s/j Kr. 800/400 s/j 1) Som tidligere kommer kr. 140, for Norsk Golf i tillegg til kontingenten. Går ut. 2) Dugnadsinnsats på 30 timer gir 50 % rabatt i årsgreenfee. 3) Dugnadsinnsats på 30 timer gir 100 % rabatt i årsgreenfee. 4) Avregning for utført dugnadstimer kan skje innen samme husstand. 09 12 2013 _doc.doc Side 3 av 6
5) Ingen dugnadsrabatt. Vedtak: Som styrets forslag med endringer fra 2013 (enstemmig). SAK 8: BUDSJETT FOR PERIODEN 01.12.2013 30.11.2014. Budsjettforslaget med kommentarer er lagt ut på våre hjemmesider og ble utdelt på møtet. Leder Lars Ramstad orienterte på vegne av styret og gikk gjennom styrets forslag til budsjett for 2014. Budsjettforslaget som legger opp til kr. 43.500,- i underskudd, er på totalt kr. 980.700,-. Han ga en grundig orientering og beskrev forutsetningene som var lagt til grunn til budsjettforslaget. BUDSJETTET FOR PERIODEN 01.12.2013 30.11.2014 GODKJENNES. Vedtak: Som styrets forslag (enstemmig). SAK 9: ORGANISASJONSPLAN MED VISJONER, MÅL OG TILTAK FOR PERIODEN 2014/2015. Denne ble utdelt på møtet og gjennomgått av leder og nestleder. Etter at vedtak er fattet, vil den bli utlagt på våre hjemmesider. Via projektoren ble Organisasjonsplanen vist og gjennomgått av leder Lars Ramstad. De største forandringer fra tidligere år er at daglig leder strykes og det kommer en Baneansvarlig. Banekomiteen går ut og 2 nye komiteer, Dugnadskomite og Plankomite, kommer i tillegg. Visjoner, mål og tiltak for perioden 2014/2015 ble vist og grundig gjennomgått på storskjermen av nestleder Sigurd Nora. Dette skal være styringsorgan for klubben. 09 12 2013 _doc.doc Side 4 av 6
ORGANISASJONSPLANEN MED VISJONER, MÅL OG TILTAK FOR PERIODEN 2014/2015 GODKJENNES. Vedtak: Styrets forslag ble enstemmig vedtatt. SAK 10: ORIENTERING OM NY SLOPING AV BANEN SOM 18 HULLS BANE. NY INDEKS. NY MERKING AV BANEN. NY SCOREKORT. Leder av turneringskomiteen Odd Sekkesæter orienterte. Nye scorekort vil bli trykt opp. Informasjon om indeksen er lagt ut på hjemmesiden. Det vil bli slutt på røde og gule utslagsmerker. Nå vil tallene 37 for damer og 42 for menn bli brukt. Lengden på banen for damer vil bli ca. 3.700 meter og for menn ca. 4.200 meter. SAK 11: VALG Valgkomiteens leder Rigmor Reistad la fram komiteens forslag. Reidar Reistad og Odd Sekkesæter har takket nei til gjenvalg. Styrets leder Lars Ramstad la fram forslag om gjenvalg av valgkomiteen. Vedtak: Alle forslag ble enstemmig vedtatt. Det nye styret må konstituere seg. Det nye styret er som følgende: Verv Navn Varighet Periode Leder Lars Ramstad Nestleder Sigurd Nora 2013-2014 (ikke på valg) Styremedlem Geir Istad 2 år 2014-2015 (gjenvalg) Styremedlem Ada Sætrang 2013-2014 (ikke på valg) Styremedlem Dagny Brevik 2 år 2014-2015 (ny) Varamedlem Gunnar Gridset 2 år 2014-2015 (gjenvalg) Varamedlem Arna Stennes 2 år 2014-2015 (ny) Revisorer Dagfinn Roald Rune Ramstad Rauma Idrettsråd Lars Ramstad Sigurd Nora 09 12 2013 _doc.doc Side 5 av 6
Valgkomite Rigmor Reistad leder Åge Herje Anita Strandabø Rolf Brevik (vara) Styreleder Lars Ramstad takket på vegne av årsmøtet Reidar Reistad og Odd Sekkesæter som gikk ut av styret for meget godt utført arbeid for klubben. Det ble overrakt blomster til flere som også fortjente det fordi de gjør en stor innsats for klubben. Det ble servert julemiddag med dessert, mineralvann, kaffe og kaker. Medlemmene sang og Harald Jacobsen spilte trekkspill. En spørrekonkurranse utløste en del diskusjon, men det var Interessante spørsmål og folk koste seg. Møtet hevet ca. kl. 20:25. Middagen sluttet ca. kl. 22:00. Ada Sætrang (referent) Sidsel Farkvam Jan Berg (sign.) (sign.) (sign.) 09 12 2013 _doc.doc Side 6 av 6