Gevinstrealiseringsprosjektet innen for kommunene på Øvre Romerike 13. mai 2015 Torbjørn Bjørklund leder E-handel brukersamling Difi 1 sprogrammet
Vi er en region i betydelig vekst! Kommune Innbyggere per 1/1 2015 (SSB) Hurdal 2 752 Nannestad 11 882 Gjerdrum 6 326 Eidsvoll 23 238 Nes 20 410 Ullensaker 33 310 Sum 97 918 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi 2
Vedtaket i kommunestyrene 1 Kommunene på Øvre Romerike skal bruke ssystemet for alle innkjøp. 2 ssystemet skal dekke hele innkjøps- og betalingsprosessen i kommunene fra behov til betaling. 3 Innkjøps- og betalingsprosessen skal være integrert og elektronisk. 4 For å få anledning til levere produkter og eller tjenester til kommunene skal leverandørene benytte e-faktura som faktureringsform. 5 Arbeidet med å innføre ssystemet i kommunene organiseres som et fellesprosjekt og seks kommunevise prosjekter. 6 Fellesprosjektet og de seks kommunevise prosjektene har ikke bare ansvaret for innføre et system for alle innkjøp, men også ansvaret for å avdekke og dokumentere de faktiske gevinstene som følge av praktisk bruk av ssystemet. 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi 3
Gevinstrealisering er definert som egen fase i prosjektplanen 2013/2014 Hva bør vi gjøre nå? 2015 2017 Tid Forprosjekt sprogrammet Gevinstrealisering Leverandørprosjektet EHF-prosjektet (teknisk del) Organisasjonsprosjektet 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi 4
Arbeidet med gevinstrealisering er organisert som et prosjektet Styringsgruppe 6 økonomisjefer Leder av felles Innkjøpskontor (ØRIK) Leder av systemutvikling estab Sentral prosjektgruppe Leder sprogrammet 6 prosjektleder (innkjøpsansvarlige, økonomi og regnskap) Arbeidsgruppe tema 1 Arbeidsgruppe tema 2 Medlemmer fra den sentrale prosjektgruppen Ressurspersoner i kommunene / ØRIK / DGI Arbeidsgruppe tema n-1 Arbeidsgruppe tema n 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi 5
Overordnet gevinstkart som grunnlag for planlegging, gjennomføring, oppfølging og kommunikasjon Forutsetninger for gevinster i Gevinster Vedtak om 100 % bruk av ssystemet E-handelssystem som håndterer EHFformatet Ulike bestillingsformer/avropsmetoder Ordre og ordrebekreftelse Varemottak Faktura Kreditnota Egnet statistikk og rapporteringssystem Felles support e- handel Hensiktsmessig forvaltningsmodell/ regime for Nødvendige rammeavtaler/avtal er på plass Riktig sortiment i forhold til kommunenes behov Nødvendige kataloger og riktige priser for produkter og tjenester Ivaretagelse av andre bestillingsformer/avropsmetoder Definerte roller, tilhørende personer og prosesser innen Gjennomført opplæring, prosedyre og Løpende oppfølging av leverandørene Bruk av e- handelssystemet for alle bestillinger, varemottak, fakturabehandling og utbetalinger Løpende rapportering e- handel Spesialanalyser e- handel Aktiv ledelse for læring, utvikling og omstilling Videreutvikle rollene og kompetansen innen Standardisere arbeidsprosessene i Standardisere innkjøpene (type, mengde og hyppighet) Sortimentsstyring av produkter og til dels tjenester Mer lovmessige innkjøp Fornøyde brukere av Effektive arbeidsprosesser Bedre styring og kontroll (internkontroll) Bedre priser og betingelser Avtalt mengde og kvalitet Lavere transaksjonskostnader/ prosesskostnader Lavere systemkostnader 13. mai 2015 rutinebeskrivelser E-handel brukersamling Difi 6 Innovasjon i tilnærmingen mot leverandørmarkedene
Eksempel på bruk av e- handelssystemet 13. mai 2015 E-handel brukersamling Difi 7
Prosjektledelse Ekstern prosjektledelse (Torbjørn) Intern prosjektledelse Gevinstrealiseringsprosjektet 2015 2016 1 kv. 2 kv. 3 kv. 4 kv. 1 kv. 2 kv. 3 kv. 4 kv. Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Utrulling av sløsningen i kommunene - kommunenes prosjektledere Gevinstrealiseringsmetodikk - Torbjørn Kvantifisering av gevinster - Lars Vegard og Sturla Internkontroll innkjøpsområdet - kommunenes prosjektledere Support - Sturla Holdninger til (elektronisk spørreskjema - baseline) - Torbjørn Forvaltningsmodell/-regime Agresso () - Liv Statistikk, analyser og rapporteringer innkjøpsområdet -? Presentasjoner av mulige løsninger Utarbeidelse av anbudsmateriale og evalueringskriterier Utarbeidelse av tilbudsmateriale Valg av løsning Utvikling/implementering av løsning Oppfølging av leverandører - Sturla "Opplevd hastighet i bruken av Agresso " - DGI Mottak av elektronisk EHF-faktura IKS-er etc. - Liv Forslag til rutiner og systemforbedringer - Liv Tilrettelegging for prosessforbedringer håndtering av EHF faktura (abonnement) - Liv Utredning brutto versus nettohåndtering av mva - Hilde Innkjøp som fagområde i kommunene - Tor og innkjøpsansvarlige Utvidelse av produkt/tjenestespekteret - Lars Vegard og Sturla Katalog vikarkjøp minikonkurranser dialog tjenestekjøp bygg, eiendom og teknisk drift Standardisering av innkjøp og innkjøpsprosessen -? Arbeidsprosessen Innkjøpene (type, mengde og hyppighet) Videreutvikle rollene innen innkjøp - Tor og innkjøpsansvarlige Produkt og kategoriansvarlig Avtaleansvarlig 13. mai 2015 Innkjøpsansvarlig E-handel brukersamling Difi 8 Andre