Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe:214/2182-1 Saksbehandler: Tor Brenne Saksframlegg Rapport om 213-regnskapet for MNS-barnevern Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommunestyre 28.3.214 Komite barn, helse og velferd 24.3.214 Administrasjonssjefens innstilling 1. Rapport om 213-regnskapet for MNS barnevern tas til orientering. Rapporten oversendes til samarbeidskommunene. 2. Namsos kommune varsles om et forventet merforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet i 214. Prognosene basert på dagens nivå for barn i hjelpetiltak i og utenfor heimen tilsier et merforbruk utover budsjett med 3,5 mill kroner. 3. Overhalla kommune varsles om et forventet merforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet i 214. Prognosene basert på dagens nivå for barn i hjelpetiltak i og utenfor heimen tilsier et merforbruk utover budsjett med 1, mill kroner. 4. Namdalseidkommune varsles om et forventet merforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet i 214. Prognosene basert på dagens nivå for barn i hjelpetiltak i og utenfor heimen tilsier et merforbruk utover budsjett med 1,2 mill kroner. 5. Fosneskommune varsles om et forventet merforbruk i tiltaksbudsjettet i barnevernet i 214. Prognosene basert på dagens nivå for barn i hjelpetiltak i og utenfor heimen tilsier et merforbruk utover budsjett med kr 36. Hjemmel for vedtaket er:
Saksopplysninger / vurdering 213 Tallene i regnskapet i forhold til budsjett fremgår av tabell under. 213 MNS Rapportert avvik Avvik budsjett Avvik fra tertialrapport Administrasjon 8 588 9 465 675-877 675-877 675 Tiltak/kommune Namsos 8 661-3 7 16 625 668-7 964 668-4 264 668 Overhalla 1 99-945 3 74 289-1 795 289-85 289 Namdalseid 849 1 94 923-245 923-245 923 Fosnes 1 12 1 165 371-153 371-153 371 Sum tiltak 12 431-4 645 22 59 251-1 159 251-5 514 251 Sum MNS 21 19-4 645 32 55 926-11 36 926-6 391 926 Administrasjonssjefen vil i utgangspunktet beklage at MNS i 213 ikke har hatt god nok kontroll over regnskapet for barnevernet i 213 og gode nok systemer til å gi samkommunestyret og kommunene gode prognoser i tertialrapporter slik at budsjettoverskridelser kunne meldes så tidlig som mulig. Dette har i tillegg ført til at tiltak for å begrense/unngå budsjettoverskridelser ikke er iverksatt i tide. Administrasjonssjefen skal ikke gjøre forsøk på å bortforklare det som har skjedd. Det følgende er derfor ment som delforklaringer og informasjon til samkommunestyret samt som bakgrunn for tiltak iverksatt for å bedre rutinene og kvaliteten i rapportering. I tillegg vil vi gi en vurdering av budsjettet for 214 basert p de siste opplysningene om antallet barn med tiltak og forbruket pr utgangen av februar. Samkommunestyret er holdt løpende orientert om status i barnevernet og utviklingen i tilsynssaken både muntlig og skriftlig. Det vises bl.a. til sak 23/13 og 44/13 i tillegg til regnskap og årsmelding 212 i sak 24/13 og 25/13 og budsjett og handlingsplan i sak 46/13. sutvikling MNS barnevern Figuren under viser utviklingen i utgifter til barnevern etter at MNS ble etablert. I 21 ble det budsjettert med 12,3 mill kr. et viste 13,2 mill kr., dvs. et overforbruk på 6,2 %. I 213 er overforbruket 52,5 %. Utgiftene har i perioden 21 til 213 økt med 43,7 %. Figuren under viser også at barnevernsutgiftene har i tiltagende grad vært underbudsjettert. Dette knytter seg hovedsakelig til tiltaksbudsjettene. Tiltaksbudsjettene bestemmes av den enkelte kommune i budsjettprosessen. Figuren indikerer også at budsjettet for 214 er for lavt. Vi kommer tilbake til dette senere i rapporten.
MNS barnevern totaler 35 3 25 2 15 1 5 Det er gjort sammenligner med kostratall i statusrapporteringene (sak 23/13 og 44/13) samt at det er redegjort for Agenda Kaupangs funn vedr. barnevernet i rapporten til Namsos kommune. Tallene med sammenlignende kostratall gjentas her: Sammenligning av driftsutgifter MNS barnevern/andre Netto driftsutgifter inkl. tiltak per innbygger -17 år 24 211 212 Forhold til egen Forhold Forhold til til Økning Forhold til egen Forhold til Forhold Økning Forhold til egen Forhold til Forhold til kommunegruppe Nord- landet u 24 - kommune- Nord- til landet 211 - kommune- Nord- landet u Kommune Kroner Trøndelag Oslo Kroner 211 gruppe Trøndelag u Oslo Kroner 212 gruppe Trøndelag Oslo Namsos 1 473-55,4-41,4-59,1 3 997 271,4-34,2-34,6-35,4 5537 1 54, -16,8-21,6-18,9 Overhalla 1 786-4,8-28,9-5,4 3 429 192, -53, -43,9-44,6 3593 164, -56,6-49,1-47,4 Namdalseid 1 96-23,6-24,2-47, 3 935 26,5-29,7-35,6-36,5 461 126, -31,2-42,5-4,5 Fosnes 69-75,6-75,8-83,1 11 32 1 811,5 97,1 8,5 78,2 1385 2 818, 134,7 96,2 12,8 Det er grunnlag for å anta at for Namsos og Overhalla vil kostratall for 213 vise driftsutgifter på nivå med sin kommunegruppe. Fosnes vil fortsatt ligge betydelig over, mens Namdalseid fortsatt vil ligge under. Dette vil for Namdalseid kommune sannsynligvis endre seg allerede i 214 pga. utgifter til flere barn under omsorg. Administrasjonen 213 har vært et «annus horrible» for MNS barnevern med omfattende tilsynssak, anmeldelse og massiv, (og for MNS og barnevernet) negativ mediaoppmerksomhet. Det er generelt gjort beslutninger under veis i året som har hatt budsjettmessige konsekvenser for administrasjonsutgiftene i barnevernet. Mange av disse beslutningene er beskrevet i rapporter til samkommunestyret uten at de er kvantifisert og meldt i tertialrapporter. Mange av beslutningene har hatt sammenheng med krav fra Fylkesmannen i forbindelse med 1 8 6 4 2 MNS barnevern adm (inkl prosjekt 4819)
tilsynssaken. Det er brukt svært store resurser til dette arbeidet, tidligere forsøkt kvantifisert til ca. 1,5 mill kroner. To forhold har vært kostnadsdrivere her: Innleie av arbeidskraft - ekstrahjelp og overtid Innleie av konsulentfirma (kommenteres i eget kapitel under) Det er satt i gang tiltak for å bringe forbruk i tråd med budsjett i 214. Vi mener at vi skal klare dette om det ikke skjer uforutsette ting i løpet av året. Overføring av arbeidsgiveransvar til MNS gjør det enklere og månedsrapportene mer treffsikker. Det har vært månedlige faste statusmøter mellom administrasjonssjefen og barnevernledelsen siden tilsynssaken startet sommeren 212. Vi vil legge inn fast punkt med budsjettkontroll i disse møtene fra nå av. Bruken av konsulentfirma Det ble under den muntlige orienteringen til samkommunestyret 7.2.14 bedt om en spesiell orientering om bruken av konsulentfirma. MNS barnevern har i to runder leid inn konsulentfirma. Samkommunestyret har vært orientert om dette under veis. Først ble det høsten 212 etter en forenklet anbudsrunde gjort avtale om innkjøp av tjenester inntil kr 5. Målsettingen med dette var å kjøpe inn hjelp for å ta unna det på det tidspunktet svært store bunken med ubehandlede bekymringsmeldinger. Høsten 212 kom også krav fra Fylkesmannen om at saker fra perioden 211 212 som var blitt henlagt med feil lovanvendelse skulle gjenåpnes og undersøkes på nytt. Vi mener innkjøpet av denne tjenesten var helt nødvendig og et avgjørende bidrag for at vi kunne noenlunde holde fylkesmannens frister i tilsynssaken og at vi unngikk mulkt for fristoversittelser. Dette arbeidet pågikk inn i 213 og 2/3- del av regningen ble belastet 213-regnskapet. Så ble det våren 213 gjennomført en ny anbudsprosess for å få en rammeavtale med innkjøp av konsulenttjenester med en nedre ramme på kr 5 og en øvre ramme på 1,6 mill kroner. Barneverntjenesten hadde da fått krav om gjenåpning av saker fra 28 21 som betydde mange ekstra saker til undersøkelse i tillegg til løpende nye saker. I tillegg var målsettingen å gå igjennom saker der tiltak var iverksatt, men ikke fulgt opp på god nok måte. Dette var saker der evalueringsrapporter og revurderinger av tiltak ikke var gjort, og fosterbarn/fosterfamilier som ikke var fulgt opp etter krav i lov og forskrifter. Vi var også opptatt av at disse konsulentene representerte en erfaring og et eksternt perspektiv på utfordringene som tjenesten var i stort behov for. Rammeavtalen var også ment som en sikkerhet for det vi på det tidspunktet vurderte som en tjeneste som kunne stoppe helt opp med sykemeldinger, oppsigelser og manglende rekruttering. Parallelt med dette ble det lyst ut midlertidige stillinger og vikariater. Konsulentavtalens øvre grense var ment å komme til anvendelse dersom vi ikke fikk rekruttert til disse stillingene. Tjenesten fikk, gledelig nok, rekruttert til stillingene. Det er allikevel gjort avtaler med konsulenttjenester utover minimum, og det meste av budsjettsprekken i administrasjonen skyldes dette. Dette er beklagelig, men samtidig har administrasjonen aldri lagt skjul på at tilsynssaken og gjenoppbyggingen av barnevernet i MNS ville bli kostbart. Vi har bundet oss opp til avtaler i form at konkrete arbeidsoppgaver som er avtalt med konsulentselskapet som også vil gi utgifter i 214, men vi har pga. budsjettsituasjonen stoppet avtaler om nye arbeidsoppgaver. Tabellen viser forbruket fordelt på de to kontraktene og regnskapsår (anslag for 214) År Kontrakt 1. (inntil 5 ) Kontrakt 2 (rammeavtale med min 5 maks 1,6 mill) Sum (ramme min 1 mill, maks 2,1 mill) 212 179 179 213 321 97 1 228 214 5 5 (anslag) Sum 5 1 47 1 97
Tiltaksbudsjettene Tiltaksbudsjettene refunderes fra kommunene direkte til MNS og behandles her kommunevis. I budsjettet kommer disse til uttrykk under tre tjenester: 244 (prosjekt 7 73) der utgifter knyttet til behandling av saker i fylkesnemnd og tingrett føres (hovedsakelig advokatutgifter). 251 Tiltak i familien (forebyggende tiltak) 252 Tiltak utenfor familien (hovedsakelig fosterheim-, beredskapsheim og institusjonsutgifter). Oppsummert skyldes overskridelsene: 1. Flere barn under omsorg. MNS hadde i inngangen av 213 36 barn under omsorg (midlertidig vedtak i MNS eller vedtak i fylkesnemnd). Pr uke 6 i 214 hadde MNS 58 barn under omsorg. I tillegg er det pr i dag 9 barn som er plassert utenfor heimen som et frivillig hjelpetiltak. I sum betaler kommunene for 67 barn i tiltak utenfor heimen. Disse fordeler seg slik mellom kommunene: Barn i fosterhjem Barn i institusjon Sum Fosnes 4 1 5 Flatanger 2 2 Namdalseid 6 2 8 Namsos 39 3 41 Overhalla 1 1 Sum 59 8 67 Et barn under omsorg (eller frivillig plassert) betyr en utgift på min. 18 pr år i fosterheim og maks 6 pr år i institusjon. Som tidligere meldt har kommunens egenandel før staten v/buf-etat sin refusjonsplikt inntrer øktfom. 214. 2. Kraftig økning i antallet saker til fylkesnemnd og i tingrett. MNS hadde i 213 28 saker for fylkesnemnd. MNS har fått medhold i samtlige saker hvilket betyr at vi når flere barn med store behov, men som også betyr at vi fortsatt er godt inn under lovens bokstav og at det var absolutt nødvendig med en revurdering av den interne forståelsen av loven i forhold til barna med de største hjelpebehovene. Etter at vi er ferdig med gjennomgangen med den nye praktiseringen av lovgrunnlaget, vil sannsynligvis antallet saker i fylkesnemnd igjen gå noe ned. Antallet vil svinge fra år til år, men antallet fra andre kommuner indikerer at vi skal ligge på ca 2 25 saker pr år. Tilsvarende tall for MNS for 212 var 12saker, for 211 9 saker og for 21 4 saker. Antallet saker for MNS har før 213 vært langt under det som andre kommuner/interkommunale barnevern på vår størrelse har hatt. Økningen i antallet saker har betydd at utgifter til advokat og sakkyndigutredninger har økt betydelig. 3. Flere barn får tiltak i heimen (forebyggende tiltak) og flere barn får også dyrere tiltak. 4. Svikt i rutiner med refusjoner til BUF-etat har ført til kommunene har gått glipp av refusjoner på til sammen kr. 65. Beløpet fordeler seg med kr 235 til Namsos kommune og 37 til Overhalla kommune. BUF-etat innskjerpet rutinene for refusjon i 213. Dette ble ikke tilfredsstillende fanget opp og lagt inn i rutinene i barneverntjenesten Dette er svært beklagelig og rutinen er innskjerpet umiddelbart og vi mener at vi pr nå har dette under kontroll for refusjoner i 214. Det er levert inn en klage på avslagene på refusjoner til BUF-etat. Det er i tillegg et beløp på ca kr 1 til Namsos kommune som er uavklart med BUF-etat. Dersom dette blir innvilget vil det bli inntektsført i 214.
Samlet har utgiftene utviklet seg som referert kommunevis under. Det er også kommentert og gitt anbefalinger for budsjettet for 214. Namsos kommune 244 Fylkesnemnd og tingrettskostnader 5 251 Tiltak i heimen 2 4 1 5 1 5 3 2 1 252 Tiltak utenfor heimen Namsos kommune - Sum tiltak 12 1 8 2 15 6 1 4 2 5 Namsos har hatt en kraftig økning i tiltak i heimen. Dette knyttet både til antallet barn og kostnader med tiltak på hvert enkelt barn. Her er også utgifter til sakkyndigutredninger (hovedsakelig knyttet til fylkesnemndsaker) belastet. Flere saker i fylkesnemnd og flere barn under omsorg har også gitt betydelig økte kostnadsøkning (244 og 252). Det ble inntektsført et refusjonsbeløp på kr 5 i 212 som det viste seg ikke var reelt. Dette ble omtalt av revisjonen i forbindelse med regnskapet for 212. steknisk ble dette beløpet ført tilbake igjen som en utgift i 213. Dette sammen med manglende refusjon i 213 er med på å forverre resultatet i 213 med til sammen 735. Helårsvirkning på nye barn under omsorg og justering av antallet barn som har kommet til etter budsjettforutsetningene ble lagt høsten 213 tilsier at budsjettet for Namsos kommune er 3,5 mill kr for lavt. I tillegg meldes det at 5 barn utredes f.t med tanke på omsorgssituasjonen.
Overhalla kommune 244 Fylkesnemnd og tingrettskostnader 251 Tiltak i heimen 5 6 4 3 2 1 5 4 3 2 1 252 Tiltak utenfor heimen Overhalla kommune - sum tiltak 3 5 3 2 5 2 1 5 1 5 4 3 5 3 2 5 2 1 5 1 5 For Overhalla er økningen hovedsakelig knyttet til flere barn under omsorg. Det har vært en svikt i rutinene for refusjon for utgifter knyttet til barn med styrkingstiltak i fosterheim eller i private institusjoner fra BUF-etat. Konkret har det resultert i at Overhalla kommune har fått glipp av refusjoner fra BUF-etat på til sammen kr 37 i 213. Helårsvirkning på nye barn under omsorg og justering av antallet barn som har kommet til etter budsjettforutsetningene ble lagt høsten 213, tilsier at budsjettet for Overhalla kommune er 1,mill kr for lavt. I tillegg meldes det at 6 barn utredes f.t med tanke på omsorgssituasjonen. Namdalseid kommune 244 Fylkesnemnd og tingrettskostnader 251 Tiltak i heimen 6 5 4 3 2 1 4 35 3 25 2 15 1 5
1 4 1 2 1 8 6 4 2 252 Tiltak utenfor heimen Namdalseid kommune - sum tiltak 2 1 5 1 5 Namdalseid har et avvik i 213-regnskapet på ca kr 245 i forhold til budsjett. Som vi ser skyldes dette hovedsakelig tiltak i heimen. En sak for fylkesnemnd vedr to barn fører imidlertid til økte utgifter til tiltak utenfor heimen i 214. Det er tatt høyde for dette i 214-budsjettet. Det har etter at budsjettforutsetningene ble lagt kommet en omsorgsovertakelse på ytterligere to barn som er plassert i institusjon. Dette betyr en økning i utgifter for Namdalseid kommune på 1,2mill kr. Det er f.t. ikke nye saker som utredes med tanke på omsorgsovertakelse i Namdalseid. Fosnes kommune Fosnes kommune hadde en budsjettoverskridelse på 156. Siden budsjettforutsetningene ble lagt er det tilkommet to barn under omsorg, plassert i fosterheim og med en kostnad på ca 36 i 214 som det ikke er tatt høyde for. I tillegg meldes det at det utredes ytterligere 2 barn med tanke på sak til fylkesnemnd.
Tiltak for å bedre kvaliteten i økonomiarbeidet Oppsummert kan vi si at svikten i rapportering har sammenheng med: Tertialrapportene fra administrasjonssjefen har ikke hatt god nok kvalitet. Utviklingen i regnskapet utover høsten ble ikke fanget opp og meldt til samkommunestyret/kommunene Det er både inkurier og mer systematiske feilkilder i regnskapet som har vanskeliggjort rapporteringen. Barnevernet bruker et eget saksbehandlersystem «Familia» som har egen økonomifunksjon. Dette er et lukket system pga. innsynsbegrensninger. Men vi taper litt i den løpende internkontrollen vi har i forhold til andre forsystemer når utbetalingene lastes over i Visma. Det er ikke vært nok fokus og gode nok rutiner for informasjon fra barnevernet til administrasjonssjefen om økonomiske konsekvenser av vedtak som er fattet. Det har vært rutinesvikt i barnevernet i forhold til oppfølging av refusjonskrav til BUF-etat. Vi har tatt tak i dette og forsøker å bygge opp mer robuste og kvalitetssikre systemer. Konkret arbeides det med: Løpende info til rådmennene i rådmannsmøtene Økonomi som fast tema på kontaktmøter mellom administrasjonssjefen og ledelsen i barnevernet. Vi har gått igjennom kontoføringen og justert noe på innarbeidet praksis for å rendyrke ansvarsområdene. Arbeidsgiveroverføring til MNS gir et bedre bilde av situasjonen. Informasjonen vi kan lese direkte fra regnskapet blir dermed forhåpentligvis bedre. Vi fortsetter arbeidet med å bedre kvalitetssikringen i overgangen mellom Familia og økonomisystemet i MNS. Controller i MNS Lønn og regnskap har fått en definert oppgave her. Herunder er også oppfølging av revisjonens påpekninger av avvik i nummerert brev. Vi er i ferd med å utarbeide standard rapporter for månedlig budsjettkontroll for virksomhetslederne. Det i tillegg skal det avgis en månedlig rapport om tiltaksbudsjettene til administrasjonssjefen og rådmennene. Med i denne rapporten skal det også følge med eventuelle endringer i klientmassen og en vurdering av hvilke økonomisk konsekvenser dette vil få for kommunene. I praksis vil dette hovedsakelig være økning eller reduksjon av barn under omsorg. Det er utviklet et registreringssystem som til enhver tid viser antallet barn under omsorg og prognoser av kostnadene knyttet til dem. Dette er et arbeidsredskap for barnevernleder som grunnlag for rapporten i punktet over. Rutinene med refusjon til BUF-etat er gjennomgått og kvalitetssikret. Samkommunestyret vedtok i forbindelse med budsjettet for 214 å opprette en stilling som økonomi-/administrativ medarbeider. Denne stillingen er tiltenkt konkret delegert ansvar på det økonomiske/administrative området. Herunder er anvisningsmyndighet, opprettelse og etterfølgelse av kontrakter og oppfølging av refusjoner. Dette er et nødvendig og avgjørende bidrag til utvikling og oppfølging av gode rutiner på økonomiområdet. Barnevernlederstillingen er lyst ut på nytt. Vi fikk ikke besatt denne ved første gangs utlysning i 213. Med bakgrunn i den meget turbulente situasjonen som var på det tidspunktet, vurderte vi det slik at det var hensiktsmessig å etablere en midlertidig løsning til at tilsynssaken var avklart og vi var i mer normal drift. Dette har imidlertid tatt mye lengre tid enn vi kunne forutse. Vi håper med den nye utlysningen å få til en avklart og langsiktig ledelse ved kontoret.