BILAG 1 KUNDENS KRAVSPESIFIKASJON Leverandøren skal sikre god tilgjengelighet og et likt tilbud til alle deler av etatens organisasjon 1.1 Beskrivelse av tjenesten Leverandøren skal bistå arbeidsgiver i tråd med Arbeidsmiljølov (AML) og forskrift, og skal bidra med faglig bistand i systematisk arbeidsmiljøutvikling og HMS arbeid. Skatteetatens HMS arbeid skal ha fokus på å ivareta en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon for våre medarbeidere, ivareta lovkrav og skal forebygge uheldige belastninger i arbeidsprosesser og endringsprosesser. BHT skal her være en viktig bidragsyter og faglig støttespiller, for ledere, verneombud, arbeidsmiljøutvalg og HR. Sykefraværsarbeid er en sentral del av Skatteetatens HMS- arbeid, og redusert sykefravær et viktig resultatmål. Skatteetaten rapporterer til Finansdepartementet, og sykefraværet følges tett opp i møter med departementet. Bedriftshelsetjenesten må støtte godt opp om dette arbeidet. Skatteetatens arbeid med å utvikle sunne arbeidsplasser har flere perspektiv. Skatteetaten ønsker å legge vekt på det helsefremmende og forebyggende perspektiv, og tiltak rettet mot system og arbeidsmiljø. Det er også viktig at arbeidsgiver reagerer riktig når problemer har oppstått og kan iverksette nødvendige tiltak. Leverandøren må ivareta alle disse ulike aspekter i sine tjenesteleveranser og kravene til leveranser, responstid og geografisk mobilitet vil derfor variere på bakgrunn av om leveransen er knyttet til: Planmessig og målrettet helsefremmende og forebyggende arbeid, kartlegging med oppfølging, handlingsplaner. Informasjonsarbeid og opplæringsarbeid. Dette arbeidet forutsetter høy kompetanse innen helsefremmende og forebyggende arbeid og spisskompetanse innen ulike felt. Dette arbeidet kan i hovedsak planlegges i den enkelte driftsenhet og tidfestes i årlig samarbeidsavtale. Løpende bistand ved håndtering av enkeltsaker (konflikter, sykefravær, rus og spill etc.), samt oppfølging av avvik, ulykker, kriser med mer. Arbeidet krever god kompetanse innen fagområdene, kommunikasjonsferdigheter og evne til å skape tillit. Dette arbeidet forutsetter fysisk tilstedeværelse, fleksibilitet og geografisk mobilitet. Disse tjenestene krever ofte kortere responstid. Systematiske helsekontroller vil i liten grad inngå i tjenestene. Privat, individuell helseoppfølging og behandling skal ikke inngå i tjenestene. 1
Bedriftshelsetjenesten (BHT) skal være Skatteetatens faglige samarbeidspartner og støttespiller i dette arbeidet og må tilby et vidt spekter av tjenester og fagområder, i all etatens lokasjoner. BHT må kunne tilby både en solid dybdekompetanse og breddekompetanse innen alle de beskrevne områdene (se punkt 1,2 og 1,3 ) 1.2 Krav til leverandøren I det følgende beskrives krav til leverandøren og hvordan dette skal dokumenteres. Kravene er beskrevet både i fritekst og i tabell. Alt skal besvares. Vi skal ha en bedriftshelsetjenesteleverandør med høy kompetanse og høye krav til kvalitet og etikk. Leverandøren skal tilfredsstille Arbeidstilsynets krav til godkjent bedriftshelsetjeneste og inneha en slik godkjenning. Leverandøren skal dokumentere et systematisk arbeid for faglig oppdatering, deling av kompetanse og at beste praksis og rutiner vil bli benyttet i alle tjenesteleveranser, i hele landet. Dette dokumenteres gjennom egen beskrivelse i tabellen nedenfor og i vedlagt dokumentasjon. Tjenesten skal leveres til alle Skatteetatens kontorer. Fleksibilitet er nødvendig og gode kommunikasjonsferdigheter og evne til relasjonsbygging og skape tillit vil være en viktig kvalifikasjon hos leverandøren. Dette skal leverandøren beskrive nærmere i bilag 4 "Samarbeid". I tillegg vil vi bruke oppgitte referanse iht. kvalifikasjonskravet til å dokumentere dette. Skatteetaten har høyt fokus på å redusere sykefravær og har utarbeidet en plan for å integrere et helsefremmende fokus i hele virksomhetens HR og utviklingsarbeid. Leverandøren skal ha dokumenterte erfaringer fra store virksomheter som har lykkes med lignende type arbeid. Dette skal beskrives i et eget vedlegg. I tillegg vil vi bruke oppgitte referanse iht. kvalifikasjonskravet til å dokumentere dette. Leverandøren skal ha personell med kompetanse innen alle aspekter av arbeidsmiljø og helse. Dette skal dokumenteres i form av CV-er for de personer som er tiltenkt benyttet for å løse oppdrag under denne avtalen. Tilsvarende dokumentasjon bes fremlagt for eventuelle underleverandører. Leverandørens rådgivere og fagpersoner skal forplikte seg til å sette seg inn i Skatteetatens retningslinjer og rutiner som berører deres leveranser, inkludert Skatteetatens rammeavtaler og rutiner for utsyr og bestillinger, prinsipper for håndtering av konflikter og mobbing og øvrige HMS - rutiner. 2
I tillegg til formell fagkompetanse vil Skatteetaten at leverandøren skal dokumentere følgende kunnskaper og ferdigheter. Dette skal dokumenteres gjennom CV-er. I tillegg vil vi bruke oppgitte referanse iht. kvalifikasjonskravet til å dokumentere dette. - Formidlingsevne - Gode kommunikasjonsferdigheter - Relasjonsbygging og evne til å skape tillitt - Veiledningskompetanse - Fleksibilitet. Fagpersoner som er tilbudt og evaluert i denne avtalen skal fra etatens side kunne disponeres i hele landet ved behov. I tillegg skal leverandøren gi en kort beskrivelse om tilbudt kompetanse i tabellen. Tjenestene må kunne leveres på samtlige lokasjoner. Oppgi også hvor fagpersonene vil være lokalisert. * Forutsetter at Statens innkrevingssentral innfases og gjelder fra 2.2.2016 ID nr Fagområder eller kompetanse 1 Medisinsk kompetanse Arbeidsmedisin. Annen medisinsk spesial kompetanse ved behov; f.eks. ved vurdering av smitterisiko. (ikke krav til lokalisering) 2 Ergonomi, kunnskap om forebygging av muskelskjelettplager på arbeidsplassen. 3 Yrkeshygiene og fysiske kartlegginger / målinger Krav til geografisk lokalisering. Alle Skatteetatens regioner Fagpersoner m/ navn, tittel, geografisk plasseringer Leverandørens beskrivelse 3
4 Psykologi og psykisk helse. Her ønsker vi navn på spesialist i klinisk psykologi (evt. psykiater) Samt en beskrivelse av generell kompetanse hos øvrig personell. 5 Organisasjonspsykologi. Her ønsker vi at leverandøren gir en beskrivelse av generell innsikt i og forståelse for organisasjonspsykologi Samt navn på spesialist i organisasjonspsykologi / master i organisasjonspsykologi. 6 Helsefremmende perspektiv og arbeidsform. Her ønsker vi både dybdekunnskap og erfaring fra andre virksomheter, samt en gjennomgående begrepsforståelse hos alle rådgivere herunder forskjellen på forebyggende og helsefremmende tilnærming. Tromsø Bodø Mo i Rana * Trondheim Molde / Ålesund Leikanger Sogndal Bergen Stavanger Kristiansand Drammen Stor-Oslo Tromsø Bodø Mo i Rana * Trondheim Molde / Ålesund Leikanger Sogndal Bergen Stavanger Kristiansand Drammen Stor-Oslo 4
Gi en kort beskrivelse av begrepsforståelse i tabellen, og dokumenter, i eget vedlegg, erfaring fra prosjekter / prosesser, hvor helsefremmende perspektiv har vært sentralt. Dette dokumenteres også ved referanser. (Det er ikke krav til lokalisering av spisskompetanse på dette området) 7 Kunnskap om sunne omstillings og endringsprosesser, samt HMS krav i omstilling og endring. 8 Oppfølging av medarbeidere i forbindelse med sykefravær. Vi ønsker dokumentert kunnskap og erfaring i alle deler av prosessen. Det er ønskelig at verktøy i arbeidet, eksempelvis funksjonsvurdering dokumenteres spesielt. 9 AKAN-arbeid. Her ønsker vi dokumentert spisskompetanse innen arbeid med rus og avhengighetsproblematikk 10 Arbeid og metodikk innen helse miljø og sikkerhet. Vi Tromsø Bodø 5
ønsker at BHT dokumenterer kompetanse i målrettet HMS arbeid, AMU, handlingsplan, avvikshåndtering, risikovurdering med mer. 11 HMS ved planlegging og gjennomføring av nybygg, ombygging og endring av arbeidslokaler. 12 Håndtering av konflikt og mobbing på arbeidsplassen. Vi ønsker dokumentert kompetanse / erfaring som ivaretar både et arbeidsrettslig og organisasjonspsykologisk perspektiv. 13 Krisehåndtering, akutt håndtering og oppfølging i etterkant. 14 Kunne vurdere sykefraværstatistikker og andre relevante rapporter og gi råd om tiltak og oppfølging Mo i Rana * Trondheim Molde / Ålesund Leikanger Sogndal Bergen Stavanger Kristiansand Drammen Stor- Oslo Alle Skatteetatens regioner Mo i Rana * Alle regioner Leikanger Sogndal Mo i Rana * I følgende tabell skal leverandøren gi en oversikt over leverandørens dedikerte fagpersoner pr driftsenhet. 6
Driftsenhet Navn og lokasjon(er) Kompetanseområde Skatt Midt-Norge Skatt Nord Skatt Vest Skatt Øst Skatt Sør Skatteopplysningen (NB lokalisert i alle regioner) Skattedirektoratet Skatteetatens IT og Servicepartner Sentralskattekontoret for storbedrifters Statens innkrevingssentral 1.3 Tjenester Gode tjenesteleveranser forutsetter god kompetanse, godt samarbeid, tillit og gode relasjoner mellom leverandør og mottaker av tjenestene. Leverandøren må vise hvordan de gjennom sine rådgivere skal oppnå dette i hele Skatteetaten. Leverandøren skal gi en beskrivelse av hvordan de vil løse oppgaven med å tilby et vidt spekter av tjenester over at stort geografisk område. Her tenker vi spesielt på tjenester som krever fysisk tilstedeværelse, fleksibilitet og geografisk mobilitet /tilstedeværelse, samt kortere responstid. Dette skal leverandøren beskrive under bilag 4 "Samarbeid" i rammeavtalen. Leverandøren skal ha størst mulig grad av kontinuitet i kvalifisert fagpersonell, særlig på helsesiden. Ved eventuell endring, se rammeavtalens punkt 2.5. Hvordan kontinuitet sikres skal leverandøren beskrive i løsningsbeskrivelsen, bilag 2. ID nr Oppgaver: Leverandørens løsningsspesifikasjon Kommentar 1 Leverandøren skal ved aktiv bruk av egen kompetanse bidra til at arbeidsmiljøkonsekvenser og helsefremmende muligheter belyses i saksbehandlingen i følgende utvalg og organer: 7
Arbeidsmiljøutvalg, AKAN utvalg IA møter Andre arenaer hvor helse og arbeidsmiljø er på dagsorden. 2 Leverandøren skal delta i planlegging og oppfølging av BHT leveranser i et årlig planleggingsmøte, samt oppfølgingsmøter etter behov. 3 Leverandøren skal ved aktiv bruk av egen kompetanse bidra til at arbeidsmiljøkonsekvenser og helsefremmende muligheter belyses og bistå arbeidsgiver i utforming og oppfølging av driftsenhetenes HMS handlingsplan. 4 Ved behov skal leverandøren bistå med/utføre systematisk arbeidsmiljøutvikling og HMS arbeid, herunder: Arbeidsmiljøkartlegginger, målinger, risikovurderinger og oppfølging. Oppfølging av avvik, ulykker og skader Råd og veiledning i oppfølging og utvikling av etatens retningslinjer og verktøy på HMS området Målrettet helsefremmende og forebyggende arbeid, inkludert arbeid med å forebygge sykefravær. 5 Leverandøren skal gi informasjon, opplæring og kurs i aktuelle tema innenfor sitt 8
kompetanseområde Bistand i etatens interne grunnkurs - samling Annen opplæring og informasjon om relevante tema innen arbeidsmiljø og helse (f.eks. stressmestring, risikovurdering, helsefremmende arbeidsplasser, ryggskole etc.) 6 Leverandøren skal gi bistand ved rus og spill - saker (AKAN) Råd og veiledning til leder Utarbeidelse og oppfølging av AKAN avtale Kommunikasjon og samarbeid med helsetjenesten Samarbeid med etatens interne RS utvalg (Forebyggende AKAN - arbeid) 7 Leverandøren skal delta i oppfølging av medarbeidere i sykefravær, og skal bidra til at leder og medarbeider kommer til en rask avklaring av arbeidsevne og tilretteleggingsmuligheter: Funksjonsvurderinger Arbeidsplassvurderinger Lederstøtte dialog, tilrettelegging og oppfølgingsplan Deltagelse dialogmøter Kommunikasjon med helsetjenesten og NAV 9
8 Leverandøren skal tilby individuelle støttesamtaler til ledere Veiledning, rådgiving oppfølging av medarbeider og arbeidsmiljø 9 Leverandøren skal tilby individuelle mestrings- /støttesamtaler til medarbeidere. Inntil 5 timer for å forebygge / redusere sykefravær 10 Leverandøren skal gjennomføre arbeidsmedisinske konsultasjoner og gi råd om oppfølging og tilrettelegging ved behov 11 Leverandøren skal gjennomføre andre medisinske vurderinger ved behov, f.eks. vurdering av smitterisiko i publikumsmottak og nødvendige tiltak. 12 Leverandøren skal ved behov gjennomføre målrettede helsekontroller på bakgrunn av risikovurderinger, f.eks. hørselskontroller 13 Leverandøren skal gjennomføre fysiske arbeidsmiljøkartlegginger, yrkeshygieniske målinger og anbefale nødvendige tiltak. 14 Leverandøren skal gjennomføre ergonomikartlegginger og arbeidsplassvurderinger etter behov og gi råd og veiledning om nødvendige / hensiktsmessige forebyggende tiltak 15 Leverandøren skal kjenne til Skatteetatens rammeavtaler for kontorutstyr og anbefale utstyr i henhold til dette. 16 Leverandøren skal bistå ved gjennomføring av risikovurdering av arbeidsmiljøet. Verktøy / mal for slik bistand legges ved i eget vedlegg. 10
17 Leverandøren skal bistå i oppfølging av konflikter og mobbing etter behov, i trå med Skatteetatens prinsipper og rutine. Råd og veiledning til ledere i håndtering og oppfølging. Støttesamtaler og oppfølging av medarbeider før og etter håndtering. Bistå leder og HR i håndtering av konflikter og arbeidsmiljøproblemer i grupper I særskilte tilfeller: Undersøkelse av fakta i saker som omhandler mobbing og trakassering Bistand i dialogmøter 18 Leverandøren skal delta i oppfølging av kriser, vold, trusler og andre traumatiske hendelser. Lederstøtte og veiledning. Bistand i oppfølging av medarbeidere (debrifing / de fusing ) Eventuelt støttesamtaler - rehabilitering av medarbeidere. 19 Vurdere sykefraværsstatistikker og andre relevante rapporter og komme med råd og innspill på dette grunnlaget. 20 Leverandøren skal gi bistand ved omstillings og endringsprosesser. Risikovurdering av endringsprosesser 11
Råd og veiledning til ledere, HR, vernetjenesten og medarbeidere. 19 Bistå med utfylling av BHT refusjonskjema til NAV. 20 I gjennomføringen av avtalen er det er viktig med svært gode samarbeidsformer. Bilag 4 skal brukes for å beskrive dette. Etaten har der skissert sine krav og tilbyder må ta stilling til dette samt videre utarbeide bilaget. 21 Det skal leveres årlig og kvartalsvis statistikk og rapporter på tjenestene, fordelt på tjenestekategori og på driftsenhet. Rapporten skal også inneholde vurderinger og kommentarer. 22 Leverandøren skal dokumentere et systematisk arbeid for faglig oppdatering og utvikling. Leverandøren skal beskrive hvordan leverandøren sikrer deling av kompetanse og at beste praksis og rutiner vil bli benyttet i alle deler av organisasjonen. 23 Leverandøren skal dokumentere hvordan egne tjenester evalueres. 2 Responstid 2.1 respons- og leveringstid Det kan oppstå behov for bistand hvor rask faglig oppfølging er viktig for god effekt og for resultat av arbeidet. Leverandøren skal oppfylle krav til responstid definert av bestiller, se tabell under. 12
Tjenester innen området: Responstid Leveringstid Akutte krisehjelp Umiddelbart 6 timer Akutte henvendelser i personalspørsmål, Samme dag øvrig krisehåndtering og oppfølging. 1-3 dager Sykefraværsoppfølging Samme dag 3-5 dager Oppfølging av Rus og Spill saker Samme dag 3-5 dager Konflikthåndtering Samme dag 3-5 dager Avvikshåndtering Samme dag 3-5 dager Individuelle støttesamtaler til ledere Samme dag 3-5 dager Individuelle støttesamtaler til Samme dag 3-5 dager medarbeidere Fysiske arbeidsmiljøkartlegginger Samme dag 5 dager eller etter avtale Ergonomikartlegginger og arbeidsplassvurderinger Samme dag 5 dager eller etter avtale Risikovurderinger Samme dag 5 dager eller etter avtale Levering av årsrapport og kvartalsrapporter Samme dag Innen 3 uker etter avsluttet periode. Øvrige tjenester Samme dag 5 dager eller etter avtale. 13