Kulturkontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 01.12.2015 84553/2015 2015/5000 M00 Saksnummer Utvalg Møtedato Formannskapet 16.12.2015 Bystyret 11.02.2016 Speiderleir 2017 i Bodø - tilrettelegging infrastruktur Forslag til innstilling 1. Bodø kommune v/ Byteknikk tilrettelegger infrastruktur for Speiderleir 2017 for inntil kr 3 mill., i henhold til alternativ 2. 2. Kr 1,5 mill. tilføres teknisk avdelings budsjett. Kr 1 mill. i 2016 innarbeides i tertial 1 2016. Kr 500 000,- innarbeides i økonomiplan 2017 2020. Resterende beløp omdisponeres innenfor teknisk avdelings investerings- og driftsbudsjetter. 3. Når omfanget av Byteknikks utgifter til div arrangementer i 2016 foreligger, vurderes eventuell tilførsel av midler i forbindelse med behandlingen av tertial 1 2016. Sammendrag Norges speiderforbund skal arrangere landsleir i speiding i Bodø 1.- 8. juli 2017. Speiderforbundet har søkt Bodø kommune om kostnadsfritt å disponere jorder og bygningsmasse tilknyttet Vågøynes gård, samt tilrettelegging av infrastruktur i området. I saken anbefales det at Bodø kommune v/ Byteknikk tilrettelegger infrastruktur for speiderleiren for inntil kr 3 mill. Saksopplysninger Norges speiderforbund (NSF) har bestemt at Bodø skal være vertskap for neste speiderlandsleir, i 2017. NSF arrangerer landsleirer hvert fjerde år, sist i Stavanger 2013. Landsleiren er primært et arrangement for NSFs medlemmer, men åpen for speidere i alle aldre fra hele verden. Hovedmålgruppen for landsleiren er speidere i alderen 10-16 år. NSF ser for seg mellom 5 000 til 8 000 deltagere. Store deler av Rønvikjordene fra Maskinisten og sørover vil være en del av leiren, i tillegg til senteret rundt Vågøynes gård. NSF var i april 2014 på befaring i Bodø. I møte med politisk ledelse mottok NSF positive signaler om bidrag til arrangementet fra Bodø kommune. 1.desember 2015, mottok Bodø kommune skriftlig søknad fra NSF om tilrettelegging for landsleiren.
I sin søknad har NSF forutsatt fri disponering av kommunale arealer og bygningsmasse på Vågøynes, og fri tilrettelegging av infrastruktur som vei, vann og kloakk på leirområdet. I tillegg ønsker de bl.a. at Bodø kommune stiller bord, benker og flaggstenger vederlagsfritt til leirens disposisjon. I Stavanger 2013 bidro kommunen med kr 500 000,- i tilskudd, samt tilrettelegging av en vei i tilknytning til leirområdet. NSF har selv budsjettert med kr 17,44 mill. i inntekter ved 5 000 deltagere. Får leiren 8 000 deltagere er det budsjettert med inntekter på i alt kr 25,23 mill. Administrasjonen har gjennomført en rekke møter med NSF. Kulturkontoret har påtatt seg koordinering mellom arrangør og kommunale etater. Byteknikk har satt av ressurser til planlegging og kostnadsberegninger av infrastrukturtiltak. I tillegg har Bodø kommunale eiendommer KF vært involvert. Vurderinger Landsleiren er et stort arrangement. Bodø får en helt ny bydel i løpet av denne uken. Det vil innebære praktiske utfordringer knyttet til mat, helse, aktivitet og boforhold. Men også mange spennende aktiviteter, underholdning og turer. Arrangementet tiltrekker seg mange førstegangsbesøkende og vil ha positive ringvirkninger i form av handel, oppmerksomhet og reklame for Bodø by. Med arrangementets solide budsjett vil ikke gjennomføringen bero på Bodø kommunes tilrettelegging. Samtidig er det gitt signaler fra politisk ledelse om at Bodø kommune ønsker å bidra til Speiderleiren 2017. For å sikre god framdrift i planleggingen av landsleiren, er det viktig for både arrangør og administrasjonen å få avklart rammen på Bodø kommunes eventuelle medvirkning. Planlegging og valg av løsninger avhenger av i hvilken grad Bodø kommune eventuelt medvirker med tilrettelegging. Det vurderes slik at Bodø kommunes rolle ved arrangement bør være tilrettelegging av arena/områder. Kostnader knyttet til gjennomføring av selve arrangementet vurderes derfor ikke nærmere. Her nevnes f.eks. tømming av toaletter, fremskaffing av raier, lån av bord, benker og flaggstenger. Bodø kommunes tilrettelegging bør eventuelt omhandle og begrenses til infrastruktur som vei, vann/avløp, og plasser for scene, mat- og salgstelt. All tilrettelegging er innenfor teknisk avdelings fagområder. Eventuell fri disponering av kommunal landbrukseiendom til leirområde (inkludert teltområder, bygg aktivitetsområder og parkering) må avklares direkte mellom arrangør og Bodø kommunale eiendommer KF. Tiltak i og bruk av kommunale bygg avklares også mellom foretaket og arrangør. På grunn av leirens størrelse vil arrangementet inngå i Bodø kommunes ordinære beredskapsplan. Dialog opprettes mellom arrangør og beredskapsansvarlig i Bodø kommune.
Tilrettelegging av trafikksikkerhetstiltak for kjørende og gående må avtales av arrangør med gjeldene myndigheter, i tråd med risikoanalyser og råd fra faglige instanser. Når det gjelder RV80 må arrangør avklare tiltak med Statens vegvesen som har ansvar for planlegging, bygging og drift av riksveier. NSF må utarbeide en ROS-analyse hvor trafikksikkerhetsplan er inkludert, herunder ønskede tiltak i Junkerveien. Det er utarbeidet tre ulike alternativer for tilrettelegging til leiren, med ulik kostnadsramme: Veg Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Veg 1 alt 1 (full opprustning) kr 945 000 Veg 1 alt 2 (breddeutvidelse + reasfaltering) kr 693 000 Veg 2 + 3 kr 119 000 Beløp kr 1 064 000 kr 693 000 kr - Mva. veg kr 266 000 kr 173 250 kr - Sum veg kr 1 330 000 kr 866 250 kr - Vann/avløp Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Vann + alt 1 (kombinert avløpsløsning) kr 499 483 kr 499 483 Vann + alt 2 (ny avløpsledning) kr 2 490 000 Beløp kr 2 490 000 kr 499 483 kr 499 483 Mva. vann/avløp kr 622 500 kr 124 871 kr 124 871 Sum vann/avløp kr 3 112 500 kr 624 354 kr 624 354 Plasser Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Sceneområde (ny lokasjon) kr 108 000 kr 108 000 Fjerning sceneområde kr 54 000 kr 54 000 Mattelt kr 47 500 kr 47 500 Fjerning mattelt kr 23 750 kr 23 750 Salgstelt kr 38 000 kr 38 000 Fjerning salgstelt kr 19 000 kr 19 000 Beløp kr 290 250 kr 290 250 kr - Mva. plasser kr 72 563 kr 72 563 kr - Sum plasser kr 362 813 kr 362 813 kr - Rigg og drift 10 % kr 480 531 kr 185 342 kr 62 435 Uforutsett 15 % kr 792 877 kr 305 814 kr 103 018 Sum kr 6 078 720 kr 2 344 572 kr 789 807 Konsulentutgifter kr 220 000 kr 170 000 kr 120 000 Admin/byggeledelse 8 % kr 486 298 kr 187 566 kr 63 185 Finanskostnader 5 % kr 303 936 kr 117 229 kr 39 490 Sum kr 1 010 234 kr 474 794 kr 222 675 Sluttsum kr 7 088 954 kr 2 819 366 kr 1 012 482 Kostnadstall estimert av COWI og Byteknikk. Mva.-refusjon inntil kr 370 000,-. Det er knyttet usikkerhet til beløpene.
Ut fra kalkylene som foreligger så vil tilrettelegging på alle kostnadsberegnede punkter i søknaden bety en kostnad på ca. kr 7 mill. Med bakgrunn i omsøkt tilrettelegging, og kommunens økonomiske situasjon anbefales alternativ 2: Vei 1 alt. 2 - breddeutvides med 2 meter og reasfalteres Veien inn til Vågøynes vil under speiderleiren få stor belastning pga. varetransport, renovasjon, tømmebiler for avløpstømming mm. Dagens vei er smal og ikke dimensjonert for tungtrafikk. Bruk av Vågøynes gård i framtiden er ikke avklart. Mest sannsynlig vil adkomst til området være der det er i dag. En oppgradering av veien vil derfor høyst sannsynlig komme til nytte senere. Vann alternativ 1 kombinert løsning (T1 T6): Undersøkelser tilsier at avløpsledningene i området er av dårlig kvalitet, og vil mest sannsynlig ikke tåle den belastingen som en speiderleir med rundt 8000 deltakere vil gi. Det foreslås en løsning der man både benytter eksisterende avløpsledning som ligger langs Junkerveien, kombinert med en midlertidig avløpsløsning på området. De tre tilkoblingene koordineres med bygging av fortau langs Junkerveien i regi av Bypakken, slik at graving gjennom veien foretas samtidig. Arbeidet med fortauet er i startfasen nå og skal være ferdigstilt i juni 2016. Vannforsyningen anbefales som en midlertidig løsning der vannledninger legges på bakken frem til de ulike punkter hvor det er behov for vannuttak. Når leiren er over vil disse vannledningene bli fjernet. Det eneste som blir varig etter speiderleiren vil være de 3 avløpsledningene som blir lagt gjennom Junkerveien, alt annet vil være borte etter at leiren er avsluttet. Plasser Det er også behov for tilrettelegging i form av underlag for mattelt, salgstelt, toalettområder og sceneområde. Størstedelen av tiltakene er midlertidige. Områdene skal tilbakeføres til sin opprinnelige tilstand etter arrangementet. Av tilretteleggingen som foreslås er det kun veien inn til Vågøynes gård som har etterbruksverdi. I kostnadsforslagene forutsettes det at NSF selv bekoster leie av toalettcontainere og tilhørende utstyr, samt utgifter ved drift av disse. Oppsummert tilrettelegging alternativ 2 Tiltak Beløp Veg 1 alt 2 kr 866 250 Vann + alt 1 (kombinert avløpsløsning) kr 624 354 Plasser kr 362 813 Rigg/drift/uforutsett kr 491 155 Administrasjon kr 474 794 Sum kr 2 819 366 Alle tall inkl. mva. Økonomiske konsekvenser Det er ikke satt av midler innenfor teknisk avdelings budsjetter til speiderleiren i 2016 eller 2017. Skal det gjennomføres tilrettelegging for inntil kr 3 mill. må teknisk avdeling omdisponere midler innenfor eksisterende driftsbudsjetter. Bruk av driftsmidler vil gå utover andre oppgaver som drift og vedlikehold av veier, vann og avløp. Byteknikk har i epost 4.12.2015 foreslått følgende løsning:
Opparbeidelse av vei kr 1,2 mill gjennom omdisponering av asfaltering 2016 Kr 0,3 mill gjennom tilpasning drift VA 2016 Det forutsettes at kr 1 mill som ble nedtrekt i 2016 til div arrangementer blir tilbakeført i 2017. I alt inntil kr 1,5 mill. Den foreslåtte tilretteleggingen er av et slikt omfang at det i tillegg anbefales å tilføre teknisk avdeling ytterligere midler. Periodisering gjennomføring alternativ 2-2016/2017 Tiltak/år 2016 2017 Avløpsledninger/kryssing Junkerveien kr 167 853 kr - Vei inn til Vågøynes gård kr 866 250 kr - Midlertidige vannledninger/øvrig avløp kr - kr 456 501 Plasser kr - kr 362 813 Rigg/drift/uforutsett kr 262 681 kr 228 474 Administrasjon kr 250 479 kr 224 315 Sum kr 1 547 263 kr 1 272 103 Alle tall inkl. mva. Konklusjon og anbefaling Rådmannen anbefaler at Bodø kommune støtter Speiderleiren 2017, med tilrettelegging av infrastruktur for inntil kr 3 mill. i henhold til alternativ 2. Kr 1,5 mill. tilføres teknisk avdelings budsjett. Kr 1 mill. innarbeides i tertial 1 2016, ytterligere kr 500.000,- innarbeides i økonomiplan 2017. Resterende beløp omdisponeres innenfor teknisk avdelings investerings- og driftsbudsjetter. Byteknikk påtar seg ansvaret for tilretteleggingen, herunder valg av tekniske løsninger. Når omfanget av Byteknikks utgifter til diverse arrangementer i jubileumsåret 2016 foreligger, vurderes eventuell tilførsel av midler i forbindelse med behandlingen av tertial 1 2016. Tilretteleggingen nevnt i alternativ 2 anses som Bodø kommunes bidrag til Speiderleiren 2017. Alle kostnader og avklaringer utover dette overlates til arrangør, herunder avtaler med Bodø kommunale eiendommer KF. Bodø kommunes tilrettelegging forutsetter at arrangør har inngått formelle avtaler med Nordland fylkeskommune om bruk av deres arealer. Det legges fram en orienteringssak om status for Speiderleir 2017 nærmere arrangementet. Rolf Kåre Jensen Rådmann Saksbehandler: Berit Janne Pedersen, Per Grøtterud og Rune Lund Sommerseth Knut Hernes / Arne Øvsthus Kommunaldirektører
Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 1: Søknad fra Norsk speiderforbund, datert 1.12.2015 2 Vedlegg 2: Budsjett