VEILEDER FOR USIKKERHETSSTYRING Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 1 av 20
INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING...4 1.1 Om dette dokumentet...5 1.2 Om usikkerhetsstyring...5 2 USIKKERHETSSTYRING I STATSBYGG...6 2.1 Arbeidsprosess...6 2.2 Roller og ansvar i usikkerhetsstyringen...8 3 PLANLEGGE USIKKERHETSSTYRING... 10 3.1 Innledning... 10 3.2 Fordeling av roller og ansvar... 10 3.3 Etablere plan for usikkerhetsstyringen... 10 3.4 Etablering av usikkerhetsstyring i styringsdokumentet... 11 4 UTFØRE USIKKERHETSANALYSER... 12 4.1 Innledning... 12 4.2 Utvikling av tiltak inklusiv oppsett av usikkerhetsregister... 13 5 HÅNDTERE USIKKERHET... 14 5.1 Innledning... 15 5.2 Utvikling av strategier for håndtering av usikkerhet... 15 5.3 Iverksette og følge opp tiltak... 15 6 OVERVÅKE PROSJEKTETS USIKKERHET... 17 6.1 Innledning... 17 6.2 Følge opp usikkerhetselementer... 17 6.3 Rapportering av usikkerhetsbildet... 17 6.4 Identifisere og behandle nye usikkerhetselementer... 18 7 EVALUERE PROSESSEN FOR USIKKERHETSSTYRING... 20 7.1 Innledning... 20 7.2 Dokumentere restusikkerhet... 20 7.3 Erfaringsoverføring... 20 Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 2 av 20
Figurliste Figur 1 Arbeidsprosess usikkerhetsstyring... 7 Figur 2 Ulike usikkerhetsanalyser over et prosjekts livsløp - eksempel bygg... 14 Tabelliste Tabell 1 Roller og ansvar i usikkerhetsstyringen... 9 Tabell 2 Prosess for oppdatering av prosjektets usikkerhetsbilde... 19 Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 3 av 20
INNLEDNING Usikkerhetsstyring Hva skal det bety for Statsbygg? Statsbygg har som visjon å være Statens førstevalg. Dette er krevende. Det er viktig at vi evner å levere det vi er satt til og dermed viser at våre kunder kan ha tillitt til oss. Visjonen vår krever dedikert innsats, en innsats som stadig må forbedres. Byggeprosjekter er ofte komplekse med stort omfang som krever omfattende ressurser og styring. Verden rundt prosjektet endrer seg og vil påvirke prosjektet hele veien. Usikkerheten kan påvirke byggeprosjektene både i positiv og negativ retning. Potensialet av å håndtere usikkerhet korrekt for Statsbygg og samfunnet blir dermed stor. Gjennom å sette fokus på ledelse og kultur for praktisk og systematisk styring av usikkerhet vil vi videreutvikle måten å tenke, lede og styre prosjekter på. Usikkerhetsstyring er ikke estimering. Usikkerhetsstyring handler om å erkjenne og kommunisere at verden er usikker. Usikkerhetsstyring skal ivareta at prosjektet lever i en stadig mer omskiftlig verden og at dagens kunder er mer krevende enn gårsdagens. Usikkerhetsstyring har som mål å sikre bedre forvaltning av statlige midler gjennom å oppnå mer prosjekt pr investert krone. For å bidra til å oppnå dette tilbyr vi et samlet utdanningsprogram i Prosjektakademiet og denne veilederen innenfor styring av usikkerhet i prosjekter. Hilde Nordskogen Direktør Byggherre, Statsbygg Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 4 av 20
1.1 Om dette dokumentet Hensikten med denne veilederen er å beskrive hvordan det systematisk skal jobbes med usikkerhetsstyring ved gjennomføring av prosjekter i Statsbygg. Veilederen må ses i sammenheng med prosedyre 01-04 Usikkerhetsstyring som er styrende i forhold til hva som skal gjøres av aktiviteter relatert til usikkerhetsstyring for prosjekter i Statsbygg. I tilknytning til prosedyren og veilederen er det utarbeidet maler og verktøy som skal legges til grunn for gjennomføring av usikkerhetsstyringen (01-04-M1-M3). 1.2 Om usikkerhetsstyring Alle prosjekter har mål knyttet til de tre styringsdimensjonene kostnad, tid og kvalitet. På vegne av oppdragsgiver, skal det fremskaffes leveranser slik at prosjektet gjennomføres: a. innenfor budsjett (kostnad) b. innen de definerte tidsfristene (tid) c. og i henhold til spesifiserte kvalitetskrav Hvert prosjekt skal i tillegg ha identifisert hvilke av disse målene som er viktigst (prioritere de), slik at man vet om prosjektet primært er kostnadsdrevet, tidsdrevet eller omfangsdrevet. Alle prosjekter er beheftet med usikkerhet. Sett opp mot målene, innebærer det at endelige resultater av prosjektgjennomføringen vil være uforutsigbar underveis i prosjektgjennomføringen. Denne usikkerheten, eller mangelen på forutsigbarhet, skal i Statsbyggs prosjekter søkes håndtert gjennom at det som en naturlig del av god prosjektstyring systematisk skal jobbes med kartlegging av usikkerhet i den hensikt å påvirke den identifiserte usikkerheten til det beste for prosjektet gjennom tiltak. En god oppfølging av usikkerheten vil gi ledelsen god styringsinformasjon og muligheten til å iverksette nødvendige tiltak på et tidlig tidspunkt. Nevnte aktiviteter utgjør kjernen i Statsbyggs arbeidsprosess for usikkerhetsstyring som er omtalt i kapittel 2. I praksis vil det ikke være mulig, og i de fleste tilfeller heller ikke hensiktsmessig, å eliminere alle trusler eller å realisere alle muligheter gjennom tiltak. Den aksepterte usikkerheten prosjektgjennomføringen innebærer, tas høyde for gjennom at det gjøres avsetninger for usikkerhet basert på kvantitative usikkerhetsanalyser. Primært vil dette dreie seg om kostnadsavsetninger for å ta høyde for økonomisk og/eller finansiell risiko og hendelsesbasert risiko knyttet til gjennomføringen av prosjektet, men avhengig av prosjektets prioritering av mål vil det også kunne gjøres avsetninger ift. prosjektets gjennomføringstid (tidsbuffer). Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 5 av 20
2 USIKKERHETSSTYRING I STATSBYGG Formålet med usikkerhetsstyring i Statsbyggs prosjekter er å bidra til at prosjektene når sine effekt- og resultatmål (kostnad, tid og kvalitet). Det skal enten skje ved at de viktigste truslene mot oppnåelse av mål identifiseres, og relevante tiltak for å motvirke trusler planlegges, iverksettes og følges opp. Eller ved at de største mulighetene for å sikre måloppnåelse identifiseres, og relevante tiltak for å utnytte mulighetene planlegges, iverksettes og følges opp. Usikkerhetsstyringen skal også sikre best mulig kvalitet på beslutningsgrunnlag ved interne godkjenningspunkt (IG) definert i Statsbyggs prosjektmodell for investeringsprosjekter, og sikre best mulig grunnlag for fastsetting av (økonomiske) rammer for gjennomføring av prosjektene, inkludert en god forvaltning av usikkerhetsavsetninger. For å underbygge disse formålene, legges følgende grunnleggende prinsipper til grunn for arbeidet med styring av usikkerhet: Det skal aktivt søkes informasjon om usikre forhold både internt i prosjektene og i omgivelsene rundt, samt gjennomføres en kontinuerlig oppfølging av usikkerheter og tiltak som en integrert del av prosjektenes styringsprosesser. Det skal investeres i forebyggende tiltak fremfor at prosjektet dekker inn overskridelser i ettertid; vel og merke bare når dette vurderes som lønnsomt i et livsløpsperspektiv. Åpenhet og klarhet i kommunikasjon av usikkerhetsbildet gjennom relevant rapportering og god kommunikasjon internt og eksternt. Der det er mulig skal prosjektene søke å fordele ansvar for usikkerhet mellom Statsbygg og leverandører etter prinsippet om styrbarhet slik at den av partene som naturlig vil ha størst innflytelse på de ulike usikkerhetsfaktorene også bærer ansvaret for å håndtere disse. Usikkerhet knyttet til prosjekteringsunderlagets kvalitet kan for eksempel fordeles ned til prosjekteringsleder, mens usikkerhet knyttet til ras i byggegrop kan fordeles ned til entreprenør. 2.1 Arbeidsprosess Statsbyggs arbeidsprosess for usikkerhetsstyring består av fem trinn og to aktiviteter. 1. Planlegge usikkerhetsstyring gjøres primært i forbindelse med oppstart av programfasen, men skal ved hvert IG vurderes om fortsatt er hensiktsmessig. Planlegging av usikkerhetsstyringen og evaluering av prosessen er nærmere omtalt i henholdsvis kapittel 3 og 7. 2. Utføre usikkerhetsanalyser gjennomføres som tidsavgrensede formelle analyseprosesser på planlagte tidspunkt i løpet av prosjektet, og er nærmere omtalt i kapittel 4. 3. Håndtere usikkerhet er en kontinuerlig aktivitet gjennom hele prosjektet, og er nærmere omtalt i kapittel 5. 4. Overvåke prosjektets usikkerhet er en kontinuerlig aktivitet gjennom hele prosjektet, og er nærmere omtalt i kapittel 6. 5. Etter hvert som prosjektet går over i de påfølgende fasene etter programfasen skal det gjennomføres en evaluering av prosessen (trinn 5), og ved behov en replanlegging av Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 6 av 20
usikkerhetsstyringen med fokus på å sikre at usikkerhetsstyringen er tilpasset de kommende fasene. I tillegg til de omtalte prosesstrinnene består usikkerhetsstyringsprosessen av aktivitetene dokumentasjon og kommunikasjon mot eksterne og interne interessenter. Aktiviteten dokumentasjon er en kontinuerlig aktivitet som har til formål å dokumentere resultatene fra usikkerhetsanalysen, samt dokumentere påfølgende oppdateringer av usikkerhetsmatrise og register på en enhetlig måte. Aktiviteten kommunikasjon med eksterne og interne interessenter er en kontinuerlig aktivitet som har til formål å informere interessentene prosjektets til enhver tid gjeldende usikkerhetsbilde. Hvilken informasjon som går til de ulike interessentene avtales med PE. De ulike trinnene i prosessen er illustrert i figur 1. Figur 1 Arbeidsprosess usikkerhetsstyring Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 7 av 20
2.2 Roller og ansvar i usikkerhetsstyringen Sentrale roller og deres oppgaver og ansvar i forbindelse med usikkerhetsstyringen er beskrevet i tabell 1. Rolle Oppgaver Prosjekteier (PE) PE er ansvarlig for at strategi for usikkerhetsstyring implementeres i prosjektet i henhold til gjeldende prosedyre for usikkerhetsstyring. PE skal ha oversikt over og sørge for lederoppmerksomhet på vesentlige usikkerhetselementer. Prosjekteier disponerer hele eller deler av prosjektets ufordelte reserve innenfor prosjektets styringsramme (P50) Prosjektleder Usikkerhetskoordinator prosjekt Usikkerhetseier Tiltaksansvarlig (jf. 00-13 Overføring av reserver i byggeprosjekter). Prosjektleder er av PE tillagt ansvaret for den daglige oppfølging av prosjektet, og derigjennom også det overordnede ansvaret for at usikkerhetsstyringen blir planlagt og gjennomført på en hensiktsmessig måte. PL disponerer hele eller deler av prosjektets ufordelte reserve innenfor P50 iht avtale med PE (jf. 00-13 Overføring av reserver i byggeprosjekter). Usikkerhetskoordinatoren har på vegne av prosjektleder ansvaret for den praktiske utøvelsen av usikkerhetsstyringen i prosjektet, herunder: Utarbeide plan for usikkerhetsstyring i prosjektet. Koordinere og støtte usikkerhetsstyringen i prosjektet. Etablere et usikkerhetsregister med tilhørende matrise og sikre at dette er oppdatert og gir et riktig bilde av prosjektets totale usikkerhet. Rapportere usikkerhetsstatus i statusmøter. For alle prosjekter skal det identifiseres en person som fyller rollen som usikkerhetskoordinator dette kan også være PL selv. For et aktivt usikkerhetselement skal det alltid være identifisert en usikkerhetseier som skal følge opp usikkerhetselementet (vurdering av kritikalitet, rapportering av status) samt beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes. Usikkerhetseier kan kun være enten prosjekteier eller prosjektleder. For alle tiltak som besluttes gjennomført skal det identifiseres én tiltaksansvarlig som skal sørge for at tiltaket blir gjennomført innen fastlagte frister og som rapporterer status på tiltaket til usikkerhetseier. Alle involverte i prosjektet kan i prinsippet være tiltaksansvarlige, men en tiltaksansvarlig bør ha kompetanse og påvirkningsmuligheter, som dels dekker mest mulig av usikkerhetselementets årsaker og dels gjør at han/hun disponerer de ressursene som skal til for å iverksette effektive tiltak. Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 8 av 20
Rolle Forslagsstiller Oppgaver Forslagsstiller identifiserer og rapporter inn forslag til nye usikkerheter til prosjektets usikkerhetskoordinator. Alle interessentene i og rundt prosjektet kan i prinsippet være forslagsstiller. Alle medarbeidere i prosjektet skal foreslå nye usikkerhetselementer som en del av sitt daglige arbeid i prosjektet. Tabell 1 Roller og ansvar i usikkerhetsstyringen Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 9 av 20
3 PLANLEGGE USIKKERHETSSTYRING Formålet med planlegging av usikkerhetsstyring er å etablere en fungerende dynamisk prosess for usikkerhetsstyring. Trinnet skal etablere en plan for prosjektets usikkerhetsstyring hvor det fremgår hvem som skal utføre usikkerhetsstyring, hvordan prosessen for usikkerhetsstyring skal gjennomføres, hvordan usikkerhet og håndteringen av usikkerhet skal kommuniseres og koordineres mellom prosjektets interessenter. Planlegging av usikkerhetsstyring gjøres primært i forbindelse med oppstart av programfasen (IG 1), men planen skal ved hvert internt godkjenningspunkt (IG) vurderes om fortsatt er hensiktsmessig. Hjelpemidler: Mal plan for usikkerhetsstyring 01-04-M1 3.1 Innledning Da ingen prosjekter er like, og gjennomføring av hvert prosjekt byr på ulike utfordringer, er det ikke mulig eller hensiktsmessig å etablere en detaljert plan for usikkerhetsstyring som skal gjelde for alle prosjekter i Statsbygg. Planen må i hvert enkelt tilfelle utvikles basert på prosjekts unike karakter og oppgave. Planlegging av usikkerhetsstyringen omfatter to aktiviteter: Fordeling av roller og ansvar Etablering av plan for usikkerhetsstyringen I tillegg skal prosjektet beskrive sin strategi for usikkerhetsstyring i styringsdokumentet, kap.2. 3.2 Fordeling av roller og ansvar Fordeling av roller og ansvar er en grunnleggende del av det å planlegge usikkerhetsstyringen i prosjektet. Roller som inngår i usikkerhetsstyring er omtalt i kapittel 2.2. Effektiv usikkerhetsstyring forutsetter at det er etablert et klart og entydig eierskap samt klare og tydelige ansvarsforhold knyttet til usikkerhetselementer og tiltak. Det er prosjektleder som er ansvarlig for at usikkerhet blir styrt i gjennom hele prosjektforløpet, men denne kan utpeke en usikkerhetskoordinator som på vegne av seg selv har ansvaret for den praktiske utøvelsen av usikkerhetsstyringen i prosjektet. Usikkerhetskoordinatoren i prosjekt er en sentral rolle i forhold til å få usikkerhetsstyring til å fungere i prosjektet. Det er viktig å presisere at rollen ikke nødvendigvis må innehas av en person som ikke har andre roller i prosjektet. I mange tilfeller vil det være andre enn prosjektleder som har rollen som usikkerhetskoordinator (for eksempel assisterende prosjektleder eller prosjektøkonom for prosjektet), men denne rollen kan også innehas av prosjektleder selv (dette vil ofte være tilfelle i tidlige faser av prosjektet). 3.3 Etablere plan for usikkerhetsstyringen Formålet med aktiviteten er å utarbeide en kortfattet plan som beskriver hvordan usikkerhetsstyringen skal gjennomføres i prosjektet, og hvordan prosjektet på en forebyggende måte har tenkt å håndtere usikkerhet ved gjennomføring av bl.a. usikkerhetsanalyser. Mal for slik plan er vedlagt (01-04-M1). Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 10 av 20
Følgene forhold knyttet til gjennomføring av usikkerhetsstyring foreslås lagt inn i planen: PROSJEKTETABLERING Kvantitative analyser Kvalitative analyser og andre aktiviteter for å få frem forslag om nye usikkerhetselementer Oppfølging av usikkerhetselementer og iverksatte tiltak Rapportering av usikkerhetsbildet 3.4 Etablering av usikkerhetsstyring i styringsdokumentet Usikkerhetsstyringen er en del av prosjektstrategien til prosjektet (kapittel 2 i styringsdokumentet). En prosjektstrategi representer et sett av overordnede retningslinjer som viser omverden og prosjektdeltagerne hvordan prosjektet skal nå sine mål. Alle klasse 3 (og delvis klasse 4 avhengig av størrelse) prosjekt er underlagt statens regime for kvalitetssikring av investeringsprosjekter. Det er utarbeidet en egen veileder som angir krav til strategi for håndtering av usikkerhet, prosjektstrategi, gjennomføringsstrategi, organisering og ansvarsdeling - Veien gjennom KS2 - NSP. Prosjektets plan for usikkerhetsstyring beskriver, sammen med Statsbygg sin prosedyre for usikkerhetsstyring, hvordan prosjektet skal drive usikkerhetsstyring. Denne legges inn i kapittel 2 - Prosjektstrategier i styringsdokumentet. Følgende overordnede krav stilles i ekstern kvalitetssikrer sin veileder på området styring av usikkerhet: Det skal forelige en presentasjon av usikkerhetsbildet i form av de mest kritiske usikkerhetsfaktorene (både muligheter og trusler) i forhold til realisering av prosjektets hensikt, mål og kritiske suksessfaktorer, ledsaget av en beskrivelse av hvilke strategier og tiltak prosjekter har eller planlegger å iverksette for å styre disse. Resultatene fra usikkerhetsanalysen presenteres som oftest i et tornadodiagram og S- kurve (en interessent- eller behovsanalyse vil gi et noe annet resultat). I tillegg skal det bli utarbeidet en usikkerhetsmatrise og -register (01-04-M2) over de viktigste usikkerhetene i prosjektet. Tornadodiagram, matrise og register presenteres og drøftes i kapittel 2 i styringsdokumentet. Her bør det bl.a. drøftes prioritering av tiltak på de ulike usikkerhetene sett opp mot prioriteringene av prosjektets resultatmål. Dette igjen må sees i sammenheng med valg av gjennomførings- og kontraktsstrategi. Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 11 av 20
4 UTFØRE USIKKERHETSANALYSER Formålet med dette trinnet er å identifisere muligheter og trusler for prosjektet. Videre er formålet å estimere sannsynligheten for at hendelsene inntreffer, konsekvensene av hver enkelt usikkerhet hvis den intreffer, samt forventet tidspunkt for når hver enkelt usikkerhet kan inntreffe. Hjelpemidler: Mal Plan for usikkerhetsstyring 01-04-M1 Veileder Usikkerhetsanalyse for prosjektmedarbeidere 01-04-V2 Eksempel på kalkylestruktur - bygningsdelstabell 01-04-V2 Vedlegg 1 Eksempel på kalkylestruktur - kontrakt 01-04-V2 Vedlegg 2 Mal usikkerhetsmatrise og -register 01-04-M2 Eksempel usikkerhetsmatrise 01-04-E1 Eksempel usikkerhetsregister 01-04-E2 Usikkerhetsanalysen er en naturlig del av beslutningsgrunnlaget i de interne godkjenningspunktene (IG) som avgjør om et prosjekt skal gå over til neste fase i prosjektmodellen. Typisk her er beslutninger om hvorvidt valgt konsept skal videreføres i et forprosjekt, og om forslagene fra forprosjektet skal gjennomføres. I usikkerhetsanalysen bør det fokuseres på mulige forhold i prosjektets fremtid som krever forhåndstiltak for å avverge/begrense trusler eller utnytte mulighetene som kommer frem i analysen. En usikkerhetsanalyse skal bidra til at prosjektet prioriterer de områdene som er mest sentrale og gi grunnlag for beslutninger om veien frem til målet. Det dreier seg med andre ord om å utvikle en kvalitativt og kvantitativt beskrevet modell av virkeligheten (se kap. 4.1 og 01-04-V2 for kort redegjørelse). Det som kjennetegner gode kostnadsoverslag er at alle forhold har vært vurdert, og at mulige virkninger på kostnadene er kvantifisert, og etter beste skjønn tatt inn i kostnadsoverslaget. Dette betyr for eksempel at mangler i plangrunnlaget, mulige politisk baserte pålegg, miljøforhold, etc., er tatt hensyn til, og at kostnadene knyttet til forventede planendringer er med. Det samme gjelder forhold som prosjektforelskelse 1, markedssvingninger, organisatoriske forhold, etc. 4.1 Innledning En usikkerhetsanalyse er en systematisk fremgangsmåte for å identifisere, beskrive og beregne usikkerhet. Formålet med gjennomføring av usikkerhetsanalyser er todelt: a) Identifisere og vurdere usikre forhold i prosjektet, inkludert utarbeidelse av forslag til tiltak for å legge til rette for best mulig fremtidig håndtering av usikkerhetselementene. Denne delen av usikkerhetsanalysen utgjør således en viktig input til prosjektets løpende usikkerhetsstyring i form av ny informasjon om usikkerhetselementer og tiltak, og omtales også som kvalitativ analyse. b) Ved å bygge videre på den kvalitative analysen gi en oversikt over prosjektets kostnadsusikkerhet, samt fastsette prosjektets forventet sluttkostnad. Dette omtales som kvantitativ analyse. 1 Prosjektforelskelse betyr at man er så tett involvert i prosjektet at man ikke ser (eller ikke vil se) eventuelle svake sider ved prosjektet, prosjektets omgivelser og ytre, påvirkende faktorer som kan bidra til usikkerhetsbildet. Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 12 av 20
En usikkerhetsanalyse består av syv steg, hvorav de fire første stegene utgjør den kvalitative analysen: 1. Avklare mål og problemstillinger for analysen 2. Identifisere og strukturere usikkerhetselementer 3. Kvalitativ vurdering av kostnadsposter (trippelanslag) 4. Kvalitativ vurdering av usikkerhetselementene (trippelanslag) 5. Kvantitativ vurdering (Modellering og simulering) 6. Evaluering av resultater (forventet sluttkostnad), usikkerhetsavsetning og kuttliste 7. Utvikling av tiltak for styring av usikkerhet I 01-04-V2 er de ulike trinnene knyttet til usikkerhetsanalyse beskrevet mer i detalj. 4.2 Utvikling av tiltak inklusiv oppsett av usikkerhetsregister Et usikkerhetsregister dokumenterer usikkerhetsstyringen, og skal være basert på malen i 01-04-M2, med tilhørende eksempel. Oppsettet av usikkerhetsregisteret skal tilpasses prosjektets størrelse og kompleksitet, samt planen for usikkerhetsstyringen som er etablert for prosjektet. Følgende 8 steg anbefales gjennomført ved oppdatering av usikkerhetsregisteret (se kap. 6 og 01-04-E2): 1. Gjennomgang av status på tidligere identifiserte usikkerheter og tiltak 2. Identifisering av nye usikkerhetsforhold - muligheter og trusler 3. Grov estimering av nye muligheter 4. Grov estimering av nye trusler 5. Innplassering i matrisen - vurdering av sannsynlighet for mulighet og trusler 6. Utvikling av tiltak på muligheter og trusler som har stort potensialet og/eller er kritiske for prosjektet 7. Oppdatering av usikkerhetsbilde - matrise og usikkerhetsregister 8. Kommunisering av usikkerhetsbilde ( topp ti ) - eksterne og interne interessenter Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 13 av 20
5 HÅNDTERE USIKKERHET Formålet med trinnet er å avgjøre om trusselen er akseptabel eller om muligheten er verdt å gripe for prosjektet. Hvis trusselen ikke er akseptabel eller muligheten er verdt å gripe må det iverksettes tiltak for å håndtere usikkerheten til et akseptabelt nivå. Hjelpemidler: Mal plan for usikkerhetsstyring 01-04-M1 Veileder Usikkerhetsanalyse for prosjektmedarbeidere 01-04-V2 Mal for usikkerhetsmatrise og -register 01-04-M2 Håndtering av usikkerheter omfatter det å prioritere de ulike usikkerhetene, planlegge og iverksette tiltak og overvåke og kontrollere de tiltak som er implementert for å håndtere usikkerhet. Erfaringsmessig vil et prosjekt fokusere på ulike usikkerheter i løpet av utviklingsforløpet. Typisk vil det i programfasen være mest fokus på vurdering av fremtidig behov opp mot hvilke konsepter som er best egnet til å løse det strategiske behovet. Når prosjektet beveger seg over i forprosjektfasen skifter prosjektet fokus til å diskutere hvordan konseptet bør løses mer i detalj, og man begynner å skissere de tekniske løsningene sammen med mulige grove kostnadsestimater (se figur 2). I tillegg til at prosjektet naturlig har ulike områder som i større eller mindre grad er preget av usikkerhet over prosjektforløpet, blir prosjektet også påvirket av de kontekstuelle usikkerhetsforholdene (se forklaring over figur 2) som utvikler seg og svinger mer uforutsigbart. Prosjekter i Statsbygg påvirkes av valg som Statsbyggs eier gjør, de påvirkes av organisasjonsutviklingstiltak som igangsettes, av hvor mange prosjekter som pågår, ressurssituasjonen, hvilke prosjekter som igangsettes eller avsluttes i nærområdet, markedskonjunkturer med mer. Figur 2 Ulike usikkerhetsanalyser over et prosjekts livsløp - eksempel bygg 2 2 Usikkerhetsanalyse med oppbygging av kostnadsstruktur med utgangspunkt i vedlegg 2 (ved IG 2/3, 4 og 5) Usikkerhetsanalyse med oppbygging av kostnadsstruktur med utgangspunkt i vedlegg 3 (ved IG 6 og utover) Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 14 av 20
Slike skifter og svingninger i den kontekstuelle usikkerheten medfører at det er behov for å analysere usikkerheten og utvikle nye strategier for muligheter og trusler jevnlig i et prosjekts utviklingsforløp. Det er fastlagt (01-04 Usikkerhetsstyring) at prosjekter skal gjennomføre usikkerhetsanalyse i løpet av programfasen (IG 2/3), skisseprosjekt (IG 4) og forprosjektfasen (IG 5). Usikkerhetsanalysen basert på detaljprosjektet skal oppdateres minimum en gang i halvåret. Det bør også gjennomføres oppdatering av usikkerhetsanalysen ved større kontraktsinngåelser (som oftest ved IG 6) eller når andre store ekstraordinære forhold inntreffer. 5.1 Innledning Håndtering/behandling av usikkerhet omfatter 2 aktiviteter: Utvikling av strategier - operativt nivå Iverksette og følge opp tiltak 5.2 Utvikling av strategier for håndtering av usikkerhet Flere strategier for tiltak mot usikkerhet er tilgjengelige. Den strategien som har den største sannsynlighet for å være effektiv bør velges for hver usikkerhet. Følgende strategier kan velges: Unngå. Å unngå usikkerhet ved å endre prosjektets plan for å eliminere usikkerheten eller og beskytte prosjektets målsetninger mot virkningene fra disse. Selv om prosjektteamet aldri kan eliminere alle usikkerhetene, så kan noen spesifikke usikkerheter unngås. Overføring. Overføring av usikkerhet er å søke og legge konsekvensene av en usikkerhet på en tredjepart sammen med eierskapet av tiltaket mot usikkerheten. Overføring av usikkerheten gir kun den andre part ansvar for håndteringen av den, usikkerheten blir ikke eliminert. Mildne (dempe). Ved å mildne søker en å redusere sannsynligheten og/eller konsekvensene av en ufordelaktig hendelse ned på et akseptabelt nivå. Det å iverksette tiltak tidlig for å redusere sannsynligheten for at en usikkerhet oppstår eller redusere dens virkning på prosjektet, er mer effektivt enn å forsøke og reparere konsekvensene etter at hendelsen har inntruffet. Kostnader for mildning av usikkerhet må stå i forhold til hendelsens sannsynlighet for å inntreffe og dens mulige konsekvenser. Utforske. Muligheter som vil kunne bidra til forbedringer av prosjektet mål søkes utforsket. Det medfører at prosjektet setter i gang tiltak som medfører økt sannsynlighet for at de fordelaktige hendelsene inntreffer eller tiltak som bidrar til økt positiv effekt. Aksept. Denne teknikken indikerer at prosjektteamet har besluttet å ikke endre prosjektplanen for å håndtere en usikkerhet, eller er ikke i stand til å identifisere en annen passende tiltaksstrategi. Denne strategien kan for eksempel velges når prosjektet anser sannynligheteten for at muligheten/trusler vil påvirker er liten og dermed ikke nødvendig å ta hensyn til. Eller når kostnaden ved å innføre tiltaket er større enn gevinsten som oppnås/utgiften som reduseres om muligheten/trusslen inntreffer. 5.3 Iverksette og følge opp tiltak Hvis usikkerhetselementer ikke er akseptable for interessentene, må det påvirkes gjennom tiltak slik at det blir akseptabelt. Prioritering av hvilke usikkerhetselementer det skal iverksettes tiltak i forhold til gjøres på bakgrunn av usikkerhetselementets kritikalitet sett opp mot definerte effektog resultatmål. Usikkerhetsmatrisen er et viktig hjelpemiddel som angir hvilke muligheter og trusler som prosjektleder bør har tiltak på i de kommende månedene. Etter hver analyse bør det utarbeides en ti på topp -liste over områder som skal ha fokus i de kommende månedene. Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 15 av 20
Alle tiltak som iverksettes skal ha en usikkerhetseier, definert frist for gjennomføringen av tiltaket og en tiltaksansvarlig som er ansvarlig for gjennomføringen av tiltaket samt rapportere status på tiltaket til usikkerhetseier. Tiltakene skal dokumenteres i usikkerhetsregisteret (01-04- M2). Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 16 av 20
6 OVERVÅKE PROSJEKTETS USIKKERHET Formålet med dette trinnet er å revidere og oppdatere usikkerhetbildet, herunder vurdere effektiviteten av usikkerhetsbehandlingen som ble iverksatt i kapittel 5, og søke etter nye usikkerheter og årsaker til usikkerheten. Hjelpemidler: Mal plan for usikkerhetsstyring 01-04-M1 Veileder Usikkerhetsanalyse for prosjektmedarbeidere 01-04-V2 Mal usikkerhetsmatrise 01-04-M2 Mal for rapportering av usikkerhet 01-04-M3 Det må skapes et løpende og historisk bilde av usikkerhetene, slik at usikkerhetene kan bli kommunisert åpent, komplett og konsist til relevante interessenter. Det omfatter konteksten som usikkerhetsstyringen skjer i, nåværende status for usikkerhetene, og historisk utvikling av usikkerhetene. 6.1 Innledning Overvåking av prosjektets usikkerheter omfatter 4 aktiviteter: Følge opp usikkerhetselemeter Rapportering av usikkerhetsbildet Identifisere og behandle nye usikkerhetselementer Revurdering av strategier for håndtering av usikkerhet (se kap. 5.2) 6.2 Følge opp usikkerhetselementer Oppfølgingen av usikkerhetselementene og deres mulige effekt på prosjektets mål skal skje jevnlig (minimum ved hver månedsrapportering for prosjektets kritiske usikkerhetselementer). Det må løpende vurderes om iverksatte tiltak gir ønsket effekt på usikkerhetselementene, og om det er behov for å iverksette ytterligere tiltak. Status på kritiske usikkerheter skal gjennomgås på prosjektets ordinære statusmøter (inkl Prosjektråd), slik at de kan gis en tverrfaglig vurdering. Usikkerhetsregisteret inneholder overordnet informasjon om usikkerhetene, og en samling av tiltak for alle typer usikkerhet, noe som inkluderer gjeldende og historisk status på usikkerhet. Usikkerhetsregisteret skal oppdateres når det er endringer i status til en individuell usikkerhet, dens beskrivelse, eksponering eller behandling, og når nye usikkerheter identifiseres. 6.3 Rapportering av usikkerhetsbildet Prosjektet skal som en del av ordinær månedsrapportering rapportere usikkerhet, som vist i 01-04-M3. Usikkerhetsstatus kommuniseres periodisk til interne og eksterne interessenter, etter avtale med PE og basert på deres behov for informasjon. Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 17 av 20
6.4 Identifisere og behandle nye usikkerhetselementer Nye usikkerheter skal minimum vurderes annenhver måned. Dette kan enten gjøres som et eget møte eller som en utvidelse av møter som avholdes i forbindelse med månedsrapportering. Tabell 2 angir hvilke trinn som bør gjennomgås i forbindelse med oppdatering av usikkerhetsbildet. Trinn Hva skal utføres/hvilke spørsmål skal besvares 1 Status på tidligere identifiserte usikkerheter og tiltak (oppdatering av usikkerhetsmatrise og register) 2 Identifisering av nye usikkerhetsforhold Hva er status på tiltak som er vedtatt? o Utført som avtalt og innenfor avtalt tidsfrist? o Har tiltakene hatt ønsket effekt? Hva er status på identifiserte usikkerhetsforhold? o Er det noen usikkerheter som ikke lenger er aktuelle? - sett kryss over i matrisen Er det noen usikkerhet som har endret status? o Juster plassering i matrisen (fra til) Individuelt identifisere nye muligheter og trusler o Gruppér nye usikkerhetselementer sammen der det er mulig 3 Grov estimering av nye muligheter Estimere grovt hvor stor positiv effekt det vil ha på prosjektets effektog/eller resultatmål hvis muligheten inntreffer o o Hvor mye vil prosjektet kunne bedres ved å gjøre det konkrete tiltaket sett ift et livsløpsperspektiv? Hvor mye vil prosjektet kunne bedres ved å gjøre det konkrete tiltaket sett ift resultatmålene? Vurdere om nytten ved å utløse muligheten er større enn kostnadene ved å gjennomføre tiltaket. 4 Grov estimering av nye trusler Estimere grovt hvor stor negativ effekt trusselen vil ha på prosjektet hvis trusselen inntreffer o o Hvilke negative konsekvenser for prosjektet kan oppstå sett ift et livsløpsperspektiv? Hvilke negative konsekvenser kan bli påført prosjektet sett ift resultatmålene? Vurdere om effekten av trusselen er større enn kostnadene ved å gjennomføre tiltaket. 5 Vurdere sannsynlighet for at de nye usikkerhetene vil inntreffe Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 18 av 20
Trinn Innplassering i matrisen 6 Utvikling av tiltak Hva skal utføres/hvilke spørsmål skal besvares o Plasser dem inn i usikkerhetsmatrisen og -registeret (01-04-M2). Utvikle tiltak for alle usikkerheter som er definert som de viktigste for prosjektet, og minimum de som ligger i mørkegrønt og rødt område av usikkerhetsmatrisen. 7 Oppdatering av usikkerhetsbildet 8 Kommunisering av usikkerhetsbilde o o Usikkerheter som ligger i mørkegrønt og rødt område skal ha tiltak og rapporteres i månedsrapporten andre usikkerheter vurderes iht retningslinjer for rapportering av usikkerhet. Alle tiltak skal ha eier, tidsfrist og en ansvarlig for gjennomføring av identifiserte tiltak. Etter endt prosess skal usikkerhetsregisteret oppdateres av usikkerhetskoordinator. Det nye usikkerhetsbildet skal kommuniseres til prosjekteier i forbindelse med månedsrapporteringen. o Prosjektleder må vurdere om nye usikkerheter er av en slik art at prosjektet alene kan ta stilling til hvordan de skal håndteres. o Prosjektleder må ta stilling til om konsekvensen er innenfor de vedtatte fullmakter eller om PE bør delta i beslutningen (denne vurdere så i tilfelle om ytterligere personer bør delta). Tabell 2 Prosess for oppdatering av prosjektets usikkerhetsbilde For at usikkerhetsbildet skal bli så godt som mulig, anbefales det at medarbeiderne i prosjektet oppfordres til å identifisere nye usikkerheter forløpende gjennom sitt daglige arbeid. Disse kan for eksempel enten noteres ned individuelt eller noteres ned fortløpende på en felles tavle (for eksempel Den usikre tavle ). Når prosjektet gjennomfører oppdatering av usikkerhetsbildet tas disse momentene inn på trinn 2 (identifisering av nye usikkerhetsforhold). Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 19 av 20
7 EVALUERE PROSESSEN FOR USIKKERHETSSTYRING Formålet med evalueringen er å tilbakeføre erfaringer knyttet til styring av usikkerhet til Statsbygg som organisasjon. Hjelpemidler: Erfaringsrapport under utarbeidelse 7.1 Innledning Usikkerhetsstyringen initieres i programfasen, og gjennomføres kontinuerlig i prosjektet til avsluttet byggefase. For å sikre at usikkerhetsstyringen er tilpasset den fasen prosjektet er i, og at den gir ønsket effekt, gjennomføres en evaluering av prosessen for usikkerhetsstyring i forbindelse med sjekklisten for hvert interne beslutningspunkt (IG). I de tilfeller usikkerhetsstyringen ikke er tilpasset prosjektet, eller ikke gir ønsket effekt, må planleggingstrinnet av prosessen (kapittel 3) gjennomgås på nytt. Avslutning av usikkerhetsstyringen omfatter to aktiviteter som må ivaretas: Dokumentere restusikkerhet Erfaringsoverføring 7.2 Dokumentere restusikkerhet Avslutning av prosjektet innebærer ikke nødvendigvis at all usikkerhet er borte. Det kan i løpet av prosjektet ha blitt avdekket forhold som kan få konsekvenser for realisering av gevinster/ effektmål eller ordinær drift. Prosjektleder må sørge for at informasjon knyttet til disse forholdene blir overført til og akseptert av driftsorganisasjonen. Dokumentasjon av restusikkerhet skal inngå i sluttrapporten (det foreslås at dette innarbeides i prosedyre 10-20 Overføring av byggeprosjekter til forvaltningr). 7.3 Erfaringsoverføring Erfaringer knyttet til usikkerhetsstyring skal inngå i prosjektets sluttrapport (er under utarbeidelse, men prosjekter som har gjennomført KS2 skal allerede i dag rapportere på erfaringer knyttet til usikkerheter i Statsbygg sin rapport til FIN/Concept). En oversikt over hvilke usikkerhetselementer som medførte størst konsekvenser for resultatene av prosjektgjennomføringen. Forslag til forbedring av prosedyre, veileder, maler og verktøy. Videre må det vurderes om det i løpet av prosjektet ble avdekket usikkerhetselementer av generell karakter som bør inngå som en del av Statsbyggs liste over generelle usikkerhetselementer. Godkjent dato: 01.12.2009 Godkjent av: B-direktør Side 20 av 20