Gevinstmuligheter ved innføring av PACS/RIS i Helse Midt-Norge. Sluttrapport v. 1.0

Gevinstmuligheter ved innføring av PACS/RIS i Helse Midt-Norge Sluttrapport v. 1.0

Innhold Innledning Om prosjektet (mandat, organisering, metode og tilnærming) Fakta om virksomheten nøkkeltall og sammenligninger Fakta om systemet (SECTRA) Cases (erfaringer fra andre områder) Gevinstanalyse Oppsummering av gevinsthypoteser og effekter Oppsummering av beregnede effekter Effekter i kartlagte røntgenavdelinger Effekter i kartlagte kliniske avdelinger Samarbeid mellom røntgenavdelinger (mellom sykehus og mellom helseforetak) Gevinstrealiseringsplan Aktiviteter og tidsplan Opplegg for gevinstoppfølging -2 -

Bakgrunn og mandat for prosjektet HMN har vedtatt å innføre system for digital røntgen, PACS/RIS, på alle sine sykehus. Etter planen skal alle sykehus bruke PACS innen utgangen av 2003. Totalt koster investeringen i PACS/RIS 250 mill kroner. HMN forventer å få både økonomiske og kvalitetsgevinster igjen for investeringen PACS/RIS innføringsprosjektet har et teknisk fokus og er mer rettet mot driftssikkerhet enn gevinsttenkning Gevinstrealiseringsprosjektet ble opprettet for å rette fokus mot gevinster som muliggjøres av PACS/RIS også de gevinstene som ikke er umiddelbart realiserbare Prosjektet skal: Identifisere hvor gevinster oppstår Tallfeste gevinster Lage en plan for realisering av gevinster Prosjektet skal påvise betydelige innsparinger og gevinster i helseregionen - antydet gevinst på sikt er 100 mill kr/år. Størstedelen av gevinsten forventes å oppstå i kliniske avdelinger -3 -

Metode for gevinstrealisering PACS/RIS Gevinstrealiseringsprosjektet Implementering i linja Generere hypoteser Validere hypoteser Tallfeste hypoteser Lage plan for gevinstrealisering Implementere Quick-wins Implementere strøm 1 Implementere strøm 2 Implementere strøm n Dokumentere oppnådde effekter Endringsledelse -4 -

Prosjektet ble gjennomført i løpet av 14 uker Aktiviteter Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 uke Forberedelser, mellomarb, dokumentering etc Mellomarbeid, dokumentasjon etc Oppstart med styringsgruppen/utvikle mandat Fase 2 Fase 1 Studere case og benchmarks Intervju med nøkkelpersonell forberedelse til workshops Work shops SG: valg og kvalifisering (9. jan) Gjennomgang av utvalgte hypoteser Dokumentere/beskrive evt. scenarier WS: Valideringsteam SG: valg av hypoteser for Bus. Case (29. jan) Etablere base-line (kostnader, kvalitet, gjennomløpstider etc.) Fase 3 Lønnsomhetsberegninger Utarbeide grov implementeringsplan SG: Pres. Business case, prioritering (18. feb) Utarbeide implementeringsplan SG: Pres. sluttrapport (5. mars) -5 -

Prosjektorganisasjonen representerer bredde både faglig og ledelsesmessig Prosjektet styres av ei styringsgruppe på direktørnivå, og eies av Jan Eirik Thoresen, fagdirektør i HMN I sammensetning av kjernegruppa er det lagt vekt på medisinskfaglig forankring Ca. 50-60 ansatte i sykehusene har deltatt i workshop eller blitt intervjuet som en del av prosjektet En egen valideringsgruppe har kvalitetssikret hypotesene som ble avdekket i workshops eller intervju Styringsgruppe Asbjørn Hofsli, HMN (L) Jan Eirik Thoresen, HMN Sveinung Aune, HMN Einar Myklebust, HN&R Reidar Tessem, HNT Jan Erik Wettre (tillitsvalgt) Kjernegruppe Ingerid Gunnerød, HMN (PL) Arild Pedersen, HMN Arild Vassenden, HMN Asbjørn Nordby, OSS Arild Faxvaag, St Olavs Kjell Griegel, HNT Bård Hofstad, CGE&Y (PL) Bjørn Welde, CGE&Y Roald Bergstrøm, KITH Tor Olav Grøtan, KITH Referansepersoner (intervju og workshops) Valideringsgruppe -6 -

Hypoteser for innsparing genereres både top-down og bottom-up Top-down Ambisjonsnivå Erfaringer fra andre Bottom-up Intervju med fagfolk i sykehusene Workshop med røntgen- og kliniske avdelinger Analyse Gevinstberegning for alle hypoteser, Top-down Fastsette ambisjonsnivå Innhente erfaringer fra andre PACS/RIS Faglig etterrettelig Kvalitetssikring av hypoteser og beregninger i fagmiljø Gevinstestimater utarbeides gjennom analyse på to sykehus, og skaleres deretter opp for regionen samlet Prosjektet skal være preget av faglig etterrettelighet og analyse Bottom up Generere hypoteser gjennom intervjuer og workshops -7 -

Ambisjonsnivå for gevinster er gjennom top downanalyse satt til i underkant av 100 mill. kr Fakta HMN Totalbudsjett 7500 Andel personalkostnader 65 % Forutsetninger Andel avdelinger som er store røntgenbrukere 40 % Mulig effektivisering kliniske avdelinger St Olavs med komplett info-behandling 30 % mindre sykehus med komplett infobehandling 10 % PACS/RIS sin andel av total IT - effektiviseringspotensiale 20 % St Olavs andel total kostnadsmasse 40 % Årsverkskostnad administrativt 400 000 Anslag gevinstpotensiale kliniske avdelinger 70 St Olavs 47 Andre sykehus i regionen 23 Anslag røntgenavdelinger 24 Kostnader material og utstyr 12 Personell (administrativt) 12 Personell (medisinsk) Andre kostnader (arkivareal etc) Økte inntekter Anslag total gevinst PACS/RIS ved komplett innført PACS/RIS og andre systemer 94 Ambisjonsnivået omfatter alle former for effektiviseringsgevinster, og vil derfor ikke være realiserbart i sin helhet -8 -

Prosjektets mandat er å påvise hvor gevinster oppstår, ikke hvordan de skal realiseres PACS/RIS Mer effektive arb.prosesser Bortfall av arb.oppgaver Raskere gj.løpstider Mindre ressursforbruk årsverk Red. mtrl.- forbruk mm. Flere pas. gjennom pol.kl. Færre innlegggelser Kortere liggetider Kortere ventelister Færre korr.- pasienter Bedre utdanning Mer forskning Færre ansatte Gevinster kan oppstå i både røntgenavdelinger og i kliniske avdelinger Effektiviseringsgevinster oppstår enten som følge av at en arbeidsoppgave faller bort, eller som følge av at arbeidsprosesser utføres mer effektivt En effektiviseringsgevinst kan tas ut på mange måter Kortere ventetid Færre korridorpasienter Bedre utdanning Mer forskning Færre ansatte Gevinstrealiseringsprosjektet påviser hvor gevinsten oppstår og hvor stor den er, samt forslag til plan for gevinstrealisering -9 -

Fakta om sykehusene i Helse Midt-Norge Lite Mellomstort Stort Volda Kristiansund OSS Namsos Levanger Molde Ålesund St Olavs 1 Somatiske avd 2002 Antall innleggelser 5 251 6 722 6 672 7 128 12 153 10 151 16 448 44 349 Antall prod. liggedager 31 947 31 845 36 152 34 891 56 275 53 654 96 683 289 586 Kapasitet liggedager 37 291 39 806 42 532 39 648 66 205 59 274 120 684 308 751 Gjsn antall liggedøgn 6,1 4,6 5,4 4,9 4,6 5,3 5,9 6,6 Utnyttelsesgrad 86 % 80 % 85 % 88 % 85 % 91 % 80 % 94 % Røntgenavdelinger antall us 29 266 28 730 36 483 33 000 54 865 61 736 66 089 170 000 ant us/lege 9 755 12 161 7 333 6 858 9 523 6 609 7 391 ant us/radiograf+sykepleier 3 658 2 873 4 218 1 941 2 074 3 632 2 725 3 527 ant us/ikke-medisinsk ansatt 4 502 4 788 8 018 4 231 4 389 5 145 3 004 2 810 Beregninger av antall undersøkelser pr. fagkategori er svært følsomme for vakanser og til dels hvordan enkelte fagkategorier er definert Beregningene er derfor ikke direkte sammenlignbare mellom avdelinger og uttrykker ikke et godt bilde av evt. forskjeller i effektivitet 1 Tall fra 2001-10 -

Det anskaffede PACS/RIS-systemet (fra SECTRA) består av flere komponenter Brukergrensesnitt hovedsakelig for røntgenavdeling (skjermbilder) Grensesnitt for røntgenavdelingens kunder Rekvirent henvisning Oversikt timeavtaler Røntgensvar Booking av timer på web RIS RIS Conrad Conrad 3 3 KundRad KundRad Web Web Tidbok Tidbok Formater Formater XML XML Web Web EDI EDI Grensesnitt mot andre systemer for import/eksport PACS PACS Bildelagringsdatabasen IDS5 dx IDS5 dx IDS5 IDS5 clin clin IDS5 IDS5 tech tech IDS5.net IDS5.net WiseWeb WiseWeb Spesialmoduler, for eksempel for ortopedi Oppslag bilder på web - 11 -

Erfaringer fra andre steder (cases) PACS/RIS implementering: Talegjenkjenning: Cottage Hospital, Santa Cottage Barbara, Hospital, USA Santa Pay-back Barbara, etter 3,5 USA år, total årlig besparelse $500,000 Pay-back etter 3,5 år, total årlig besparelse Økt $500,000 radiograf-produktivitet Økt 58% radiograf-produktivitet MRI 30% 58% CT MRI 41% 30% ultralyd CT Radiolog-effektivitet 41% ultralyd forbedret 100% Radiolog-effektivitet for MR og CT og forbedret 50% 100% for for spesielle MR og us CT og 50% for spesielle us Stort universitetssykehus Philadelphia, Stort universitetssykehus USA Philadelphia, Negativ nåverdi USA av investering med 8 års horisont, Negativ positiv nåverdi med av investering 12 års horisont med 8 års Positiv horisont, nåverdi positiv etter med 8 år 12 forutsatt års horisont 90% lagringskompr. Positiv nåverdi etter 8 år forutsatt 90% lagringskompr. Univ of Texas Medical Branch Galveston, Univ of Texas USA Medical Branch Galveston, Talegjenkjenning USA brukt på 82% av alle beskrivelser Talegjenkjenning brukt på 82% av alle 50% beskrivelser reduksjon i gjennomløpstid for tolkning og skriving 50% reduksjon i gjennomløpstid for tolkning og Svar skriving tilgjengelig innen 24 timer økt fra 11% til 63% Svar tilgjengelig innen 24 timer økt fra 11% til 30% 63% reduksjon i lengde på svar Nedgang 30% reduksjon i stavefeil i lengde på svar Nedgang i stavefeil Hammersmith Hospital London, Hammersmith England Hospital London, Ingen reduksjon England i liggetid for pasienter som følge Ingen av reduksjon PACS/RIS i liggetid for pasienter som Noe følge økt av produktivitet PACS/RIS røntgenavd: Noe tilgjengelighet økt produktivitet us. røntgenavd: økt fra 87% til 98% Gjentatte tilgjengelighet us. fra us. 10% økt til fra 7% 87% til 98% Ingen kvalitetsøkning Gjentatte us. fra 10% til 7% Ingen kvalitetsøkning Hovedfunn: Lettere tilgang til undersøkelser, færre omtakinger og generelt smartere måte å jobbe på gir mer effektive radiologer og radiografer Sykehusreg. med 800 senger Nederland Sykehusreg. (planlagt) med 800 senger Nederland 95-100% reduksjon (planlagt) materialkostnader Reduksjon 95-100% FTE reduksjon røntgenavd materialkostnader Reduksjon støttepersonell FTE røntgenavd 15% arkivpersonell støttepersonell 100% 15% radiografer arkivpersonell 4,5% 100% 100% realisering radiografer 4,5% etter 100% 3 år realisering etter 3 år Reduksjon i kostnader som følge av bortfall av arbeidsoppgaver og materiell (film, fremkallingsvæske osv) Se kildehenvisninger tilslutt i rapporten - 12 - Lettere tilgang på undersøkelser frigjør legetid i kliniske avdelinger Mer effektive klinikere og kortere ventetid på tolket resultat reduserer liggetiden på sykehusene

Innhold Innledning Om prosjektet (mandat, organisering, metode og tilnærming) Fakta om virksomheten nøkkeltall og sammenligninger Fakta om systemet (SECTRA) Cases (erfaringer fra andre områder) Gevinstanalyse Oppsummering av gevinsthypoteser og effekter Oppsummering av beregnede effekter Effekter i kartlagte røntgenavdelinger Effekter i kartlagte kliniske avdelinger Samarbeid mellom røntgenavdelinger (mellom sykehus og mellom helseforetak) Gevinstrealiseringsplan Aktiviteter og tidsplan Opplegg for gevinstoppfølging - 13 -

Gevinstanalyse Hver enkelt hypotese kan gi forskjellige gevinster/effekter: Reduksjon i tidbruk for personell (omregnet til Fulltidsekvivalenter, FTE) Redusert gjennomløpstid Reduserte kostnader og økte inntekter Flere pas. gjennom pol.kl. Kortere ventelister Enkelte av gevinstestimatene knyttet til tidsbruk er ikke direkte og umiddelbart realiserbare. Årsaken er at besparelsen i tidbruk er spredt med en liten andel på hver av mange enkeltpersoner. Deler av gevinsten kan imidlertid hentes ut ved omlegging av arbeidsplaner/vaktplaner osv. Gevinstene er angitt i et høyt og et lavt estimatnivå. I begge tilfeller er det lagt til grunn et forsiktig anslag. Forskjellen kan skyldes usikkerhet om anslaget, eller at et høyt anslag betinger spesielle investeringer, f.eks knyttet til talegjenkjenning PACS/RIS Mer effektive arb.prosesser Bortfall av arb.oppgaver Raskere gj.løpstider Mindre ressursforbruk årsverk Red. mtrl.- forbruk mm. Færre innlegggelser Kortere liggetider Færre korr.- pasienter Bedre utdanning Mer forskning Færre ansatte - 14 -

Antatte effekter fra hver enkelt gevinsthypotese Antall undersøkelser RTG Inntekter (RTV og egenandeler) Øvrige eksterne kostnader FTE merkantil FTE radiograf FTE radiolog - 15 - Røntgenavd Poliklinikk Sengepost Inntekter (DRG/ISF og egenandeler) FTE merkantil FTE kliniker Inntekter (DRG/ISF) FTE sykepleier FTE kliniker Nr Navn 1.1a Guidelines for billed-dannende utredning 1 1 1 2 2 x 1.1b Standardiserte RTG undersøkelsesprosedyrer 1 1 1 2 1.2 Tilgang på historiske data 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 x x x 1.3 Gjentatt bildetaking 1 Henvisning/ 1.4 Elektronisk henv/rekv gir bedre presisjon 1 1 1 1 1 1 x x rekvisisjon 1.5 Direkte booking kliniske avd 1 1 1 1 1.6 Direkte booking primærhelsetj 1 1 2 1.7 Sikre tilgang henv primærhelsetj 1 2 1.8 Endre angivelse hastegrad 2 2 1.9 Interndebitering 1 2 1.11 Redusert henv til rtg om status og forbered. 1 1 1 1 1 x 1.12 Styringsdata 2.1 Fremkalling og fysisk handtering 1 1 1 x x Fotografere 2.2 Outsourcing utvalgte typer undersøkelser 1 2 1 1 1 2 2.3 Skjerme kapasitet for utvalgte typer undersøkelser 1 2 2 2 2.4 Ankomstservice 1 x 3.1 Vaktsamarbeid HF 1 2 2 3.2 Virtuelt samarbeid tolkning 1 2 1 1 2 2 2 2 2 3.3 Felles ordrereserve henv/rekv i regionen 1 2 1 1 2 Tolke og 3.6a Signeringsrutine signere 3.6b Raskere preliminærsvar 2 x 3.7a Skrivetjeneste 3.7b Talegjenkjenning 1 x 3.7c Lydfil 1 3.10 Oversikt bildediagnose ihht legale krav 1 1 x x 3.11 Elektronisk svar til primærhtj 1 1 1 x 4.1 Redusere omfang felles demo 1 1 2 1 2 1 2 Demonstrere 4.2 Redusere gjentakelsesgrad demo 1 1 1 1 4.3 Redusere tidbruk ad-hoc demo 1 1 1 1 = Direkte effekt 2 = Sekundær effekt Fra henv/rekv til bilde Fra tolkning til signert svar Fra klinisk undersøkelse til signert svar mottatt Antall innleggelser Liggetid Bortfall av arbeidsoppgaver (rtg) For 1. linje: Fra undersøkelse til signert svar Direkte følge av PACS/RIS Bortfall av arbeidsoppgaver (kliniske avd)

Gevinstestimater for Helse Midt-Norge totalt Pr år, fullt realisert 1000 kr Sum alle sykehus Realiserbart alle sykehus Røntgenavdelinger Lavt Høyt Lavt Høyt Reduksjon undersøkelser (antall) 23 633 47 162 Økt kapasitet (antall) 13 400 22 100 Sum varer og tjenester (kr) 9 900 12 800 9 900 12 800 FTE merkantil (kr) 11 488 23 648 11 488 23 648 FTE radiograf (kr) 3 200 6 050 FTE radiolog (kr) 285 560 Sum finansielle besparelser 24 873 43 058 21 388 36 448 Sum alle sykehus Realiserbart alle sykehus Kliniske avdelinger Lavt Høyt Lavt Høyt FTE merkantil (kr) 860 1 232 FTE pleiere (kr) 337 399 FTE klinikere (kr) 4 600 11 700 Liggedager (kr) 39 129 45 658 39 129 45 658 Sum finansielle besparelser 44 926 58 989 39 129 45 658 Totalt røntgen- og kliniske avd 69 799 102 047 60 517 82 106 Ikke direkte og umiddelbart realiserbar gevinst Estimatene er konservative, også høyt estimat representerer en realistisk målsetning - 16 -

Effekter i Røntgenavdelinger - 17 -

Direkte effekter i driftsregnskapet Sikring av inntekter (fra RTV og egenandeler) vs. prioritering av sykehusets pasienter Røntgenavdelingene kan sikre volumet av henvisninger fra 1.linje-tjenesten gjennom å legge til rette for direktebooking og sørge for korte ventetider. Dette vil sikre dagens inntektsnivå (egenandeler og statlige refusjoner). Sikring av dette volumet må veies opp mot muligheten for kostnadsreduksjoner ved raskere undersøkelse av interne pasienter (poliklinikk og inneliggende). PACS gir lettere tilgang på styringsdata for refusjoner. Enkelte sykehus har funnet det lønnsomt å opprette egne stillinger for å sikre riktig inntektsgrunnlag Bortfall av materialkostnader Alle kostnader knyttet til fysisk fremkalling og håndtering av bilder faller bort (film og rekvisita) Elektronisk røntgensvar til primærhelsetjeneste vil eliminere store portokostnader for sykehusene Personell PACS/RIS, sammen med andre tiltak, vil redusere behovet for merkantilt personell i røntgenavdelingene (se neste side) - 18 -

De foreslåtte tiltakene vil medføre store konsekvenser for merkantilt personale Bortfall av arbeidsoppgaver som direkte følge av PACS/RIS Alt manuelt arbeid i forbindelse med fremkalling, bildebehandling, arkivering, arkivoppslag, transport og forberedelser til demonstrasjon faller bort Ved innføringen av PACS erstattes diktert tape med lydfil, og man regner med at man ved dette vil effektivisere skrivearbeidet betydelig Det vil bli færre henvendelser til røntgenavdelingene ang. timeavtaler, svar, forberedelser etc. Tilgang på digitale bilder eliminerer behovet for å lete etter bortkomne bilder Elektroniske henvisninger medfører færre henvendelser til henvisende lege for å oppklare feil og misforståelser PACS eliminerer behovet for manuell utsendelse av røntgensvar til sykehusleger (og distribusjon til posthyller) for å oppfylle krav om at tolkningssvar skal være lest før det går til pasientjournalen Elektroniske røntgensvar til primærleger reduserer medgått tid til konvoluttering og utsendelse av svar til legesentrene Behovet for merkantilt personell kan reduseres ytterligere Direkte booking fra sengeposter og poliklinikker vil medføre bortfall av arbeidsoppgaver for merkantilt personale Dette gjelder også hvis man åpner for direkte booking fra 1.linje-tjenesten Ved å innføre talegjenkjenning vil man kunne avvikle kapasiteten på skrivetjenesten - 19 -

Det er mulig å redusere antall røntgenundersøkelser og øke kapasiteten for bildeopptak Antall røntgenundersøkelser kan reduseres ifht dagens nivå Standardiserte undersøkelsesprosedyrer (guidelines) kan redusere overforbruket av røntgenundersøkelser Standardisering av prosedyrer for bildeopptak er en forutsetning for fri flyt av røntgenbilder i regionen, og man unngår å ta bilder på nytt ved overføring av pasienter til nytt sykehus Etterspørselen etter røntgenundersøkelser vil synke dersom man innfører internprising av røntgenavdelingenes tjenester Tilgang på historiske bilder gjør at man slipper å ta bortkomne bilder på nytt Kapasiteten for bildeopptak kan økes med enkle virkemidler Ved å skjerme røntgenlaboratorier for bestemte typer undersøkelser, kan man øke kapasiteten for bildeopptak vesentlig Det vil totalt sett være lønnsomt å øke kapasiteten ved å utvide åpningstidene for utstyr med de lengste ventetidene Ventetidene kan kortes ytterligere ned gjennom å sende pasienter til sykehus i nærheten med ledig kapasitet, eller til private røntgeninstitutter (felles ordrebok) - 20 -

Gjennomløpstidene i røntgenavdelingene kan bli kortere enn i dag Fra henvisning til bildeopptak Reduserte volumer reduserer trykket og øker kapasiteten i røntgen Elektroniske henvisninger gjør planleggings- og prioriteringsprosessen enklere Direkte booking fra kliniske avdelinger (og 1.linje-tjenesten) forenkler bookingprosessen Bedre kapasitet i røntgenavdelingene reduserer merforbruk av ø-hjelp eller forhøyet hastegrad Fra tolking til signert svar foreligger Ved innføringen av PACS erstattes diktert tape med lydfil. Dette vil effektivisere skrivearbeidet betydelig Ved å innføre et system for talegjenkjenning, kan tolkning dikteres umiddelbart etter undersøkelsen, og røntgenbesvarelser signeres 1 time etter demonstrasjonen Preliminærsvar på andre typer undersøkelser enn ø-hjelp, vil bidra til raskere behandling og raskere utskriving av pasienter på sengeposter - 21 -

St. Olavs Hospital røntgenavdelingen Oppsummering av effekter St Olavs Hospital Red unødv US (ant US) Økt kapasitet (ant US) Inntekter Sum varer og tjenester FTE merkantil FTE radiograf FTE radiolog St Olavs Hospital totalt 170 581 170 581 66 562 000 21 815 000 62,5 48 23 SUM totalt SUM realiserbart Volum Lavt gevinstestimat 8633,0 8600 - - 20 4 0,12 Høyt gevinstestimat 17162 11850 - - 38,5 7 0,23 Lavt gevinstestimat % 5 % 5 % 4 % 32 % 32 % 8 % 0,5 % Høyt gevinstestimat % 10 % 7 % 7 % 32 % 62 % 15 % 1,0 % Finansielt Lavt gevinstestimat 2 442 000 7 000 000 6 400 000 1 400 000 120 000 17 362 000 13 400 000 Høyt gevinstestimat 4 885 000 7 000 000 12 320 000 2 450 000 230 000 26 885 000 19 320 000 Enhetskostnad: 320 000 350 000 1 000 000 Ikke direkte og umiddelbart realiserbar gevinst Gevinst av reduserte FTE for radiografer og radiologer kan ikke realiseres som sparte kostnader, kun gjennom økt effektivitet. For å indikere størrelsen på besparelsen er kroneverdien er likevel beregnet, og vises i de skraverte rutene Kilde: Intervjuer og teamanalyse. - 22 -

Oppsummering av effekter (forts.) Gjennomløpstider St Olavs Hospital St Olavs Hospital Dagens gjennomløpstider i røntgen-avdelingen Fra henv/rekv til bilde Fra tolkning til signert svar Fra under-søkelse til signert svar mottatt Fra bilde til demo Kommentarer: 1.linjetjenesten 7 1 6 13 ø-hjelp 1 0 Inneliggende 3 1 6 9 Poliklinikk 7 1 6 13 Nye gjennomløpstider: 1.linjetjenesten 3 1 1 4 Skrivetjeneste St. Olav ø-hjelp 1 1 1 Inneliggende 0 1 1 1 Internpost, talegjenkjenning (1 døgn er min pga. demo) Poliklinikk 3 1 1 4 Internpost, talegjenkjenning (1 døgn er min pga. demo) Dagens ventetider for spesielle undersøkelser Skjelett 7 Ultralyd ikke oppgitt CT 42 MR ikke oppgitt Ventetidene kan reduseres betydelig som følge av PACS/RIS og andre tiltak som samtidig gjøres mulige Kilde: Intervjuer og teamanalyse. - 23 -

Sykehuset Levanger Røntgenavdelingen Oppsummering av effekter Sykehuset Levanger Red unødv US (ant US) Økt kapasitet MR (ant US) Inntekter Sum varer og tjenester FTE merkantil og assistenter FTE radiograf FTE radiolog Levanger Sykehus totalt 54 865 54 865 9 538 000 5 070 000 8,5 24 6 SUM totalt SUM realiserbart Volum Lavt gevinstestimat 2743 1800 - - 3 1,5 0,03 Høyt gevinstestimat 5487 3600 - - 6,5 2,8 0,06 Lavt gevinstestimat % 5 % 4 % 0 % 39 % 35 % 6 % 0,5 % Høyt gevinstestimat % 10 % 9 % 18 % 39 % 76 % 12 % 1,0 % Finansielt Lavt gevinstestimat - 1 996 000 960 000 525 000 30 000 3 511 000 2 956 000 Høyt gevinstestimat 1 712 000 1 996 000 2 080 000 980 000 60 000 6 828 000 4 076 000 Enhetskostnad: 320 000 350 000 1 000 000 Ikke direkte og umiddelbart realiserbar gevinst Økt kapasitet gjelder skjerming av modaliteter (spesielt MR) Gevinst av reduserte FTE for radiografer og radiologer kan ikke realiseres som sparte kostnader, kun gjennom økt effektivitet. For å indikere størrelsen på besparelsen er kroneverdien er likevel beregnet, og vises i de skraverte rutene Kilde: Intervjuer og teamanalyse. - 24 -

Oppsummering av effekter (forts.) Gjennomløpstider Sykehuset Levanger Sykehuset Levanger Dagens gjennomløpstider i røntgen-avdelingen Fra henv/ rekv til bilde Fra bilde til demo Fra tolkning til signert svar Fra under-søkelse til signert svar mottatt 1.linjetjenesten 7 1 2 9 ø-hjelp 1 1 2 3 Inneliggende 1 1 1 2 Poliklinikk 1 1 2 3 Nye gjennomløpstider: 1.linjetjenesten 7 1 2 9 ø-hjelp 1 1 2 3 Inneliggende 1 1 1 2 Poliklinikk 1 1 2 3 Dagens ventetider for spesielle undersøkelser: Skjelett 7 Ultralyd 14 CT 14 MR 21 Kommentarer: Mulig å redusere med elektronisk booking, forutsetter at pasient har anledning Røntgenavdelingen oppgir å ikke ha ventelister på røntgen (ventelister etableres kun hvis ventetid > 14 dager) Evt. reduksjon vil støte på andre flaskehalser praktiske forberedelser for 1. linje- og poliklinikk-pasienter for inneliggende pasienter må undersøkelser koordineres med annen utredning, samt forberedelser (faste med mer) Prosjektet mener på tross av dette at det kan forventes noe reduksjon i ventetidene Kilde: Intervjuer og teamanalyse. - 25 -

Radiologsamarbeid vil føre til bedre utnyttelse av slike ressurser totalt i regionen og dermed redusere gjennomløpstidene ytterligere 1. Spesielt på St Olavs Hospital vil det være potensial for ytterligere reduksjon i ventetider gjennom radiologsamarbeid med andre sykehus (hovedsakelig for elektive fra 1. linje og poliklinikker der ny ventetid er estimert til 4 dager). Dette gjelder : - undersøkelser som ikke skal demonstreres (primærleger og noe internt) tolkes delvis på dag og delvis på vakt, dette kan i stor grad overtas av andre - tolkning av thorax/skjelett-undersøkelser der behandling er iverksatt/avsluttet (spesielt ortopedi), men kan overtas av andre (dette tilsvarer på St Olavs Hospital ½ radiolog FTE) 2. Generelt kan virtuelt samarbeid om tolkning av utvalgte undersøkelsestyper øke produktivitet i tolkning - dette gjelder spesielt undersøkelser som ikke krever faglig dialog mellom kliniker og radiolog, som røntgen thorax og skjelett PACS/RIS gir mulighet for slikt samarbeid, forutsetninger er: kapasitet i mottagende røntgenavdeling forpliktende avtaler incentiver/oppgjørsmekanismer - 26 -

Samarbeid mellom sykehus om radiologvakt kan frigjøre radiologressurser til planlagt produksjon på dagtid Et slikt vaktsamarbeid vil kunne øke produksjon på dagtid En konsekvens av vaktsamarbeid vil være at akuttsykehus i perioder av døgnet ikke vil ha tilgang til radiolog Vaktturnuser må dimensjoneres riktig, og det må utarbeides nye tjenesteplaner for radiologene på alle sykehusene Besparelser Omgjøring fra passiv vakt til vaktsamarbeid frigjør radiologressurser i forhold 4:1 Sykehus som omgjør 8 timer passiv radiologvakt til vaktsamarbeid frigjør 0,4 radiologstillinger pr år Sykehus som omgjør 12 timer passiv radiologvakt til vaktsamarbeid frigjør 0,6 radiologstillinger pr år En mulig utvikling mht vaktberedskap på sikt: Konsekvenser for undersøkelser som i dag krever tilstedeværelse av radiolog: Undersøkelser må i noen grad utsettes til dagen etter Klinikere, radiografer og sykepleiere må læres opp til å utføre visse typer undersøkelser Akuttprosessen må redesignes fordi røntgen er en del av den diagnostiske prosessen Det må etableres en operativ transporttjeneste for flytting av pasienter ved behov Antall med Antall på vakt i dag vaktsamarbeid Volda 1 Ålesund 1 1 Namsos 1 Levanger 1 1 Kristiansund Molde 1 1 OSS 1 St Olavs 2 2-27 -

Kliniske avdelinger - 28 -

Liggetidene på post kan kortes ned gjennom raskere behandling og bedre utnyttelse av sengekapasiteten Røntgenavdelingene kan bidra til kortere liggetider De viktigste bidragene fra røntgenavdelingne til liggetidene på post er kortere ventetid fra henvisning til bildeopptak fører til færre innleggelser for rask utredning (både fra poliklinikk og primærhelsetjeneste) raskere tolkningssvar preliminærsvar på flere typer us. enn øhjelp, spesielt normale rtg. thorax og normale skjelettundersøkelser reduserte gjennomløpstider fører til kortere liggetid for et antall pasienter (kortere tid til stilt diagnose) Gjennomløpstid og behandlingskapasitet i poliklinikker blir bedre Redusert ventetid på røntgenundersøkelser for polikliniske pasienter vil redusere tid til neste poliklinikk-time (mest der det ikke kan forhåndsplanlegges hvilke billedopptak som skal gjøres) Mulighet for direkte timebooking vil kunne forbedre avdelingenes interne oversikt og planlegging f.eks kan klinikere se lettere hvilke undersøkelser som ikke er bestilt eller gjennomført - 29 -

De kliniske avdelingene vil også oppleve andre positive effekter av en mer effektiv røntgenprosess Antall røntgenrekvisisjoner vil gå ned Standardiserte prosedyrer for bildeopptak kan redusere gjentak av røntgenundersøkelser ved henvisning av pasienter fra annet sykehus (varierer mellom avdelinger,10-60% av henviste) dette gjelder også til en viss grad for ikke-henviste pasienter (for eksempel kreftavdeling) Noen undersøkelser må tas pånytt fordi tidligere undersøkelser ikke lar seg gjenfinne Demonstrasjonene i sin nåværende form kan bli mer effektive De daglige demonstrasjonene kan bli kortere og mer målrettet for den enkelte avdeling (potensialet varierer mellom fagområder) anledning for kliniker og radiolog til prioritering av undersøkelser til demonstrasjon ytterligere oppdeling av demonstrasjon for forskjellige spesialiteter benytte fjerndemonstrasjoner, for eksempel kombinert med morgenmøte Behovet for å bestille nye demonstrasjoner i forkant av planlagt behandling, for eksempel en operasjon, blir mindre Behovet for ad-hoc demonstrasjoner av ulike slag bli mindre Bortfall av tid til transport av og leting etter røntgenundersøkelser Mindre ressursforbruk blant merkantile og sykepleiere Det vil gå med mindre tid til transport av bilder og leting etter røntgenundersøkelser som er blitt borte - 30 -

Estimater for kliniske avdelinger på St Olavs Hospital og Sykehuset Levanger er representative for virksomheten St Olavs Hospital Andel røntgen us FTE merkantil FTE pleiere FTE klinikere Antall innleggelser Liggedager St Olavs Hospital totalt 100 % 537 2009 510 44 349 289 586 (Veid) baseline utvalgte avd 53 % 107 935 179 22 123 150 103 Kirurgisk 18 % 32 222 49 6 198 38 437 Medisinsk 18 % 42 482 90 11 146 79 268 Nevrokirurgisk 5 % 7 70 12 1 826 7 951 Kreft 7 % 20 136 21 2 347 19 447 Revmatologisk 4 % 6 25 7 606 5 000 Antall senger i bruk hittil i år Antall innleggelser Liggedager Sykehuset Levanger totalt 66 205 12 229 56 275 Baseline utvalgte avd 49 004 9 131 42 362 Kirurgisk 23 340 4 371 20 009 Medisinsk 25 664 4 760 22 353 Avdelingene som er analysert representerer henholdsvis ca. 50% og 75% av virksomheten på St Olavs Hospital og Sykehuset Levanger Kilde: Årsrapporter og intervjuer - 31 -

For kliniske avdelinger på St Olavs Hospital kommer de største gevinster fra reduksjon i antall liggedager St Olavs Hospital FTE merkantil FTE pleiere FTE klinikere Antall innleggelser Liggedager SUM totalt St Olavs Hospital totalt 537 2 009 510 44 349 289 586 SUM realiserbart Volum Lavt gevinstestimat 2,7 0,9 2,5 435 6 822 Høyt gevinstestimat 3,9 1,1 7,5 561 8 455 Lavt estimat, prosent 0,50 % 0,05 % 0,49 % 0,98 % 2,36 % Høyt estimat, prosent 0,72 % 0,06 % 1,47 % 1,26 % 2,92 % Finansielt Lavt gevinstestimat 860 000 337 000 2 500 000-27 289 000 30 986 000 27 289 000 Høyt gevinstestimat 1 232 000 399 000 7 500 000-33 818 000 42 949 000 33 818 000 Enhetskostnad 320 000 360 000 1 000 000 4 000 Ikke direkte og umiddelbart realiserbar gevinst Fulltidsekvivalenter (FTE) er ikke hele stillinger, men er spredt på alle avdelinger Gevinst av reduserte FTE er derfor ikke direkte og umiddelbart realiserbare Sparte FTE for klinikere er reduksjon i demonstrasjonstid. Dette er oppgitt som gjennomsnitt for alle klinikere på sykehuset (i praksis 2,5-7,5 minutter pr kliniker). Besparelsen vil være større for store røntgenbrukere og vice versa Kilde: Intervjuer og teamanalyse. Det er antatt 50% effekt i de ikke kartlagte avdelinger, da gjennomsnittlig røntgenbruk der er mindre. - 32 -

Reduksjon i liggedager kan redusere korridorbelegg eller gjennomsnittlig liggetid for pasienter St Olavs Hospital Tilsvarer Tilsvarer liggetid belegg% pr pasient Liggedager i avdeling (døgn) Medisinsk Lavt 1447 2,0 % 0,13 Estimat Høyt 1740 2,4 % 0,16 Kirurgisk Lavt 871 2,4 % 0,14 Estimat Høyt 1285 3,5 % 0,21 Beleggprosent for medisinsk avdeling kan reduseres med 2,0-2,4% (fra 111% i 2001) For kirurgisk avdeling kan tilsvarende reduseres 2,4-3,5% fra 105% i 2001) - 33 -

På Sykehuset Levanger har de kliniske avdelingene anslått mindre effekter enn på St Olavs Hospital Sykehuset Levanger Ventetider for røntgen på St Olavs Hospital fører til økt liggetid Kliniske avdelinger på St Olavs har anslått mulig reduksjon til 2,1-2,6%, og mer for avdelinger som er store røntgen-brukere Ventetider for røntgen på Levanger er kortere, men også her oppgir kliniske avdelinger at liggetider vil reduseres med kortere ventetider Kirurgisk avdeling oppgir mulig besparelse i demonstrasjonstid for klinikere som gjennomsnittlig 15 minutter pr. lege pr. dag Dersom ingen andre klinikere sparer demonstrasjonstid, blir gjennomsnittlig besparelse for hele sykehuset 5 minutter pr. lege pr. dag Reduksjon i liggedager på Sykehuset Levanger anslås av prosjektet til minimum 1% Dette tilsvarer 560 liggedager 560 liggedager tilsvarer Kr 2 240 000 i kostnader Gjennomsnittlig 1,1% belegg (mer for store røntgenbrukere) Ut fra dette er besparelsen anslått til gjennomsnittlig 2,5-7,5 minutter pr. lege Dette tilsvarer 0,5-1 FTE Kilde: Intervjuer og teamanalyse. - 34 -

1.linje-tjenesten vil oppleve kortere ventetider og bedre service med nytt system Kortere ventetider for 1.linje-tjenesten Mange primærleger henviser pasienter til private røntgeninstitutter fordi ventetidene på sykehusene er for lange. Gjennomløpstidene og kapasiteten i røntgenavdelingene blir bedre I tillegg kan det åpnes for direkte timebooking også fra 1.linjetjenesten Det forventes ikke finansielle effekter for 1.linje-tjenesten Kilde: Intervjuer og teamanalyse. - 35 -

Gevinstestimater for sykehus er inndelt etter sykehusets størrelse Gevinstpotensial øker eksponensielt med sykehusets størrelse Lengre ventetid på undersøkelser Større forhold krever mer koordinering og systembruk Noe mer leting enn for mindre sykehus Lite Lite Mellomstort Stort Mellomstort St Olavs Hospital Effekter røntgenavdelinger Antall undersøkelser 5-10% 5-10% 5-10% Økt kapasitet 1 % 3-5% 4-7% Sum varer og tjenester Bortfall film og rtg-rekvisita (20-40%) Bortfall film og rtg-rekvisita (20-40%) 32 % FTE merkantil 30-70% 35-76% 32-62% FTE radiograf 5-10% 5-10% 8-15% FTE radiolog 0,5-1% 0,5-1% 0,5-1% Effekter kliniske avdelinger FTE merkantil - - 0,5-0,7% FTE pleiere - - 0,05 % FTE klinikere 0,5-1% 0,5-1% 0,5-1,5% Antall innleggelser - - 1-1,3% Liggedager 1 % 1 % 2,4-2,9% Estimatene er konservative, også høyt estimat representerer en realistisk målsetning Kilde: Intervjuer og teamanalyse. - 36 -

Gevinstestimater for Helse Midt-Norge totalt Pr år, fullt realisert Lite Mellomstort St Olavs Hospital Sum alle sykehus Realiserbart alle sykehus Røntgenavdelinger Lavt Høyt Lavt Høyt Lavt Høyt Lavt Høyt Lavt Høyt Reduksjon undersøkelser (antall) 1 500 3 000 3 000 6 000 8 633 17 162 23 633 47 162 Økt kapasitet (antall) 300 300 1 800 3 000 6 800 11 900 13 400 22 100 Sum varer og tjenester (kr) 200 400 700 1 400 7 000 7 000 9 900 12 800 9 900 12 800 FTE merkantil (kr) 432 1 008 1 120 2 432 6 400 12 320 11 488 23 648 11 488 23 648 FTE radiograf (kr) 180 360 360 720 1 400 2 450 3 200 6 050 FTE radiolog (kr) 15 30 35 70 120 230 285 560 Sum finansielle besparelser 827 1 798 2 215 4 622 14 920 22 000 24 873 43 058 21 388 36 448 Lite Mellomstort St Olavs Hospital Sum alle sykehus Realiserbart alle sykehus Kliniske avdelinger Lavt Høyt Lavt Høyt Lavt Høyt Lavt Høyt Lavt Høyt FTE merkantil (kr) 860 1 232 860 1 232 FTE pleiere (kr) 337 399 337 399 FTE klinikere (kr) 150 300 500 1 000 2 500 7 500 4 600 11 700 Liggedager (kr) 1 280 1 280 2 240 2 240 27 289 33 818 39 129 45 658 39 129 45 658 Sum finansielle besparelser 1 430 1 580 2 740 3 240 30 986 42 949 44 926 58 989 39 129 45 658 Totalt røntgen- og kliniske avd 69 799 102 047 60 517 82 106 Ikke direkte og umiddelbart realiserbar gevinst Effekter av vaktsamarbeid er ikke inkludert Estimatene er konservative, også høyt estimat representerer en realistisk målsetning Kilde: Teamanalyse. - 37 -

Andel av gevinst realisert over tid Implementerings- Røntgenavdelinger år +1 +2 +3 +4 +5 Reduksjon undersøkelser (antall) 2 % 2 % 50 % 80 % 100 % 100 % Økt kapasitet (antall) 60 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Sum varer og tjenester (kr) 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % FTE merkantil (kr) 10 % 25 % 75 % 100 % 100 % 100 % FTE radiograf (kr) 25 % 40 % 75 % 90 % 100 % 100 % FTE radiolog (kr) 50 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % Kliniske avdelinger FTE merkantil (kr) 50 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % FTE pleiere (kr) 50 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % FTE klinikere (kr) 40 % 50 % 50 % 100 % 100 % 100 % Liggedager (kr) 25 % 40 % 75 % 90 % 100 % 100 % Kilde: Teamanalyse. - 38 -

Gevinstrealisering over tid, lavt estimat 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Andel sykehus implementert 30 % 80 % 100 % 100 % 100 % 100 % Røntgenavdelinger Reduksjon undersøkelser (antall) 142 378 11 817 18 906 23 633 23 633 Økt kapasitet (antall) 2 412 10 720 13 400 13 400 13 400 13 400 - - Sum varer og tjenester (kr) 2 970 7 920 9 900 9 900 9 900 9 900 FTE merkantil (kr) 345 2 298 8 616 11 488 11 488 11 488 FTE radiograf (kr) 238 1 018 2 400 2 880 3 200 3 200 FTE radiolog (kr) 43 228 285 285 285 285 Sum realiserbar gevinst 3 315 10 218 18 516 21 388 21 388 21 388 Kliniske avdelinger FTE merkantil (kr) 129 688 860 860 860 860 FTE pleiere (kr) 51 270 337 337 337 337 FTE klinikere (kr) 552 1 840 2 300 4 600 4 600 4 600 Liggedager (kr) 2 911 12 452 29 347 35 216 39 129 39 129 Sum realiserbar gevinst 2 911 12 452 29 347 35 216 39 129 39 129 Total realiserbar gevinst 6 226 22 670 47 863 56 604 60 517 60 517 Ikke direkte og umiddelbart realiserbar gevinst Kilde: Teamanalyse. - 39 -

Gevinstrealisering over tid, høyt estimat 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Andel sykehus implementert 30 % 80 % 100 % 100 % 100 % 100 % Røntgenavdelinger Reduksjon undersøkelser (antall) 283 755 23 581 37 730 47 162 47 162 Økt kapasitet (antall) 3 978 17 680 22 100 22 100 22 100 22 100 Sum varer og tjenester (kr) 3 840 10 240 12 800 12 800 12 800 12 800 FTE merkantil (kr) 709 4 730 17 736 23 648 23 648 23 648 FTE radiograf (kr) 450 1 925 4 538 5 445 6 050 6 050 FTE radiolog (kr) 84 448 560 560 560 560 Sum realiserbar gevinst 4 549 14 970 30 536 36 448 36 448 36 448 Kliniske avdelinger FTE merkantil (kr) 185 986 1 232 1 232 1 232 1 232 FTE pleiere (kr) 60 319 399 399 399 399 FTE klinikere (kr) 1 404 4 680 5 850 11 700 11 700 11 700 Liggedager (kr) 3 397 14 530 34 244 41 092 45 658 45 658 Sum realiserbar gevinst 3 397 14 530 34 244 41 092 45 658 45 658 Total realiserbar gevinst 7 946 29 500 64 780 77 540 82 106 82 106 Ikke direkte og umiddelbart realiserbar gevinst Kilde: Teamanalyse. - 40 -

Private institutter tar inntekter men frigjør kapasitet til behandling av egne pasienter (inneliggende og poliklinikk) Dersom sykehusene mister undersøkelser til private institutter fører det til reduserte inntekter i form av refusjoner og egenandeler Undersøkelse av pasienter fra primærhelsetjenesten tar kapasitet fra undersøkelse av inneliggende pasienter. Dette kan føre til at gjennomsnittlig liggetid forlenges Refusjoner og egenbetaling for en undersøkelser henvist fra primærhelsetjenesten er mindre enn kostnaden ved et liggedøgn. For St Olavs Hospital, der ventetid på røntgen er størst, gir reduksjon i ventetiden stor effekt på liggetid. St Olavs Hospital bør derfor prioritere egne pasienter inntil ventetidene er redusert tilstrekkelig For sykehus som har ventetid på røntgen-undersøkelser, vil det være god økonomi for sykehuset å prioritere røntgenundersøkelser for egne pasienter fremfor røntgenundersøkelser henvist fra primærhelsetjenesten færre liggedøgn høyere inntektsgrunnlag for refusjoner - 41 -

Innhold Innledning Om prosjektet (mandat, organisering, metode og tilnærming) Fakta om virksomheten nøkkeltall og sammenligninger Fakta om systemet (SECTRA) Cases (erfaringer fra andre områder) Gevinstanalyse Oppsummering av gevinsthypoteser og effekter Oppsummering av beregnede effekter Effekter i kartlagte røntgenavdelinger Effekter i kartlagte kliniske avdelinger Samarbeid mellom røntgenavdelinger (mellom sykehus og mellom helseforetak) Gevinstrealiseringsplan Aktiviteter og tidsplan Opplegg for gevinstoppfølging - 42 -

Følgende må være på plass for at tiltakene skal gi effekt Det må satses mer på informasjon og opplæring i PACS/RIS på kliniske avdelinger Øke basiskompetanse på bruk av IT, samt bedre tilgjengelighet for IT-utstyr Det er behov for en nærmere integrasjon mellom PACS/RIS, EPJ og PAS Det vil ta lengre til for henvisende lege å fylle ut elektroniske henvisninger. Alle leger må læres opp og motiveres til å ta i bruk det nye systemet. Demonstrasjonen bør brukes til informasjon og opplæring i PACS/RIS Klinikkledere og avdelingsledere bør ta et særlig ansvar for å videreformidle informasjon om PACS/RIS Sykehusene må prioritere investeringer i IT/infrastruktur Det må stilles krav til kliniske avdelinger om bruk av systemer Kliniske avdelinger må etablere superbruker-funksjon for PACS/RIS Kliniske avdelinger må involveres tett i innføringsprosjektet Konkret synliggjøring av nytteverdi ifm. PACS/RIS Integrasjonen med EPJ er spesifisert, men ikke implementert (planlagt ferdigstilt juni 2003) PAS er delvis integrert (ferdigstilles juni 2003) Strategi må utarbeides for integrasjon mot timebok Integrasjonsgruppen må utarbeide strategier for integrasjon, dvs. om man skal integrere systemer tett i bunnen, eller lage overbygninger til eksisterende systemer - 43 -

Hovedaktiviteter i en gevinstrealiseringsplan Helse Midt-Norge RHF HF Kostnadsdrivere: ventetid på røntgen demonstrasjonstid for klinikere volum undersøkelser sykehusspesifikk vaktplan for røntgenavdelingen manglende standardisering manuelle arbeidsprosesser knyttet til skriving og signering Felles initiativ i regionen for standardisering av kliniske undersøkelsesprosedyrer og behandlingsprogrammer (guidelines) Felles initiativ i regionen for standardisering av prosedyrer for bildeopptak Utredning om vaktsamarbeid på regionalt nivå Etablering av løsning for talegjenkjenning Retningslinjer for synliggjøring av kostnader/interndebitering Sammenstille rapportering av gevinstrealisering Lage HF-spesifikk gevinstrealiseringsplan iht skissert handlingsplan Følge opp identifisert overtallighet i forbindelse med implementering Kvartalsvis rapportere resultater fra gevinstrealiseringen - 44 -

Gevinstrealisering tiltak i regi av RHF Innføringsprosjektet Levanger/Namsos Kristiansund/Molde Ålesund/Volda St Olavs Hospital/OSS 2003 2004 2005 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Gevinstrealisering, tiltak i RHF Definere retningslinjer for synliggjøring av kostnader/interndebitering Standardisering av røntgen undersøkelsesprosedyrer (til antatt diagnose) Standardisering av prosedyrer for bildeopptak Utredning og implementering av vaktsamarbeid Utrede/etablere løsning for talegjenkjenning Felles integrasjon PACS/RIS, EPJ og PAS Tilpasning av RIS: standardisering av rekvisisjon (hastegrad og prioritering undersøkelser for demonstrasjon) Definer strategi for integrasjon mellom systemer Prioriter investeringer i IT/infrastruktur Utrede Utrede Iverksette Iverksette Milepæler Rapportering av fremdrift i implementeringsprogram - 45 -

Eksempel på handlingsplan for et helseforetak Måned Prøvedrift Ta i bruk funksjonalitet i PACS/RIS Installasjon og opplæring i regi av implementeringsprosjektet Gå gjennom innkjøpsavtaler Evt. oppsigelse av vedlikeholdsavtaler og faste bestillinger Etabler direktebooking for interne rekvirenter Tilknytt tilliggende primærhelsetjeneste med bestillingsfunksjon Lag kostnads-/inntektsvurdering og beslutt grad av ønsket samhandling med primærhelsetjeneste Åpne for elektroniske henvisninger Informasjon og opplæring til legesentrene Legg om aktivitetsrapportering til RTV (hent grunnlag fra RIS) Ta i bruk tilgjengelig funksjonalitet i RIS (Norako-koder) Utpeke ansvarlig for å følge opp koder og innrapportering til RTV Håndter overtallighet Lag lokal plan for nedbemanning Nedbemanne i henhold til plan Utvid kapasitet for bildeopptak Skjerme kapasitet for utvalgte undersøkelser Utvide åpningstider for laboratorier/modaliteter med lange ventetider Innfør preliminærsvar for utvalgte undersøkelser Definere hvilke undersøkelser dette er aktuelt for Innarbeide nye arbeidsrutiner mellom radiolog og kliniker Sørg for raskere skrivetjeneste Vurdere å styrke bemanning/utvide åpningstid på skrivetjeneste Legg om praksis for felles røntgendemonstrasjoner Ta i bruk funksjonalitet for merking av undersøkelser til demo Definer demonstrasjonsgrupper Rapportering/oppfølging Rapportering av effekter i røntgenavdeling Rapportering av effekter i kliniske avdelinger Innfør system for talegjenkjenning Endre sykehusets system for angivelse av hastegrad på røntgenrekvisisjoner Informasjon og kommunikasjon til rekvirenter Innføre interndebitering av røntgentjenester til interne rekvirenter Definere enhetspriser (lokalt tilpasset) Lage avtaler med kliniske avdelinger Start synliggjøring eller forenklet fakturering Innfør standard undersøkelsesprosedyrer/guidelines Innfør standard prosedyrer for billedopptak Innfør evt. vaktsamarbeid -3-2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Følg tidsplan fra fellesprosjekt Følg tidsplan fra fellesprosjekt Følg tidsplan fra fellesprosjekt Følg tidsplan fra fellesprosjekt Følg tidsplan fra fellesprosjekt Følg tidsplan fra fellesprosjekt - 46 -

Alle HF skal kvartalsvis rapportere utvikling i følgende kostnadsdrivere Ventetid og gjennomløpstid på CT, MR og ordinær røntgen for inneliggende pasienter Materialkostnader i røntgenavdeling Antall undersøkelser (CT, MR og ordinær røntgen) Antall merkantilt ansatte Antall radiografer For utvalgte kliniske avdelinger (kirurgisk avdeling, medisinsk avdeling, kreftavdeling) Gjennomsnittlig tid for klinikere brukt til demonstrasjon (må måles f.eks over 1 uke) Antall innleggelser i perioden - 47 -

Vedlegg I Oversikt referansepersoner Valideringsteam (validering av innhold i gevinsthypoteser) Oddbjørn Hauge (radiolog, Molde) Jon Helge Samset (radiolog, Ålesund) Torbjørn Graven (kardiolo, Levanger) Ivar Blix (indremedisiner, Kristiansund) Gunn Torill Risvik( kontor røntgen, St.Olav) Karin Steen (avd.leder rtg, St.Olav) Torstein Rønningen (radiograf, Namsos) Forankringsmøte innføringsprosjektene i Helse Sunnmøre og Helse Nordmøre og Romsdal Peter Østrem, Ålesund Bjørn Otto Strømme, Kristiansund Øystein Nygård, Molde Agnar Tjugen, Volda Forankringsmøte radiologer Helse N-T, St Olavs Hospital Helse Sunnmøre Asbjørn Ødegård Atle Schjetne Asbjørn Nordby Sverre Sundalsfoll Jon Helge Samset Intervju (kvalitativ og kvantitativ informasjon) Styringsgruppen Asbjørn Ødegård (avdelingsoverlege røntgenavdeling St Olavs) Berit Fougner (radiolog St Olavs) Unni Bjerkan (radiolog St Olavs) Eiliv Brenna (avdelingsleder medisinsk avdeling, St Olavs) Ola Sæther (avdelingsleder kirurgisk avdeling, St Olavs) Randi Nordtømme (avd spl medisinsk avdeling, St Olavs) Lisbeth Blomstrøm (kont, urol. sengepost, med. avd., St Olavs) Tomm Müller (overlege nevrokirurgisk avdeling, St Olavs) Arnt Hasfjord (pasientkoordinator, nevrokir. avdeling, St Olavs) Sigrid Bjørlo (spl, kirurgisk operasjonsavdeling, St Olavs) Torill Cappelen (spl, kirurgisk poliklinikk, St Olavs) Alle sykepleiere ved kirurgisk poliklinikk, St Olavs Mari Owesen (spl, urologisk sengepost, kir. avdeling, St Olavs) Inger Johanne Roald (spl, dagkirurgi, St Olavs) Steinar Lundgren (overlege kreftavdeling, St Olavs) Elsa Kvalnes (kontor, kreftavdeling, St Olavs) Atle Schjetne (avd overlege, røntgenavdeling Levanger) Oddbjørn Hauge, avdelingsoverlege Røntgenavdeling, Molde Maria Gaard (avdelingsleder kirurgisk avdeling, Levanger) Anne Midtbust (avdelingsleder serviceklinikk, Levanger) Gunn Torill Risvik (kontor, røntgenavdeling, St Olavs) Møter med ledelsen ved billeddiagnostisk avdeling, St Olavs Møter med ledelsen ved røntgenavdelingen, Levanger Pål Benum (avdelingsoverlege ortopedisk, St Olavs) - 48 - Workshop Røntgenavdelingen, Sykehuset Levanger Atle Schjetne (radiolog) Hanne Sexe Olsen (kontor) Sila Heibert-Vandre (radiolog) Kristin Skorstad (kontor) Henny Johansen (kontor) Bjørn Fjær (radiograf) Paul Georg Skogen (overlege pediatri) Tove Bergdal (avdelingsleder) Jorunn Hallan (radiograf) Hans Hallan (overlege medisin) Anne Midtbust (klinikkleder) Workshop Billeddiagnostisk avdeling, St Olavs Hospital Karin Steen (ass.avd.sjef) Arild Faxvaag (som klinikerrepresentant) Tobias Bredland (ortopedisk avd.) Gunn Toril Risvik (kontorleder) Kristin Rygh(avd.leder for pacs/ris - St.Olav) Tommy Berglund ( avd.leder med ansvar for kvalitetssikring - St.Olav) Mari Risvold Folvik (overlege røntgen- St.Olav) Asbjørn Ødegård (overlege røntgen- St.Olav) David Johansen (radiograf St. Olav) Liv Karlsen (kontorsekretær- St.Olav - Ris-ansvarlig) Oddveig Helåsaunet (fotoassistent- St.Olav) Marit Lillebudal (radiograf -avd.røros) Nina Hanger (studentansvarlig - Radiografhøgskolen) Brit S. Hoel (hjelpepleier- St.Olav) Steinar Lund (avd.leder arkiv - St.Olav) Alfhild Johansen (røntgensykepleier - lungerøntgenavd.- St.Olav) Kari Hestad (radiograf, OSS) Bente Bredholt (prosjektkoordinator for pacs/ris - St.Olav) Workshop Revmatologisk avdeling, St Olavs Hospital Erik Rødevand, avd overlege Arild Faxvaag, overlege Vigdis Utgaard, avd sykepleier Edel Kvam, kontorleder Hege Volden, sekretær Hilde Berntsen, sykepleier Elin Reitan, avdelingssykepleier Røntgenavdeling (kreft) Torstein Rønningen, radiograf, Namsos

Kildehenvisninger Kilder: CGE&Y erfaringsdatabase, 2002 Chan, Trambert, Kywi, Hartzman (PACS in private practice effects on profits and productivity, 2002) Strickland (The filmless hospital: 3-year experience at the Hammersmith Hospital, London, 1999) Pratt, Langlotz, Feingold, Schwartz, Kundel (Incremental cost of department-wide implementation of a picture archiving and communication system and computed radiography, 1998) Ramaswamy, Chaljub, Esch, Fanning, vansonnenberg (Continuous speech recognition in MR imaging reporting: advantages, disadvantages, and impact, 2000) - 49 -