ARBEIDSUTVALGET I VÆRNESREGIONEN Møte 05.05.10 kl. 10.00 15.00 i møterom hos ATEA, Sluppenvn. 12 E, Tr.heim SAKSLISTE Sak 25/10 Sak 26/10 Sak 27/10 Sak 28/10 Sak 29/10 Sak 30/10 Sak 31/10 Sak 32/10 Sak 33/10 Sak 34/10 Godkjenning av referat fra møte 17.mars Referatsaker (Lunsj 11-11.45). Strategi 2020 i Helse MN høringsnotat fra KS Kompetanse og rekruttering - videreføring Opplegg for evaluering av lønn/regnskap/fakturering og skatteoppkrever Stillingsressurs i sekretariatet Kvalitets- og avvikshåndtering plan for hovedprosjektet Felles personverneombud i VR Logo for VR Eventuelt Værnesregionen,.. Karsten Reitan Leder i AU
SAKSFRAMLEGG Sak 25/10 Godkjenning av referat fra møte 17.02.10 Sak 26/10 Sak 27/10 Sak 28/10 Referatsaker 1. Elektroniske fjernmøter v/atea Geir Petter Aune (kl. 10-11) 2. Værnesregionen Barneverntjeneste; opplegg for informasjon 3. Tilsagnsbrev 12.04.10 om skjønnsmidler 2010 fra FMNT; fordeling på prosjekter drøftes 4. Referat fra møte 21.04.10 med FMST, FMNT, STFK og NTFK om støtte til arbeidet med SNP i VR. Strategi 2020 i Helse MN høringsnotat fra KS Helse MN har sendt ut strategi 2020 på høring med frist for uttalelse til 20.mai. KS i ST og NT har begge kommet med forslag til felles uttalelse fra kommunene. Likeså har fylkesstyret i NT avgitt en uttalelse. Alle uttalelser er vedlagt saken. PL for helse- og omsorgsprosjektet i VR har gjennomgått de framlagte forslag fra KS. PL tilrår at kommunene i VR slutter seg til forslaget fra KS Sør-Trøndelag. Alternativt at en bruker justert forslaget fra KS Nord- Trøndelag eller uttalelse fra fylkesstyret i NT (tekst merket med rødt anbefales tatt ut). AU bør drøfte de framlagte forslag og legge fram en innstilling til RR 19.mai. Kompetanse og rekruttering - videreføring PL har lagt fram flg. saksframlegg og forslag til vedtak: Saksopplysninger: Kommunene i Værnesregionen står ovenfor store utfordringer i forhold til å kunne rekruttere ansatte med riktig kompetanse i årene fremover. Høy gjennomsnittsalder på ansatte, gir stor avgang av personell, samtidig som det vil være underskudd på arbeidskraft totalt sett. Dette vil føre til sterk konkurranse om arbeidskraften, og arbeidsgivere som bevist setter inn rekrutteringstiltak vil bli vinnerne. Kommunene enkeltvis har betydelige utfordringer for å vinne kampen om kompetent arbeidskraft. Et interkommunalt samarbeid vil derfor kunne bidra til å identifisere og igangsette tiltak som vil føre til at kommunene i Værnesregionen vil bli oppfattet som attraktive arbeidsgivere. Dette var bakgrunn for at arbeidsutvalget i Værnesregionen vedtok å igangsette prosjektet kompetanse og rekruttering. Det ble gjennomført en forstudie i dette prosjektet høsten 2009. Prosjektgruppen som gjennomførte denne forstudien mente at et interkommunalt samarbeid om tiltak for rekruttering og økt kompetanse ville være positivt for alle kommunene og derfor konkluderte gruppen med at dette prosjektet var liv laga.
Prosjektrapporten som ble lagt frem for arbeidsutvalget i Værnesregionen inneholdt forslag til igangsetting av flere ulike tiltak. Da det ville bli et omfattende og ressurskrevende prosjekt å igangsette utredning av alle tiltakene besluttet arbeidsutvalget at de enkelte kommunene skulle se nærmere på de enkelte tiltakene og gi en tilbakemelding på hvilke tiltak de ønsket å prioritere. En har nå mottatt tilbakemelding fra alle kommunene og saken legges derfor frem for behandling i arbeidsutvalget. Vurdering: Prosjektgruppen gjennomførte i forstudien kartlegging av de enkelte kommunenes forventede rekrutteringsbehov og rekrutteringsbehovet for alle kommunene i Værnesregionen samlet. Prosjektgruppen gjennomførte videre en kartlegging av antall deltidsstillinger og de enkelte kommunenes sykefravær. Prosjektgruppen benyttet så disse opplysningene som grunnlag for å vurdere om et interkommunalt samarbeid ville være nødvendig, og liv laga innenfor området kompetanse og rekruttering. Prosjektgruppen anbefalte at det ble igangsatt et interkommunalt samarbeid innenfor området rekruttering og kompetanse, og at følgende områder burde utredes i et forprosjekt: 1. Interkommunalt samarbeid om Profilering/ omdømmebygging 2. Interkommunalt samarbeid om administrasjon av lærlinger. 3. Interkommunalt samarbeid om Trainee ordning. 4. Interkommunalt samarbeid om vikarer. 5. Interkommunalt samarbeid om tiltak for å redusere antall deltidsstillinger. 6. Utdanning. 7. Kompetanseutvikling. 8. Juridisk kompetanse Prosjektgruppens rapport med anbefaling ble behandlet i møte i arbeidsutvalget. Det ble her besluttet at de enkelte kommunene skulle behandle rapporten og melde tilbake hvilke tiltak de enkelte ønsket å prioritere utredet i et forprosjekt. På bakgrunn av tilbakemeldingen fra de enkelte kommunene har en satt opp en tabell som viser hvilke tiltak som er blitt prioritert. Tabell 1 nedenfor viser de tiltakene som har fått en prioritering fra kommunene. Tabell 1 Tiltak Tydal Selbu Stjørdal Meråker Frosta Profilering 1 1 1 1 2
/Omdømme Lærlinge admin x 2 x 4 x Utdanning x 3 x 2 x Kompetanseutvikling x 4 x 3 1 Trainee x 5 x x 4 Vikarer x x x x 3 Tabellen viser at alle kommunene unntatt Frosta kommune har valgt å prioritere profilering og omdømmebygging som det foretrukne tiltaket. Når det gjelder de andre tiltakene er det vanskelig å se at noen er prioritert foran andre. Dette fordi kommunene har gitt en svært variert tilbakemelding. Noen har satt opp prioritering på flere av de ulike tiltakene, andre har kun prioritert ett tiltak. Det bør derfor drøftes nærmere i arbeidsutvalget om det skal utredes ett eller flere tiltak. Blir det besluttet at flere enn ett tiltak skal utredes må det også avklares hvilket tiltak som skal utredes utover profilering og omdømmebygging. Økonomi: Tabell 2 viser status for økonomien og tilgjengelig finansiering til forprosjektet. Tabell 2 Finansieringskilder Kr Fylkesmann i Nord-Trøndelag 195.000,- Fylkesmann i Sør - Trøndelag 100.000,- Egenandel fra Kommunene i Værnesregionen 100.000,- Sum Finansiering 395.000,- - Kostnader forstudie 195.000,- = tilgjengelige midler til forprosjekt 200.000,- Som tabellen viser er det tilgjengelige kr 200.000 til gjennomføring av et forprosjekt. Forprosjektet innenfor profilering og omdømmebygging bør gjennomføres av eksterne konsulenter. Forprosjektet bør som et minimum inneholde en kartlegging av nå situasjonen, identifisering av mulige tiltak og et forslag til gjennomføring av de enkelte tiltakene. Kostnadene til et slikt forprosjekt er meget vanskelig å anslå, men det må antas at dette prosjektet vil ha en kostnadsramme utover tilgjengelig beløp. Det må derfor påregnes en kommunal andel i tillegg til tilgjengelig beløp.
For å redusere den kommunale andelen så mye som mulig, bør det søkes eksterne tilskudd for å fullfinansiere dette prosjektet. Konklusjon: Skal kommunene greie å sikre seg kompetent arbeidskraft i årene fremover er det viktig at det jobbes målrettet med tiltak for rekruttering og kompetanseheving, både på kort og lang sikt. Gjennom interkommunalt samarbeid vil kommunene kunne iverksette tiltak av betydelig større omfang enn hva de enkelte kommunene alene vil kunne gjennomføre. På bakgrunn av dette og tilbakemeldingen fra de enkelte kommunene vil en foreslå at prosjektet rekruttering og kompetanse videreføres i et forprosjekt. Kostnadene til forprosjektet finansieres med tilgjengelige midler på kr 200.000 i tillegg til at det søkes eksterne tilskudd fra fylkesmann i Nord og Sør Trøndelag for å få fullfinansiert prosjektet. Eksterne konsulenter engasjeres til å lede og gjennomføre dette prosjektet. Forslag til vedtak: 1. Prosjektet rekruttering og kompetanse videreføres i et forprosjekt. 2. Forprosjektet utreder følgende tiltak: Profilering/Omdømmebygging 3. Kostnadene kr. Finansieres av eksterne tilskudd til prosjektet kompetanse og rekruttering. 4. Forprosjektet søkes fullfinansiert med eksterne tilskudd fra fylkesmenn i Nord- og Sør Trøndelag. Sak 29/10 Opplegg for evaluering av lønn/regnskap/fakturering og skatteoppkrever Forslag til opplegg er utsendt. Det vises til vedtak i AU 17.02.10, sak 17: Evaluering gjennomføres både for lønn/regnskap/fakturering og skatteoppkreveren. En følger samme opplegg som for IKT med at også et utvalg av brukere av tjenesten høres. Sekretariatet legger fram utkast til opplegg til neste møte i AU. Utkast til opplegg for evaluering ble presentert for AU 17.03.10 - realitetsbehandling ble utsatt til møte 5.mai.
Utkast til opplegg er også forelagt tjenestelederne for lønn/regnskap og skatteoppkrever. I endelig forslag til opplegg er innspill fra AU og tjenestelederne ivaretatt. Det er lagt til grunn at ekstern bistand innhentes. Kostnader kan dekkes over driftsbudsjettene til lønn/regnskap (50 %) og skatteoppkrever (50 %). Evalueringen bør starte etter sommerferien og sluttrapport ferdigstilles til behandling i AU 6.oktober. Sak 30/10 Stillingsressurs og kostnadsfordeling i sekretariatet NY STILLINGSRESSURS Under behandling av strategidokumentet i VR fattet RR 12.10.09 dette vedtaket: Bemanningen ved sekretariatet økes til to årsverk for å koordinere og følge opp den økte aktiviteten i VR. Det forutsettes at størst mulig del av finansieringen av den økte stillingsressursen skjer ved prosjektmidler. Notat av 13.04.10 fra sekretariatsleder er utsendt der grunnlaget for ny stillingsressurs, hovedoppgaver og ønsket kompetanse er skissert. Det synes viktig at AU foretar en grundig drøfting av skissen til bl.a. kompetanse og oppgavefordeling som er lagt fram. Vil et slikt opplegg løse de utfordringer en står overfor for å nå strategiske mål i VR? Sekretariatsleder mener at den nye stillingsressursen kan innpasses både i eksisterende (ansettelse i Stjørdal kommune) og eventuell ny organisasjonsstruktur i VR. Finansiering av økt stillingsressurs i sekretariatet skal i størst mulig grad søkes løst med prosjektmidler. Det er og vil bli betydelig prosjektaktivitet i VR for å følge opp vedtatte mål i strategidokumentet. Sekretariatet koordinerer alt prosjektarbeid og det vil være naturlig at en viss %-andel av tildelte prosjektmidler går til finansiering av koordineringen i sekretariatet. Andel til sekretariatet kan vurderes i det enkelte tilfelle, men utgangspunktet bør være at 10 % av tildelte midler øremerkes til sekretariatet. En slik løsning vil kunne oppfylle RR s vedtak av 12.10.09. Det er gjort en vurdering om stillingsressursen kan deles mellom sekretariatet, innkjøp og IKT. Oppgavene i de tre områdene vil bli omfattende og kravet til kompetanse vil bli mangfoldig. Framtidige oppgaver i sekretariatet fyller en hel stilling fullt ut og en finner det derfor ikke tilrådelig å legge opp til en slik kombinasjon. Økte ressurser innen innkjøp og IKT må løses som egne saker opp mot vertskommunen og deltagende kommuner. Innen innkjøp bør det øremerkes stillingsressurs i alle kommuner for å bygge felles innkjøpsfaglig kompetanse, for å utnytte potensialet som ligger i felles rammeavtaler og for å profesjonalisere alle innkjøp i kommunene. Behovet for innkjøpsressurser er naturligvis størst i kommunene Stjørdal og Malvik. KOSTNADSFORDELING
Dagens kostnadsfordeling av ressursbruk i sekretariatet skjer etter innbyggertall. AU har signalisert at dette skal tas opp til vurdering. Det vil være naturlig at kostnadsfordelingen skjer samtidig som en vurderer opplegg for økt bemanning. Fordeling av kostnader for andre fellestjenester i VR skjer etter en modell med fast og variabel andel. Oppgaver som har vært utført og som skal utføres i sekretariatet er preget av mye fellesoppgaver for kommunene og er i mange sammenhenger uavhengig av kommunestørrelser. Det vil derfor være relevant å bruke en modell med fast og variabel andel. Sekretariatet har utarbeidet alternative fordelingsmodeller som grunnlag for drøfting (legges fram i møtet/evt. sendes rådmenn før møtet). Ny kostnadsfordeling for sekretariatet krever endring av vedtektenes pkt. 8 for regionsamarbeidet i VR. Sak 31/10 Sak 32/10 Kvalitets- og avvikshåndtering plan for hovedprosjektet PL har lagt fram plan for hovedprosjektet (utsendt). I tråd med tidligere drøftinger er det lyst ut konkurranse om levering og implementering av elektronisk verktøy i kommunene (ikke Malvik). Tilbud er mottatt og en har derfor rimelig god oversikt over kostnader med hovedprosjektet. Styringsgruppa (AU) skal behandle prosjektplanen. I samråd med PL tilrår en at AU godkjenner prosjektplanen slik at innkjøp av verktøy og implementering kan starte. Felles personverneombud i VR Det vises til skriv av 04.10.09 fra arkivlederne i kommunene. Videre til senere drøftinger i AU. Arbeidsgruppe bestående av juridisk konsulent og leder for servicetorget i Stjørdal kommune, IKT-leder og prosjektleder Liv Heide Valla har utredet saken om felles personverneombud i VR (vedlegg til saken). Arbeidsgruppas forslag til vedtak: 1. Felles personvernombud gjelder for de fem kommunene som har felles tjenestesenter i IKT (VARIT). 2. 30 50 % stilling som felles personvernombud i Værnesregionen. 3. Sikkerhetsansvarlige innen personvern utnevnes i hver kommune. 4. Personvernombud og sikkerhetsansvarlige utgjør en ressursgruppe i informasjonssikkerhetsarbeidet i VARIT. Få opp gode holdninger og motivere ansatte når det gjelder informasjonssikkerhet. 5. Styringsdokumentene for informasjonssikkerhet legges inn i kvalitetssystemet når det kommer på plass. Sak 33/10 Logo for VR Dagens logo med bruk av bl.a. kommunevåpen er ikke hensiktmessig i praktisk arbeid. Bruk av kommunevåpen kompliserer ved at det skal være riktig størrelse, fargebruk og tekst samtidig som den er kostbar i bruk ved masseproduksjon eks. brosjyrer.
Utkast til ny logo er derfor utarbeidet for bruk på brevark, saksutredninger m.m. Forslaget er brukt på første side i sakslisten. Forslaget er i tråd med logo som brukes på konvolutter for bl.a. lønn/regnskap i VR. I ny logo er det lagt vekt på å opparbeide et kjennetegn eller et varemerke for de fellestjenester og tiltak som utføres slik at VR framstår enhetlig overfor innbyggerne, næringslivet, andre brukere og samarbeidspartnere. Samtidig er det viktig at varemerke i seg selv gir en garanti for kvalitet på de tjenester som leveres gjennom fellestjenestene i VR. I utkast til varemerke er det også forsøkt og synliggjort at det er de enkelte kommuner som står bak tjenesteproduksjonen. Logoen er overbyggende og det må spesifiseres i det enkelte tilfelle hvilke kommuner som samarbeider om eksempelvis fellestjenester til sine innbyggere. Sett opp mot arbeidet med omdømmebygging, felles profilering m.m. er det viktig å avklare hvilken logo VR skal ha. Sekretariatet foreslår at framlagte forslag til ny logo behandles i AU 5.mai og RR 19.mai. Sak 34/10 Eventuelt - Miljøfyrtårn innspill fra miljøkonsulenter i Stjørdal og Meråker; samarbeid om miljøsertifisering av bedrifter i VR Rammeprogram for møte og sosialt samvær 5.mai. Kl. 10 11 ATEA Kl. 11 11.45 Lunsj Kl. 11.45 15 Saker I AU Kl. 15.30 Middag på Tyholttårnet Kl. 19 Fotballkamp på Lerkendal; RBK Stabæk (Møteutgifter og billetter dekkes/forskutteres av VR).