Eiendomskontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 20.02.2013 12511/2013 2013/1292 610 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/3 Formannskapet 06.03.2013 Gjennomgang av kommunal eiendomsforvaltning Bakgrunn Bystyret har bedt rådmannen vurdere opprettelse av kommunalt eiendomsforetak. Vedlagte notat beskriver noen erfaringer med dagens organisering av eiendomsforvaltningen i kommune Norge og peker på utfordringene med foretaksetablering spesielt. Det er også sett på dagens organisering av eiendomsforvaltningen i Bodø kommune og mulige grep for forbedring. Rådmannen har i denne sak ikke lagt opp til en realitetsbehandling av spørsmålet om etablering av kommunalt foretak. Notatet er et bidrag til refleksjon rundt spørsmålet om etablering av foretak med fokus på både suksesskriterier og fallgruver. Føringer fra denne sak kan evt tas med i rådmannens videre arbeid med kommunens eierskapsmelding. De gode løsninger kjennetegnes ved at de er resultater av gode prosesser som involverer både politisk og administrativ ledelse og brukere av bygningene. Etablering av et KF er ikke verktøyet for å lykkes. Foretaket er kun organisasjonsformen, dvs virkemidlet. Det er handlingsrommet og de verktøyene man gir et foretak som teller. Erfaring fra andre kommuner tilsier at der er samspillet mellom kommunestyret, rådmannen og foretaket selv som er det viktigste for at en kommune skal lykkes med foretaket. Skal kommunen oppnå en god og bedre forvaltning kommunens eiendomsmasse, bør det ikke gjøres stykkevis og delt men fult og helt. Dette gjelder uavhengig om bystyret velger et KF som organisasjonsmodell eller velger å beholde eiendomsforvaltningen som en integrert del av tjenestetilbudet til kommunen. Både et foretak og en intern virksomhet må utstyres med riktig «verktøykasse». Erfaring fra andre kommuner viser at i tilfeller hvor et nyopprettet foretak ikke får rette handlingsrommet, øker faren for nedleggelse med påfølgende unødig ressursbruk. Rolf Kåre Jensen rådmann Thor Arne Tobiassen eiendomssjef Trykte vedlegg: Notat om kommunal eiendomsforvaltning Side178
Notat om Kommunal eiendomsforvaltning Bodø 22.01.2013 Thor-Arne Tobiassen, eiendomssjef Side179
Bakgrunn Bystyret har bedt rådmannen vurdere opprettelse av kommunalt eiendomsforetak. Dette notatet beskriver noen erfaringer med dagens organisering av eiendomsforvaltningen i kommune Norge og peker på utfordringene med foretaksetablering spesielt. Det er også sett på dagens organisering av eiendomsforvaltningen i Bodø kommune og mulige grep for forbedring. Bodø kommunes eiendommer kan grovt sett deles i 3 porteføljer: 1) Tjenestebygg (skoler, barnehager, sykehjem, rådhus, idrettsanlegg, administrasjonsbygg m, m) 2) Boligene a. eid av Bodø kommune b. eid av Bodø kommunale boligstiftelse, disponert av kommunen 3) Strategiske eiendommer (annen bebygd og ubebygd eiendom). Kjøp, salg og utvikling av eiendom for å ivareta sentrumsutvikling, boligbygging, næringsarealer, samt tomter som kommunen selv trenger til egen virksomhet. Den samlede bygningsmassen direkte eid av kommunen er på ca. 244.500 m 2. Arealene fordeler seg på følgende kategorier: Administrasjonsbygg: 14 874 m 2 Barnehager 10 294 m 2 Skolebygg: 98 063 m 2 Helsebygg: 39 678 m 2 Idrett/kulturbygg: 26 238 m 2 Kommunaltekniske bygg 8 326 m 2 Boliger *) : 47 000 m 2 *) Bodø kommune disponerer, forvalter, og vedlikeholder ca. 350 boliger/leiligheter eid av Bodø kommunale boligstiftelse. I tillegg eier kommunen selv ca. 450 boliger/leiligheter. Kommunen har i tillegg foretak og aksjeselskap som eier og forvalter bygg og eiendom: Bodø Spektrum KF (næringsareal) Bodø Spektrum AS (fotballhall) Bodø kulturhus KF (Aspåsen skole inkludert dagens kulturhus) Aspmyra Stadion (kunstgress/spilleflate + søndre og østre tribune) Bodø Havn KF (kaier, Bodøterminalen, kai skur, utleiebygg) AS Industribygg (Team gården, deleier i Zahlfjøsen) Banken AS (tidligere Norges bank bygg) Andre? Eiendomsforvaltning og eierskap utøves i mange organisasjoner. Porteføljene er forskjellige. Forvaltningen av dem kan organiseres på forskjellige måter. Dette notatet tar først og fremst for seg forvaltning av kommunens tjenestebygg som skoler, barnehager, administrasjonsbygg, helsebygg og idrett/kulturbygg. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 2 Side180
Kommunen som eier, bruker og forvalter Innbyggerne i kommunen eier, bruker og betaler gjennom skatten for kommunens eiendommer og bygninger (barnehager, skoler, idretts- og kulturhus, kirker, rådhus, friluftsområder, parker og torg, sykehjem, omsorgsboliger andre boliger, tomter for næringsformål, boligbygging, sentrumsutvikling osv.). Ca. 20 % av kommunenes budsjett (drift pluss investering) går med til å huse den kommunale virksomheten. Innbyggerne velger kommunestyret til å forvalte skattepengene og ivareta deres interesser som eiere av kommunens eiendommer, brukere av eiendommene og mottakere av kommunale tjenester. Kommunestyret må balansere mellom mange hensyn. Kommunestyret velger et formannskap som blir det operative eierorganet i kommunen. Formannskapet ansetter rådmannen til å administrere kommunens virksomhet herunder skaffe eiendommer og egnede lokaler til kommunens virksomhet. Rådmannen kan fordele forvaltningsoppgavene på mange måter i egen organisasjon. a) Kommunal eiendomsutvikling med kjøp og salg av eiendom for å ivareta næringsutvikling, sentrumsutvikling, boligbygging og skaffe tomter til kommunens virksomhet har sin naturlige plassering nær rådmannen og formannskapet som kommunens sentrale operative eierorgan. b) Boligporteføljen med utleie, løpende vedlikehold, kjøp og salg av boliger osv, er ofte lagt til eget boligkontor i kommunen. c) Tjenestebyggene utgjør den største bygningsmassen med alle skolene, barnehagene, omsorgsbygg, idrettsbygg osv. De skal bygges, bygges på, bygges om, rehabiliteres, vedlikeholdes, forsikres, renholdes, kjøpe energi og drive enøk, kildesorteres, møbleres m.m. Dette er nødvendige støttefunksjoner for å kunne drive den kommunale virksomheten. Rådmannen kan fordele disse oppgavene på mange måter i egen organisasjon. (A,B,C i tabell i kapittel 2). Kommunestyret kan imidlertid bestemme at rådmannen ikke skal ha forvaltningsansvaret for ulike eiendommer og legge dette til kommunale foretak, aksjeselskaper eller stiftelser. Boligene kan f.eks. legges i foretak eller stiftelser. I Bodø er ca. 350 av 800 utleieboliger eid av Bodø kommunale boligstiftelse men administrert av kommunen. Ansvaret for forvaltningen av tjenestebyggene kan overføres til kommunale foretak eller aksjeselskap. Enkelteiendommer som f.eks. bibliotek, kulturhus og lignende kan skilles ut i aksjeselskaper og eies av private og offentlige sammen. For kommunale aksjeselskap og foretak vil kommunestyret være øverste eierorgan og formannskapet vil fortsatt være det operative eierorganet som vil behandle årsberetning og tertial/kvartalsrapporter m.m. fra foretakets/selskapets styre. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 3 Side181
Kriterier for god eiendomsforvaltning I NOU 2004:22 pekes det på behovet for en profesjonell forvaltning som evner å formidle utfordringene og skaffe nødvendig ressurser til drift, vedlikehold og utvikling av byggene. NOU-en definerer et sett med kriterier for god eiendomsforvaltning: 1. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov 2. Effektiv arealutnyttelse 3. Godt, verdibevarende vedlikehold 4. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning 5. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter 6. En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen, som legger til rette for god faglig kompetanse på alle nivåer i eiendomsforvaltningen, et godt samarbeid og en god gjensidig rolleforståelse med klare ansvarsforhold i trekantforholdet mellom eier, forvalter og bruker 7. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter, kunne sette av tilstrekkelig med penger til å ta større vedlikeholdsoppgaver Gjennom en mer målrettet, rasjonell og planmessig eiendomsforvaltning vil man kunne oppnå store besparelser ved mindre arealforbruk, økt arealeffektivitet og bedre utnyttelse av bygningsmassen. Bedre vedlikehold vil gi lavere kostnader og bedre økonomi i et langsiktig perspektiv. 1. Organisering av eiendomsforvaltning i Bodø og i andre kommunene Dagens organisering i Bodø Forvaltning drift og utvikling av eiendomsmassen eid av Bodø kommune er splittet opp og utføres i mange selskap/virksomheter. I tillegg driftes/forvaltes kommunens tjenestebygg på ulik måte innad i organisasjonen Bodø kommune. Dette gjelder særlig innenfor renhold og teknisk drift av bygningsmassen. I skoler og helsebygg er alle 37 vaktmestere ansatt i den enkelte virksomhet og innenfor renhold er ca. 40 % av renholderne administrativt og faglig lagt til ulike virksomheter. Dagens eiendomskontor er et fagkontor for eiendomsforvaltning, utvikling og drift. Kontoret forvalter og utvikler kommunal eiendom og bygningsmasse, gjennomfører deler av kommunens investeringsprogram, håndterer kjøp og salg av grunn og gjennomfører vedlikeholdsplan. Kontoret har i dag ca. 90 medarbeidere fordelt på 4 seksjoner. Fra 2013 inngår tidligere Bodø byggservice i eiendomskontoret dvs kontoret har ansvar for ca. 60 % av alt renhold i kommunale bygg og utfører vaktmesteroppgaver for bygg uten fast vaktmester. Kontoret er plassert i stab til rådmannen og eiendomssjefen inngår i rådmannens ledergruppe. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 4 Side182
Dagens organisering av eiendomsforvaltning noen andre kommuner Tabellen nedenfor er hentet fra NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Den viser hvordan ansvaret for tjenestebyggene er organisert. Det fremgår at de aller fleste kommuner (over 75 %) hadde etablert en egen eiendomsforvaltningsenhet (etat, avdeling) innenfor den sentrale administrasjonen (C) på samme måte som Bodø har i dag. Det fremgår videre at ca. 5 % av kommunene hadde opprettet foretak (D). Det er to kommuner som har opprettet AS (E) for sine tjenestebygg. Det er Røyken og Os kommune. Hovedbildet i 2012 er fremdeles det samme. Det har foregått en sentralisering av eiendomsforvaltningen i kommunene de siste 20 årene. Det innebærer at trolig flere kommuner har gått fra modell A og B til C. Siden 2004 har det også blitt opprettet en del nye foretak, men mange foretak er imidlertid også lagt ned i samme periode. Forvaltning av tjenestebygg er en stab/støttefunksjon Post C i tabellen Egen eiendomsforvaltningsenhet viser ikke hvor den sentrale eiendoms-forvaltningsenheten er plassert i kommunen. Den kan være en avdeling i teknisk etat. Den kan være en etat på linje med øvrige etater, eller den kan være i stab under rådmannen. Som virksomhet i teknisk etat eller tilsvarende vil ressursene til eiendom måtte prioriteres opp mot den tekniske tjenesteproduksjonen (vann, avløp, vei osv.). Det er ikke logisk. Som etat på linje med tjenesteproduksjonen (skole, helse, kultur osv.) må eiendom prioriteres som del av alle tjenesteprodusentene. Det er heller ikke logisk. Forvaltningen av tjenestebyggene er å betrakte som en støttefunksjon for den øvrige kommunale virksomheten og har sin logiske og plassering i stab hos rådmannen. I Bodø er eiendomskontoret plassert i stab til rådmann. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 5 Side183
2. Husleiefinansiert foretak for tjenestebyggene Kommunestyret kan vedta å opprette eiendomsforetak for tjenestebyggene. Kommunestyret oppnevner da et styre for foretaket, og gir vedtekter og eventuell styreinstruks og samhandlingsregler mellom foretaket og kommunen. Foretaket inngår i kommunens samlede økonomi, og er en del av kommunen som juridisk person. Foretakets inntekter sikres ved at foretaket leier ut eiendommene til virksomhetene som betaler husleie basert på langsiktig leieavtaler. Foretaket beregner husleie for det enkelte bygg og sender samlet krav/faktura til kommunen etter avtalte terminer. Ved kommunalt eiendomsforetak overføres eiendommene til foretaket. Dette gjøres normalt ved at eiendommene overtas til bokført verdi. Foretakene overtar kommunens lån, tar opp nye og betjener alle lån som knyttes til eiendommene. Betjening av lånene dekkes av husleien. Målsetting med kommunalt foretak Opprettelsen av eiendomsforetak har ofte sin bakgrunn i at eieren, kommunestyret, ønsker et helhetlig blikk på den kommunale eiendomsmassen og at man ønsker å nå minst tre målsettinger. 1. Stille mer hensiktsmessige bygg for de tjenester kommunen skal yte til sine innbyggere. 2. Bevare eller øke verdien i eiendomsmassen. 3. Økt profesjonalitet og effektivitet i forvaltning og drift av eiendomsmassen. Husleie hva inngår? Leiekontrakt er en naturlig konsekvens av at det opprettes et eiendomsforetak. For kommunale bygg er det normalt å beregne kostnadsdekkende leie, ikke markedsbasert (hva markedet er villig til å betale). Følgende elementer inngår normalt i en kostnadsdekkende husleie 1. Kapitalkostnader (renter og avdrag på lån) 2. Utvendig vedlikehold (bygningsskall). 3. Teknisk drift og tilsyn med bygget 4. Eierforsikring 5. Øvrige forvaltningskostnader administrasjon osv. Følgende elementer kan inngå i husleien, eller det kan overlates til leietaker å administrere: 6. Innvendig vedlikehold (overflater). 7. Vann og avløp og renovasjonsutgifter. 8. Energi 9. Renhold 10. Leietakerservice (post, budtjenester, flytte, sjaue, annen hjelp) Husleien må indeksreguleres for lønns og prisvekst. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 6 Side184
Vedlikehold med vedlikeholdsfond Det er vanlig at foretaket tar over de budsjettposter og kostnader kommunen har for tjenestebyggene ved overtakelsestidspunktet. Det vil si at foretaket også tar over vedlikeholdsbudsjettene som normalt er for lave. Med husleie blir imidlertid inntekten forutsigbar. Det gjør det mulig i større grad å jobbe langsiktig i forhold til den tidligere bevilgningsøkonomien, der man ofte får kutt i vedlikeholdet i løpet av året. Et virkemiddel som kan ha positiv effekt for vedlikeholdet er å utstyre foretaket med fond som kan brukes til vedlikehold, rehabilitering osv. Fondsavsetningene kan skje ved eventuelle overskudd i driften ved at man f.eks. klarer å redusere energikostnadene eller renholds-kostnadene. Dette kan være betydelig motivasjonsfaktor dersom foretaket får disponere fondet. Som del av kommunens økonomi er foretaket utsatt for strykningsregelen. Det vil si at eventuelle overskudd fra driften som var tenkt brukt til vedlikehold eller satt av til fond blir strøket for å dekke opp underskudd i kommuneøkonomien. Erfaring viser at dersom dette praktiseres bidrar det til en kortsiktig tankegang også i foretakets disposisjoner. Husleie synliggjør hva det koster å huse kommunens virksomhet Husleien er et uttrykk for kommunens samlede kostnader med å huse kommunens virksomhet fordelt på det enkelte leieobjekt. Med husleie tvinges kommunen til å omsette investeringer til økte driftskostnader i form av økt husleie. Det gjør det lettere å vurdere driftskonsekvens av en investering. Husleie tvinger fram klarere ansvarsforhold De fleste har egne erfaringer med leieforhold og med leiekontrakter som bestemmer gårdeieres og leietakers plikter og rettigheter. Denne erfaringen bør kommunen spille på i utvikling og fastsettelse av leiekontrakter mellom foretaket og virksomhetene. Gjennom kontrakten har man muligheten til å skape klare ansvarsforhold. Samlet oversikt og disponering av kommunens eiendommer Et argument som blir framhevet er at husleien kan brukes til å framtvinge en nøktern og optimal bruk av kommunens arealer. Forutsetningene for dette er at virksomhetene må kunne prioritere husleiekostnader mot øvrige kostnader og si opp å inngå nye leieavtaler etter eget behov. Det innebærer også at foretaket må bistå virksomhetene med å skaffe nye arealer og skaffe eventuelle nye leietakere til avgitte arealer. Praktisert riktig skal dette gi en rask og smidig behovstilfredsstillelse hos leietaker som får husleien regulert i henhold til nye behov. Risikoen er at arealer blir stående tomme. Det gir en lavere driftskostnad, men det er vanskelig å forstå for et lokalsamfunn at lokaler, for eksempel deler av en skole, låses av fordi man ikke finner nye leietakere. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 7 Side185
Styrken ved en samlet husleieforvaltning er at kommunens arealer kan bli sett mer i sammenheng på tvers av sektorer. Behov meldes inn og søkes løst ved omdisponering av eksisterende arealer og ved investeringer og salg. Det er en del eksempler fra kommuner som har oppnådd slike effekter, men det er kanskje flere eksempler på at man ikke oppnår den ønskede effekten. Dette avhenger av hvordan husleieordningen utformes og praktiseres samt hvordan det lokale husleiemarkedet fungerer. For å ivareta den kommunale styringen og utnytte kompetansen bør foretaket forvalte all innleie til kommunen. Enten eller unngå mellomløsninger Innføring av reell kostnadsdekkende husleie kommer overraskende på mange virksomheter som ikke er klar over hvor mye huskostnaden utgjør av driftsbudsjettet. Det har i en del kommuner ført til avisoppslag og politiske diskusjoner for å få redusert husleien. Innføring av ordningen skaper økt bevissthet om kostnadene og ansvarsforholdene som igjen gir et grunnlag for en bedre areal- og eiendomsforvaltning. Motstand i mange kommuner har ført til at man har innført modifiserte mellomløsninger som ikke fungerer. 3. Hvorfor legges så mange foretak ned? Tabellen til høyre viser hvilke kommuner som har foretak i dag, og hvilke kommuner som har lagt ned sine foretak (i kursiv). Per september 2010 er det 18 kommunale eiendomsforetak i drift. Ni kommuner som har lagt ned sine foretak. Antall nedlagte foretak er meget høyt. Det er ikke foretatt noen systematisk kartlegging av årsakene til de mange nedleggelsene. Det er en rekke forhold som spiller inn. Noen aktuelle momenter er: Politisk overstyring og umoden kommuneorganisasjon De fleste foretak blir etablert etter et politisk initiativ og vedtak i kommunestyret basert på politiske målsettinger, ideer og forventninger til en foretaksetablering. Det kan være at man ser for seg en mer rasjonell og effektiv eiendomsdrift, det kan være at man ser for seg at man får mer ressurser til vedlikehold, eller det kan være at man ønsker å konkurranseutsette hele eller deler av eiendomsdriften. Det kan være at man ser for seg at foretaket vil gå med overskudd, og at kommunen vil kunne ta eierutbytte. Rådmannens oppgave er å utrede, foreslå og skape en realistisk forventning til hva kommunen vil oppnå med foretaksetablering. Å etablere et foretak krever en betydelig innsats administrativt. Det er Eiendomsforetak Bergen nedlagt Drammen Drangedal Eidskog nedlagt Flora nedlagt Gildeskål Halden nedlagt Hammerfest Kongsberg Kongsvinger nedlagt Larvik Lillesand -nedlagt Malvik -nedlagt Molde mange berørte som skal høres og mange er skeptiske og vil kunne yte motstand mot en foretaksetablering. Moss Nittedal Norddal Odda -nedlagt Oslo - Omsorgsbygg KF Oslo -Undervisningsbygg KF Sandes -nedlagt Stord Sørum Tønsberg Ulstein Vågan Ålesund Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 8 Side186
Samarbeidsproblemer og motstand gjør det vanskelig for det nye foretaket å etablere seg. Disse problemene vil også fanges opp i det politiske miljøet og kan bli en så stor belastning politisk at man velger å legge ned. Nødvendig med politisk støtte i minst to perioder Å etablere et eiendomsforetak tar tid og krever stabil politisk støtte i minst to perioder. Det innebærer at det bør være størst mulig grad av konsensus i bystyret ved valg av løsning. Er det vanskelig å se for seg at man vil få langvarig politisk støtte bør det advares mot å opprette eiendomsforetak. Dårlig forberedt foretaksetablering En dårlig forberedt foretaksetablering vil skape usikkerhet og frustrasjon; i den nye forvaltningsorganisasjonen, hos brukerne av byggene som er blitt leietakere og hos politikere. En god etablering krever at det gjennomføres en omfattende prosess som involverer brukere, leietakere, rådmann og politikere slik at alle vet hva man går til og har realistiske forventninger til det kommende foretaket. Jo bedre eiendomsforvaltningen er organisert før foretaksetableringen, jo lettere går foretaksetableringen En eiendomsforvaltning som ikke fungerer så godt i utgangspunktet har det ikke lettere som foretak. Det bør være mest mulig ro rundt eiendomsforvaltningen før man går til det skritt å legge eiendomsforvaltningen ut i et foretak. Godt og nært samarbeid mellom rådmannen og foretaket er avgjørende Det paradoksale med foretaksetablering er at behovet for samarbeid øker med foretaksetablering. For foretakene er kommunen bank, eier og eneste kunde/leietaker. Ved skifte av rådmann og foretaksleder må dette samarbeidet etableres på nytt. Flere foretak er blitt lagt ned på grunn av samarbeidsproblemer mellom foretaket og rådmannen. Styre med manglende politisk forankring Hvis man skal ha et politisk sammensatt styre bør det være sentrale politikere med som fanger opp politiske signaler tidsnok og som evner å forsvare foretaket. 4. Små forbedringer - ofte bedre enn store omorganiseringer? Eiendomsforetaket i Sørum er ofte blitt løftet fram som et vellykket eksempel på etablering av et foretak. Det spesielle med Sørum er at foretaket i stor grad har blitt utviklet innefra på initiativ fra eiendom som var eiendomsavdeling i teknisk etat i 1993, som ble til eiendomsavdeling i stab hos rådmannen i 1996, for så å bli eiendomsforetak i 2004. Daglig leder har vært leder hele tiden. Han har lagt stein på stein og har et sterkt eierskap til modellen og dagens organisasjon. Foretaket i Sørum er også blant de beste i landet. Det har en egen økonomi som er finansiert av husleien. Overskudd blir lagt i egne fond som foretaket får beholde og som brukes til vedlikehold og investeringer. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 9 Side187
Foretaket har utviklet en profesjonell organisasjon som er en selvstendig økonomisk enhet, og som drives etter bedriftsøkonomiske prinsipper. Det er grunn til å merke seg at eiendomsforvaltningen i Sørum var plassert i stab hos rådmannen i 8 år før foretaket ble opprettet. Ved plassering i rådmannens stab vil rådmannen få en nærmere kontakt og forståelse for eiendomsforvaltningens betydning og bidra til å utvikle eiendom som støttefunksjon for kommunens virksomhet. Det kan være et fornuftig steg på veien til en mulig foretaksetablering. Kommuner som lykkes med sin eiendomsforvaltning enten de er foretak eller internt organisert kjennetegnes ved en tett og løpende kontakt mellom rådmannen og eiendomsforvaltningen. Listen over nedlagt foretak kunne vært adskillig kortere dersom kommunene hadde gått mer gradvis frem. Opprettelse av kommunale foretak er store prosesser som krever mye oppmerksomhet over lengre tid fra de involverte for å lykkes, også politisk. Det er viktig både for prosessen og resultatet at de involverte har troen på at anstrengelsene fører til forbedringer og ikke motsatt. Å etablere et eiendomsforetak tar normalt 2-5 år avhengig av hvor god eiendomsforvaltningen er i utgangspunktet. I tillegg må det regnes god tid til å forberede etableringen. Nittedal kommune brukte 1,5 år på å forberede sitt eiendomsforetak som startet 2010. Flere arbeidsgrupper med representanter fra hele kommunen ble opprettet med hvert sitt mandat. Flere stormøter ble arrangert. Nittedal fikk til et godt samarbeid med Sørum. Det ble arrangert møter på politisk nivå, rådmannsnivå, økonomisjefnivå, institusjonsledernivå (rektorer, sykehjemsbestyrere, barnehageledere), drift- og vedlikeholdsledere, renholdere og vaktmestere mfl fikk møte representanter fra Sørum. Dette bidro til å ufarliggjøre den kommende foretaksetableringen og skape en realistisk forventing til det som skulle skje i Nittedal. 5. Sammenligning med privat sektor I privat sektor fokuseres det i økende grad på organisasjonenes støttefunksjoner. Bedriftene definerer sin kjernevirksomhet og bestemmer hvilke støttefunksjoner som er nødvendig for å drive kjernevirksomheten. Å skaffe egnede lokaler er en støttefunksjon. Renhold, kjøp av energi, vaktmestertjeneste, møblering, post og budtjenester, print og kopiering, IT, kantinedrift, vaskeri, sentralkjøkken, vakt-tjenester, sentralbord m.m. kan også være nødvendige støttefunksjoner for kjernevirksomheten. Dette feltet går under betegnelsen Facilities Management (FM). FM-enheten plasseres nær konsernledelsen. Det fører til økt fokus på støttefunksjonenes betydning, økonomi og organisering. Desentralisert ansvar med lite fokus og kompetanse gjør at støttefunksjonen ofte kan bli dårlig utført og at den blir kostbar. De fleste kommuner har, som vist tidligere, sentralisert sin eiendomsforvaltning. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 10 Side188
Man har også etablert sentral styring av IT, innkjøp, personal, økonomi, sentralbord m.m. Kongsvinger kommune, som la ned sitt kommunale eiendomsforetak etter kort tid, har lagt eiendom tilbake i stab under rådmannen og utvidet ansvarsområdet til å omfatte kantinedrift, matproduksjon og vaskeri. Kongsvinger har med dette opprettet en eiendom- og serviceenhet (Facilities management-enhet). Det er grunn til å tro at flere kommuner vil se lokaler med tilhørende service i sammenheng i årene som kommer. Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen NOU 2004:22 utvalget gjennomgikk situasjonen i kommune Norge og drøftet behovet for tiltak i forbindelse med organiseringen av eiendomsforvaltningen. Utvalget mente på grunnlag av de foreslåtte kriteriene at eiendomsforvaltningen (se kapittel 1) bør sikres en viss selvstendighet i forhold til den øvrige kommunale forvaltningen, slik at det legges til rette for å se vedlikeholdet og de andre sidene ved eiendomsforvaltningen i et samlet, langsiktig perspektiv. Dette tilsier som et minimum at eiendomsforvaltningen bør ivaretas gjennom egne organisatoriske enheter. Som et minimum bør kommunens eiendomsfaglige kompetanse og styring av eiendomsforvaltningen være samlet på ett sted. Myndighet og fullmakter hos de ulike aktørene må utformes i den hensikt å disponere ressurser på en mest mulig effektiv måte samlet sett og over tid. Jo større grad av økonomisk autonomi eiendomsforvaltningen kan få gjennom måten den blir organisert på, desto bedre vil det ligge til rette for et optimalt vedlikehold. 6. Oppsummering God eiendomsforvaltning krever en tilstedeværende eier (formannskap og kommunestyre) som bryr seg om sine eiendommer og som fatter nødvendige beslutninger for å ivareta en god forvaltning og utvikling av eiendommene. God eiendomsforvaltning krever også en forvalter som gir nødvendig informasjon til sin eier og gjennomfører eierens beslutninger. Kommunikasjon og samspill mellom eier og forvalter er avgjørende for resultatet Forvaltning av kommunens tjenestebygg er i dag en stab/støttefunksjon for kommunens virksomhet på linje med økonomi, personal, IKT, innkjøp m.m. Plassert i stab hos rådmannen vil eiendom fortsatt få den rette oppmerksomheten og nærhet til formannskapet og kommunestyret som kommunens eierorganer. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 11 Side189
Løpende kontakt mellom rådmannen og eiendomsforvaltningen setter rådmannen i stand til å ivareta forvaltning og utviklingen av kommunens eiendommer og rapportere til formannskap og kommunestyret. God samhandling mellom rådmannen og eiendomsforvaltningen er også meget viktig for å lykkes med et eiendomsforetak. Etablering av eiendomsforetak krever betydelig innsats og fokusering over flere år administrativt og politisk for å lykkes. 1-2 års forberedende planlegging anbefales med flere parallelle arbeidsgrupper med bred deltakelse. Det vil så ta 2-5 år å etablere foretaket med innføring av husleieordning og etablering av styringsordningen. Bodø kommune har i dag en rimelig velfungerende eiendomsforvaltning. Det er et godt utgangspunkt for å lykkes med foretak. Bodø kommune bør i første omgang «sentralisere» all drift av bygningsmassen til en og samme enhet. Dette innebærer at dagens lokalt ansatte vaktmestere og renholdere faglig og administrativt samles til en og samme virksomhet. Kommunens eiendomsfaglige kompetanse og styring av eiendomsforvaltningen er da samlet i samme virksomhet. En fult ut sentralisert eiendomsforvaltning vil tilrettelegge og forenkle oppgaven hvis bystyret velger å gå videre med foretaksetablering. 9. Mål for eiendomsforvaltningen Eiendom skal være kommunens strategiske kompetanseenhet innenfor forvaltning og utvikling av eiendom. Eiendom skal tilrettelegge for gode beslutningsprosesser så vel i forvaltning som i utviklingsprosjekter innen bygge- og anleggsprosjekter. Eiendom skal planlegge å gjennomføre byggeprosjekter i tråd med politiske vedtak. Eiendom skal utvikle og ivareta brukernes/kundens behov for gode og effektive lokaler til lavest mulig kostnad for derigjennom å skape best mulig rammevilkår for brukernes virksomhet over tid. Eiendom skal ivareta og utvikle den realkapital som ligger i kommunens eiendomsmasse. Eiendom skal sikre en kostnadseffektiv eiendomsdrift. Eiendom skal ivareta kommunen som hjemmelshaver. Påstand: 1. Eiers rolleforståelse viktigere enn organisasjonsmodell 2. Rådmannens rolleforståelse viktigere enn organisasjonsmodell 3. Eiendomsforvalters forståelse for rådmannens og eiers rolle viktigere enn organisasjonsmodell. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 12 Side190
Vedlegg: Figuren under viser viktige innsatsfaktorer og verktøy som må på plass ved etablering av et kommunalt eiendomsforetak. Kommunalt eiendomsforetak erfaring og anbefaling Side 13 Side191