Saksfremlegg. Saksnr.: 10/ Arkiv: 614 &20 Sakbeh.: John A. Suhr Sakstittel: ORGANISERING AV EIENDOMSFORVALTNINGEN I ALTA KOMMUNE

Transkript

1 Saksfremlegg Saksnr.: 10/ Arkiv: 614 &20 Sakbeh.: John A. Suhr Sakstittel: ORGANISERING AV EIENDOMSFORVALTNINGEN I ALTA KOMMUNE Planlagt behandling: Hovedutvalg for drift og miljø Formannskapet Kommunestyret Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Kommunestyret ber rådmannen om å fortsette arbeidet med å se på alternative løsninger for å utvikle- og forvalte kommunale tjenestebygg i henhold til kravene i plan og bygningsloven. Det vil bli tatt utgangspunkt i vedlagte utredninger. Endelig utforming av organiseringen vil ligge som en del av rådmannens hovedprosjekt Omstilling i Alta kommune. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger:... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg: Forvaltning av kommunale tjenestebygg underlagt rådmannen eller lagt til selvstendig eiendomsforetak? Notat/utredning av Fredrik Horjen rådgiving. Bakgrunn: Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS foretok en Forvaltningsrevisjon av Bygningsvedlikeholdet i Alta kommune Revisjonsrapporten ble behandlet i hovedutvalget, formannskapet og kommunestyret. De konkluderte på lik linje med VFK at de samlede kostnader til bygningsvedlikehold lå lavere enn sammenligbare kommuner og under anbefalte verdier i bransjen. Med bakgrunn i denne revisjonsrapporten la Drift og utbygging saken Evaluering av kommunens vedlikeholdstjenester fram for kommunestyret i desember 2009: I vedtak her ba kommunestyret rådmannen utrede forslag på hvordan kommunen innen 2020 kunne opprettholde og øke kvaliteten på kommunens bygningsmasse, samt utrede måter kommunen kunne organisere eiendomsforvaltningen på.

2 Økonomiske konsekvenser: Uavhengig av hvilken organisasjonsform en velger, stab hos rådmannen eller et kommunalt foretak, vil det medføre en heving av de økonomiske rammer for å oppnå et forsvarlig vedlikehold på kommunale bygg. For Alta kommune som helhet vil det ved etablering av et foretak (KF), isolert sett, ikke få noen økonomiske konsekvenser. Ved etablering av KF er det vanlige er at foretaket tar over de budsjettposter og kostnader kommunen har for de kommunale byggene på overtakelsestidspunktet. Et virkemiddel som kan ha positiv effekt for vedlikeholdet er å utstyre foretaket med et fond som kan brukes til vedlikehold/rehabilitering. Fondsavsetning kan skje ved eventuelle overskudd i drifta ved at en klarer å redusere driftskostnadene. Som en del av kommunens økonomi er foretaket utsatt for styrkningsrerelen. Det vil si at eventuelle overskudd fra driften som var tenkt brukt til vedlikehold eller avsatt til fond blir strøket for å dekke opp underskudd i kommuneøkonomien. Dette er imidlertid kortsiktig tenkning og erfaring viser at det ikke bør praktiseres. Det vil også måtte vurderes i hvilket omfang foretaket skal ha egen organisasjon/drift for regnskap/økonomi eller om disse tjenestene skal utføres av kommunen selv. Ved etablering av foretak må en også ta stilling til hvorvidt alle ansatte skal overføres til foretaket og hvilke rettigheter de skal ha, eller om de skal ha et ansettelsesforhold til Alta kommune. Det forutsettes også at leietakerne må kjøpe vaktmester- og renholdstjeneste fra foretaket. En bør uavhengig av organisasjonsform vurdere å innføre husleieprinsippet for på den måten få kontroll på arealbehovet/forbruket til leietakerne. Det er imidlertid usikkert om en vil oppnå full effekt av husleieprinsippet ved en organisering i stab hos rådmannen. Husleieprinsippet vil si at hver virksomhet må betale for det arealet som benyttes. Vurdering: Alta kommune besitter i dag en eiendommasse innenfor tjenestebygg (skoler, barnehager, sykehjem, rådhus, idrettsbygg, kulturbygg, administrasjonsbygg med mer). på m2. Denne bygningsmassen har en teknisk verdi på ca 2,5 milliard kr. For å drifte, vedlikeholde, og videreutvikle denne bygningsmassen har avdeling Bygg og eiendom en personellresurs inkl. stab på 106 stillingshjemler. De fordeler seg slik. Vaktmestertjeneste har 27 hjemler, renhold 72 hjemler, utbygging 5 hjemler og administrasjon stab 2 hjemler. Avdelinga har et netto driftsbudsjett på 87,5 mill kr. I tillegg har avdelinga et investeringsbudsjett på kommunale bygg som varierer fra år til år (40-80 mill kr). Badeland og andre eksterne prosjekt er da holdt utenfor. For å framskaffe bakgrunnsstoff og annet grunnlagsmateriale i forbindelse med å utrede måter og organisere av eiendomsforvaltningen har leder for drift og utbyggingssektoren engasjert Dr.ing Fredrik Horjen i Fredrik Horjen Rådgiving til å komme med en betraktning om temaet. (se vedlegg). Fredrik Horjen har bred kompetanse innen eiendomsforvaltning. Han har bl.annet utarbeidet KS-veilederen Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for rådmenn og politikere. Videre er han nå engasjert av Kommunalteknisk forening til å lede arbeidet med å lage et temahefte for kommunene om hva som skal til for å lykkes med etablering av kommunale foretak. Han er også kjent med kommunenorges eiendomsforvaltning gjennom sitt arbeid som sekretær for nettverksgrupper av eiendomsforvaltere.

3 Fra på midten av 1980 tallet fram til i dag har det vært en kombinasjon av fagstyrt(skole, helse)/brukerinstitusjonsstyrt eiendomsforvaltning. Dagens organisering er en sentralstyrte forvaltning. Tidligere brukerstyrte forvaltning medførte at skottene ble for åpne mellom virksomhetens kjernedrift og drift/vedlikehold av bygningene. Økonomi og resurser som skulle vært benyttet til vedlikehold, ble nok i enkelte tilfeller benyttet i virksomhetens kjernedrift. I tillegg ble også vaktmesterne alene og til tider isolert fra sitt fag og sine kolleger på andre bygg. Med dagens organisering innenfor Drift og utbygging blir de økonomiske resursene benyttet til det formålet de er tiltenkt. Utnyttelsen av personellresursene (vaktmesterne) har en imidlertid ikke klart å frigjøre helt fra virksomhetens daglige drift. En altfor stor andel av vaktmesterne sin arbeidstid blir fortsatt benyttet på brukeroppgaver. Det henger sammen med at virksomhetslederne har vært vant til å ha ubegrenset tilgang til disse resursene uten at det har kostet dem noe. Her trengs det en innstramming for å endre de gamle holdningene. Veien videre fra dagens organisering over til noe mer forutsigbart kan gjøres på ulike måter. 75 % av kommunene i Norge har i dag organisert sin eiendomsforvaltning innenfor sentraladministrasjonen (i stab hos rådmannen/egen etat/avdeling i teknisk etat). 15 % er bruker/fagorganisert(helse, skole etc.). 5 % har organisert som kommunale foretak(kf). 5 % resterende som As eller annet. Alle organisasjonsformer har sine fordeler og ulemper alt etter hvor en er i organisasjonen. Denne vurderingen vil ikke bli sett på i denne saken. For Alta kommunen er problemstillingen den videre utvikling av dagens organisering. Å forsyne den kommunale virksomheten med tjenlige lokaler er en støttefunksjon tilsvarende kommunens økonomiavdeling, personalavdeling, IT-avdeling, sentral innkjøpsavdeling osv. Slik vi er organisert i dag i Drift og utbyggingssektoren vil ressursene til eiendom måtte prioriteres opp mot den tekniske tjenesteproduksjonen (vann, avløp, vei, miljø/park osv). Som sektor på linje med tjenesteproduksjonen (skole, helse,kultur osv) må eiendom prioriteres som del av alle tjenesteprodusentene. Både dagens og tidligere organisasjonsform gir lite forutsigbart drift. Forvaltningen av tjenestebyggene er å betrakte som en støttefunksjon for den øvrige kommunale virksomheten, og har sin logiske og plassering i stab hos rådmannen eller som en selvstendig enhet i et KF eller lignende. Organisering i stab hos rådmannen. Bygg og eiendom er i dag organisert som en avdeling innenfor Drift og utbyggingsektoren. Det er ikke den mest fornufting plassering i organisasjonen, fordi vi til enhver tid må konkurere med de andre tjenesteprodusentene som vi i utgangspunktet skal være støttefunksjon for. For at vi skal kunne levere gode tjenester til befolkningen må vi kunne tilrettelegg for gode og funksjonsdyktige bygg. Det vil være mer fornuftig å være i stab hos rådmannen. Dette fordi rådmannen er Kommunestyrets forlengede arm, og som eier byggene. Vi vil i denne organisasjonen ikke på samme måte behøve å sloss med de andre tjenesteprodusentene om bevilgningene. Kommunestyret/rådmannen vil ved denne organisasjonsform måtte påta seg et større ansvar for kvaliteten på bygningsmassen. Ved denne organisasjonsform lokaliseres stab Bygg og eiendom hos rådmannen. Organisering i et kommunalt foretak (KF). En kan velge å gå direkte fra dagens situasjon til å etablere et KF, eller gå veien om stab hos rådmannen. Å etablere et KF i et steg, behøver ikke være den beste løsning. I stedet for å ta hele steget på en gang, kan en velge å foreta en omorganisering i to runder. I første omgang til stab hos rådmannen, for så å ta steget ut til å danne et KF. Det finnes eksempler i

4 kommunenorge på begge framgangsmåter. Uansett må en ta utgangspunkt i egen situasjon å arbeide ut fra dette. Suksessfaktoren er også avhengig av kvaliteten på dagens organisering. Det finnes mange eksempler på foretak som er lagt ned på grunn av enten dårlige forberedelser, eller at det ikke er gitt tilstrekkelig tid til innarbeiding av rutiner etter at foretaket ble etablert. I oversikten i vedlegget går det fram at av 27 etablerte foretak er det i dag kun 18 foretak igjen. Ni kommuner har nedlagt sine foretak av ulike grunner. Det hevdes fra miljøet at fra det tidspunkt en starter arbeidet med utredning av foretak, går det 2 til 3 år før foretaket er i drift. En kan heller ikke forvente umiddelbare resultater av en slik organisasjonsendring, og det kreves også politisk støtte i minst to perioder. Dersom det er vanskelig å se for seg at man vil få langvarig politisk støtte, advares det mot å opprette eiendomsforetak. Kommuner som har valgt å legge organisasjonen i stab hos rådmannen kjører med tradisjonelle driftsbudsjetter innenfor kommunal økonomi. Noen benytter husleie, andre ikke. Med etablering av er KF vil det kunne opprettes en mer selvstendig økonomi selv om foretaket inngår i kommunens samlede økonomi. Med KF som driftsform er det en forutsetning at husleieprinsippet innføres. Hvilke elementer som skal inngå i leien vil avhenge av hvordan drifts/vedlikeholdsansvaret fordeles mellom foretaket og virksomheten (leietaker). Med husleie blir imidlertid inntektene forutsigbare. Det gjør det mulig å jobbe langsiktig i forhold til den tidligere bevilgningsøkonomien. Her får en ofte kutt i vedlikeholdet både i kommende års budsjetter, og i budsjettreguleringer i løpet av driftsåret. Erfaringene fra andre kommuner er at foretakene ikke får mer penger til vedlikehold, men en får likevel mer kontroll og ro over vedlikeholdet. Styrken med husleieprinsippet og samlet husleieforvaltning er at husleien kan brukes til å framtvinge en nøktern og optimal bruk av kommunens arealer. Virksomhetene vil kunne prioritere husleiekostnader mot øvrige kostnader, og si opp/inngå leieavtaler etter eget behov. Risikoen er at arealer vil kunne stå tomme på grunn av arealnøkternhet hos virksomhetslederne. Det har vist seg at det har vært vanskelig og nærmest umulig å få øket budsjettene utover det nye arealer har krevet av bevilgninger. Med foretak og husleieprinsipp vil en kunne gi stabile inntekter til bygnigsforvaltningen. Isolert sett vil det i kommuneøkonomien ikke bli mer penger men en vil kunne få styrt pengestrøm mot forvaltning av bygningsmassen. Driftsøkonomien i byggforvaltningen. Bygg og eiendom har i dag et vedlikeholdsbudsjett for tjenestebyggene på ca kr 50/m2. Selv om vi de senere år har hatt en liten økning i budsjettene, er det ingen tvil om at vi ligger langt under nivået som bransjen anbefaler. Anbefalingene herfra er at nivået bør ligge på minst 100 kr/m2 (2008). Alta kommune deltok i 2008 i en landsomfattende kartlegging av kvaliteten på bygningsvedlikeholdet. Undersøkelsen ble utført på vegne av KS (Kommunens sentralforbund). Denne undersøkelsen bekrefter påstanden at vi i likhet med mange andre kommuner har et stort vedlikeholdsetterslep. Konklusjonen i undersøkelsen antydet at for å komme opp på et akseptabel nivå på bygningsmassen, er det behov for investeringer på mill kr over en periode på 0-10 år. Selv om dette er et grovt anslag, er det en antydning av nivået vi ligger på. Skal vi kunne nå disse mål kreves det en betydelig satsning på bygningsvedlikeholdet, og ikke en nedgang i form av kutt som vi nå opplever. Vi bør ha som mål at vi i løpet av en 5-års periode øker nivået på vedlikeholdet til 100 kr/m2. Foe deretter å øke det ytterliger til

5 150/m2 i løpet av den neste 5 år. Dette medfører at dagens bevilgninger til vedlikehold må øke fra 5 til 10 mill/år fram mot år 2015, og ytterligere 5 mill pr. år fram mot Vi vil da ha kommet opp på en kvalitet på bygningsmassen som vil kunne tilfredsstille dagens og framtidige krav til bygningsmassen. Etter at disse mål er nådd (2020) vil det være forsvarlig å redusere innsatsen til normalnivå til 100 kr/m2. Disse mål er fullt oppnåelig, men det kreves betydelige endringer i organisasjonen, i tillegg til politisk vilje og dyktighet i de utførende ledd. Rådmannen vil derfor arbeide videre med problemstillingene innenfor vedlikehold og organisering av eiendomsforvaltningen for å imøtekomme kommunestyrets vedtak i saken. Bjørn-Atle Hansen Bengt Fjellheim John A Suhr Rådmann Driftsjef Avdelingsleder... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&&