PROSJEKTSKISSE- OG PLAN

PROSJEKTSKISSE- OG PLAN Utvikle kvalitetshåndbok for avlastningsboliger. Prosjektperiode Fra og med medio august ut desember 00 Et samarbeidsprosjekt mellom Høgskolen i Bergen - vernepleierutdanningen og Årstad bydel og Fyllingsdalen bydel. Bergen 30.08.00

INNLEDNING: Høsten 000 tok HiB - vernepleierutdanningen initiativ til et samarbeidsprosjekt med Årstad og Fyllingsdalen bydel - Bergen kommune. Bakgrunnen for dette initiativet var utdanningens ønske om å styrke kontakten med praksisfeltet, og det at HiB og bydelene hadde sammenfallende interesser omkring det med kvalitet i tjenester til utviklingshemmede i bofellesskap. Vernepleierutdanningen var opptatt av tjenestekvalitet og faglig ledelse, og var i gang med å utrede mulighetene for å utvikle et plan- og styringssystem som kunne fremme disse forhold. Bydelene på sin side var i gang med å følge opp Nordlandsforskning sin studie av arbeidsmiljøet i bofellesskap. Studien hadde vist at det i bofellesskap var uklare mål, manglende fagprofil og klarhet i hva det er som skal styre omsorgsarbeidet. I rapporten (NF - rapport 10/99) - som kom i kjølvannet av denne studien, ble det anbefalt en mer samlet faglig satsning som et ledd i å bedre arbeidsmiljøet i bofellesskapene. På bakgrunn av ovenstående bestemte HiB - vernepleierutdanningen og Årstad og Fyllingsdalen bydel å utvikle og implementere et kvalitetssystem for kontinuerlig forbedring, sikring og dokumentasjon av kvalitet i tjenester til utviklingshemmede i bofellesskap. Kvalitetssystemet er nå utviklet og implementert, og er dokumentert i en kvalitetshåndbok. På bakgrunn av bydelenes tilfredshet med oppnådd prosjektresultat fra arbeidet med kvalitet i bofellesskap, og det at samarbeidsprosjektet nå har fått tilført nye midler fra sosial- og helsedirektoratet, besluttet styringsgruppen juni d.å. at neste fase skal brukes til å utvikle en kvalitetshåndbok også for avlastningsboliger. Dette skal gjøres ved å tilpasse utviklet kvalitetshåndbok for bofellesskap til avlastning. Prosjektet omfatter tre avlastningsboliger; Knappenveien og Vestlund i Fyllingsdalen bydel, og Christiegården i Årstad bydel. 1. KORT OM KVALITETSHÅNDBOK FOR BOFELLESSKAP. Håndboken regulerer aktiviteter som har betydning for tjenestekvalitet (resultat), det faglige arbeid (prosess), bofellesskapets rammer og støttesystemer (struktur), og samarbeid på linje (mellom bofellesskapene) og nivå (mellom bofellesskapene og sjef for tjenestene). Hvis retningslinjer som fremsettes i kvalitetshåndboken etterleves forutsettes det å gi følgende virkninger:!" Felles plattform og fremgangsmåte i arbeidet med å oppnå gode resultater for brukerne, ansatte og kommunen.!" Styrking av det faglige samarbeidet mellom bofellesskapene ved utveksling av realkompetanse.!" Styrking av det faglige samarbeid mellom det enkelte bofellesskap og bydelens faglige og administrative ledelse.!" Kontinuerlig forbedring av tjenestekvalitet og det faglige arbeidet rundt den enkelte bruker.!" Kontinuerlig forbedring av Rammer og støttesystemer i bofellesskapet.!" Sikring og dokumentasjon av utførelse og oppnådd kvalitet.!" Effektiv bruk av ressurser: ved å styre innsats inn mot (kvalitets)områder som vurderes lavt og/eller har høy alvorlighetsgrad. Det må sies at Kvalitetssystemet (KS), som håndboken bygger på, er utviklet i samarbeid med pårørende/hjelpeverger for brukerne, tjenesteytere og ledere i tjenesten, og Habiliteringstenesta for vaksne funksjonshemma i Hordaland. 1

Av dette må de retningslinjer for kvalitet som fremsettes i kvalitetshåndboken oppfattes som et uttrykk for hva disse mener boligene bør fokusere på når de skal utforme tjenester som fører til tilfredse brukere. Sentrale prinsipper for kvalitet ble også lagt til grunn i utarbeidelsen av kvalitetssystemet. Disse er: brukerfokus, engasjert og forpliktende ledelse, målrettet deltakelse fra ansatte, beslutninger basert på fakta, prosessorientering og kontinuerlig forbedring. Disse prinsippene er også grunnelementer i det som omtales som totalkvalitetsledelse (TKL).. VEDRØRENDE UTVIKLING AV KVALITETSHÅNDBOK 1 TIL AVLASTNING. Styringsgruppen i prosjektet har som nevnt innledningsvis gitt føringer på at arbeidet som nå skal gjøres i avlastningsboligene, tar utgangspunkt i allerede utviklet kvalitetshåndbok for bofellesskap. Det er særlig to egenskaper ved denne som må tas hensyn til når vi nå skal utvikle en kvalitetshåndbok for avlastningsboliger: 1. Det er forståelsen av at brukernes opplevde kvalitet (resultat) må sees i sammenheng med de beslutninger og handlinger ansatte gjør (prosessene), og de rammer og støttesystemer som er tilstede i avlastningsboligene (struktur). Kvalitet må altså planlegges, utvikles og vedlikeholdes på resultat-, prosess- og strukturnivå.. Oppbygningen av kvalitetshåndbok for avlastning bør være den samme som for bofellesskapene: 1) Kvalitetspolitikk, ) Kvalitetskrav, 3) Kvalitetsutvikling, 4) Kvalitetssikring, 5) kvalitetsstyring og 6) Ledelsens ansvar. Begrunnelsen for dette er at bydelene ønsker å utvikle og ta i bruk kvalitetshåndbøker i helse- og sosialtjenesten som er bygget opp etter noenlunde samme lest. Dette vil gjøre det mulig å utveksle kompetanse og erfaringer som handler om kvalitetsutvikling og kvalitetssikring på tvers av omsorgssektorer og tjenestesteder. En slik politikk vil på sikt også kunne føre til at det i bydelenes helse- og sosiale tjenester etableres en forståelse for at vesentlige resultater, prosesser og strukturer kontinuerlig må forbedres, sikres og dokumenteres. Når dette er sagt må vi selvsagt utvikle et kvalitetssystem / internkontrollsystem som handler om det som skal skje/skjer i avlastningsboligene. Overordnet må være at kvalitetshåndboken av personalet og lederne oppleves å skape en (ny) felles plattform og fremgangsmåte når uenighet skal håndteres og god avlastning skal utformes. Kvalitetshåndboken skal av dette fremsette krav til resultater, prosesser og strukturer i avlastningsboligene, og den må gi retningslinjer for hvordan kontinuerlig forbedre, sikre og dokumentere slik at disse kravene kan imøtekommes. Kravene må baseres på hva som er viktig for brukerne av avlastningsboligene, ansatte, eieren (kommune/privat) 3, og myndighetene (lover og forskrifter), og derfor må vi på en eller annen måte sørge for å innhente deres meninger. Det må sies at de interne prosedyrer som i dag finnes i Knappenveien, Vestlund og Christiegården ikke vil bli integrert i den Kvalitetshåndboken vi skal utvikle. Dette fordi den skal begrense seg til kun å gi retning for kontinuerlig forbedring og sikring av de kravene til kvalitet vi nå skal kartlegge i prosjektgrupper. 1 En kvalitetshåndbok er der hvor tjenestestedets kvalitets- / internkontrollsystem dokumenteres. I avlastning er omsorgsgiverne, de pårørende målgruppen. Derfor må god avlastning vurderes både i forhold til disse og barnet i avlastningsboligen. 3 Dette bl.a. i forbindelse med at ressursene brukes effektivt, at ansattes oppmerksomhet og innsats styres inn mot vesentlige områder / mål for kvalitet på resultat-, prosess- og strukturnivå.

3. PROSJEKTHENSIKT OG MÅLSETTINGER. Hensikten er altså å utvikle en kvalitetshåndbok for avlastningsboliger som gir retningslinjer for hvordan kontinuerlig forbedre, sikre og dokumentere at aktivitetene utføres i samsvar med eksterne og interne krav. Da dette utviklingsarbeidet, jamfør styringsgruppevedtak 4. juni d.å., skal gjennomføres ved å ta utgangspunkt i kvalitetshåndbok for bofellesskap, betyr det at de arbeidsmål som skal realiseres underveis i stor grav er knyttet til oppbygningen av kvalitetshåndboken. Nedenfor en presisering av de arbeidsmål som må realiseres for å oppnå prosjekthensikt. HENSIKT: Utvikle en kvalitetshåndbok for avlastningsboliger ARBEIDSMÅL 1: Skaffe oversikt over gjeldende lover og forskrifter som regulerer det som skjer/skal skje i avlastningsboliger. ARBEIDSMÅL : Kartlegge og systematisere informasjon om hva brukerne (familie/pårørende), personal og ledere mener er viktige krav på resultat-, prosess- og strukturnivå. DEL i kvalitetshåndbok. ARBEIDSMÅL 3: Utvikle en (arbeids)prosess som beskriver en rekkefølge av handlinger og beslutninger som fører til at eksterne 4 og interne 5 krav til kvalitet kontinuerlig forbedres. DEL 3 i kvalitetshåndbok. ARBEIDSMÅL 4: Utarbeide prosedyrer som kvalitetssikrer og dokumenterer at fastsatte krav imøtekommes, og som sikrer en viss standard i utførelse av enkelthandlinger i arbeidsprosess. DEL 4 i kvalitetshåndbok. ARBEIDSMÅL 5: Si noe om hvordan kvalitetsstyre 6 i etterlevelse av kvalitetshåndboken, i utførelse av arbeidsprosess for kontinuerlig forbedring, og i realisering av forbedrende tiltak jamfør planer for kvalitetsforbedring. DEL 5 i kvalitetshåndbok. ARBEIDSMÅL 6: ARBEIDSMÅL 7: Ta stilling til ansvarsfordeling og beskrive hvem skal ha ansvar for at:!" selve kvalitetshåndboken etterleves,!" prosedyrer (enkelthandlinger i prosess) utføres som forutsatt,!" forbedrende tiltak jamfør planer utføres til avtalt tid og på rett måte. DEL 6 i kvalitetshåndbok. Formulere kvalitetspolitikk med dette menes de overordnede hensikter og retning angående kvalitet slik dette formelt er uttrykt av den øverste ledelsen. DEL 1 i kvalitetshåndbok. 4 Myndighetskrav fremsatt i lover og forskrifter 5 De krav familie/pårørende, personalet og lederne mener bør settes på resultat-, prosess- og strukturnivå. 6 Koordinerte aktiviteter for å rettlede og styre en organisasjon når det gjelder kvalitet (NS-EN ISO 9000:000) 3

Arbeidet vi skal gjøre handler med andre ord om å avklare hva som skal være innholdet i hver av delene i kvalitetshåndbok for avlastning da med utgangspunkt i den for bofellesskap. Det er særlig del kvalitetskrav som vi må bruke mest tid på. Først når vi har fått en oversikt over lover og forskrifter, hva familie/pårørende, personalet og lederne i avlastningsboligene syns, kan innholdet i del 3 kvalitetsutvikling (prosess for kontinuerlig forbedring) og del 4 kvalitetssikring (prosedyrer for å sikre og dokumentere) utmeisles. Del 5 kvalitetsstyring og del 6 ledelsens ansvar kommer som en konsekvens av del 3 og 4. Det viktigste å få med seg her er at det er delmål : Kartlegge og systematisere informasjon om hva brukerne (familie/pårørende), personal og ledere mener er viktige krav på resultat-, prosess- og strukturnivå vi må bruke mest tid på. 4. PROSJEKTORGANISERING. I arbeidet med å nå arbeidsmålene må vi i tillegg til den allerede arbeidende styringsgruppen opprette en referansegruppe og fire prosjektgrupper som vist i figur under. Denne organiseringen er valgt fordi vi vil skille administrering av prosjektets fremdrift fra det faglige utviklingsarbeidet som skjer i prosjektet. En annen viktig hensikt med denne måten å organisere arbeidet på er å få belyst kvalitet fra ulike sider i tre ulike prosjektgrupper (familie/pårørende til barnet i avlastning, personalet i avlastning og ledere). Styringsgruppe. Robert Pettersen (helse- og sosialsjef Årstad) HiB vernepleierutdanningen v/ Knut og Johan Tom Risa. avdelingssjef for tjenester til funksjonshemmede i Fyllingsdalen Anne Lise Christiansen: Fungerende sjef for tjenester til utviklingshemmede i Årstad Referansegruppe Gunn Rode Tom Risa Knut Simonsen Johan Bruland Representant for personalet Representant for familiene Prosjektgruppe 1 Prosjektgruppe Prosjektgruppe 3 Prosjektgruppe 4 Familier/ pårørende Bestående av 3 personal fra hver avlastningsbolig. Totalt 9 personer Bestående av ledere av avlastningsboligene og sjef for tjenestene i bydelene. Totalt 5 personer Bestående av de 3 lederne av avlastningsboligene. Totalt 3 personer. Prosjektgruppene 1 / / 3 skal jobbe frem konkrete kjennetegn for kvalitet (indikatorer) på resultat-, prosess- og strukturnivå. Hver av disse prosjektgruppe skal møtes ganger i løpet av høsten.!" Første samling skal handle om å kartlegge indikatorer (konkrete kjennetegn for kvalitet i avlastning) på resultatnivå,!" Andre samling skal handle om å kartlegge indikatorer på prosess- og strukturnivå. 4

Referansegruppen skal møtes etter hver samling av disse prosjektgruppene (dvs ganger i løpet av høsten), og utøve en form for faglig kvalitetssikring av utviklingsarbeidet. Etter at konkrete kjennetegn på resultat, prosess og strukturnivå er kartlagt i prosjektgruppene 1 / / 3, og disse er kvalitetssikret av referansegruppen, skal vi teste indikatorenes relevans i forhold til det å måle kvalitet. Dette skal gjøres ved å sende ut et spørreskjema til et utvalg av familier/pårørende, personalet og ledere på ulike nivå. Prosjektgruppe 4 påbegynner sitt arbeid parallelt med dette. Denne skal jobbe med resten av arbeidsmålene (les innholdet i kvalitetshåndboken).!" arbeidsprosess (Mål 3)!" prosedyrer (Mål 4).!" kvalitetsstyring (Mål 5)!" ansvarsfordeling (Mål 6)!" kvalitetspolitikk (Mål 7) I praksis må det foregå på den måten at prosjektleder, på bakgrunn av innspill og forslag fra gruppemedlemmene, jobber frem utkast til de ulike delene. Disse presenteres deretter for prosjektgruppen, og den kommer med forbedrende / korrigerende forslag. Av dette vil halvparten av tiden i et prosjektgruppemøte måtte brukes til en gjennomgang / godkjenning av forrige del, og halvparten av tiden handle om å komme med forslag til innhold i neste del. Styringsgruppen skal ha ansvar for fremdrift i prosjektet, det vil si sørge for at prosjektplan overholdes og at prosjekthensikt oppnås. Prosjektleder (undertegnede) leder arbeidet som skal skje i alle prosjektgruppene og referansegruppen. 5. PROSJEKTPLAN. På de to neste sidene vises prosjektplanen for utvikling av kvalitetshåndbok for avlastningsboliger. Denne viser hva som skal gjøres, hvordan og når det skal gjøres og hvilke resultat som skal oppnåes etter hver prosjektaktivitet. I kolonnen Når det skal gjøres - uker står det tall. Nedenstående tabell viser hva som ligger bak hver av disse tallene. TALL UKE PROSJEKTGRUPPER DATO KLOKKESLETT STED uke 37 Prosjektgruppe 10/9 9 13 Bydelsadm. i Fyllingsdalen. Spelhaugen 0 3 uke 38 Prosjektgruppe 3 17/9 9 13 Bydelsadm. i Fyllingsdalen. Spelhaugen 0 1 uke 38 Prosjektgruppe 1 19/9 18 0/1 Bydelsadm. i Fyllingsdalen. Spelhaugen 0 5 uke 39 Referansegruppe 7/9 1 14 Bydelsadm. i Fyllingsdalen. Spelhaugen 0 6 uke 40 Prosjektgruppe 30/9 09.00 15.0 Nye Kolstihagen sykehj. Kolstibotn -4 Årstad 7 uke 40 Prosjektgruppe 3 /10 09.00 15.0 Nye Kolstihagen sykehj. Kolstibotn -4 Årstad 8 uke 41 Referansegruppe 8/10 13 15 Bydelsadm. i Fyllingsdalen. Spelhaugen 0 10 uke 45 Prosjektgruppe 4 7/11 13 15 Bydelsadm. i Fyllingsdalen. Spelhaugen 0 11 uke 47 Prosjektgruppe 4 19/11 13 15 Bydelsadm. i Fyllingsdalen. Spelhaugen 0 1 uke 49 Prosjektgruppe 4 3/1 13 15 Bydelsadm. i Fyllingsdalen. Spelhaugen 0 5

PROSJEKTPLAN: Utvikling av kvalitetshåndbok i avlastningsboliger. MÅL NR. HVA SOM SKAL GJØRES HVORDAN DET SKAL GJØRES Prosjektgruppe 1, og 3 jobbe frem konkrete forslag til hva som kjennetegner god avlastning = indikatorer for kvalitet på resultatnivå. Presentere hva andre sier om temaet (bl.a. lover og forskrifter). Bruke idédugnad, sammenhengsdiagram og årsaks / virkningsdiagram. NÅR DET SKAL GJØRES - UKER SEPT OKT NOV DES 36 37 38 39 40 41 4 43 44 45 46 47 48 49 50 51 1 3 FORVENTET RESULTAT Sitter igjen med tre ulike årsaks / virkningsdiagram som viser de ulike prosjektgruppenes forslag til indikatorer for kvalitet på resultatnivå. Johan sammenstille / koordinere produksjonen fra de tre prosjektgruppene. Gå gjennom resultater og jobbe frem et årsaks / virkningsdiagram. 4 Sitter igjen med et årsaks / virkningsdiagram som viser hva de tre prosjektgruppene mener må være indikatorer for kvalitet på resultatnivå. Referansegruppen kvalitetssikre forslag til indikatorer for kvalitet på resultatnivå. Før møtet får de tilsendt de tre årsaks / virkningsdiagrammene prosjektgruppenes har jobbet frem + det ene som er en sammenstilling / koordinering av disse tre. 5 Forbedret / korrigert forslag til kvalitetsområder og indikatorer på resultatnivå. Hensikt 1: Prosjektgruppe og 3 jobbe frem konkrete forslag til hva som må utføres av handlinger for å kunne utforme og levere god avlastning = Indikatorer for kvalitet på prosessnivå. Hensikt : Prosjektgruppe og 3 jobbe frem konkrete forslag til hva som må være tilstede for at slike handlinger skal kunne utføres = Indikatorer for kvalitet på strukturnivå. Presentere hva andre sier om temaet (bl.a. lover og forskrifter). Bruke idédugnad, sammenhengsdiagram og årsaks / virkningsdiagram. 6 7 Resultat 1: Sitter igjen med to ulike årsaks / virkningsdiagram som viser de ulike prosjektgruppenes forslag til indikatorer for kvalitet på prosessnivå. Resultat : Sitter igjen med to ulike årsaks / virkningsdiagram som viser de ulike prosjektgruppenes forslag til indikatorer for kvalitet på strukturnivå. Referansegruppen kvalitetssikre forslag til indikatorer for kvalitet på prosess- og strukturnivå. Før møtet får de tilsendt de to prosjektgruppenes årsaks / virkningsdiagram på både prosess- og strukturnivå (altså totalt 4) + et som er en sammenstilling / koordinering av indikatorer på prosessnivå, og et på strukturnivå (altså ). 8 Forbedret / korrigert forslag til indikatorer for kvalitet på prosessog strukturnivå.

MÅL NR. HVA SOM SKAL GJØRES HVORDAN DET SKAL GJØRES NÅR DET SKAL GJØRES UKER SEPT OKT NOV DES 36 37 38 39 40 41 4 43 44 45 46 47 48 49 50 51 FORVENTET RESULTAT Teste indikatorenes relevans i forhold til det å måle kvalitet på resultat, prosess og strukturnivå Sende ut et spørreskjema til et utvalg av familier/pårørende, personale og ledere på ulike nivåer. Bruke SPSS (et statistikkprogram) for å få frem den enkelte indikators relevans / styrke. 9 9 Indikatorer for kvalitet på resultat-, prosess- og strukturnivå som informantene mener er meget viktige med hensyn til det å måle / vurdere kvalitet på resultat-, prosess- og strukturnivå. 3 Prosjektgruppe 4: Utarbeide en arbeidsprosess for kontinuerlig forbedring av kartlagte indikatorer (som da representerer kvalitetskrav) Med utgangspunkt i Demings sirkel (planlegging, utførelse, vurdering og forbedring/korrigering) Fremlegge et forslag til medlemmene i prosjektgruppe 4. Denne korrigeres på bakgrunn av innspill fra disse på dette møtet. Diskusjon / tankeutveksling ifht hvilke enkelthandlinger i prosess det skal utarbeides prosedyrer til. 10 DEL 3: Arbeidsprosess for kontinuerlig forbedring. Forslag til DEL 4 4 Prosjektgruppe 4: Utarbeide prosedyrer som kvalitetssikrer og dokumenterer at fastsatte krav (kvalitetsområder og indikatorer) imøtekommes, og som sikrer en viss standard i utførelse av enkelthandlinger i arbeidsprosess. Med utgangspunkt i utarbeidet arbeidsprosess identifisere kjerneaktiviteter som må sikres og dokumenteres. Fremlegge forslag til prosedyrer til prosjektgruppe 4. Forslag til forbedringer på dette møtet. Diskusjon / tankeutveksling ifht kvalitetsstyring, ansvarsfordeling og kvalitetspolitikk 11 DEL 4: Prosedyrer for sikring og dokumentasjon Forslag til DEL 1 / 5 / 6 5 6 7 Prosjektgruppe 4: - Kvalitetsstyring - Ansvarsfordeling - Kvalitetspolitikk Med utgangspunkt i arbeidsprosess og prosedyrer utarbeide et forslag til prosjektgruppe 4. Forslagene korrigeres på bakgrunn av hva prosjektgruppen mener kommer med på dette møtet. 1 DEL 1 / 5 / 6 Prosjekthensikt Ferdigstille utformingen av kvalitetshåndboken PÅ bakgrunn av hva som er produsert i prosjektgruppe 4 sette sammen til en helhet. 13 13 KVALITETSHÅNDBOK TIL AVLASTNINGSBOLIGER Bergen 30. august 00 Prosjektleder: Johan Bruland