PROSJEKTSKISSE- OG PLAN

Transkript

1 PROSJEKTSKISSE- OG PLAN Prosjektfase 1: Kartlegging av kvalitetsindikatorer i tjenester til utviklingshemmede i bofellesskap Et samarbeidsprosjekt mellom Høgskolen i Bergen, vernepleierutdanningen og Årstad bydel. Bergen Primo august 2000

2 Kvalitetsprosjekt i Årstad bydel Bergen kommune. Innledning. Årstad bydel og Høgskolen i Bergen, avdeling for helse- og sosialfag - vernepleierutdanningen (inkludert Johan Bruland), har blitt enige om å starte et kvalitetsprosjekt. Intensjonen på nåværende tidspunkt er gjennomføring av følgende tre hovedfaser; 1. Kartlegging av kvalitetsindikatorer: se egen prosjektskisse. 2. Kvalitetsutvikling i bydel: etter internevaluering basert på kvalitetsindikatorer drive forbedringsarbeid i en bolig. 3. Kvalitetssystem; parallelt med og etter "prosjekt kvalitetsutvikling" forfatte et veiledningshefte for utvikling av kvalitetssystem i bofellesskap. Fase en gjennomføres i perioden primo september til og med Fase to og tre planlegges gjennomført fra og med til sommeren samme år. Etter at indikatorene er kartlagt og internevaluering av bofellesskap er gjort planlegges oppstart av "prosjekt kvalitetsutvikling". I skrivende stund avhenger dette av støtte fra helse- og sosialdepartementet eller eventuelt fra andre kilder. Prosjekterfaringene fra de to første fasene vil være grunnlaget i utarbeiding av et veiledningshefte, basert på NS - ISO : Kvalitetsledelse og kvalitetssystemelementer - retningslinjer for tjenester. Heftet skal veilede ledere i utarbeiding av et lokalt kvalitetssystem, og gi noen retningslinjer for hvordan organisere og utøve det faglige arbeidet i et bofellesskap - med vekt på individets behov. Det må sies at utvikling av veiledningshefte ikke nødvendigvis er avhengig av gjennomført prosjektfase to - kvalitetsutvikling. Dette fordi det finnes mye etablert kunnskap på området, og fordi en i kvalitetsutvikling vil måtte bruke allerede aksepterte og godt utprøvde verktøy. Når det gjelder finansieringen er prosjektets første og tredje fase nesten i boks. Høgskolen i Bergen, vernepleierutdanningen, har avsatt noen FOU - midler til dette arbeidet. Prosjektfasene vil imidlertid ikke bli fullfinansiert før seksjonsrådet for Vernepleiere i Fellesorganisasjonen (FO) bevilger midler som antydet. Nedenfor foreligger prosjektskisse for første fase. 1

3 KARTLEGGING AV KVALITETSINDIKATORER. Hensikt med prosjektfase 1. Hensikten med prosjektets første fase er å søke etter kvalitetsindikatorer som sier noe om helheten i tjenesteproduksjon og brukernes opplevde kvalitet. Indikatorene skal gi bydel systematisert informasjon om hvordan tjenesten til den enkelte bruker, og viktige forhold ved bofellesskapet utvikler seg. Dette er en relativt omfattende affære, og i en komplisert og sammensatt tjeneste er det derfor behov for å forenkle. Det er med andre ord viktig å skille de vitale få indikatorene fra de trivielle mange. Informasjonen som vi søker vil måtte dreie seg om ledelse, informasjon, kompetanse og opplevelse av kvalitet. Den må frembringe objektiv kunnskap (ikke synsing) som kan brukes både i forebyggende- og i forbedringsarbeid. Dette betinger at indikatorene gir et presist uttrykk for den tjenesten som leveres - eller enkeltvis for den tilstanden en ønsker å måle. Egenskaper ved indikatorene. Det er svært viktig at vi dyrker frem indikatorer som sier noe om brukernes forståelse og opplevelse av kvalitet. I tillegg må kvalitetsindikatorene si noe om tjenesteproduksjonen, og vi vil i utgangspunktet derfor søke etter indikatorer som sier noe om struktur, prosess og resultat - de må altså beskrive "helheten av egenskaper" i tjenesten. Primært søker vi etter indikatorer som kjennetegner kvalitativt gode tjenester, men vi forventer at noen av de (på struktur- og prosessnivå) også vil si noe om og kunne brukes i forbedring av arbeidsmiljøet og til effektivisering av arbeidet. Indikatorene må med andre ord si noe om "hva vi må ha" (struktur) og "hva vi må gjøre" (prosess) for at tjenester til den utviklingshemmede skal kunne karakteriseres kvalitativt gode. For øvrig ser vi på kvalitetsindikatorene som midler til å målrette kvalitetsutvikling. Videre vil indikatorer for kvalitet være viktige bestanddeler i et veiledningshefte i utvikling av et kvalitetssystem, som da skal forfattes i kjølvannet av dette første, eventuelt andre, enkeltprosjekt. Krav til indikatorene. Prosjektet vårt vil stille de samme tre kravene til kvalitetsindikatorer som Kvalitetsindikatorprosjektet til Granheim/Hustad 1 stiller: 1. Forenkling; Indikatorer skal gi et forenklet uttrykk for komplekse fenomen. 2. Kvantifisering; tallfeste eller tydeliggjøre trekk ved et fenomen 3. Kommunikasjon; bidra til felles forståelse av et fenomen. Prosjektdeltakere. En viktig forutsetning for vellykket fremdyrking av presise kvalitetsindikatorer er at alle involverte får mulighet til å påvirke prosessen. Konkret betyr det at bruker/ev. brukerrepresentanter, pårørende, tjenesteytere og ledere må få mulighet til å si hva de mener kjennetegner kvalitativt gode tjenester. Dette vil sikre at kvalitet blir belyst fra ulike ståsted. Videre vil ivaretakelse av gruppers og/eller enkeltpersoners interesser også bidra til at felles oppmerksomhet og oppslutning om prosjektet etableres. 1 Tjenestekvalitet ved hjelp av (Kommuneforlaget 1999) 2

4 Når det gjelder brukerne og/eller representanter for disse må de gies mulighet til å si noe om hvordan de opplever den eksisterende tjenesten og hva de ønsker av den i fremtiden. Dette er deres hovedbidrag i prosjektet. Prosjektorganisering. Vi ser det som formålstjenlig å opprette en styringsgruppe, en referansegruppe og tre prosjektgrupper som vist i figur under. Denne organiseringen er valgt hovedsakelig fordi vi vil skille administrering av prosjektets fremdrift fra arbeidet som skjer i de ulike gruppene. Styringsgruppen skal kun ha ansvar for fremdrift i prosjektet, det vil si sørge for at prosjektplan 2 overholdes og at hensikten med prosjektet oppnås. Referansegruppen skal respondere på produksjonen som skjer i de ulike prosjektgruppene. De vil etter hver fase få statusrapporter som sier noe om hvor vi er og hvor vi skal, og de må gi sin (faglige) vurdering av denne. Prosjektleder vil i løpet av prosjektet produsere tre slike statusrapporter, som da til slutt vil bli grunnlaget i en endelig prosjektrapport. Denne måten å organisere på vil også bidra til at deltakere i de ulike gruppene bedre forvalter prosjektets hensikt. En unngår med andre ord at enkeltpersoner taler mer sin sak en gruppens. Styringsgruppe. Helse- og sosialsjef Høgskolen i Bergen - vernepleierutdanningen Leder; avd for tjenester til utviklingshemmede Referansegruppe Habiliteringsteam v/edith Lunde HIB v/knut og Johan Helse- og omsorgssjef v/jann T. Aasbak Brukerrepr. v/geir Steen Hansen. Konsulent for utviklingshemmede v/may Gunn Hommen Prosjektgruppe 1!" Brukere!" Hjelpeverger/ pårørende Prosjektgruppe 2 Bestående av 2 personal fra hvert bofellesskap Prosjektgruppe 3 Bestående av ledere av boligene og leder for rehabilitering/habilitering. Det er besluttet at prosjektet skal omfatte fem bofellesskap i Årstad bydel. Det opprettes en prosjektgruppe for lederne, en for tjenesteyterne og en for hjelpeverger/pårørende. Prosjektgruppe 1 koples ut i noen arbeidsfaser - se prosjektskisse neste side. De vil imidlertid bli representert i referansegruppen hele veien. Prosjektgruppene jobber hver for seg og arbeidet styres og koordineres av prosjektleder. Prosjektgruppene vil bli informert om status i fremdrift og hva neste fase vil innebære og kreve av innsats. Referansegruppen må vurdere å legge noen føringer på arbeidet i de ulike prosjektgruppene, slik at annen etablert kunnskap om kvalitet i tjenesteproduksjon blir nyttiggjort. 2 Viser til prosjektplan. 3

5 Prosjektskisse; Årstad bydel. Kartlegging av kvalitetsindikatorer i tjenester til utviklingshemmede. Hovedområder defineres. Hva kjennetegner en god tjeneste? Forslag til Hva må vi gjøre? - (Prosess) Hva skal gjøres? Beslutte hvor omfattende kartlegging av indikatorer skal være. Fokus på spesielle områder? Eller kartlegge indikatorer som belyser helheten av egenskaper? Et bofellesskap? Hele tjenesten? Prosjektgruppene må komme frem til en felles forståelse for hva som kjennetegner en god tjeneste. Viktig her å ta hensyn til brukerbehov og føringer som ligger i myndighetskrav og etablert kunnskap. Finne frem til konkrete begreper, uttrykk, kriterier som kan brukes til å måle opplevd kvalitet. Ta hensyn til krav som er satt til hva som er en god indikator på kvalitet. Komme frem til en felles forståelse for hvordan vi må arbeide, ev. hvilke handlinger som må til for å kunne levere gode tjenester. Hvordan gjøre det? Ved konstituering av styringsgruppen bør den sette mål og rammer for prosjektet. HIB søker oppslutning om kartlegging av indikatorer som belyser helheten av egenskaper. Hver prosjektgruppe tar en diskusjon på hva som kjennetegner en god tjeneste.!" Idèdugnad Jamfør NS - ISO !" Årsak/virkningsdiagram.!" Idèdugnad!" Ev. flytdiagram Hvem skal gjøre det? STYRINGSGRUPPEN PROSJEKTGRUPPER 1, PROSJEKTGRUPPER 1, PROSJEKTGRUPPER Forslag til Hva må vi ha? - (Struktur) Forslag til Ta hensyn til krav som er satt til hva som er en god indikator på kvalitet. Komme frem til en felles forståelse for hvilke støttefunksjoner og forutsetninger som må være til stede for å kunne levere gode tjenester. Ta hensyn til krav som er satt til hva som er en god indikator på kvalitet.!" Årsak/virkningsdiagram. PROSJEKTGRUPPER!" Idèdugnad PROSJEKTGRUPPER!" Årsak/virkningsdiagram. PROSJEKTGRUPPER Velge ut Utarbeide skjema for kartlegging. 1. Teste egnethet. 2. Måle tilstand i bolig. Skille de vitale få indikatorene fra de trivielle mange. Settet av indikatorer må beskrive helheten av egenskaper. SAMLE INN DATA. Lage et skjema hvis hensikt er å teste kvalitetsindikatorene sin egnethet. Lage et som måler tilstanden i bolig = internevaluering. Sjekke om den enkelte kvalitetsindikator egner seg som målekriterie for det forhold den er tenkt å skulle belyse. Internevaluering for å få frem status/baseline av helheten av egenskaper. Finner satsningsområder i videre kvalitetsutvikling. Systematisere indikatorene i grupper. Hovedoverskrift på gruppene bør være struktur, prosess og resultat.!" Paretodiagram. Spørreskjema: pårørende, tjenesteytere og ledere. Personlige intervju av nøkkelpersoner. La informanter uttale seg om hvordan de oppfatter den enkelte indikator sin relevans i forhold til kvalitet. La informanter uttale seg om i hvor stor grad de oppfatter den enkelte indikator sin tilstedeværelse i boligen. STYRINGSGRUPPEN Høgskolen i Bergen Høgskolen i Bergen Høgskolen i Bergen 4

6 PROSJEKTPLAN; Kartlegging av kvalitetsindikatorer Årstad bydel SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER GJØREMÅL Uke 36 Uke 37 Uke 38 Uke 39 Uke 40 Uke 41 Uke 42 Uke 43 Uke 44 Uke 45 Uke 46 Uke 47 Uke 48 Uke 49 Uke 50 Uke 51 Styringsgruppen. 1 Prosjektgruppe 3 2 Prosjektgruppe 1/2 2 Statusrapport nr. 1 3 Referansegruppen 4 Prosjektgruppe 2/3 5 Statusrapport nr. 2 6 Styringsgruppen 7 Referansegruppen 8 Prosjektgruppe 2/3 9 Statusrapport nr Referansegruppen 11 Lage spørreskjema 12 Sende ut spørreskjema 13 Behandle spørreskjema 14 Styringsgruppen 15 Prosjektrapport 16 HVA skal gjøres TID og STED HVA skal gjøres TID og STED 1 Klargjøring av ansvarsområde og godkjenning av prosjektplan Komme frem til hva som kjennetegner en god 2 tjeneste og tilhørende 3 Synliggjøre produksjon i prosjektgruppene, en vurdering og noe om veien videre. 4 Arbeidet i prosjektgruppene til debatt og konsensus i referansegruppen. 5 Komme frem til hva vi må gjøre for å kunne levere gode tjenester + 6 Synliggjøre produksjon i prosjektgruppene, en vurdering og noe om veien videre. 7 En oppsummering om hvordan fremdrift har vært og ev. forbedringstiltak i prosjektadministrasjon. 8 Arbeidet i prosjektgruppene til debatt og konsensus i referansegruppen. Tirsdag 5. september. På kontoret til Jann T. Aasbak Prosjektgr. 3; Fredag 15/9 kl. 9/13 Prosjektgr. 2; Onsdag 20/9 kl. 9/13 Prosjektgr. 1; Torsdag 21/9 kl 18/20.30 Alle i kantinen til Kolstihagen sykehj. Lage statusrapport fredag 22. september. Sende ut mandag Komme frem til hvilke støttefunksjoner og forutsetninger for levering av gode tjenester. 10 Synliggjøre produksjon i prosjektgruppene, en vurdering og noe om veien videre. 11 Arbeidet i prosjektgruppene til debatt og konsensus i referansegruppen. Torsdag 5. oktober. Kl Hos Jann. 12 I samarbeid med Tore Hansen lage to versjoner. V1: måle indikatorenes relevans. V2: til internevaluering Prosjektgr. 2; Mandag 9/10 kl. 9/13 Prosjektgr. 3; Tirsdag 10/10 kl. 9/13 Begge i kantinen til Kolstihagen sykehj Lage statusrapport fredag 13. oktober. Sende ut mandag 16 Prosjektgr. 2; Onsdag 1/11 kl. 9/13 Prosjektgr. 3; Torsdag 2/11 kl. 9/13 Begge i kantinen til Kolstihagen sykehj Lage statusrapport fredag 3. november. Sende ut mandag 6 Fredag 17. november. Kl Hos Jann Mandag 13, Tirsdag 14 og Onsdag 15 November 13 Sende ut spørreskjema til informanter. Mandag 20. November. Torsdag 30. November må skjemaene komme i retur 14 Analyse: hvilke av indikatorene oppleves i organisasjonen som mest relevante til å måle kvalitet Dette tar vi samtidig som 15 Oppsummering av perioden, er hensikten med referansegruppen møter 26/10 prosjektet oppnådd? Hva gjøres videre? Torsdag 26. oktober. Kl Hos Jann 16 Ferdig prosjektrapport overleveres til bydel. Mandag 18. Desember HIB foreslår presentasjon av prosjektresultat etter nyttår. Bydelen innkaller representanter for ledelse, pårørende og tjenesteytere. Anledning for bydel til å si noe om hvilke konsekvenser prosjektresultat skal få for det videre arbeid i boligene. Mandag 4, Tirsdag 5 og Onsdag 6 desember. Mandag 11. desember. Kl Hos Jann