Fagdag Quality Hotel Olavsgaard, Skjetten 7. februar Kvalitetssystemer i praksis

Transkript

1 Fagdag 2012 Quality Hotel Olavsgaard, Skjetten 7. februar 2012 Kvalitetssystemer i praksis daglig leder Gunnar Flø Guttulsrød Norsk Sertifisering AS 1

2 Vårt mål Å gjøre ting riktig første gang! 2

3 Vi unngår derved - ikke-planlagt ressursbruk (materialer og tid) ergrelser og frustrasjon klager svekket omdømme i markedet 3

4 Vi må: Nyttige momenter vite eksakt hva vi skal gjøre - dvs. kjenne krav og løse oppgaven i overensstemmelse med disse ha effektive kontrollmekanismer - interne revisjonssystemer ha effektive rapporteringsverktøy - avviks- og forbedringssystemer 4

5 Kvalitet (NS-EN ISO 9000: ) «I hvilken grad en samling av iboende egenskaper oppfyller krav.» Overensstemmelse med spesifiserte krav 5

6 Kvalitetsstyring (NS-EN ISO 9000: ) «Koordinerte aktiviteter for å rettlede og styre en organisasjon når det gjelder kvalitet» 6

7 Kvalitetssikring (NS-EN ISO 9000: ) «Del av kvalitetsstyring med fokus på å skaffe tiltro til at krav til kvalitet vil bli oppfylt» 7

8 Kvalitetsstyringssystem (NS-EN ISO 9000: ) «Styringssystem for å rettlede og styre en organisasjon når det gjelder kvalitet.» Eksempel: NS-EN ISO 9001:2008 8

9 Andre styringssystemer NS-EN 14001:2004/AC:2009 Miljøstyringssystemer SN-NS-OHSAS 18001:2007 Styringssystemer for arbeidsmiljø Krav (OHSAS = Occupational Health and Safety Assessment Series)

10 Kvalitetshåndbok (NS-EN ISO 9000: ) «Dokument som beskriver en organisasjons system for kvalitetsstyring.» Eksempel: NS-EN ISO 9001:2008 kap Kvalitetshåndbok 10

11 Kvalitetsstyring = sunn fornuft satt i system! 11

12 Krav til kvalitetssystem for sakkyndig virksomhet Ref. Samordningsrådets tilleggskriterier for sakkyndig virksomhet ( 58): «Sakkyndig virksomhet skal ha et dokumentert kvalitetssystem for å kunne oppfylle forskriften. Samordningsrådet anbefaler at virksomheter som ønsker anerkjennelse (= sertifisering) bygger opp kvalitetssystemet iht. NS-EN (= NS-EN ISO 17020) som beskriver krav til inspeksjonsorganer.» 12

13 Kvalitetssystem iht. NS-EN ISO Generell informasjon om virksomheten Kvalitetspolitikk, -mål og -forpliktelser Utnevnelse av kvalitetsansvarlig Virksomhetens aktivitets- og kompetanseområde Virksomhetens eventuelle forhold til hovedorganisasjon eller andre organisasjoner Organisasjonskart Aktuelle arbeidsbeskrivelser 13

14 Kvalitetssystem iht. NS-EN ISO Prosedyrer og instrukser eller referanser til slike Kvalifisering og opplæring Prosedyrer for inspeksjon av dokumenter Interne kvalitetsrevisjoner Ledelsens gjennomgåelse av kvalitetssystemet Tilbakemelding og korrigerende tiltak Kvalitetshåndbokens fordelingsliste 14

15 Kvalitetspolitikk (NS-EN ISO 9000: ) «Organisasjonens overordnede hensikter og retning angående kvalitet, slik dette formelt er uttrykt av den øverste ledelse.» 15

16 Kvalitetsmål (NS-EN ISO 9000: ) «Noe som forsøkes oppnådd eller som det siktes mot når det gjelder kvalitet.» 16

17 Kvalitetsmål skal være: Nyttige Utfordrende Realistiske Målbare 17

18 Organisasjonskart (eksempel) + stedfortredere for nøkkelpersonell Styre Daglig leder kvalitetsledelse faglig ledelse linjeledelse Kvalitetsansvarlig Leder Avd. OPP Opplær. ansv. Leder Avd. Prod. Faglig leder Leder Avd. SV Instruktør M Instruktør T Kontrollør Kontrollør 18

19 Stillingsinstrukser / funksjonsbeskrivelser beskriver - plassering i organisasjonen - ansvar og myndighet - arbeidsoppgaver - kvalifikasjonskrav 19

20 Prosedyre (NS-EN ISO 9000: ) «Angitt fremgangsmåte for å utføre en aktivitet eller en prosess.» 20

21 «Detaljerte rutiner» Ref. Samordningsrådets tilleggskriterier for sakkyndig virksomhet ( 58) kap. 4: «Kvalitetssystemet skal bla. inneholde:. detaljerte rutiner for hvordan kontrollene skal utføres på ulike typer arbeidsutstyr. Rutinen må bla. henvise til ulike typer standard, verksted-, serviceeller vedlikeholdsmanualer, ol.» 21

22 Hjelpemidler som utfyller hverandre Sjekklister Hvilke punkter skal vi kontrollere og hva er status? Prosedyrer - Hvordan skal vi kontrollere det enkelte punkt og hva er akseptkriteriene? 22

23 Skriftlige prosedyrer Baseres på: produsentens dokumentasjon bransjestandarder og/eller egne erfaringer og fagkompetanse 23

24 Fordeler ved gode prosedyrer/sjekklister Sikrer at oppgaver løses likt fra gang til gang Sikrer at viktige elementer ikke blir uteglemt Forenkler opplæring ved nyrekruttering Synliggjør forbedringsmuligheter Gir økt trygghet for ansatte 24

25 Krav til opplæring (AML a) For å ivareta sikkerheten på arbeidsplassen skal arbeidsgiver sørge for: - at arbeidstaker gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, og at arbeidstaker får den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig. 25

26 Krav til opplæring og oppdatering Ref. Samordningsrådets tilleggskriterier ( 58) kap. 2: «Sakkyndig virksomhet har ansvaret for at eget personell har gjennomgått nødvendig opplæring og oppdatering. Det gjelder både hva angår teknisk kompetanse og kjennskap til forskrifter og regelverk for angjeldende utstyr. Kompetanse og gjennomført opplæring skal dokumenteres.» 26

27 Opplæringsplan Navn: År: Tema Sted / Tidspunkt Gjennomført (sign. leder) 27

28 Curriculum Vitae (CV) utdannelse (lærested, varighet, eksamensår) arbeidserfaring (arbeidsgiver, årstall fra-til, stilling, arbeidsoppgaver) annet (tillitsverv, styre-/komitéverv, etc.) 28

29 Navn: Fødselsdato:.. Utdannelse Skole / kursarrangør Linje / fagområde Varighet (fra-til)... Praksis Arbeidsgiver Funksjon / arbeidsoppgaver Varighet (fra-til).... Sertifikater / godkjenninger Utsteder Områder Dato..... Verv / andre oppgaver Organisasjon Funksjon / oppgaver Varighet (til-fra) Dato:. Egen signatur:

30 Dokumentstyring = system for å: godkjenne at dokumenter er tilstrekkelige gjennomgå, og om nødvendig, oppdatere dokumenter synliggjøre endringer og utgavenr. sikre at riktige utgaver er tilgjengelig der de skal brukes forhindre utilsiktet bruk av foreldede dokumenter sikre at dokumenter er lesbare og lette å identifisere identifisere eksterne dokumenter 30

31 Kvalitetsrevisjoner Gjør vi som vi sier at vi skal gjøre? Blir prosedyrene fulgt i alle ledd? 31

32 3 revisjonsnivåer (NS-EN ISO 9000: ) 1. parts revisjon - egen intern revisjon 2. parts revisjon - f.eks. kunder 3. parts revisjon - uavhengige revisjonsorganisasjoner 32

33 Revisjonsplan (forslag/eksempel) Revisjonsområde / aktivitet Aktivitet nr. 1 Revidert person: LG Revisor NN Tid OK NN Sign. Aktivitet nr. 2 Revidert person: NN KK Avvik nr. 11/15 OK KK Sign. 33

34 Ledelsens gjennomgåelse (LG) (NS-EN ISO 9001: ) Resultater fra revisjoner (interne og eksterne) Tilbakemelding fra kunder (klager..?) Status forebyggende og korrigerende tiltak Tiltak for oppfølging fra tidligere LG Endringer som kan innvirke på kvalitetsstyringssystemet Anbefalinger for forbedring 34

35 System for håndtering av tilbakemeldinger Avvik (uregelmessigheter og feil) Klager og reklamasjoner Forebygging Forbedringer 35

36 Viktige begrep korreksjon - tiltak som skal begrense avvikets eventuelle skadevirkninger «brannslukking» korrigerende tiltak som skal forhindre at avviket skjer igjen forebyggende tiltak som skal forhindre at forhold som kan føre til avvik oppstår 36

37 Vårt mål - igjen Å gjøre ting riktig første gang! Det lønner seg på alle måter!

38 Takk for oppmerksomheten! 38