Norsk Sertifisering AS

Transkript

1 Skrevet av: gfg Gjelder fra: Godkjent av: tli 1 av 6 Innhold Juridisk status 3. Oversikt over godkjenningsomfang 4. Uavhengighet, upartiskhet og integritet 5. Definisjoner på aktuelle ord og begreper 6. Beskrivelse av kvalitetssystemet 7. Oversikt over myndighetsdefinerte krav til opplæringsvirksomheten 8. Oversikt over foretakets organisasjon og ledelse (Organisasjonsplan) 9. Oversikt over krav til personell (Funksjonsbeskrivelse/stillingsinstruks) 10. Kompetansevurdering 11. Oversikt over innretninger og utstyr som er nødvendig for å gjennomføre opplæringen 12. Egne planer og prosedyrer for sikkerhetsopplæring 13. Praksisopplæring 14. System for registrering av gjennomført opplæring 15. Kompetansebevis 16. Teoretiske og praktiske prøver - gjennomføring og sensurering 17. Arkivering av avsluttende prøver og eksamensbesvarelser 18. Beskrivelse av system for dokumentstyring 19. Avviksbehandling 20. Rutiner for behandling av klager og anker 21. Oversikt over og krav til underleverandører 22. Opplæring / vedlikehold av kompetanse 23. Fremmedspråklige elever 24. Kontakt med sertifiseringsorganet 25. Forsikring 26. Kunnskap om lover og forskrifter 27. Lokaler og utstyr 1. I kommentarene til 50 i Forskrift om bruk av arbeidsutstyr sto opprinnelig at NS-EN serien kunne benyttes som veiledende dokument. Samordningsrådets (bransjens) normative dokument "Tilleggskriterier for opplæringsvirksomhet( 50)" krever at sertifisert opplæringsvirksomhet skal ha et kvalitetsstyringssystem, og elementer i NS-EN ISO(IEC (erstatter NS-EN 45004) kap. 7 og Tillegg D er også benyttet. Henvisninger til de siste er angitt i fet/kursiv som SAM 50 / 1 i det følgende. Disse punktene korresponderer med punktene i 50 i AT 555 og er i statusoversikten benevnt med S1-S14. Kvalitetssystemets elementer er beskrevet i de følgende punkter, og ved henvisning vil man benytte referansen NS-III underpunkter i denne prosedyre. Dokumentasjonen vil bli vurdert av systemrevisor, og når den er i overensstemmelse med nedenstående vil systemrevisor og fagrevisor besøke virksomheten og selv vurdere om systemet er implementert og om realkompetansen er på plass. Sertifiseringsprosessen er vist i III.4.1 og overensstemmelse dokumenteres i løpet av prosessen vha. "Dokumentstatus kvalitetssystem". Kommentarene er av veiledende karakter. Henvisningene til denne oversikten er angitt i (fet parentes).

2 2 av 6 For enkelhets skyld inneholder oversikten krav i stikkordform. Kommentarene vil forsvinne fra oversikten etter hvert som kravene tilfredsstilles, og oversikten benyttes som et oppfølgingsdokument. Bokstav i parentes i overskriften til hvert punkt henviser til respektive punkter i statusoversikten. 2. Juridisk status (A) Virksomheten må dokumentere juridisk status og eierforhold gjennom registrering i Brønnøysundregistrene. 3. Oversikt over godkjenningsomfang (1) Det skal klart dokumenteres hva virksomheten er godkjent for å undervise i. Dette beskrives mest naturlig i innledningen til håndboken, samen med en kort beskrivelse av hele virksomheten. 4. Uavhengighet, upartiskhet og integritet (2) Opplæringsvirksomheten og dets personell skal ikke la seg påvirke av press eller tilskyndelser til å drive markedsføring av eget eller enkeltleverandørers utstyr knyttet til opplæringen. Opplæringsvirksomhetene skal beskrive hvordan man sikrer at sensurering av prøver og eksamener foregår uhildet, eventuelt ved bruk av sensorer som ikke har deltatt i undervisningen og kjenner elevene. 5. Definisjoner på aktuelle ord og begreper For å unngå misforståelser kan det med fordel utarbeides en oversikt over begreper som benyttes i bransjen og deres betydning. 6. Beskrivelse av kvalitetssystemet (3) System for oppbygging, drift, vedlikehold og periodisk revisjon av systemet skal beskrives. Følgende skal inngå: a. Beskrivelse av kvalitetspolitikk - signert av daglig leder og målbare kvalitetsmål b. Utpeking av og instruks for kvalitetsansvarlig, som skal ha direkte tilgang til virksomhetens toppledelse c. Det skal finnes en prosedyre for gjennomføring av internrevisjon se III.2.3. Internrevisjonen skal sikre at det er overensstemmelse mellom liv og lære - dvs. at man kontrollerer om "gjør vi som vi sier?". Det er et prinsipp at ingen reviderer sitt eget arbeid, og at den som reviderer ikke har direkte interesse i resultatet av revisjonen. Revisjonen gjennomføres periodisk (for eksempel årlig) etter et på forhånd oppsatt program, og gjennomgangen skal dokumenteres og signeres. Kvalitetssystemets innholdsfortegnelse kan gjerne fungere som utgangspunkt for en revisjonsplan. Funn registreres og behandles i avvikssystemet, se III.2.2 d. Det skal finnes en prosedyre for ledelsens gjennomgåelse se III av kvalitetssystemet og virksomheten. Ledelsens gjennomgåelse gjennomføres som ett eller flere møter, der man diskuterer kvalitetssystemet hensiktsmessig i forhold til egen virksomhets mål og forretningsidé, (nye) eksterne krav, klager, avvik, resultater av interne revisjoner, etc.

3 3 av 6 7. Oversikt over myndighetsdefinerte krav til opplæringsvirksomheten (12) Det skal finnes en oversikt over krav myndighetene stiller til foretaket gjennom lover og forskrifter og hvordan foretaket tilfredsstiller disse krav. Det er også naturlig å ha en oppdatert oversikt over aktuelle forskrifter og standarder, rettet mot de fagområder der virksomheten har sin godkjenning, som: - Forskrift om Bruk av arbeidsutstyr (best. nr. 555) - Forskrift om Maskiner (best. nr. 522) - Internkontrollforskriften (best. nr. 544) - Arbeidsmiljøloven (AML) - Samordningsrådet for kran, truck og masseforflytningsmaskiner (SOR) se finn AT 555 Faktaside om sertifiseringsordningen for farlig arbeidsutstyr - Tilleggskriterier Det skal finnes rutiner som beskriver hvordan virksomheten sikrer at man til enhver tid har siste versjon, for eksempel gjennom abonnementsordninger, internett, osv. 8. Oversikt over foretakets organisasjon og ledelse (Organisasjonsplan - D) Opplæringsvirksomheten skal ha en organisasjonsplan som viser foretakets forskjellige funksjoner og myndighets- og ansvarsforhold og hvem som innehar de forskjellige funksjoner. Virksomhetens kvalitetsansvarlige skal spesielt angis. Nøkkelpersoner (daglig leder, ansvarlig instruktør og kvalitetsansvarlig) skal ha en navngitt stedfortreder. Samme person kan dekke flere eller alle funksjoner. 9. Oversikt over krav til personell (Stillingsinstrukser F) Det skal utarbeides en stillingsinstruks for hver funksjon i virksomheten - i denne sammenheng for instruktør, faglig leder (opplæringsansvarlig) og kvalitetsansvarlig, med angivelse av ansvar/myndighet og arbeidsoppgaver. Hver medarbeider skal ha en instruks å forholde seg til. Hvilke kvalifikasjoner som forutsettes i de forskjellige funksjoner skal være angitt. Når det gjelder kvalifikasjonene til instruktør, så skal de være i overensstemmelse med Samordningsrådets tilleggskriterier ( 50). Det skal være overensstemmelse mellom instrukser/funksjonsbeskrivelser og organisasjonskart, og instrukser må ikke være i konflikt med hverandre. 10. Kompetansevurdering (G) Faglig leder skal utarbeide en skriftlig kompetansevurdering for hver instruktør som - med støtte i CV - bekrefter at vedkommende har kvalifikasjoner i overensstemmelse med Samordningsrådets tilleggskriterier, hvilket utstyr han kan undervise og at han for øvrig er egnet som instruktør. Kompetansevurderingen oppbevares på en trygg måte i et personalarkiv, hos opplæringsansvarlig, ell. 11. Oversikt over og kontroll med innretninger og utstyr som er nødvendig for å gjennomføre opplæringen (4) Det skal finnes en oversikt over det utstyr som skal benyttes i hht. plan for aktuell sikkerhetsopplæring og hvor det normalt befinner seg, samt en beskrivelse av hvordan utstyret brukes og holdes ved like. Det skal entydig fremgå at det er instruktørens plikt å forvisse seg om at all nødvendig dokumentasjon er tilgjengelig og at sakkyndig kontroll er gjennomført i løpet av de siste 12 måneder.

4 4 av Egne planer og rutiner for sikkerhetsopplæring (5/H) - SAM 50/1 og SAM 50/10 Opplæringsvirksomheten skal på bakgrunn av den til enhver tid gjeldende plan for sikkerhetsopplæring på aktuelt arbeidsutstyr kunne utarbeide kursprogram og detaljerte uke-og timeplaner inndelt i de forskjellige leksjoner som inngår i gjennomføringen av den aktuelle opplæringen. Læreplanen representerer minimumskrav, og skal ikke være til hinder for at virksomheten på eget initiativ legger mer i opplæringen. Alt skal imidlertid være dokumentert. Opplæringen skal tilpasses elever med funksjonshemming, i den grad funksjonshemmingen ikke er til hinder for at vedkommende kan praktisere det han/hun har lært på en sikker måte uten at det må tas urimelig kostbare forholdsregler. 13. Praksisopplæring (5) - SAM 50/5 Den sertifiserte opplæringsvirksomheten er ansvarlig for både den teoretiske og den praktiske opplæringen. Timeantallet er angitt i Samordningsrådets opplæringsplaner. Dersom praksisopplæringen skjer ute i bedrift, skal det oppnevnes en praksisinstruktør som skal tilfredsstille gitte krav, og gjennomføring skal angis i prosedyre og en skriftlig kontrakt mellom opplæringsvirksomhet og bedrift - signert av bedriftens ledelse og verneombud (der slik finnes). Praksiskjøring skal primært skje etter - evt. parallelt med - teoriopplæringen. 14. System for registrering av gjennomført opplæring (6) - SAM 50/13 og SAM 50/12 Det skal finnes oversiktlige systemer for entydig registrering av all gjennomført sikkerhetsopplæring og data skal være registrert i et kvalitetssikret register for gjennomført og bestått sikkerhetsopplæring. Dersom eksternt register benyttes, skal registeret være identifisert i systemet og måten virksomheten kommuniserer med registeret på (gjennom skjemaer, etc.) skal være beskrevet. Dersom virksomheten driver sitt eget register, må det være systemer som sikrer at registeret overføres til andre kvalitetssikrede registre i forbindelse med eventuelt opphør av virksomheten. 15. Kompetansebevis - SAM 50/12 Iht. 52 i Forskrift 555 skal det utstedes et kompetansebevis som dokumenterer opplæringen. Kompetansebeviset skal ha et hendig format og minst inneholde: a. navn på opplæringsvirksomheten b. navn og fødselsdato på den som er opplært c. fotografi av den som er opplært d. type arbeidsutstyr som det er gitt opplæring i e. utstedelsesdato f. navn og signatur til den som utsteder kompetansebeviset 16. Teoretiske og praktiske prøver - gjennomføring og sensurering - SAM 50/11 Det skal beskrives hvor de teoretiske og praktiske prøvene kommer fra og hvordan prøvene gjennomføres. Det skal være systemer som sikrer at tilsendte eksamensoppgaver ikke kommer på avveie. Anker på sensurering behandles iht. pkt. 19.

5 5 av Arkivering av avsluttende prøver, rapporter, vurderinger, m.m. (J) Det skal finnes rutiner for hvordan avsluttende prøver og elevlister arkiveres på en trygg måte (brannsikkert skap), slik at Datatilsynets retningslinjer for registrering av personsensitiv informasjon er fulgt, og slik at det er mulig å finne den enkelte besvarelse for eventuell ny kontroll av sensuren. Eksamensbesvarelser med BESTÅTT resultat bør arkiveres i 1 - ETT - år, mens besvarelser med IKKE- BESTÅTT resultat bør arkiveres i 10 - TI - år. 18. Beskrivelse av system for dokumentstyring (8) Kvalitetshåndbok, prosedyrer, osv. skal bygges opp slik at alle deler er entydig identifiserbare, at det går tydelig fram hvem som er ansvarlig for utarbeidelsen og oppdateringen, hvem som godkjenner de enkelte prosedyrer og hvilken versjon som er den gjeldende. Det må finnes en oppdatert dokumentoversikt der det fremgår hvilken versjon som er gjeldende. Innholdsfortegnelsen kan brukes til dette. 19. Avviksbehandling (I/9) Et system for behandling av avvik skal sikre at feil og uregelmessigheter som kan påvirke arbeidets kvalitet blir registrert og at korrigerende tiltak blir iverksatt og fulgt opp. Avviksbehandlingen retter seg primært mot kvalitetssystemet, men skal også fange opp klager og anker - se III.2.2. Definisjon på avvik må etableres. Det må angis hvem som er ansvarlig for oppfølgingen av avvik, og det må opprettes en logg for avvikene som sikrer at den ansvarlige kan følge opp, evt. purre opp avvik som ikke er lukket. Registrering av avvik og behandlingen av dem skal være tilgjengelig for Norsk Sertifisering ved besøk. 20. Rutiner for behandling av klager og anker (I/9) Det må finnes et system for håndtering av anker, dvs. en situasjon der eleven ikke er enig i bedømmelsen av den teoretiske og praktiske prøven. Ny sensur foretatt av en annen sensor, evt. utenfor opplæringsvirksomheten er ett alternativ. Ny prøve - spesielt ved praksiskjøring - kan være aktuelt. Opplæringsvirksomheten skal også ha rutiner for hvordan eventuelle klager på undervisningen og andre forhold registreres og håndteres. Registrering av klager/anker og behandlingen av dem skal være tilgjengelig for Norsk Sertifisering ved besøk. 21. Oversikt over og krav til underleverandører (10) Underleverandører som benyttes av sertifisert opplæringsvirksomhet skal tilfredsstille de samme krav som stilles til en sertifisert opplæringsvirksomhet. Instruktører skal kompetansevurderes på linje med egne ansatte instruktører, se pkt. G. Eventuell leie av utstyr (kraner, trucker, etc.) skal reguleres i en kontrakt der ansvarsforholdene ved eventuelle uhell (forsikring, etc.) er klart regulert. Ingen kontrakt fritar imidlertid instruktørens ansvar for å påse at utstyret er trygt å bruke, se pkt. 11. Det skal finnes en oversikt over de underleverandører som benyttes samt dokumentasjon som viser at gitte krav er oppfylt. 22. Opplæringsplaner (11) Det er ledelsens ansvar at personellet ved sertifisert opplæringsvirksomhet har nødvendige kvalifikasjoner og aktuell kunnskap om relevante lover og regler og om utstyr de skal gi opplæring i. En opplæringsplan som skal fornyes hvert år viser hvordan dette sikres. Gjennomført opplæring for den enkelte skal doku-

6 6 av 6 menteres. Den sertifiserte virksomheten skal også påse at eventuelle innleide instruktører er oppdatert i forhold til lovverk og forskrifter. 23. Fremmedspråklige elever Elever som ikke snakker norsk skal ha en like god opplæring som norsktalende elever. Opplæringsvirksomheten skal ha dokumenterte prosedyrer for hvordan ikke-norsktalende elever håndteres. 24. Kontakt med sertifiseringsorganet (13) Den sertifiserte virksomheten skal informere Norsk Sertifisering som kan påvirke kvaliteten på arbeidet, som: - at nøkkelpersonell - faglig leder, kvalitetsansvarlig, evt. også instruktører med spesialkompetanse - slutter - endringer i eierforhold - økonomiske forhold som påvirker opplæringen Det skal angis hvem som har denne kontakten 25. Forsikring (B) - SAM 50/14 Den sertifiserte opplæringsvirksomheten skal ha en ansvarsforsikring som dekker tenkelige erstatningskrav når det gjelder elever, instruktører og 3. person, utstyr og eiendom. Anbefalt erstatningssum er 150G pr. skade pr. år. (1G i Folketrygden er p.t. i størrelsesorden kr.) 26. Kunnskap om lover og forskrifter - SAM 50/4 Forskrift forutsetter at de som driver opplæring skal ha nødvendige kunnskaper om aktuelle lover og forskrifter som er angitt i pkt. 7. Kunnskapene blir dokumentert vha. en prøve i forbindelse med revisjonsbesøket, fremleggelse av bestått karakter fra kurs som dekker feltet eller andre måter. 27. Lokaler og utstyr Lokalene skal tilfredsstille gitte krav til lys, støy, luftkvalitet, sanitæranlegg, etc. Krav er gitt i Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (best. nr. 529) Kryssreferanser III.2.2 Avviksbehandling III.2.3 Intern revisjon III.2.4 Ledelsens gjennomgåelse III.4.1 Sertifiseringsprosess Opplæringsvirksomhet Forskrift 555 Eksterne referanser