Norsk olje og gass Vedlegg 6 - Samsvarsmatrise

Transkript

1 Norsk olje og gass Vedlegg 6 - Samsvarsmatrise

2 Vedlegg 6. Samsvarsmatrise Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 2 Denne samsvarsmatrisen skal fylles ut ved søknad om Norsk olje og gass-godkjenning første gang, eller ønske om å utvide Norsk olje og gass-godkjenningen, eller ø Norsk olje og gass-godkjenningen. Dersom kvalitetsdokumentasjonen gir et klart og entydig svar på punktene i samsvarsmatrisen, er det tilstrekkelig med angivelse av referanse til relevant avsnitt i kur dokumentasjon. Slik referanse skal oppgis med størst mulig detaljeringsgrad. For forhold der det er behov for en nærmere redegjørelse enn den som kvalitetsdokume merknadsfeltet (svarfeltet) fylles ut. Legg ved tilleggsdokumentasjon dersom det blir for liten plass i svarrubrikkene. 1 GRADERING AV AVVIK Gradering av avvik vil være: 1) Alvorlig avvik: Dersom avviket er meget alvorlig slik at tilliten til kursleverandørens Norsk olje og gass- godkjenning er alvorlig truet. 2) Mindre alvorlig avvik: Korrigerende tiltak må gjennomføres innen en spesifisert tid for å unngå suspensjon. Slike avvik vil gjerne bli fulgt opp med en n stedet for å sikre at de virkelig er blitt korrigert, spesielt dersom gyldigheten av resultatene eller integriteten til Norsk olje og gass er truet. Dersom revis enige om at organisasjonen forstår problemene, kan skriftlige beskrivelser av korrigeringene og objektive bevis på disse likevel bli akseptert som grunn avvik. 3) Observasjon: Dersom avviket er mindre alvorlig eller en isolert hendelse og ikke påvirker resultatene av aktivitetene, vil ikke det å kreve korrigerende driften av organisasjonen, men heller kunne skade forholdet mellom organisasjonen og akkrediteringsorganet. Avviket beskrives i rapporten slik at forh ved neste besøk.

3 Vedlegg 6. Samsvarsmatrise Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 3

4 Vedlegg 6. Samsvarsmatrise Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 4 Fylles ut av søker Fylles ut av Norsk olje og gass Kursleverandørs navn: Godkj. nr/ Søker nr: Saksnr.: Adresse: E- post: Vurdert av: Telefon: Telefax: Dato: Kontaktperson: Dato: Norsk olje og gass saksbehandler: Administrative krav Informasjon om selskapsform - eksempelvis stiftelse, aksjeselskap, ANS etc. For kursleverandører som er en del av en større organisasjon eller konsern; beskrivelse av hvordan kursleverandør er identifisert i organisasjonen Beskrivelse av kursleverandørs funksjoner og det tekniske omfanget av det inspeksjonsomfang man har kompetanse til Henvisning til kontrakter/arbeidsinstrukser for kursaktiviteten Beskrivelse av arbeidsbetingelsene Beskrivelse hvordan det sikres et uavhengig revidert regnskap Organisasjon og ledelse Organisasjonskart og beskrivelse av inspeksjonsorganets organisasjonsstruktur. Beskrivelse av ansvarsområder og rapporteringsstruktur, d.v.s. både faglig og administrativ. Beskrivelse av forholdet mellom aktivitetene ihht Norsk olje og gass- kurs og andre aktiviteter som kursleverandøren står for.

5 Vedlegg 6. Samsvarsmatrise Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 5 Beskrivelse av teknisk leder(e) og beskrivelse av denne funksjonen Beskrivelse av stedfortredere til nøkkelfunksjoner (kvalitetsleder, teknisk leder med mer) Beskrivelse over kursleverandøren sikrer et effektivt tilsyn av virksomheten (i forhold til Sjøfartsdirektoratet, ISO- sertifisering etc.) Beskrivelse over de ulike stillingskategoriene som er ansvarlige for Norsk olje og gass- kursleveransene og hvilke krav til kompetanse og erfaring som er satt for å inneha disse stillingene/funksjonene. Kvalitetssystem Beskrivelse over kursleverandørs visjon, forretningsmål og forpliktelser. Beskrivelse over hvordan ledelsen sikrer at dette er forstått av de ansatte. Beskrivelse av hvem som er utpekt som kvalitetsansvarlig. Beskrivelse av ansvar og myndighet til denne funksjonen. Beskrivelse av kursleverandørs dokumentkontroll. Hvordan sikres det at kun gyldige utgaver av dokumentasjonen blir benyttet. Hvordan blir dokumenter samt endringer av dokumenter godkjent og distribuert. Hvordan blir utgåtte dokumenter tatt ut av bruk. Prosedyre for avviksbehandling, behandling av tilbakemeldinger og korrigerende tiltak på de avvik som registreres

6 Vedlegg 6. Samsvarsmatrise Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 6 Prosedyre for interne revisjoner. Plan for hva som skal revideres, når revisjonen skal utføres og av hvem. Opplysninger om kvalifikasjonskrav til revisorer. Prosedyre for planlegging, gjennomføring og oppfølging av resultater fra ledelsens gjennomgåelse av kvalitetssystemet, inkludert liste over tema som skal tas opp på møtet. Personell Beskrivelse av krav til kompetanse og erfaring til instruktører. Prosedyre for opplæring og godkjenning og oppfølgning av personell. Beskrivelse av hvordan personellets kompetanse, utdannelse og kvalifikasjoner blir registrert og hvordan kompetanseplaner oppdateres/holdes ved like. Beskrivelse av lønnssystemet for instruktører. Oversikt over fast ansatte instruktører og innleide instruktører. Beskrivelse av kontraktsbetingelsene for innleide instruktører/ konsulenter. Teknisk og annet utstyr Beskrivelse av alt teknisk utstyr som benyttes i Norsk olje og gass kursleveransene, og hvordan dette utstyret blir brukt. Beskrivelse over hvordan utstyr merkes. Prosedyrer for vedlikehold av utstyr.

7 Vedlegg 6. Samsvarsmatrise Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 7 Prosedyre og program for evt. kalibrering av utstyr. Beskrivelse over hvordan evt. utstyr kontrolleres mellom kalibreringene. Prosedyre for anskaffelse av utstyr, mottak av varer/tjenester og sikker lagring av varer/utstyr. Beskrivelse av datasystemer og hvordan disse valideres. Prosedyre for behandling av defekt utstyr. Retningslinjer for vurdering av defekt utstyrs påvirkning av Norsk olje og gass kursleveranser. Beskrivelse av hvordan og hvor ofte utstyret kontrolleres og hvilke spesifikasjoner som følges ved kontrollene. Risikovurdering Underleverandører Klager Beskrivelse og henvisning til evt. sjekklister som skal benyttes under kontrollene. Prosedyre for risikovurderinger og implementering av kunnskap / konsekvenser som foreligger som resultat Prosedyre for valg av underleverandør, beskrivelse av kvalifikasjonskrav for en underleverandør. Beskrive hvordan kursleverandør sikrer at underleverandør fyller de samme vilkår som kursleverandøren selv med hensyn til vilkår for Norsk olje og gass- godkjenning. Prosedyre for hvordan klager fra kunder/elever skal behandles. Henvisning til register over klagebehandling og de korrigerende tiltak som er iverksatt som følge av klager/anker.

8 Vedlegg 6. Samsvarsmatrise Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 8 Samarbeid Henvisning til Norsk olje og gass- godkjenning Beskrivelse over hvordan kursleverandøren deltar i utveksling av erfaring med andre kursleverandører med Norsk olje og gass- godkjenning. Retningslinjer for henvisning til Norsk olje og gass- godkjenningen og bruk av Norsk olje og gass- godkjenningen i reklamemateriell, hjemmeside på Internett og alle andre sammenhenger.

9 Vedlegg 6. Samsvarsmatrise Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 9