AVTALE OM SERTIFISERING - ØKOLOGI

Transkript

1 AVTALE OM SERTIFISERING - ØKOLOGI Tiltak og dokumentasjon fra bedriften skal til enhver tid være i samsvar med denne avtalen og med kravene i forskrift 4.oktober 2005 nr om økologisk produksjon og merking av landbruksprodukter og næringsmidler (økologiforskriften). FÔRMØLLE Navn på virksomhet Avtalen er utarbeidet (dato og årstall): Kundenummer/GID (fylles ut av Debio) Virksomhetens kontaktperson/stilling Avtalen, med tilhørende dokumentasjon, danner grunnlag for økologisk godkjenning av produksjonen. Avtalen gjelder som en bindende avtale mellom driftsansvarlig og Debio. For virksomheter som har en egnet kvalitetssystem kan det være tilstrekkelig å henvise til de aktuelle rutinene under de ulike punktene. Disse rutinene skal legges ved. Avtalen gjelder til den blir oppdatert eller fornyet, og skal beskrive de faktiske forholdene. Den beskriver både praktisk drift og dokumentasjonsrutiner, og vil være utgangspunkt for den årlige økologikontrollen. Behov for oppdatering eller fornying skal meldes til Debio. Sett kryss der det er aktuelt, gjerne flere kryss under hvert spørsmål. Fyll ut med tekst der det er nødvendig. Del 1 Beskrivelse av driften Generell beskrivelse av virksomheten (bransje, type aktivitet og produktutvalg) Gjør rede for hvilken type produkter det ønskes en Debio-godkjenning for FIO - Avtale om sertifisering økologi fôrmølle.doc Versjon 02 Side 1 av 7

2 1.2.2 Kryss av for hvilke prosesstrinn som benyttes i produksjonen Produksjon Økologisk Konvensjonelt Mottak Lagring råvarer Tørking Rensing Maling Blanding Ekstrudering Pelletering Nedkjøling Oppsekking Merking /etikettering Lagring ferdigvare sekk Lagring ferdigvare bulk Transport av bulkvare 1.3 Kritiske kontrollpunkter For virksomheter som håndterer både økologisk og konvensjonelt, må det utarbeides et flytskjema over produksjonsprosessen for de produktene. Med utgangspunkt i flytskjemaet foretas en risikoanalyse og finn de kritiske kontrollpunktene i produksjonsprosessen. Vedlagte prosedyreark fylles ut vedrørende vurdering og håndtering av de kritiske kontrollpunktene. Vi har utarbeidet et flytskjema. Dette ligger vedlagt med vedleggsnr: Vi har gjennomført en risikoanalyse og definert de kritiske punktene på vedlagte prosedyreark. Evt. kommentarer til utfyllingen av skjemaet: Dersom samme utstyr benyttes til ikke- produkter må produkter først produseres etter at utstyret er gjort rent. Rengjøringen skal kontrolleres og dokumenteres. 1.4 Hvordan dokumenteres det at rengjøring er utført og at den er tilstrekkelig. Produksjon av produkter gjøres alltid først på dagen på rent utstyr Det kvitteres på eget skjema / produksjonslogg for at rengjøring er utført og tilstrekkelig Utfyllende opplysninger: FIO - Avtale om sertifisering økologi fôrmølle.doc Versjon 02 Side 2 av 7

3 1.5 Pakking, merking og transport (jf. veileder A, pkt. 6.1.og 6.3) Økologiske Hvordan emballeres produktene? produkter skal være emballert eller buntet og merket på en slik måte at innholdet ikke kan byttes ut. Det skal fremgå tydelig av merkingen at produktene er av økologisk opprinnelse og hvem som er kontrollinstans Hvordan merkes produktene Det brukes Ø- klistremerker fra Debio Ø-merket er implementert i egen etikett / innleggsseddel : Transport av uemballerte varer kan kun skje mellom virksomheter som er underlagt kontroll av Debio Hvordan sikres det at det ikke skjer sammenblanding/forveksling av økologisk og ikke-økologisk vare under transport? Varene er ferdig emballert og merket Varene er uemballert og det foreligger dokumentasjon på rengjøring av transport samt hvem som er avsender og mottaker av varen Hvis annet, beskriv dette: Del 2 Dokumentasjonsrutiner, egenerklæring og vedlegg 2.1. Kontroll av økologimerkingen (jf. veileder A, pkt. 6.4 og ) Ved mottak av landbruksprodukte r og næringsmidler skal virksomheten kontrollere varens merking i forhold til økologisk opprinnelse. Virksomheten skal også dokumentere at denne kontrollen er utført Hvordan dokumenteres det at økologimerkingen er kontrollert? Det noteres på faktura, følgesedler eller annen dokumentasjon, at det fremgår at produktet er økologisk og hvilken kontrollinstans som er oppgitt på varen. Det føres eget skjema for mottak med opplysninger om dato for mottak, leverandør, varetype og mengde, samt type merking/kontrollinstans. Egenerklæring om økologikontroll fra produsent følger varen Hvis annet, beskriv dette: FIO - Avtale om sertifisering økologi fôrmølle.doc Versjon 02 Side 3 av 7

4 Dersom merking og/eller dokumentasjon ved mottak ikke er tilfredsstillende, skal produktene holdes tilbake inntil det er avklart om de er. Dersom det ikke er mulig å få en tilfredsstillende dokumentasjon, skal ikke produktene omsettes som Beskriv hvordan virksomheten håndterer tvil om økologisk opprinnelse på mottatte varer 2.2 Hvordan vil opplysninger om innkjøp, produksjon og salg være tilgjengelig for kontroll? (jf. veileder A, pkt. 6.6 og 6.7) Det skal føres et Innkjøp regnskap som gjør Det føres en egen oversikt over mengden av produkter som går det mulig å inn i produksjonen konstatere at det er balanse i mengdene Opplysningen kan hentes ut fra virksomhetens lagerstyringssystem mellom innkjøp (evt. Innkjøpet er tilgjengelig i regnskapet egen produserte råvarer) og salg av produkter. Derfor Salg kreves det at underliggende Det føres en egen oversikt over mengden av produkter som er dokumentasjon alltid solgt skal være tilgjengelig Opplysningen kan hentes ut fra virksomhetens lagerstyringssystem ved det årlige Salget fremgår av regnskapet revisjonsbesøket Lagerbeholdning Det gjennomføres varetelling ved årsskiftet Elektronisk utskrift / lagertellingssystem Hvordan kan virksomheten dokumentere balanse i mengdene mellom innkjøp og salg (samt evt. lagerbeholdning) av produkter? FIO - Avtale om sertifisering økologi fôrmølle.doc Versjon 02 Side 4 av 7

5 2.3 Hvordan registreres klager med hensyn til økologisk opprinnelse? Mottatte klager på produkter mht. økologisk opprinnelse, skal registreres. 2.4 Hvordan fjernes økologimerkingen dersom det konstateres en uregelmessighet i forhold til gjeldende krav i økologiregelverket? (jf. veileder A, pkt. 6.4 og ) Dersom det konstateres en uregelmessighet i forhold til gjeldende krav, har bedriften ansvar for å fjerne henvisninger til den produksjonsmetoden fra ethvert parti eller enhver produksjon som er berørt av uregelmessigheten. Her skal det beskrives hvilken beredskap bedriften har for slike tilfeller. Del 3, Gjelder for importører og førstemottakere av import fra land utenfor EØS-området 3.1. Innkjøp og mottakskontroll (jf. veileder C ) Ved mottak av Hvem er førstemottaker på varen? Virksomheten er selv førstemottaker landbruksprodukter fra land utenfor EØS, Annen virksomhet er førstemottaker på denne varen, avtalen som beskriver skal importør ha en ansvarsfordelingen er vedlagt. importtillatelse. Navn på virksomhet: Importøren er ansvarlig for at Beskriv hvordan virksomheten sikrer at kravene ift. import blir overholdt. importen meldes til Mattilsynet og Debio og er ansvarlig for at sertifikatet signeres både av førstemottaker og Mattilsynet. Dersom denne aktiviteten settes bort må det foreligge en avtale om dette hos begge parter. Sertifikater skal oppbevares av importør FIO - Avtale om sertifisering økologi fôrmølle.doc Versjon 02 Side 5 av 7

6 Undertegnede erklærer følgende: Virksomheten forplikter seg til og er ansvarlig for oppfølging av kravene gitt i forskrift 4.oktober 2005 nr om økologisk produksjon og merking av landbruksprodukter og næringsmidler (økologiforskriften), og aktuelle tilleggsbestemmelser virksomheten er gjort kjent med. Virksomheten skal underlegges kontroll i henhold til økologiforskriften, og plikter å legge alle forhold til rette for gjennomføring av revisjoner, inkludert gjennomgang av dokumentasjon og adgang til alle områder, registreringer (inkludert rapporter fra interne revisjoner) og personell som berøres av revisjonen. Virksomheten skal informere Debio om endringer som kan ha betydning for godkjenningen. Virksomheten skal bare fremme påstander om godkjenning for det omfanget som Debio har gitt godkjenning for. Virksomheten vil ikke benytte Debio-godkjenning på en måte som bringer Debio i vanry, og ikke komme med uttalelser om godkjenningen som Debio anser som villedende eller uberettiget. I tilfelle brudd/overtredelse eller uregelmessigheter i forhold til regelverket; vil virksomheten akseptere å fjerne økologisk merking fra ethvert parti eller produksjon som berøres av uregelmessighetene, samt informere kjøpere av angjeldende produkt for å sikre at henvisningene til økologisk produksjon fjernes fra produktene. I tilfelle overtredelse av bestemmelsene i regelverket som er åpenlyse eller som har langvarig virkning, vil virksomheten akseptere at Debio trekker tilbake virksomhetens rett til bruk av økologisk merking for et tidsrom. Virksomheten vil slutte å bruke alt reklamemateriell som inneholder referanser til Debio-godkjenningen når godkjenningen oppheves eller trekkes tilbake. Videre vil evt. sertifikater bli returnert til Debio når Debio krever det. Dersom virksomheten har underleverandører som kontrolleres av andre kontrollinstanser enn Debio, er virksomheten innforstått med at Debio og de(n) andre kontrollinstansen(r) utveksler opplysninger om de aktivitetene som er underlagt kontroll, både for virksomhetens del og for underleverandørens del. Det er virksomhetens ansvar å se til at eventuelle avtaler om å sette bort kontrollpliktige aktiviteter er gyldige og oppdaterte. Denne avtalen beskriver de faktiske forhold ved virksomheten. Virksomheten forplikter seg til å melde i fra om endringer i forhold til det som er beskrevet. Virksomheten er inneforstått med at avtalen er en del av revisjonsgrunnlaget. Antall vedlegg: For virksomheten: Dato: Sign FIO - Avtale om sertifisering økologi fôrmølle.doc Versjon 02 Side 6 av 7

7 AVTALE OM SERTIFISERING - ØKOLOGI Prosedyreark for kritiske kontrollpunkter jf. punkt 1.3 i avtalen Kritisk kontrollpunkt Risikovurdering Forebyggende tiltak Korrigerende tiltak Dokumentasjon Avviksbehandling Eksempel: Mottak av korn Risiko for at rester av forrige parti på bil og andre uønskede stoffer kan blandes inn i partiet. Rutiner for rengjøring av bil før henting av et parti økologisk korn. Visuell kontroll ved mottak. Mottakskontroll. Et parti som tydelig er forurenset med uønskede stoffer må omsettes videre som ikke-økologisk Sjåfør kvitterer for at instrukser for renhold er fulgt ved hver transport. Kvitt.bok oppbevares ved mottaket. Avviksskjema fylles ut ved evt. avvik og fremlegges ved revisjon FIO - Avtale om sertifisering økologi fôrmølle.doc Versjon 02 Side 7 av 7