Nye nettsider for de videregående skolene i Akershus - mandat Siri Lehne Nilsen, Knut Skaarberg

Nye nettsider for de videregående skolene i Akershus - mandat Siri Lehne Nilsen, Knut Skaarberg

Innhold 1 Innledning...3 2 Bakgrunn og motivasjon for prosjektet...3 3 Organisering og rapportering...3 4 Hovedleveranser...4 4.1 Mål og målgruppedefinisjon...5 4.2 Behovskartlegging og brukerundersøkelse...5 4.3 Identitet og innhold...5 4.4 Informasjonsstruktur...5 4.5 Navigasjon og sideoppsett...5 4.6 Grafisk design...6 4.7 Oppfølging av brukervennlighet under implementering...6 4.8 Prosjektledelse...6 4.9 Brukertesting...7 4.10 Aktiviteter hvor AFK har leveranseansvar...7 5 Plan og budsjett...8 side 2 av 8

1 Innledning Dette dokumentet bør leses av styringsgruppen, prosjekteier, prosjektdeltagere, og samtlige som vil jobbe med Nye nettsider for de videregående skolene i Akershus prosjektet. Dokumentet beskriver alle overordnede føringer for prosjektet, herunder: Bakgrunn og motivasjon for prosjektet Organisering og rapportering Hovedleveranser Plan 2 Bakgrunn og motivasjon for prosjektet Akershus fylkeskommune (AFK) har 34 videregående skoler. Alle har sitt eget nettsted. Malen til skolenes nettsteder er utdatert, og det skal lages ny struktur og nytt design. Skolenes nettsteder skal ha et enhetlig utseende, men samtidig mulighet til lokale tilpasninger. Skolene har ulike utdanningsprogram og innsatsområder, og ønsker å profilere ulik identitet. Samtidig som de samarbeider, konkurrerer de om elevene. 3 Organisering og rapportering Prosjektorganisasjonen er vist i figuren under. Akershus fylkeskommune Styringsgruppen AFKs prosjektleder Design- og utviklingsleder Innholdskoordinator for piloter Prosjektgruppa Redaktører ved pilotskolene Akershus fylkeskommune er øverste myndighet for prosjektet. Styringsgruppen skal følge med på prosjektets kostnader, framdrift og kvalitet, på et overordnet nivå. Styringsgruppen har ansvar for å rapportere om prosjektet til AFKs ledelse. Styringsgruppen består av rektor Jarle Furnes, rektor John Arve Eide, rektor Frank Westby, ass. fylkesdirektør Ingunn Nordvold og seksjonsleder Mette Korsbakken. Styringsgruppens møter holdes i forlengelsen av de faste lederkontaktmøtene. AFKs prosjektleder har ansvar for godkjenning av prosjektmandat, alle endringer og hovedleveranser i henhold til plan. Skal også bidra med kunnskap om AFKs organisasjon og prosesser, og være operativ i prosjektet. Rapporterer: Fremdrift, kvalitet og kostnad til styringsgruppen. AFKs prosjektleder: Webredaktør Siri L. Nilsen. side 3 av 8

Innholdskoordinatoren har ansvar for å planlegge, følge opp og koordinere det redaksjonelle arbeidet på pilotskolene sammen med redaktørene der. Innholdskoordinatoren fungerer som et bindeledd mellom prosjektet og redaktørene ved pilotskolene. I tillegg vil innholdskoordinatoren være en informasjons-/webfaglig støtte til det redaksjonelle arbeidet på de videregående skolene, for eksempel gjennom å formidle kurs, arrangere erfaringsutvekslingsmøter, etc. Rapporterer: (ikke aktuelt, pga. samme person) Innholdskoordinator: Webredaktør Siri L. Nilsen. Redaktørene ved de videregående skolene har ansvar for alt innholdet til skolenes nettsider, herunder også tilpasning og produksjon av innhold til nytt konsept/design. Rapporterer: Fremdrift, kvalitet og behov til innholdskoordinatoren. Design- og utviklingslederen har ansvar for å planlegge, følge opp og sørge for fremdrift i prosjektet. Prosjektlederen skal også holde AFKs prosjektansvarlige oppdatert rundt økonomi, framdrift og risiko i prosjektet, og dokumentere dette i jevnlige statusrapporter. Rapporterer: Jevnlig statusrapport til prosjektansvarlig Design og utviklingsleder: Knut Skaarberg (Halogen) Prosjektdeltakerne bidrar med arbeid på prosjektets leveranser. Prosjektlederen følger opp de enkelte prosjektdeltakerne. Prosjektdeltakerne rapporterer status og framdrift til design- og utviklingslederen Halogens konsulenter rapporterer timebruk til design- og utviklingslederen Prosjektdeltagere: Beate Schilling (Sørumsand vgs), Mette Andersen (Drømtorp vgs), Anna Kvinnsland (Rosenvilde vgs), Janne Furuly (AOT), Per-Arne Brunvoll (AOT), Silja Mustaparta (Halogen) og Julia Tavridou (Halogen). I tillegg vil Egon Skaar (IT-koordinator) og Espen Holje (Escio) delta etter behov. 4 Hovedleveranser Halogens prosess for å utvikle brukervennlige grensesnitt er illustrert i figuren under. Mål- og målgruppedefinisjon Behovskartlegging Identitet og innhold Informasjonsstruktur Navigasjon og sideoppsett Grafisk design Teknisk implementering Prosessen fram til et brukervennlig grensesnitt Det er en forutsetning for et godt resultat at AFK bidrar i alle deler av spesifikasjonsprosessen og at representanter fra målgruppene involveres underveis. De enkelte aktivitetene er beskrevet nærmere under. Merk at AFK har ansvar for å evaluere og godkjenne alle leveransene, samt å gjøre tilgjengelig nødvendig dokumentasjon, retningslinjer, strategier, etc. Dette kommer i tillegg til det som er beskrevet under punktene AFKs bidrag. side 4 av 8

4.1 Mål og målgruppedefinisjon Beskriver hensikten med løsningen, konkrete målsetninger, samt hvilke målgrupper en ønsker å rette seg mot. Dette utføres sammen med aktuelle nøkkelpersoner fra AFK, gjerne i form av workshops. Leveranse: Dokument: Mål- og målgruppedefinisjon AFKs bidrag: Deltagelse i workshop 4.2 Behovskartlegging og brukerundersøkelse En viktig forutsetning for god brukervennlighet er en solid kartlegging av målgruppenes reelle behov. Dette gjøres ved involvering av reelle brukere. Vanlige arbeidsmetoder er intervjuer, spørreskjema eller fokusgruppe, metoden velges etter at mål og målgrupper er definert. Ofte vil det være en betydelig del av jobben å identifisere og rekruttere brukerrepresentanter til undersøkelsene. Leveranse: Dokument behovskartlegging AFKs bidrag: Identifisering og rekruttering av brukerrepresentanter 4.3 Identitet og innhold Vi starter med å sammen lage føringer for nettstedets identitet. Hvilke verdier skal kommuniseres? Hvilken følelse skal brukerne sitte igjen med? For eksempel dersom en ønsker å fremstå som kostbar og eksklusiv kan man spille på assosiasjoner fra gullsmeder, mens for eksempel et folkelig nettsted vil kreve et annet formspråk. Med utgangspunkt i identitet og behovskartlegging, analyseres innholdet på de eksisterende sidene for å se hva som fremdeles er aktuelt, hva som skal fjernes eller endres og hva som skal produseres av nytt innhold. Deretter beskrives og prioriteres disse elementene. Arbeidet resulterer i en fullstendig innholdsoversikt som legges til grunn for utvikling av informasjonsstrukturen. Denne kan detaljeres og brukes videre til å følge opp innholdsproduksjon og implementering. Leveranse: Stikkord for identitet, innholdsoversikt AFKs bidrag: Deltagelse på workshop 4.4 Informasjonsstruktur Med innholdsoversikten som utgangspunkt skapes en informasjonsstruktur som sikrer at innholdet sorteres i logiske kategorier og underkategorier. Forskjellige brukerorienterte metoder kan brukes i denne fasen, deriblant kortsortering som er en svært effektiv metode for å hente ut målgruppenes assosiasjoner relatert til struktur. Leveranser: Strukturkart med beskrivelser. AFKs bidrag: Inget spesielt 4.5 Navigasjon og sideoppsett Utformingen av navigasjonskonsept og prinsipper er avgjørende for løsningens brukervennlighet. Navigasjonssystemet kommuniserer løsningens informasjonsstruktur og det er dette systemet som forteller brukeren hvor hun er i strukturen. Hensiktsmessige side 5 av 8

menyer og orienteringssystemer defineres på bakgrunn av identifiserte behov og informasjonsstruktur. For dette oppdraget anser vi at navigasjonskonseptet er gitt, men at vi vil finne løsning for å utnytte det eksisterende best mulig med tanke på brukeropplevelsen. Eksempelvis ønsker vi å se på hvordan sporing fungerer på sidene. Informasjonsstrukturen og navigasjonskonseptet brukes som grunnlag for å beskrive hvordan elementer skal plasseres på de ulike sidene (sideoppsett) og flyten mellom sider. Informasjonsarkitekten baserer seg på prinsipper for brukervennlighet og en prioritering av visningsflate basert på behov og mål. På bakgrunn av sideoppsettene defineres presentasjonsmaler for løsningen, som er en detaljert beskrivelse av hvor innholdselementene på hver side hentes fra i systemet, hvordan de skal sorteres og hvilket format de skal vises i. I denne delen av prosjektet skal det også avgjøres hvordan løsningen skal støtte den internasjonale standarden for tilgjengelighet. Leveranse: Navigasjon og sideoppsett (Powerpoint/Visio) AFKs bidrag: Delta i innspillsrunder, trekke inn teknisk leverandør etter behov 4.6 Grafisk design Det grafiske designet er et viktig virkemiddel for å fremme brukervennligheten i løsningen. Designet skal understøtte interaksjonsdesignet og baseres på AFK retningslinjer for grafisk design i elektroniske medier. Det er videre avgjørende at nettløsningen ikke ses på som en isolert del av AFKs kommunikasjon, men som en del av en helhetlig profilering. Den grafiske designeren vil sørge for at det ikke skapes en motsetning mellom det å kommunisere AFKs profil og løsningens brukervennlighet. Leveranse: Grafisk design levert i Photoshop (PSD) AFKs bidrag: Delta i innspillsrunder 4.7 Oppfølging av brukervennlighet under implementering Erfaringsmessig er det ønskelig fra utviklernes side å ha informasjonsarkitektene og designerne tilgjengelig i implementerings- og testfasene. Vi anbefaler faste møter mellom utviklere og informasjonsarkitekter/designere i disse fasene. Leveranser: Ingen spesielle AFKs bidrag: Hovedansvar for implementering. Trekke inn Halogen etter behov 4.8 Prosjektledelse Prosjektlederen sørger for at prosjektets framdrift, omfang og risiko følges opp og holdes under kontroll. Prosjektlederens rolle er også å veilede kunden gjennom prosjektet og vil basert på erfaring kunne hjelpe med til å forutsi eventuelle utfordringer som typisk vil dukke opp underveis. Leveranser: Ledelse, kommunikasjon, prosjektmandat, tidsplan, jevnlig statusrapport med risikovurdering, samt endringshåndtering AFKs bidrag: Deltagelse i statusmøter, intern distribusjon og forankring side 6 av 8

4.9 Brukertesting Brukertesting er den mest valide metoden for å vurdere brukervennlighet. Vi anbefaler derfor en brukertest på tilnærmet ferdig løsning før lansering. Brukertest er en opsjon som AFK kan utløse. Leveranser: Enkel oppsummering og forslag til tiltak AFKs bidrag: Identifisere og rekruttere brukerrepresentanter til testen 4.10 Aktiviteter hvor AFK har leveranseansvar I tillegg til leveransene nevnt over er det identifisert en del støttende aktiviteter. Dette er aktiviteter hvor AFK selv har ansvar for fremdrift og leveranser. 4.10.1 Innholdsproduksjon En god informasjonsstruktur er ikke tilstrekkelig dersom selve innholdet ikke er tilrettelagt for skjerm og tilpasset tiltenkt målgruppe. Innholdsproduksjon er derfor sentral i utviklingen av en brukervennlig løsning. Innholdsproduksjon gjøres parallelt med utvikling av løsningen. Innholdsproduksjonsløpet er smart å kombinere med forvaltningsmodell for løsningen, slik at de som skal ivareta ferdig løsning på dette stadiet får eierskap. AFK har selv ansvar for innholdsproduksjon og oppfølging i dette prosjektet. Merk at innholdsproduksjonen ofte tar mer tid enn man tror. 4.10.2 Etablering av forvaltning Når løsningen er ferdig utviklet bør det utarbeides dokumenterte retningslinjer for hvordan løsningen skal ivaretas i drift og videreutvikling. Dedikert eierskap i AFK til ulike deler av løsningen er en kritisk suksessfaktor for å sikre brukervennligheten etter løsningen er satt i produksjon. Leveranser: AFK bidrag: Retningslinjer for brukskvalitet, Modell for drift og forvaltning Intern forankring av retningslinjer for brukskvalitet. Eie prosessen med etablering av forvaltningsregime 4.10.3 Teknisk implementering i Easy Publish CMS AFK og Escio vil sammen stå for den tekniske implementeringen av informasjonsarkitekturen, og tilrettelegge menyer, malverk, CSS, tilganger, etc. for innholdsprodusentene. 4.10.4 Lansering Lansering av de nye sidene for pilot VGSene tjener flere formål: Vise muligheter og motivere resten av VGSene til innsats Markere formell overlevering av løsning Feire ferdigstillelse og gi honnør til de som har bidratt Lanseringen er AFKs ansvar, Halogen stiller gjerne opp på markeringer, forteller om prosjektet, presenterer løsningen, etc. etter ønske og behov. side 7 av 8

5 Plan og budsjett Tidsplanen for prosjektet er vist under. Måned Mars April Mai Juni Aktivitet Uke 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Design Mål og målgrupper Behov (undersøkelse) Behov (oppsummering) Identitet og innhold Struktur Navigasjon og sideoppsett Grafisk design Brukertest Oppfølging implementering P Å S K E Innhold Organisering Oppstartsmøte Retningslinjer (stil og form) Pilot: Rosenvilde Pilot: Drømtorp Pilot: Sørumsand Implementering Innspill til sideoppsett Implementering av maler Tekniske tester Konvertering Annet Oppstartsmøte Styringsgruppe Prosjektledelse Merk at mørk grønnfarge indikerer en intensiv innsats, lys grønnfarge indikerer støtteaktivitet eller noe mindre intensiv innsats. Budsjett for de enkelte aktivitetene er som følger: Aktivitet Mål og målgrupper Behovskartlegging og brukerundersøkelse Identitet og innhold Informasjonsstruktur Navigasjon og sideoppsett (6 maler) Grafisk design (uten html/css) Brukertest (*) Oppfølging brukervennlighet implementering Prosjektledelse Totalt antall timer Estimat 20 timer 70 timer 30 timer 20 timer 47 timer 50 timer 40 timer 10 timer 40 timer 327 timer (*) Ikke utløst opsjon. Estimatet forutsetter at AFK stiller med observatør. side 8 av 8