Prosjektmandat Implementering av Intranett ved Universitetet i Tromsø Tromsø, 7. februar 2013
Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE 1 1. PROSJEKTETS NAVN 3 2. PROSJEKTETS OPPDRAGSGIVER 3 3. PROSJEKTEIER 3 4. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 3 5. PROSJEKTETS FORMÅL 3 PROSJEKTETS HOVEDMÅL 3 PROSJEKTETS DELMÅL 3 6. PROSJEKTETS OMFANG OG AVGRENSNINGER 4 FUNKSJONALITET 4 DESIGN 4 IMPLEMENTERING 4 OPPLÆRING 4 SYSTEMEIERSKAP 4 DRIFTSANSVAR 4 7. RAMMER FOR GJENNOMFØRINGEN AV PROSJEKTET 4 FREMDRIFT 4 TEKNOLOGI 4 RESSURSER 4 ØKONOMI 4 8. PROSJEKTETS ORGANISERING 5 STYRINGSGRUPPE 5 PROSJEKTGRUPPE 5 ARBEIDSGRUPPE FOR INNHOLD OG STRUKTUR 5 ARBEIDSGRUPPE FOR TEKNISK LØSNING 6 REFERANSEGRUPPE 6 9. FREMDRIFTSPLAN 6 10. SUKSESSKRITERIER 7 Prosjektmandat: Implementering av Intranett ved UiT. Sist endret: 13.02.2013 2
1. Prosjektets navn Prosjektets navn er: Implementering av Intranett ved Universitetet i Tromsø (UiT) 2. Prosjektets oppdragsgiver Prosjektets oppdragsgiver er Universitetsdirektøren ved UiT. 3. Prosjekteier Prosjekteier er Universitetsdirektøren ved UiT. 4. Bakgrunn for prosjektet Universitetsdirektøren har bestem at Universitetet i Tromsø skal ta i bruk et felles intranett for alle ansatte, og at Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt (KSA) skal være systemeier og drifte dette Intranettet. KSA skal også være ansvarlig for anskaffelse og implementering av Intranettet, og koordinere dette opp mot andre datasystemer på UiT. Arbeidet med Intranettet skal gjennomføres som et eget prosjekt, Intranettprosjektet, i regi av KSA. UiT har frem til nå ikke hatt et eget dedikert intranett og det er nå et ønske om å flytte all ansattinformasjon bort fra uit.no og over i et intranett for på denne måten å rendyrke uit.no som en ekstern kanal og på samme tid effektivisere de ansattes informasjonsinnhenting. Det er for 2012 satt av midler til oppstart av dette Intranett prosjektet. Intranettet som skal tas i bruk på UiT, skal være en tilpasning av en standard løsning (hyllevare, in a box system). Det skal altså ikke utvikles et skreddersydd, unikt system for UiT. 5. Prosjektets formål Prosjektets formål er å realisere Intranettet som et nyttig og effektivt arbeidsverktøy for de ansatte, og et inspirerende sted å hente informasjon samt interagere med andre ansatte. Intranettet skal være UiTs primære kanal for interninformasjon samt være en verktøykasse med funksjonalitet som kan effektivisere hverdagen for de ansatte gjennom å tilby personaliserte arbeidsflater. Intranettet skal bidra til at UiTs ledelse er synlig, og at UiTs strategier og mål blir tydelig kommunisert for de ansatte. Intranettet skal også bidra til at ansatte øker sin kunnskap om UiT, UiTs mål og UiTs hovedmålgruppe studentene. Dette skal bl.a. bidra til å skape tilhørighet og styrke fellesskapsfølelsen og kulturen ved UiT. Prosjektets hovedmål Prosjektet skal realisere et Intranett for UiT ut fra de prioriteringer og valg som blir gjort i kravspesifikasjonsprosessen. En første versjon av Intranettet skal være operativt innen utgangen av 2013. Prosjektet skal sørge for at det Intranettet som implementeres er et tiltak for å nå målene i UiTs strategiske plan. Prosjektets delmål 1. Flytte ansattinformasjon bort fra UiT.no for på den måten og gjøre det mulig å rendyrke UiT.no som en ekstern kanal samt rydde i og kvalitetssikre den informasjon som flyttes fra UiT.no og til Intranettet. 2. Prosjektet skal sørge for at ansatte ved fakultet og andre enheter ved UiT involveres i arbeidet med prosjektet, kravspesifikasjonsprosessen spesielt, for å sikre en brukerstyrt utvikling av Intranettet. 3. Prosjektet skal sørge for at løsningen blir installert og fungerer i henhold til tilbakemeldinger i kravspesifikasjonsprosessen og beskrivelsene i prosjektplanen. 4. Prosjektet skal sørge for at ansatte og nøkkelbrukere i organisasjonen settes i stand til å ta i bruk og drifte Intranettet. Prosjektmandat: Implementering av Intranett ved UiT. Sist endret: 13.02.2013 3
6. Prosjektets omfang og avgrensninger Funksjonalitet Prosjektet skal sørge for at funksjonaliteten som blir prioritert i kravspesifikasjonsprosessen blir implementert innenfor prosjektets økonomiske rammer. Eventuelle nye behov og ønsker som dukker opp underveis i prosjektet skal vurderes av styringsgruppen før det brukes ressurser i prosjektet til å vurdere/realisere disse. Dersom fakultetene har behov for funksjoner utover felles behov, skal implementeringen av disse behovene initieres og dekkes av det enkelte fakultet. Beslutning og eventuell implementering av fakultetsspesifikke behov koordineres sentralt, og er ikke en del av prosjektet. Design Intranettet skal designes i samsvar med UiTs grafiske profil og de retningslinjer som gjelder for universitetet og uit.no spesielt. Dersom eksisterende WEB-løsninger skal integreres i Intranettet, skal disse grensesnittene tilpasses etter behov. Implementering Prosjektet skal sørge for at den nye løsningen settes i operativ drift i henhold til de forutsetninger som blir beskrevet i kontrakten med eventuelle leverandører. Prosjektet skal sørge for at beskrevet funksjonalitet leveres og fungerer på en hensiktsmessig måte. Opplæring Prosjektet skal ivareta nødvendig opplæring slik at løsningen kan settes i drift og tas i bruk av universitetets ansatte. For å øke den interne kompetansen i forbindelse med drift av løsningen og for således å bli mindre avhengig av leverandøren, skal personell fra UiT KSA/ITA delta sammen med leverandøren under implementeringen av Intranettet. Systemeierskap Systemeier for løsningen er UiT KSA Driftsansvar Teknisk driftsansvaret for løsningen legges til UiT ITA. 7. Rammer for gjennomføringen av prosjektet Fremdrift Prosjektet starter opp desember 2012 og leverer innen utgangen av 2013. Teknologi Løsningen skal være basert på samme teknologiske plattform som UiT.no, iknowbase levert av selskapet Evita AS. Ressurser KSA er prosjektleder for prosjektet. Prosjektgruppen og arbeidsgruppene vil bli bemannet med ressurser fra UiT og fra eventuell leverandør. Økonomi Personalkostnader Kostnader til prosjektleder dekkes av prosjektmidlene. Kostnader som påløper deltagere i styrings- og prosjektgruppen samt arbeidsgruppene dekkes av de respektive avdelinger/fakulteter ved universitetet. Implementeringskostnader Utviklingsprosjektet har en investeringsramme på ca kr. 1 200 000,-. Investeringen dekkes av prosjektmidlene. Prosjektmandat: Implementering av Intranett ved UiT. Sist endret: 13.02.2013 4
8. Prosjektets organisering Styringsgruppe Styringsgruppen består av: Leder: Assisterende universitetsdirektør Britt Elin Steinveg Kommunikasjonsdirektør Asbjørn Ivar Bartnes. IT Direktør Stig Ørsje Personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen Avdelingsdirektør Helge Salvesen, Universitets biblioteket Professor Ørjan Olsvik, Det Helsevitenskapelige Fakultet Dekan Hege Brækhus. Det juridiske fakultet Styringsgruppens mandat: Styringsgruppen har det overordnede ansvaret for at prosjektet gjennomføres. Det innebærer blant annet ansvar for godkjennelse av prosjektplaner, prosjektets fremdrift budsjett innenfor tildelte rammer. Styringsgruppen skal sørge for at nødvendige vedtak blir fattet, og for at gjennomføring skjer i henhold til beslutning. Styringsgruppen skal oppnevne prosjektgruppen og fastsette mandatet for prosjektgruppen og prosjektleder. Prosjektgruppe Prosjektgruppen oppnevnes av styringsgruppen Prosjektgruppen (kjerneteam) består av: Trond Arne Kongsli, prosjektleder (KSA) Trobein Gamst, KSA Johnny Hansen, ITA Lillian Abelsen, POA Anders Maldonado, ØA Monica Hansen, TMU Trine Sand Bakken, UB HegeFolkedal, HSL Fak Torgunn Wærås, HelseFak Prosjektleders mandat (forslag): Prosjektleder er ansvarlig for daglig operativ ledelse av prosjektet og prosjektteamet. Prosjektleder utarbeider prosjektplaner, og er ansvarlig for styring og oppfølging av prosjektet slik at det samsvarer med oppsatte planer og mål. Prosjektleder er ansvarlig for organisering av arbeidet i prosjektgruppen og arbeidsgruppene, og rapporterer til Styringsgruppen. Prosjektgruppens mandat(forslag): Prosjektgruppen har ansvaret for gjennomføring av aktiviteter knyttet til prosjektet. Prosjektgruppen er ansvarlig for å tilkjennegi feil og mangler som oppstår og som er til hinder for prosjektfremdriften, og samtidig foreslå tiltak som kan bedre prosjektfremdriften. Prosjektgruppen har jevnlige møter min en gang pr annen uke. Og oftere ved behov. Prosjektgruppen rapporterer til prosjektleder. Arbeidsgruppe for innhold og struktur Prosjektgruppen etablerer denne gruppen og er ansvarlig for drift og oppfølging av gruppen. Arbeidet i gruppen ledes av sentral prosjektleder eller den som prosjektgruppen evt måtte delegere ansvaret til. Gruppen bemannes med ressurser etter behov for på en best mulig måte å dekke gruppens arbeidsoppgaver. Gruppen vil være dynamisk og vil kunne endres under veis. Prosjektleder Trond Arne Kongsli Innholdsgruppens mandat(forslag): Gruppen skal utarbeide struktur og innhold for informasjon på Intranettet. Gruppen har ansvar for å utarbeide retningslinjer for hva og hvordan informasjon skal publiseres. Gruppen skal utarbeide forslag til opplæringsplan for innholdspublisering i det nye Intranettet. Medlemmer av arbeidsgruppen innkalles til møter i prosjektgruppen etter behov. Arbeidsgruppen ledes av en gruppeleder som rapporterer til hovedprosjektleder. Prosjektmandat: Implementering av Intranett ved UiT. Sist endret: 13.02.2013 5
Arbeidsgruppe for teknisk løsning Prosjektgruppen etablerer denne gruppen og er ansvarlig for drift og oppfølging av gruppen. Arbeidet i gruppen leedes av sentral prosjektleder eller den som prosjektgruppen evt måtte delegere ansvaret til. Gruppen bemannes med ressurser etter behov for på en best mulig måte å dekke gruppens arbeidsoppgaver. Gruppen vil være dynamisk og vil kunne endres under veis. Prosjektleder Trond arne Kongsli Teknisk gruppes mandat(forslag): Gruppen er ansvarlig for å ivareta at den tekniske delen av løsningen fungerer sammen med den øvrige infrastrukturen ved UiT. Gruppen har også ansvar for at både sikkerheten og den tekniske driften av løsningen realiseres i henhold til UiTs overordnede krav til slike løsninger. Referansegruppe Redaksjonsrådet ved UiT er referansegruppe for prosjektet. Referansegruppens mandat: Referansegruppen vil være en høringsinstans for prosjektet, og får jevnlig rapporter i de faste møtene i rådet. 9. Fremdriftsplan Følgende hoved milepæler er definert for Prosjektet: Milepæl Beskrivelse Dato Ansvarlig 1 Oppnevnelse av styringsgruppe og fastsettelse 04.01.2013 Universitetsdirektøren av dennes mandat 2 Vedta prosjektmandatet og oppnevnelse av 22.01.2012 Styringsgruppen prosjektgruppe og dennes mandat 3 Presentasjon av prosjektet for IDF 22.01.2013 Prosjektleder 4 Presentasjon av prosjektet for 01.02.2013 Prosjektleder fakultetsdirektørene 5 Etablere prosjektet og nødvendige 01.02.2013 Prosjektleder arbeidsgrupper. 6 Vedta Prosjektplanen 15.02.2013 Styringsgruppen 7 Oppstart Kravspesifikasjonsprosessen 15.02.2013 Styringsgruppen 8 Vedta Design av løsning fra 23.08.2013 Styringsgruppen kravspesifikasjonsprosessen 9 Funksjonell testing av implementert løsningen 21.10.2013 Prosjektleder 10 Installasjonsdag, dvs når Leveransen er klar for 28.10.2013 Prosjektleder avsluttende og oppsummerende test og verifikasjon. 11 Akseptansedag, dvs når Leveransen er testet og 01.11.2013 Styringsgruppen verifisert med vellykket resultat. 12 Idriftsetting, dvs når Leveransen er klar for 07.11.2013 Prosjektleder idriftsetting i UiTs produksjonsmiljø. 13 Leveringsdag, dvs når Leveransen er godkjent 22.11.2013 Styringsgruppen av UiT (utløp av godkjenningsperiode) 14 Når garantiperioden er avsluttet og Leveransen er overlevert og underlagt ordinært vedlikehold i hht. egen Vedlikeholdsavtale. 22.02.2014 Styringsgruppen Prosjektmandat: Implementering av Intranett ved UiT. Sist endret: 13.02.2013 6
10. Suksesskriterier Følgende suksesskriterier er identifisert for prosjektet: De ansatte ved Universitetet i Tromsø kan senest i november 2013 ta i bruk en versjon 1.0 av et moderne Intranett som er utformet i henhold til krav og mål for Intranettprosjektet. Prosjektet har levert innenfor de rammer og det mandat som var satt for prosjektet. Organisasjonen har fått delta i utviklingen av Intranettet og har fått det Intranettet de ønsker. Intranettet blir brukt fordi det oppfattes som et nyttig verktøy i den enkeltes hverdag. Prosjektmandat: Implementering av Intranett ved UiT. Sist endret: 13.02.2013 7