MØTEREFERAT. 1.Referat forrige møte. 2.Webplan 2013 for UiT. Prioriterte områder: Fusjon med Høgskolen i Finnmark. Intranett.

Transkript

1 ADMINISTRASJONEN AVDELING FOR KOMMUNIKASJON OG SAMFUNNSKONTAKT MØTEREFERAT Møte i: Redaksjonsråd Møteleder/referent: Bjørn-Håkon Solberg Møtedato: Til stede: Sølvi B. Anderssen, Trine Sand Bakken, Terje Bergli, Christine Ellefsen, Arne Elvemo, Anita Evensen, Ola Marius Johnsen, Grethe Karlsen, Trond Arne Kongsli, Annikken Steinbakk, Ute Vogel, Torgunn Wærås, Lars Nordmo, Vidar Stensen (fra 10.15), Bjørn-Håkon Solberg Dagsorden: 1. Referat forrige møte innspill / kommentarer? 2. Webplan 2013 for UiT 3. Intranettprosjektet UiT orientering ved prosjektleder Trond Arne Kongsli 4. Ny funksjonalitet på uit.no orientering ved Lars Nordmo 5. Oppdatering fra de ulike enhetene 6. Eventuelt 1.Referat forrige møte Det var ingen innspill eller kommentarer til referat fra forrige møte. 2.Webplan 2013 for UiT Prioriterte områder: Fusjon med Høgskolen i Finnmark Uit.no/fusjonen området «Sikker drift» ivaretar systemer i forhold til fusjonen Vil påvirke uit.no og ressurser knyttet til kommunikasjon / webarbeid Arbeid knyttet til fusjonen har høyeste prioritet Intranett Egen prosjektorganisering Prosjektleder Trond Arne Kongsli Alumnisystem Egen prosjektorganisering Prosjektleder Vidar Stensen NO- Sentralb

2 Implementering av ny innholdsstrategi Videreføring av prosjekt fra 2012 Sees i sammenheng med fusjonen, intranett og alumnisystem Tilpasning av innhold til mobile/håndholdte enheter Nye studentsider på uit.no Videreføring av prosjekt fra 2012 Brukerorientering og personalisering Deltakere fra flere enheter i prosjektet Forbedret visning av aktiviteter på Tavla Ferdigstilt februar 2013 Forbedret søkefunksjonalitet på uit.no Søkeverktøyet Solr integreres med iknowbase Gir flere muligheter og større fleksibilitet i forhold til søk Rammeavtale for kjøp av digitale tjenester Anbudskonkurranse for kjøp av konsulenttjenester Avtale for hele UiT. Enheter kan også benytte seg av avtalen når den er på plass. Andre oppgaver (prioritet 2 og 3): Nyhetsvisning på uit.no (sees i sammenheng med innholdsstrategi) Forbedring av nyhetsbrev Kompetansekatalog for næringslivet ( sees i sammenheng med innholdsstrategi) System for kriseinfo på infoskjermer Online betalingsløsning Nye brukerstøttesider etablert februar 2013 Kurs / opplæring (Foto, Google Analytics, IKB-kurs) Fotokurs og Google Analytics vil bli forsøkt gjennomført nå i vårsemesteret. Kurs i Universell utforming holdt i januar Rutiner for sletting av informasjon på uit.no Bildedatabase (Cumulus) integrasjon med IKB Brukerundersøkelse weborganisasjonen (legge opp til faste brukerundersøkelser på årlig basis gjennomføres høstsemester) 2

3 Tilbakemeldinger / diskusjon knyttet til Webplanen: Fusjon med HIF: NT; Invitere inn deltakere fra HIF til møtene i Redaksjonsrådet fremover. Utfordring for UiT å få gjort alle oppgaver i webplanen når arbeidet med fusjonen skal prioriteres. KSA viser til at det i tilknytning til oppgaver kan være aktuelt å hente inn eksterne ressurser for å få gjennomført tiltakene. Forbedret søkefunksonalitet: UB; Viktig at trefflistene vises på en god måte og i riktig rekkefølge i forhold til innholdet hoveddokumenter bør vises øverst i treff. NT; Tagging av dokumenter kan være smart også i forhold til søkefunksjonalitet og treff. Søk er innfallsporten til informasjonen så det er viktig at dette blir bedre. HSL; dagens søk gir ikke dette har sammenheng med vektingen som er satt på søkefunksjonen i dagens løsning. Kurs / opplæring: NT; Ønsker kurs i forhold til hvordan lagre og forvalte bildemateriale i de systemer som brukes ved UiT f.eks Cumulus og Flickr. Helsefak; Støtter forslaget til NT. Bearbeiding av bilder kan gjøres i Lightroom i tillegg til Photoshop. Har kjørt eget kurs for Lightroom. Kan Flickr være aktuelt for å brukes som hoved bildearkiv for UiT? Rutiner for sletting av informasjon på uit.no: UB; Mangler feilmelding dersom noen går til en side som er slettet i ikb. Sender egen e-post om dette til Lars Nordmo. 3.Intranettprosjektet Prosjektleder Trond Arne Kongsli presenterte prosjektet. Styringsgruppe og prosjektgruppe er etablert. Det tas sikte på å etablere en prototype i ikb som gir grunnlag for videre utvikling basert på tilbakemeldinger fra prosjektdeltakerne og brukerne. Pilotversjon er planlagt klar 10. april. Informasjon om prosjektet og detaljer knyttet til dette finnes på nettsiden: 5&p_menu=42515 Siden oppdateres fortløpende med ny informasjon. Tilbakemeldinger fra Redaksjonsrådet: Helsefak; Er ITA lojal i forhold til valget av ikb som system for intranett? Trond Arne Kongsli kommenterte at det har vært diskusjoner, men at valget av ikb er forankret. Det vil på sikt bli gjort vurderinger i forhold til ikb som rett system for intranett/internett ved UiT. 4.Ny funksjonalitet på uit.no Lars Nordmo presenterte ny funksjonalitet på uit.no: Aktiviteter på tavla er kommet i ny versjon. Aktiviseres gjennom å åpne skjemaet Ansatte: Legg til arrangement-. Her kobles arrangement med evt. påmeldingsskjema samt mulighet for å lage egne menypunkter for 3

4 arrangementet og at de som er ansvarlige kan håndtere påmeldinger på en enklere måte. es inn i kategorier og dette skal forhåpentligvis gjøre det enklere for brukerne å fylle ut informasjonen. Nye brukerstøttesider for iknowbase basert på samme oppbygging som de nye IKT brukerstøttesidene. Bygd opp tematisk med samlinger av relaterte tema, samt mulighet for å hente frem spesifikke artikler i en alfabetisk liste. Det jobbes med å fylle inn mer informasjon og etter hvert legge til visuelle brukerveiledninger i form av skjermopptak/video. Brukerstøttesidene blir tilgjengelig på og enhetene får informasjon når dette er klart for bruk. - på muligheten for å gjøre noe lignende for video også. Tilbakemeldinger fra Redaksjonsrådet: Aktiviteter på Tavla: Helsefak; bør være en beskrivelse som sier hvor innholdet havner dersom man ikke gjør noe aktivt valg på feltet Hovedtavle/enhetstavle. Lars Nordmo ser på dette. I tillegg se på forklaring på hva fel NT; Viktig at denne løsningen blir markedsført slik at brukerne kjenner til mulighetene. HSL; arrangementer på Tavla må gjøres søkbare Lars Nordmo ser på dette. Helsefak; bør konferanser bruke de nye vanlige nettsider på enhetens nettsider? KSA bør vurdere om det skal være noen anbefalinger rundt dette. Lars N. informerte også om at sidene kan vises i norsk og engelsk kontekst og at ventelistefunksjonen for påmeldinger må administreres manuelt av de ansvarlige for arrangementet. Menypunktet Aktiviteter- blir etter hvert ikke nødvendig og bør fjernes fra enhetenes sider. Brukerstøttesider: Helsefak; ønskelig med kurs på forskjellige temaer/nivåer knyttet til nettarbeid. Internasjonalt kontor; KSA bør vurdere å lage video/skjermopptak med brukeropplæring og gjøre disse tilgjengelige for brukerne. oppdatering fra de forskjellige enhetene: Result: Ny enhet fra Forsøker å nullstille seg i forhold til ny organisering og moderer seg derfor i forhold til nye prosjekter for tiden. Programvaren Camtasia Relay- er nå tilgjengelig for nedlastning fra Desktop Manager- og kan brukes for skjermopptak. UTA: Emnekatalog klar Jobbes med brukerstøtte for Studentweb- med bruk av skjermopptak. Jobbes med fusjonen - har hatt møter med HIF i forhold til dette. Informasjon til studenter om fusjonen må prioriteres fremover og det må også avklares hvordan man informerer nye studenter. UB: Result er blitt en del av UB og fra 1.8 blir også HIF sitt bibliotek tilknyttet UB. Jobbes med egne internsider som brukes som eget intranett for UB. Jobbes med å oppdatere lenker i ikb etter endringer på servere ved UB. Lars Nordmo informerte om at han kan kjøre en sjekk på dette i ikb. Jurfak: Forskergrupper skal flyttes fra uit.no til site.uit.no. Gjør dette fordi site.uit.no fremstår som mer fleksibelt. Har i tillegg begynt å se på nettsider som kan flyttes til ny intranettløsning/alumnisystem. 4

5 HSL: Redusert kapasitet i en periode grunnet permisjon, tar unna forefallende oppgaver. Har fått ny organisering med sentre som er blitt en del av fakultetet. Har hatt en egen runde på personkort for ansatte ved Mellomvn. med fotograf samt hjelp til å legge ut informasjon for brukerne. God oppslutning på dette tiltaket. AFU: Har utfordringer med underbemanning så nettarbeid er ikke prioritert for tiden. Etableres et eget nettsted for Norsk forskningsadministrativt nettverk (NARMA), men dette er uavhengig av uit.no Internasjonalt kontor: Har startet samarbeid med HIF i forhold til internasjonale studier. Jobbing med nettsider satt på vent i forhold til avklaringer fra ledelse. Helsefak: Ny vevkoordinator starter i jobben 2.mai. Personkortprosjektet avsluttes nå i februar. Ønsker en løsning slik at nyhetssaker publisert på egne engelske nyhetssider også vises på en.uit.no/inenglish ved krysspublisering. TMU: Personkort; alle ansatte har fått bilde på nettsidene. Jobbes med trekkfuglsider samt en egen konferanse for Nettmuseum som skal være i Tromsø 12.mars. I tillegg planlegger man en gjennomgang av visuelle elementer i tidsskrifter og lignende. Har hatt en Facebook kampanje med kjøpt annonsering i en periode for å øke synligheten. Christine skal slutte i jobben nå i april. Kunstfak: Mye aktivitet rundt Nordlysfestivalen. Har vært jobbet med nettsider og annen oppfølging i forhold til opptak av nye studenter. NT: Nettsider for forskning har vært prioritert. Må jobbe videre med prosjektsider og forskningsgrupper. Ola M jobber 20% fremover, kommer ny medarbeider som skal jobbe med nett fra sommeren. KSA Vidar Stensen: Ga en kort orientering om status for Alumniprosjektet. 6.Eventuelt: HSL ønsker en mulighet for at brukerne skal kunne gi tilbakemelding / innspill via nettsider. Lars Nordmo ser nærmere på en funksjon for dette og gir tilbakemelding. Tromsø, Bjørn-Håkon Solberg Webrådgiver, KSA 5