MØTEREFERAT/-PROTOKOLL

Transkript

1 Universitetsbiblioteket Arkivref: 2013/1372 MFO000 Dato: MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Bibliotekstyret Møteleder/referent: Eirik Mikkelsen/Marianne Foss Møtedato: Til stede: Forfall: Nestleder (ikke oppnevnt enda) Jan Erik Frantsvåg, UB August Hansen, student Møtet ble innledet med en presentasjonsrunde av deltakerne. Innkalling og dagsorden Andreassen meldte seg inhabil i sak 40/13. Dette ble godkjent av styret. To saker ble meldt til eventuelt. Med denne endringa ble innkalling og dagsorden godkjent. BS 36/13 Referatsaker (arkivreferanse 2013/ ) Referat fra møte i bibliotekstyret Referatet ble tatt til orientering. BS 37/13 Orienteringssaker (arkivreferanse 2013/ ) 1. Informasjon til nytt bibliotekstyre Et utvalg styringsdokumenter var sendt ut sammen med møteinnkallinga. Bibliotekdirektøren gjennomgikk disse og orienterte generelt om UB. Styreleder redegjorde for arbeidet i bibliotekstyret. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / [email protected] / uit.no

2 2. Plan for bibliotekstyresaker H-2013/Virksomhetshjul Administrativ leder orienterte (notat ble også delt ut). 3. Avtale med UNN om bibliotektjenester 4. Utlysning av ledige fagreferentstillinger i økonomi og helsefag mangler kvalifiserte søkere 5. Fusjonen med Høgskolen i Finnmark Rapport om UBs fusjonsarbeid var sendt ut på forhånd. 6. Prosess- og organisasjonsgjennomgang statusrapport Rapport fra mai 2013 var sendt ut på forhånd. Administrativ leder orienterte om sakens status. 7. Arbeid med ny strategiplan Bibliotekstyret tok sakene til orientering. BS 38/13 Oppnevning av styre for RESULT (arkivreferanse 2011/ ) Bibliotekstyret oppnevner/foreslår følgende representanter til styret for Ressurssenter for undervisning, læring og teknologi (RESULT) for perioden : Ekstern styreleder: Hanne Leth Andersen, prorektor, Roskilde Universitet Faste representanter for fakultetene: Nanna Hauksdottir, prodekan for utdanning, Helsefak Jan Yngve Sand, førsteamanuensis, Handelshøgskolen i Tromsø/BFE.fak Arvid Aanstad, studiesjef, NT.fak Fast representant for de ansatte: Aadne Danielsen, førsteamanuensis, RESULT Faste representanter for studentene: Markus Akselbo Johansen Håvar Uhre Halvorsen Vararepresentanter for fakultetene: Inger Njølstad, poodekan for utdanning medisin og odontologi, Helsefak Monica Alterskjær Sundset, prodekan, BFE.fak Inger Johanne Lurås, prodekan, NT.fak UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / [email protected] / uit.no 2

3 Vararepresentant for de ansatte: Ragnhild Sandvoll, førsteamanuensis, RESULT Vararepresentant for studentene: Tommy Robertsen Hagen Saken bes oversendt universitetsstyret for oppnevning av ekstern styreleder. BS 39/13 Regnskap 2. tertial (arkivreferanse 2012/2128-6) Bibliotekstyret tar regnskapet og bibliotekdirektørens redegjørelse vedrørende økonomisk status per til orientering. BS 40/13 Innstilling til tilsetting (arkivreferanse 2013/1443-6) unntatt offentlighet BS 41/13 Endring i bemanningsplanen (arkivreferanse 2013/2925-4) Bibliotekstyret gir sin tilslutning til en omdisponering av vakant 0,4 årsverk universitetslektor til å utvide kapasiteten ved RESULT innenfor IKT-basert læringsmiddelproduksjon med 0,5 årsverk. BS 42/13 Godkjenning av utlysningstekst fagreferent i realfag (arkivreferanse 2013/4513-1) ledig stilling som fagansvarlig for fysikk, matematikk, statistikk, informatikk og ingeniørfag. ledig stilling som fagansvarlig for fysikk, matematikk, statistikk, informatikk og ingeniørfag, med de endringer som fremkom i møtet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / [email protected] / uit.no 3

4 Revidert utlysningstekst er vedlagt referatet. BS 43/13 Godkjenning av utlysningstekst førsteamanuensis i universitetspedagogikk (arkivreferanse 2013/4476-1) ledig stilling som førsteamanuensis/førstelektor i universitetspedagogikk ved RESULT. Bibliotekstyret godkjente ikke det framlagte forslaget. Styret ba om at teksten ble bearbeidet. Et hovedpoeng var å tydeliggjøre kravene, av hensyn til bedømmelsesarbeidet. Bibliotekstyret ba bibliotekdirektøren om å bearbeide utlysningsteksten med bakgrunn i de merknadene som framkom i møtet. Revidert utlysningstekst kan behandles på sirkulasjon. BS 44/13 Møteplan høsten 2013 Notat ble delt ut på møtet. Det foreslås to møter høsten 2013: 1. 4., 5. eller 6. november , 16. eller 17. desember (sem.slutt er 17. des.) Bibliotekdirektøren fastsetter nøyaktig tidspunkt i samråd med styreleder. Bibliotekstyret fastsatte følgende møter høsten 2013: 6. november kl desember kl 9-12 BS 45/13 Eventuelt i) Administrasjonen la fram forslag om at saksdokumenter til bibliotekstyret ikke lenger sendes ut i papirform, men bare legges ut på nett, med unntak av saker unntatt offentlighet. Konklusjon: Saksdokumentene legges ut på nett, men de bibliotekstyremedlemmer som ønsker det, får fortsatt dokumentene i papirform. Saker unntatt offentlighet må sendes møtedeltakerne i papirform. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / [email protected] / uit.no 4

5 ii) Dagens praksis i forbindelse med forfall er at styremedlemmer som ikke kan møte, har personlig ansvar for å innkalle sin vara, samt overbringe saksdokumentene til denne. Administrasjonen foreslo at denne praksis endres slik: o Møteinnkalling sendes både faste medlemmer og varamedlemmer per e-post o Faste medlemmer som får forfall, melder dette til UBs administrasjon så raskt som mulig o Administrasjonen innkaller vara per e-post og oversender eventuelle saker unntatt offentlighet til vara i papirform Konklusjon: Bibliotekstyret sluttet seg til administrasjonens forslag. Helge Salvesen bibliotekdirektør [email protected] Marianne Foss administrativ leder [email protected] UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / [email protected] / uit.no 5