PM 14/2010: Endring i organisering av prosjektet: Revisjon av profesjonsstudiet i medisin

Transkript

1 DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTET INSTITUTT FOR SAMFUNNSMEDISIN PM Til: Programstyret i medisin Møtedato: SIRKULASJONSSAK - merknadsfrist kl Arkivref.: 2010/1655 ATE001/ PM 14/2010: Endring i organisering av prosjektet: Revisjon av profesjonsstudiet i medisin Herved fremmes forslag til endring i organisering av prosjektet Revisjon av profesjonsstudiet i medisin. På bakgrunn av følgende forhold: vedtak i fakultetsstyret (FS 23/09): Revisjonsarbeidet må styrkes administrativt og faglig, og knyttes tettere opp mot omorganiseringen av Universitetssykehuset og den varslede Samhandlingsreformen prosjektets kompleksitet og omfang, og behovet for å gi revisjonsprosjektet sterkere forankring og legitimitet internt og i organisasjoner utenfor UiT som berøres av revisjonen Strategiplanen for Det helsevitenskapelige fakultetet fravær av prosjektleder pga langvarig sykmelding, og behovet for å styrke styring, oppfølging og fremdriften i prosjektet med sluttdato satt til fremmes herved forslag til reorganisering av prosjektet Revisjon av profesjonsstudiet i medisin. Grunnet de relativt hyppige utskiftningene av personer og roller siden prosjektets oppstart i september 2007 er det også behov for en opprydding i prosjektrollene. Mandatene til de ulike rollene vil stort sett videreføres slik de ble vedtatt i fakultetstyresakene FS og FS (januar og juni 2008) med enkelte justeringer/presiseringer. Prosjektmandat Når det gjelder prosjektmandatet legges følgende rapporter til grunn for revisjonsprosjektet: Utdanning av morgendagens leger. Prinsipper for revisjon av profesjonsstudiet i medisin ved Universitetet i Tromsø av februar Evaluering av profesjonsstudiet i medisin ved Universitetet i Tromsø. Rapport fra en ekstern evalueringsgruppe ledet av Professor Borghild Roald, Universitetet i Oslo. Avgitt 6. juli Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet vedtok følgende i møte den (FS 36 07): Fakultetsstyret vedtar at prinsippene som fremkommer i rapporten legges til grunn for det videre arbeid Tromsø postmottak@uit.no Sentralbord: Faks:

2 Følgende prosjektroller og mandat foreslås gjeldende fra mars 2010: Prosjekteier/oppdragsgiver Prosjekteier skal: ha myndighet til å starte og stoppe prosjektet sørge for at prosjektet får en overordnet faglig strategisk forankring godkjenne prosjektets planer og sluttresultat Frem til høsten 2009 var rollen som oppdragsgiver (prosjekteier) og styringsgruppe ivaretatt av Fakultetsstyret ved Helsefak (tidl. Med.fak). Denne kombinasjonen av roller er vanlig i større prosjekter som involverer flere nivåer i organisasjonen. Prosjekteierrollen ble i Fakultetsstyremøtet den (FS 23-09) overført fra Fakultetsstyret ved Helsefak til Programstyret for medisin jfr. delpunkt i vedtaket: Fakultetsstyret forankrer det videre arbeidet med revisjonen i Programstyret for profesjonsstudiet i medisin, og overlater til dette organet å ta avgjørelser knyttet til delbeslutninger og framdriftsplan. Programstyret for medisin ledes av Prodekan utdanning medisinstudiet, og er sammensatt av øverste beslutningstakere på instituttnivå (instituttledere) fra alle instituttene som berøres av utdanningsprogrammet, samt studentrepresentanter. Programstyret i medisin fortsetter i rollen som prosjekteier. Programstyre vil, som et formelt beslutningsorgan ved Helsefak, fatte nødvendige formelle beslutninger i prosessen. Prosjektansvarlig Prosjektansvarlig representerer prosjekteier i prosjektet har hovedansvaret for at prosjektet gjennomføres innenfor dets mandat og tildelte rammer skal sikre en koordinert og planmessig utvikling/progresjon i prosjektet leder styringsgruppen Rollen som prosjektansvarlig ivaretas av Dekan ved Helsefak. Styringsgruppe Styringsgruppen skal: oppnevne prosjektgruppe gjennomgå og foreslå endringer i prosjektmandatet sikre at prosjektet gjennomføres innenfor dets mandat godkjenne prosjektplanen (ansvars- og milepælplan) og de økonomiske rammene, sikre prosjektet tilstrekkelige ressurser, og at fremdrift er akseptabel, sikre at risiko håndteres at sluttleveransene er komplette og med akseptabel kvalitet Styringsgruppen skal fungere som rådgiver for prosjektansvarlig og bistå i at prosjektet når sine mål. 2

3 Den største endringen i revisjonsprosjektet er sammensetningen av styringsgruppen. Fakultetsstyret for Helsefak har frem til dags dato hatt rollen som prosjektets styringsgruppe. Erfaringene så langt viser at prosjektet har behov for en sterkere forankring og legitimitet i organisasjonene utenfor Helsefak/UiT som også vil berøres av revisjonen. Videre bør sammensetningen i styringsgruppen ses i sammenheng med de politiske signalene som er gitt i Samhandlingsreformen som bl.a innebærer økt fokus på helseforebyggende tiltak og overføring av helsetjenester fra spesialisthelsetjeneste til primærhelsetjenesten. Det foreslås derfor at følgende institusjoner/organisasjoner og personer utgjør prosjektets styringsgruppe fra mars 2010: Institusjon/organisasjon Universitetet i Tromsø, Det helsevitenskapelige fakultet Universitetet i Tromsø, Universitetsledelsen Universitetet i Tromsø, Det helsevitenskapelige fakultet Universitet i Tromsø, Det helsevitenskapelige fakultet Universitetet i Tromsø Universitetssykehuset i Nord-Norge Tromsø kommune, fag- og utviklingsenheten Kommunenes Sentralforbund (KS) Stilling/navn Dekan Arnfinn Sundsfjord (leder) Prorektor for utdanning Britt Vigdis Ekeli Leder for programstyret i medisin, pt instituttleder Bjørn Straume Professor Arthur Revhaug Studentrepresentant Haakon Magnus Lindekleiv (k-04) Administrerende direktør Tor Ingebrigtsen Eldreoverlege Terese Folgerø Regiondirektør Nord-Norge Magne Nicolaisen Sekretær for styringsgruppen er prosjektkoordinator Åshild Tempel, Det helsevitenskapelige fakultet, UiT Prosjektleder Prosjektleder skal: lede prosjektgruppa og det operative arbeidet i prosjektet utarbeide delrapporter og sluttrapporter holde styringsgruppen og prosjektansvarlig løpende orientert om prosjektets framdrift og planer Prosjektet har siden oppstart september 2007 og frem til sommeren 2009 hatt 2 prosjektledere. Som følge av fusjonen med Høgskolen i Tromsø opprettet Helsefak høsten 2009 stillingen Prodekan for utdanning - medisinstudiet. Det ble samtidig vedtatt at denne personen skulle inngå som leder av revisjonsprosjektet. Prodekan utdanning - medisinstudiet Inger Njølstad fortsetter i rollen som prosjektleder. I hennes sykefravær ivaretas denne rollen av dekan Arnfinn Sundsfjord. Prosjektgruppe (prosjektressurser) Prosjektgruppen har siden oppstart i 2007 vært preget av en relativt stor utskifting av personer, både faglig og administrativt. Både sammensetning og mandatet til prosjektgruppen ønskes vurdert på ny. Dette sett i lys av endringene som er gjort i Styringsgruppen, og den senere tids strategiske og politiske føringer/signaler. Saken legges frem for styringsgruppen den som får i oppgave å sette sammen en ny prosjektgruppe. Til orientering oppsummeres prosjektgruppens mandat slik den pr dags dato gjelder: 3

4 Prosjektgruppen skal: etablere en prosjektorganisasjon konkretisere de tema som revisjonsprosessen som helhet skal arbeide med utarbeide en prosjektplan (ansvars- og milepælplan) for prosjektet utarbeide forslag til mandat for de ulike delprosjektene (arbeidsgruppene) lede delprosjektenes (arbeidsgruppenes) daglige arbeid og kontrollere fremdriften i prosjektet utarbeide delrapporter og sluttrapporter 2 Prosjektkoordinator Prosjektkoordinator skal: samordne prosessene i prosjektet ha et overordnet ansvar for å se til at forslagene i prosessen ligger innenfor de formelle rammer og administrative forskrifter sørge for at forslagene til beslutning får en korrekt saksbehandling bistå prosjektleder i produksjonen av delrapporter og sluttrapporten rapportere til prosjektleder være sekretær for styringsgruppen og prosjektgruppen Rådgiver Åshild Tempel fortsetter i rollen som prosjektkoordinator. Referansegruppe som sådan videreføres ikke Til orientering nevnes at fra oppstart i 2007 og frem til juni 2009 var Programstyret i medisin prosjektets referansegruppe. Etter at Programstyret for medisin gikk inn i rollen som prosjekteier, har prosjektet ikke drøftet hvem som eventuelt skulle overta rollen som referansegruppe. Det foreslås at man i det videre arbeidet med prosjektet, uten at man formelt sett oppnevner referansegrupper, benytter de allerede eksisterende faglige fora og nettverk ved Helsefak og UNN (ledergrupper, faglig nettverk og lignende) i rådspørring. Ressurseier Ressurseiere er personer med budsjett og personalansvar for medarbeidere som avgis til et prosjekt. Ressurseier beholder arbeidsgiveransvaret for den enkelte gjennom prosjektet, mens den faglige ledelse legges til prosjektleder under prosjektet. Følgende enheter avgir ressurser til prosjektet: Enhet Instituttene: IMB, IKM, ISM Seksjon for utdanningstjenester Oppgaver Medlemmer til prosjekt- og delprosjektgrupper Administrativ bistand 2 Utfyllende: prosessere, utarbeide, ferdigstille, forankre og forberede implementering av de temaer som inngår i revisjonsarbeidet (jfr. saksfremlegg til FS ) 4

5 Forslag til vedtak: Programstyret for medisin går inn for de foreslåtte endringene i organiseringen av prosjektet: Revisjon av profesjonsstudiet i medisin slik de fremkommer i saksfremlegget PM 14/2010. Tromsø, Bjørn Straume Kst Programstyreleder medisin Saksbehandler: Åshild Tempel Enstemmig vedtak: Programstyret for medisin går inn for de foreslåtte endringene i organiseringen av prosjektet: Revisjon av profesjonsstudiet i medisin slik de fremkommer i saksfremlegget PM 14/ mars 2010 v/elin Skog, Programstyresekretær 5