Strategiplan for BIR Privat 2011-2015 BIR Privat AS 18.09.13
B I R P r i v a t A S Rapport Prosjektnavn Rapport tittel Strategiplan for BIR Privat 2011-2015 Prosjektleder Prosjektgruppe Sammendrag Strategiplanen for BIR Privat AS 2011 2015 gir en beskrivelse av selskapets overordnede mål og hvilke veivalg som er tatt for inneværende planperiode. Selskapets skal være et ledende renovasjonsselskap i Norge. For å oppnå dette er 14 fokusområder identifisert innenfor fire perspektiver. Disse perspektivene er Eiere Kunde og omverden Interne prosesser Medarbeidere Egne måldokumenter er utarbeidet innenfor perspektivene med mål og delmål i tråd med fokusområdene. Forankrings- og implementeringsprosesser er iverksatt for å sikre forståelse og gjennomføring av strategien nedover i organisasjonen. Det er avgjørende at hver enkelt medarbeider forstår sin rolle og betydning for selskapets videre utvikling i tråd med fastsatt strategi og overordnede mål. BIR Privat AS er et datterselskap i BIR konsernet og skal med sin virksomhet støtte opp under konsernets strategi og visjon, som er å være Vestlendingenes egen miljøbedrift. Ved å være et ledende avfallsselskap skal BIR Privat AS fremstå så attraktiv for andre kommuner på Vestlandet at flere ønsker å tilknytte seg BIR. På den måten kan vi bidra til at konsernet sin visjon om å være Vestlendingenes egne miljøbedrift oppnås. Distribusjon BIR Privat AS Dato 18.09.13 2
INNHOLD 1 BIR PRIVAT AS... 4 1.1 Organisering... 4 1.2 Verdikjede og ansvarsforhold... 5 2 STRATEGI... 5 2.1 Strategikart... 6 3 MÅLDOKUMENTER... 7 3.1 Avfallsplan... 7 3.2 Kunde og omverden... 8 3.3 Medarbeidere... 8 3.4 Interne prosesser... 8 4 IMPLEMENTERING... 9 3
1 BIR Privat AS BIR AS er Norges nest største renovasjonsselskap, og eies av kommunene Askøy, Bergen, Fusa, Kvam, Os, Osterøy, Samnanger, Sund og Vaksdal. Siden 2002 har BIR vært organisert som et konsern der eiendomsdrift og fellestjenester er plassert i morselskapet, og hvor datterselskapene til sammen gir et komplett tjenestetilbud innen avfallshåndtering. Konsernet har en tydelig todelt struktur, delt mellom offentlige renovasjonsoppgaver og konkurranseutsatte tjenester. BIR Privat AS er det datterselskapet i BIR konsernet som utfører det lovpålagte renovasjonsansvaret som eierkommunene er gitt etter forurensningsloven 30. BIR Privat AS skal være et ledende avfallsselskap. Gjennom smarte og effektive kjerne- og støtteprosesser, god infrastruktur og integrerte IT-løsninger skal vi gi kundene et fleksibelt og godt tilrettelagt tilbud for avfallshåndtering, ha en kostnadseffektiv drift og bidra til at eierkommunene når sine klimamål. Kompleksiteten i avfallsbransjen er stor og utviklingen innen avfallsfaget gjør at BIR Privat AS går i retning av å bli en mer kunnskapsorientert virksomhet enn tidligere. Den generelle samfunnsutviklingen krever en endringsvillighet som gjør det mulig å sikre en mest mulig effektiv og rasjonell drift. Viktige prinsipper for BIR Privat er: Likt tjenestetilbud i alle eierkommuner Like priser for like tjenester Lik kundebehandling/forvaltningsutøvelse 1.1 Organisering BIR Privat er per 1.1.2012 organisert med to operative avdelinger i marked og drift, en stabsavdeling og daglig leder. BIR Privat AS Ove-Henning Bjørsvik Daglig leder Administrasjonssjef Juridisk rådgiver Analyse/kontroll rådgiver Avfallsfaglig rådgiver Markedssjef Driftssjef Fagansvarlig markedsseksjon Kontroller Fagansvarlig driftsseksjon Driftskoordinator Arkiv Fakturering Verksted/lager Driftsplanlegger Leder for kundetjenester Leder for logostikktjenester Leder for utstyrsutvikling Syv driftsenheter 4
1.2 Verdikjede og ansvarsforhold Illustrasjon av verdikjeden i BIR som viser BIR Privat sitt ansvarsområde i konsernsammenheng. BIR Privat AS har ansvar for oppsamling og innsamling av husholdningsavfallet samt all kundekontakt i den forbindelse. I all hovedsak har BIR Privat tre ulike ansvarsforhold i verdikjeden. Disse kan kort oppsummeres som følger: 1. BIR Privat ivaretar eierkommunenes lovpålagte ansvar etter forurensingsloven 30. 2. For å oppfylle dette ansvaret må det inngås flere økonomiske forpliktelser av ulik karakter og størrelse. Her ligger det et kontraktsansvar som må ivaretas. Dette gjelder både i utforming og oppfølging av kontraktene og forpliktelsene. 3. BIR Privat har også et omdømmeansvar som går ut over øvrige ansvarsområder, for eksempel i forhold til sosial dumping eller avfall på avveier. 2 Strategi BIR Privat skal være et ledende avfallsselskap. Det innebærer at vi skal skåre høyt på parametere som er viktig for kunder og eiere samtidig som vi har et godt arbeidsmiljø. Annethvert år er BIR Privat med i en nasjonal benchmarking hvor et tyvetalls renovasjonsselskaper i Norge måles på følgende parametere: - Driftseffektivitet - Systemeffektivitet 5
- Gebyrnivå - Kundetilfredshet - Tjenestestandard - Arbeidsmiljø - Miljøstandard 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest driftseffektivitet 1,0 miljøstandard 0,7 0,4 systemeffektivitet 0,1-0,2 arbeidsmiljø gebyrnivå tjenestestandard kundetilfredshet BIRp9 Middel BIR Privat AS skal jobbe for å optimalisere driften på alle områder slik at vi trygger arbeidsplasser og sikrer kundene effektive, fleksible og tilrettelagte tjenester. Slik kan vi på en god måte bidra til å støtte opp under BIR konsernets visjon om å være vestlendingenes egen miljøbedrift. I dette ligger et ønske om å synliggjøre de samfunnsnyttige oppgavene BIR utfører og være ledende på dette, slik at flere kommuner på sikt vil komme med i BIR-samarbeidet. 2.1 Strategikart For å nå visjonen om å være et ledende avfallsselskap har vi definert 4 viktige perspektiver innenfor vår virksomhet. Vi skal ha fornøyde eiere, kunder, medarbeidere og effektive interne prosesser. Innenfor disse perspektivene må vi prioritere hva vi ønsker å fokusere på i inneværende planperiode 2011 2015. Målrettet arbeid innenfor nedenstående fokusområder skal bidra til å styrke vår nasjonalt og hos vestlendingene regionalt. 6
3 Måldokumenter Høsten 2010 begynte BIR Privat å revidere selskapets strategi. Arbeidet avdekket et behov for å sette mål for ulike deler av virksomheten. Tidligere har avfallsplanen alene vært det styrende dokumentet for selskapet og dokumentet har rullert ca hvert fjerde år. Avfallsplanen vedtas i alle eierkommunene og representerer mål for eierperspektivet. I tillegg til avfallsplanen har vi sett behovet for å etablere mål for de øvrige perspektivene i strategikartet og det ble derfor utarbeidet egne mål og delmål for kunde- og omverden, medarbeidere og interne prosesser. 3.1 Avfallsplan Avfallsplanen gir retning for kjernevirksomheten til BIR Privat AS, nemlig hva slags tjenestetilbud vi skal tilby kundene våre i fremtiden når det gjelder innsamling og oppsamling av husholdningsavfall. Utviklingstrendene i avfallsbransjen går i retning av stadig økende mengder, mer sammensatt avfall og en fortetting i bostruktur. Dette gir utfordringer med hensyn til å finne løsninger som kan håndtere større mengder avfall samtidig som arealkapasiteten knyttet til boenheter blir mindre. Dette krever at vi finner løsninger som er effektive og smarte og samtidig gjør det enkelt for kunden å ta miljøbevisste valg. Hovedmålene for avfallsplanen er: Kunden skal erfare at «BIR gjør meg miljøvennlig» Mengden restavfall skal reduseres BIR skal ha kostnadseffektiv drift BIR skal bidra til at eierkommunene når sine miljø- og klimamål 7
3.2 Kunde og omverden BIR Privat AS utarbeidet i 2005 servicekjennetegn som skal representere måten vi behandler kunder og kollegaer på. Servicekjennetegnene er stolt, imøtekommende, løsningsorientert, profesjonell og miljøfremmende. Hvordan kunder og omverden oppfatter oss har stor betydning for hvor høy kundetilfredshet og omdømmescore vi greier å oppnå. Det er derfor avgjørende at det er samsvar mellom servicekjennetegnene og den adferden kundene opplever i møtet med BIR Privat uavhengig av om det er en mailveksling, telefonhenvendelse, møte i felten eller annen kontaktflate. Hovedmålene for kunde og omverden er: BIR Privat AS skal oppnå 75% kundetilfredshet Kunder og omverden skal oppleve at BIR Privat AS har miljøvennlige tjenester Kunder og omverden skal oppleve likebehandling BIR Privat AS skal vær aktiv pådriver for å skape gode rammebetingelser for vår virksomhet 3.3 Medarbeidere BIR Privat AS håndterer husholdningsavfallet til eierkommunenes 338 000 innbyggere. Krav til å holde seg oppdatert på avfallsfaget, teknologiutvikling samt effektiv kommunikasjon og drift, medfører nye krav til kompetanse og evne til å se helhet. I større grad blir det nødvendig å jobbe i prosesser på tvers av enheter i organisasjonen. Til det trenger vi kunnskapsrike og engasjerte medarbeidere som bidrar til et positivt arbeidsmiljø og som gjør oss til en attraktiv arbeidsgiver. Innenfor virksomheten til BIR Privat AS håndteres farlig avfall, kjemikalier og ulike typer maskiner, noe som gjør det nødvendig med et spesielt fokus på HMS for å redusere risiko for skade til et minimum. Hovedmålene for medarbeidere er: BIR Privat AS skal til enhver tid ha riktig kompetansesammensetning. BIR Privat AS skal ha en bedriftskultur og et arbeidsmiljø som bidrar til at medarbeidere trives, er engasjerte og presterer for å nå felles mål. BIR Privat AS skal søke å minimere risikoen både for fysiske skader på medarbeidere i deres arbeid og påvirkning på det ytre miljø. 3.4 Interne prosesser For å jobbe smart og effektivt må alle medarbeidere være klar over forretningside, dvs. grunnlaget for virksomhetens eksistens, og visjonen, altså hvor vi skal. Med dette som utgangspunkt kan vi drive våre prosesser etter læringssløyfeprinsippet hvor ambisjonen til BIR Privat AS er å være: 8
«En lærende virksomhet» For å sikre at vi blir en lærende virksomhet må hver enkelt medarbeider ha et bevisst forhold til sine arbeidsoppgaver og måten de utføres på. Dette gir et godt grunnlag for evaluering og justering i tråd med læringssløyfen. Figur 1: Læringssløyfen gjelder for alle interne prosesser og hjelper oss å bli en lærende organisasjon På overordnet nivå er kjerneprosessene i BIR Privats verdikjede definert som de leddene avfallet går gjennom fra det identifiseres et behov for å kaste avfall hos kunde til avfallet er gjenvunnet eller deponert. Dette er vist i figuren under: 6. Materialer gjenvunnet 1. Behov for å kaste avfall 2. Kildesortere og levere avfall til oppsamlingspunkt 3. Samle inn og transportere avfall 4. Laste om og/ eller sortere avfall 5. Behandle avfall (gjenvinne produkter/energi) eller deponere 7. Energi gjenvunnet Restavfall 8. Avfall lagret/ deponert Kjerneprosessene kan aldri fungere uten at en lang rekke støtteprosesser bidrar til å opprettholde aktivitetene i kjerneprosessene. På nivå 1 er støtteprosessene definert som i figuren under: 1. Utvikle og implementere strategi (og budsjett) 2. Håndtere innkjøp og underleverandører 3. Styre og utvikle infrastruktur 4. Vedlikeholde infrastruktur (oppsamlings-punkt) 5. Utvikle ressurser og kompetanse 6. Håndtere regnskap og økonomi-tjenester 7. Håndtere ITtjenester 8. Håndtere kundekommunikasjon og kunderelasjon 9. Utvikle nye produkter og tjenester 10. Rådgi andre aktører Hovedmålene for interne prosesser er: BIR Privat AS skal ha smarte og effektive kjerneprosesser BIR Privat AS skal ha god infrastruktur BIR Privat AS skal ha smarte og effektive støtteprosesser BIR Privat skal ha integrerte IT-løsninger 4 Implementering Forankrings- og implementeringsprosesser er iverksatt for å sikre forståelse og gjennomføring av strategien nedover i organisasjonen. For å kunne drive kontinuerlig forbedring av prosesser og sikre måloppnåelse, utarbeider den enkelte enhet i organisasjonen indikatorer for sitt arbeid. På denne måten sikrer vi at korrigerende tiltak blir iverksatt tidlig, samtidig som de enkelte enheter får et definert eierskap til sine oppgaver. Det er avgjørende at hver enkelt medarbeider forstår sin rolle og 9
betydning i selskapet, for at BIR Privat AS som organisasjon skal oppnå visjonen om å være et ledende avfallsselskap. 10