www.hio.no Til leverandørene Deres ref: Vår ref: 2009/757 Saksbehandler: Christian Rikheim Sundelin, Marianne Julin Montgomery og Gitte Østhus Dato: 18. februar 2009 KONKURRANSE MED FORHANDLINGER - TIDSSKRIFTABONNEMENTER 1. OPPDRAGSGIVER Høgskolen i Oslo (HiO) er den største av landets 24 statlige høgskoler i Norge opprettet 1. august 1994 som følge av en omfattende reform av høyere utdanning. HiO har sju avdelinger med 33 grunnutdanninger på bachelornivå og 18 masterstudier, mange etter- og videreutdanningstilbud og et doktorgradsprogram i profesjonsstudier. HiO har totalt ca. 11 000 studenter og 1100 ansatte, og er lokalisert i sentrum av Oslo. 2. ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONTRAKTSTYPE Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse med forhandlinger og kontraktstypen rammeavtale, hvor Høgskolen i Oslo, Seksjon for læringsmiljø, vil være kontraktspartner. Konkurransen gjennomføres i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser, og vi viser til denne for nærmere redegjørelse av anskaffelsesprosedyren. Rammeavtalen vil ikke innebære kjøpsplikt for HiO. 3. LEVERANSE 3.1 Leveringssted Tjenesten skal leveres til Høgskolen i Oslo, ved Læringssenteret. 3.2 Innhold og kvantum Læringssentrene har til sammen ca. 870 løpende trykte, og ca 75 elektroniske enkelt abonnementer på tidsskrifter. Dette utgjør en totalkostnad i 2009 på ca. 1,1 millioner kr. Vi har tilgang til rundt 10100 elektroniske tidsskrifter, både papirabonnement som inkluderer elektronisk versjon, databaseabonnement, forlagspakker eller rene gratis e- tidsskrifter. Høgskolen ønsker å satse mer på elektroniske tidsskrifter. Administrasjonen Postadresse: Postboks 4 St. Olavs plass 0130 Oslo Besøksadresse: Wergelandsveien 27 tlf: 22 45 20 00 faks: 22 45 30 65 adm@hio.no
2 Avdelinger og utdanninger ved HiO abonnerer også på tidsskrifter direkte fra utgiver. Dette har et langt mindre økonomisk omfang. Høgskolen forbeholder seg retten til å anta hvilket som helst tilbud helt eller delvis. Det kan være aktuelt å dele leveransen mellom ulike leverandører, men vi ønsker primært en leverandør for hele leveransen. Det er anledning til å gi anbud på deler av leveransen. 3.2.1 Tidsskriftabonnementer Anbudet skal gi svar på om anbyder gir anbud på hele eller deler av Læringssentrenes tidsskriftabonnementer inkludert de elektroniske. Læringssentrene benytter i dag biblioteksystemet Bibsys. Det er en forutsetning at alle rutiner (purringer, bestillinger osv.) kan foretas i det systemet Høgskolen til enhver tid benytter. 3.2.2. Service Tilbyderne må redegjøre for følgende rutiner for trykte og elektroniske tidsskrifter: 1. Bestillinger 2. Purringer og tilbakemelding på purringer (foretrukket frist på 3 dager) 3. Back issues 4. Fornyelser 5. Orientering om bibliografiske endringer (foretrukket å motta beskjed i forkant) 6. Orientering om nye titler Spesielt for elektroniske tidsskrifter: 1. Grensesnitt for sluttbruker 2. Grensesnitt for administrasjon 3. Statistikk for bruk 4. Aktivering 5. Arkivtilgang 6. Orientering om nye elektroniske versjoner av trykte abonnementer 7. Pay per view 3.2.3 Tillegstjenester 1. Elektronisk tidsskriftliste 2. Lenketjener. 3.2.4 Koblinger mellom tidsskriftabonnementer og databasetjenester 1. Gir anbyder tilgang til databaser via samme eller tilsvarende grensesnitt? 2. Eventuelle synergieffekter 3. Bestillingsmuligheter (kobling til BIBSYS' bestillingsskjema) 4. Embargo for elektroniske tidsskrifter levert via databaseavtaler.
3 3.2.5 Kommunikasjon 1. Kundemøter 2. Kontaktperson 3. Kommunikasjonsspråk 3.2.6 Kostnader Priser skal oppgis for hver tittel. Oppgitte priser skal være i NOK og være omregnet med valutakurser på anbudstidspunktet. Dersom titler utgis både i papir- og elektronisk utgave skal pris oppgis for begge formater og kombinasjonen (her menes både trykte og elektroniske). Agent bes beskrive hvilke tjenester som er inkludert i servicekostnadene, for eksempel statistikk over bruken av elektroniske titler i administrasjonsdatabasen. 4. KONTRAKTSPERIODE Kontraktsperioden skal være to - 2 år. Høgskolen i Oslo skal ha opsjon på å prolongere avtalen på de samme betingelser med 1 + 1 år, slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år. En eventuell prolongering av avtalen må avtales senest 3 måneder før avtalens utløp. 5. GENERELLE TILBUDSBETINGELSER Høgskolen i Oslo vil forbeholde seg retten til å anta helt eller delvis hvilket som helst tilbud eller å forkaste samtlige, hvilket kan medføre ny utlysning. 5.1 Språket i tilbudet Anbudet skal være skrevet på norsk. 5.2 Utforming og merking av tilbudet Tilbudene ønskes utlevert i tre eksemplarer. Brosjyrer, årsregnskap og lignende kan leveres i ett eksemplar. Signert og datert tilbud legges i lukket konvolutt som tydelig merkes: Tilbud tidsskriftabonnementer og databasetjenester, 2009/757, att: PA-kontoret. SKAL KUN ÅPNES AV ADRESSAT. Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 5.3 Frister ved konkurransen Besvarelse om deltagelse og prekvalifisering ihht. punkt 7, krav som leverandørene må oppfylle kvalifikasjonskrav, må være høgskolen i hende senest innen onsdag 18. mars 2009 kl 12:00 i Pilestredet 46, 0167 Oslo. For de kvalifiserte tilbydere vil endelig frist for levering av tilbud være mandag 20. april 2009, kl. 12:00. For sent innkomne anbud vil bli avvist. For øvrig er høgskolens postadresse: Høgskolen i Oslo Administrasjonen Postboks 4, St. Olavs Plass 0130 Oslo
4 5.4 Åpning og prekvalifisering av tilbudene Offentlig åpning vil ikke finne sted. Tilbudene prekvalifiseres ihht. punkt 7. De tilbydere som går videre til forhandlinger vil bli kontaktet per brev. I brevet vil HiO opplyse om endelig frist for levering av tilbud, se punkt. 5.3, og forslag til møtetidspunkt. 5.5 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått i 3 måneder regnet fra anbudsfristens utløp. 5.6 Forbehold Leverandørens eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget skal tas inn i eget følgeskriv og vil bli vurdert i forhold til eventuelle konsekvenser for oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prissette forbehold og eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. 6. BETALINGSVILKÅR Betaling pr 30 dager. Det skal ikke kreves gebyr for fakturering. Ved forsinket betaling følges Lov om renter ved forsinket betaling. Se for øvrig vedlegg 1 Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo (SI-HIO96). 7. KRAV SOM LEVERANDØRENE MÅ OPPFYLLE - KVALIFIKASJONSKRAV Forut for vurderingen av tilbudene skal oppdragsgiver gjennomføre en kvalifisering av leverandørene. Kvalifiseringen av leverandørene er knyttet til organisering, økonomisk og finansielle kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Oppdragsgiver stiller som krav at leverandørene har: Tilfredsstillende soliditet (ref underpkt 3) Et lovlig etablert foretak (ref underpkt 1) Erfaring fra lignende avtaler Punkt 2 gjelder lovpålagte attester. Vi gjør oppmerksom på at leverandører med skatte- og avgiftsrestanser vil kunne bli avvist. Som dokumentasjon i forbindelse med kvalifiseringen av leverandørene skal følgende dokumentasjon følge med tilbudet. Leverandører med mangelfull dokumentasjon vil kunne bli avvist. 1. Firmaattest/Attest for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert eller edfestet og bekreftet erklæring (attest fra foretaksregister, bransjeregister el.). 2. Attest(er) utstedt av kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor anbyder er etablert, som bekrefter at anbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Både skattefogden og kommunekasserer må utstede attest hvis dette ikke er samordnet fra de lokale skattemyndigheters side. Leverandørene må forsikre seg om at skatteattesten(e) er utstedt korrekt og at attesten(e) omfatter både restanser hos skattefogden og kommunekassereren.
5 Skattedirektoratet har utstedt en egen blankett RF 1244 som skal brukes. Attesten(e) må foreligge ved anbudsfristens utløp og skal ikke være eldre enn 6 måneder. MERK: Skjemaet må framskaffes fra to ulike instanser. 3. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette for de tre siste regnskapsår. Balanse- og resultatregnskap med revisorrapport skal vedlegges. For nyetablerte foretak fremlegges foretakets budsjett med revisors kommentar. 4. Oversikt over leverandørens viktigste avtaler siste 3 år skal vedlegges. Kundens navn, kontraktsperiode og omtrentlig verdi av kontrakten må fremkomme. Dersom slik oversikt ikke legges ved kan dette medføre at leverandøren diskvalifiseres. Dersom leverandøren er en del av et konsern, skal opplysninger om forretningsenheten som vil betjene høgskolen vedlegges. Opplysninger om konsern kan vedlegges som tillegg. Vi ber om at leverandørene samler alle opplysninger knyttet til dette punkt i et eget vedlegg. 8. KRITERIER SOM BLIR LAGT TIL GRUNN VED TILDELING AV KONTRAKTEN Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut fra følgende kriterier (ikke prioritert rekkefølge): Pris og økonomiske forhold Fleksibilitet og service Brukergrensesnitt og integrasjon av tilleggstjenester Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle tildelingskriteriene. I regi av ABM-utvikling arbeides det fram nasjonale løsninger for tilgang til elektroniske tidsskrifter. Slike løsninger kan få betydning for hvordan høgskolen velger å organisere tilgangen til elektroniske tidsskrifter i framtiden. 8.1 Pris og Økonomiske forhold Pristilbud: Anbyder skal gi et konkret pristilbud på ca 100 utvalgte trykte tidsskrifter (vedlegg 3). Det skal begrunnes dersom man ikke kan gi slik pris for alle titlene. Liste over alle abonnement sendes på forespørsel Vi ber også om priser på tilleggstjenester Serviceavgift: Anbyder skal angi hvilken serviceavgift man beregner på forlagenes bruttopris og om det er differensiert på forskjellige områder Valuta: Priser skal oppgis i original valuta og i NOK. Anbudet skal vise hvilke valutakurser som er benyttet. Betalingsmåte:
6 Faktura må splittes i form av en egen faktura for trykte og en annen for elektronisketidsskrifter. Serviceavgift må oppgis pr. tittel slik at det synliggjøres hva som ligger i avgiften. Faktura må være Høgskolen i Oslo i hende innen 1. desember året før. Rabattmuligheter bes oppgitt. Prisendringer må varsles innen 1 mnd. før. 8.2 Fleksibilitet og service 8.2.1 Servicenivå Høgskolen i Oslo krever å bli en prioritert kunde. Tilbyder skal skissere hvordan de vil håndtere kundeoppfølging, blant annet ønsker man å få vite om hvilke frister som settes til ulike oppgaver. Ellers vekter HiO fleksibilitet og service ihht pkt. 3.2.2 til 3.2.6 8.2.2 Fleksibilitet og tilrettelegging Leverandøren skal håndtere all kontakt med utgiverne av tidsskriftene, så som dublettvarsler, adresseendringer, manglende levering, fakturering, bibliografiske endringer osv. Leverandøren skal ved behov levere dokumentasjon om prisutviklingen for abonnementene som de håndterer på vegne av HiO, både generelt og for det enkelte tidsskrift. Endring av forlag/eierskifte: Agent sørger for smidige overganger til eventuelle nye elektroniske plattformer så raskt som mulig. Tilbyder skal tilrettelegge for elektronisk tilgang, så langt det er mulig. Enkelte forlag avslutter tilgangen til e-utgave ved årsskiftet uten å vente på bekreftelse fra agent om at abonnementet videreføres. Agenten bør forhandle med disse forlagene slik at elektronisk tilgang ikke brytes. 8.2.3 Overføring fra tidligere agent Tilbyder skal redegjøre for hvordan overføring fra tidligere agent skal gjennomføres. 8.3 Brukergrensesnitt og integrasjon av tilleggstjenester Tilbyder bes redgjøre for sine tjenester som nevnt under punkt 3 9. KONTRAKT Vedlegg 1 Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo (SI-HIO96) utgjør en obligatorisk del av kontrakten. De spesielle innkjøpsvilkårene vil bli endelig fastlagt på grunnlag av anbudet som antas. Anbyder skal bekrefte at betingelsene i ovennevnte innkjøpsvilkår aksepteres.
7 10. GENERELT Spørsmål i forbindelse med anbudet skal være framsatt skriftlig (gjerne i e-post) i god tid før anbudsfristens utløp. Spørsmål som medfører svar, og som kan ha betydning for leverandørenes anbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. Høgskolen vil understreke at dette er en konkurranse med forhandlinger. Dette innebærer at det vil bli ført forhandlinger med tilbyderne. Det vil bli avholdt forhandlingsmøter med de enkelte tilbydere som fyller de kvalifikasjonskrav som er i pkt. 7. HiO vil ta kontakt med de aktuelle tilbydere. Anbudskonkurransen gjennomføres i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser med forskrift. 11. KONTAKTPERSONER Spørsmål kan sendes til e-post innkjop@hio.no Vennlig hilsen Anne Berit Grindstad kontorsjef Gitte Østhus rådgiver Vedlegg 1. Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo (SI-HIO96) 2. Organisasjonskart HiO 3. Organisering av bibliotekvirksomheten 4. Skjema for pristilbud på 119 utvalgte tidsskrifter