ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE - RAMMEAVTALE PÅ LÅS OG BESLAG

Transkript

1 Ref: Til leverandørene Vår ref: 2008/1499 Saksbeh.: Christian Sundelin/Gry Lund Andersen Dato: 10. juli 2008 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE - RAMMEAVTALE PÅ LÅS OG BESLAG 1. OPPDRAGSGIVER Høgskolen i Oslo (HiO) er den største av landets 24 statlige høgskoler i Norge opprettet 1. august 1994 som følge av en omfattende reform av høyere utdanning. HiO har sju avdelinger med 33 grunnutdanninger på bachelornivå og 18 masterstudier, mange etter- og videreutdanningstilbud og et doktorgradsprogram i profesjonsstudier. HiO har totalt ca studenter og 1100 ansatte, og er lokalisert i sentrum av Oslo. 2. ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONTRAKTSTYPE Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse og kontraktstypen rammeavtale, hvor Høgskolen i Oslo, Administrasjonen, vil være kontraktspartner. Rammeavtalen vil ikke være eksklusiv, men valgt leverandør skal så langt det er mulig foretrekkes. 3. LEVERANSE 3.1 Leveringssted Alle produkter skal kunne leveres til alle høgskolens adresser i Oslo sentrum. Leveringsadressene er for tiden Pilestredet 35, 40, 44, 46, 48, 50, 52, P52 Fyrhuset, Pilestredet Park 33 og 35, Wergelandsveien 27, Stensberggaten 25, 27, 29 og Falbes gate 5 og 18. Totalareal er på ca kvm. For oversikt over byggene, se: Vi tar forbehold om at leveringsstedene kan endre seg i løpet av kontraktsperioden. 3.2 Innhold og kvantum Høgskolen i Oslo ber om tilbud på rammeavtale på lås og beslag. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen/kontrakten. 3.3 Befaring Det vil bli foretatt befaring 1.september kl 09:00, oppmøte i hovedresepsjonen Pilestredet 46. Administrasjonen Postadresse: Postboks 4 St. Olavs plass 0130 Oslo Kontoradresse: Pilestredet 46 tlf: faks: adm@hio.no

2 2 4. KONTRAKTSPERIODE Rammeavtalen gjelder i to år fra undertegning. Høgskolen i Oslo skal ha opsjon på å forlenge avtalen med inntil 1+1 år, på de samme betingelser. En eventuell prolongering av rammeavtalen må avtales senest 3 måneder før avtalens utløp. 5. GENERELLE ANBUDSBETINGELSER Høgskolen i Oslo vil forbeholde seg retten til å anta helt eller delvis hvilket som helst tilbud eller å forkaste samtlige, hvilket kan medføre ny utlysning. 5.1 Språket i tilbudet Tilbudet skal være skrevet på norsk. 5.2 Utforming og merking av tilbudet Tilbudet skal leveres i tre eksemplarer. Signert og datert tilbud legges i lukket konvolutt som tydelig merkes: Tilbud Lås og beslag, saksnr. 2008/1499 attn. Christian Sundelin, skal kun åpnes av adressat Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i anbudsgrunnlaget vil bli forkastet. 5.3 Frist for innlevering av tilbud Tilbudet må være høgskolen i hende senest innen klokken 12:00 i Pilestredet 46 resepsjonen, 0167 Oslo. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5.4 Åpning av tilbudene Offentlig åpning vil ikke finne sted. 5.5 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 5.6 Forbehold Leverandørens eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget skal tas inn i eget følgeskriv og vil bli vurdert i forhold til eventuelle konsekvenser for oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prissette forbehold og eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. 5.7 Innsendte tilbud Innsendte tilbud vil ikke bli returnert til tilbyder. 6. BETALINGSVILKÅR Betaling pr 30 dager. Det skal ikke kreves gebyr for fakturering. Ved forsinket betaling følges Lov om renter ved forsinket betaling, f.t. 12,25 % p.a. Se for øvrig vedlegg 1 Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo (SI-HIO96) Faktura skal sendes til høgskolens fakturaadresse: Høgskolen i Oslo, Postboks 104, 3671 Notodden og skal alltid merkes i deres ref. og vår ref -feltet. Montasjested (hvilket bygg) og beskrivelse av arbeidet skal identifiseres på fakturaen.

3 3 7. ØKONOMISKE OG TEKNISKE MINSTEKRAV SOM LEVERANDØREN MÅ OPPFYLLE Forut for tilbudssvurderingen skal oppdragsgiver gjennomføre en kvalifisering av leverandørene. Kvalifiseringen av leverandørene er knyttet til organisering, økonomisk og finansielle kapasitet og tekniske og faglige kvalifikasjoner. Oppdragsgiver stiller som krav at leverandørene har: Et lovlig etablert foretak (ref pkt 1) Lovpålagte skatteattester (ref pkt 2) Tilfredsstillende soliditet (ref pkt 3) Tilfredstillende kapasitet (ref pkt 4) Lovpålagt HMS-attest (ref pkt 5) Dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår (ref pkt 6) Punkt 2 gjelder lovpålagte attester. Vi gjør oppmerksom på at leverandører med skatte- og avgiftsrestanser vil kunne bli avvist. Som dokumentasjon i forbindelse med kvalifiseringen av leverandørene skal følgende dokumentasjon følge med anbudet. Leverandører med mangelfull dokumentasjon vil bli avvist. 1. Attest for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert eller edfestet og bekreftet erklæring (attest fra foretaksregister, bransjeregister el.). 2. Attest(er) utstedt av kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor anbyder er etablert, som bekrefter at anbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Både skattefogden og kommunekasserer må utstede attest hvis dette ikke er samordnet fra de lokale skattemyndigheters side. Leverandørene må forsikre seg om at skatteattesten(e) er utstedt korrekt og at attesten(e) omfatter både restanser hos skattefogden og kommunekassereren. Skattedirektoratet har utstedt en egen blankett RF 1244 som skal brukes. Attesten(e) må foreligge ved anbudsfristens utløp og skal ikke være eldre enn 6 måneder. MERK: Skjemaet må framskaffes fra to ulike instanser. 3. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette for de tre siste regnskapsår. Balanse- og resultatregnskap med revisorrapport skal vedlegges. For nyetablerte foretak fremlegges foretakets budsjett med revisors kommentar. 4. Liste over de viktigste leveranser de tre siste år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, samt avtaleparter 5. HMS-attest. En egenerklæring som skal stadfeste at leverandøren har, eller har under etablering, systematiske tiltak for etterlevelse av helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen. Se vedlegg 3 6. I henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal det legges frem dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker å oppfylle kontrakten (FOR nr 112) Dersom leverandøren er en del av et konsern, skal opplysninger om forretningsenheten som vil betjene høgskolen vedlegges. Opplysninger om konsern kan vedlegges som tillegg. Vi ber om at leverandørene samler alle opplysninger knyttet til dette punkt, og samler disse i et eget vedlegg.

4 4 8. KRITERIER SOM BLIR LAGT TIL GRUNN VED TILDELING AV KONTRAKTEN Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering ut i fra følgende kriterier: 1. Pris (35 %) 2. Levering (25%) 3. Kvalitet (25%) 4. Miljø (15%) 8.1 Pris: Priser skal oppgis i henhold til vedlegg 1. Oppsettet skal følges. Alle tabellene skal fylles ut, dersom noe ikke er utfylt vil dette tolkes som at det ikke kan leveres. Eventuelle forbehold skal tydelig merkes og forklares Vi ønsker et tilbud på pris per time for faglærte og for lærlinger i tidsrommet , natt mellom og helg- og helligdager Vi ønsker en fast rabatt på de definerte uthevede varegruppene i prismatrisen, se vedlegg 1. Første varegruppe er varegruppe er låskasser og stolper Vi ønsker at det oppgis eventuell tilleggspris for døgnvaktordning og pris per utrykning (hasteoppdrag). Andre prisvilkår: Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Avgifter til myndighetene i forbindelse med innførsel av varer skal være inkludert i prisene. Prisen skal angis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. 8.2 Levering: Høgskolen i Oslo krever å bli en prioritert kunde. Dette innebærer at arbeid skal påbegynnes i løpet av 24 timer etter bestilling, og at arbeidet skal fullføres uten unødig opphold. Oppdrag som gjelder skallsikring definerer Høgskolen i Oslo som hasteoppdrag, og arbeid må være igangsatt iløpet av 8 timer. Vi ber om at leveringskapasiteten blir dokumentert og at det oppgis faste kontaktperson(er) Leverandøren må ha en dokumentert døgnvaktordning eller kunne bekrefte at en slik ordning vil bli opprettet før inngåelse av kontrakt Leverandørens system for bestilling, oppfølging og fakturering bes beskrevet. Høgskolen har fokus på sine operative og administrative rutiner og vektlegger løsninger som forenkler anskaffelsesprosessen, vareflyt og fakturabehandling. Vi ber om at det legges frem et eksempel på en faktura som høgskolen vil motta. Denne vil bli vurdert etter hvorvidt det er lett å identifisere deres og vår referanse, arbeid som er utført og oppdragssted. Leveringsbetingelser er fritt levert alle høgskolens adresser. 8.3 Kvalitet: Leverandør skal oppfylle alle krav til sertifiseringer og godkjenninger etter gjeldende standard.

5 Det er anledning til å gi tilbud på tilsvarende produkter enn det som er nevnt i prismatrisen, se vedlegg nr. 1. Høgskolen tar derimot forbehold om at kvaliteten på disse vil bli vurdert. Produktene som blir valgt må kunne tilpasses de eksisterende systemer på HiOs forskjellige bygg Vi ber om å få referanse fra tre tidligere kunder på minst samme størrelsesorden og variasjon, se vedlegg nr. 4. Referanseskjema skal sendes direkte fra referansekunden til oppdragsgiver, helst innen fristen for levering av tilbud. Benytt samme adresse som tilbudet skal sendes til. Referanseskjemaer som kommer direkte fra tilbyder vil bli avvist. 9. KONTRAKT Vedlegg nr. 2 Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo (SI-HIO96) utgjør en obligatorisk del av kontrakten. De spesielle innkjøpsvilkårene vil bli endelig fastlagt på grunnlag av tilbudet som antas. Tilbyder skal bekrefte at betingelsene i ovennevnte innkjøpsvilkår aksepteres. 10. GENERELT Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være framsatt skriftlig (gjerne i e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp. Spørsmål som medfører svar, og som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og svar vil bli sendt ut til alle som har blitt registrert ved å innhente konkurransedokumentene på Doffin.no. Høgskolen fraskriver seg ansvar for formidling av informasjon om endringer og tilleggsopplysninger til leverandører som innhenter konkurransedokumentene fra andre kilder og som dermed ikke er registrert som interessenter på Doffin.no. Høgskolen vil understreke at dette er en åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at det ikke vil bli ført noen form for forhandlinger med tilbyderne, og at tilbyderne må gi sitt beste tilbud uten at det blir ført forhandlingsrunder. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra høgskolen, å avholde møter med enkelte tilbydere hvor sider ved tilbudet blir avklart. Anbudskonkurransen gjennomføres i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser med forskrift. Prosedyren i denne konkurransen er beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser del 2.

6 6 11. KONTAKTPERSONER Ved spørsmål kan følgende personer kontaktes: Førstekonsulent drift. Jan Petter Flekstad tlf: teknisk art Førstekonsulent øk. Christian Sundelin tlf: administrativ art Bruk gjerne e-post: Vennlig hilsen Åsulv Frøysnes høgskoledirektør Bjørn Syvertsen seniorrådigiver Vedlegg 1. Prismatrise 2. Standard innkjøpsbetingelser for Høgskolen i Oslo (SI-HIO96) 3. HMS-attest 4. Referanseskjema