Vesentlige elementer i anskaffelsesprosessen som får betydning for gjennomføringen av prosjektet

Vesentlige elementer i anskaffelsesprosessen som får betydning for gjennomføringen av prosjektet Dag Thomas Nybø-Sørensen Partner, Leder Inventura Oslo Oslo 9. februar 2016

Inventura AS Inventura er et av Nordens største konsulenthus innen innkjøp- og kostnadsstyring Offentlig og privat sektor Operativ og strategisk rådgivning Bistår oppdragsgivere og leverandører Ca. 80 ansatte med tverrfaglig kompetanse 15. februar 2016 Side 2 www.inventura.no

Agenda Innledning Hvordan legge til rette for god gjennomføring? Viktigste elementer før oppstart av anskaffelsesprosessen Viktigste elementer i kjøpsfasen (kontrahering) Hvordan følge opp dette i kontrakten? Viktigste elementer i gjennomførings-/leveransefasen 15. februar 2016 Side 3 www.inventura.no

Innledning Hva er en anskaffelse? Når starter en anskaffelse? Innkjøpsprosess syklisk prosess? Hvem er aktører i en anskaffelsesprosess? Politisk nivå Oppdragsgivers prosjektleder og -deltagere Oppdragsgivers innkjøpsansvarlige Tilbyderne Hva er en god anskaffelse? Behovsdekning til lavest mulig pris sett over prosjektets levetid -> Riktig produkt/prosjekt, riktig pris, rett tid for ferdigstillelse 15. februar 2016 Side 4 www.inventura.no

Fasene i et innkjøpsprosjekt 15. februar 2016 Side 5 www.inventura.no

Påvirkningsmuligheter Påvirkningskurve Behovsanalyse Markedsvurdering Strategi Leverandørsøk Forespørsel Minimerer risiko under oppstart Håndterer risiko systematisk gjennom prosessen? Tilbudsevaluering Forhandlinger Kontrakt Kontraktsoppfølging Tid 15. februar 2016 Side 6 www.inventura.no

Påvirkningskurven for prosjektgjennomføring Kr Kostnadene bestemmes i tidlig fase Endringskostnader øker gradvis Skisseprosjekt Forprosjekt Bygging Drift Viktig med tidlig involvering av alle relevant aktører som har kompetanse og erfaring i å realisere god prosjektgjennomføring Tid 15. februar 2016 Side 7 www.inventura.no

Agenda Innledning Hvordan legge til rette for en god gjennomføring? Viktigste elementer før oppstart av anskaffelsesprosessen Viktigste elementer i kjøpsfasen (kontrahering) Hvordan følge opp dette i kontrakten? Viktigste elementer i gjennomførings-/leveransefasen 15. februar 2016 Side 8 www.inventura.no

Definere og verifisere behov Oppdragsgiver må beskrive sitt behov hva er det behov for, når er behovet der og hva kan/skal det koste? Valg av spesifikasjon Åpen eller lukket? Funksjonsbeskrivelser Detaljerte kravspesifikasjoner Hva er kritisk for oppdragsgiver? 15. februar 2016 Side 9 www.inventura.no

Anskaffelsesstrategi God business case (felles eierskap i organisasjon) Behovsdekning - gjennomførbart? Forankring hos toppledelse Bruk av tverrfaglig team (felles eierskap til resultater) Tidlig involvering av interne kunder Tidlig involvering av potensielle strategiske samarbeidspartnere Valg av gjennomføringsmodell og anskaffelsesprosedyre Tildelingskriterier LCC hvordan hensynta dette? 15. februar 2016 Side 10 www.inventura.no

Valg av gjennomføringsmodell og anskaffelsesprosedyre Hvilken gjennomføringsmodell er mest velegnet for prosjektet? Utførelsesentreprise, totalentreprise, samspill, OPS? (se www.anskaffelser.no/entrepriseveilederen) Hvor viktig er det å sikre seg mot uklare grensesnitt og ansvarsfraskrivelse? Samarbeidsorganer i prosessen? Hvilke anskaffelsesprosedyre bør velges? Anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling eller konkurransepreget dialog? Et eller to-trinnsprosess - prekvalifisering eller ikke? Vurderingstema: Prosjektets egenart Oppdragsgivers kompetanse og kapasitet Markedssituasjonen 15. februar 2016 Side 11 www.inventura.no

Kommunikasjon Kommunikasjon og samhandling er nøkkelen for en god prosess! Før, underveis og etter Før Klar kravspesifikasjon Avklare forventninger Skape tillit og gode relasjoner Fremstå som en attraktiv oppdragsgiver Underveis Gi mest mulig og tydelig informasjon om eget behov Gi mest mulig og tydelig informasjon om prosessen - forutsigbarhet Etter (debrief) Gi nok og beskrivende informasjon til tilbyderen etter endt konkurranse Varsle evaluering av leveransen bruk Difi-skjema Vise respekt og rettferdighet Gi tilbyderne et ønske om å ville delta i en senere konkurranse med samme oppdragsgiver Igjen: fremstå som en attraktiv oppdragsgiver ved neste prosess 15. februar 2016 Side 12 www.inventura.no

Intern organisering av innkjøpsprosjektet Tydelig prosjektorganisering Tilstrekkelig kompetanse og kapasitet Klare roller og ansvar Sikre nødvendig intern forankring for prosjekt Formål: Sikre prosjektets gjennomførbarhet Sikre styring Unngå forsinkelser Unngå feilkjøp Fremstå ryddig utad 15. februar 2016 Side 13 www.inventura.no

Oppsummering - fem grunnleggende forhold 1. Grundig forarbeid hos oppdragsgiver 2. Tidlig medvirkning av relevante tilbydere 3. God kommunikasjon mellom oppdragsgiver og tilbydere 4. Komplett og klart avtaleverk 5. Raske reaksjoner i relasjon til avvik 15. februar 2016 Side 14 www.inventura.no

Agenda Innledning Hvordan legge til rette for en god gjennomføring? Viktigste elementer før oppstart av anskaffelsesprosessen Viktigste elementer i kjøpsfasen (kontrahering) Hvordan følge opp dette i kontrakten? Viktigste elementer i gjennomførings-/leveransefasen 15. februar 2016 Side 15 www.inventura.no

Viktigste elementer i kjøpsfasen Si hva vi skal gjøre og gjøre det vi sier! Legge til rette for (innenfor regelverkets rammer) at tilbyderen kan gi sitt beste tilbud God kommunikasjon Likebehandling Transparens Slik sikrer vi en ryddig prosess! 15. februar 2016 Side 16 www.inventura.no

Konkurransegrunnlag 1:2 Sikre tydelig konkurransegrunnlag Fornuftig framdriftsplan (tilbudsfrist, vedståelsesfrist, gjennomføring av avklaringer og forhandlinger (hvis relevant), oppstart og ferdigstillelse) Klare evalueringskriterier i kravspesifikasjon og for tildeling av kontrakt 15. februar 2016 Side 17 www.inventura.no

Konkurransegrunnlag 2:2 Ta utgangspunkt i en etablert kontraktstandard (NS XX) Etablere klart avtalegrunnlag hindre uklarheter i leveransefasen Etterstrebe balansert kontrakt Innta nødvendige sanksjoner i kontrakten for eksempel knyttet til: Bytte av nøkkelpersonell Avvik i framdrift/forsinkelser Avvik i leveransekvalitet Avvik i rapportering Avvik i pris Annet 15. februar 2016 Side 18 www.inventura.no

Mulige «grep» i kontrakten for effektiv prosjektgjennomføring Hjemler som bidrar til at avtalte milepæler blir nådd Eks. forpliktende framdriftsplaner Bonus insentiver/gulerøtter eksempler: Forsert ferdigstillelse (hvis relevant) Åpen bok og overskuddsdeling Malus sanksjoner eksempler: Dagbøter Prisavslag Annet 15. februar 2016 Side 19 www.inventura.no

Agenda Innledning Hvordan legge til rette for en god gjennomføring? Viktigste elementer før oppstart av anskaffelsesprosessen Viktigste elementer i kjøpsfasen (kontrahering) Hvordan følge opp dette i kontrakten? Viktigste elementer i gjennomførings-/leveransefasen 15. februar 2016 Side 20 www.inventura.no

Oppstart av prosjektet Etablere klar prosjektorganisering Etablere felles styringsgruppe (hvis relevant) Gjennomgang av kontrakt (ikke forhandling) med krav og forventninger Avholde felles oppstart med leverandør og evt. underleverandører 15. februar 2016 Side 21 www.inventura.no

Sikre god gjennomføring hindre tvister God kommunikasjon/samhandling Tydelighet i krav og forventninger skape felles forståelse Gjøre juristen overflødig (?!) Håndtere risiko og uklarheter umiddelbart slik at «ting» ikke blir større og vanskeligere enn nødvendig 15. februar 2016 Side 22 www.inventura.no

Verktøy for effektiv kontraktsoppfølging Difis, NKF, NHO og KS sine skjema for evaluering av leveransen: http://www.anskaffelser.no/bygg-anlegg-og-eiendombae/temaer-bae/evaluering-av-leveransen Lagre og gjenbruke disse Faste møter med leverandøren Varsle avvik skriftlig Kreve erstatning eller reduksjon på faktura ved mangler i leveransen Skriftlig avtale realistiske frister for retting Skriftlig avtale detaljering av fakturainformasjon for å følge opp om oppdragsgiver har fått det som er avtalt. 15. februar 2016 Side 23 www.inventura.no

Kontraktsoppfølging Formål Sikre kontraktsmessig ytelse til avtalt pris Vanlige fallgruver Manglende kjennskap til egne rettigheter og plikter i kontrakten Manglede ressursbruk og kompetanse på kontraktsoppfølging Mulige anskaffelsesrettslige konsekvenser Tradisjonelt syn anskaffelsesregelverket har virkning til kontrakt er signert Unntak: Endringer i eksisterende kontrakt i visse tilfeller en «ny anskaffelse», jf. EU-domstolen sak C-454/06 «Presstextavgjørelsen» 15. februar 2016 Side 24 www.inventura.no

Kontraktsoppfølging Ny avgjørelse fra KOFA 2015/27 (Eidsvoll kommune) «i vurderinga av vesentlege endringar i prinsippet ikkje er forskjell på manglande handheving av kontrakt og ei tilsvarande avtalt endring» Ikke tilstrekkelig fra oppdragsgiver å få skriftlig bekreftelse på at forholdet skulle rettes opp Avvikende gjennomføring en vesentlig endring av forutsetning i forutgående konkurranse I realiteten en «ny anskaffelse» dermed ulovlig direkte anskaffelse. 15. februar 2016 Side 25 www.inventura.no

Kontraktsoppfølging Hva betyr dette for offentlige oppdragsgivere? Jobben er ikke ferdig når kontrakt er signert Ikke bare risiko for lavere kvalitet og høyere pris kan også medføre brudd på regelverket. Nytt EU-direktiv ny forskrift i 2016 KOFA-sak og nytt regelverk et klart signal til offentlige oppdragsgivere om å følge opp kontrakter Må dedikeres tilstrekkelig ressurser og kompetanse til kontraktsoppfølging 15. februar 2016 Side 26 www.inventura.no

Takk for meg! Kontaktinformasjon: Dag Thomas Nybø-Sørensen Partner/Leder Oslo Tlf: 916 45 196 DagThomas.Nybo-Sorensen@inventura.no 15. februar 2016 Side 27 www.inventura.no