Veien til målet HVORDAN planlegge og gjennomføre for å tilpasse virksomheten til a-ordningen - En orientering for ledere, prosjektledere og prosessledere 1
2 Hvordan planlegge, gjennomføre og nå målet A-opplysningsloven vedtatt Utvikling og test Prøvedrift A-ordningen iverksettes 2012 2013 2014 2015
Hvordan nå målet Mål Tilpasning til a-ordningen Sende inn a-meldinger Planlegging Hvordan påvirkes virksomheten? Definer hva som må gjøres, legg plan Tenk endringsprosess Gjennomføring Definert eierskap og ledelse Strukturert tilnærming Sett i gang, gjør jobben 3
4 Hvordan håndtere og kontrollere omfang Del opp i fokusområder Endringsprosess Organisatoriske tilpasninger Rutinemessige tilpasninger Systemtekniske tilpasninger Definere roller og ansvar Legge plan Gjøre jobben Ta eierskap Start endringsprosessen Mange endringsprosesser? tenk prosjekt
Hvordan planlegge MP Org Rutine IT Dato Milepæl Når eierskap er tatt Når foranalyse er utført og planer lagt Når endringsprosessene igangsatt Når plan er koordinert med LPS-leverandøren Når rutinene er analysert Når system-konsekvensene er avdekket Når opprydding i datagrunnlaget har startet 5
6 Organisatoriske tilpasninger Styre og eie endringsprosessen Rydde opp og forberede for a-ordningen Tilpasse organisasjonen til endringene
7 Styre og eie endringsprosessen Definere eierskap til prosessen Definere ansvarlige i linjen Gjennomføre foranalyse Allokere prosessledelse Legge plan for endringsprosessene Finne fram alle avtaler som berøres Budsjettere for prosessene Trekke opp kommunikasjonslinjer (og plan)
8 Organisatoriske tilpasninger: Forberedelser på ledernivå sjekkliste Allokere eier til innføringsprosessen/-prosjektet: Forankre i ledelsen Utarbeide budsjett og rammeverk Nødvendig investering eller reinvestering i lønns- og personalsystemet Allokere eierskap til anskaffelsesprosessen Gjennomgå avtaleforhold med involverte leverandører Allokere it-ansvarlig / prosjektleder for de systemtekniske tilpasningene: Gjennomføre kartlegging av forsystemer, interne og eksterne grensesnitt iht omlegging i LPS Strukturert bestilling og oppfølging mot de ulike IT-leverandørene Gjennomføre anskaffelsesprosessen parallelt med egen tilpasning av tilgrensede systemer Kommunikasjons- og informasjonsplan for tilrettelegging for lønnsarbeidere og ledere
9 Faglige forberedelser Bygg basisinnsikt i a-ordningen Planlegge aktivitetene i avdelingen Mappe lønnarter mot ny struktur Rydde i ansettelsesforhold Rydde i virksomhetsnummer og fødselsnummer
10 Organisatoriske tilpasninger: Faglige forberedelser sjekkliste Gjennomgå alle lønnarter og mappe disse mot ny struktur bruk kodespeilet, planlegg jobben tidlig Rydd i datagrunnlaget Ansettelsesforhold Permisjoner Ikke-oppdaterte ytelser Sjekk og rydde opp i virksomhetsnummer Tips: Skill mellom egne ansatte og pensjonister evt under egne virksomhetsnummer Utenlandske arbeidstakere Slutt på fiktive fødselsnummer Bruk internasjonale identifikatorer Passnr Internasjonale id D-nr OBS: begrenset gyldighetsperiode
Plan for organisatoriske tilpasninger MP Eier Ans HR/L Dato Milepæl Når eierskap er tatt Når foranalyse er utført og planer lagt Når merkantile avtaler og ansvar er gjennomgått Når endringsledelsen er på plass Når kjernepersonell er orientert om a-ordningen Når budsjett er vedtatt Når ressurser er allokert Når endringsprosessene er igangsatt Når mapping av lønnarter er utført Når opprydding i ansettelsesforhold er utført Når kommunikasjonsplan er lagt Når opplæring av ansatte er utført 11
12 Rutinemessige tilpasninger Dagens rutiner Endrede rutiner Endringer Hvordan påvirkes dagens rutiner av a-ordningen Tilpasse eller skjerpe rutinene Tilpasse organisasjonen og it-systemer til nye rutiner
13 Rutinemessige tilpasninger Hva påvirker rutinene? Månedlig rapportering Rutiner for datafangst ifm. timer/permisjoner, godkjenninger, etc Nye rutiner Innskjerping av dagens rutiner Hvem berøres og endringer for dem A03 Tilbakemelding Hvilke endringer må gjøres?
Eksempel på rutinemessige tilpasninger og analyse Ansatt Søker jobb Utføre jobb Reg timer Motta ytelse Utføre jobb Reg timer Motta ytelse Søke perm Avd.leder Avtaler beting. Godkjen ne Godkjen ne Godkj perm HR&Lønn Reg. avtale Effektue re Utbet. ytelse Effektue re Utbet. ytelse LTO innrapp Skatt NAV SSB Aa-reg Termin oppg Årlig innrapp IT- System A B C B C A C Analyse av nåsituasjonen «As-is» Analyse av hvem og hva som påvirkes «To-be» 14
15 Rutinemessige tilpasninger sjekkliste Månedlig rapportering hva betyr det? Gjennomgå dagens rutiner for datainnsamling og godkjenning påvirkes av Kontantprinsippet? Rettidig godkjenning av timelister, turnus og grunnlagsdata? Rettidig godkjenning og registrering av permisjoner og endringer i arbeidsforhold? Avstemming av regnskap, behov for funksjonsomlegging og rapporteringsgrensesnitt? Påvirkes rutiner knyttet til dagens Lønns- og trekkoppgave? Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk? Årsoppgave for arbeidsgiveravgift? Aa-registeret? Lønnsstatistikk? Korreksjon avgiftsgrunnlag foregående år fra manuelle endringsmeldinger, til nytt? Berøres pensjon? Behov for opplæring og endring av interne rutiner? Systembruk, påvirkes dette?
Rutinemessige tilpasninger - sjekkliste noen konkrete punkter som kan medføre endringer Vil virksomheten klare å være ajour med nytilsetting sluttmelding reiseregninger timelister/honorarer permisjoner Forberedelse Rutinegjennomgang Involvere berørte parter Kontroller av eksisterende data for å sikre korrekt grunnlag A03 Tilbakemeldinger Håndtering av korreksjoner Innhenting av korrekte data Oppdatering i tide 16
Plan for rutinetilpasninger MP Org Rutine IT Dato Milepæl Når kjernepersonell har oversikt over a-ordningen Når nåsituasjonen/eksisterende rutiner er analysert Når rutinene er analysert og fremtidige rutiner beskrevet Når konsekvenser for organisasjonen er avdekket Når konsekvenser for systemene er avdekket Når plan for formidling av rutineendringer er lagt Når rutineendringene er forankret i ledelsen Når mellomledelsen er orientert om rutineendringene Når de ansatte er orientert om rutineendringer Når rutinene trer i kraft 17
18 Systemtekniske tilpasninger Samarbeid med lønns- og personalsystemleverandøren Finn fram avtalen Hvordan reguleres endringen? Sett opp et ansvarskart Kartlegge tilgrensede systemer Utføre egne systemmessige tilpasninger Forberede oppgradering Samordne installasjonsplan med driftsorganisasjonen
19 Systemtekniske tilpasninger sjekkliste Ta ansvar for at nødvendige systemendringer blir utført Også midlertidige tilpasninger for å kunne gjøre mapping av lønnarter før 2015 Også i tilstøtende systemer om disse berøres Også i grensesnitt, herunder filstruktur ved filoverføringer Og, naturligvis, i kjernesystemet Vær kunde, innta bestillerrollen både internt og eksternt Finn fram avtalen Sett opp et ansvarskart mellom dere og leverandør Leverandørene som skal oppgradere systemer, har eget prosjekt => spill på lag med disse Husk grensesnitt mot eksterne systemer Ekstern drift? Husk å koordinere releaser etc Leverandørene kan komme med flere oppgraderinger i løpet av dette året Utviklere i andre land? Husk å kommunisere krav, meldingsstruktur og frister Tenk helhetlig nytt Hva kan løses på tvers av ulike systemer som har samme behov? men ikke gap for høyt
Plan for systemtekniske tilpasninger MP LPS IT Drift Dato Milepæl Når avtalen med LPS-leverandør er gjennomgått Når plan er mottatt fra LPS-leverandør Når plan er forelagt driftsorganisasjonen Når plan er koordinert med LPS-leverandøren Når konsekvenser for (tilgrensede) systemer er analysert Når oppgradert infrastruktur er på plass Når tilgrensede systemer er oppgradert Når oppgradert release er klar fra LPS-leverandør Når oppgradert release er mottatt fra LPS-leverandør Når prøveinnsending er utført Når første tilbakemelding er analysert og korrigert 20
Hvordan gjennomføre Organisering av arbeidet som Endringsprosess Prosjekt Organisering avhengig av Omfang Kompleksitet Tverrfaglighet i tiltakene Antall tiltak som skal gjennomføres Om linjen har kapasitet til å styre og gjennomføre prosessene
Organisering som endringsprosess Organiseres i linjen Rapporterer til linjeledelsen Tiltakene utføres innenfor rammene av egen avdeling/linje Prosessleder er selv aktiv i utarbeidelse av leveransene Anvende etablerte arbeidsmetodikk Metodikk fra egen virksomhet eller Annen metode for endringsledelse
Organisering som prosjekt Kan organisere og gjennomføre en rekke endringsprosesser Ved komplekse og større forhold, korte tidsfrister Definert eier/styringsgruppe Mandat Eget budsjett og styring Ressurser allokert til prosjektet Holder i alle relasjonene, interne og eksterne Gjør jobben
Organisering sjekkliste Vurder omfang, kompleksitet og tiden som gjenstår Vurder om egen organisasjon har kapasitet til å styre og gjennomføre endringsprosessene Mandat et samordnet mandat for Organisasjon Rutiner Systemteknisk Etablere endringsprosess eller prosjektet Definere roller og ansvar og eierskap Allokere personell (IT, fag og ledelse) Bestemme arbeidsmetodikk Legge plan Milepælsplan og ansvarskart Risikovurdering Timebox: snaut 4 måneder Samordne med leverandør Parallelle løp (faglig, organisatorisk, rutine og IT) Gjøre jobben Analyse (endring ift dagens situasjon) Utføre endringer Test og verifikasjon (avstemme nytt mot eksisterende)
25 Oppsummering Erfaring fra prøvedrift Enklere enn forventet Kom i gang Dette blir bra Et stykke jobb som må gjennomføres Behovet for tilpasninger avhenger av virksomhetens eksisterende rutiner, prosesser og systemer Det er gjennomførbart
26