PS15/107Referatsaker. Side147

PS15/107Referatsaker Side147

Økonomikontoret Referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 15.06.2015 43998/2015 2013/3062 031 Saksnummer Utvalg Møtedato 15/11 Formannskapet 24.06.2015 Orientering Innføring av et styringssystemet i Bodø Kommune Innledning Prosjektmandat for utvikling og innfasing av et helhetlig styringssystem i Bodø kommune ble behandlet og vedtatt i formannskapet juni 2014. Bakgrunnen for dette prosjektet er vedtak i bystyret desember 2012/juni 2013. I økonomiplan og årsbudsjett 2013 ble det vedtatt å utarbeide etablering av en ressursenhet for analyse, modernisering og samhandling (RAMS). For å oppnå de politiske intensjonene til RAMS ble dette avgrenset til at det utvikles og implementeres et helhetlig styringssystem basert på sentrale styringsindikatorer. Et styringssystem skal styrke kommunens evne til å drive styring på kort og lang sikt, både administrativt og politisk. Målsetninger Innføring av et helhetlig styringssystem skal bidra til bedre styring av Bodø Kommune på en slik måte at administrativ og politisk ledelse får informasjon som gir forståelse og oversikt over kommunens driftssituasjon. Utvikling av et mer helhetlig styringssystem med fokus på mer enn økonomi det vil si effektivitet, produktivitet og tjenestekvalitet, samt medarbeiderindikatorer. I etablering og utvikling av et helhetlig styringssystem må alle områdeledere som har ansvaret for kommunens drift være involvert i kartleggingen av aktuelle måle- /resultatindikatorer. Innføring av tekniske løsninger som kan fungere på kort og lang sikt. Samarbeid med andre kommuner i regionen dersom det er til felles nytte. Prosjektorganisering Utvikling av et helhetlig styringssystem vil være omfattende og kreve deltagelse fra flere hold. Planen var at økonomidirektør Stephan Skjelvan skulle være prosjekteier, men dette ble overtatt av Rådmann når økonomi direktør ble sykemeldt. Det er etablert en brukergruppe med representanter fra alle avdelingene. Videre ble det etablert en teknisk gruppe for å vurdere tilbudte løsninger i anbudsprosessen. Det er sannsynlig at flere brukergrupper må opprettes for å sikre at styringssystemet for en utforming og innhold som er med på å sikre at system blir tatt i bruk av alle ledere i Bodø kommune. Side148

Milepæler og framdrift Tidsplanen for teknisk implementering av et styringssystem var optimistisk. Anbudsprosessen og valg av system måtte gjennomføres uten større forsinkelser. I forhold til opprinnelig tidsplan skulle en har valgt system i oktober 2014. Dette har tatt lengre tid enn antatt. For å sikre god kunnskap om tilgjengelige systemer ble det gjennomført flere produktpresentasjoner enn planlagt. Produktpresentasjoner er gjennomført med Microsoft, Kommuneforlaget, AD gruppen (QlickView), SAS institute, Arena (Stratsys), Evry og Peanuts. Produktpresentasjonene har vist at det finnes ingen tilfredsstillende styringssystemer som er ferdig utviklet og klare for implementering. Dette må utvikles, styringsindikatorer må defineres og datafangst må tilrettelegges. Informasjon fra produktpresentasjonene var en god faktakilde for å utarbeide konkurransegrunnlaget. Endelig konkurranse grunnlaget ble sendt ut på Doffin i januar 2015. Se vedlegg 3 - Kortversjon konkurransegrunnlag. Endelig beslutning av leverandør av styringssystemet ble bekreftet 28 mai 2015. Det var ingen innsigelser i markedet til denne beslutningen. Siden det var forventet at det tar tid med innfasing og vurdering nye tekniske løsninger var planen at det parallelt skulle tilrettelegges et enkelt styringsverktøy i sharepoint (samhandlingsplattformen til Bodø kommune) med koblinger til Solsia. Dette er gjennomført som planlagt og denne «betaversjonen» har vært operativt siden september 2014 se vedlegg 1 og 2. I perioden oktober/november 2014 er det som planlagt gjennomført møter med alle ledere under kommunaldirektørene for de tre store tjenesteområdene for å kartlegge aktuelle måleindikatorer, styringsdokumenter, og interne fagsystemer. Aktuelle indikatorer vil danne grunnlaget for utviklingen av måleindikatorene styringssystemet til Bodø kommune. Tilbydere Det var seks tilbydere som ønsket å levere et styringssystem til Bodø kommune. I tillegg til vurdering av de skriftlige tilbudene har alle tilbydere presentert sitt tilbud for arbeidsgruppen til Bodø kommune. Tabellen nedenfor viser tilbydere og tildelte poeng innenfor pris og kvalitet. Det var mulig å oppnå 1000 poeng i konkurransen, 400 i priskriteriet og 600 for kvalitet. Prosentvise differanser omregnes i poeng. For detaljer se vedlegg 4 Utdrag fra tildelingsbrev. Planlagt prosjektgjennomføring Som beskrevet i konkurransegrunnlaget har prosjektet har en tidsramme på tre år og med en estimert totalkostnad på opptil 4 mill. kroner. Prosjektperioden ble utvidet i forhold til opprinnelig mandat. Dette på bakgrunn av kompleksiteten som ble avdekket gjennom produktpresentasjonene. Prosjektet er oppdelt i fire faser: Fase1 - Etablere et rammeverk i presentasjonslaget som ivaretar et dynamisk styringssystem slik det er beskrevet i kravspesifikasjonen. Få inn styringsinformasjon som omfatter økonomi, fravær og nærvær ved å etablere en automatisk dataoverføring fra VISMA Side149

økonomi/hrm til styringssystemet. Alle administrative ledernivåer og politisk nivå skal ha tilgang, men tilgangen til styringsinformasjon tilpasses ulike ledelsesnivåer. Fase 2 Tilrettelegge styringssystemet for tjenesteindikatorer innen pleie og omsorg. Dette skal sees i sammenheng med innføring av aktivitetsbasert finansiering, slik at en må tilrettelegge tjenesteindikatorer til tildelingskontoret, hjemmetjenesten og institusjon. Det må etableres en automatisk dataoverføring fra fagsystemene «Gerica familien». Data fra turnussystemet må også vurderes. Fase 3 - Tilrettelegge styringssystemer for tjenesteindikatorer innen skole, barnehage og barnevern. Det må etableres automatiske dataoverføring fra aktuelle VISMA moduler som Visma Skole og Visma Barnehage, etc. Fase 4 - Tilrettelegge styringssystemet for øvrige enheter når det gjelder tjenesteindikatorer. Bodø kommune har avtalt en fastsatt pris knyttet til fase 1 og 2. Fase 1 og 2 er planlagt gjennomført i løpet av 2015/2016. Omfang utover dette avhenger av nødvendig finansiering og det tas derfor forbehold om gjennomføring av fase 3 og 4 i 2016/2017. Økonomi Det er i investeringsplanen lagt inn 2 mill. kroner over en 3 årsperiode. Det er også søkt om skjønnsmidler, men fylkesmannen i Nordland kunne ikke prioritere et prosjekt som skal gi muligheter for bedre styring av kommunen. Det gjennomføres også et prosjekt for utredning og implementering av aktivitetsbasert finansiering i helse og omsorgsavdelingen. Herunder fase 2 i prosjekt styringssystem. Dette er finansiert i 1. tertialrapport 2015. Andre samarbeidskommuner Bodø kommune har sendt invitasjoner til de seks største kommunene i Nord Norge og til alle kommuner i Saltenregionen om å delta i et kompetansenettverk. Det har vært liten respons. KS sentralt og programområde KOMIT har også vært kontaktet. Når det gjelder styringssystemer har større kommune en kompleksitet som kan nytte gjøre seg et styringssystem. De har også ressurser og kompetanse til dette. Planen er videre at en parallelt med fremdriften i prosjektet til Bodø kommune vil en ta et nytt initiativ for et nærmere samarbeid med større kommuner i Nord-Norge knyttet til dette temaet. Kritiske suksessfaktorer Det er to kritiske suksessfaktorer ved innføring av et styringssystem for Bodø kommune som er fremtredende: Datafangst fra fagsystemene At det tas i bruk av ledere i Bodø kommune Det som preger systemstrukturen i norske kommuner er at det finnes mange fagsystemer fra ulike leverandører. Det er ikke stilt krav om at disse systemene skal kommunisere med hverandre eller at de skal være tilrettelagt for data eksport/import. Får en ikke tak i data fra fagsystemene vil det ikke være mulig å tilrettelegge for et styringssystem. I valg av leverandør er det lagt vekt på deres kompetanse innen datafangst. Et styringssystem må bli tatt i bruk for at det skal ha noen effekt. Det er i valg av leverandør lagt vekt på at leverandøren har et bruker perspektiv ved utformingen av et styringssystem. Videre at systemet får en bruksverdi som vil være til daglig nytte for ledere i Bodø kommune. Det må også vurderes om styringsperspektiver skal få plass i ledertreningen som pågår i Bodø Kommune. Side150

Saksbehandler: Gunnar Sveen Rolf Kåre Jensen Rådmann Kornelija Rasic Konst Økonomi- og finansdirektør Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Inngangsbilde solsiden Vedlegg 2 Betaversjon Styrhuset Bodø kommune Vedlegg 3 - Kortversjon konkurransegrunnlag Vedlegg 4 Utdrag fra tildelingsbrev Side151

Vedlegg 1 Inngangsbilde solsiden Finn ut mer i styrhuset KLIKK Side152

Vedlegg 2 «Beta-versjon» Styrhuset Bodø kommune Side153

Vedlegg 3 - Kortversjon konkurransegrunnlag ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE KONKURRANSEGRUNNLAG Utvikling og kjøp av styringssystem til ledere i Bodø kommune. Kortversjon Side154

KRAVSPESIFIKASJON Det er utarbeidet en kravspesifikasjon som definerer hvilke egenskaper som er minimumskrav for denne konkurransen. Kravspesifikasjonen sikrer også at like kvaliteter blir sammenlignet og bidrar til likebehandling av tilbydere. For å unngå utelukkelse fra anbudskonkurransen skal alle krav i dette kapittelet være innfridd (bekreftet). Henvisning til relevante dokumenter og evt. ytterligere kommentarer skal vedlegges. Kravspesifikasjon for styringssystem Bodø kommune Bodø kommune skal inngå kontrakt for levering av tjenester for tilpasning og utvikling av et styringssystem for alle administrative ledere og politikere i Bodø kommune. Kontrakten omfatter både presentasjonslaget og arkitekturen som er nødvendig for å få gjøre styringsinformasjonen tilgjengelig. Kommune har en omfattende tjenesteproduksjon. Det er en forvaltnings organisasjon som har til formål å gi innbyggerne best mulig tjenester innenfor tilgjengelig økonomiske rammer. Bredden i tjenesteproduksjonen medfører at det er mange ulike fagsystemer - se vedlegg 2. Det er mange «fagsiloer» som inneholder mye styringsinformasjon som må gjøres bedre tilgjengelig, men det må også tilrettelegges for andre informasjonskilder som lokale regneark eller sentrale datakilder. Styringssystemet til Bodø kommune skal ikke være et tradisjonelt system for balansert målstyring. Målsettingen er å tilrettelegge for et dynamisk styringsverktøy som legger vekt på styringsinformasjon som endres hyppig og som er avgjørende for den løpende tjenesteproduksjonen. Et dynamisk styringsverktøy skal gi alle ledere i Bodø kommune nødvendig styringsinformasjon og som også er tilrettelagt for resultatrapportering. Det er ikke tilstrekkelig med bare målinger av det som har skjedd. Et dynamisk styringsverktøy skal også inneholde trender/prognoser, Videre bør et dynamisk styringsverktøy også inneholde en merverdi som bidrar til en økt bruksverdi. Brukere av styringssystem Styringsinformasjon og funksjonalitet må tilpasses ulike målgrupper i organisasjonen: Det politiske og administrative nivå har ulike behov for styringsinformasjon. Informasjonen til politisk nivå vil i bygge på den informasjonen som tilrettelegges for administrativt nivå. En ser for seg at laveste administrative ledernivå er enhetsleder, dvs. en rektor for en skole, leder av et sykehjem eller styrer av en barnehage. For noen virksomhetsområder vil laveste nivå være områdeleder. Det er ca 200 ledere i Bodø kommune. Analyser vil være nødvendig når informasjonen i styringssystemet ikke er tilstrekkelig. Analyser vil bli utført av controllere/økonomer primært i økonomi og finansavdelingen. Side155

Bodø kommune har tre tjenesteutførende avdelinger og resten er samlet under begrepet sentraladministrasjon. Styringssystemet må tilpasses de ulike ledernivåene innenfor avdelinger, virksomhetsområder og enheter, samt rådmann og politikk. Krav til tilbyder er at systemet må være rollebasert slik at den enkelte rolle (eksempelvis de som er nevnt i dette avsnittet) enkelt får tilgang til den informasjonen som er relevant for rollen. Funksjonalitet Styringssystemet må imøtekomme kravene til moderne design og må kunne oppfattes som brukervennlig for den brukergruppen som skal bruke styringssystemet. Bodø kommune er totalkunde av Microsoft produkter, slik at brukervennlighet og moderne design oppfattes når det er stor grad av gjenkjennelse i forhold til denne type produkter. Beskrivelsene av presentasjonslaget for løpende styringsinformasjon er et utgangspunkt for det styringssystemet Bodø kommune ønsker å implementere, men det må tilpasses den standard funksjonaliteten som er tilgjengelig i aktuell løsning. Ved oppgradering til nyere versjoner skal det ikke være nødvendig med vesentlige endringer eller tilpasninger. Analyse Microsoft Excel skal være det primære analyseverktøy til Bodø kommune. Overføring av data fra styringssystemet til Excel må kunne gjennomføres enkelt og brukervennlig. Dersom Microsoft tilbyr oppgraderinger av Excel må styringssystemet kunne ta dette i bruk. Arkitektur og datafangst Oppdragsgiver ønsker en modulbasert arkitektur. Arkitekturen må bygge på kjent standardisert teknologi. Enkel standardisert arkitektur sees på som grunnlaget for rask opplæring av ressurspersoner i egen kommune og minimering av konsekvenser ved endringer og oppgraderinger. Når systemet er utviklet skal ressurspersoner i Bodø kommune ha muligheten, forutsatt tilstrekkelig kompetanse, å kunne gjøre oppdateringer og tilpasninger på egenhånd Det skal tilrettelegges for automatisk datafangst fra kommunens fagsystemer. Med fagsystemer menes i første rekke «Visma familien» og «Gerika familien». Det må også tilrettelegges slik at data kan legges inn manuelt eller hentes fra regneark. I tillegg til informasjon fra egne kilder kan en vurdere om tall fra SSB (befolkning, KOSTRA, mm), GSI og andre nasjonale systemer blir gjort tilgjengelig i styringssystemet. Brukeropplæring Et styringssystem må bli tatt i bruk av ledere på alle nivå dersom det skal ha organisatorisk effekt. Det blir derfor viktig med opplæring og engasjement. Opplæring skal gjennomføres gjennom digitale læringsprogrammer. Læringsprogrammer skal være av maksimalt 3 minutters lengde og omfatte sentral emner i styringssystemet. Løpende styringsinformasjon Administrasjonen i Bodø kommune har behov for løpende styringsinformasjon om virksomheten. Styringssystemet til Bodø kommune skal ikke være et tradisjonelt system for balansert målstyring. Målsettingen er å tilrettelegge for et dynamisk styringsverktøy som presenterer historiske data på et Side156

overordnet nivå med mulighet for å gå ned på et mer detaljert nivå. Nedenfor er en skisse over hvordan oppdragsgiver ser for seg åpningsvinduet i styringssystemet: Skissen er ikke et absolutt krav, men et utgangspunkt for potensielle leverandører til å vurdere andre løsninger som imøtekommer forventningene til et dynamisk styringsverktøy. Skissen omfatter løpende virksomhetsinformasjon, prognoser/trender, resultatrapportering og et merverdi elementer bestående av to bokser som viser antall ansatte (faste og vikarer) siste periode. Utformingen av åpningsbilde må bli noe tilpasset de ulike ledernivåene. Slik skissen fremstår, er den best tilpasset områdeledere og enhetsledere. For avdelingsledere (kommunaldirektører) og ikke minst rådmann må det gjøres tilpasninger til et mer overordnet nivå. F.eks er ansattelister ikke aktuell informasjon for kommunaldirektører og rådmann. I et åpningsbilde vil det være aktuelt med tilgang til andre fakta kilder som utredninger, kostraanalyser, befolkning, brukerundersøkelser, individuelle ledermålinger med mer. Denne informasjonen vil være lagret i SharePoint-systemet til Bodø Kommune. Skissen over viser løpende styringsinformasjon sortert etter område (økonomi, tjenesteproduksjon, fravær, nærvær). Det vil også være aktuelt på kommunaldirektør- og rådmannsnivå å kunne sorter på tema. Tidsserier er viktig, samt at en må kunne sammenligne med tidligere perioder. Ordinære tabellrapporter som fremkommer i skissene er også en del av styringssystemet. Der hvor det er målsettinger må det også komme frem. Når det gjelder tjenesteproduksjon viser gjennomført kartleggingen mulige indikatorer for løpende styringsinformasjon. Presentasjonsformen for tjenesteproduksjon må vurderes og utvikles. Hvor detaljert informasjonen skal være må vurderes i forhold til nytteverdi for brukeren, kostnad, lagringsplass, styringsverdi og ikke minst at et styringssystem ikke skal erstatte fagsystemene. Det er et krav at all informasjon må kunne knyttes til et ansvarsnummer. Økonomitall går ikke lavere enn artsnivå (kan vurdere artsgrupper), mens detaljeringsgraden på fraværstall og nærværstall kan vurderes. Nærværstall bør ned på personnivå siden det skal være tilrettelagte ansattelister for å øke bruksverdien til styringssystemet. Når det gjelder tjenesteproduksjon vil detaljeringsgrad avhenge av tjenestens karakter. Side157

Styringssystemet skal være tilrettelagt for månedlig resultatrapportering. Laveste nivå på resultatrapporteringen er enhetsleder (rektor, barnehagestyrer, etc). Det må tilrettelegges at virksomhetsleder og kommunaldirektører kan oppsummere, tilføye og konkludere i sine resultatrapporter for underliggende organisasjonsnivå. Resultatrapporteringen styres tradisjonelt av økonomidirektør, som også skal kunne gjøre en oppsummering av alle resultatrapportene. For å få et komplett bilde av styringssystemet må tilbyder legge på et gjennomarbeidet forslag til utforming av styringssystemet til ledere i Bodø kommune. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Forslaget må omfatte åpningsbilde på ulike ledernivå og en detaljeringsgrad i opptil 2 nivåer under åpningsbilde. I tillegg til skisser til hvordan tjenesteindikatorene kan presenteres i styringssystemet, må tilbyder også ta hensyn til brukervennlighet og merverdi for å sikre bruksverdi. Overordnet styringsinformasjon Politisk nivå har behov for styringsinformasjon av en mer overordnet karakter da de i liten grad er involvert i problemstillinger knyttet til løpende drift. Presentasjon av overordnet informasjon må bygge på samme løsninger og tallgrunnlag som benyttes av administrasjonen. Nedenfor er en skisse til åpningsvinduet i styringssystemet: Presentasjonsformen til dette ledernivået skal ikke være vesentlig forskjellig fra det som benyttes av rådmann og kommunaldirektører. Skissen er ikke et absolutt krav, men et utgangspunkt for potensielle leverandører til å vurdere andre løsninger som imøtekommer forventningene til et dynamisk styringsverktøy. Skissen over viser løpende styringsinformasjon sortert etter område (økonomi, tjenesteproduksjon, fravær, nærvær). I et åpningsbilde må det være tilgang til andre fakta kilder for at alt skal være på en plass. Andre fakta kilder kan omfatte: Kostra analyser (evt. litt samfunnsdata om ledighet, pendling etc.) Side158

Befolkning (Status og prognoser) Folkehelse Samfunn Brukerundersøkelser Planer (?) Utformingen av denne informasjonen er ikke en del av anbudet på styringssystemet. Det skal kun tilrettelegges for linker som gjør at denne informasjonen kan åpnes. Denne informasjonen vil være lagret i SharePoint-systemet til Bodø Kommune. Tilbyder skal legge ved et gjennomarbeidet forslag til utforming av styringssystemet til politikere i Bodø kommune. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Forslaget må omfatte åpningsbilde og maksimalt en detaljeringsgrad på ett nivå under åpningsbilde. Utformingen må være tiltalende, pedagogisk og brukervennlig. Bruksverdi Et styringssystem må bli tatt i bruk av ledere på alle nivå dersom det skal ha organisatorisk effekt. Det blir derfor viktig med opplæring og engasjement. Involvering blir viktig. Systemet må også tilby noe av merverdi som naturlig vil øke interessen for styringssystemet til Bodø Kommune. For å sikre at systemet får en brukervennlig utforming er det etablert en arbeidsgruppe for å vurdere dette løpende i utviklingsprosessen. Gruppen må komme med innspill til utvikler i prosjektfase. Det er i 2014 startet et ledertreningsprogram i Bodø kommune som har et treårig perspektiv. Kobling mot ledertreningen i kommunen kan også være en mulighet for større engasjement rundt et styringssystem. Det er en del av tildelingskriteriet kvalitet. Tilbyder utfordres til å skissere hvordan en kan utforme styringssystemet for å oppnå både engasjement og motivasjon til å benytte et nytt styringssystem. Prosjektgjennomføring Prosjektet har en tidsramme på tre år og med en estimert totalkostnad på opptil 4 mill. kroner. Oppdraget er faseinndelt. Fase 1 og 2 må være gjennomført i løpet av 2015/2016 til en kostnadsramme på inntil 2 mill. kroner. Omfang utover dette avhenger av nødvendig finansiering. Det tas derfor forbehold om gjennomføring av fase 3 og 4. Prosjektet er oppdelt i fire faser: Fase1 - Etablere et rammeverk i presentasjonslaget som ivaretar et dynamisk styringssystem slik det er beskrevet i kravspesifikasjonen. Få inn styringsinformasjon som omfatter økonomi, fravær og nærvær ved å etablere en automatisk dataoverføring fra VISMA økonomi/hrm til styringssystemet. Alle administrative ledernivåer og politisk nivå skal ha tilgang, men tilgangen til styringsinformasjon tilpasses ulike ledelsesnivåer. Fase 2 Tilrettelegge styringssystemet for tjenesteindikatorer innen pleie og omsorg. Dette skal sees i sammenheng med innføring av aktivitetsbasert finansiering, slik at en må tilrettelegge tjenesteindikatorer til tildelingskontoret, hjemmetjenesten og institusjon. Det må etableres en automatisk dataoverføring fra fagsystemene «Gerica familien». Data fra turnussystemet må også vurderes. Fase 3 - Tilrettelegge styringssystemer for tjenesteindikatorer innen skole, barnehage og barnevern. Det må etableres automatiske dataoverføring fra aktuelle VISMA moduler som Visma Skole og Visma Barnehage, etc. Fase 4 - Tilrettelegge styringssystemet for øvrige enheter når det gjelder tjenesteindikatorer. Tilbudet knyttet til fase 1 og 2 må være spesifisert. Når det gjelder de øvrige fasene vil de bli iverksatt i henhold til kapasitet, behov og finansiering. Leverandør av fase 1 og 2 er også foretrukket leverandør til de øvrige prosjektfasene. TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige, basert på følgende kriterier som har følgende relative vekting: Side159

Tildelingskriterier Vekting i prosent Pris 40 % Kvalitet 60 % Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. PRIS ( vektet 40 %) Det skal gis fast pris på fase 1 og 2 i prosjektet. Den faste prisen skal inkludere alle kostnader. Styringssystemet skal være klar til å tas i bruk innenfor tilbudt fast pris. Tilbyder bes liste opp i vedlegg hva som inngår i prissettingen av fase 1 og 2. Pris fase 1. kr. ex.mva. Pris fase 2. kr. ex.mva. I konkurransen estimeres det et timeantall på 1000 timer i tidsbruk på videreutviklingen av styringssystemets fase 3 og 4. Basert på dette estimatet, som ikke er bindende og som også tar forbehold i forhold til finansiering, skal tilbyder tilby en gjennomsnitt timepris som fanger alle faggrupper som vil involveres i utviklingen av prosjektet. Gitt timepris vil også bli gjeldende ved eventuelt tilleggs arbeide i fase 1og 2. Pris pr. time kr..ex.mva Tilbudt fast priser pluss summen av 1000 t. x tilbudt timepris summeres sammen til en totalsum som blir sammenligningsgrunnlaget for pris i konkurransen. KVALITET (vektet 60%) Tilbyder skal skissere en totalløsning for styringssystem basert på alle beskrevne prosjektfaser i kravspesifikasjonen. Slik konkurransen er utformet er det naturlig at tilbyder i tilbudet legger hovedvekt på fase 1 og 2 i beskrivelse og utforming, på samme tid som det er viktig å få fram et løsningsforslag som fanger fasene 3 og 4. Rekkefølgen her vil bli en prioritering i forhold til vektingsgrad i evalueringen av tilbudet. Leverandører utfordres til å skissere hvordan en kan utforme et styringssystem som foruten å være et nyttig verktøy i den daglige driften av Bodø kommune, skaper engasjement og motivasjon. Videre hvordan en også kan benytte arbeidsgruppen i prosjektet og ledertreningsprogrammet til å oppnå engasjement og motivasjon rundt et styringssystem. Tilbyder skal skissere fremdriften for alle fasene i prosjektet. Her må det tydelig fremkomme hvilke forutsetninger en slik fremdriftsplan bygger på, samt hvilke aktiviteter som skal gjennomføres innenfor de ulike fasene. I tillegg til selve implementering av styringssystemet må også aktiviteter som opplæring og brukermedvirkning bli ivaretatt. I tillegg kan tilbyder basert på sitt skriftlige tilbud, gi en muntlig presentasjon av tilbudt løsning. Presentasjonen vil inngå i helhetsvurderingen av kriteriet. Kravspesifikasjonen og vedlagte skisser benyttes som et utgangspunkt. Hver tilbyder kan få opptil 90 minutter til rådighet. Tilbydere vil bli invitert til presentasjon. Side160

Vedlegg 4 Utdrag fra tildelingsbrev Side161

Side162

Side163

Side164

Side165

Side166

Side167

HR-kontoret Referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 09.06.2015 42396/2015 2014/1933 025 Saksnummer Utvalg Møtedato 15/12 Formannskapet 24.06.2015 Nedleggelse av OKIS Sammendrag Opplæringskontoret i Salten (OKIS) vil bli nedlagt med virkning fra 30.06.2015, da det ikke er økonomisk grunnlag for videre drift. De to siste årene har OKIS hatt et fallende driftsresultat. I 2014 hadde OKIS et negativt driftsresultat på kr. 653.653,-. I 2015 har OKIS et negativt driftsresultat på kr 635.192,- pr. 30.04.2015. Noe av årsaken til dette resultatet kan relateres til en større personalkonflikt i selskapet, og de konsekvenser dette har hatt for drift og fremtidig inntektsgrunnlag. Saksopplysninger Allerede høsten 2013 ble Bodø kommune, gjennom sitt styremedlemsskap og sin faste kontaktperson i selskapet gjort kjent med at det var personalmessige utfordringer i OKIS. Dette eskalerte frem mot jul, og på nyåret 2014 resulterte dette i flere sykemeldinger. I tillegg valgte kommunens faste kontaktperson å slutte i selskapet. I brev av 19. mars 2014 gjorde Bodø kommune daværende styreleder oppmerksom på at vi var svært bekymret for OKIS evne til å kunne levere de tjenester som kommunen var avhengig av i forhold til oppfølging av våre lærlinger - og som virksomheten har rettmessige krav på. Dette baserte seg da på de personalmessige utfordringer som eksisterte, i form av interne samarbeidsproblemer og et høyt sykefravær som konsekvens av dette. Bodø kommune ba om at styret og den daglige ledelsen etablerte virkningsfulle tiltak, og at etablerte tiltak skulle dokumenteres og gjennomgås i et eget møte. Møtet ble avholdt, og Bodø kommune besluttet på bakgrunn av de skisserte tiltak å fortsatt benytte seg av lærlingetjenestene OKIS kunne levere. I løpet av siste halvdel av 2014 var Bodø kommune, gjennom sitt styreverv, tett på de tiltak og prosesser som ble gjennomført. Ved årsskiftet virket personalkonflikten å være løst, de tidligere sykemeldte kom tilbake på jobb og ny daglig leder var ansatt. Når vi gjennom de fire første månedene av 2015 så er blitt kjent med Opplæringskontorets vanskelige økonomiske situasjon, har vi ved flere anledninger muntlig gitt uttrykk for at Bodø kommune vil måtte vurdere muligheten for å trekke seg ut av ordningen som sådan dersom situasjonen ikke bringes under kontroll. Side168

Dette budskapet ble ytterligere forsterket overfor OKIS når vi ble gjort kjent med Økonors`s regnskapsrapport pr. 30.04.2015, som viser et underskudd på kr. 635.265,-. I brev av 1.juni 2015 gjør Bodø kommune det kjent overfor OKIS at selskapets økonomiske situasjon vurderes som så kritisk, at vi ikke ser at OKIS fremover vil kunne levere de tjenester som Bodø kommune er avhengig av i forhold til sin lærlingeoppfølging. Konklusjon Fra og med 1.juli 2015 står Bodø kommune uten et oppfølgingstilbud for sine lærlinger. Av den grunn startes det umiddelbart en utredningsprosess for å skissere mulige løsninger - som fremmes som sak for Bystyret. Denne utredningen vil se på to mulige løsninger: 1 Bodø kommune håndterer oppfølging av lærlinger selv 2 Bodø kommune kjøper oppfølgingstjenester hos ekstern leverandør I perioden frem til endelig løsning foreligger, vil HR-kontoret ivareta oppfølging av lærlingene. Dette kan skje ved bruk av egne ansatte, eller ved innleie av oppfølgingsressurs. Saksbehandler: Anne Kathrine Sølberg Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Brev fra Bodø kommune pr. 1.6.2015 om utmeldelse av OKIS Brev fra OKIS til medlemsbedriftene av 8.6.2015 om nedleggelse av selskapet Side169

HR-kontoret Konst. styrelder i OKIS, Britt Solheim Dato:... 01.06.2015 Saksbehandler:... Anne Kathrine Sølberg Telefon direkte:... Deres ref.:... Løpenr.:... 39988/2015 Saksnr./vår ref.:... 2014/1933 Arkivkode:...025 Vedrørende driftssituasjonen i OKIS Som den største medlemsbedriften i OKIS gjorde Bodø kommune i brev av 19.mars 2014 daværende styreleder oppmerksom på at vi var svært bekymret for OKIS evne til å kunne levere de tjenester som Bodø kommune er avhengige av i forhold til oppfølging av våre lærlinger og som virksomheten har rettmessige krav på. Dette baserte seg da på de personalmessige utfordringer som eksisterte, i form av interne samarbeidsproblemer og et høyt sykefravær som konsekvens av dette. Bodø kommune ba om at styret og den daglige ledelsen etablerte virkningsfulle tiltak, at etablerte tiltak skulle dokumenteres og at styreleder møtte Bodø kommune i eget møte for å gjennomgå tiltakene. Møtet ble avholdt, og Bodø kommune besluttet på bakgrunn av de skisserte tiltak å fortsatt benytte seg av lærlingetjenestene OKIS kunne levere. Når vi gjennom de fire første månedene av 2015 nå er blitt kjent med Opplæringskontorets vanskelige økonomiske situasjon, har vi ved flere anledninger muntlig gitt uttrykk for at Bodø kommune vil vurdere muligheten for å trekke seg ut av ordningen som sådan dersom situasjonen ikke bringes under kontroll. Dette budskapet forsterkes ytterligere når vi er gjort kjent med Økonors`s regnskapsrapport pr. 30.04.2015, som viser et underskudd på kr. 635.265,-. Bodø kommuner vurderer selskapets økonomiske situasjon som så kritisk, at vi ikke ser at OKIS fremover vil kunne levere de tjenester som Bodø kommune er avhengig av i forhold til sin lærlingeoppfølging. Bodø kommune vil vurdere andre alternativer enn OKIS, herunder å selv ta hånd om oppfølging av lærlingene. Det startes umiddelbart en utredningsprosess for å skissere mulige løsninger, som fremmes som sak for Bystyret. Med hilsen Per Gunnar Pedersen HR-sjef HR-kontoret Postadresse: Telefoner: Elektroniske adresser: Orgnr.: Postboks 319, 8001 BODØ Sentralbord: 75 55 50 00 postmottak@bodo.kommune.no 972 418 013 Besøksadresse: Ekspedisjon: 75 55 50 00 Bankkonto: Rådhuset, Kongens gate 23 Telefax: www.bodo.kommune.no 4500 55 00080 Side170

Side171

Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 03.06.2015 40734/2015 2015/522 X01 Saksnummer Utvalg Møtedato 15/13 Formannskapet 24.06.2015 17. mai 2015 - Rapport./. Vedlagt følger rapport fra 17. mai 2015, til formannskapets orientering. Rolf Kåre Jensen rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Saksbehandler: Torill Kristin Svedhaug Trykte vedlegg: Rapport 17. mai 2015 Side172

Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur 17. mai - Rapport Dato:... 20.05.2015 Saksbehandler:...Torill Kristin Svedhaug Telefon direkte:... 75 55 60 10 Deres ref.:...«ref» Løpenr.:... 36878/2015 Saksnr./vår ref.:...2015/522 Arkivkode:... X01 17. mai komiteen har i år bestått av: Allan Ellingsen (FrP) leder Ali Horori (AP) nestleder Lisbet Herring (AP) Joakim Sennesvik (H) Bente Haukås (KrF) Filip Andre Digre, representant for Bodø ungdomsråd Tomas Lopez, representant for Dialogforum Rolf Åsheim, representant for musikkorpsene Rune Leirvik, oppnevnt av 132 LV ved Bodø Hovedflystasjon Kjetil Kalaas, oppnevnt av Bodø politistasjon Torill Kristin Svedhaug sekretær, fellesadministrasjonen, OK-avdelingen. Det har i perioden vært 4 møter. I tillegg kommer selve nasjonaldagen, og et evalueringsmøte i etterkant. MUSIKK I GATENE Bodø Harmonimusikk deltok i speidertoget. Misvær Musikkforening og Misvær skolekorps spilte i Misvær-området. Bodø Janitsjar marsjerte i Vestbyen og spilte en runde rundt Sentrum sykehjem. SPEIDERSAMLING OG SPEIDERTOG Speiderne samlet seg ved Speiderbarnehagen i Sivert Nielsens gate. Bodø Harmonimusikk spilte i toget. På sin vei gjennom byen la speiderne ned blomster ved kongestatuen før de gikk rundt Sentrum sykehjem og deltok ved bekransningen av de falnes minnestein ved Domkirkens tårnfot. FLAGGAPPELL PÅ RÅDHUSPLASSEN Forsvaret foretok flaggappellen med dedikert paradetropp. Et flott og stilfullt arrangement som mange møtte fram for å se på. Ådne Wolden Ovesen fra Bodø Harmonimusikk spilte flaggsignalet. BEKRANSNING VED DE FALNES MINNESTEIN - DOMKIRKENS TÅRNFOT Dette arrangementet samlet også mange. Forsvaret var ansvarlig for arrangementet som ble utført på en fin måte med paradetropp som ble inspisert. Det var tale av Oberst Arne Cristian Fjeldberg. Bodø Harmonimusikk spilte. Representanter for speidere holdt kransen og hadde flaggparade. Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur Postadresse: Telefoner: Elektroniske adresser: Orgnr.: Postboks 319, 8001 Bodø Sentralbord: 75 55 50 00 postmottak@bodo.kommune.no 972 418 013 Besøksadresse: Ekspedisjon: 75 55 50 00 torill.k.svedhaug@bodo.kommune.no Bankkonto: Kongensgt 23, 8006 Bodø Telefax: 75 55 60 08 www.bodo.kommune.no 4500 55 00080 Side173

BEKRANSNING AV MONUMENT FOR BRITISKE FLYGERE VED NORSK LUFTFARTSSENTER Ved monumentet sto det æresvakter fra militærpolitiet og Forsvaret stilte med dedikert paradetropp. Det var tale ved Oberstløyntnant Henning Homb. Bodø Janitsjar spilte. BEKRANSNING KRIGSSEILERNES MINNESMERKE V/BODØ KRIGSHISTORISK MUSEUM Ved monumentet sto det æresvakter fra militærpolitiet og Forsvaret stilte med dedikert paradetropp. Det var tale ved Kommandørkaptein Svein Kosmo. NRK TV overførte direkte fra denne seremonien. ERLING JARLS MINNEBAUTA Det ble lagt ned blomster ved Erling Jarls minnebauta. MINNEBAUTA 22. JULI Det ble lagt ned blomster ved minnebautaen for 22. juli. TRANSPORT FOR ELDRE Forsvaret stilte med flere minibusser som hentet eldre fra institusjoner og eldreboliger i sentrum. Disse stod parkert i Storgata under skoletoget. Deretter ble de kjørt til eldrefesten i Bodin leir. BARNEHAGETOG Et populært arrangement hvor mange barnehager deltok. Bodø paradekorps spilte. Fremst i toget kjørte Pelle Politibil. På grunn av gravearbeid i byen måtte togruten legges om. Barnehagetoget ankom Solparken like før skoletoget. SKOLETOGET Politimester Geir Ove Heir gikk foran i toget. Komiteens medlemmer fulgte toget langs ruten, og i samarbeid med politiet sørget de for riktig plassering av de forskjellige skolene/korpsene. Ved ankomst til Solparken spilte Bodø Harmonimusikk til nasjonalsangen. Tale for dagen var ved Mailen Jonassen, klasse 10B, Alstad ungdomsskole. Det var sang ved Sweet Like Chili (Rikke og Sofie Braseth). Programmet ble ledet av Allan Ellingsen. Etter skoletoget var det lokale arrangementer ute på skolene. Skolene som ikke deltok i toget i byen, hadde sine egne tog etterfulgt av lokale arrangement. FEST FOR ELDRE I BODIN LEIR Dette tradisjonsrike samarbeidet mellom Forsvaret og Bodø kommune fant i år sted for 56. gang. Soldater serverte og fungerte også som garderobevakter og hjelpere. Politimester Geir Ove Heir og ordfører Ole Henrik Hjartøy var gjester. Ordføreren overrakte blomster til ansvarlige for arrangementet og luftvingsjef, og takket på vegne av Bodø kommune. Arrangementet er svært populært, og samlet ca 150 gjester. Billetter til arrangementet ble distribuert gjennom kommunens servicetorg. HURTIGRUTEN Hurtigruteskipet M/S Richard With ankom Bodø med passasjerer fra mange ulike land og nasjonaliteter. Når den passerte moloen ble den hilst velkommen med salutt fra Nyholmen Skandse. På kaia var det dans ved Bodø folkedanslag. Øystein Felberg ønsket skipet velkommen med en trompetfanfare. 17. mai - Rapport 2 av 4 Side174

Kaptein Ulf Arne Berg holdt tale og la ned krans ved hurtigruteskipet Prinsesse Ragnhilds minnebauta. Øystein Felberg spilte en trompetfanfare et arrangement over Bodøsangen. Han spilte også til nasjonalsangen. Programmet ble ledet av Allan Ellingsen. En fin markering med mye folk til stede. Etterpå spiste noen fra komiteen og representanter fra forsvaret og politiet lunch om bord i hurtigruten. Det var direkteoverføring på NRK TV fra Nyholmen Skandse og ved hurtigrutekaia. KONSERT I STORMEN Et gratis arrangement for byens befolkning hvor Bodø Harmonimusikk og NOSO spilte. Ordfører Ole Henrik Hjartøy og leder av 17. mai-komiteen Allan Ellingsen holdt taler. BORGERTOG Det var stor deltakelse i borgertoget med nærmere 70 lag og foreninger. Forsvaret deltok med en stor tropp. Bodø Amcar-club hadde fått tillatelse til å kjøre med 5 biler foran i toget. Flere eldre var passasjerer i disse bilene. Det var mye folk langs togruten. Sjef for forsvarets operative hovedkvarter Generalløyntnant Morten Haga Lunde holdt dagens tale. Saltvern skolekorps/hunstad skolekorps spilte. Det var sang ved Bodø Håndverkersangforening. Programmet ble ledet av Allan Ellingsen. FLAGGAPPELL PÅ RÅDHUSPLASSEN Forsvaret utførte en stilfull og verdig flaggappell som det siste arrangementet denne dagen. Det var liten oppslutning om denne seremonien. MUSIKK TIL LANDEGO OG KJERRINGØY Helikopter fra 330 skv fløy musikanter fra Bertnes Brass til Landego og Kjerringøy. Helligvær hadde eget korps. LYDPRODUKSJON Lydteamet hadde ansvaret for lyden under arrangementene i Solparken, Domkirkens tårnfot, og ved hurtigruteskipet Prinsesse Ragnhilds minnebauta. PRESENTASJON AV PROGRAMMET 17. mai programmet ble trykket i Avisa Nordland og i Bodø NU. I tillegg var det lagt ut på Bodø kommunes hjemmeside. SAMARBEID MELLOM FORSVARET OG KOMMUNEN Forsvarets medvirkning både i komiteen og i de forskjellige arrangementene, betyr mye for en vellykket gjennomføring av programmet. De tar hånd om flaggappell på Rådhusplassen morgen og kveld, kransenedleggelse ved Domkirkens tårnfot, monument for falne britiske flygere og Krigsseilernes minnesmerke. I tillegg eldrearrangementet i Bodin leir, og transport av eldre fra institusjonene til skoletoget. En stor gruppe soldater deltok i borgertoget. Komiteèn vil takke Forsvarets representant i komiteen for godt samarbeid. Forsvarets innsats har muliggjort et så pass stort og omfattende program fra morgen til kveld, og er med å danne en fin ramme rundt feiringen av nasjonaldagen. 17. mai - Rapport 3 av 4 Side175

SAMARBEIDET MELLOM POLITIET OG KOMMUNEN Dette samarbeidet er også av stor betydning for at det skal bli et vellykket arrangement. Politiet har en viktig rolle når det gjelder koordinering av togene, og sørger for at togene kommer trygt fram i trafikken. De gjør også en stor jobb med å følge opp vedtatt parkeringsforbud langs togrutene. Som tidligere år besluttet politiet å stenge Glasshuset natt til 17. mai. God kontakt mellom komitè og politi under forberedelser og gjennomføringen av selve dagen, er viktig for at avviklingen av et så stort og omfattende arrangement skal bli vellykket. Komiteèn vil takke Bodø politistasjon for godt og positivt samarbeid gjennom politiets representant i komiteèn. BUDSJETT OG REGNSKAP Alle regninger er ikke kommet inn ennå, men med sponsing av betydelige beløp på en del tjenester og mye dugnadsarbeid, er det grunn til å anta at 17.mai komiteen har holdt seg innenfor budsjettet. KONKLUSJON/UTFORDRINGER 17. mai-komiteen ser med bekymring på de utfordringene korpsene har i forhold til rekruttering, og at noen korps derfor har problemer med å spille på 17. mai. Flere korps hadde derfor slått seg sammen. Det ble dermed færre korps totalt sett og dermed også nye utfordringer i forhold til fordeling og prioritering av korps til de ulike oppdragene. Det ble utstedt ID-kort til de som søkte og fikk tillatelse til å selge ballonger. 2 stk med til sammen 6 selgere søkte og fikk innvilget salg. Det var også gitt tillatelse til salg av filipinsk mat på torget. Bodø byteknikk gjorde en god jobb mht. feiing av gater, rydding, beplanting mm til 17. mai. KOMITEEN En stor takk til komiteèn for innsatsen, og for en vellykket gjennomføring av årets nasjonaldag i Bodø. SLUTTORD Komiteen vil takke de forskjellige korps og alle andre frivillige som stilte opp og bidro til at det ble en verdig feiring av nasjonaldagen i Bodø. Vi vil også rette en takk til ordfører Ole Henrik Hjartøy som deltok på flere av arrangementene. Fint vær gjorde også sitt til at feiringen av nasjonaldagen ble vellykket. Allan Ellingsen leder Torill Kristin Svedhaug sekretær 17. mai - Rapport 4 av 4 Side176

Plan og samfunn Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 23.06.2015 47264/2015 2015/3913 Saksnummer Utvalg Møtedato 15/14 Formannskapet 24.06.2015 Høringssvar - DIFI rapport 2015:4 Gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet Sammendrag Bodø kommune har sendt vedlagte høringssvar til «DIFI rapport 2015:4 Gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet» administrativt grunnet tidsfrister. Saksopplysninger DIFI har gjennomført en gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet. Deres anbefalinger er oppsummert i rapporten «DIFI rapport 2015:4 Gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet.» Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) har sendt rapporten ut på høring med frist 22.juni. Kommunene er ikke høringspart i denne saken, men Bodø kommune har allikevel valgt å sende en administrativ uttalelse. Vurderinger I forslagene som DIFI kommer med er det en fare for at regionkontoret til Forbrukerrådet i Bodø legges ned. Administrasjonen er av den oppfatning av at dette ikke er til fordel for forbrukerne i Nordland og har derfor valgt å uttale seg i saken selv om kommunen ikke er formell høringsinstans. Konklusjon Vedlagte høringsuttalelse er sendt administrativt til BLD innen høringsfrist mandag 22.juni. Saksbehandler: Asgeir Jordbru Rolf Kåre Jensen Rådmann Grete Kristoffersen Utviklingsdirektør Side177

Trykte vedlegg: Bodø kommunes høringssvar DIFI rapport 2015:4 Gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet Utrykte vedlegg: Ingen <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side178

Plan og samfunn Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Akersgata 59 0180 OSLO Dato:... 22.06.2015 Saksbehandler:...Asgeir Jordbru Telefon direkte:...75555100 Deres ref.:... Løpenr.:... 46836/2015 Saksnr./vår ref.:... 2015/3913 Arkivkode:... Høringssvar - DIFI rapport 2015:4 Gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet Bodø kommune viser til Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementets (BLD) høringsbrev datert 19.5.2015 angående Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) sin rapport om gjennomgang av forbrukerapparatet. Kommunene er ikke offisielle høringsparter i denne saken. Bodø kommune er av den oppfatning av at forbrukerspørsmål, forbrukermedvirkning og forbrukerpåvirkninger en så viktig rettighet for innbyggerne at kommunene burde vært høringspart i dette tilfellet. Bodø kommune velger derfor å sende en administrativ uttalelse til BLD i denne saken. DIFI har etter Bodø kommunes syn gjort en grundig gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet. Bodø kommune mener likevel at det er et par punkter som det er tatt for lett på og som vi ønsker å gi tilbakemeldinger på. Rolleavklaringer Rapporten peker på at både forbrukerne, næringslivet og også offentlige etater har problemer med å skille mellom forbrukerrådet og forbrukerombudet sine oppgaver. Etatene selv opplever også dette gjennom at mange tar kontakt med feil etat, men at dette i det daglige løses med gode rutiner for videresendelse av henvendelser. Det er etter Bodø kommunes mening fornuftig å se på rolleavklaringene mellom disse to funksjonene og en mulighet er en endring av ombudet til tilsyn for klarere rollefordeling. I det ene forslaget til organisering av alle funksjonene inn i ett direktorat kan etter Bodø kommunes mening være med på å videreføre denne uklarheten mellom råd og ombud. Det bør derfor være et skarpt skille mellom rådgivning og tilsynsmyndighet, noe som vil styrke ombudets rolle. Plan og samfunn Postadresse: Telefoner: Elektroniske adresser: Orgnr.: Postboks 319, 8001 BODØ Sentralbord: 75 55 50 00 postmottak@bodo.kommune.no 972 418 013 Besøksadresse: Ekspedisjon: 75 55 50 00 Bankkonto: Telefax: www.bodo.kommune.no 4500 55 00080 Side179

Forbrukerens rolle Forbrukeren er som oftest den svake part i en forbrukersak. Det er derfor viktig at forbrukerrådet ikke får for stor avstand til forbrukeren. Videre er det viktig at forbrukerrådet fremstår som uavhengig. Innlemmelse i et direktorat direkte underlagt et departement vil sannsynligvis svekke forbrukerrådets uavhengighet og dermed på sikt kunne svekke forbrukerens rettigheter. Bodø kommune mener derfor at det er i forbrukerens fordel at forbrukerrådet er uavhengig og at det opprettholdes en viss mengde regionkontorer. Regionkontorene kan spesialiseres mer enn de er i dag av modell etter fiskeridirektoratet som i sin nye struktur får 5 regionkontor. Regionkontorer For å sikre legitimiteten til forbrukerrådet hos forbrukerne så bør det opprettholdes en regionstruktur som gir en viss nærhet mellom forbruker og forbrukerrådet. Det finnes gode argumenter i rapporten for å redusere fra dagens 10 kontorer, men rapporten svarer ikke godt nok på hvor stor en eventuell reduksjon bør være. Kjennskap til det regionale næringslivet er viktig for god saksbehandling. Blir denne avstanden for stor vil dette kunne ha uheldige konsekvenser for utfallet for enkeltsaker. Nærhet er et viktig prinsipp i sivilprosessen, for eksempel så må en sak anlegges i forliksrådet i saksøkte forbrukers bostedskommune. Også i andre meklingssaker vektlegges nærhet; rettsmekling foregår lokalt, det mekles i forliksråd i hver kommune eller i et av landets 22 konfliktråd. Nærhet til lokale medier er også viktige for å få løftet lokale saker. Grensene mellom regionkontorene til ulike statlige etater i Nord-Norge har historisk sett vært ulike fra etat til etat. De senere år har det vært gjennomført flere reformer der grensene har blitt endret og i bedre samsvar med hverandre. Nylige reformer i Fiskeridirektoratet og Politiet har forholdt seg til fylkesgrensene slik at Nordland består som en region/distrikt. Andre etater som Skatteetaten og Statens vegvesen har hele Nord-Norge som felles region med henholdsvis Tromsø og Bodø som regionkontor. Felles for de to siste er at de har distriktskontorer andre steder i regionen. Grunnet avstander i Nord-Norge er det etter Bodø kommunes mening fornuftig å ha to regioner i Nord med Nordland som ett og Troms/Finnmark som ett. Disse to regionene blir omtrent like store i folketall og er avstandsmessig like. Interne kommunikasjoner i nord er lagt opp rundt Bodø og Tromsø som nav, slik at det i Nordland er enkelt å reise tur/retur Bodø på samme dag, mens det er langt mer utfordrende å reise mellom Nordland og Tromsø. Dette er en av grunnene til at Fiskeridirektoratet og Politiet har blitt organisert slik de har blitt nylig. I rapporten skisseres det at et alternativ kan være å konsentrere virksomheten til de største byene hvor kommunikasjonen er god. Nærheten til utdanningsinstitusjoner må også være håndterbart.. Bodø kommune mener at det er viktig at statlige arbeidsplasser legges til byområder hvor Staten har gjennomført eller er i ferd med å gjennomføre store samferdselsinvesteringer. Høringssvar - DIFI rapport 2015:4 Gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet 2 av 3 Side180

Oppsummering Bodø kommune mener det er viktig at det gjøres en gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet, men at dette må skje med forbrukeren i tyngre fokus enn det DIFI har gjort i sin rapport. Forbrukerrådets uavhengighet og nærhet til forbruker er viktig for å ivareta forbrukeren på en best mulig måte. Det er derfor viktig å opprettholde en regionkontorstruktur. Grunnet geografiske avstander og hvordan andre statlige etater velger å organisere seg på, mener Bodø kommune det er til det beste for forbrukerne i Nord-Norge at det fortsatt er to regionkontorer i det store Nord-Norge. Bodø kommune vil derfor foreslå at det opprettholdes to regionkontor i de to største befolknings, kunnskaps- og samferdselsnavene i Tromsø og Bodø. Dokumentet er godkjent elektronisk og mangler derfor underskrift. Med hilsen Rolf Kåre Jensen Rådmann Grete Kristoffersen Utviklingsdirektør Høringssvar - DIFI rapport 2015:4 Gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet 3 av 3 Side181

Gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet Difi rapport 2015:4 ISSN 1890-6583 Side182

Forord På oppdrag fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) har Difi foretatt en gjennomgang av det statlige forbrukerapparatet. Vi vil takke alle som har bidratt med synspunkter, innspill og tid i perioden september 2014 til mai 2015. Vi vil rette en særlig takk til referansegruppen bestående av: Gry Nergård, forbrukerombud Randi Flesland, direktør i Forbrukerrådet Sigrun Vågeng, direktør i SIFO Åse Ulvin, leder av FTU-sekretariatet Eivind Gram Johannesen, avdelingsdirektør BLD Aslaug Skrede Gauslaa, seniorrådgiver BLD Terje Solberg, førstekonsulent, BLD Annemor Kalleberg, pensjonert seniorrådgiver i Difi I tillegg til møtene har referansegruppens medlemmer også vært intervjuet separat. Forbrukerrådet og Forbrukerombudet har brukt tid og ressurser på å imøtekomme prosjektets behov for utdypende informasjon og kvalitetssikring. Vi har hatt flere møter med ledergruppene i virksomhetene og også fått innsyn i egenevalueringsprosessene som begge har gjennomført. Dette har vært svært viktig for arbeidet med rapporten. Alle vurderinger og anbefalinger i rapporten står for Difis regning. Seksjonssjef Asgeir Fløtre har vært prosjektansvarlig i Difi. Oppdraget er utført av Helle Sekkesæter, Trond Kråkenes og Oddbjørg Bakli (prosjektleder). Annemor Kalleberg har gitt prosjektgruppen viktig bistand i form av skriftlige og muntlige faglige innspill. Hun har også sammen med avdelingsdirektør Eivor Bremer Nebben stått for den interne kvalitetssikringen. Oslo 7. mai 2015 Ingelin Killengren direktør Side183