Lærlingeordning - Bodø kommune

Transkript

1 HR-kontoret Referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /2322 Saksnummer Utvalg Møtedato Organisasjonsutvalget Bystyret Lærlingeordning - Bodø kommune 1. Vedtak, uttalelser og politisk føring: Bystyret har vedtatt at Bodø kommune skal øke sin andel lærlinger betydelig. Det er målsetning at i løpet av en fireårsperiode skal antall lærlinger øke til 100. Det er i langsiktig økonomiplan bevilget 6 millioner til dette, fordelt med 1 million i 2016 og 2017, samt 2 millioner i 2018 og I budsjettvedtak er følgende presisert i verbal 3: Bodø kommune har et ansvar for å bidra at ungdommer får fullført utdannelsen sin med fagbrev. Antall lærlinger skal økes og bystyret ber rådmannen sikre at 10 nye lærlinger blir tatt inn i Det bør tas inn lærlinger fra de fleste fagområder. 2. Historisk tilbakeblikk Bodø kommune har i de siste årene hatt ulike løsninger for lærlingeoppfølging. I 2012 ble Opplæringskontoret i Salten (OKiS) etablert og Bodø kommune var den største medlemsbedriften. Opplæringskontoret i Salten bestod av Bodø kommune, Nordlandssykehuset, medlemmene i Bodø flerfaglige opplæringskontor samt medlemmene i Opplæringskontoret for bygg- og samferdselsfag. I brev av 19.mars 2014 gjorde Bodø kommune oppmerksom på at kommunen var svært bekymret for OKIS evne til å kunne levere de tjenester som kommunen hadde rettmessige krav på. Dette baserte seg da på kontorets personalmessige utfordringer, i form av interne samarbeidsproblemer og et høyt sykefravær som konsekvens av dette. OKIS gjennomførte da en intern kartlegging som resulterte i ansettelse av ny daglig leder. I løpet av de fire første månedene av 2015 kom det i tillegg frem at det var store økonomiske utfordringer i driften. På bakgrunn av dette valgte Bodø kommune å sende et nytt brev der man uttalte et ønske om å trekke seg ut av samarbeidet.

2 Dette resulterte i at styret i OKiS valgte å legge ned driften 30. juni Alle lærlinger ble da overført til bedriftene de jobbet i eller til andre opplæringskontor. HRkontoret i Bodø kommune overtok dermed ansvaret for 25 personer som hadde opplevd mangelfull oppfølging i sin tid som lærlinger. I tillegg ble det rekruttert inn 19 lærlinger i august For å håndtere dette ble Lærlingetjenesten etablert ved HRkontoret. 3. Antall lærlinger - siste 7 år Diagrammet nedenfor viser hvor mange lærlinger som er tatt inn hvert år og hvor mange som har gått ut, enten med fagbrev eller sluttet av andre årsaker. Et normalt lærlingeløp varer i to år, derfor vil de lærlingene som eksempelvis ble tatt inn i 2008 avslutte sitt lærlingeforhold i 2010 ved normal progresjon. Det vi ser av tabellen er at det siden 2008 har vært en fallende tendens med tanke på inntaket av lærlinger. Dette som en konsekvens av kommunens totale økonomiske situasjon. I 2012 ble det rekruttert inn flere lærlinger enn man hadde budsjettmidler for, derfor var inntaket i 2013 særlig lavt. Som diagrammet også viser er antallet som gjennomfører med fagbrev synkende. Dette kommer som en konsekvens av manglende kvalitet på oppfølgingen gitt gjennom OKiS. Denne manglende oppfølgingen vil også gi konsekvenser i 2016 i form av at lærlinger som avslutter sitt lærlingeforhold i 2016 har opplevd mangelfull oppfølging. 4. Om Lærlingetjenesten, Bodø kommune De fleste lærlinger i landet er tilknyttet i et Opplæringskontor eller lignende. Vår Lærlingetjeneste opererer som et intern opplæringskontor. NIFU publiserte i 2015 en rapport på oppdrag fra Utdanningsdirektoratet hvor de undersøkte Opplæringskontorene. I denne undersøkelsen spurte de blant annet om

3 hvor stor andel av lærlingtilskuddet kontorene beholdt selv. I gjennomsnitt svarte kontorene at de beholdt 51% av tilskuddet. Mens de kommunale og tverrfaglige kontorene i gjennomsnitt beholder henholdsvis 45 og 44 prosent av lærlingtilskuddet, beholder bransjekontorene og de ettfaglige kontorene henholdsvis 52 og 58 prosent av lærlingtilskuddet. Rapporten sier altså at de kommunale kontorene beholder noe mindre av tilskuddet sammenlignet med bransje- og ettfaglige kontorer. Når Bodø kommune var medlem i OKiS, beholdt OKiS ca kroner av tilskuddet pr lærling pr måned. I denne perioden var tilskuddet fra Nordland fylkeskommune noe i underkant av kroner 5 000,-, dvs. ca. 40% av tilskuddet gikk til administrasjonskostnader. Bodø kommune vil i 2016 gjennomsnittlig motta kroner 5 481,- pr lærling pr måned i lærlingtilskudd fra Nordland fylkeskommune. Dersom Lærlingetjenesten driftes slik gjennomsnittlige kommunale opplæringskontor, betyr dette en årlig administrasjonskostnad pr lærling på ca. kroner ,- En lærling «koster» ca. kr i lønn etter fratrekk for tilskudd fra Nordland fylkeskommune. I tillegg har lærlingen en administrasjonskostnad på ca. kr ,- årlig. Totalt sett altså en årlig «kostnad» pr lærling på ca. kr ,- for Bodø kommune. Det betyr at en årlig ekstrabevilgning på kr , som innvilget for 2016, vil kunne gi 7 nye lærlingestillinger. 4.1.Status I dag er det 40 lærlinger ansatt i kommunen fordelt med 21 innenfor helsearbeiderfaget, 14 innenfor barne- og ungdomsarbeiderfaget, 2 i anleggsgartnerfaget, 2 i institusjonskokkfaget og en i aktivitørfaget. Bodø kommune har sitt hovedinntak av lærlinger på høsten. Inntaksnivået har de siste årene vært på ca. 25 lærlinger årlig, og med en ekstrabevilgning vil det være rom for et totalt inntak på ca lærlinger i Den økte ekstrabevilgningen foreslås benyttet på fag som vi i dag ikke har lærlinger i. For eksempel kontorfag, byggdriftsfag eller andre aktuelle fag (helsesekretær, mediegrafiker, idrettsanleggsfaget). Bodø kommune vil da ved årsskiftet 2016/17 ha ca. 50 lærlinger i driften. Målsetningen i den første perioden er at Lærlingetjenesten skal være synlig ute i virksomhetene, at faglige ledere og instruktører skal oppleve at de får hjelp og støtte fra HR-kontoret til det arbeidet de selv skal gjøre. Lærlingetjenesten ved HR-kontoret skal etablere et system for oppfølgingen som gjør lederne i stand til å konsentrere sitt arbeid på den faglige utviklingen til lærlingene. I tillegg skal vi etablere ressursgrupper i de store fagene som jobber med utarbeidelse av læreplaner og prosedyrer for opplæringen i kommunen. Målet er å øke andelen som fullfører og får fagbrev ved avslutningen.

4 Det anslås at det trengs en administrasjonsressurs på ca. 1,5-2 stillinger for å gjennomføre oppfølgingen av lærlingene slik den er foreslått i lærlingemandatet. I mandatet er det foreslått at lærlingene skal følges opp med fysiske møter minimum annenhver måned. Dersom man regner at hver lærlingerådgiver skal følge opp ca. 40 lærlinger betyr dette at man må besøke 5 lærlinger i uken. En rådgiver vil normalt klare oppfølgingen av lærlinger i sin portefølje. Erfaring viser at tett oppfølging gjennom lærlingperioden medfører til betydelig større andel lærlinger som fullfører med fagbrev. 5. Økonomisk forvaltningsansvar Økonomisk forvaltning av lærlingeordningen foreslås flyttet over til HR-kontoret. I dag ligger utgifter og inntekter i forbindelse med lærlingene organisert i virksomhetsområdene. En flytting over i HR-kontoret vil kunne optimalisere utnyttingen av disse ressursene, og redusere bruken av midler til administrasjon i andre deler av organisasjonen. Virksomhetsområdene bestiller det antall lærlinger de ønsker å ansette og til hvilke avdelinger. Ut fra dette er det opp til Lærlingetjenesten, i samarbeid med et tilsettings/fordelings-team bestående av representanter fra aktuelle virksomheter og tillitsvalgte, å fordele de lærlingene som er rekruttert inn. Dette fordrer at midler avsatt til lærlinger heretter føres mot eget ansvarsområde (Lærlingetjenesten) på HRkontorets budsjett. En organisatorisk tilknytning til HR-kontoret, vil gi bedre helhetsblikk og strategisk bruk av lærlingeordningen i et langsiktig rekrutteringsperspektiv. I tillegg vil Lærlingetjenesten kunne benytte seg av kommunens administrative fasiliteter (kontor/møterom/materiell) og slik holde de administrative kostnadene noe nede. Som nevnt vil hver lærlingerådgiver kunne følge opp mellom 30 og 40 lærlinger. Dette betyr at behovet for ansatte øker i takt med økt inntak av lærlinger. Dersom man har over 60 lærlinger bør det være 2 fulltidsansatte rådgivere, og dersom det er over 90 lærlinger bør det være 3 fulltidsansatte. 6. Fremtidig betydning Med foreslått ekstrabevilgning på til sammen 6 millioner( ). Gir dette en mulighet for en økning på totalt ca. 15 lærlinger fra dagens nivå, til totalt nye lærlinger. Dette oppfyller ikke bystyrets ambisjon om 100 lærlinger ved utgangen av For å oppnå målsetningene om 100 lærlinger må man gjøre supplerende økonomiske grep. Som nevnt foreslås det at man budsjettmessig legger hele lærlingeordningen inn i HR-kontoret, organisert som Lærlingetjenesten. Virksomhetsområdene overfører midler til HR-kontoret og som «betaling» mottar de lærlinger i sin drift. Dette ser man i budsjettet som overføringer i inntektsbildet.

5 Det er ikke gunstig å se på lærlinger som kostnader i drift, men vi bør heller ikke håndtere lærlingene som «billig» arbeidskraft. Fra Utdanningsdirektoratet heter det at en lærling har en verdiskapningsandel i løpet av sitt læreforhold på 50%. Det vil i praksis si at vi kan telle alle lærlinger som et halvt årsverk. Med dette utgangspunktet er det grunnlag for at virksomhetsområdene overfører større beløp over til HRkontoret og redusere sin «egen» bemanning deretter. Som vedlagte prognose viser foreslås det å øke det årlige lærling inntaket jevnt de nærmeste årene slik at man ender opp med et årlig inntak på 50 lærlinger. I prognosene har vi overført de midler som i dag er budsjettert i de ulike virksomhetene. I tillegg har vi lagt inn de allerede vedtatte ekstrabevilgninger. Det er ikke overført andre midler fra virksomhetene som en kompensasjon for at de etter hvert vil motta flere lærlinger. Prognosen viser at det pr nå er avsatt for lite ressurser til dette arbeidet. Dersom man ønsker å nå målet 100 lærlinger i driften, viser den vedlagte prognosen at man totalt i perioden må bevilge ca. 10 millioner (1+3,5+5,5) ekstra i tillegg til de 6 millionene som allerede er vedtatt. Saken forelegges organisasjonsutvalget og bystyret til orientering. Saksbehandler: Frode Vikhals Fagermo Rolf Kåre Jensen Rådmann Stephan A. Skjelvan Konst. HR-sjef Trykte vedlegg: 1 Økonomisk Prognose Mandat lærlingetjenesten Utrykte vedlegg: Ingen