Fremtidig digital plattform for frivillighet i Kongsvinger kommune

Transkript

1 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Komite for Samfunnsutvikling /19 Formannskap /19 Kommunestyret /19 Saksbeh.: Stig Fonås Arkiv: 19/455 Arkivsaknr.: K2-F07 Fremtidig digital plattform for frivillighet i Kongsvinger kommune Vedlegg: KORTFATTET BESKRIVELSE AV AKTUELLE LEVERANDØRER AV DIGITAL PLATTFORM.pdf Rådmannens INNSTILLING Midler til tiltaket digital plattform for frivillighet vurderes i forbindelse med budsjett og økonomiplan for Komite for Samfunnsutvikling Nytt forslag fra Ole Martin Knashaug: Forslaget fra Ole Martin Knashaug (AP) ble vedtatt med 8 (AP 3, FRP 2, SV 1, SP 1, UAVH 1) stemmer mot 1 (H)stemme for rådmannens forslag. Komite for Samfunnsutvikling- 028/19 Vedtak:

2 Formannskap Innstillingen fra komité for samfunnsutvikling ble vedtatt med 6 (AP 4, SP 1, FRP 1) mot 3 (H 1, UAVH 1, V 1) stemmer. Formannskap- 077/19 Vedtak: Kommunestyret Nytt forslag fra Eva Kristin Snare: Vi ønsker å opprettholde rådmannens forslag. Fomannskapets innstilling ble satt opp mot forslaget fra Eva Snare, H. Formannskapets innstilling ble vedtatt med 19 (AP 14, SP 2, PP 2, SV 1) mot 13 (H 6, FRP 3, V 1, KRF 1, UAVH 2) stemmer. Kommunestyret- 085/19 Vedtak: Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 026/19: Kongsvinger kommune skal satse på en digital plattform for frivillighet. Rådmannen nedsetter en arbeidsgruppe for utarbeidelse av kravspesifikasjoner for etablering av en digital plattform for frivillighet. Arbeidsgruppen skal også undersøke EU-prosjektet om frivillighet i helse- og omsorgstjenestene der seks land samarbeider inkludert Norge og hvor Vennesla kommune og Universitet i Agder var med i prosjektet. Arbeidsgruppen skal undersøke prosjekterfaringer med tanke på etablering av en digital plattform for frivillighet for Kongsvinger kommune som kan dekke flest mulig av kommunens tjenesteområder. Arbeidet ferdigstilles innen , slik at de økonomiske konsekvenser kan vurderes lagt inn i budsjettrevideringen i juni. I arbeidsgruppen bør frivilligheten/brukergrupper bli invitert med til å delta. Rådmannen bes vurdere oppstart av et pilotprosjekt høsten Den digitale plattformen bør på sikt dekke flere behov innenfor frivillighet, som for eksempel (lista er ikke uttømmende). Gjøre det enklere for at flere kan bo hjemme lengre ved at det kan «bestille» kvalitetssikret frivillighet til ulik bistand for enkle arbeidsopprdrag, samtaler, lesestunder Gjøre at SFO/skoler/barnehager kan knytte kontakt med frivilligheten, til samarbeid med lag og foreninger og deres aktiviteter, foredrag, leksehjelp

3 Styrke møteplasser og arbeid i lag og foreninger ved at det gjøres enklere å utforske, bestille innslag og opplevelser av ulik karakter Utvikle samarbeidet og tilbudet med frivilligheten, BUA og kommunens institusjoner hvor en har en tilbyder bestiller funksjon. Rådmannen bes vurdere en trinnvis utrulling av den digitale plattformen. Det ble etablert en arbeidsgruppe bestående av representanter fra utviklingsenheten, helse og omsorg, skole, for å se på hvilke krav Kongsvinger kommune skulle stille til mulige leverandører. Det ble satt opp følgende krav: Aktivitetstilbud i hovedsak rettet mot beboere på institusjoner Utvikling av tilbud som gjør det enklere for at flere kan bo hjemme lengre ved at det å «bestille» kvaltitetssikret frivillighet til bistand for enkle arbeidsoppdrag, samtaler, lesestunder ol. Utvikling av tilbud som gjør at SFO/skoler/barnehager kan knytte kontakt med frivilligheten, til samarbeid med lag og foreninger og deres aktiveter, foredrag, leksehjelp Utvikle et system som styrker møteplasser og arbeid i lag og foreninger ved at det gjøres enklere å utforske, bestille innslag og opplevelser av ulik karakter Utvikle samarbeidet og tilbudet med frivilligheten, BUA og kommunens institusjoner hvor en har en tilbyder bestiller funksjon. For gruppen var det viktig at en kan få fram ulik statistikk og rapporter rundt frivilligheten i forhold til disse kravene til program: Hva som legges ned i timer i frivillighet Kan statistikken over timer i frivillighet splittes på enkelt individ Kan statistikken vise kjønnsfordeling på de som yter frivillighet Kan statistikken vise kjønnsfordeling på de som mottar frivillighet Kan statistikken brytes ned på innenfor hvilke områder frivilligheten legges ned på (sfo/helse/lag og foreninger/praktis arbeid7sosial osv) Er det mulighet å utarbeide tilbakemeldingsrapport fra bruker/leverandør som en enkel løsning Det ble også stilt spørsmål rund GDPR, om systemet er basert på standardsystem. Det ble også bedt om flytskjema/prosesskjemaer over dataflyt og informasjon om hvordan data behandles. Det ble videre bedt om en økonomisk oversikt i rundsum i forhold til etableringer, lisenser og forventet innsats fra Kongsvinger ved etablering og oppfølging. De tre aktuelle firmaene, Nyby, Every og Vilmer, fikk hver to timer til en egenpresentasjon for hele gruppen, hvor det var anledning til å stille spørsmål. Alle tre firmaene har sendt en tilbakemelding på de spørsmål som gruppen har stilt. Tilbakemeldingene fra de tre firmaene viser at alle vil kunne være aktuelle tilbydere av tjenester innenfor de områder som gruppen har skissert. Løsningene er noe ulike, det som synes å være felles er at de har hatt fokus på tilbud rettet mot institusjoner, og Every også i mot Frivilligsentraler. Alle firmaene ønsker en utvikling sammen med Kongsvinger kommune innen de områder som

4 er skissert, slik at en vil kunne ha en trinnvis utrulling av tilbudene. Muligheten for en rask oppstart er mulig ut fra at alle har en modul innen tilbud til institusjoner. Økonomisk er det en noe ulik oppbygging mellom firmaene fra FoU samarbeid til modulpriset tilbud og hvor alle har månedlig lisenser. Arbeidsinnsatsen som kreves av Kongsvinger kommune er løst skissert hos alle, men en må forvente fra 2 månedsverk opp mot 6 månedsverk pr. modul. Innsatsen fra Kongsvinger kommune vil gi utslag i modulprisens størrelse. En oppstart høsten 2019 med en modul for institusjoner vil ha en økonomisk ramme anslått til kr inklusiv arbeidsinnsats fra Kongsvinger kommune. Det vil da være en instensiv innsats fra Kongsvinger kommune slik at en har en god virksomhet fra De økonomiske utgiftene for Kongsvinger kommune for drift og vedlikehold av en modul kun for institusjoner vil ha en årlig kostnadsramme rundt kr når en inkluderer arbeidsinnsatsen fra ansatte i Kongsvinger kommune. Økonomisk kan en anslå at en etablering av en fullskala løsning som skissert overfor, 5 moduler med rapporteringsmoduler, vil ha en kostnad mellom 1 og 1,5 mill kr. inkl arbeidsinnsats fra Kongsvinger kommune. Det er lagt inn en romslig arbeidsinnsats fra Kongsvinger kommune. Utrullingen vil skje over en tidsramme som Kongsvinger kommune setter. Den årlige kostnad etter en full utrulliing vil ligge mellom 0,8 og 1,2 mill kr som dekker lisenser og arbeidsinnsats fra Kongsvinger kommune, her vil antall månedsverk fra Kongsvinger kommune kunne ha innvirkning på totalsummen. Vurdering: Rådmannen ser at en kan ha gode virkninger av å etablere en digital plattform for frivillighet. De kommuner som har startet kan gi gode tilbakemeldinger på økt aktivitet og trivsel for beboere på institusjonene. Det synes samtidig som en har fått en økt og variert aktivitet. Selv om en etablerer et digitalt verktøy viser det seg at kommunen må bruke ressurser på etablering, oppfølging og samarbeid om videreutvikling av tilbudene. Dette betyr at kommunen må være forberedt på omprioritering av arbeidsoppgaver for enkelte medarbeidere. Kongsvinger kommune har fokus på at flere skal kunne bo hjemme lengre, minske fravær i skolen og bedre resultatene, øke trivsel på institusjoner, og redusere utenforskap. Her kan et opplegg med digital frivillighet være et verktøy. Det er viktig at en ved en eventuell innføring har etablert et system med gode rapporter som kan vise den samfunnsøkonomiske verdien. Digital frivillighet vil ikke føre til færre ansatte, men kan være med på å redusere flere nye ansatte til å løse de utfordringer som kommunen står overfor. Rådmannen ser det som viktig at en har med seg de økonomiske konsekvensene i vurdering av etablering og utrulling av en digital plattform for frivillighet. Med bakgrunn i kommunens økonomiske situasjon kan ikke rådmannen anbefale en igangsetting av dette tiltaket i Hvis kommunestyret ønsker å iverksette tiltaket høsten 2019 kan følgende ordlyd i vedtaket anbefales:

5 kommune, der det legges opp til en gradvis utrulling ut fra tilbud og erfaring med oppstart oktober Den økonomiske rammen for oppstart settes til kr inkl. arbeidsinnsats fra Kongsvinger kommune. Beløpet dekkes av redusert avsetning til disposisjonsfond. Konklusjon og oppsummering: Rådmannen anbefaler å avvente en eventuell igangsettelse av tiltaket, og i stedet vurdere tiltaket på nytt i forbindelse med budsjettarbeidet for Det fremgår av flere saker rådmannen har fremmet i senere tid at Kongsvinger kommune står overfor store økonomiske utfordringer fremover. Rådmannen vurderer at det kan bli behov for å foreta vesentlige reduksjoner i kommunens drift i forbindelse med budsjettarbeidet for I den situasjonen anbefaler ikke rådmannen å igangsette tiltak som er arbeidskrevende å innføre og som kort tid etter innføring kan risikere å bli nedprioritert.