Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten

Oslo kommune Rapport 15/2009 Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten 2 0 0 9 - integritet og verdiskaping

Rapport 15/2009 Tidligere publikasjoner fra i Oslo 1/2008 Bydelenes tilsyn, oppfølging og kontroll ved fosterhjemsplasseringer. Oppfølging av rapportene 23/2004 og 29/2004 om barn i fosterhjem 2/2008 Internkontroll i og rundt Socio 3/2008 Anskaffelser i Kollektivtransportproduksjon AS 4/2008 Forvaltning av utplassert kunst 5/2008 Økonomisk styring og oppfølging av investeringsprosjekter i Omsorgsbygg Oslo KF 6/2008 Behandling av drosjeløyvesaker 7/2008 Kjøp av hjemmehjelpstjenester fra private leverandører - anskaffelse, kontroll og tilrettelegging 8/2008 Offentlige anskaffelser i Energigjenvinningsetaten 9/2008 Kvalitet i sykehjem - Nordseterhjemmet 10/2008 Intern kontroll i og rundt TiPS 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 12/2008 Resultater, undervisning og ledelse ved Haugenstua skole 13/2008 Økonomisk sosialhjelp: planer, klientarbeid og utvalgte resultatindikatorer 14/2008 Offentlige anskaffelser i Vann- og avløpsetaten 15/2008 Lønn: Godtgjørelser og naturalytelser 16/2008 Bydelenes forvaltning av midler fra Groruddalssatsingen 17/2008 Ansvarsdelingen mellom Utdanningsetaten og Undervisningsbygg Oslo KF 18/2008 Intern kontroll i og rundt leverandørregisteret 1/2009 Behandling av skjenkebevillinger og kontroll av skjenkesteder 2/2009 Nytt billettsystem - kontroll og oppfølging 3/2009 Barnehageopptakene i 2008: Er søknadsbehandling og opptakene gjennomført som forutsatt? 4/2009 Anskaffelser i idrettsprosjekter 5/2009 Kontroll av anskaffelser i 13 virksomheter 6/2009 Oppsummering av rapporter og undersøkelser om IKT-organiseringen i Oslo kommune 7/2009 Klager på behandlingen av plan- og byggesaker i Oslo kommune 8/2009 Økonomistyring i Bydel Nordstrand - oppfølging av rapport 15/2005 9/2009 Avgangskarakterer i grunnskolen - Likebehandles elevene i grunnskolen? 10/2009 Leveranser fra PEAB Norge AS til Omsorgsbygg Oslo KF 11/2009 Undersøkelse av påstander om mulige kritikkverdige forhold i Sporveisbussene AS 12/2009 Klager på behandlingen av plan- og byggesaker i Oslo kommune 13/2009 Intern kontroll i og rundt IT-systemer - Samlerapport 2008 14/2009 Utviklings- og kompetanseetaten - anskaffelser av IKT-tjenester for Oslo kommune For nærmere informasjon om og våre rapporter, se www.krv.oslo.kommune.no 2

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten Forord Denne rapporten er et resultat av et forvaltningsrevisjonsprosjekt om forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember 2003. Formålet med forvaltningsrevisjon er med virkning fra 01.07.2004 nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4, som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommune - styrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjonsprosjektet er vedtatt gjennomført av kontrollutvalget i møte 23.01.2008, sak 8. Prosjektet tilhører området brukertilpassede tjenester og myndighetsutøvelse i overordnet plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av bystyret 18.06.2008, sak 259. Prosjektet er gjennomført med Cecilie Karlsen som prosjektleder og Stig Eliassen som prosjektmedarbeider. Seniorforsker og professor Bjørg Aase Sørensen ved Arbeidsforskningsinstituttet har vært engasjert som ekstern konsulent i prosjektgjennomføringen. Vi vil takke alle berørte i Sykehjemsetaten for nødvendig bistand i løpet av prosjektet. 10.06.2009 3

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten Innhold Hovedbudskap...7 Sammendrag...7 1. Innledning...11 1.1 Bakgrunn...11 1.2 Formål...11 1.3 Problemstillinger...11 1.4 Avgrensning...12 1.5 Revisjonskriterier...12 1.6 Metode og gjennomføring...12 1.7 Rapportstruktur...12 2. Sykehjemsetatens målsettinger og rapporterte resultater...13 3. Sykehjemsetatens virkemidler...16 3.1 Overordnet revisjonskriterium...16 3.2 Fakta...16 3.2.1 Ledelse, organisering og styring...16 3.2.2 Målsetting og rapportering...16 3.2.3 Vernetjeneste...16 3.2.4 Rutiner og intern kontroll...17 3.2.5 HMS-informasjon og kompetanse...17 3.2.6 Bedriftshelsetjeneste...18 3.2.7 Ekstern oppfølging...18 3.2.8 Særskilte tiltak for å forebygge og redusere sykefravær...18 3.3 s vurdering...19 4. Forbedringsområder...20 4.1 Bruk av relevant styringsinformasjon i overordnede risikovurderinger...20 4.1.1 Revisjonskriterium...20 4.1.2 Fakta...20 4.1.3 s vurdering...21 4.2 Medarbeiderundersøkelser...21 4.2.1 Revisjonskriterium...21 4.2.2 Fakta...21 4.2.3 s vurdering...22 4.3 Gjennomføring av årlige medarbeidersamtaler...22 4.3.1 Revisjonskriterium...22 4.3.2 Fakta...22 4.3.3 s vurdering...23 4.4 Tiltak for å øke gjennomsnittlig pensjonsalder...23 4.4.1 Revisjonskriterier...23 4.4.2 Fakta...23 4.4.3 s vurdering...24 4.5 Arbeidsmiljøutvalg...24 4.5.1 Revisjonskriterium...24 4.5.2 Fakta...24 4.5.3 s vurdering...24 5

Rapport 15/2009 5. Observerte risikoområder...25 5.1 Språklige utfordringer...25 5.2 Registrering og rapportering av HMS-avvik...25 6. Konklusjon og anbefalinger...26 7. Tilbakemeldinger og avsluttende vurderinger...28 7.1 Sykehjemsetaten...28 7.2 s vurdering av Sykehjemsetatens høringsuttalelse...28 7.3 Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester...29 7.4 s vurdering av byrådsavdelingens høringsuttalelse...29 7.5 Avsluttende kommentar...29 Referanser...31 Vedlegg 1 Metode...33 Vedlegg 2 Revisjonskriterier...35 Vedlegg 3 Høringsuttalelse fra Sykehjemsetaten...39 Vedlegg 4 Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester...43 6

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten Hovedbudskap Sykehjemsetaten sentralt har etablert systemer, strategier og rutiner som, hvis de blir etterlevd i sykehjemmene, samlet sett kan bidra til å sikre at sykehjemmene arbeider systematisk med å forebygge og redusere sykefravær. Arbeidet med å forebygge og redusere sykefravær synes å ha god lederforankring sentralt i etaten og følges opp kontinuerlig både gjennom styringsdialogen med sykehjemmene og i samspillet mellom administrasjonen og vernetjenesten. Etaten har utviklings- og forbedringsbehov når det gjelder bruk av flere typer relevant styringsinformasjon ved overordnede risikovurderinger sikring av representative medarbeiderundersøkelser oppfølging av gjennomføring av medarbeidersamtaler tiltak for å øke gjennomsnittlig pensjonsalder Sammendrag har undersøkt om Sykehjemsetaten sentralt har en hensiktsmessig innretning på arbeidet med å forebygge og redusere sykefravær i sykehjemmene. Denne hovedproblemstillingen er vurdert gjennom å beskrive status mht. sykefraværsrelaterte målsettinger og resultater, å kartlegge og beskrive hvilke virkemidler etaten har iverksatt, og å vurdere om disse samlet sett synes egnet til å bidra til at sykehjemmene arbeider systematisk med å forebygge og redusere sykefravær. Prosjektet har dreid seg om å undersøke etatens sentralt etablerte systemer, strategier og rutiner på HMSog arbeidsmiljøområdet. har ikke undersøkt hvordan disse systemer, strategier og rutiner blir fulgt i sykehjemmene. Data i undersøkelsen bygger på sykefraværsstatistikk, etatens egne dokumenter og intervjuer med sentrale ledere og ansatte. Det er avgjørende at systemer, strategier og rutiner blir etterlevd i alle ledd av etaten for at de skal ha ønsket effekt. har som nevnt ikke undersøkt etterlevelsen i sykehjemmene, men undersøkelsen viser at sykehjemmenes arbeid og eventuelle avvik fra rutiner for å sikre et godt arbeidsmiljø og å forebygge og redusere sykefravær, nå kan bli fulgt med på og fulgt opp fra flere hold: Både administrasjonen, vernetjenesten og bedriftshelsetjenesten er involvert i styringsprosessene. Sykehjemsetaten er dessuten omfattet av eksterne tilsyn, oppfølging og forskning som bidrar til å overvåke prosesser, dokumentere resultater og vise forbedringsbehov. Undersøkelsen har vist enkelte områder der mener Sykehjemsetaten har forbedringsbehov: ser at Sykehjemsetaten kan vise eksempler på bruk av en del relevant styrings informasjon i overordnede risikovurderinger som angår HMS og sykefravær. Denne styringsinformasjonen er imidlertid ikke tilstrekkelig til å vurdere HMS-relatert risiko som etaten står overfor. Det gjelder blant annet informasjon om norskkompetanse og IKT-kompetanse hos ansatte. Mangelfull norsk- og IKTkompetanse representerer risikoområder i seg selv. Norskkunnskaper og IKT-kompetanse hos den enkelte ansatte er nødvendig for at HMSsystemet skal fungere optimalt, og er dessuten avgjørende for at tjenesteytingen skal skje som forutsatt. mener derfor at etaten har utviklingsbehov knyttet til å innhente og bruke styringsinformasjon fra flere kilder. Etaten bør også vurdere status og resultater på HMS-området opp mot etatens øvrige målsettinger og resultater. Sykehjemsetaten har gjennomført medarbeiderundersøkelser blant de som er fast ansatt eller på fast lønn, og lagt opp til at det arbeides systematisk med forbedringstiltak som følge av undersøkelsene. 7

Rapport 15/2009 Det har imidlertid vært et høyt frafall fra medarbeiderundersøkelsene både i 2007 og 2008. Undersøkelsen er ikke innrettet slik at det er mulig å vurdere om de som har svart, skiller seg systematisk fra de som ikke har svart. Det er usikkert om respondentene som har svart, utgjør et representativt utvalg av fast ansatte og ansatte på fast lønn, og dermed om resultatene i undersøkelsen er pålitelige nok til å tjene som styringsinformasjon om medarbeider tilfredsheten i denne gruppen. peker dessuten på lav PC-tilgjengelighet på sykehjemmene og manglende IKT- og norskkompetanse hos ansatte som risikoområder som kan svekke oppslutningen om medarbeiderundersøkelsene. ser at Sykehjemsetaten har tilrettelagt for at det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler med ansatte på sykehjem, og at gjennomføringen blir fulgt opp i linjen. Etaten ser imidlertid ikke ut til å ha lagt opp til en systematisk rapportering om gjennomføringsgraden mht. årlige medarbeidersamtaler. Rapporteringen vi har sett, er basert på medarbeiderundersøkelsene og på HMS-årsrapportene. Medarbeiderundersøkelsene er som nevnt forbundet med flere svakheter. Resultatene indikerer likevel at det ikke er gjennomført medarbeidersamtaler med alle. stiller derfor spørsmål om etaten i tilstrekkelig grad sikrer at alle ansatte får gjennomført årlig medarbeidersamtale, slik de skal. Undersøkelsen viser videre at etaten har et generelt mål om å øke pensjonsalderen for personer over 56 år, men har ikke kvantifisert resultatmålet eller utarbeidet konkrete aktivitetsmål eller handlingsplaner knyttet til å nå dette. Etaten har heller ikke rapportering om status eller utvikling på området. Sykehjemsetaten har ikke planlagt eller iverksatt tiltak for å gi fleksible arbeidsvilkår til seniormedarbeidere og/eller motiveringstiltak rettet mot eldre arbeidstakere som bidrar til at de ønsker å stå lenger i arbeid. Vi merker oss imidlertid at etaten oppgir at den er i ferd med å utarbeide strategi på området. trekker også fram risikoområder for etatens arbeid med å forebygge og redusere sykefravær. Vi har nevnt manglende norskkunnskaper. Manglende registrering og rapportering av HMS-relaterte avvik representerer et annet risikoområde. I intervjuene går det fram at sannsynligheten for underrapportering er høy. Det er grunn til å tro at ikke alle avvik blir meldt, og en har ingen holdepunkter for å fastslå omfanget av underrapporteringen. På bakgrunn av disse funnene har følgende anbefalinger til Sykehjemsetaten: Sykehjemsetaten bør videreutvikle arbeidet med å gjøre systematisk bruk av ulike typer og kilder for relevant styringsinformasjon som grunnlag for overordnede risikovurderinger. Når et helhetlig kvalitetssystem er innført, bør etaten vurdere HMS-informasjonen opp mot øvrig resultatinformasjon om oppnådd kvalitet, produktivitet og effektivitet i tjenesteytingen. Sykehjemsetaten bør iverksette ytterligere tiltak som kan bidra til høyere oppslutning om medarbeiderundersøkelsene. anbefaler også at etaten tar i bruk metoder som kan gi informasjon om frafall i undersøkelsen er systematisk, og dermed truer representativiteten, uten at dette går ut over respondentenes anonymitet. Sykehjemsetaten bør i større grad sikre at det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler med ansatte. anbefaler videre at etaten vurderer å gjennomføre medarbeidersamtaler med langtidsvikarer og faste ekstravakter, siden disse ofte gjør en vesentlig innsats på arbeidsstedet og representerer en viktig personellressurs for etaten. 8

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten Sykehjemsetatens planlagte strategi for økt gjennomsnittlig avgangsalder bør inneholde strategier og tiltak for å gi fleksible arbeidsvilkår til seniormedarbeidere og motiveringstiltak som bidrar til at de ønsker å stå lenger i arbeid. Etaten bør videre utarbeide måltall og aktivitetsmål eller handlingsplaner knyttet til å nå målet om økt gjennomsnittlig pensjoneringsalder. Etaten bør sørge for at det etableres tilsvarende målsettinger og handlingsplaner for sykehjemmene med utgangspunkt i lokale muligheter og utfordringer. Etaten bør rapportere på måloppnåelse i henhold til målene. Sykehjemsetaten bør vurdere hvordan den kan tilrettelegge for å øke systemforståelse og avviksregistrering/-håndtering blant ansatte på sykehjemmene, både mht. HMSog det helhetlige kvalitetssystemet. Sykehjemsetaten og Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester avga høringsuttalelser på rapporten. Både Sykehjemsetaten og byrådsavdelingen varsler at de vil vurdere og/eller iverksette tiltak basert på s anbefalinger. Tilbakemeldingene gir ikke grunnlag for å endre rapportens opprinnelige vurderinger, konklusjoner eller anbefalinger. Sykehjemsetaten bør skaffe informasjon om norskopplæringsbehov og behov for økt IKT-kompetanse hos ansatte i sykehjemmene, og tilrettelegge for opplæringstiltak. 9

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Nivået på sykefravær i arbeidslivet har i flere år vært gjenstand for stor oppmerksomhet både fra nasjonale og lokale myndigheter og fra media. Sykefravær kan ha både individuelle, arbeidsplassrelaterte og samfunnsmessige årsaker 1, og vil som regel også medføre ulemper og kostnader både for den enkelte arbeidstaker, for arbeidsplassen og for samfunnet. For arbeidsgiver vil et høyt sykefravær blant annet innebære økte utgifter, i tillegg til økt risiko for manglende måloppnåelse i form av redusert produktivitet og tjenestekvalitet. Innsats for å forebygge og redusere sykefravær er derfor gitt høy prioritet av både myndigheter og partene i arbeidslivet, noe som blant annet kommer til uttrykk gjennom den nasjonale satsingen på IA-avtalen. En av de nasjonale målsettingene i IA-avtalen er å redusere sykefraværet med 20 % fram til 31.12.2009. Oslo bystyre har besluttet at alle virksomheter skal være tilsluttet IA-avtalen, og dermed underlagt målsettingene på virksomhetsnivå som følger av avtalen, herunder å arbeide for å redusere sykefraværet. Sykehjemsetaten med sine sentrale samfunnsoppgaver og ca. 7000 ansatte og ca. 3650 årsverk er en viktig etat for Oslo kommune og dens innbyggere. I 1. halvår 2007, det vil si perioden etter at driften av sykehjemmene ble overtatt fra bydelene og samlet i en egen etat, var sykefraværet på 12,7 %, mot 8,5 % som var gjennomsnittet for kommunen som helhet. Det bør her tilføyes at sykefraværet i pleie- og omsorgssektoren gjennomgående er noe høyere enn i andre sektorer. 2 1 Jf. St.prp. nr.1 (2008-2009) for Arbeids- og inkluderingsdepartementet (Statsbudsjettet) s. 55. 2 Jf. for eksempel sykefraværsstatistikk på NAVs internettsider: Sykefraværsprosent 4. kvartal 2000-2008. Totalt, næring, kjønn og IA-avtale., som viser sykefravær innen helse- og sosiale tjenester sammenlignet med andre næringer. Som nevnt kan sykefravær ha mange årsaker, også årsaker som ikke er relatert til arbeidsplassen. Når sykefraværet er så vidt høyt som det som her er tilfelle, er det likevel rimelig å anta at det også skyldes arbeidsrelaterte forhold. Pleie- og omsorgsyrker innebærer blant annet en høy risiko for belastningsskader. Sykehjemsetaten er relativt nyetablert, og Kommune revisjonen har sett det som viktig å komme tidlig inn for å bidra til å synliggjøre eventuelle forbedringsområder. En god og samordnet innsats i Sykehjemsetaten vil kunne gi positiv gevinst både for kommunen og den enkelte ansatte. Det er imidlertid viktig at innsatsen er hensiktsmessig innrettet, dvs. at den bygger på gode risikovurderinger, og at relevante virkemidler blir tatt i bruk for å håndtere risiko knyttet til arbeidsmiljø og sykefravær. 1.2 Formål Prosjektets formål har vært å vurdere om det er behov for ytterligere tiltak som kan bidra til forebygging og reduksjon av sykefravær blant ansatte i Sykehjemsetaten. Gjennom dette vil prosjektet kunne bidra til å redusere kommunens sykefraværsrelaterte utgifter i en av kommunens største etater og på et område det er knyttet vesentlig risiko til. 1.3 Problemstillinger Hovedproblemstillingen er: Har Sykehjemsetaten sentralt en hensiktsmessig innretning på arbeidet med å forebygge og redusere sykefravær? Hva er status mht. etatens sykefraværsrelaterte målsettinger og resultater? Hvilke virkemidler har etaten sentralt iverksatt? Er disse virkemidlene samlet sett egnet til å bidra til at sykehjemmene arbeider systematisk med å forebygge og redusere sykefravær? 11

Rapport 15/2009 1.4 Avgrensning s undersøkelse dreier seg om Sykehjemsetatens sentralt utarbeidede strategier, systemer og rutiner for å bidra til og sikre godt arbeid med forebygging og reduksjon av sykefravær i sykehjemmene. Prosjektet har ikke undersøkt eller vurdert faktisk etterlevelse eller praksis i de enkelte sykehjemmene. Prosjektet vurderer bare etatens strategier, systemer og rutiner mht. sykehjem som etaten har arbeidsgiveransvar for. 1.5 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene baseres både på formelle føringer og på anerkjent forvaltningspraksis. De formelle føringene er hentet fra: Arbeidsmiljøloven (AML) Internkontrollforskriften IA-avtalen Oslo kommunes personalpolitiske strategi og øvrige personalpolitiske retningslinjer har utarbeidet et omfattende sett av revisjonskriterier basert på disse føringene. Disse er lagt ved rapporten i et eget vedlegg. 1.6 Metode og gjennomføring De sentrale elementene i prosjektets metode er standard for forvaltningsrevisjon: Med utgangspunktet i tema og problemstillinger som ligger i oppdraget fra kontrollutvalget, utleder vi relevante revisjonskriterier. Deretter kartlegger og beskriver vi undersøkt virksomhets systemer, praksis eller resultater på aktuelle områder. Fakta beskrivelsen blir så vurdert med utgangspunkt i revisjonskriteriene med fokus på avvik/ sammenfall. Dette leder fram til konklusjoner og anbefalinger. Vi har kartlagt sykefraværsstatus ved å innhente Sykehjemsetatens statistikk fra 2007 til 2009 via Oslo kommunes datavarehus i samarbeid med Utviklings- og kompetanseetaten, og statistikk over legemeldt sykefravær fra Statistisk sentralbyrå. For å vurdere etatsledelsens strategier, systemer og rutiner har vi innhentet og gjennomgått en rekke dokumenter, rapporter og annet skriftlig materiale fra Sykehjemsetaten, deriblant årsmeldinger og strategisk plan, AMU-saker og gjennomførte HMS-revisjoner. har dessuten gjennomgått innholdet i Sykehjemsetatens elektroniske HMS-håndbok, slik den framsto per 03.04.2009. har videre intervjuet etatsdirektør, avdelingssjef i Avdeling personal og organisasjon, to områdedirektører, avdelingssjef i Avdeling bygg og vedlikehold, to IA- og to HMS-konsulenter og hovedverneombudet. Intervjuene ble gjort i perioden januar - februar 2009. Ytterligere informasjon om undersøkelsens metoder er lagt som vedlegg 1 i rapporten. Prosjektets samlede revisjonskriteriesett ligger som vedlegg 2. 1.7 Rapportstruktur I kapittel 2 gir vi en nærmere framstilling av Syke hjemsetatens målsettinger og resultater relatert til forebygging og reduksjon av sykefravær. Kapittel 3 er viet en presentasjon og overordnet vurdering av etatens virkemidler for å forebygge og redusere arbeidsmiljørelatert sykefravær. Kapittel 4 går inn på områder der undersøkelsen har avdekket forbedrings behov, mens kapittel 5 dreier seg om observerte risikoforhold knyttet til arbeidet med å forebygge og redusere sykefravær i sykehjemmene. Kommune revisjonens konklusjon og anbefalinger framgår i kapittel 6. I kapittel 7 gjengir og kommenterer vi høringsuttalelsene fra Sykehjemsetaten og Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester. Høringsuttalelsene ligger i sin helhet som vedlegg 3 og 4 i rapporten, i tillegg til de nevnte vedleggene om undersøkelsens metoder og datas gyldighet og pålitelighet og settet av revisjonskriterier som vi har lagt til grunn i undersøkelsen. 12

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten 2. Sykehjemsetatens målsettinger og rapporterte resultater Sykehjemsetaten har inngått avtale om et inkluderende arbeidsliv (IA-avtale). 3 I 2008 var Syke hjemsetatens målsettinger på HMSområdet først i hovedsak knyttet til IA-avtalen. IA-avtalens tre delmål er: 1. Reduksjon i sykefraværet 2. Beholde, rekruttere og tilrettelegge for ansatte med nedsatt funksjonsevne 3. Øke gjennomsnittlig avgangsalder 4 Etatens målsetting knyttet til IA-avtalens 1. delmål Sykefravær var å redusere gjennomsnittlig sykefravær fra 12,7 % i 2007 til 11,5 % i 2008. 5 Etaten rapporterer i årsberetningen for 2008 om delvis resultatoppnåelse, ved at sykefraværsprosenten for 2008 ble 11,7 %. Årsberetningen viser også at sykefraværet for mannlige ansatte var uendret fra 2007 til 2008, og at sykefraværet for kvinner var redusert med 6,9 %. Sykehjemsetaten har som målsetting å redusere sykefraværet ytterligere, ved at måltallet for 2009 er 10,9 %. 6 Utviklingen i sykefravær i etaten fra 2007 til og med mars 2009 går fram av figur 1. Figur 1: Sykefraværsprosent i Sykehjems etaten per måned. Januar 2007 til mars 2009. 16 15 Sykefraværsprosent Måltall for året Måltall for året 14 Sykefravær i % 13 12 11 10 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 2007 2008 2009 Note: Kilde NLP. Tallene t.o.m. februar 2009 er hentet fra AMU-sak 09/2009, mens Sykehjemsetaten har supplert tall for mars 2009 i etterkant. Det opplyses samme sted at sykefraværet er beregnet ekskl. ekstravakters/timelønnedes fravær, da disse ikke medregnes i de ordinære statistikkrapportene i kommunen. 3 Etaten inngikk IA-avtale med NAV 28.06. 2007. IAgruppe i etaten ble opprettet i AMU 16.04.07 i sak 12/07. Rutiner for oppfølging av sykefravær ble vedtatt i sak 13/07 og presisert i sak 3/08. 4 Jf. AMU-sak 10/09 og IA-avtale for Oslo kommune 5 Jf. AMU-sak 25/2007 og 26/2007 6 Jf. bl.a. AMU-sak 10/09 og SYEs HMS-portal 13

Rapport 15/2009 Figur 1 viser at sykefraværet som nevnt var lavere i 2008 enn i 2007. Måltallet på 11,5 % ble imidlertid ikke nådd. Hvis vi sammenligner månedlige sykefraværstall i 2008 med 2007, ser vi at fraværet var lavere i 2008 med unntak av april. Sykefraværet de tre første månedene i 2009 var litt høyere enn tilsvarende periode i 2008, men betydelig lavere enn samme periode i 2007. Vi ser også at mens det var en nedgang i sykefraværet fra 4. kvartal 2007 til 1. kvartal 2008, var det en økning fra 4. kvartal 2008 til 1. kvartal 2009. 7 IA-avtalens andre delmål dreier seg på virksomhetsnivå om arbeid for å forebygge utstøting av ansatte med redusert funksjons- eller arbeidsevne samt opprettelse av IA-plasser for personer som ikke har et arbeidsforhold. Sykehjemsetaten rapporterer at den har gjennomført flere aktiviteter for å beholde og rekruttere personer med redusert funksjonsevne, som: tilrettelegging internt, bedriftsintern attføring, arbeidspraksis, yrkesrettet attføring og bruk av IA-plasser i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter i Oslo. Sykehjemsetaten rapporterer også at den har fokusert på bruk av NAVs økonomiske virkemidler og benyttet tilretteleggingstilskudd både individrettet og systemrettet. IA-avtalens 3. delmål er å øke den gjennomsnittlige avgangsalderen. Sykehjemsetaten har satt mål om å øke pensjonsalderen for personer over 56 år. På dette området rapporterer etaten ikke om resultater, men opplyser at det er nedsatt en arbeidsgruppe som skal utarbeide forslag til seniorpolitiske tiltak, jf. pkt. 4.4. Nåværende IA-avtale gjelder ut 2009. Det er et politisk spørsmål hvorvidt avtalen vil bli videreført. Hvis avtalen ikke blir videreført, er etaten ikke lenger forpliktet av denne til å oppfylle delmålene. 7 Dette er beregnet som gjennomsnitt av sykefraværsprosenten per måned (tallene som er lagt til grunn for beregningene er sykefraværsprosent per måned oppgitt med en desimal, jf. AMU-sak 9/09). Etaten innførte høsten 2008 flere målsettinger for HMS-arbeidet for dette året. 8 Hovedmålsettingene var at Sykehjemsetaten skal ha HMSsystem som sikrer at kravene i lovgivningen på HMS-området og byrådets HMS-instruks blir etterlevd, i tillegg til det tidligere nevnte måltallet for sykefravær. Målsettingene for arbeidsmiljø presiserer at arbeidstakere skal ha et godt og forsvarlig arbeidsmiljø der de er vernet mot psykiske og fysiske skader, og at ledelsen og vernetjenesten skal ha tilstrekkelig opplæring til å ivareta sitt HMS-ansvar. Det ble også vedtatt delmål om krav til utarbeidelse av lokale HMS-mål, gjennomføring av medarbeidersamtale med alle månedslønnede ansatte, lokal oppfølging av medarbeiderundersøkelse samt krav om at alle verneområder skal kunne dokumentere risiko i eget arbeidsmiljø. Årsrapportering HMS for 2008 fra verneområdene 9 til Arbeidsmiljøutvalget i etaten viser hva verneområdene oppgir å ha gjennomført av HMS-aktiviteter på en rekke områder. 10 Med tanke på delmålene nevnt over, går det blant annet fram at 83 % av verneområdene oppgir å ha utarbeidet egne HMS-mål og gjennomført vernerunde, og at 78 % hadde gjennomført risikovurdering i løpet av året. Rapporten omtaler også andel som har fått tilbud om medarbeidersamtale, jf. pkt. 4.3. 8 Jf. AMU-sak 41/08 08.09.2008 9 Arbeidsmiljøloven 25 sier blant annet at antall verneombud fastsettes i forhold til virksomhetens størrelse, arbeidets art og arbeidsforholdene for øvrig. Dersom virksomheten består av flere atskilte avdelinger, skal det i alminnelighet velges minst ett verneombud for hver avdeling. Hvert område skal være klart avgrenset og må ikke være større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte. Ved organisering av verneområder skal det tas hensyn til at alle ansatte innen et verneområde skal ha ett verneombud å forholde seg til. 10 Sykehjemsetaten skriver i rapporten at enkelte nei-svar og manglende svar i rapporteringen fra verneområdene ikke utgjør et problem, for eksempel på grunn av nyopprettede verneområder og forhold som har ført til unøyaktige/manglende innrapportering av aktiviteter. 14

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten Blant andre forhold Sykehjemsetaten drøfter i rapporten, er en økning fra 20 til 30 % i andel av verneombud som oppgir å ha for liten tid til å utøve sitt verv. Det pekes også på at flere (14 %) av verneområdene oppgir ikke å ha utarbeidet en oppfølgingsplan for alle med sykefravær på 6 uker eller mer, og at flere verneområder (22 %) svarer nei på spørsmålet om det ble gjennomført dialogmøter ved samtlige nye 3 måneders fravær. Sykehjemsetaten skriver i AMU-saken at disse forholdene vil bli fulgt opp av etats- og institusjonsledelsen. Sykehjemsetaten konkluderer på bakgrunn av rapporteringen fra verneområdene blant annet med at HMS-arbeidet i etaten er i en positiv utvikling og viser en tydelig forbedring i forhold til verneområdenes HMSaktiviteter i 2007. 15

Rapport 15/2009 3. Sykehjemsetatens virkemidler 3.1 Overordnet revisjonskriterium Sykehjemsetaten skal sikre at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. (Arbeidsmiljøloven 3-1 1) Arbeidsmiljøloven omfatter både overordnede og detaljerte krav til virksomheters systemer og rutiner som til sammen skal understøtte og fremme et godt arbeidsmiljø og et systematisk arbeid med å forebygge og redusere arbeidsrelatert sykefravær. har utarbeidet og benyttet et omfattende sett av underkriterier som bygger opp om det overordnede kriteriet. Vi har vurdert etatens sentralt etablerte systemer, strategier og rutiner opp mot disse. En detaljert oppstilling av de underliggende revisjonskriteriene og deres formelle basis er lagt som vedlegg 2 i rapporten. har sett på de virkemidlene Sykehjemsetaten har tatt i bruk for å nå målsettingene på sykefraværsområdet og revidert etatens tilrettelegging for at etaten skal kunne innfri arbeidsmiljølovens krav og Oslo kommunes vedtak. Som nevnt er det etatens sentralt etablerte strategier, systemer og rutiner for å bidra til og sikre etterlevelse i sykehjemmene som er undersøkt, ikke selve praksisen eller resultatene i sykehjem. 3.2 Fakta 3.2.1 Ledelse, organisering og styring I flere av intervjuene går det fram at etatsledelsen siden etableringen har prioritert arbeid med å forebygge og redusere sykefravær, og å få felles HMS-systemer og rutiner på plass i sykehjemmene. Sykehjemsetatens ledelse har lagt opp til en ledelsesstruktur som skal bidra til systematisk sykefraværsoppfølging i linjen. Etatens 29 sykehjem er fordelt på to områder, hver fulgt opp av en områdedirektør med ansvar for oppfølging av hhv. 14 og 15 institusjonssjefer. Områdedirektørene holder hver 2. eller 3. uke områdemøter, dvs. samlinger for alle 16 institusjonssjefer, der også personalkonsulentene bidrar. Områdedirektørene holder månedlige oppfølgingsmøter med institusjonssjefene der økonomi, sykefravær, vikarinnleie og drift er faste punkter. De har i tillegg mye uformell kontakt med institusjonssjefene. Etatens personal- og organisasjonsavdeling har egne personalkonsulenter som bistår lederne i oppfølging, opplæring og veiledning på arbeidsmiljø- og sykefraværsområdet. Personalkonsulentene har faste møter med områdedirektørene og bidrar på områdemøtene, i tillegg til at de bl.a. driver opplæring og bistår sykehjemmene med rådgivning og veiledning. Fra 2007 har etaten gjennomført en rekke samlinger og kurs for ledere på alle nivåer og for verneombud/tillitsvalgte. Disse har vært rettet spesielt mot arbeidsgivers tilretteleggingsplikt, arbeidstakers medvirkningsplikt og oppfølgingsrutiner av sykmeldte medarbeidere. Ved oppstart av Sykehjemsetaten i 2007 ble ca. 350 gamle sykefraværssaker overført fra bydelene. Ved utgangen av 2008 hadde ca. 300 av disse blitt gjennomgått og avklart. Sykehjemsetaten har inngått IA-avtale, jf. kap. 2. Ifølge lederkontraktene i etaten forplikter institusjonssjefene seg til å videreføre HMS-tiltak og følge opp IA-avtalen med spesielt fokus på nærværsarbeid ved å gjennomføre møter i HMSgruppen minst en gang pr. mnd. og gjennomførte møtevedtak. 3.2.2 Målsetting og rapportering Sykehjemsetatens mål på arbeidsmiljøområdet går blant annet fram i strategisk plan, i etatens budsjett 11 og i egne AMU-saker 12. 11 Jf. budsjettforslag 2009 jf. AMU-sak 67/08 av 16.09.2008 12 Jf. AMU-sakene 25 og 26 av 03.10.07, sak 41/08 av 08.09.08, sak 67/08 av 161208 og sakene 10 og 11/09 av 03.04.09. Målsetting er også omtalt i HMS-håndbokas pkt. 4.3.1.1

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten Etaten rapporterer om målsettinger, tiltak og resultater på arbeidsmiljø- og sykefraværsområdet i årsberetningene for 2007 og 2008 og i egne AMU-saker 13. 3.2.3 Vernetjeneste Etaten har etablert vernetjeneste med et sentralt, heltidsansatt hovedverneombud og ca. 170 lokale verneombud. Etaten har et sentralt arbeidsmiljøutvalg som behandler og vedtar saker på HMS-området, deriblant handlingsplaner, rutiner og tiltak. AMU avholder møter om lag hver måned. Innkallinger, saksframlegg og protokoller er tilgjengelige elektronisk via etatens HMS-portal på kommunens intranettsider. Hvert sykehjem har flere, ofte avdelingsavgrensede verneområder. Lokale HMS-grupper på hvert verneområde består av leder av verneområdet og verneombud, eventuelt også andre ansatte i verneområdet. Det avholdes månedlige møter i HMS-gruppen på det enkelte verneområde. Faste møtetema er bl.a. verneområdets HMSårshjul og gjennomgang av innkomne avvik. HMS-gruppen har kvartalsvise møter med institusjonssjefen. Bedriftshelsetjenesten skal delta på tre av fire kvartalsvise møter. Etatsadministrasjonen følger med på og følger opp HMSaktivitetene i verneområdene bl.a. gjennom oppfølging av lederkontrakter og gjennom årlig HMS-rapportering, som legges fram for AMU. 3.2.4 Rutiner og intern kontroll Sykehjemsetaten har en omfattende elektronisk HMS-håndbok som inneholder relevante regler og føringer, rutinebeskrivelser og skjemaer på HMS-området. Lederne er pålagt å bruke håndboka. Den er tilgjengelig under en egen HMSportal, som også omfatter øvrig informasjon på HMS-området. HMS-håndboka omfatter bl.a. rutiner og verktøy for arbeidsmiljøkartlegginger og risikovurderinger som skal foregå på det enkelte verneområde. Både verneombudene og leder av verneområdet (avdelingsleder e.l.) skal forestå HMS-intern- kontrollen lokalt. Verneområdene skal ha etablert årshjul for HMS-aktiviteter, og rapporterer om disse i egne HMS-årsrapporteringer. Sykehjemsetaten har årlig gjennomført to egne HMS-revisjoner, og har vedtatt to nye for 2009. Revisjonsbesøkene har skjedd på en avdeling (verneområde) i utvalgte sykehjem. I forkant mottar og gjennomgår revisjonsgruppen dokumentasjonspermer fra samtlige verneområder på sykehjemmet. Revisjonsrapportene behandles i AMU. Sykehjemsetaten har innført et felles skjema for rapportering av alle typer avvik, uavhengig av om avviket gjelder HMS, pasientbehandling, driftsproblemer, legemidler, medisinsk utstyr eller annet, jf. etatens HMS-portal. Ifølge intervjuene er det grunn til å tro at det er en generell underrapportering av avvik. Etaten skal etablere et helhetlig elektronisk kvalitetssystem som skal bidra til måloppnåelse og tjenestekvalitet i sykehjemmene, og som vil forutsette ytterligere kompetansebygging innen avviksrapportering for at det skal fungere. 3.2.5 HMS-informasjon og kompetanse Sykehjemsetaten arrangerer HMS-opplæring gjennom introduksjonskurs og grunnopplæring (40-timerskurs) og andre arbeidsmiljørelaterte temakurs for ledere og verneombud/ansatte, deriblant kurs i risikovurdering. I 2007 deltok et flertall av lederne på et introduksjonskurs i etatens HMS-system. I 2008 holdt etaten to samlinger à 40 ledere/verneombud som fikk grunnopplæring i HMS. Det er planlagt to tilsvarende kurs i 2009. I tillegg har etaten gjennomført en rekke HMS-minikurs med temaene risikovurderinger, avviksbehandling og generell innføring i HMS. Hovedverneombudet har årlig avholdt to samlinger for samtlige verneombud. 13 Jf. f.eks AMU-sakene 7/07, 12/07, 13/07, 3/08, 67/08, 7/09 og 9/09. 17

Rapport 15/2009 Etaten har innført LØFT-metodikk 14 som arbeidsmiljøforbedringsverktøy, og det har blitt avholdt kurs og samlinger i dette. I tillegg har personalkonsulentene veiledet i bruk av metoden ved gjennomgang og oppfølging av medarbeiderundersøkelsene på institusjoner, jf. også pkt. 4.2. 3.2.6 Bedriftshelsetjeneste Sykehjemsetaten inngikk i 2008 avtale med Hjelp 24 NIMI AS om kjøp av bedriftshelsetjeneste (BHT), deriblant lovpålagte helsekontroller for ansatte som jobber nattskift og for kjøkkenpersonell. Etaten har dessuten rutiner som kan legge til rette for at bedriftshelsetjenesten bidrar i sykehjemmenes arbeid med å forebygge og redusere sykefravær. 3.2.7 Ekstern oppfølging Etaten samarbeider med NAV Arbeidslivssenter i Oslo. Etatsledelsen har to ganger i året IA-statusmøte med ledelsen ved arbeidslivssenteret, i tillegg til regelmessige samarbeidsmøter på konsulentnivå. Senteret har dessuten særskilt oppfølging av enkeltsykehjem. I prosjektperioden ble antallet sykehjem som følges særskilt opp av NAV, utvidet fra seks til ti. NAV bidrar med tilretteleggingstilskudd for individer og grupper på sykehjemmene. Sykehjemsetaten mottok samlet kr. 6,4 mill. i tilretteleggingstilskudd i 2008 og 2009. 15 NAV arbeidslivssenter er også involvert i andre nærværsprosjekter i etaten, dvs. prosjekter rettet mot forebygging og reduksjon av sykefravær: 3.2.8 Særskilte tiltak for å forebygge og redusere sykefravær I MASAI-prosjektet har 793 medarbeidere fått prøvd ut instabile sko for å se om disse er egnet til å forebygge og redusere smerteplager i bevegelsesapparatet. Sykehjemsetaten og Helse Fonna har inngått en samarbeidsavtale som innebærer at Masaiprosjektet inngår i et forskningsprosjekt v/hau- 14 Løsningsfokusert konflikthåndtering basert på Gro J. Langslets konsept (LØFT - Løsningsfokusert tilnærming til organisasjonsutvikling, ledelsesutvikling og konfliktløsning, Gyldendal Akademisk 1999) 15 Jf. AMU-sak 10/09 av 03.04.2009 18 gesund sykehus. Prosjektet foregår i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter i Oslo. Gravid og glad i jobben er et samarbeidsprosjekt mellom Sykehjemsetaten og Oslo jordmor- og kvinnesenter, finansiert ved hjelp av tilskudd fra NAV. Tiltaket er ment å forebygge sykefravær blant gravide kvinner i etaten. Jordmor kommer ut på sykehjemmet og har tre samtaler med den gravide og leder. Det utarbeides en egen oppfølgingsplan og det vurderes fortløpende tiltak som kan bidra til at den gravide kan stå i lenger i arbeid. 3-2-1 er et landsomfattende prosjekt som foregår i samarbeid mellom NAV, Arbeidstilsynet og partene i arbeidslivet. Prosjektet er en forsterket innsats innenfor IA-arbeidet, og fokuserer spesielt på ledelse, partssamarbeid og kompetanse. Sykehjemsetaten har to sykehjem med i prosjektet, Lindeberg omsorgssenter og Smestadhjemmet. Raskere tilbake er et samarbeidsprosjekt mellom Oslo Pensjonsforsikring AS, Oslo Forsikring AS og Byrådsavdeling for finans og utvikling, der alle sykehjem deltar. Målet er å forebygge sykefravær og få sykmeldte raskere til utredning og behandling. Sykehjemsetaten er også underlagt tilsyn fra og står i dialog med Arbeidstilsynet. I 2008 ble det ifølge etaten gjennomført seks tilsynsbesøk i syke hjem under Sykehjemsetaten. Arbeidstilsynet ga pålegg om tiltak i tre av tilsynsrapportene. 16 Tilsynet anmerket dessuten to forhold som gjaldt for alle de besøkte sykehjemmene, nærmere bestemt fraværet av lokalt arbeidsmiljøutvalg og manglende lokal periodisk plan for hva bedriftshelsetjenesten skal bidra med. I tillegg er Oslos sykehjem del av et forskningsprosjekt om sykefravær som Nordlandsforskning gjennomfører i regi av Storbyforskning. Prosjektet er planlagt ferdigstilt ultimo 2009. 16 har mottatt og gjennomgått fem av rapportene fra Arbeidstilsynet.

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten 3.3 s vurdering Undersøkelsen viser at Sykehjemsetaten sentralt har etablert systemer, strategier og rutiner som samlet sett kan bidra til å sikre at sykehjemmene arbeider systematisk med å forebygge og redusere sykefravær. Det er imidlertid avgjørende at disse systemene fungerer ved at strategiene og rutinene blir fulgt på alle nivå i etaten, og at innsatsen følges opp, vurderes og justeres kontinuerlig. Dette er forhold og prosesser som ikke har undersøkt. Undersøkelsen har imidlertid vist at etaten har systemer som bidrar til at arbeidet følges opp kontinuerlig, både gjennom styringsdialogen og i samspillet mellom administrasjonen og vernetjenesten. Videre viser undersøkelsen at arbeidet med å forebygge og redusere sykefravær har god lederforankring sentralt i etaten. 19

Rapport 15/2009 4. Forbedringsområder Undersøkelsen har vist enkelte områder der mener at Sykehjemsetaten har forbedringsbehov. Vi vil i det følgende gå nærmere inn på disse områdene. 4.1 Bruk av relevant styringsinformasjon i overordnede risikovurderinger 4.1.1 Revisjonskriterium Sykehjemsetaten bør basere sine overordnede risikovurderinger, strategier og tiltak for å forebygge og redusere sykefravær på analyser av relevant styringsinformasjon. Eksempler på slik informasjon kan være sykefraværsstatistikk, HMS-avviksrapportering, arbeidsmiljøkartlegginger, bemanningssammensetning (for eksempel alder, kjønn, faglært/ufaglært, heltid/deltid, norskkompetanse etc.), resultatrapportering fra sykehjemmene, kvalitets- og HMS-revisjoner, antall ansatte på IA- eller attføringstiltak, overordnet informasjon fra oversikter over planlagt og faktisk bemanning, ubesatte stillinger og turnover. 17 4.1.2 Fakta har undersøkt om det er gjennomført overordnede risikovurderinger, men vi har ikke vurdert kvaliteten i risikovurderingene. Ifølge intervju gjennomfører etaten overordnede risikovurderinger på HMS- og sykefraværsområdet, og egne risikoanalyser ved endringer som berører arbeidsmiljøet. Det gjøres både sentrale og lokale risikovurderinger ved alle omstillinger på sykehjemmene. Etaten kan framvise eksempler på overordnede og lokale vurderinger av risikoforhold i virksomheten, jf. AMU-sak 44/08 om Prosjekt mulighetsrom og AMU-sak 2/2009 Ny kjøkkenløsning i etaten. Sakene har vedlegg med risikoanalyse og handlingsplan. Ifølge informantene er blant annet sykefraværs- 17 baserer seg på hva som vil være god forvaltningspraksis mht. tilstrekkelig vurderingsgrunnlag. statistikken, HMS-årsrapport, sentrale og lokale arbeidsmiljøkartlegginger som f.eks. medarbeiderundersøkelser, risikovurderinger og handlingsplaner brukt som grunnlag for overordnede risikovurderinger i etaten. Flere AMU-saker viser analyser av sykefraværet fordelt på kategorier som kjønn, alder, fraværslengde og sykehjem. Analysene har blant annet vært grunnlag for nærværstiltakene Masaisko og Gravid og glad i jobben. Informantene oppgir å ha brukt bemanningsoversikter i sykehjemmene og resultater fra medarbeiderundersøkelsene i overordnede vurderinger. Etaten opplyser om at den utarbeider statistikker over ubesatte stillinger og turnover som brukes som grunnlag for strategiske planer for etaten. Lederne peker dessuten på at etaten har brukt resultater fra pårørendeundersøkelser og brukerundersøkelser i sykehjemmene, og informasjon fra HEVs kvalitetsrevisjoner i sykehjem. HMS-årsrapporteringen i 2007 og 2008 og medarbeiderundersøkelsene er dokumenterte eksempler på styringsinformasjon som blir lagt til grunn for arbeidsmiljørelaterte strategier og tiltak. Ifølge lederne har etaten i oppstartsfasen prioritert å få HMS-systemet på plass, noe som blant annet bidrar til forbedret styringsinformasjon og mer systematisk bruk av styringsinformasjonen i utformingen av HMS-strategier enn det som har vært tilfelle i etableringsfasen. Ledergruppen oppgir også at den har betydelig uformell styringsinformasjon gjennom utstrakt kontakt med institusjonssjefene i linjen, og gjennom samarbeid med vernetjenesten. Etaten har ikke oversikter over norskkompetanse eller IKT-kompetanse blant ansatte i sykehjemmene. Sykehjemsetaten har foreløpig ikke et helhetlig kvalitetssystem, men oppgir at dette skal anskaffes og implementeres i 2009. 20

Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten 4.1.3 s vurdering ser at Sykehjemsetaten kan vise eksempler på bruk av en del relevant styringsinformasjon i overordnede risikovurderinger som angår HMS og sykefravær, i tråd med revisjonskriteriene. Styringsinformasjonen som etaten viser til, er imidlertid ikke tilstrekkelig til å vurdere HMS-relatert risiko som etaten står overfor. Det gjelder blant annet informasjon om norskkompetanse og IKT-kompetanse hos ansatte. Mangelfull norsk- og IKT-kompetanse representerer risikoområder i seg selv. Norskkunnskaper og IKT-kompetanse hos den enkelte ansatte er nødvendig for at HMS-systemet skal fungere optimalt, og er dessuten avgjørende for at tjenesteytingen skal skje som forutsatt. mener derfor at etaten har utviklingsbehov knyttet til å innhente og bruke styringsinformasjon fra flere kilder. Etaten bør også vurdere status og resultater på HMSområdet opp mot etatens øvrige målsettinger og resultater. Når et helhetlig kvalitetssystem er på plass, vil det kunne gi styringsinformasjon om tjenesten gjennom avviksrapportering relatert til kvalitet, produktivitet og effektivitet. Denne informasjonen kan i sin tur vurderes i lys av tilsvarende styringsinformasjon på HMS- og sykefraværsområdet. Resultater fra medarbeiderundersøkelsen blir ifølge etaten brukt som styringsinformasjon ved risikovurderinger. Resultatene bør bygge på representative undersøkelser hvis de være tjenlige som styringsinformasjon, se nærmere om dette i neste punkt. 4.2 Medarbeiderundersøkelser 4.2.1 Revisjonskriterium Sykehjemsetaten skal gjennomføre medarbeiderundersøkelser og sikre at det arbeides systematisk med forbedringstiltak som følge av undersøkelsen. 18 18 Byrådssak 1295/05 Oslo kommunes personalpolitiske strategi 4.2.2 Fakta Sykehjemsetaten har gjennomført medarbeiderundersøkelser i 2007 og 2008. AMU vedtok gjennomføring av medarbeiderundersøkelse etter invitasjon fra UKE i sak 23/07. Ifølge AMU-saken er medarbeidere som er på fastlønn og medarbeidere som er fast ansatt invitert til å delta i undersøkelsen. Medarbeiderundersøkelsen er basert på et skjema utviklet av KS, og ble gjennomført av Avdeling personal og organisasjon i etaten. Områdedirektørene har formidlet resultater til institusjonssjefene. Alle verneområder skal ha behandlet resultatet av medarbeiderundersøkelsen 2008 og ha planlagt relevante aktiviteter i etterkant innen 20.12.08. Medarbeiderundersøkelsene oppnådde en svarprosent på 61 % i 2007 og 56 % i 2008. Undersøkelsen gir ikke informasjon som kan fortelle om eventuelt systematisk frafall blant respondentene. Sykehjemsetaten har basert seg på elektronisk gjennomføring av medarbeiderundersøkelsen. Ifølge etaten har alle medarbeidere i målgruppen for undersøkelsen tilgang på PC på arbeidsstedet. har ikke undersøkt denne tilgjengeligheten. Etaten opplyser at undersøkelsen også kan besvares hjemmefra. Undersøkelser har vist at Sykehjemsetaten har mer enn 40 % ansatte med innvandrerbakgrunn. 19 Norskkompetansen blant ansatte med innvandrerbakgrunn kan variere. Etaten har ikke oversikt over om alle aktuelle ansatte behersker norsk i tilfredsstillende grad til å kunne respondere på medarbeiderundersøkelsen. 19 ECON-rapport 2008-091 Evaluering av handlingsplan for likebehandling og økt rekruttering av personer med minoritetsbakgrunn til stillinger i Oslo kommune. ECON baserer seg på SSBs data om ansatte i Oslo kommune / Sykehjemsetaten etter innvandringsbakgrunn (1.generasjons innvandrere fra ikke-vestlige land og deres barn). Statistisk sentralbyrås beregninger av sykefravær 2007-2008 i SYE på oppdrag av tar utgangspunkt i etatens ansatte etter innvandringsbakgrunn (1.generasjons innvandrere alene, fordelt på vestlige og ikke-vestlige land). 21

Rapport 15/2009 Ifølge intervju har ledergruppen gått gjennom og analysert resultatene for å fastslå status og finne risikoområder og forbedringsbehov. Ifølge områdedirektør blir skårene vurdert mot sykefraværstall. Områdedirektørene har presentert funnene til institusjonssjefene i samlinger. Ifølge informantene er både institusjonssjefer og verneombud forpliktet til å følge opp resultatene, og de lokale HMS-gruppene utarbeider interne tiltak basert på skårene. Ifølge områdedirektør skal tiltak som innebærer kostnader i hovedsak iverksettes innenfor eget budsjett. Hvis verneområdet kan dokumentere behov for tiltak ut over dette, meldes det oppover i linjen, til institusjonssjef eller områdedirektør. Personalavdelingen har ifølge informantene tatt initiativ til å innføre LØFT-metodikk 20 som arbeidsmiljøforbedringsverktøy i etaten. Både sykehjem som skårer under og over gjennomsnittet i medarbeiderundersøkelsen blir fulgt opp av områdedirektører og personalkonsulenter. Ifølge informantene blir institusjonssjefene fulgt opp på resultater og korresponderende gjennomføring av forbedringstiltak i ledersamtaler og gjennom styringsdialogen for øvrig. 4.2.3 s vurdering Sykehjemsetaten har i 2007 og 2008 gjennomført medarbeiderundersøkelser blant medarbeidere som er fast ansatt eller på fastlønn, og lagt opp til at det arbeides systematisk med forbedringstiltak som følge av undersøkelsene, i samsvar med revisjonskriteriet. Det har vært et høyt frafall fra medarbeiderundersøkelsene både i 2007 og 2008. Undersøkelsen er ikke innrettet slik at det er mulig å vurdere om de som har svart, skiller seg systematisk fra de som ikke har svart. Det er usikkert om respondentene som har svart, utgjør et representativt utvalg av ansatte som er omfattet av undersøkelsen, og dermed om resultatene i undersøkelsen er pålitelige nok til å tjene som styringsinformasjon om medarbeidertilfredshet. 20 Løsningsfokusert konflikthåndtering Sykehjemsetaten gjennomfører som nevnt medarbeiderundersøkelsen elektronisk, og opplyser om at alle aktuelle respondenter har tilgang på PC på arbeidsstedet, i tillegg til at den lar seg besvare hjemmefra. Etter s oppfatning bygger en vellykket gjennomføring på en rekke forutsetninger, hvorav tilgang på PC er én, og IT-kompetanse er en annen. Både manglende tilgang på og kompetanse i bruken av PC kan bidra til lavere oppslutning om og systematiske skjevheter i undersøkelsen, som i sin tur svekker representativiteten. Videre observerer at etaten ikke har tilfredsstillende oversikt over norskferdigheter blant ansatte. Manglende norskkompetanse kan være til hinder for at ansatte besvarer undersøkelsen, eller at respondenten ikke forstår spørsmålene i undersøkelsen, noe som i begge tilfeller bidrar til å svekke representativiteten. Sykehjemsetaten ser ut til å ha et tilfredsstillende system for å sikre at det arbeides systematisk med forbedringstiltak som følge av undersøkelsen. 4.3 Gjennomføring av årlige medarbeidersamtaler 4.3.1 Revisjonskriterium Sykehjemsetaten skal sikre at det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler med alle ansatte for å sikre at arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom sitt arbeid. 21 4.3.2 Fakta Sykehjemsetaten har etablert rutiner og verktøy for gjennomføring av årlige medarbeidersamtaler. AMU ble orientert om disse i møte 25.01.2008. HMS-håndbokas pkt. 4.1.5.3 fastslår at medarbeidersamtalen er en avtalefestet samtale i Oslo kommune. Veiledning og skjema for gjennomføring av medarbeidersamtaler er vedlegg til Sykehjemsetatens HMS-perm. Årlige medarbeidersamtaler er som nevnt et 21 Dok. 24 Opplærings- og utviklingsavtale 14, framgår også av Oslo kommunes personalpolitiske strategi, kunngjort i rundskriv 15/2008 Nytt personalreglement i Oslo kommune. 22