Aibel sin vei til EHF fakturering SBN konferansen 2016

Aibel owners Aibel AS is owned by Ferd (50 percent) since June 2007 and Ratos (32 percent) and Swedish pension fund the Sixth AP Fund (18 percent) since December 2012. Ratos manages the pension fund s ownership stake Both Ferd (Norwegian) and Ratos (Swedish) have significant investments in private and public equity

Company overview Industry pioneer with over 100 years history A leading service company within the oil, gas and renewable energy industry Eight locations in Norway. Aibel is also located in Thailand, Singapore and Denmark Aibel employees around 4,300 worldwide. Annual turnover in 2014 approximately 8,6 billion NOK 50 percent ownership in EMC (Egyptian Maintenance Company)

Aibel s presence in Norway

Transaksjoner ønsket først

Problemstillinger Aibel hadde e_handels løsning E2B til Statoil, levert direkte til Statoil PIDEX til Conoco Philips, via Actain Gjenbruk av løsninger, er det mulig? Hvilket format vil man gå for? Hvordan levere sending? Aibel visste at Pagero kan konvertere fra IDOC eller andre formater inn og sende ut til ønsket format til kunde. Aibel valgte Pagero som samarbeids partner Aibel har brukt Pagro i mange år for faktura inn. Levere sendingene i EHF format.

Aibel system landskap Aibel SAP ORP Aibel SAP PI Pagero Aibel SAP Faktura og Ordre respnse I mellom Aibel Sap og Aibel SAP PI IDOC s Til Pagero: Faktura og Ordre respone i EHF Format Levert til SFTP område hos Pagero Pagro Pagero sender videre Aibel SAP Laster opp ordre Til Aibel SAP Sender ordre til Aibel SAP i IDOC Henter fra SFTP område hos Pagero Pagro Pagero mottar ordre i EHF

Implementerings plan Statoil implementerings plan Tids plan da satt Aibel startet intern diskusjoner sent høst 2015 Programmering startet Januar 2016 Aibel leverte første EHF faktura i April for April. Med kontrakts oppstart 01. Mars

Aibel løsning EHF Faktura Selv om Aibel bruker SAP PI og hadde der EHF innhold der kunne vi ikke være sikre på innhold før Aibel mottok «mapping» spesifikasjon. Aibel har ikke gjort store forandringer på grunnprinsipper i Aibel SAP oppsett. Bruker Salgsordre, DIP profiler, og DP91 kjøringer for grunnlag til faktura.

Aibel løsning EHF Faktura Hvordan løse Statoil løsning med PO service kode og en «skygge» service kode? En utfordring å løse som ikke PIDX løsning hadde Faktura skal inneholde service koder fra PO mens underlag skal vise den sammen med en «skygge» service kode som egentlig er ratene i kontrakt

Aibel løsning EHF Faktura WBS struktur i prosjektene ble løsningen Aibel var rimelig kjent med rapporterings struktur fra tidligere kontrakter Når PO struktur kom var den rimelig lik det som var med noen unntak som ble utvidet i Aibel WBS struktur

Aibel løsning EHF Faktura Service koder fra PO Eneste forandring Aibel måtte gjøre fra grunnoppsett. På salgs ordre linjer knytter vi opp service koder fra PO PO knyttes til Salgsordre på hode, Standard Med oppslag mot service koder mottatt elektronisk pr PO på linje nivå. Valideres mot lovlige service koder pr kontrakt (forskjellige for hver av kontraktene)

Aibel løsning EHF Faktura EHF fil krav til WBS, AO etc Aibel wbs struktur inneholder Z_felter der Statoil AO referanse eller nettverks aktivitet legges inn Om blankt hentes WBS referanse fra PO item inn til fil Dette styres fra konfigurasjoner i Safran som er Aibel planleggings verktøy og laster opp aktiviteter til Aibel SAP

Aibel løsning EHF ordre mottak En egen Z_tabell for PO header Med PO tekster og andre header data fra PO En egen Z_tabell for ordre linjer Oppslag fra salgsordre linjene til denne tabellen

Aibel løsning EHF oppsett Mapping tabeller måtte lages, eksempler Lovlige servicer pr kontrakt, kontrollerer også rapportering og krav til «skygge servicer» «Mapper» sammen Aibel koding mot «skygge servicer»

Aibel løsning EHF fakturering Egne transaksjoner for sammenstilling før sending Monitor der sjekk og godkjennelse av kontroller Samme monitor godkjennelse fra prosjektleder før selve sending skjer. Egne transaksjoner for underlags rapporter, men legges til som vedlegg fra monitor Masse oppdaterings transaksjoner for Salgsordre linjer, kan være stort volum pr måned fordi A5 og A6 fase f.eks faktureres på Arbeids Ordre nivå

Aibel løsning EHF fakturering Aibel monitor Med en oversikt for alle fakturaer pr lisens Statuser på faktura, sendt ikke sendt Godkjent av hvem Når godkjent av prosjekt leder først da mottar Statoil faktura

Aibel løsning EHF fakturering Aibel monitor I samme monitor kontrolleres / godkjennes først faktura av kontroller Vedlegg pr prosjekt type legges til Faktura godkjennes av prosjekt leder etter at kontroller har sendt videre. Intern Workflow for dette

Lært fra prosjektet så langt Ikke undervurder opplæring. Løsningen ikke teknisk avansert Men en grunnforståelse av Aibel fakturering en forutsetning. Om mulig involver personer fra prosjektet i testing, mulig da å bruke de samme til opplæring. Mapping spesifikasjoner en nødvendighet og så tidlig som mulig. Difi validator til stor hjelp for sjekking av filer for rette data https://vefa.difi.no/validator/

Forbedringspotensiale for løsningen Ett stort forbedrings potensiale for løsningen, I fra en leverandørs synspukt er: Tilbake meldinger på våre faktura linjer. Hvilke linjer i fra faktura sending er behandlet Nå ett problem at MLR / BLR ikke er adoptert hos DIFI Ser for oss en løsning der sending er teknisk mottatt, MLR og så når linjer behandles en BLR melding Dette er noe som fra Aibel kunne løfte og hjelpe kontrollerene veldig til en enklere jobb Det vil gi full oversikt på hva som er godkjent eller avvist I dag er det en mail tilbake, en mail pr faktura linje der det er avvist. I dag ingen melding på aksepterte linjer

Aibel samarbeidet med i EHF prosjektet Pagero Aksess punkt Jessica Kundeansvarlig Emily Prosjekt leder Pagero Bouvet SAP PI Ansgar SAP Pi og BI resurs Communicate Torbjørn Oppsett konfigurering / programmering 6 til 8 dager i måneden Kristoffer Programmering og veldig mye programmering av rapporter 60 %, 3 dager i uken. Egentlig fra Solidgroup nå SoperoSteria Prosjektet 1 til 2 personer fra prosjektet. Diskusjon av løsning for eksempel mot kontrakt. Aibel teknisk side Geir geir.engen@aibel.com Øyvind I oppstart med kontakter mot Pagero

Økonomi EHF prosjektet gikk Aibel område MOD med faktisk kostnad fra PIDEX prosjektet 1,4 mill. NOK Økt nå til ca 2,2 mill. NOK som en forecast Uten å ta med alle mine timer forbrukt.