B R U K E R H Å N D B O K

B R U K E R H Å N D B O K

INNHOLDSFORTEGNELSE 2 INNLEDNING...3 DEL 1. HJEMMELSREGISTER Oppstart......4 Eksempel på register.5 Opprettelse og endring av hjemler...6 Vedlikehold av hjemmel 6 Diverse opplysninger.7 DEL 2. BRUK AV HJEMMELSREGISTERET I BUDSJETTARBEIDET Bruk av hjemler.9 Registrering i stillingsbildet..9 DEL 3. DEL 4. VEDLIKEHOLD Rutiner for vedlikehold 10 Vedlikehold av hjemler 11 SAKSBEHANDLING Rutiner for saksbehandling.12 DEL 5. LØNNSBUDSJETTERING Forutsetninger..13 Oppstart 14 Rapporter..15 Grunnopplysninger..16 Estimering.20

INNLEDNING Brukerhåndboka er inndelt i 5 deler. Del 1 omhandler hjemmelsregisteret og hjemler Del 2 omhandler bruk av hjemler Del 3 omhandler lønnsbudsjetteringsmodulen Del 4 omhandler vedlikehold av hjemmelsregisteret Del 5 omhandler rutiner for saksbehandling 3 GENERELLE FORUTSETNINGER Prosjektledelsen i FØS-prosjektet har besluttet at man skal ta i bruk hjemler til bruk i lønnsbudsjettering. Arbeidsgruppa for hjemler har blitt enig om følgende generelle forutsetninger for utarbeidelse av et hjemmelsregister: Det kan opprettes felleshjemler for enkelte stillinger Det skal benyttes fortløpende nummerering av hjemler Alle budsjetterte stillinger må inngå i hjemmelsregisteret Vedlikehold av hjemmelsregisteret og hjemlene skal i utgangspunktet foretas av den enkelte leder. Den enkelte kommune må allikevel selv velge hvordan vedlikeholdet skal gjennomføres med bakgrunn i organisering, kapasitet og kompetanse. Den enkelte leder skal ha tilgang til systemet med bakgrunn i den vedlikeholdsmodellen som velges. Det opprettes en funksjon som systemansvarlig for hjemler, eventuelt tillegges denne oppgaven systemansvarlig for Personal. Det er viktig at alle registreringer, vedlikeholdsprosesser og rutiner blir kvalitetssikret. Det bør etableres kontrollrutiner som sikrer at alle opplysninger som legges inn i hjemmelsregisteret er så korrekte som mulig. Alle ledere og brukere av hjemmelsregisteret og lønnsbudsjetteringsmodulen skal gis tilgang til systemet gjennom utvelgelse i Security. Hver kommune bygger opp Security på grunnlag av organisering av vedlikeholdet. Det er Systemansvarlig (SY) som er ansvarlig for oppbygging av Security i den enkelte kommune.

DEL 1 4 HJEMMELSREGISTER Det tas utgangspunkt i alle budsjetterte stillinger og ansettelsesforhold hvor det utbetales fastlønn. Dette gjelder alle faste og midlertidige stillinger, herunder også ubesatte stillinger, samt alle åremålsstillinger og andre ansettelsesforhold som påvirker budsjett- og økonomiplanen. Hjemmelsregisteret henter alle sine grunnopplysninger fra Visma Ansatt. Hjemmelsregisteret hentes inn fra Hovedmenyen Dobbeltklikk på Grunndata Selskap - Hjemmel.

Hjemmelsregisteret er oppbygd med fortløpende nummerering og følger ikke inndeling i Ansvar. For å bla i hjemmelsregisteret benyttes funksjonen Page Down. 5 Dersom det ønskes en oversikt pr. Ansvar, tas dette ut fra lønnsbudsjetteringsmodulen. Eksempel på hjemmelsregister fra Ringsaker kommune

6 OPPRETTELSE OG ENDRING AV HJEMLER Ved å markere og dobbeltklikke på en hjemmellinje, får man hentet opp hjemmelen i et separat skjermbilde, vedlikehold av hjemmel. Når du skal opprette en ny hjemmel skal du trykke på «NY» knappen. Du vil da få opp et bilde uten opplysninger og legger manuelt inn de opplysninger hjemmelen skal inneholde. Du kan også hente inn dette bildet direkte fra hjemmelsoversikten ved å trykke på NY. Hjemmelsnummeret må påføres manuelt. Dersom det skal opprettes en ny hjemmel må du lete i hjemmelsregisteret for å få informasjon om neste ledige hjemmelsnummer, se rutine over for å bla i hjemmelsregisteret. Dersom du vil se på en annen hjemmel, skrives nummeret i linjen hjemmel og trykk enter. Du skal også bruke denne funksjonen når du skal endre på opplysningene i en lagret hjemmel. Bildet vedlikehold av hjemmel kan også hentes inn ved å gå inn på stillingsbildet på den enkelte ansatte og dobbeltklikke på linjen der hjemmelsnummeret er registrert. Du kan også foreta sletting av en hjemmel. Hjemmelen vil forsvinne fra hjemmelsoversikten. Alternativ til sletting er å sette stillingsprosenten til 0. Hjemmelen blir da ikke borte. Den vil komme med på hjemmelsoversikten men påvirker ikke budsjettet. Hjemmelsregisteret har ingen historikk. Det kan derfor ikke foretas endringer av hjemler før angjeldende lønnsperiode er klart til oppdatering. For eksempel dersom endringen skal gjøres fra juni, må mailønn være avsluttet. Se for øvrig vedlikehold.

SKJEMATISK OVERSIKT OVER OPPLYSNINGER 7 Nedenfor følger forklarende tekster til hvilke opplysninger som skal behandles ved opprettelse/vedlikehold av en hjemmel. Hjemmel: Størrelse: Periode: Ansvar: Tjeneste: Utb.sted: Lønnstabell: Stilling: Stillingstype: Lønnstrinn: Grunnlønn: Normert Sak,år/nr Kommentar: Ved opprettelse av ny hjemmel må hjemmelsnummer påføres manuelt. Ved vedlikehold av hjemmel vises hjemmelens nummer, dette skal ikke endres. Navnet som brukes på hjemmelen fremkommer i hjemmelsregisteret. Dersom man ikke skriver inn navn på hjemmel, kommer Ingen tekst fram på linja for hjemmel i stillingsbildet. Systemet gir automatisk 100 % ved opprettelse av ny hjemmel. En må manuelt endre til rett størrelse. Systemet gir ingen opplysninger, det må settes inn. Systemet henter inn ansvar på eksisterende hjemler. Ved nyopprettelse må dette registreres Som Ansvar Brukes ikke Systemet henter inn tabellnummer på eksisterende hjemler. Ved nyopprettelse må denne registreres Det er plass til 5 posisjoner, men bare tabellnummer. Dette feltet benytter stillingskode og stilling i hovedtariffavtalen, avhengig av kapittel. Systemet henter inn stillingskode og stillingstittel automatisk. Ved nyopprettelse må det settes inn stillingskode. Lønnstabell må være registrert for å få opp korrekt stillingskode. Det er også opprettet egne stillingskoder som gjelder for den enkelte kommune. Skal benytte kodene som er opprettet i Visma Ansatt Trenger ikke fylles ut. Opplysninger hentes fra Visma Ansatt. Søkerekkefølgen er aktive ansatte og tidligere ansatte. Dersom det ikke finnes slike, settes lønnen inn her. Trenger ikke fylles ut Trenger ikke fylles ut Hjemmel Det kan brukes nummer opp til 99999998. Nummer 99999999 brukes i lønnsbudsjettmodulen for ledige hjemler. En står fritt til å velge navn på hjemmelen.

Størrelse Det skal registreres en stillingsstørrelse og dette er den budsjetterte stillingsstørrelsen. I de tilfeller hvor det er forskjell mellom ansettelsesforholdet og stillingsstørrelse ved utlønning, skal vi bruke den stillingsstørrelsen som blir utlønnet. 8 Periode Det skal registreres en startdato for hjemmelen. Ved første gangs registrering av hjemler skal denne settes til 1. januar hvert budsjettår. Midlertidige stillinger skal registreres med periode, f.eks morsmålslærere. Endringer skal registreres med endringsdato. Ansvar og Tjeneste Ansvar angir hvilket budsjettansvar og tjeneste angir funksjonen. Dette må legges inn ved opprettelse av hjemmelen, jfr. den nye kontoplanen. Lønnstabell Dette er en fast oppbygging i VU Ansatt med henvisning til Hovedtariffavtalens kapitler slik: Tabell 30 = kapittel 3 og andre Tabell 40 = kapittel 4 Tabell 50 = kapittel 5 Dette må defineres når vi oppretter hjemler. Registrering av alternative lønnstabeller gjøres i samarbeid med superbruker Lønn. Stilling Det skal benyttes stillingskodene som er oppført i Hovedtariffavtalen. Stillingstype Det må defineres en stillingstype, se tabellen nedenfor. Kodetype Tekst Utfyllende/beskrivende tekst AF Attføring/ufør Brukes av personal for rapportering i AMU mm F Fast M/fastlønn L Lærlinger M Midlertidig M/fastlønn O Oppdragstakere Støttekontakter, fosterhjem m.m. og andre med kun honorar FO Folkevalgte PF Permisjon fødsel PM Permisjon m/lønn PS Permisjon v/sykdom Brukes der den ansatte har søkt permisjon fra fast stillingen. PU Permisjon uten lønn T Tillitsvalgt Frikjøpte ordninger og ikke en del av kap. 4 TV Tilfeldig vikar VD Vikar Timelønn VV Vikarer i vakante stillinger Midlertidig ansatte som går i ledige stillingshjemler (lønn på kontoart 0100) U Utdanningsstillinger Turnusleger med mer UA Unge arbeidstakere S Sysselsettingstiltak Lønnstilskudd og andre ordninger via NAV o.l ZZ Sluttet Sluttede som har sagt oppselv, er oppsagt, ved fratreden grunnet alder/pensjon eller avtale er opphørt

Del 2 9 BRUK AV HJEMLER I BUDSJETTARBEIDET For å kunne ta i bruk hjemmelsregisteret i budsjettarbeidet må det registreres ansatte i de forskjellige hjemlene. Det registreres normalt en ansatt til hver hjemmel. Flere ansatte kan registreres til hver enkelt hjemmel, for eksempel ved permisjoner. Når vi har flere ansatte med fast tilsetting i samme hjemmel, vil budsjettberegningen bli foretatt med grunnlag i den tilsatte med høyest årslønn. En ansatt kan registreres til flere hjemler, for eksempel ved forskjellige arbeidssteder. Hjemmelsnummeret blir registrert inn på den enkelte ansatte i vinduet STI(lling) med fastlønn i rubrikken hjemmel, som vist nedenfor. Det må sjekkes at stillingstype er korrekt. Når disse to opplysningene er påført bildet stilling med fastlønn kan bildet oppdateres og den ansatte er nå registrert i den respektive hjemmel. For å oppdatere STI(llingsbildet) benyttes knappen Endring. For å kunne ta i bruk funksjonen oppdatering av hjemmelsnummer må superbruker Lønn kontaktes.

DEL 3 10 VEDLIKEHOLD Alle ledere har ansvar for å påse at hjemmelsregisteret fungerer etter forutsetningene og at alle data gis til den instans som er ansvarlig for ajourhold/registrering. Leder må påse at basisinformasjonen for vedlikehold av hjemmelsregisteret, hjemmelsnummer og rett stillingstype, er påført vedlikeholdsmeldingen. Den enkelte kommune velger selv hvordan vedlikeholdet skal foregå. Alt vedlikehold av stillingsbildet skal utføres av lønnsansvarlig/superbruker lønn. Personalmeldinger, egne meldeskjemaer og/eller ansettelsesbrevet kan brukes som grunnlag for vedlikeholdet. Vedlikehold av stillingsbildet Det løpende vedlikeholdet av stillingsbildet i Visma Ansatt gjøres i forbindelse med behandling av ordinære lønnsendringer. Meldinger sendes lønningskontoret og hjemmelsnummer/stillingstype må være påført disse meldingene. Lønnsansvarlig registrerer hjemmelsnummeret i stillingsbildet i henhold til melding fra den enkelte leder. Vedlikehold av hjemmelsregisteret Hjemmelsregisteret skal gjennomgåes og kvalitetssikres av den enkelte leder ved uttak av budsjettrapporter. Vedlikehold av hjemler Vedlikehold av hjemmel omfatter opprettelse-, endring- og opphør av hjemmel. Den enkelte leder skal i utgangspunktet vedlikeholde hjemler som tilhører eget ansvarsområde. I en overgangfase kan det være aktuelt at andre enn leder vedlikeholder alle hjemlene, avhengig av ressurser og kompetanse i den enkelte kommune. For å kunne utføre dette vedlikeholdet må den enkelte leder gjøre nødvendige vedtak. Det kan her benyttes egne skjemaer for vedtak eller utskrift av vedtak fattet av den enkelte leder. Den enkelte kommune velger selv hvilken modell som benyttes ved vedlikehold av hjemler. Det anbefales at vedlikeholdet dokumenteres i vedtak. Ved opprettelse av ny hjemmel må hjemmelen være etablert i hjemmelsregisteret før en eventuell ansettelsesprosedyre starter, slik at tilsettinger er tilknyttet en hjemmel.

11 Vedlikehold av hjemler og hjemmelsregisteret gjøres ved å gå inn på Visma Ansatt under grunndata selskap. Ved å dobbeltklikke på ikonet hjemmel åpnes oversiktbildet vedlikehold av hjemmel. Vedlikehold av lønnsbudsjetteringsmodulen Budsjettansvarlig utfører alt vedlikehold som er nødvendig for at modulen skal kunne benyttes i utarbeidelse av budsjettet.

DEL 4 12 RUTINER FOR SAKSBEHANDLING Arbeidsgruppa mener at det er viktig å etablere gode rutiner for saksbehandling i forbindelse med at hjemmelsregister/hjemler tas i bruk. Hjemmelsregisteret må til enhver tid være oppdatert med korrekte opplysninger, da registeret danner grunnlag for bruk av lønnsbudsjetteringsmodulen. Rutiner skal sikre at alle vedtak om opprettelse av nye hjemler, opphør av eksisterende hjemler og endring av eksisterende hjemler blir registrert i hjemmelsregisteret på en ensartet måte, alle stillingshjemler er dokumentert i gyldige vedtak og at stillingshjemmelen er etablert i hjemmelsregisteret før ansettelse foretas. Opprettelse av ny hjemmel Opprettelse av nye hjemler gjøres vanligvis i forbindelse med de årlige budsjettvedtakene. Den enkelte leder og/eller rådmannen har vanligvis delegerte fullmakter til å gjøre slike vedtak fortløpende. Vedtakene danner basis for opprettelse av hjemmelen. Vedtak om opprettelse av hjemmel arkiveres på vanlig måte i saksarkivet. Alle data som er nødvendig for opprettelse av hjemmel, opphør av hjemmel og endring av hjemmel registreres inn i skjermbildet Vedlikehold av hjemmel. Data som er nødvendig er følgende: Navn på hjemmelen (samme som stillingskoden eller egendefinerte) Fast eller midlertidig stilling (for påføring av startdato/tidsrom) Stillingskode/alternativ stillingskode Stillingsstørrelse Avlønning Arbeidstid (dagarbeid/turnus/natt) Kontoplanopplysninger (ansvar og tjeneste) Dato for vedtak Dersom det benyttes egen melding for rutinen er det nyttig å påføre henvisning til budsjettvetak. Ved opprettelse av ny hjemmel må nummeret påføres skjemaet manuelt. Opphør av hjemmel Den enkelte leder fatter vedtak om opphør av eksisterende hjemmel. Vedtaket danner basis for opphør av hjemmelen og arkiveres på vanlig måte i saksarkivet. Endringer i hjemmel Den enkelte leder fatter vedtak om endringer i eksisterende hjemmel. Vedtaket underskrives og danner basis for endringer i hjemmelen. Vedtak om endring i hjemmel arkiveres på vanlig måte i saksarkivet.

13 Del 5 LØNNSBUDSJETTERINGSMODUL Lønnsbudsjetteringsmodulen er en rapport som henter data fra lønnstransaksjoner og beregner et grunnlag for budsjettering. Modulen er avhengig av at det er oppbygd hjemmelsregister og at stillingstyper er tatt i bruk i Ansatt. Det er en forutsetning for å kunne benytte modulen i budsjettarbeidet at alt vedlikehold og oppgradering er utført. Rapporten produserer en fil som kan leses direkte inn i Unique ØKOPLAN. Budsjettansvarlig i kommunen har ansvar for oppdatering av grunnopplysningene for å kunne benytte lønnsbudsjettering. Videre må følgende transaksjoner være utført: Opprykksberegning må være kjørt. Lønnskjøring må være utført for grunnlagsperioden. Hjemmelsnr. 99999999 blir brukt spesielt av rapporten og kan ikke være brukt i det ordinære hjemmelsregisteret. Lønnsutgifter som ikke hentes fra transaksjonsregisteret må være estimert i bildet Estimering budsjett. Modulen startes fra Hovedmenyen i Ansatt som vist under slik: Gå inn på Rapporter Lønn - Budsjettering / Simulering - Lønnsbudsjettering

14

UTSKRIFT PR. HJEMMEL 15 Funksjonen utskrift pr. hjemmel skriver ut budsjettallene pr. hjemmel. Klikk på knappen utskrift pr. hjemmel og velg forhåndsvisning på egen skriver: De hjemler som er ledige vil ikke ha navn knyttet til hjemmelen. De estimeringer som er gjort i bildet Estimering budsjett vil bli vist i rapporten under hjemmelsnr. 99999999. UTSKRIFT PR. KONTOART Denne rapporten viser de samme dataene som Utskrift pr. hjemmel, men de er sortert pr. ansvar og tjeneste.

VEDLIKEHOLD AV GRUNNOPPLYSNINGER 16 For å kunne ta i bruk funksjonene utskrift pr. hjemmel og utskrift pr. kontoart må det settes inn grunnopplysninger i bildet for lønnsbudsjetteringsmodulen Fanen Oppstart Utvalg for rapporten Selskap i lønn: Periode: Dato: Ansvar: Tjeneste: Hjemmel: Akk. For årslønn: Her legges hvilket selskap det skal beregnes for. Her legges hvilken lønnsperiode som skal legges til grunn for beregning. Du kan kun angi EN periode. Her benyttes stort sett dagens dato. Hvis det er to som ligger med samme hjemmel kommer kun personen som er aktiv pr. dato frem med beregning. Ansatte som begynner etter denne datoen vil ikke bli tatt med. Her angis hvilket ansvar du ønsker å beregne for. Husk: ansvar hentes alltid fra hjemmelen. Her angis hvilken tjeneste du ønsker å beregne for. Husk: tjeneste hentes alltid fra hjemmelen. Her legges valg hvis det er et utvalg av hjemler det skal beregnes for. Lønns og trekkarten for regulativlønn må ha egen akkumulator for rapporten. For eksempel 6001. Denne akkumulatoren legges da inn på alle de artene som brukes til fast regulativlønn.

Fanen Oppstart Akkumulatorer 17 Funksjonaliteten i systemet er avhengig av koding av akkumulatorer slik at lønnsopplysninger hentes korrekt fra Visma Lønn. Akkumulatorer vedlikeholdes i bildet som vist under av lønnsansvarlig/superbruker lønn for årslønn, ulempetillegg og tillegg. Fanen Oppstart Tillegg og kutt Fast kronetillegg: Lønnstrinnstillegg: Feriepengetillegg: Lønnskutt: Hvis det i forestående budsjettår er bestemt at det skal legges til et bestemt kronetillegg legges det i dette feltet og blir beregnet. Hvis det i forestående budsjettår er bestemt at det skal legges til et bestemt tillegg pr. lønnstrinn (F.eks 2.200,-) legges det i dette feltet og blir beregnet. Her angir du hvor mye tillegg du regner i forhold til feriepenger. Rapporten tar direkte ut opplysninger fra transaksjonsbildet og ganger beløpet med 12. Men, som regel regner du et tillegg for feriepenger. Det legges i dette feltet. Det legges inn eventuelle reduseringer før endelige budsjettall. Hvis du har mange ubesatte stillinger beregnes dette som et kutt i %. I motsatt fall legges inn en tilleggsprosent som -2%. Arter som er estimert i bildet Estimering budsjett vil ikke få dette kuttet/tillegget.

18 Fanen Oppstart Arbeidsgiveravgift Her legges inn de forskjellige satsene på de forskjellige sonene i forhold til arbeidsgiveravgift. Merk av hvilken sone som er standard for rapporten og ledige hjemler vil bli beregnet med standard sone. Fanen for pensjon Ordinær sats: Her legges ordinær sats på arbeidsgivers andel av pensjon Grense for pensjon: Her legges grensen for hvor stor stillingsprosent den enkelte ansatte må ha for å beregne pensjon. Gruppe: Sats: Stillingskoder: Grense: Her legges andre grupper av stillinger med beregningsprosent av arbeidsgivers andel ulik den ordinære. Her legges satsen på den aktuelle gruppens pensjonstrekk. Her legges stillingskodene som skal ha beregning ulik den ordinære. Det kan her legges inn andre grenser enn 37 %, jfr. ovenstående.

19 Fanen for stillingstype/kontoart Stillingstyperegisteret må være korrekt utfylt og framkommer i oversikt på side 7. De forskjellige stillingstypene til de forskjellige gruppene legges inn i dette bildet. Stillingstyper som ikke blir angitt i denne tabellen, blir ikke tatt med under lønnsbudsjetteringen. Opplysninger brukes i utskrift budsjett pr. hjemmel for å beregne opprinnelig stillingsbrøk og brukt stillingsbrøk. NB: Hvis rapporten utskrift pr. kontoart kommer med 0 i konto, sjekk om vedkommende har korrekt stillingstype. Fast ansatt/ Permisjon m/lønn/u/lønn: Her legges inn aktuelle stillingstyper, se oversikt side 7. Kontoart - Arbgi.avg.: Kontoart - Pensjon: Ledig stilling: Her legges inn konto for arbeidsgiveravgift. Her legges inn konto for pensjon Her legges inn konto for ledig stilling og rapporten legger den ledige inn på denne kontoen i budsjettet

20 ESTIMERING Her kan en legge inn andre tillegg som ikke inngår i akkumulatorene under Oppstartfanen, og som en ønsker å budsjettere med. Beløpet som legges inn skal være årsbeløp.