Personalmelding. Nyansatt fastlønn Nyansatt timelønn Endring Permisjon. (epm)

Transkript

1 Personalmelding Nyansatt fastlønn Nyansatt timelønn Endring Permisjon (epm) Brukerveiledning Oppdatert 12/

2 2 Innhold Innledning... 3 Elektroniske er... 3 Endringstyper... 4 Nyansatt eller ny stilling?... 5 Når er det aktuelt å opprette ny stillings-id?... 5 Når bør stillings-id gjenbrukes/videreføres? (endringstype «Endring i stilling») Spesielt for sensorer... 5 Spesielt for eksamensvakter... 5 REGISTERING... 6 Registrere nyansatte fastlønn Skjema Personalia Bankkonto Pårørende Kompetanse Ansattopplysninger Stillingsinformasjon... 9 Registrere nyansatte timelønn Skjema Personalia Bankkonto Pårørende Kompetanse Ansattopplysninger Stillingsinformasjon Endre ansatt Permisjon (over 14 dager) Avslutte stilling Avslutte ansattforhold (hele arbeidsforholdet i TFK) Anvisning Arbeidsavtale... 19

3 3 Innledning Møre og Romsdal fylkeskommune arbeider kontinuerlig med å forenkle og effektivisere arbeidsprosesser. Elektronisk arbeidsflyt skal gjøre det enklere å administrere og følge opp. Alle som skal ha lønn og andre oppgavepliktige ytelser fra Møre og Romsdal fylkeskommune må være registrert i Visma HRM før utbetaling kan foretas. I tillegg er Visma HRM «master» for tilgangsstyring som oppretter brukerkonto og gir brukernavn og epostadresse. Denne registrering skal gjøres via på web (heretter kalt epm), her skal det registreres person- og lønnsdata. Fagsystemet heter Visma Enterprise HRM og epm finner du i webdelen av systemet (Min side) Saksgang i systemet er lagt opp slik at samme person kan registrere og anvise (jfr. dagens ordning på papir). Det er også mulig at en saksbehandler registrerer og videresender til leder for anvisning. Det er virksomheten som avgjør hvem som skal inneha disse rollene. Den som anviser må ha fått delegert budsjettansvar. Saksgangen er godt dokumentert i historikkloggen. Prosessen er ikke fullført før saksbehandler ved lønnsgruppa har godkjent meldingen. Arbeidsavtaler skal arkiveres i Ephorthe. Brukerveiledningen hjelper deg gjennom alle deler av epmen i HRM-web og viser hvordan denne kan benyttes av saksbehandlere og ledere. Elektroniske er Velg hovedmenyen Medarbeidere, undermeny Saksbehandling og videre menypunktet Personalmeldinger og Registrere personal. Velg deretter riktig Enhet for den elektroniske epmen som skal registreres. Søk kan utføres med eller uten å fylle ut mulige søkekriterier. Kun ansatte i enheter man har tilgang til vil vises. Det er mulig å søke etter ansatte med sluttdato eller startdato i en periode. Det gjør det enklere å forlenge vikariat eller reengasjere tidligere ansatte i samme enhet. Søketreffet viser status per dags dato, men ikke endringer frem i tid. Oversikt over de som tilhører enheten vil vises på skjermen. Personer som har avsluttet alle stillinger fremkommer med blå kursivskrift.

4 4 Dersom vedkommende finnes fra før så klikk på personen. Endringstyper Avslutte valgt stilling Ny ansatt Benyttes for å registrere ny ansatt i en enhet. Finnes den ansatte registrert i Visma HRM fra før, kan denne hentes opp. Denne endringstypen genererer ny stillings-id. Ta kontakt med lønnsgruppa før dere oppretter ny stillings-id. Vi prøver å unngå for mange stillings-id er så lønnsgruppa vil vurdere om det skal være gjenbruk av id eller om det skal opprettes ny. Endring i stilling Ved endringer på en aktuell stilling. Denne endringstypen benyttes ved forlengelse av engasjement/vikariat i samme stilling, eller andre tilfeller hvor gjenbruk av stillings-id er ønskelig. Når stillingsid skal beholdes, men personen skal inn i en annen enhet, ring lønnsgruppa. Ny stilling Benyttes kun når ansatt skal ha to eller flere stillinger samtidig. (f. eks både fagarbeider, og lærer u/utdanning). Ellers skal IKKE denne endringstypen benyttes. Opphør av stilling Ikke bruk denne. Bruk endring av stilling, legg inn ansatt til og slett fastlønnslinjene. Endring fra første dag uten lønn. Legg inn sluttdato, (t.o.m dato) og bruk notatfeltet for å angi sluttårsak og evt. annen informasjon. Opphør av ansattforhold Her avsluttes alle stillinger og ansattforholdet i Møre og Romsdal fylkeskommune. Må bare brukes når en vet at dette er eneste arbeidsforholdet. Ved tvil kontakt lønnsgruppa.

5 Nyansatt eller ny stilling? Hva du velger her har betydning for om ny stillings-id blir opprettet eller ikke. Dersom en person har to eller flere stillings-id er, innvirker dette på håndtering av refusjoner av sykefravær, og saksgang ved registrering av fravær på «Min side». Dette er to av flere grunner til at vi bør holde antall stillings-id er nede på et så lavt antall som mulig. Endringstypene «Ny ansatt» og «Ny stilling» genererer ny stillings-id, og bør derfor kun benyttes når det er helt nødvendig. I de tilfeller hvor det er tvil om bruk av ny, eller gjenbruk av stillings-id, så ta kontakt med lønnsgruppa for en avklaring på forhånd. 5 Når er det aktuelt å opprette ny stillings-id? «Ny ansatt»: o Ved nytilsetting i Møre og Romsdal fylkeskommune. «Ny stilling»: o Ved to samtidige, men ulike stillinger i din virksomhet. (Eks at den ansatte er fagarbeider og lærer u/godkjenning) o Hvis den ansatte har stillinger fordelt på to ansvar. (Eks Molde vgs og Romsdal vgs) Når bør stillings-id gjenbrukes/videreføres? (endringstype «Endring i stilling»). Når en person skal bytte enhet, men innenfor samme ansvar skal stillingen gjenbrukes. For eksempel: ansatt som bytter enhet fra «Molde vgs. - idrett» til ny «Molde vgs. - språk». Ved forlengelse av midlertidig tilsetting i samme stilling stilling gjenbrukes Ved nytt vikariat i samme type stilling i samme virksomhet etter et opphold stilling gjenbrukes Spesielt for sensorer Dersom du forsøker å legge inn ny sensor som allerede er lagt inn/finnes registrert, så skal du ikke opprette ny stilling for din skole. Klikk avbryt. Ring lønningskontoret for å få oppgitt ansattnummer og stillingsid. Spesielt for eksamensvakter Dersom du forsøker å legge inn ny eksamensvakt som allerede er lagt inn/finnes registrert, så skal du ikke opprette ny stilling for din skole. Klikk avbryt. Ring lønningskontoret for å få oppgitt ansattnummer og stillingsid. Inspeksjonstimene registreres i Extens.

6 6 REGISTERING Registrere nyansatte fastlønn Velg enhet: den enhet ansatt skal tilhøre Hvis ikke vedkommende finnes - Klikk ny ansatt Dersom du lurer på om vedkommende har vært her før, sett enhet «alle» og sett kryss for «inkluder ansatte med sluttdato i perioden» f. eks d. d klikk søk Ved valg av Ny ansatt føres du gjennom syv steg (skjermbilder) med ulike alternativer for å navigere i registreringsprosessen. Du kan velge Avbryt, Neste, Forrige, Hopp over, eller Fullfør. Klokka viser hvilket steg i skjemaet du er på

7 7 1. Skjema Når du skal registrere en ny ansatt velg skjema: Skole ny ansatt (den ansatte skal ha fast månedslønn) 2. Personalia Fødselsdato skrives inn trykk tab Statsborger klikk på ledetekst statsborgerskap og hent kode fra register skal fylles ut Bokommune klikk på ledetekst bokommune og hent kode fra register skal fylles ut Epost MÅ legges inn Dersom den du legger inn er registrert fra før får du denne meldingen: 3. Bankkonto Alle feltene må fylles ut Kontoen tilhører= Norge Kontonavn = Primærkonto

8 8 Kontonummer Kontoholder = ansattnavn Klikk Neste 4. Pårørende Ansatt skal selv fylle ut dette på min side «Hopp over» 5. Kompetanse Sjekk om denne er utfylt, hvis ikke må ansatt selv fylle ut dette på min side «Jobbtittel» skal være blank (under «karriereinformasjon») «Neste» 6. Ansattopplysninger Kategori: Beskriver personens tilsettingsforhold i MRFK. En person kan kun ha én kategori uavhengig av antall stillinger. Derfor benyttes «beste» kategori. F.eks. vil en fast deltidsansatt renholder som i tillegg har et vikariat, få kategori som KF Kommunal fast. Kode Tekst Forklaring KF Fast ansatt øvrige Alle faste ansatte som ikke er lærer LF Fast ansatt lærer Fast ansatt lærere KV Midlertidig ansatt øvrige Midlertidig ansatte f. eks renhold, elevassistenter, kontoransatte LV Midlertidig ansatt lærer Midlertidig ansatte lærere Ansatte som er lønnet på pensjonistvilkår PL Pensjonistlønn EL Elev/lærling Brukes på lærlinger Pensjonsordning: Alle skal legges inn med pensjonsordning 1-SPK: Undervisningspersonale og skoleledere 10- KLP: Øvrige ansatte Unntak: lærlinger, folkevalgte med mindre enn 30% godtgjøring PAI: her SKAL høyeste utdanning/utdanningsnivå den ansatte har fylles inn. Dersom du ikke finner akkurat riktig, så velg den som er nærmest. Alle som skal ha timelønn eller fastlønn MÅ ha PAI-kode. Biarbeid sette kryss hvis mindre enn 50% stilling og der vi er biarbeidsgiver.

9 «NESTE» 9 7. Stillingsinformasjon Alle felter skal fylles ut. Endring fra: Velg dato fra kalender Tabellnr: Hovedtariffavtalens inndeling av hvor de forskjellige stillingsgruppene skal plasseres. Kode Tekst Forklaring 30 Kap 3.4.1, 3.4.2, Skoleledere, andre ledere med personal/ budsjettansvar 50 Kapittel 5 Rådgivere 4018 Kap 4 (f.o.m ) Lærere, andre stillinger på skolene som ikke er ledere,sekretærer, konsulenter, renholdere m.n Kap 4017heter fra osv. For mer info se HTA Vedlegg 1

10 10 Stilling: Her settes inn stillingskode. Klikk på «stilling» for å få opp meny Stillingstype: Kode Tekst Forklaring KF Fast ansatt Fast ansatte ikke undervisning KV Midlertidig ansatt Ansatte for en gitt periode ikke undervisning PL Pensjonistlønn For de som skal ha pensjonistvilkår UF Undervisning fast Fast ansatt undervisningsstilling UV Undervisning vikar Midlertidig ansatte undervisning Ansettelse%: hvor stor stilling man eier(arbeidskontrakt) (trenger ikke være det samme som utlønningsprosent) Stillingskategori: 1 Alle med fastlønn 3 Tannleger 4 Timelønte som skal inn med stillingskode og årslønn 7 Personer som bare får utbetalt honorar/reise. Eks Eksamensvakt og eksterne sen Tj. sted: Gjelder PAI, velg fra menyen. De mest brukte er: Videregående skoler 2500, Tannhelse 3720, Sentraladministrasjonen Utbet sted: velg riktig utfra menyen Ansatt til: sluttdato for stillingen (legg inn t.o.m datoen. Feks ) Lønn til: Skriv inn lønn til og med dato, hvis tidsavgrenset engasjement/vikariat Ansiennitet: må fylles ut for alle i kapittel 4 (alle unntatt ledere i kap 3 og rådgivere i kap 5) Lønnsramme: Denne følger stillingskoden og ligger i de fleste tilfeller ferdig utfylt. Fagarbeider/ufaglært osv. Se meny under ledetekst. Se også B-rundskriv fra KS. Kapittel 3 og 5 skal alltid stå med ramme «P personlig lønn». Grunnlønn 100%: Årslønn utfra lønnsramme og ansiennitet Tillegg 100%: her skal KUN kompetansetillegget stå. Dette feltet skal bare fylles inn sentralt av lønnsgruppa. Yrkeskode: en del stillinger er forhåndsdefinert, men hvis ikke må du inn i menyen og hente riktig betegnelse. Hvis du ikke finner riktig yrke så velg det som er nærmest. Vikar for: må fylles ut dersom ansatt er inne for en navngitt. Dersom man er vikar for flere - velg den med størst stillingsprosent/andel.

11 11 Kontering: Ansvar ramme og tjeneste skal fylles ut. Kontoart hentes fra LT art og skal ikke fylles ut. Fastlønn: Klikk på Vis Fastlønn. Fastlønn må legges inn Klikk «legg til ny» Legg inn lønnsart Lønnsart 104 for lærere Lønnsart 100 for øvrige ansatte, Lønnsart 109 for renholdere. Lønnsart 107 for lærlinger tegnet nederst i høyre hjørne) Legg inn % for denne stillingen som ansatt skal lønnes i - klikk tab - tasten - da oppdateres linjen Dersom lønn skal fordeles må det opprettes flere linjer ( tegnet) Overstyring av art/konto og tjeneste gjøres på fastlønnslinja (Lønnsart 104 har fast 10121,lønnsart 100 har fast 10101, mens lønnsart 109 har fast 10751). Hvis prosjektnummer, skal det legges inn her Tekst brukes ikke Funksjonstillegg Start med å legge inn årsbeløpet i feltet for f.eks kontaktlærer. Pr Deretter legg inn fastlønnslinje med LT art 355. Fyll aldri inn beløp. Dette hentes fra årsbeløpet. NB!! Her skal det ikke legges inn prosent.

12 Legg bare inn kontering hvis det avviker fra konteringen du har lagt inn på stillingen. 12 LT art 355 Kontaktlærer Årsbeløp ,- LT art 356 Rådgiver Årsbeløp ,- Permisjon: her skal meldes alle permisjoner over 14 dager - UNNTATT FORELDREPERMISJONER (eget skjema) Se eget punkt om permisjoner under «endre ansatt» Trykk FULLFØR Da får du opp en forhåndsvisning dersom alt er ok - klikk send (øverst til høyre, eller nederst til høyre) Da går epmen til anvisning

13 Registrere nyansatte timelønn I de tilfeller der den timelønte skal ha mrfylke adresse og skal vises i oversikten over ansatte på skolen, må det legges inn enhet og stoppdato. Denne kombinasjonen genererer alltid mrfylke adresse. For tilfeldige timelønte/honorar (f.eks eksamensvakter) bruk enheten som vi har kalt skolenavn eksamensvakt/sensorer tilfeldige. Ikke legg inn stoppdato på disse før etter at dere ikke skal bruke dem lenger. Da vil de ikke vises på intranett. NB!! Bruk stillingskode 9999 på disse Skjema Når du skal registrere en ny ansatt med timelønn - velg skjema: Nyansatt med timelønn (den ansatte skal ha en stillingskode og en årslønn beregnet etter ansiennitet og kompetanse) Klikk «neste» 2. Personalia Fødselsdato skrives inn trykk tab Statsborger klikk på ledetekst statsborgerskap og hent kode fra register skal fylles ut Bokommune klikk på ledetekst bokommune og hent kode fra register skal fylles ut (dersom du er usikker på hvilken kommune så slå opp stedsnavnet på wikipedia) Epost MÅ legges inn Navn.etternavn@mrfylke.no ved timelønn med enhet ( alle lærere med timelønn) Privat epost ved timelønn uten enhet Dersom den du legger inn er registrert fra før får du denne meldingen: Når du får opp denne meldingen på timelønna, klikk avbryt og ring lønningskontoret for å få ansattnummer ikke opprett ny ansatt/stilling.

14 14 3. Bankkonto Alle feltene må fylles ut Kontoen tilhører = Norge Kontonavn = Primærkonto Kontonummer Kontoholder = ansattnavn Neste 4. Pårørende Ansatt skal selv fylle ut dette på min side «Hopp over» 5. Kompetanse Sjekk om denne er utfylt, hvis ikke må ansatt selv fylle ut dette på min side «Jobbtittel» skal være blank (under «karriereinformasjon») «Neste» 6. Ansattopplysninger Kategori: For en ansatt med timelønn velges kategori utfra om den ansatte skal ha tilgang til systemer eller ikke. Kode Tekst Forklaring T Timer/tilfeldig Timelønnet og honorar EK Ekstern med tilgang Brukes i tilfeller der personen skal ha tilganger til systemene våre, men ikke skal ha lønn fra oss. Pensjonsordning: Alle med lønn skal legges inn med pensjonsordning. Ikke nødvendig på eksamensvakter/sensorer og honorarmottakere. 1-SPK: Undervisningspersonale og skoleledere 10- KLP: Øvrige ansatte Unntak: lærlinger, folkevalgte med mindre enn 30% godtgjøring PAI: her SKAL inn høyeste utdanning/utdanningsnivå den ansatte har. Dersom du ikke finner akkurat riktig, så

15 velg den som er nærmest. Alle som skal ha timelønn eller fastlønn MÅ ha PAI-kode. 15 Biarbeid sett kryss «NESTE» 7. Stillingsinformasjon Alle felter skal fylles ut. Endring fra: Velg dato fra kalender Tabellnr: Hovedtariffavtalens inndeling av hvor de forskjellige stillingsgruppene skal plasseres. Kode Tekst Forklaring 4018 Kap 4 (f.o.m ) Lærere, andre stillinger på skolene som ikke er ledere, saksbehandlere etc Kap 4017 heter fra fra er det 4018 osv For mer info se HTA Vedlegg 1 Stilling: Her settes inn stillingskode. Klikk på «stilling» for å få opp meny

16 16 Stillingstype: For timelønnet skal her velges T timelønnet (ligger ferdig utfylt i skjema) Ansettelse%: for en timelønnet skal her stå 0 skriv inn 0 Stillingskategori: 4 Timelønnede 7 Honorar/reise Tj. sted: Utbet sted: Ansatt til: Lønn til: Gjelder PAI, velg fra menyen. De mest brukte er: Videregående skoler 2500, Tannhelse 3720, Sentraladministrasjonen velg riktig utfra menyen Må legges inn hvis den timelønte skal ha tilganger inn i systemene Ikke aktuelt Ansiennitet: må fylles ut for alle i kapittel 4 (alle unntatt ledere i kap 3 og rådgivere i kap 5) Lønnsramme: Denne følger stillingskoden og ligger i de fleste tilfeller ferdig utfylt. Fagarbeider/ufaglært osv. Se meny under ledetekst. Se også B-rundskriv fra KS. Grunnlønn 100%: Årslønn utfra lønnsramme og ansiennitet Tillegg 100%: ikke aktuelt Yrkeskode: en del stillinger er forhåndsdefinert, men hvis ikke må du inn i menyen og hente riktig betegnelse. Hvis du ikke finner riktig yrke så velg det som er nærmest. Vikar for: ikke aktuelt på timelønnede Kontering: Ansvar og funksjon skal fylles ut. Arbeidsavtale: Denne skal kun benyttes av anviser. Trykk FULLFØR

17 17 Da får du opp en forhåndsvisning dersom alt er ok - klikk send (øverst til høyre, eller nederst til høyre) Da går epmen til anvisning Endre ansatt Gå inn på enheten søk Klikk på ansatt da åpner stillingsbildet seg. Klikk på blyant for å komme i endremodus. Velg skjema endring Legg inn fra dato endringen skal gjelde fra Legg inn endringer. Hvis fastlønn: Se på «vis fastlønn» og sjekk at det fortsatt er riktig evt gjør nødvendige endringer. Fordeling av lønn på forskjellige tjenester. Klikk på + for å få opp ny linje Legg inn Lt art 104 (lærere) og prosent. Beløp skal aldri fylles inn. Legg inn tjeneste evt ramme. Konteringen som legges her overstyrer det som ligger i stillingsopplysningene. NB: Kontoart skal ikke fylles inn, det hentes fra LT arten. Stopp av funksjonstillegg: Sett 0 i årslønna på det aktuelle funksjonstillegget. Slett Fastlønnslinja (klikk på søppelkassa til høyre på linja. «Send» OBS! Dersom ansattkategori(ansattforholdet) skal endres f. eks fra midlertidig til fast ansatt så skal du ikke lage epm, da sender du en mail til saksbehandler i lønnsgruppa så endrer lønngruppa kategori manuelt. Permisjon (over 14 dager) Velg person Velg endring Velg skjema «permisjon» Endring fra dato Permisjonsprosenten sier bare i hvilken grad du skal ha permisjon (kun melding til myndighetene) ikke noe med lønnsutbetaling å gjøre.

18 18 Notat feltet: må oppgi grunnen til permisjon, med eller uten lønn, Du må også inn på «vis fastlønn» og endre/ korrigere utlønnings% på fastlønnslinja Avslutte stilling Gå inn på enheten søk Klikk på ansatt da åpner stillingsbildet seg. Velg skjema «endring stilling» Legg inn endringsdato (første dag uten lønn) I ansatt til legg inn sluttdato. (til og med dato) I lønn til legg inn sluttdato. (til og med dato) Vis faslønnslinjer Slett alle fastlønnslinjene. Legg inn på notat hva som er sluttårsak VIKTIG! «Send» Permisjoner skal meldes på skjema «permisjon» - stilling skal ikke avsluttes Ved overgang til AAP helt eller delvis skal permisjonsskjema brukes. Skriv forklaring i «notat for logg» Avslutte ansattforhold (hele arbeidsforholdet i MRFK) Her avsluttes alle stillinger i hele fylkeskommunen er du usikker ta kontakt med lønngruppa Velg avslutt arbeidsforhold Legg inn sluttdato Velg sluttårsak Feriedager til gode: dersom disse skal utbetales MÅ du skrive i notatfeltet Denne opplysningen vises ikke når lønn godkjenner epmen i HRM, derfor må det stå i notatfeltet. Sluttoppgjør feriepenger når du velger JA her er det ingen vei tilbake. Utbetalt er utbetalt kan ikke gjøres om. Dette må avklares med den ansatte før dere gjør et valg her. OBS! her vises ferie til disposisjon inkl. årets

19 19 Notat: f. eks «5 feriedager til gode skal utbetales» Send I forhåndsvisningen ser du hvor mange stillinger som avsluttes her må dere passe på! Anvisning Kommer som en oppgave på Min side Her får du opp en forhåndsvisning, husk å klikke på «vis fastlønn» nede til høyre slik at du også ser hvordan lønn er postert. Arbeidsavtale: Huk av - Gjelder kun ved endringer/forlengelse av allerede inngåtte arbeidsavtaler. Kommer senere Arbeidsavtalen legges i den ansattes dokumentarkiv på «Min Side». Den skal skrives ut og underskrives av den ansatte. Den arkiveres i Ephorthe Trykk FULLFØR Da får du opp en forhåndsvisning når alt er ok - klikk send (øverst til høyre, eller nederst til høyre) Da går epmen til Godkjenning av saksbehandler ved Lønnsgruppa. Rediger: kan endre data, slette, avvise. Som hovedregel bør du ikke slette, men avvise. Da går den tilbake til forrige bruker som kan endre meldingen. Support: