Innhold Utskrifter... 2 Lønnsrapporter... 2 Generelt om Lønnsrapporter... 2 Perioder... 2 Danning av rapporter i lønnsberegning... 2 Lønnsrapporter i konsern... 2 Lønnsrapporter ved forskuddskjøring... 2 Lønnsslipper... 3 Digipost... 3 Utplukk og sortering av papirslipper... 4 Lønnsjournal... 4 Bankliste... 4 Kontosammendrag... 5 Kontospesifikasjon... 6 Endringslogg... 6 Avviste transer... 7 Opprykksliste... 7 Utskrifter... 7 Utplukk... 8 Sortering... 8 Liste over Utskrifter... 8 Rapporter... 8 Trekkeierrapporter... 8 Trekkeierrapport i konsern...10 Overtidsrapport...10 Rapportviser...11 Filter...11 Vis kun siste rapport...11 Sikkerhet Rapportviser...12 Sletting av Rapporter...12 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 12
Utskrifter Lønnsrapporter Generelt om Lønnsrapporter I forbindelse med periodeavslutning vil du normalt ta ut en eller flere rapporter. Disse rapportene dokumenterer utbetaling, overføring til regnskap og endringer, i tillegg er det generelle kontrollrapporter. De tre viktigste er lønnsslipper, bankliste og kontosammendrag. Perioder Alle lønnsrapporter bestilles for en periode og du kan velge alle perioder som er lukket eller aktiv. Dersom du benytter fri periodisering har du også tilgang til åpne perioder. Danning av rapporter i lønnsberegning Når du kjører lønnsberegning kan du bestille alle lønnsrapportene på en egen fane slik at de ligger klar for utskrift i rapportviseren når jobben er ferdig. Lønnsrapporter i konsern Alle lønnsrapporter kan bestilles i konsern, det betyr at hvis du har tilgang til konsern så vil de rapportene du bestiller bli kjørt for alle firma som er definert i konsernet. Konsernrapporter finner du i menyen under Rapporter Konsernrapporter Du kan også kjøre trekkeierrapporter i konsern, på samme måte som lønnsrapporter. Lønnsrapporter ved forskuddskjøring Lønnsslipper, bankliste, kontosammendrag er tilgjengelig for forskuddsperioder. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 12
Lønnsslipper Lønnsslipper kan enten skrives ut på formular, du kan sende slippene på mail eller Digipost, eller du kan laste opp slippene til intranett. I oppstartsdialogen må du velge hvilken kombinasjon du ønsker. Lønnsslipper er tilgjengelig for ordinære perioder og forskuddsperioder. Når det i bilde er en lås indikerer dette at vedlegg til epost blir kryptert, og en må benytte passord for å åpne vedlegget. I kjøretype kan du velge Produksjon eller Kontroll. Velger du Kontroll, vil det kun dannes en utskrift av slipper til papir, uansett hvilke typer Lønnsslipp du velger. Velger du Kun endrede slipper, får du en utskrift av de slippene som er endret siden siste lønnsberegning på den valgte perioden. Du må alltid kjøre en lønnsberegning på perioden for å få beregnet alle vanlige slipper. I Lønnsslipp typer velger du hvilken type du ønsker. Funksjonen Merk alle/fjern merke endres dersom en eller flere typer er valgt. I Funksjoner velger du om du vil sende Epost, laste opp til Intranett, sende slipper til Digipost eller sende samleslipp til avdelingsleder. Disse valgene er avhengig av hva du har valgt i seksjonen lønnsslipp typer. Samleslipp til avdelingsleder danner en kontrollslipp som sendes til avdelingsleder angitt i Ajourhold faste opplysninger Organisasjon. Hvis du velger Send Epost, kan du også velge å ta med tidligere sendte Epost-slipper for den aktuelle perioden. Digipost Hvis du har slipper som skal til Digipost, blir antatt behandlingstid beregnet for det antall slipper som skal sendes Digipost, og du får opp Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 12
en informasjonsboks. Legg merke til at selv opplastingstiden kommer i tillegg til behandlingstiden hos Digipost. Utplukk og sortering av papirslipper I Utplukk og Sortering for papirslipper er det mulig å filtrere på disse opplysningene: Det er mulig å sortere på alle felt i personaltabellen: Lønnsjournal I eksemplet er det valgt stigende sortering på Hjemstedsavdeling og synkende sortering på Ansattnavn for sortering. I bestilling kan en foreta utplukk på hjemstedavdeling ved å krysse av sjekkboks. Lønnsjournalen viser sumtall pr. ansatt. Lønnsjournalen har også en sumside som viser kontrollsummer for Fellesordningene og Arbeidsgiveravgift. Bankliste Banklisten dokumenterer utbetalinger for perioden. Rapporten er delt i kontant, bank og negativ nettolønn. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 12
Denne rapporten danner også utbetalingsfil. Denne utbetalingsfilen dannes på et generelt format og er tilgjengelig i egen eksportrutine for overføring til BBS, Telebank. Rapporten er tilgjengelig for ordinære perioder og forskuddsperioder. Når en krysser for danning av utbetalingstranser er det mulig samtidig å Dann ny regnskapsbunke spesifisert etter følgende regel Utbetalings måte Transaksjons type Ansatt nr Trekkeier nr 1 0 ansatt nnn 0 Slå sammen til en postering 5 0 ansatt nnn 0 Per transaksjon 6 0 ansatt nnn 0 Per transaksjon 1 1 trekk 0 nnn Per transaksjon 1 2 trekk 0 nnn Per transaksjon 1 3 - skatt 0 0 Per transaksjon I tekst for bunke skrives Banktranser <lønnsperiode> for øvrig fylles felt ut i henhold til standard for danning av regnskapsbunke Det dannes kontering med konteringskode R8DBANK og motkontering med totalsum med kontering fra R8DBA. Kontering dannes på kontonivå. Det dannes ikke kvittering for skriv av regnskapstranser. Kontosammendrag Tilgang til denne funksjonen er indikatorstyrt med systemparameter du finner under Overføringer Regnskap. Kontosammendraget dokumenterer regnskapsposteringene for perioden. Rapporten danner også en overføringsfil. Denne filen dannes på et generelt format og er tilgjengelig i egen eksportrutine for overføring til de forskjellige regnskapssystemene. I rapporten er også arbeidsgiveravgift høy sats tatt med, og av den grunn skal normalt perioden være lukket før danning av transer til regnskap. Dette kan overstyres ved å sette systemparameter AGAREGNOVF til verdien 1. Kontosammendraget kan splittes i to perioder for å føre etterskuddslønn til korrekt regnskapsperiode. Ved danning av regnskapstranser dannes Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 12
to regnskapsbunker som balanseres med en interimskontering. Det benyttes en konteringsdimensjon til splittindikator. Rapporten er tilgjengelig for ordinære perioder og forskuddsperioder og du finner den i meny Rapporter Kontosammendrag Ikke lønnsperiodisk rapportering er kontosammendrag for kjøringer som kan være knyttet til en eller flere lønnsperioder. Kontospesifikasjon Endringslogg Kontospesifikasjon er en kontrolliste som dokumenterer alle transaksjonsposteringer (ikke automatposteringer og motposteringer). Rapporten viser sum pr. konto, dimensjoner, ansatt og lønnsart, og er i en del sammenhenger en grei rapport for å finne ut hvorfor du har en postering på en konto. Endringsloggen dokumenterer de endringer som er foretatt i Aditro Lønn siden forrige periodeavslutning. Noen kaller dette en revisjonslogg. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 12
Avviste transer Opprykksliste Vær oppmerksom på at endringsloggen i tillegg til endringer av personakkumulator inneholder de endringer på felt som er definert skal logges, Aditro Lønn har en brukerstyrt endringslogg. I lønnskjøring dannes automatisk rapport fra endringslogg for utførte endringer siden siste lønnskjøring. Rapporten viser de lønnstransaksjonene som er avvist i perioden. Rapporten er tilgjengelig for forskuddsperioder. Opprykkslisten har flere funksjoner. Rapporten viser alle som har fått automatisk opprykk i en periode. I tillegg kan rapporten vise alle som har endret stillingsprosent i perioden. Begge endringstyper kan logges til pensjonslogging ved rapportering. I tillegg benyttes opprykksliste med oppdatering for å oppdatere sats for garantilønn. Utskrifter Utskrifter i Aditro Lønn er definert som enkle tabellutskrifter. Utseende på disse listene er bestemt av leverandøren. Dersom du har behov ut over det som Aditro Lønn dekker, anbefaler vi at du sjekker hvilke muligheter du har via standard programvare, for eksempel Excel og Access eller Fakta. Mange av utskriftene i Aditro Lønn kan eksporteres til Excel, Word, PDF eller XML. Ved å klikke på knappen Eksporter, (inne i rød firkant), får du opp de tilgjengelige valgene: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 12
Utplukk Sortering Liste over Utskrifter Alle utskriftene gir mulighet for utplukk. Hvilke felt som er tilgjengelig for utplukk er fast pr. tabell. Utplukkene kan lagres slik at hvis det utplukk du benytter med jevne mellomrom så lagrer du disse definisjonene og henter dem fram når du skal bruke de. Alle utskriftene gir mulighet for sortering. Hvilke felt som er tilgjengelig for sortering er fast pr. tabell. Utskrifter i Aditro Lønn er en utlisting av data som finnes i de ulike tabellene Lønn og trekkart Organisasjon Person Personakkumulatorer Regulativ Stilling Stillingskode Lønnsramme Trekkeier Variable transer Faste transer Stillingstranser Rapporter Trekkeierrapporter Trekkeierrapportering er rapportering til forskjellige trekkeiere. Under fanen rapporter finner du: Trekkeier Fagforening Alfabetisk liste fagforening Kontrollrapport skatt Påleggstrekk Sluttvederlag, OU-fond og AFP Arbeidsgivers andel pensjon Dersom du velger Trekkeier eller Fagforening kan du også merke av for Utbetaling og regnskap og/eller Send epost-rapporter. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 12
Under fanen Terminoppgjør velger du om du vil kjøre: Terminoppgjør Svalbardskatt Påleggstrekk Samt om du vil danne transaksjoner til Altinn: Under fanen Annen maskinell rapportering, finnes det 2 spesialrapporter for hhv Sykepleierforbundet og Postkom, fagorganisasjon for ansatte i Posten. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 12
Under fanen Kontroll ambulerende virksomhet, finnes de aktuelle kontrollene for dette: Ambulerende virksomhet er beskrevet i eget dokument, som du finner på hjelpesidene våre på web. Trekkeierrapport i konsern Du kan også kjøre trekkeierrapportering i konsern. Overtidsrapport Overtidsrapporten viser overtid i et tidsintervall. Du kan velge mellom ukesfordeling, månedsfordeling eller Arbeidsmiljø-rapport. Arbeidsmiljørapporten rapporterer overtid i henhold til arbeidsmiljøloven. Dersom virksomheten har avvikende arbeidstid i forhold til arbeidsmiljøloven benyttes arbeidstidsgruppe på ansatt for å angi hvordan disse skal behandles for at rapporten skal fjerne ikkerapporteringspliktig overtid. Overtidstimer fordeles per overtidsgruppe som du selv ønsker. Denne ajourholdes på lønns- og trekkarten i feltet Overtidsgruppe. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 12
Rapportviser Alle rapporter og utskrifter i Aditro Lønn kan lagres i rapportarkivet. Rapportene lagres i PDF-format. Rapportene lagres fysisk i databasen, navngivingen er slik at rapportviseren i Aditro Lønn gir tilgang til rapportene på en systematisk og enkel måte. Arkivet finnes I menypunkt Rapporter Rapportarkiv Filter I rapportviseren kan du angi spesifikt Firma, Bruker, Person og/eller Periode. Dette gjør at du på en enkel måte kan filtrere bort rapporter som du ikke trenger for øyeblikket. Vær oppmerksom på at dette filteret hele tiden tar hensyn til definert sikkerhet for Rapportvisere, for den aktuelle brukeren. Dvs. at hvis en bruker kun har tilgang til de rapportene vedkommende selv har produsert så vil han aldri få tak i naboens rapporter. Vis kun siste rapport I Rapportviseren er det en sjekk-boks Vis kun siste rapport. Hvis du slår på denne så vil kun siste versjon av en rapport vises. Dette vil i praksis gjøre oversikten bedre fordi du ikke ser noe til de første versjonene av en rapport. Hvis du for eksempel skriver ut kontosammendraget tre ganger for en lønnsperiode så vil denne funksjonen utelate de første. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 12
Sikkerhet Rapportviser Rapportviseren har en egen sikkerhetsdefinering. Denne gjør at du sentralt kan bestemme hvem som skal kunne se hva. For hver bruker angir du hvilke firma og brukere som er tilgjengelig. Innenfor hver av disse klareringene bestemmer du hvilke rapporter som skal være tilgjengelig for denne brukeren. Denne defineringen setter også begrensninger for filteret i selve Rapportviseren. Sletting av Rapporter For å kunne slette en rapport fra rapportarkivet, må du ha åpnet for dette ved å krysse av feltet Tillat sletting i rapportarkiv under generelle systemparameter. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 12