HUSLEIE SOM KOMMUNIKASJONSMIDDEL MELLOM EIER- FORVALTER OG BRUKER

HUSLEIE SOM KOMMUNIKASJONSMIDDEL MELLOM EIER- FORVALTER OG BRUKER Eiendomssjef Nils Kr. Nordlien Lillehammer kommune Eiendom Eierkonferansen 25-26 nov 2009 www.lillehammer.kommune.no

EIENDOMSMASSEN Totalt: 168000 M2 Eiere: Lillehammer kommune (TO- Eiendom) Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS (LKE AS) Lillehammer kommnale boligtiftelse (LKB ) Eiendomssjef daglig leder i LKE AS og LKB Eiendom www.lillehammer.kommune.no

TO ENHETER I LILLEHAMMER Eiendom- bestiller Byggservice- utfører Eiendom www.lillehammer.kommune.no

Oppgaver/Ansvar tillagt Eiendom Forvalter av bebygd og ubebygd eiendom (oppdrag fra kommunestyret som eier) Stille til lokaler til disposisjon for brukerne gjennom en leiekontrakt Bygge ny bygningsmasse etter bestilling fra bruker. Ombygge/rehabilitere eksisterende bygningsmasse. Drifte og vedlikeholde eksisterende bygningsmasse Utvikling, kjøp og salg av eiendommer.

HVORFOR HUSLEIE? Hvilken informasjon skaper en husleieordning for eier, forvalter og bruker? Hva kommuniserer vi når vi innfører husleie? Husleie er altså ikke noe vi innfører bare for eiendomsforvaltningens del Husleie må sees i sammenheng med utviklingen i styringsstrukturen i kommunene

Trender i kommunal organisering Hierarkiske, regelbaserte og sentralstyrte organisasjonsmodeller er på veg ut To-nivå modeller med virksomheter med stor grad av selvstendighet Klarere inndeling i støttefunksjoner og kjernevirksomhet Grensesnitt mellom enhetene som gir incitamenter til fornuftige beslutninger i hver enhet og for kommunen totalt. Bestiller/utførerorganisering og konkurranseutsetting

Eiendom www.lillehammer.kommune.no

En kommune er en kompleks organisasjon Myndighetsutøvelse på mange områder Tjenesteproduksjon på mange svært forskjellige områder Spørsmål: Hvordan få en så kompleks organisasjon til å fungere? Hvem kan holde fokus på så mange oppgaver?

Det kommunale nettverket

ROLLEDELING En husleieordning er mer enn å sette en pris på lokalene i budsjett og regnskap Husleieordninger kan muligens innføres uten en rolledeling mellom eier, forvalter og bruker, men den blir først meningsfull med en slik rolledeling Husleie dreier seg ikke bare om økonomi, men like mye om en hensiksmessig ansvarsdeling mellom eier/forvalter og bruker.

EIER FDV-fullmakt/ avtale Eierskap Tillatelse til bruk/ leieavtale FORVALTER FDV Forvaltning av brukers tillatelse/leieavtale Driftstjenester Bruk renhold BRUKER Rollene i eiendomsforvaltning

Rolledeling og internhusleie er en del av et styringssystem for kommunen En nødvendighet for politiske organer Et virkemiddel i rådmannens styring Et virkemiddel for å ta vare på eiendomsverdiene Et nødvendig virkemiddel for å få fornøyde leietakere/ brukere

Er innføring av husleie med tilhørende avtaler et byråkratiserende element? Klare ansvarsforhold mellom kommunale enheter er en forutsetning for at enhetene skal kunne løse sine oppgaver på beste måte Levrandør/kundeforhold mellom enhetene basert på avtaler gir klare forventninger til hverandre og legger til rette for serviceholdninger hos alle

KJERNEVIRKSOMHET- STØTTEFUNKSJONER Effektiviser støttefunksjonene for å få mer ressurser til kjernevirksomheten Private bedrifter outsourcer støttefunksjoner Kommunen er så stor og har så mange virksomheter at den kan lage egne interne enheter, enten alene eller sammen med andre

Innføring av husleie skal : Bidra til at de som beslutter om fordeling av ressurser f.eks mellom tjenesteområder har full informasjon om alle kostnader Bidra til å legge til rette for en mest mulig optimal ressursallokering hos brukeren av lokalene Bidra til rammevilkår for eiendomsforvaltningen som gir fornuftige beslutninger i denne enhet og forutsigbarhet i forhold til framtidige ressursrammer

Grunnprinsipper for husleie Husleien skal dekke : Kapitalkostnader Forvaltningskostnader Løpende driftsutgifter Vedlikehold Tjenester? Renhold Renovasjon Innvendig vedlikehold Utendørs

Hvordan beregne kapitalkostnadene? Veilederen fra kommualdepartementet landet på annuitetsberegning Eiendom www.lillehammer.kommune.no

Kostnadsbasert leie i praksis De faktiske kapitalkostnadene reduseres med avskriving av kapitalen i takt med byggets alder. Vedlikeholdskostnaden øker med byggets alder En indeksbasert husleie basert på levetidskostnader for bygget og årskostnader beregnet som annuitet vil ta høyde for at kapitalkostnaden reduseres mens vedlikeholdskostnaden øker

Prinsipper ved oppstart i Lillehammer Alle bygg leies ut i den stand de er I eldre bygg ble leien satt ut fra en vurdering av byggets standard og beliggenhet Nyere bygg fikk en husleie ut fra kostpris Den kostnadsbaserte leien utgjorde i -95 9,5% av kostprisen i dag nyttes 8,5% Eiendom www.lillehammer.kommune.no

Grensesnitt eier/leier Grensesnitt mellom eier og bruker følger i hovedsak en standard leiekontrakt Eiendom www.lillehammer.kommune.no

Standardheving- off. pålegg Standardheving som ønskes av bruker gir i henhold til leiekontrakten tillegg i husleien Tilsvarende gir pålegg fra off. myndighet tillegg i husleien

Innvendig vedlikehold og utomhus Bruker har ansvar for innvendig vedlikehold Bruker har ansvar for beplantning Bruker dekker energikostnader- Eiendom gir gode råd og er ansvarlig for at tekniske anlegg fungerer. Bruker dekker renholdsutgifter Motiv: Den som har størst interesse av tiltaket bør også ha budsjettmidlene.

Enkel husleieberegning Husleie 8,5% av kostpris på nye bygg Eiendomsforvaltningen belastes med 7% av kostpris til dekning av kapitalkostnadene Til forvaltning, drift og vedlikehold 1,5% av kostpris pr år. Husleien indeksreguleres med 80% av konsumprisindeks årlig.

Med en m2-pris på 25 000 kr betyr dette at for hver ny m2 vi får, øker budsjettrammen vår med kr 375 pr m2 pr år. Til sammenlikning kan nevnes at f.eks OPAK opererer med driftsutgifter i intervallet kr 363-612 pr m2 for næringsbygg Eiendom www.lillehammer.kommune.no

En investering på 100 mill kr gir en husleie til eiendomsforvaltningen på 8,5 mill kr hvorav Eiendomsforvaltningens budsjett belastes med 7 mill kr og 1,5 mill kr beholdes til dekning av drift og vedlikehold. Eiendom www.lillehammer.kommune.no

Budsjett Eiendom År 1 År 2 Lønn+ sos utg 4 411 4 411 Andre driftsutg 34 972 36 472 Avskrivninger/renter 81 636 88 636 Sum utg 121 019 129 519 Eksterne husleie -18 064-18 064 Festeavgifter -500-500 Inntekter prosjekt/byggeledelse -2 400-2 400 Avgiftspliktig salg -820-820 Interne husleieinntekter -90 545-99 045 Momskomp - 3 607-3 607 Sum innt -115 936-124 436 Netto utg 5 083 5 083

Rammebevilgninger Eiendom har årlige rammebevilgninger til selvfinansierende investeringer hvor økt husleie dekkes innenfor brukernes eksisterende budsjettrammer, for eksempel ønskede standardhevende tiltak eller lønnsomme ENØK- investeringer

Gir husleieordning bedre vedlikehold?. Min påstand: Det et ikke husleien i seg selv som gir Min påstand: Det et ikke husleien i seg selv som gir effekten, men de rammevilkår som Eiendomsforvaltningen arbeider under når husleie er innført

Virker systemet i henhold til teorien? Det er vanskelig å få full effekt av de incitamenter som ligger i ordningen- budsjettrammen øker i takt med behovet for midler Bevisstheten om at lokaler koster penger er økt. Holdningsendringer tar tid. Når ønsker framkommer fra brukere, skjer det stadig oftere at rådmannen henviser til at dette må løses innen eksisterende budsjettrammer

Erfaringer I Ordningen ville neppe blitt innført uten at den var initiert fra rådmannsnivået Brukerne snakket om at de nå var blitt husmenn Deling av vedlikeholdsmidler mellom eier og bruker var noe konfliktfylt Vi forsøkte oss med enkle leiekontrakter- brukerne var imidlertid mer kritiske i forhold til oss enn eksterne huseiere 2 generasjonskontrakter mer detaljerte og med eget vedlegg som viser hvem som betaler for hva.

Erfaringer II Brukerne er opptatt av husleie som kostnad Det at husleie er en reell del av budsjettet gjør at det er Det at husleie er en reell del av budsjettet gjør at det er lettere å finne nye løsninger for å dekke behovet for mer hensiktsmessige lokaler den dagen dette oppstår. Mulighetene for å tilfredsstille kundens (brukerens) behov blir betydelig forbedret ved en husleieordning.

Regler og beslutninger må være langsiktige Hver modell må vaksineres mot overgripende klåfingerhet Eiernes kortsiktige budsjettkrav Nye politiske majoriteter Trendrelaterte forandringer» META fastighetsadministrasjon AB Workshop KOBE 13.12.06