Presentasjon av SKL Portalen

Presentasjon av SKL Portalen edocs DM integrert med SharePoint Portal Gunn Kristin Saltvik Salgs-og Markedssjef 1 av 24

Agenda Hvem er SKL Utfordringer før løsning Mål for integrasjon mellom edocs DM og SharePoint (Seeunity) Hvordan brukes løsningen Fremtidsplaner 2 av 24

Hvem er SKL - selskapet Grunnlagt i 1946 Blei i 2009 etablert som konsern med morselskap SKL AS og datterselskapene SKL Marked, SKL Nett og SKL Produksjon Driver hovedsaklig med produksjon, overføring og energiomsetning av elektrisk kraft Ny forretningsområder: fiberbaserte bredbåndstjenester, distribusjon og salg av naturgass, IKT-leveranser til kraftbransjen 140 ansatte fordelt på de 4 selskapene Omsetning på 903 millioner kroner i 2010 Hovedkontor på Stord 3 av 24

Hvem er SKL - løsningen Har følgende moduler fra Contesto: edocs DM edocs RM (ikke tatt i bruk ennå) edocs Workflow SeeUnity pdfdocs Desktop OCR-server DM Notify Twinview Contesto Webtool (ikke tatt i bruk ennå) Thumbnail (ikke tatt i bruk ennå) Har benyttet løsningen siden 2008 4 av 24

Utfordringer før kobling mot edocs Tidligere ble felles selskapsdokumenter gjort om til PDF Feil informasjon ble publisert Eierskap ble vanskelig å gjennomføre Dårlig sikkerhet da alle hadde tilgang til alt Dokumenteier måtte selv å sende over til ansvarlige personer for publisering 5 av 24

Mål for integrasjon mellom edocs DM og SharePoint (Seeunity) Ny informasjonsportal: Direkte integrasjon mot edocs DM slik at det til enhver tid skal vise siste versjon av originalfilene Eier av dokumentet skal ha ansvar for korrekt innhold Bedre struktur og kvalitet Ivareta sikkerheten på dokumentene Plassere ansvaret ut i organisasjonen (team og divisjon) 6 av 24

Hvordan er SKL Portalen bygget opp Informasjonskanal som gir enkel tilgang til informasjon som er til felles interesse for alle ansatte i konsernet Alle filer som befinner seg på portalen er filer som kommer fra edocs DM Til enhver tid siste versjon Sikkerheten ivaretas Nyproduserte filer som skal publiseres må via ansvarlig redaktør Etter publisering er fortsatt eierskapet til innholdet hos forfatter Felles for alle områdene (fanene) Kolonne for Dok ID Bedre kontroll på de dokumentene som er publisert ut, oppdateringer osv. 7 av 24

Hvordan fungerer integrasjonen mot edocs DM Bygget en struktur under workspaces/arbeidsområder Filene direkte inn i riktig workspace og publiseres automatisk ut på SKL Portalen Alle filer i SKL Portalen kommer fra edocs DM Direkte integrasjon mot edocs slik at det til enhver tid skal vise siste versjon av originalfilene Ivaretar sikkerheten på dokumentene Ivaretar tilgangskontroll 8 av 24

9 av 24

SKL Portalen - Førstesiden Delt inn i ulike områder Førstesiden, Personal, Kvalitetssystem, Velferd, Støttefunksjoner, Min edocs) Inneholder konserninformasjon med mye faglig innhold Nyheter Kontoplan Prosjekt Linker Mål- og strategiplaner Vedtekter Organisasjonskart m.m 10 av 24

11 av 24

12 av 24

SKL Portalen - Personal Informasjon som gjelder den ansatte i SKL i forhold til personalavdelingen Personalhåndboken til SKL som er koblet direkte til filer i edocs DM Informasjon fra HR og Personal som f. eks skjemaer og maler, timeføring Brukere får automatisk tilgang til oppdatert avspasering og feriedager til gode (hentes fra Tempus) 13 av 24

SKL Portalen - Kvalitetssystem SKL sitt eget kvalitetssystem (Qualisoft) (startes eget vindu) Har direkte kobling mot originalfiler i edocs DM Kvalitetsleder er ansvarlig for alle dokumenter som finnes her 14 av 24

SKL Portalen - Støttefunksjoner Mulighet til å bestille tjenester som reiser, bil, vaktmester, rekvisita osv. Telefonoppslag Websupport mot IKT 15 av 24

16 av 24

17 15.02.2011 17 av 24

SKL Portalen - Velferd Trimliste Bedriftstindrettslaget Hytter 18 av 24

19 15.02.2011 19 av 24

SKL Portalen - Min edocs Får tilgang til mine siste editerte dokumenter Link til beskrevet dokumentprosess i SKL sitt kvalitetssystem Link direkte til Arkivplanen (lagret i edocs) 20 av 24

21 15.02.2011 21 av 24

Resultat Bedre struktur på SKL sin informasjon Brukerne får ansvar de eier informasjonen Til enhver tid oppdatert informasjon Gode tilbakemeldinger fra brukerne 22 av 24

Fremtidsplaner Utbedre Min edocs med blant annet brukerens hurtigsøk og delte søk Utarbeide teamsites hvor man kan invitere inn eksterne samarbeidspartnere i tillegg til interne montører som ikke har behov for en ren edocs DM lisens Ta i bruk Thumbnail for bildehåndtering slik at bilder vil bli publisert til Portalen på lik linje med andre dokumenter Utarbeide et godt system for maler Tilgjengeliggjøre et presentasjonsbibliotek som kan benyttes på tvers av selskapene 23 av 24

24 av 24