Kunderegisteret (BD60)

Kunderegisteret (BD60) Søk og vedlikehold

of 11 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Kunderegister (BD60) 07.03.2014 BDR 2.0 Revidert 02.12.2014 HamMir 3.0 Revidert 12.02.2015 HamMir 4.0 Lagt til info om frisøk 16.02.2015 BDR 5.0 Lagt til info om krav på prefix 24.02.2015 HamMir 6.0 Revidert og lagt til mer info. 21.01.2016 HamMir 6.1 Oppdatert 18.03.2016 HamMir 6.2 Oppdatert 07.07.2016 HamMir 6.3 Lagt ut litt info. Om import-funksjonen i BD60 19.07.2016 HamMir 6.4 Lagt til info. å sperring av e-post 29.10.2016 HamMir TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON Nr. 1 CS-Web_Kredittsalg-rutiner_og_logikk 2 CS-Web_Kundebestillinger 3 CS-Web_Kundebestillinger_skaffevarer 4 CS-Web_Håndtering_av_dublett-kunde 5 CS-Web_Nivåstyring Navn på dokumentet INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Søk kunde i kunderegisteret... 3 Forklaring til felter i kunderegisteret (BD60)... 4 Knappene i kundekortet... 5 Administrative funksjoner tilgjengelig i kunderegisteret... 6

of 11 Forord Kunder som skal handle på kreditt, må være opprettet i kunderegisteret. Kunden kan deretter søkes opp fra for eksempel ordreregistrering (OF14), fra kassen, og fra CS-Mobile. Søk kunde i kunderegisteret Etter at du har valgt kunderegister (BD60) kan du søke opp kunde, enten på kundens navn eller kundenummer. Bruk «Søk» knappen eller <F5> så får du opp følgende bilde: Skriv inn søkebegrep, og bruk * (frisøk), så får du mer eksakt treff. Du kan selvfølgelig også søke etter 2 eller flere navn med * imellom. Frisøk, søker på navne-feltene /alle adressefeltene /alle telefonfeltene, samt referansefelt1 og referansefelt2 Det er også mulig å søke etter epostadresse ved frisøk, men en forutsetning for at søket går på epostregisteret er at verdien i søket inneholder @ i tillegg til *. For eksempel Fornavn.etternavn@* Søk uten stjerne (*) på vil gi vanlig alfasøk i kunderegister (BD60). Da kommer du til liste på de kundene som hadde verdien du søkte etter. Og i denne listen velger du da den riktige kunden. Ta kunden med tilbake med Enter, eller knappen «Endre» Anbefaler at det er definerte rutiner for hvem/hva som kan endres i kunderegisteret. Du kan i tillegg til kundenr. og kundenavn også søke med kundegruppe.

of 11 Husk! Fetlet <Kundegruppe> er alfanumerisk og gir treff på både alfabetiske verdier i tillegg til numeriske. Forklaring til felter i kunderegisteret (BD60) Det anbefales gode retningslinjer i bedriften for opprettelse av kunder, slik at kunderegisteret blir så godt som mulig. Kundenr Følger teller i systemet, kan overstyres hvis nødvendig. Kan også styres til egen nummerserie pr butikk (se beskrivelse tilleggsfunksjoner under).

of 11 Kundeinformasjon generelt legges inn i henhold til beskrivelsen i bildet. Annen grunnleggende informasjon kommer fra oppsett i «Grunn-parameter». Dette settes pr firma, og bør gjøres av den som administrer løsningen hos deg. Informasjon fra grunn-parameter kan overstyre. Det kan være aktuelt for eksempel ved «Fakturatype» hvis denne skal sette til M (mail). Se ellers hjelpetekst tilhørende feltene. For EHF se egne dokumentasjon for korrekt oppsett. Kundegruppe Inaktiv Ikke til kasse Her er det sjekk mot tabell i BD61, og kontrollen er case-sensitiv /forskjell på små og store bokstaver. Gjør kunden inaktiv, og utilgjengelig ved kundeoppslag i kasse. Valget gir deg muligheten til å styre om kunden skal til kasse eller ikke. Se eget dokument omkring dette. Sperre redigering av epost Funksjonen gir deg mulighet til å sperre endring av e- postadressen til kunde og e-post for regningsadresse. Denne funksjonen er relatert til web-ordre. Når kundeinfo. kommer fra web og e-posten på kunden er endret, oppdateres normalt e-postadressen som er registrert på kunden på kundekort i Kunderegister. Ved å avhuke/velge denne funksjonen sperres denne endrings muligheten. MERK! Når det gjelder feltene <Ref1> og <Ref2>, så gir verdiene i disse feltene pluss (*) (f.eks. «Kundens ref1*») grunnlag for kundesøk i følgende programmer: BD406 BD49, BIM16, BIM17P, CS40, RE640, OF11, OF14, OF30, RE30 og T10 Knappene i kundekortet Mulighet til å legge inn flere kontaktpersoner på kunden. (ref bedrifter). Kundens ID (EAN) der det er i bruk Legg inn e-postadresse til kunden. Det er denne som blir brukt ved automatisk utsendelse av mail Mulighet for å legge til kategori i henhold til BD64 (adressekundekategori) Regningsadresse, der denne avviker fra kundens adresse Viser siste endringer på kundekortet (endringer på kundeinfo.) Viser oversikt over fakturaer pr periode/faktura på kunden Viser omsetning pr. periode på kunden

of 11 Hvis kunden skal slettes. Kunder som har transaksjoner liggende kan ikke slettes. Administrative funksjoner tilgjengelig i kunderegisteret Forklaring til funksjoner ved inngangsbildet til kunderegisteret. Noen av knapper er like i inngangsbildet og kundekortet og er allerede omtalt i avsnittet over. Importere kundeinformasjon basert på en.csv fil. Import funksjonen er laget som et hjelpefunksjon slik at det skal være enkelt for den enkelte bruker eller butikk å importere sine kunder til CS-Web. Systemet baserer seg på import fra en Excel fil, og du kan selv bestemme hva som skal importeres. Den aktuelle filen må være semikolon separert (csv.). Filen kan lastes opp fra lokal disk, og definisjon på felter finnes under knappen <Feltrekkefølge> som du ser etter å ha valgt «Importere kunde-info». Felt-rekkefølgen kan for eksempel se slik ut:

of 11 Bokstavene henviser til kolonne i den opprinnelige.csv filen. Det er ikke noe mal for import, men tilpasning til hvordan det ligger i.csv filen. Kolonnehenvisningen her kan med andre ord endres i henhold til den filen som skal importeres. Det er kun definerte kolonner som blir importer til kunderegisteret. Tar du utgangspunkt i et Excel ark f.eks. som dette: I dette Excel arket er det benyttet ledetekst for å forenkle registreringen, denne sletter du før du lagrer filen som en CSV formatert fil. Du kan også arkiverer filen på et område du kan eksportere til ditt system, om nødvendig med FTP, og/eller VR-FTP. Leser ut kunderegisteret til Excel fil. Kan kjøres fra/til kundenr. Knappene «Omsetning» og «Kontoutdrag» er oppslag på den kunden du står på i listen, og er samme funksjon som finnes i kundekortet. Gir deg muligheten til å se oversikt over hvilke butikk kunden har handlet i (kunde omsetning pr. butikk)

of 11 Her kan du legge inn informasjon om kunde. Flere tilleggsfunksjoner

of 11 Viktig funksjoner her er Grunn-parameter, for å sette hvilke betingelser som skal foreslås ved opprettelse av ny kunde. I tillegg til hva som foreslås som grunninformasjon ved opprettelse av ny kunde får man her muligheten til å styre tilgang for brukere til å opprette kunde «Adgang: Ny» og endre eksisterende kunder «Adgang: Endre». Disse tallene henviser til hvor mye høyere brukeren må ligge på BD i CS10 enn BD60 i CS15 for å få tillatelse til henholdsvis opprette ny kunde, eller endre eksisterende. For mer informasjon se eget dokumentasjon omkring dette <CS- Web_Nivåstyring>. Det er også styring av hva som skal vises i liste på søk, ref. felt Adr1/Adr2 som styrer dette med forskjellige valg i henhold til beskrive ved feltet. Hvis referansene som ligger på kundekortet automatisk skal blir overført til OF14 ved ordreregistrering så defineres det også her. Masseinnlegging av parameter Hvis det er behov for å endre grunn-informasjon ved eksisterende kunder:

of 11 Definere kundenummerserie pr butikk Hvis det er ønskelig å ha forskjellig nummerserier pr butikk er det her dette defineres. Du har også mulighet til å slette disse nummerserier. Definere krav på prefix Det er implementert en ny funksjon for krav til prefix på mobilnummer. Det er nå mulig å velge bort kravet til prefix hvis ønskelig. Bakgrunnen for den nye funksjonen er en del problemer knyttet til norsk prefix som ble lagt til kundens mobilnummer etter oppgradering eller opprettelse av ny kunde. I dette bildet kan du sette <N=nei> for å velge bort funksjonen, eller <J=ja> for å velge krav på prefix.

of 11 Dersom du setter N i feltet <Krav på prefix>, vil du da slippe prefix på kundes mobilnr. i BD60.