VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 5. september 2011 Møtetid: kl 09.00 12.30 Møtested: Verran servicekontor, møterom Fosdalen Saker: 014/11 020/11 Av 3 medlemmer møtte 3. Følgende medlemmer møtte Torgeir Skevik Asbjørn Ekmann Helen Fines Andre Per Helge Genberg, KomSek Trøndelag IKS Grethe Haugan Aasen, KomRev Trøndelag IKS Svein Stornes, KomRev Trøndelag IKS Merknader Møtet ble lukket under sak 18, jfr. Kommuneloven 77.8. Underskrifter Torgeir Skevik Asbjørn Ekmann Helen Fines
SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 014/11 Referatsaker 015/11 Besøk ved kommunal avdeling 016/11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 017/11 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 018/11 Revisjon 2011 019/11 Forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen 020/11 Kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS - rapportering 2
SAK 014/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Følgende referat ble lagt fram i tillegg: 4. Rundskriv H-4/11 fra Kommunal- og regionaldepartementet om regler for valg 5. Veileder fra Kommunal- og regionaldepartementet om habilitet i kommuner I tilknytning til referat nr 4 vil kontrollutvalget tilrå at kontrollutvalg velges før andre råd og utvalg ved konstitueringen. : Kontrollutvalget tar referatene til orientering. I tilknytning til referat nr 4 vil kontrollutvalget tilrå at kontrollutvalg velges før andre råd og utvalg ved konstitueringen. SAK 015/11 BESØK VED KOMMUNAL AVDELING - OPPSUMMERING Saken blir lagt fram uten innstilling. Kontrollutvalget tar oppsummeringen til orientering. Kontrollutvalget tar oppsummeringen til orientering. SAK 016/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Kontrollutvalget tar saken til orientering. 3
Kontrollutvalget tar saken til orientering. SAK 017/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Saken blir lagt fram uten innstilling. Kontrollutvalget gir følgende evaluering av egen virksomhet: Notatet vedlegges protokollen, og oversendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget gir følgende evaluering av egen virksomhet: Notatet vedlegges protokollen, og oversendes kommunestyret til orientering. SAK 018/11 REVISJON 2011 1. Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. Møtet ble lukket, jfr. Kommuneloven 77.8. 1. Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategi for 2011 til orientering. 4
2. Kontrollutvalget tar revisors egenvurdering til orientering. SAK 019/11 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2012 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I KOMMUNEN 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verran kommune med en total ramme på kr. 610.000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Møtet ble åpnet. 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontrollog tilsynsarbeidet i Verran kommune med en total ramme på kr. 610.000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. SAK 020/11 KONTAKTMØTE MED KOMREV TRØNDELAG IKS - RAPPORTERING Kontrollutvalget tar rapporten fra kontaktmøtet til orientering. Kontrollutvalget tar rapporten fra kontaktmøtet til orientering. 5
Vedlegg til protokollen for sak 017/11: Momenter i evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 2007-2011. Forvaltningspraksis ved ansettelse. Kontrollutvalget avdekket kritikkverdige forhold ved ansettelse av personalsjef, blant annet ved at søkere med gode kvalifikasjoner ikke fikk delta i konkurransen. Kontrollutvalget måtte tåle kritikk for sin involvering i saken, men ved å belyse saken fikk vi gitt tilsettingsrådet beskjed om at praksis ved ansettelsen ikke var i samsvar med god forvaltningspraksis. Rekrutteringsarbeidet knyttet til leger. Kommunen har vært uten stabil fastlegedekning de siste 4 årene, og KU ønsket å finne ut hva administrasjonen gjorde for å rekruttere og beholde leger i kommunen. Flertallet i kommunestyret ønsket ikke en nærmere gjennomgang av dette området. Vedtak om anmodning til kommunestyret om å gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelse. Kontrollutvalget foreslo gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelse for å avdekke årsaker til det høye sykefraværet i kommunen. Flertallet i kommunestyret ønsket ikke en nærmere gjennomgang av arbeidsmiljøet. Innføring av varslingsrutiner Kontrollutvalget var sentralt i forhold til å sette fokus på at kommunen skulle vedta rutiner for varsling av uforsvarlige forhold. Kontrollutvalget mener at disse rutinene burde vært evaluert i forhold til hvordan de fungerer og hvilke områder de gjelder. Kontrollutvalget er av den oppfatning at varsling slik det fungerer i dag skaper for stor belastning på den som varsler og for lite fokus på system som ikke fungerer. Oppfølging av rådmannens internkontroll gjennom å få forelagt tilsynsrapporter etter gjennomførte tilsyn. Her har kontrollutvalget vært aktivt, men det er fortsatt et potensiale for å være tettere på enn det vi har greid å være. Besøk ved kommunale avdelinger som ledd i å avdekke om internkontrollen fungerer. Dette har vært ledd i kontrollutvalgets vurdering av risiko og sårbarhet. Det har bidratt til nærmere kommunikasjon mellom kontrollutvalget og den kommunale organisasjonen. Kontrollutvalgets hovedinntrykk fra gjennomførte besøk blir med videre som grunnlag for analysearbeidet. Innføring av åpne møter i kontrollutvalget. Som et av flere kontrollutvalg i fylket innførte vi åpne møter i starten av 2011. Forvaltningsrevisjon: Kommunen som arbeidsgiver 2009 hadde fokus på ansattes medvirkning gjennom tillitsvalgtapparatet. Kontrollutvalget avdekket at tillitsvalgte kom for sent inn ved budsjettprosessen. Rådmannen har etter dette endret og forbedret praksis for involvering av tillitsvalgte. Kontrollutvalget har manglet nødvendig frihet. Dette fordi vi som det eneste kontrollutvalget i fylket ikke har hatt myndighet til å rullere plan for forvaltningsrevisjon, dvs. å ta inn 6
nye områder for forvaltningsrevisjon i valgperioden. Vi anbefaler det nye kommunestyret å ikke legge slike begrensninger på det nye kontrollutvalget. Selskapskontroll (eierskap i kommunale selskap): Kontrollutvalget hadde Verran kultur- og næringspark AS oppe på agendaen for selskapskontroll. Tidligere aksjeeiere gjennomførte en ekstern revisjon som avdekket at det ikke hadde foregått ulovligheter, men rapporten avdekket dårlig kommunal styring av Verran kultur- og næringspark. Den eksterne gjennomgangen medførte at kontrollutvalget ikke fant det nødvendig å gå nærmere inn i styringen og forvaltningen av selskapet. Neste selskapskontroll skulle vært Jekta AS, men kontrollutvalget valgte å utsette dette i påvente av eierskapsmelding, som fremdeles ikke er utarbeidet av kommunen. Kontrollutvalget vil bemerke at det tok uforholdsmessig lang tid fra kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll til den ble behandlet i kommunestyret. Synliggjøring av kontrollutvalgtes arbeid. Som ledd i å være en kommune der alle prosesser og resultater av prosesser er uttalt å skulle være synlige, så er kontrollutvalget ikke fornøyd med at resultatene av vårt arbeid er vanskelig å finne for innbyggerne, ved at våre vedtak ikke legges ut lett tilgjengelig på hjemmesiden til kommunen. Dette er tatt opp med administrasjonssjef og ordfører og vi håper at dette blir ordnet opp i til neste periode. Det vil gi større åpenhet om kommunens virksomhet. En egenvurdering av vårt arbeid helhetlig sett. Vi mener at vi har vært et synlig og handlekraftig kontrollutvalg. Dette har økt legitimiteten til kontrollarbeid generelt, og trolig medvirket til bedre kvalitet på det arbeidet kommunen gjør. Kontrollutvalget har hatt mange gode diskusjoner, og alle vedtak i perioden har vært enstemmig. Men det koster å være tydelig, og vi har derfor måttet tåle kritikk for vår tydelighet i inneværende 4- årsperiode. Kommunikasjon med kommunestyret Kontrollutvalget har gitt årlige orienteringer til kommunestyret. Kommunestyret har ikke kommet med konkrete oppgaver eller bestillinger i forhold til kontrollutvalgets virksomhet. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid både med sekretariatet og revisjonen i hele perioden. Kontrollutvalget i Verran, 5. september 2011 7