Årsrapport 2010 Hammerfest kommune Sentraladministrasjon Vedtatt av Hammerfest kommunestyre **.**.2011 Årsrapport 2012
2 ÅRSRAPPORT 2012 SENTRALADMINISTRASJON
INNHOLD 3 INNHOLD INNHOLD... 3 SENTRALADMINISTRASJON... 4 SERVICE OG INTERN UTVIKLING... 8 ØKONOMIAVDELINGEN... 9 IT-AVDELINGEN...10 LØNN OG PERSONALAVDELINGEN...11 PLAN OG UTVIKLING...13
4 ÅRSRAPPORT 2012 SENTRALADMINISTRASJON SENTRALADMINISTRASJON ORGANISASJON Rådmann/Ass rådmann Service og intern utvikling IT-avdelingen Lønn og personalavdelingen Økonomi avdelingen Plan og utviklings avdelingen BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN Sentraladministrasjonen ivaretar sektorovergripende funksjoner og har service, - rådgivnings- og informasjonsoppgaver rettet både mot innbyggere, næringsliv, politiske organer og politisk ledelse, og kommuneorganisasjonens egne ansatte og virksomheter. Sentraladministrasjonen består av avdelingene service og intern utvikling, IT-avdelingen, lønn og personalavdelingen, økonomiavdelingen, og plan- og utviklingsavdelingen. MÅL OG MÅLOPPNÅELSE Medarbeiderne i sentraladministrasjon har som sin vesentligste arbeidsoppgave å bidra til en mest mulig effektiv drift og å tilby gode administrative støttetjenester til tjenesteenhetene i tillegg til gode publikumstjenester. Sentraladministrasjonen har også ansvaret for arealplanlegging, - utvikling og forvaltning, miljøsaker og næringsutvikling i kommunen. På grunn av optimisme og generell positiv utvikling i Hammerfest, arbeides det med mange og store plan- og utviklingsoppgaver, så som planstrategi, parkeringsstrategi, delplan for Hammerfest og Rypefjord, ny flyplass på Grøtnes, utbygging av helikopterbasen, oppgradering av riksvei 94 fra Skaidi til Hammerfest, omkjøringssvei i Rypefjord/Hammerfest, NTP-arbeid, ny 420 kv kraftlinje fra Balsfjord til Hammerfest, reguleringsplaner for industriområder på Rypeklubben, Polarbase/Leirvika og Rossmolla/Meland, samt en rekke andre planer. Næringsavdelingen ble fullbemannet sommeren 2012 og dette har gjort at det er blitt større trykk på kommunens næringsarbeid, og at det ble mulig å få igangsatt arbeidet med handlingsdelen til Strategisk Næringsplan. En del oppgaver i 2012 har vært knyttet opp til det «nye» kommunestyret etter valget 2011; folkevalgtopplæring, revidering av politisk reglement, utarbeiding av nytt delegeringsreglement, fornyelse av skjenke- og salgsbevillingene, revidering av de alkoholpolitiske retningslinjene og forskrift om åpningstider for serveringssteder i Hammerfest kommune. Servicekontorets publikumsmottak løser et bredt og økende spekter av arbeidsoppgaver på vegne av organisasjonen og de har i 2012 også håndtert en stadig større del av oppfølgingen av kommunens hjemmeside, og kommunens Facebook-profil. I løpet av 2012 startet vi streaming eller direkteavspilling av kommunestyremøtene noe som gjør møtene mere tilgjengelig for publikum og gir mulighet for godt innsyn i behandlingen av politiske saker. I tillegg gjøres det opptak fra møtene som lagres på hjemmesiden vår slik at man også i ettertid kan gå inn å spille av video fra kommunestyremøtene. I 2012 ble opprettet et prosjekt innen boligforvaltning med bidrag fra Husbanken med kompetansetilskudd. Prosjektet skal arbeide med kommunens utfordringer og endringsbehov knyttet til bl.a. boligforvaltning, boligtildeling, boligtilbud for vanskeligstilte, økonomisk rådgivning og bruk av husbankens boligsosiale virkemidler. Når det gjelder økonomisk rådgivning så har det vært en økning i antall husstander som har søkt bistand i forbindelse med gjeldsproblemer/gjeldsforhandlinger samtidig som antallet henvendelser vedr generell økonomisk rådgivning også har økt. Økonomiavdelingen og lønn- og personalavdelingen har hatt stabil bemanning og driftet godt i 2012. Personalavdelingen har hatt mye arbeid knyttet til hovedtariffoppgjør og gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger. I tillegg pågår det prosesser med revidering av ulike retningslinjer, arbeidsgiverpolitikk og utarbeiding av rekrutteringsstrategi. I 2012 har vi hatt utfordringer mht bemanningen både på servicekontoret, arkivet, byggesak og IT avdelingen som har ført til stort arbeidspress, overtid og at mange oppgaver ikke ble utført som planlagt.
SENTRALADMINISTRASJON 5 UTVIKLINGSTREKK Dette er områder som der er satt mål på fra 2013, men ikke for 2012. Disse punktene er med her for å vise historisk utvikling. Kommunebarometer - Enhetskostnader 2009 2010 2011 2012 Adm. og styring per innbygger (plassering) 348 304 319 Antall PC'er til elever i skolen 2009 2010 2011 2012 Intern statistikk 378 Kvalitet på kommunens hjemmeside 2009 2010 2011 2012 Kåring Norge.no 4,00 Kommunebarometer. (Plassering) 2009 2010 2011 2012 Andel byggesaker med overskrede frist 293 314 Behandlingstid ett-trinns søknader 342 342 350 Behandlingstid enkle tiltak 189 196 334 Andel utgående elektroniske fakturaer 2009 2010 2011 2012 efaktura + avtalegiro 23 % Kun avtalegiro 17 % HMS, OVERTID OG AVVIKSMELDINGER Bemanning 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Årsverk 79,10 81,60 73,10 70,00 73,00 Overtid 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Antall timer 657 806 I % av total arbeidstid 0,53 % 0,63 % Avviksmeldinger 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Nye saker 46 54 Sendt til saksbehandler 3 5 Tiltaksbehandles 15 8 Lukket 28 37 Avvist - 4 Sykefravær 2009 2010 2011 2012 Kvinner Menn 1-3 dager 1,5 % 1,4 % 1,5 % 1,6 % 1,4 % 4-16 dager 1,5 % 2,0 % 1,6 % 2,0 % 1,1 % 17-40 dager 1,6 % 1,2 % 2,1 % 3,3 % 0,7 % >= 41 dager 1,2 % 0,8 % 0,4 % 0,7 % 0,0 % Totalt 5,8 % 5,4 % 5,6 % 7,6 % 3,3 % Sykefravær 2009 2010 2011 2012 Avvik SERVICE OG INTERN UTVIKLING 0,00 % 5,50 % 5,70 % 9,70 % 4,10 % ØKONOMIAVDELINGEN 4,10 % 6,30 % 7,00 % 4,80 % -0,80 % IT - AVDELINGEN 0,00 % 7,80 % 3,70 % 6,80 % 1,20 % PERSONAL OG ORGANISASJONSAVDELINGEN 9,50 % 7,60 % 5,10 % 5,00 % -0,60 % PLAN OG UTVIKLING 2,50 % 3,60 % 6,10 % 3,50 % -2,10 % Snitt 0,00 % 5,80 % 5,40 % 5,60 % 0,00 % Overtidstimene er i det vesentligste er knyttet til ekstraarbeid i forbindelse med byggesaksbehandling for å ta unna store etterslep på grunn av vakanser. Det har også vært nødvendig å ta i bruk overtid i forbindelse med oppryddingsarbeid av det skannede arkivet. Lønn og personalavdelingen har arbeidet litt overtid i forbindelse ved iverksetting av endringene med hovedtariffoppgjøret.
6 ÅRSRAPPORT 2012 SENTRALADMINISTRASJON Avviksmeldingene skyldes i hovedsak knyttet til saker i forhold til arkiv og ephorte, og en del dataproblematikk. Det er også knyttet noen avvik til overtidsbruk i tilfeller der det er mer enn 25 timer overtid pr. mnd. Avvikene har vært håndtert fortløpende av ansvarlige stabsledere. Sentraladministrasjonen har et godt arbeidsmiljø og de ansatte trives på arbeidsplassen. Korttidsfraværet er relativt stabilt mens langtidsfraværet øker noe. Det er ingenting urovekkende ved fraværet, men sentraladministrasjonen skal likevel ha fokus på dette i arbeidet fremover. Det har i 2012 vært gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse på rådhuset som avdekket god trivsel og samarbeid på rådhuset, men også forbedringsområder rundt fysiske arbeidsforhold, møblering, informasjonsflyt, kommunikasjon og samhandling. Det har vært en bred prosess i etterkant der det er utarbeidet en handlingsplan med ulike arbeidsmiljøtiltak som fortsetter det gode arbeidet og tar vare på de positive forhold som gjør at ansatte trives på rådhuset så godt som de gjør. ØKONOMI Økonomi R:2010 R:2011 R:2012 B:2012 Avvik LØNN I FASTE STILLINGER 25 422 32 983 35 573 41 098-5 525 VIKARER 274 83 243 1 270-1 027 VARIABEL LØNN 6 596 7 055 7 303 8 109-806 SOSIALE UTGIFTER 1 068 7 930-7 149 9 619-16 768 KJØP AV VARER OG TJENESTER I TJENESTEP. 17 235 25 317 27 970 24 658 3 312 KJØP AV VARER OG TJENESTER UTENOM TJ.P. 67 083 114 336 115 473 122 692-7 219 OVERFØRINGER 17 151 11 636 8 728 9 270-542 MERVERDIAVGIFT 2 556 4 044 4 764 1 531 3 233 FINANSUTGIFTER 6 681 7 782 9 230 9 849-619 Sum utgifter 144 065 211 166 202 135 228 096-25 961 SALGSINNTEKTER -1 169-8 210-10 723-9 689-1 034 REFUSJONER FRA STATEN -1 014-2 755-2 294-3 221 927 REFUSJONER SYKELØNN -974-830 -1 196-1 207 11 REF. MERVERDIAVGIFT -2 556-4 044-4 764-1 531-3 233 REFUSJONER FRA ANDRE -3 145-5 601-5 731-4 202-1 529 FINANSINNTEKTER -1 526-157 -472-810 338 Sum inntekter -10 383-21 597-25 180-20 660-4 520 Sentraladministrasjon 133 681 189 569 176 955 207 436-30 481 * Alle tall i hele tusen Økonomisk status virksomhetene R:2010 R:2011 R:2012 B:2012 Avvik FOLKEVALGTE STYRINGS- OG KONTROLLORGANER6 539 5 951 6 303 7 368-1 065 STRATEGISK LEDELSE 66 500 120 663 102 360 123 663-21 303 SERVICE OG INTERN UTVIKLING 10 943 10 813 11 756 12 139-383 ØKONOMIAVDELINGEN 6 418 5 673 6 609 6 429 180 IT - AVDELINGEN 15 427 16 200 16 914 16 827 87 PERSONAL OG ORGANISASJONSAVDELINGEN 27 854 17 268 17 934 25 305-7 371 PLAN OG UTVIKLING 13 001 15 080 15 706-626 Sentraladministrasjon 133 681 189 569 176 956 207 437-30 481 * Alle tall i hele tusen Totalt sett har sentraladministrasjonen et relativt stort mindreforbruk som i hovedsak skyldes premieavik KLP. og at avsatte reserver på ansvarsområdet strategisk ledelse ikke er blitt benyttet. Det er også et stort avvik på personalavdelingen som forklares ved at avsatte reserver til lønn og pensjon gjeldende hele kommunen ikke er brukt opp. Regnskapet for området folkevalgte styrings- og kontrollorganer som helhet viser et mindreforbruk som i hovedsak forklares av mindre utbetaling av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste til folkevalgte. Plan og utvikling har et positivt avvik som er sammensatt av både merforbruk av planleggingsmidler, overforbruk på byggesak/oppmåling pga økte utgifter til tinglysing, merinntekt på festeavgifter/leieinntekter for kommunal grunn og mindreforbruk i forbindelse med tilskudd til strategisk utvikling. Service og intern utvikling har hatt et mindreforbruk som skyldes lavere lønnskostnader pga vakanser. IT avdelingens negative avvik skyldes av avdelingen er belastet kostnader fra Hammerfest Energi i forbindelse med fiber til Akkarfjord som ikke var budsjettert. For økonomiavdelingen skyldes overforbruket ekstrakostnader ved bytte av budsjettverktøy samt nødvendig innkjøp av møbler.
SENTRALADMINISTRASJON 7 SAMLET VURDERING/UTFORDRINGER FREMOVER Utviklingen i Hammerfest har vært veldig positiv de siste årene, og alt tyder på at dette vil fortsette. Hammerfest-samfunnet preges av optimisme og vekst. Det er utfordrende å sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å møte denne veksten. Det å rekruttere og beholde kompetente medarbeidere er en konstant utfordring, da vi er i sterk konkurranse med det øvrige arbeidsmarkedet i Hammerfest og landet for øvrig. Dette gjelder for sentraladministrasjonen, men også for hele kommuneorganisasjonen. Lønn og personalavdelingen har derfor et sterkt fokus på arbeidet med rekruttering og stabilisering. Økonomiavdelingen har stabil bemanning noe som gir avdelingen god mulighet til å støtte og følge opp virksomhetene tettere og dermed bistå virksomhetslederne slik at vi får bedre hånd om økonomistyringen totalt sett. Budsjettene for drift og investeringer innen IKT er på et godt nivå og avdelingen må fortsatt ha fokus på utviklingsarbeid og gjennomføring av prosjekter. Fokus på automatisering og mulighet for å ta i bruk skytjenester skal vurderes. Servicekontoret har fått et særlig ansvar for informasjonsarbeidet i kommunen i tillegg til øvrige oppgaver. Det er ønskelig å ha en tydeligere funksjon og tilstrekkelige ressurser som kan sikre en helhetlig profileringsstrategi og ha totalansvaret for alle informasjonsfaglig spørsmål. Vi må arbeide for å få på plass dette slik at vi kan drive et aktivt informasjonsarbeid innad og utad mot publikum, og på denne måten også sikre et kontinuerlig fokus på omdømmearbeid. Sentraladministrasjonen skal kontinuerlig arbeide med utvikling av kvalitet og systemer som skal gi en best mulig tjeneste til brukere internt i organisasjonen og utad til befolkningen. Våre politiske organ og vår administrative toppledelse trenger gode rådgivere og støttetjenester rundt seg. Utviklingsarbeid krever kontinuerlig fokus og kommunen har behov for stadig forbedring av sin egen organisasjon i tillegg til fokus på framtidige utbyggingsbehov i samfunnet. Sentraladministrasjonen må gjennom planverk og arbeid med utvikling av verktøy, system og rutiner være med å legge til rette for at kommunen som helhet skal lykkes i dette arbeidet.
8 ÅRSRAPPORT 2012 SENTRALADMINISTRASJON SERVICE OG INTERN UTVIKLING BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN Service og intern utvikling er en støttefunksjon for administrativt og politisk ledelse og består av servicekontor, politisk sekretariat, kommuneadvokat, og HMS koordinator. Servicekontoret har ansvaret for sentralbord- og publikumsmottak, kommunens arkivtjeneste, post-/kopieringstjeneste, boligkontor, den økonomiske rådgivningstjenesten og utfører både interne støttetjenester og publikumsservice innenfor et bredt oppgavespekter. Bemanning 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Årsverk 20,80 21,00 23,00 MÅL OG MÅLOPPNÅELSE En del oppgaver i 2012 har vært knyttet opp til det «nye» kommunestyret etter valget 2011; folkevalgtopplæring, revidering av politisk reglement, utarbeiding av nytt delegeringsreglement, fornyelse av skjenke- og salgsbevillingene, revidering av de alkoholpolitiske retningslinjene og forskrift om åpningstider for serveringssteder i Hammerfest kommune. I 2012 har vi også hatt en gjennomgang av organiseringen av det politiske sekretariatet som følge av nye ressurser på området. Vi har kvalitetssikret rutiner for utvalgssekretær funksjonene og brukt mye tid på å ajourføre hjemmesiden vedr politisk innhold, innkalling og protokoller. Servicekontorets publikumsmottak løser et bredt spekter av arbeidsoppgaver på vegne av organisasjonen og de håndterer også en stadig større del av oppfølgingen av kommunens hjemmeside, skjemaportalen og kommunens Facebook-profil. Det gis signaler om et stort arbeidspress som må vurderes nærmere. Arkivet har i 2012 hatt ustabilitet mht bemanning. Dette har ført til at mange oppgaver ikke ble utført som planlagt, herunder rydding av arkiv og avlevering til depot. Den daglige posten ble prioritert. Det ble også gjort et større tilsyn fra Statsarkivet i Tromsø som krevde både for- og etterarbeid. Post og kopisentralen har driftet stabilt i 2012 og betjener god post- behandling og trykkeritjenester. I 2012 ble opprettet et prosjekt innen boligforvaltning med bidrag fra Husbanken med kompetansetilskudd. Prosjektet skal arbeide med kommunens utfordringer og endringsbehov knyttet til bl.a. boligforvaltning, boligtildeling, boligtilbud for vanskeligstilte, økonomisk rådgivning og bruk av husbankens boligsosiale virkemidler. Boligkontoret merker en økning i henvendelser i antallet bostøtte- og startlånssøknader. Når det gjelder økonomisk rådgivning så har det vært en økning i antall husstander som har søkt bistand i forbindelse med gjeldsproblemer/gjeldsforhandlinger. I tillegg har også antallet henvendelser vedr generell økonomisk rådgivning økt i 2012. HMS Service og intern utvikling er en liten enhet og har i hovedsak stabile ansatte med generelt lite fravær. I 2012 har vi hatt en økning i langtidsfraværet som også slår ut som økning på det totale fraværet. Sykefravær 2009 2010 2011 2012 Kvinner Menn 1-3 dager 1,6 % 1,7 % 1,9 % 2,1 % 1,2 % 4-16 dager 1,7 % 2,8 % 1,8 % 2,1 % 0,9 % 17-40 dager 2,1 % 0,4 % 4,4 % 6,0 % 0,0 % >= 41 dager 0,0 % 0,7 % 1,6 % 2,2 % 0,0 % Totalt 5,5 % 5,7 % 9,7 % 12,4 % 2,2 % ØKONOMI Service og intern utvikling har hatt et mindreforbruk som i hovedsak er knyttet lavere lønnskostnader pga vakanser. Økonomi R:2009 R:2010 R:2011 R:2012 B:2012 Avvik Driftsutgifter 6 848 12 175 11 515 13 038 13 122-84 Driftsinntekter -620-1 232-702 -1 282-983 -299 Netto resultat 6 228 10 943 10 813 11 756 12 139-383 * Alle tall i hele tusen SAMLET VURDERING/UTFORDRINGER FREMOVER Det blir viktig å ha fokus på å sikre gode støttetjenester og publikumsservice fremover noe som krever en stabil og kompetent bemanning. Den viktigste jobben nå er å prioritere riktig ressursbruk på riktige oppgaver fremover da de ansatte i perioder har stort arbeidspress.
ØKONOMIAVDELINGEN 9 ØKONOMIAVDELINGEN BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN Økonomiavdelingen i Hammerfest kommune har foruten ansvar for regnskapet til kommunen også ansvar for regnskapet for Hammerfest eiendom KF, Hammerfest parkering KF og kirken. Regnskapsavdelingen har 3 årsverk. Skatteavdelingen har 5 årsverk og har ansvaret for kommunene Hammerfest og Kvalsund. Videre har vi en innkjøpsansvarlig, 2 rådgivere/konsulenter samt økonomisjef. Bemanning 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Årsverk 14,00 15,00 14,00 14,00 14,00 MÅL OG MÅLOPPNÅELSE Avdelingens målsetning er i sterkere grad å bidra til å hjelpe virksomhetene og sektorene i sitt arbeid med budsjett og økonomioppfølging. Vi reduserte bemanningen i 2010, og har jobbet med å få redusert overtidsbruken i avdelingen. Overtiden er betydelig redusert også i 2012 HMS Etter å ha hatt et økning i sykefraværet frem til 2011 ble denne utviklingen snudd i 2012. Dette gjelder både kort og langtidssykefraværet. Sykefravær 2009 2010 2011 2012 Kvinner Menn 1-3 dager 2,1 % 1,9 % 1,7 % 2,3 % 2,7 % 1,7 % 4-16 dager 0,8 % 3,0 % 1,9 % 0,8 % 0,9 % 0,7 % 17-40 dager 4,0 % 0,5 % 2,1 % 1,7 % 1,2 % 2,4 % >= 41 dager 0,8 % 0,8 % 1,3 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % Totalt 4,1 % 6,3 % 7,0 % 4,8 % 4,8 % 4,8 % ØKONOMI Vi hadde to ekstraordinære kostnader i 2012. Noe utbytting av møbler som det ikke var rom til på budsjettet for rådhuset da vi flyttet tilbake hit, samt store ekstrakostnader ved bytte av budsjettverktøy. Dette er kostnader vi ikke vil ha med oss videre. Økonomi R:2009 R:2010 R:2011 R:2012 B:2012 Avvik Driftsutgifter 7 995 8 135 7 781 8 314 7 798 516 Driftsinntekter -1 569-1 717-2 108-1 704-1 368-336 Netto resultat 6 426 6 418 5 673 6 610 6 430 180 * Alle tall i hele tusen SAMLET VURDERING/UTFORDRINGER FREMOVER Bemanningen i avdelingen har vært stabil i hele 2012, noe som gir oss en god mulighet til å bidra sterkere til å støtte virksomhetene ute i større grad fremover. Innføring av ehandel vil være en av våre største utfordringer de neste årene.
10 ÅRSRAPPORT 2012 SENTRALADMINISTRASJON IT-AVDELINGEN BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN: IT-Avdelingen har ansvar for all drift av IT-tjenester, samt telefoni i Hammerfest Kommune. Videre levere avdelingen tjenester til Kvalsund, Måsøy og Loppa kommune. Tjenesten som leveres er i form av: Økonomi og personalsystemer Backup Fullstendig drift Bemanning 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Årsverk 6,00 6,00 6,00 7,00 7,00 HMS Økningen i sykefraværet kan forklares ved at vi har ansatte som har kroniske, samt ryggplager på avdelingen. Dette har medført til økning i lengere sykefravær. Avdelingen har fått på plass verneombud, samt brannvernsleder som fungere godt. Sykefravær 2009 2010 2011 2012 Kvinner Menn 1-3 dager 1,2 % 2,2 % 2,4 % 0,0 % 2,4 % 4-16 dager 0,4 % 0,8 % 2,7 % 0,0 % 2,7 % 17-40 dager 4,2 % 0,6 % 1,7 % 0,0 % 1,7 % >= 41 dager 1,9 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % Totalt 7,8 % 3,7 % 6,8 % 0,0 % 6,8 % ØKONOMI Avviket skyldes i hovedsak tilskudd gitt i forbindelse med overgang til fiber mot Akkarfjord som ikke var lagt inn i budsjettet for 2012, samt overskridelser i forbindelser med lisenser og serviceavtaler. Disse overskridelsene kan forklares med at de ikke foretas prisjusteringer når budsjettet settes. Økonomi R:2009 R:2010 R:2011 R:2012 B:2012 Avvik Driftsutgifter 15 305 17 984 20 030 19 944 19 417 527 Driftsinntekter -1 879-2 557-3 830-3 031-2 590-441 Netto resultat 13 426 15 427 16 200 16 913 16 827 86 * Alle tall i hele tusen SAMLET VURDERING/UTFORDRINGER FREMOVER Den største utfordring i året som har gått har vært underbemanning. Fra 1 April er vi igjen fulltallig på avdelingen noen som vil medføre enn mer stabil drift samt muligheten til å gjennomføre prosjekter som er satt opp hold. Avdelingen vil i årene som kommer fokusere på automatisering, samt muligheten til å ta i bruke skytjenester. Å få ned utgifter i forbindelse med utskrifter er også et av satsingsområdene til avdelingen.
LØNN OG PERSONALAVDELINGEN 11 LØNN OG PERSONALAVDELINGEN BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN Lønn og personalavdelingen fungerer som service, - rådgivnings og informasjonsmedarbeidere for myndigheter, ledelse og ansatte innenfor fagområdene lønn og fravær, personalrådgivning, rekruttering og bemanning. MÅL OG MÅLOPPNÅELSE Lønn- og personalavdelingen skal bidra til en mest mulig effektiv drift og tilby gode støttetjenester til øvrige virksomheter i organisasjonen. Avdelingen skal bistå og være rådgivere for kommunens ledere i alle spørsmål og problemstillinger tilknyttet deres personale. Ved å drive oppsøkende virksomhet og opplæring ønsker vi å øke kunnskapsnivået ute i virksomhetene, og dermed bidra til lik behandling av våre medarbeidere i Hammerfest kommune. Avdelingen skal være med på å utarbeide overordnet rekrutterings og stabiliseringsstrategi, og ha fokus på bemanning. Vi har i 2012 hatt som mål at alle skulle få lønnsslipper på mail. Dette målet nådde vi ikke helt opp til, men økte andelen betraktelig og er oppe i rundt 900 lønnslipper på mail. I løpet av et år får vi mange vi mange nye ansatte. Viktig for lik behandlig og gode rutiner er at vi har tilsettingsrutiner på plass. Våre rutiner ble godkjent i 2012. Dette verktøyet bedrer rutinene betraktelig og den felles forståelse mellom lederne og stab er blitt bedre. I tillegg har vi deltatt på FU messa og det er en fin arena der vi møter fremtidens medarbeidere. Til Prosjekt sommerjobb 16-18 år var det et stort antall søkere til 10 jobber. Flere enheter tok derimot flere unge inn i sommerjobb på ordinært grunnlag da det er høstet gode erfaringer. Vi jobber kontinuerlig med arbeidsplassene ute for at det skal være tilnærmet lik praksis hos arbeidsgiver. En revidering/revitalisering av Arbeidsgiverpolitikken ble startet i september og arbeidet vil pågå til juni 2013. Vi fikk i havn ny avtale med Frisk i nord. I den prosessen ble leveranseavtalen oppdatert, og et viktig punkt som kom med var individuell plan for hver enhet som Arbeidstilsynet krever. En annen viktig faktor som vi har fått inn er arbeidsplassvurdering for senior med fokus på det fysiske og psykososiale arbeidsmiljø. På grunn av fremtidens rekrutteringsutfordringer så er et tiltak å beholde seniorer lengst mulig i arbeid. I den forbindelse så har vi i samarbeid med KLP hatt seniorkursdag med flotte innledere, i tillegg til individuelle veilledninger. Vi har fått gode tilbakemeldinger fra både våre ansatte og KLP for dette arbeidet. Vi har arbeidet systematisk med refusjoner og avstemming av mottak. Dette har ført til at vi er à jour med refusjonene av sykepenger/svangerskapspenger. Det har vært liten kontroll på hjemler og budsjett og i den forbindelse så ble det vedtatt at hjemmelsregistret skulle bygges opp igjen. Vårt mål var at dette registret skulle være ferdig i 2012. Vi har nesten kommet i mål, og det er vedlikeholdsrutinene som nå må kvalitetssikres og følges opp. Bemanning 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Årsverk 7,70 7,70 11,00 10,00 10,00 HMS Lønn- og personalavdelingen har svært lavt sykefravær i 2012 Avdelingen jobber aktivt med nærværsarbeid Blant annet har vi vært i Praha på miljø og fagutviklingstur. Fagtema på turen var selvinnsikt og samarbeid. Vi har også utfordret en annen avdeling til trimkonkurranse. Dette skapte mye glede og engasjement. Selv om vi tapte konkurransen så gir denne type aktivitet et fellesskap utover den daglige jobben. Vi har ukentlige fellesmøter og månedlige teammøter. Dette for å reflektere over utfordringer og ikke dele erfaringer og spørsmål vi får fra ledere ute. Det har blitt gjennomført medarbeidersamtaler for alle ansatte i avdelingen.
12 ÅRSRAPPORT 2012 SENTRALADMINISTRASJON Sykefravær 2009 2010 2011 2012 Kvinner Menn 1-3 dager 0,1 % 1,4 % 1,0 % 0,8 % 0,8 % 0,9 % 4-16 dager 2,2 % 0,3 % 1,0 % 1,8 % 2,5 % 0,0 % 17-40 dager 1,9 % 0,,9% 2,1 % 2,3 % 3,1 % 0,4 % >= 41 dager 5,3 % 5,0 % 1,0 % 0,1 % 0,0 % 0,2 % Totalt 9,5 % 7,6 % 5,1 % 5,0 % 6,4 % 1,5 % ØKONOMI Vi har et underforbruk på lønn. Noe av underforbruket kan forklares med at vi ikke hadde fylt alle lærlingehjemlene hele året, og på ansvar 1450 er alle reserver som er avsatt til lønn/pensjon og her er ikke alle midlene brukt opp og dette bidrar til det positive budsjettavviket. Økonomi R:2009 R:2010 R:2011 R:2012 B:2012 Avvik Driftsutgifter 4 790 29 282 19 147 19 304 26 865-7 561 Driftsinntekter -436-1 427-1 879-1 370-1 560 190 Netto resultat 4 354 27 855 17 268 17 934 25 305-7 371 * Alle tall i hele tusen. SAMLET VURDERING/UTFORDRINGER FREMOVER Vi vil fremstå som en avdeling med god faglig plattform for å kunne bistå lederne i rådgivning, fraværsregistrering og refusjoner. Vi har revidert, og holder på med å revidere reglementer og rutiner innenfor vårt fagområdet. Vi ønsker å bidra aktivt for å heve kompetansen og støtte lederne ute på virksomhetene. Vi ser at det fortsatt er utfordringer i forhold til rekruttering og stabilisering. Vi har jobbet med spesielt fokus på Helse og omsorg. Vi vet at fremover skal det bygges et nytt omsorgssenter, og vi er med i prosessen. I tillegg så ønsker vi en analyse innen personalområdet. Hvor mange slutter, går av med pensjon og hvordan se dette opp mot befolkningsutviklingen i Hammerfest. Innenfor dette området ønsker vi å være med på en strategisk og systematisk jobbing sammen med sektorene for å kunne møte fremtidens arbeidsmarket. Vi vil være med å fremme omdømmet til Hammerfest kommune som arbeidsgiver ved å være med å bidra til gode etterrettelige arbeidsplasser.
PLAN OG UTVIKLING 13 PLAN OG UTVIKLING BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN Virksomheten består av næringsavdelingen, planavdelingen, byggesaksavdelingen, arealforvaltning, samferdsel og miljø. Bemanning 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Årsverk 19,00 19,00 18,00 18,00 19,00 MÅL OG MÅLOPPNÅELSE På grunn av optimisme og generell positiv utvikling i Hammerfest, arbeides det med mange og store plan- og utviklingsoppgaver, så som planstrategi, parkeringsstrategi, delplan for Hammerfest og Rypefjord, ny flyplass på Grøtnes, utbygging av helikopterbasen, oppgradering av riksvei 94 fra Skaidi til Hammerfest, omkjøringssvei i Rypefjord/Hammerfest, NTP-arbeid, ny 420 kv kraftlinje fra Balsfjord til Hammerfest, reguleringsplaner for industriområder på Rypeklubben, Polarbase/Leirvika og Rossmolla/Meland, samt en rekke andre planer. Disse oppgavene løses effektivt og uten nevneverdige problemer, tross mengde og kompleksitet. Etter vakanser på næringsavdelingen i 2011 og delvis i 2012, ble avdelingen fullbemannet sommeren 2012. Dette har gjort at det er blitt større trykk på kommunens næringsarbeid, og det ble mulig å få igangsatt arbeidet med handlingsdelen til Strategisk Næringsplan. Det var i 2012 stor byggeaktivitet når det gjelder næringsbygg, særlig på Polarbase-/Leirvikaområdet, og til dels i sentrum. Når det gjelder boligbygging hersker det fortsatt en noe avventende holdning, selv om det på flere områder er klargjort for dette. Mangelen på klargjorte tomter til eneboliger og rekkehus er sannsynligvis en viktig årsak til dette. I løpet av 2012 ble de siste kommunalt eide næringstomtene tildelt til bedrifter. Med mindre noen blir fratatt tildelte tomter pga oversittelse av frister, vil det ikke være flere slike tomter å tildele før nye næringsarealer er opparbeidet. Når det gjelder boligtomter er det kun er fåtall tomter igjen i Hammerfest/Rypefjord. Det er fortsatt en del tomter i Bekkeli og Forsøl. Det er en økende interesse for Bekkeli. Også for boligtomter er det svært viktig at nye områder blir regulert/klargjort. Mellomvannet boligfelt vil være et viktig bidrag i 2013, men det må komme flere. Nye retningslinjer for tildeling av tomter/områder, og årlig avklaring av hva som planlegges/klargjøres i kommunal regi og hva som skal skje i privat regi, vil bedre denne situasjonen. Det har også i 2012 vært arbeidet med prosjektet Ren havn, som omfatter planlegging for opprydding av forurenset sjøbunn i Hammerfest havn og i Storvannet, samt tiltak for forvaltning av fisk i Storvannet, da særlig sjørøye. Innenfor miljøarbeidet for øvrig arbeidet det med en rekke oppgaver, blant annet en Klima- og energiplan. HMS Sykefraværsstatistikken viser et samlet sykefravær for virksomheten på 3,5%. Dette er en del lavere enn fjoråret. Det er vanskelig å peke på klare årsaker til dette, men en viktig grunn kan være verre vakante stillingen. Virksomheten har et positivt arbeidsmiljø. Sykefravær 2009 2010 2011 2012 Kvinner Menn 1-3 dager 1,3 % 0,9 % 1,6 % 1,6 % 1,6 % 1,5 % 4-16 dager 0,8 % 2,7 % 3,3 % 1,9 % 2,7 % 1,6 % 17-40 dager 0,4 % 0,0 % 0,4 % 0,1 % 0,4 % 0,0 % >= 41 dager 0,0 % 0,0 % 0,8 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % Totalt 2,5 % 3,6 % 6,1 % 3,5 % 4,6 % 3,1 % ØKONOMI Driftsresultatet for 2011 viser et positivt avvik på kr.626.000,-. På utgiftssiden er det et overforbruk på ca.kr.1000.000,- i forbindelse med planlegging av ny flyplass på Grøtnes. Dette skyldes ikke at planleggingen er blitt dyrere, men at en større andel enn forventet av de totale utgiftene kom i 2012. I tillegg ble det et overforbruk på ca.kr.400.000,- på byggesak/oppmåling, noe som i hovedsak skyldes økte utgifter til tinglysing, samt lisenser for dataprogrammer. På inntektssiden ble det en merinntekt på ca.kr.1.400.000 i forbindelse med feste/utleie av kommunal grunn. I tillegg ble det er mindreforbruk på kr.650.000,- i forbindelse med tilskudd til strategisk utvikling.
14 ÅRSRAPPORT 2012 SENTRALADMINISTRASJON Økonomi R:2009 R:2010 R:2011 R:2012 B:2012 Avvik Driftsutgifter 22 264 22 698 24 321 31 220 28 465 2 755 Driftsinntekter -6 095-6 767-11 320-16 140-12 759-3 381 Netto resultat 16 169 15 931 13 001 15 080 15 706-626 * Alle tall i hele tusen SAMLET VURDERING/UTFORDRINGER FREMOVER Plan- og utviklingsavdelingen arbeider med, og vil også framover arbeide med mange og meget store oppgaver. Utviklingen i Hammerfest har vært meget positiv i de senere årene, og alt tyder på at dette bare vil fortsette. I hvor stor grad Hammerfest kommune og også Hammerfestsamfunnet vil kunne møte de mange utfordringene og mulighetene denne utviklingen gir på kort og lang sikt, avhenger i stor grad av kapasitet og kompetanse på denne avdelingen. I 2012 opplevde vi for første gang full bemanning på plan- og utviklingsavdelingen, og det er første gang siden denne ble utskilt som egen virksomhet i 2003. Virksomheten er preget av positivitet og ståpåvilje, men er sårbar pga at virksomhetens medarbeidere er attraktive for det private næringsliv. Det er mangel på kompetent arbeidskraft innenfor mange områder i næringslivet i Hammerfest, og dette gjør at det er en konstant utfordring når det gjelder å beholde medarbeidere og rekruttere nye.
PLAN OG UTVIKLING 15