Sørum kommune Prosjektmandat for prosjektet; Barnehagene og skolene i Sørum landets beste Prosjektnavn Prosjekteier Prosjektleder Mandatet gjelder for Barnehagene og skolene i Sørum - landets beste Kommunalsjef Marlen Faannessen Marianne Veiby Hele prosjektet 1 BAKGRUNN 1.1 Politiske vedtak Ved behandling av budsjett 2012 ba Sørum kommunestyre rådmannen, i løpet av første halvår 2012, å utforme et 10-punktsprogram for hvordan skolene i Sørum kan bli landets beste. Programmet skulle fortelle hvilke verdier det skulle legges vekt på i Sørumskolene og det skulle utarbeides et nært samarbeid mellom politikere, skoleledelsen, foreldrene og lærerne. Programmet skulle fortelle hvilke verdier det skal legges vekt på i Sørumskolene, og skulle presenteres gjennom en bred kampanje fra skolestart høsten 2012. Utdanningen starter i barnehagen. Selv om bestillingen fra politikerne var knyttet til et ønske om å gjøre skolene i Sørum til landets beste var det enighet om at tidlig innsats i barnehagene er fundamentet for et helhetlig skoleløp og gode resultater i skolene. Barnehagene ble derfor tatt med i forprosjektet når de ti verdiene det skulle legges vekt på i Sørumskolene, ble utarbeidet. De 10 verdiene for barnehagene og skolene i Sørum ble vedtatt i kommunestyret den 14.11.12 Sak 103/12. «Handlingsplan for barnehage og skole i Sørum kommune 2013-2017» ble vedtatt i Sørum kommunestyre den 19.6.13 Sak: 61/13, som retningsgivende for pedagogisk utviklingsarbeid i Tjenesteområde Utdanning, i perioden 2013-2017. Vedtaket sier videre at Handlingsplanen skal kompletteres med en tiltaksplan høsten 2013. Tiltaksplanen er klargjort for politisk behandling i kommunestyret 13.11.13.
1.2 Gjennomføring av forprosjekt De 10 verdiene ble utarbeidet i forprosjektet i 2012 med en bred medvirkning og stort engasjement av de berørte partene. Arbeidet var lokalt forankret med Marianne Veiby, rådgiver i OTU, som prosjektleder. Det ble kjøpt inn prosjektstøtte fra Firmaet Læringslaben/Conexus som bisto med å utarbeide handlingsplan til de vedtatte verdiene. Dette arbeidet involverte også interessentene i barnehager (både private og kommunale) og skoler i Sørum, administrasjonen, politikere og foresatte. Arbeidet med tiltaksplanen startet i august 2013 og utkast til plan var ferdig oktober 2013. Prosjektleder Torbjørg Joramo Pleym ledet dette arbeidet. 2 PROSJEKTFREMSTILLING Gjennomføringen av Handlingsplan for barnehage og skole i Sørum kommune med Tiltaksplan, prosjektorganiseres innenfor en prosjektperiode på fire år. (2013-2017) Prosjektet plasseres i Tjenesteområde Utdanning (UTD) og rapporterer til politisk nivå per tertial i samsvar med kommunens tertial og års rapportering og prosjektets base etableres på Vesterskaun skole. Prosjektet utarbeider fullstendig prosjektplan med WBS og detaljert budsjett. Det elektroniske analyseverktøyet PULS brukes i underveisvurdering og sluttvurdering av prosjektet når det gjelder strukturkvalitet, prosesskvalitet og resultatkvalitet. Prosjektorganisasjonen vil ivareta rollen som fagmiljø for oppfølging av barnehagene og skolene i prosjektperioden. Handlingsplanen har fire måltyper som beskriver hva som skal oppnås i prosjektperioden: Visjon, Resultatmål, Prosessmål og Minstestandarder. I det daglige arbeidet vil det være prosessmålene og kvalitetsbeskrivelsene som står i fokus. Resultatmålene er i fokus når effekten av prosjektet skal analyseres, mens visjonen er en rettesnor for alt kvalitetsarbeid. 3 EFFEKTMÅL Det kan være vanskelig å finne gode effektmål som i etterkant kan gevinstrealiseres. Dette kvalitetsprosjektet for skoler og barnehager i Sørum forventes å gi gevinster for både virksomhetene og kommunen, brukerne og samfunnet for øvrig. Målet er at gevinstene blir positive men det kan være vanskelig å tallfeste dem, delvis fordi realiseringen ligger så langt fram i tid og delvis fordi gevinsten ligger i kvalitetsforbedringer av en tjeneste. Prosjektet har følgende effektmål: Gode resultater i utviklings- og læringsløpet øker muligheten for å fullføre utdanning og lykkes i arbeidslivet. Det vil føre til en verdiøkning både i Sørum kommune og i samfunnet. Kvalifiserte kompetente medarbeidere på alle nivåer i oppvekst og utdanning bidrar til økt verdiskapning i kommunen ved at barn og unge settes i stand til å realisere egne mål for framtidige yrkesvalg i Sørum kommune.
4 OPPFØLGING AV EFFEKTMÅL Ved avslutning av prosjektet vil ansvaret for å følge opp effektmålene ligge hos rådmannen eller den rådmannen bemyndiger. 5 RESULTATMÅL Resultatkvalitet beskriver det en ønsker å oppnå med den pedagogiske virksomheten; det helhetlige utbyttet for barnet i barnehagen og elevene i skolen. Resultatkvaliteten kommer til syne blant annet gjennom elevenes karakternivå og gjennomføringen av videregående skole. Følgende resultatområder skal ha bedre resultater enn landsgjennomsnittet ved endt prosjektperiode: Nasjonale prøver lesing og regning 5. 8 og 9.trinn. Antall elever over kritisk grense i statlige kartleggingsprøver i lesing og regning på 1.2. og 3.trinn. Skriftlig eksamen i norsk og matetikk på 10.trinn Antall elever som har fullført og bestått videregående opplæring. Trivsel i barnehagene målt i brukerundersøkelser, skal være bedre enn sammenlignbare kommuner. Trivsel, motivasjon og ro i timene i skolene, målt i elevundersøkelsen, skal være bedre enn landsgjennomsnittet på følgende områder ved endt prosjektperiode: o Arbeidsmiljø o Motivasjon (interesse for å lære) og mestring o Klasseledelse o Elevinnflytelse Alle virksomhetsledere i skoler og barnehager skal ha fullført og bestått 1.år av styrer- /rektorutdanningen etter endt prosjektperiode. Antall lærere som har deltatt på den statlige lærerutdanningen tilsvarer kommunens antall tildelte plasser. Alle barnehager og skoler skal ha oppnådd nivå fire i minst et av kvalitetskjennetegnene, innen hvert av de fem kvalitetsområdene, ved endt prosjektperiode.
5.1 Prosjektstyre 5.1.1 Medlemmer, roller, ansvar Faste medlemmer Roller Ansvar Marlen Faannessen Prosjekteier Leder av prosjektstyret Kommunalsjef Sikre tydelige og effektive beslutninger Helga Soldal, Controller Seniorleverandør Bidra med kunnskap og erfaring knyttet til prosjekter. Representere rådmannens interesser i prosjektet og bidrar med ressurser. Roy Allan Hansen Seniorleverandør Bidra med kunnskap og erfaring knyttet til Sjef kommunikasjon og IKT Marthe Rostad Hovedtillitsvalgt Gro Bakseter Virksomhetsleder for Vesterskaun skole Seniorleverandør Seniorbruker prosjekter. Bidra med kunnskap og erfaring knyttet til å ha barnet i fokus. Er ansvarlig for å sikre at brukernes behov er spesifisert og ivaretatt og at løsningen møter disse behovene. Er ansvarlig for å sikre at brukernes behov er spesifisert og ivaretatt og at løsningen møter disse behovene. Ragnhild Kollstuen Virksomhetsleder for Helsestasjon og skolehelsetjenesten Merete Landmark Sekretær ved Vesterskaun skole Seniorbruker Prosjektstøtte Er ansvarlig for å sikre at brukernes behov er spesifisert og ivaretatt innenfor fagfeltene helse og tverrfaglig samarbeid. Merkantil ressurs ivaretar dokumentasjon, referater, arkivering, innsamling av data etc. 5.2 Prosjektgruppe 5.2.1 Medlemmer, roller, ansvar Navn Rolle Ansvar og oppgaver Marianne Veiby Prosjektleder (UTD) Prosjektleder Leder prosjektgruppa. Sørge for tydelige beslutningsgrunnlag for prosjekteier. Peter Croos Rådgiver i avdeling for organisasjon og tjenesteutvikling (OTU) Katrine Karlsen Virksomhetsleder Sennerud barnehage (UTD) Ragnhild Næprud Virksomhetsleder for PP-tjenesten (FAM) Stine Syltevik Rådgiver (UTD) Geir Sverdrup Leder for Nærmiljø Hanne Ensrud Leder for Skogkanten barnehage Anne Grethe Tømte Forelderepresentant Koordinere arbeidspakkene. Bidra/være teamleder i arbeidspakker ved Bidra med faglig kompetanse
5.3 Teamledere Det vil bli vurdert å engasjere teamledere for arbeidspakkene når prosjektplanen er ferdig utarbeidet og det foreligger en fullstendig WBS. 6 ØKONOMISKE RAMMER Totalbudsjettet for prosjektet er beregnet til ca. kr 1,3 mill. per år, i hele prosjektperioden 2013-2017. Det er i tillegg tildelt kr 400 000 i skjønnsmidler fra fylkesmannen for 2013. Kostnader som ligger inne i dette budsjettet er tiltak for kompetanseutvikling, lisenser for innkjøp av digitale analyseverktøy, deltakelse i FOU-prosjekt for fem virksomheter i to år, frikjøp prosjektgruppe/teamledere og ressurslærere samt driftsmidler til gjennomføring av møter og samlinger. Dette budsjettet må vurderes hvert år i forbindelse med revisjon av tiltaksplanen. Kostnadssted: 3230 Vesterskaun skole-skoleutvikling Prosjektnummer: 71850 Barnehagene og skolene i Sørum Landets beste Prosjektleder har myndighet til å gjøre bestillinger og attestere fakturaer. Rektor på Vesterskaun skole har budsjettansvar og anviser regninger innenfor kostnadsstedet. 7 FØRINGER FOR FREMDRIFT Prosjektet omfatter alle virksomheter i UTD og de private barnehagene i kommunen som har inngått skriftlig avtale om deltakelse. Startdato settes til november 2013. Sluttdato november 2017 7.1.1 Milepæler Fullstendig milepælsplan utarbeides i prosjektplanen: Når mandatet er vedtatt i RLG Når tiltaksplanen for HP 2013-2017 er vedtatt i kommunestyret Når finansiering av prosjektet er på plass Når prosjektplan med WBS er ferdig og godkjent i styret Når det er engasjert teamledere for arbeidspakkene Når kommunikasjonsplan er godkjent i styret 7.1.2 Arbeidspakker i prosjektet Fullstendig WBS (work breakdown structure) utarbeides i prosjektplanen. Den skal fortelle hva prosjektet skal levere i form av arbeidspakker (beskrivelse av arbeidet, produktbeskrivelse, hvilke eventuelle begrensninger som gjelder etc.) innenfor følgende områder: Prosjektledelse Implementering HP 2013-2017 og tiltaksplan Pedagogisk utviklingsarbeid Læringsmiljø Dokumentasjon og vurdering Samarbeid med andre virksomheter og foresatte Rammevilkår
7.2 Målgruppe for prosjektet Målgruppa for dette prosjektet er barn i barnehagene og elever i grunnskolene, kulturskolen og voksenopplæringen i Sørum kommune. 8 SUKSESSFAKTORER Tett samarbeid mellom prosjekteier og prosjektleder Motivasjon og eierskap i virksomhetene Engasjement blant virksomhetslederne Engasjement fra toppledelsen Prosjektplanlegging og gjennomføring Prosjektoppfølging og problemhåndtering God kommunikasjon med interessentene God framdrift i prosjektene Effektiv prosjektstyring God avvikshåndtering God tilgang til informasjon internt og eksternt 9 AVGRENSNINGER Det er ikke lagt opp til tiltak i planen som rører ved vedtatt organisasjonsplan, fordeling av oppgaver innad i kommunen eller modeller for omfordeling av ressurser. Driftsoppgaver ligger ikke til prosjektet. 10 KRITISKE INTERESSENTER Gradering av influens og interesse S= stor M= middels L= lite Interessentgruppe Krav og forventninger Influens Interesse Bidrag til prosjektet Ledere og øvrige ansatte i barnehager, skoler og SFO Engasjement, bidra med faglig kompetanse, delta aktivt i gjennomføringen av tiltakene i Handlingsplanen S Utfører arbeid Bidrar aktivt til gjennomføringen av prosjektet SU i barnehager og skoler Elever / Barn Engasjement og bidrar med erfaring og kompetanse Engasjement og gode innspill M Informeres og høres Direkte innflytelse på gjennomføringen av prosjektet i virksomhetene M Rådspørres Direkte deltakelse i
Rådmann/ ledergruppe Politikere Elevråd og BUKS Foreldrene i barnehage og skole i FAU, FUB, KFU Media Engasjement og bidrar med erfaring og kompetanse Engasjement og bidrar med erfaring og kompetanse Engasjement og gode innspill Engasjement og bidrar med erfaring og kompetanse Engasjement og positiv omtale S S M S M Beslutningstakere adm. Beslutningstakere politisk Informeres og høres Informeres og involveres i arbeidsgrupper Tilføres relevant informasjon i hele prosjektperioden og er en lyttekanal mot innbyggerne Informeres og rådspørres underveis. Fatter beslutning i saker av prinsipiell betydning Deltar i work shops og politiske verksteder Fatter beslutninger i saker som ikke er delegert rådmannen Innflytelse på Gjennomføringen av arbeidspakker underveis i prosjektet Direkte deltakelse i utarbeidelsen av arbeidspakker og gjennomføringen av prosjektet i virksomhetene Bidrar med å formidle informasjon til innbyggerne om gjennomføringen av prosjektet 11 ANDRE RELEVANTE PÅGÅENDE PROSJEKTER Byggeprosjekter i UTD som pågår i prosjektperioden 2013-2017: 1. Byggeprosjektet 1-10 skole Frogner/Melvold 2. Nye Vesterskaun skole. 3. Fjellbovegen barnehage 4. Oppvekstsenter Fjuk IKT prosjekter som pågår i prosjektperioden og som bidrar inn i prosjektet Barnehage og skole i Sørum landets beste 1. Fagsystemer Utdanning
2. Digitale læringsarenaer utdanning Prosjekter i regi av PPT som bidrar inn i prosjektet Barnehage og skole i Sørum landets beste 1. Tidlig innsats 2. Tilpasset opplæring 12 GODKJENNINGSKRAV Følgende planer og rapporter skal godkjennes av prosjekteier og prosjektstyre: Prosjektplan (med WBS og detaljert budsjett) Tidsplan med milepælsplan, samt eventuelle endringer underveis Plan for å rette opp eventuelle avvik Kommunikasjonsplan Sluttrapport 13 RAPPORTERINGSKRAV Prosjektleder skal levere følgende rapporter til prosjekteier/prosjektstyret i prosjektperioden Månedlige aktivitetsrapporter Avviksrapporter Tertialrapporter/årsmeldinger Sluttrapport 14 RISIKOER Det vil bli gjort fullstendig risiko- og sårbarhetsanalyse i prosjektplanen hvor både trusler og muligheter i prosjektet vil bli identifisert. Underskrifter Dato Prosjekteier Prosjektleder