Investeringer i Sør-Aurdalsheimen

Forvaltningsrevisjon Utført av Investeringer i Sør-Aurdalsheimen Formål: - Vurdere prosessen rundt investeringene i Sør-Aurdalsheimen Område: Investeringer i Sør-Aurdalsheimen Kommune: Sør-Aurdal Adresse: 2930 Bagn Rådmann: Ole Hermann Aamodt Utført i perioden: Mai - Juni 2005 Versjon: Rapport til kontrollutvalget 21.6.2005 Revisor: Dagny Thon Hovrud 2901 Fagernes Leder er medlem i Norges Kommunerevisorforund og Den norske Revisorforening Telefaks 61 35 92 71

Side 2 av 16 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Innledning... 4 2.1. Bakgrunn... 4 2.2. Kontrollutvalgets rolle... 4 2.3. Formål og problemstilling... 4 2.4. Avgrensning... 5 2.5. Revisjonskriterier... 5 2.6. Arbeidsprosess/metode... 5 3. Rådmannens kommentarer... 6 4. Prosjektet fra september 2001 til april 2005... 7 4.1. September 2001: Beslutning om investeringsramme på 53 mill. kr.... 7 4.2. 2002/2003: Budsjettering, anbud og byggestart... 7 4.3. Høsten 2003: Utvidelse av rammen til 58 mill. kr. i budsjett 2004... 8 4.4. Juni 2004: Vedtak om utbygging av eget kjøkken til 5 mill. kr... 8 4.5. Oktober 2004: Utvidelse av rammen til 61,6 mill. kr. i budsjett 2005... 9 4.6. April 2005: Utvidelse av rammen til 65,6 mill. kr. i revidert budsjett 2005... 9 5. Vurdering og anbefaling... 10 5.1. Revisjonens oppsummering av prosjektet/prosjektendringene... 10 5.2. Konklusjon... 12 5.3. Revisjonens anbefaling til senere investeringsprosjekter... 12 5.3.1. Effekt på fremtidige driftsutgifter... 12 5.3.2. Mer nyansert informasjon inkludert risikovurderinger... 12 5.3.3. Fast rapportering i større investeringsprosjekter... 13 5.3.4. Langsiktig investeringsplan... 13 5.4. Vurdering av forhold påpekt i brev fra to kommunestyrerepresentanter... 14 5.4.1. Uforutsigbare investeringer... 14 5.4.2. Informasjon om økning i rente- og avdragsutgifter... 14 Oversikt over sentrale dokumenter

Side 3 av 16 1. Sammendrag Kommunestyret i Sør-Aurdal vedtok høsten 2001 utbygging og rehabilitering av Sør-Aurdalsheimen. Investeringssaken har vært behandlet i kommunestyret flere ganger, med foreløpig siste bevilgningssak i april 2005. I forkant av dette kommunestyremøtet drøftet kontrollutvalgets leder og revisjonssjefen om kontrollutvalget burde be revisjonen se på saksutredningen og beslutningsgrunnlaget for nybygging og rehabilitering av Sør-Aurdalsheimen. Etter dette kommunestyremøtet mottok kontrollutvalget en skriftelig henvendelse fra to kommunestyrerepresentanter hvor de ber kontrollutvalget vurdere to spesifiserte forhold. Kontrollutvalget i Sør-Aurdal har, i lys av rollen som kommunestyrets tilsynsorgan overfor forvaltningen, drøftet prosessen knyttet til investeringen i Sør-Aurdalsheimen og henvendelsen fra de to kommunestyrerepresentantene. Kontrollutvalget ba gjennomgå prosessen og saksfremstillingen rundt investeringen i Sør- Aurdalsheimen. Utredningen skal vurdere investeringsprosessen i denne saken, og eventuelt fremme forslag til forbedringer i fremtidige prosesser. Investeringsrammen for Sør-Aurdalsheimen var opprinnelig 53 millioner kroner, mens totalprognosen nå er på 65,2 millioner kroner. Endringene i rammene er vedtatt av bevilgende myndighet i flere faser, som vist i tabellen under. (tall i millioner kroner) Utbygging Rehabilitering Inventar/ Utstyr Kjøkken/ Underetg. Totalt Kommentar: Ramme gitt september 2001 31,50 18,70 0,00 2,80 53,00 Før anbud og utredning kjøkken Tillegg gitt i budsjett 2004-2,60 5,10 2,50 0,00 5,00 Anbud på rehabilitering er høyere enn ramme -> Ny ramme gitt høsten 2003 28,90 23,80 2,50 2,80 58,00 Tillegg gitt i revidert budsjett 2004 0,00 0,80 0,60 2,20 3,60 Vedtak om investeringsramme for kjøkken på 5 mill. kr. -> Ny ramme gitt oktober 2004 28,90 24,60 3,10 5,00 61,60 Tillegg gitt i revidert budsjett 2005 0,00 2,10 0,00 1,90 4,00 Med anbud på utbygging av kjøkken -> Ny ramme gitt april 2005 28,90 26,70 3,10 6,90 65,60 Det er gitt pålegg om å spare 0,4 mill.kr. på dette beløpet Regnskap/Prognose 28,90 26,94 2,86 6,50 65,20 Endring fra opprinnelig ramme 2,60-8,24-2,86-3,70-12,20 Endring fra oktober 2004 0,00-2,34 0,24-1,50-3,60 Det er kommunerevisjonens vurdering at administrasjonen har fremlagt beslutningsgrunnlag for bevilgende myndighet i tråd med reglementsheftet for Sør-Aurdal og etablert praksis i Valdreskommunene. Videre er det revisjonens vurdering at administrasjonen innenfor akseptable tidsrammer har bedt bevilgende myndighet om utvidelse i rammene. Dette gjelder også de to forholdene som er påpekt i brevet fra de to kommunestyrerepresentantene. Etter vår gjennomgang av saksfremstillingen ønsker vi å fremme noen mulige forbedringsområder i beslutningsgrunnlaget som er forelagt bevilgende myndighet. Revisjonen anmoder administrasjonen om å vurdere å hensynta følgende punkter i senere investeringssaker: Investeringers effekt på fremtidige driftsutgifter og tjenestenivå kan med fordel fremkomme av beslutningsgrunnlaget for investeringen, dvs. i økonomiplan, årsbudsjett og i saksutredningen til bevilgende myndighet. Beslutningsgrunnlaget til bevilgende myndighet kan med fordel forbedres med mer nyansert informasjon i forhold til forslag til vedtak. Herunder risikobetraktninger eventuelt med scenariovurderinger (dvs. vurdering av mulig negativt og positivt avvik i forhold til forslag til vedtak), og eventuelt presentasjon av alternative løsninger. Kommunen kan med fordel etablere faste rapporteringer for større investeringsprosjekter, i de tilfeller det oppstår større endringer fra opprinnelig vedtatt ramme. Rapporteringen bør inneholde korte endringsoversikter, som man raskt kan sette seg inn i. Sentrale deler av denne rapporten bør gå frem av relaterte saksdokumenter. Revisjonen kan ikke se at de store og risikofylte prosjektene i dagens rapportering får den fokus de bør ha ut fra den betydning de har for kommuneøkonomien på kort og lang sikt. Kommunen kan med fordel etablere en langsiktig investeringsplan som inkluderer alle investeringsprosjekter og ser disse i sammenheng, inkludert estimater på driftsmessige konsekvenser. Planen bør baseres på en skisse/bilde over hvordan kommunen skal utvikles på sikt, hvor eksempelvis driftsmessige konsekvenser av desentraliserte modeller fremgår. Ressursforbruket knyttet til saksutredningen og planverket må alltid vurderes opp mot den merverdi et utvidet beslutningsgrunnlag gir bevilgende myndighet.

Side 4 av 16 2. Innledning 2.1. Bakgrunn Kommunestyret i Sør-Aurdal vedtok høsten 2001 utbygging og rehabilitering av Sør-Aurdalsheimen. Utbyggingen og rehabiliteringen av heimen startet høsten 2002 og ble ferdigstilt høsten 2004, mens utbyggingen av kjøkkenet ikke er påbegynt. Totalrammen ble opprinnelig satt til 53 millioner kroner, mens totalprognosen nå er på 65,2 millioner kroner. Administrasjonen har fremlagt forslag til nye rammer etter hvert som ny informasjon har fremkommet. Investeringssaken har således vært behandlet i kommunestyret flere ganger de siste årene, med foreløpig siste bevilgningssak i april 2005. I kommunestyresaken fra april 2005 redegjøres det for endringer i investeringssaken samtidig som det gis en tilleggsbevilgning på ca. 4 millioner kroner. I forkant av dette kommunestyremøtet drøftet kontrollutvalgets leder og revisjonssjefen om kontrollutvalget burde be revisjonen se på saksutredningen og beslutningsgrunnlaget for nybygging og rehabilitering av Sør-Aurdalsheimen. Etter dette kommunestyremøtet mottok kontrollutvalget en skriftelig henvendelse fra to kommunestyrerepresentanter hvor de ber kontrollutvalget vurdere følgende forhold: Hvorvidt pengebruken knyttet til overskridelsene synes å være i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak, herunder spesielt om innkjøp av bla. møbler og låssystem er så vidt uforutsigbart at det var naturlig å gjennomføre transaksjonen uten å informere bevilgende myndighet på forhånd. Dette er knyttet til en avviksforklaring i saksdokumentet fra våren 2005 på 5,1 millioner kroner. Hvorvidt årlige merkostnader i størrelsesorden 300.000-350.000 kroner, er vesentlige eller ikke, i forhold til lovkravet om at det skal foretas systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet og måloppnåelse, og slik sett burde vært behandlet i vurderingen fra rådmannen. Dette gjelder årlige rente- og avdragsutgifter som påløper pga av en økning i investeringen i kjøkkenet fra 5 til 7,2 millioner kroner. 2.2. Kontrollutvalgets rolle Iht. Kommunelovens 77 nr. 4 og revisjonsforskriftens 7 er kontrollutvalget kommunestyrets organ for å føre løpende tilsyn med forvaltningen, herunder vurdere om ressursbruk og måloppnåelse er i forhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger samt om saksutredning er iht. offentlige utredningskrav. Kontrollutvalget skal således ikke overprøve kommunestyrets vedtak eller være et klageorgan for kommunestyrets mindretall. Kontrollutvalget har i møte drøftet prosessen knyttet til investeringen i Sør-Aurdalsheimen og henvendelsen fra de to kommunestyrerepresentantene. Det presiseres at det bare er kommunestyrets som organ som kan instruere kontrollutvalget i å vurdere konkrete saker, ref. Forskrift om Kontrollutvalg 4 med merknader. Kontrollutvalget konkluderte med at det på et generelt grunnlag bør stilles spørsmål ved om beslutningsgrunnlaget som er fremlagt for bevilgende myndighet i de ulike faser av prosjektet har vært tilstrekkelig. Med dette grunnlag ba kontrollutvalget i Sør-Aurdal gjennomgå prosessen og saksfremstillingen rundt investeringen i Sør-Aurdalsheimen fra investeringsbeslutningen ble tatt høsten 2001 frem til dags dato. Utredningen skal vurdere investeringsprosessen i denne saken, og eventuelt fremme forslag til forbedringer i fremtidige prosesser. 2.3. Formål og problemstilling Formålet med utredningen er å gjennomgå prosessen rundt investeringen i Sør-Aurdalsheimen, herunder vurdere saksutredningen og -fremstillingen samt påpeke eventuelle forbedringsområder mht. investeringsprosesser i Sør- Aurdal kommune. Problemstilling blir følgelig: Har saksfremstillingen i prosessen rundt investeringen i Sør-Aurdalsheimen vært hensiktsmessig?

Side 5 av 16 2.4. Avgrensning Kommunerevisjonens gjennomgang er begrenset til å vurdere saksgang og informasjonsinnhold mot bevilgende myndighet, med spesiell vekt på endringer i bevilgninger herunder årsakene til endringene. Revisjonen har følgelig ikke vurdert forhold som prosjektorganisering, ansvarsfordeling, roller, delegering av myndighet og kompetansen til deltagerne. Kvaliteten og hensiktsmessigheten på den realiserte investeringen er heller ikke vurdert. 2.5. Revisjonskriterier Revisjonen har vurdert problemstillingen opp mot følgende revisjonskriterier: Reelle hensyn, dvs. vurdering av hva som er rimelig og formålstjenelig bla. ut fra revisjonens erfaringer. Investeringsteori generelt. Kommunerevisjonens erfaring med investeringspraksis i de andre Valdreskommunene. Reglementshefte for Sør Aurdal Kommune hvor det bla. heter: o Rådmannen tilbakemelder månedlig til kommunestyret alle vedtak (hovedutskrift i enkeltsaker innen den løpende driften). I tillegg tilbakemeldes samtidig ekstraordinære hendelser ved driften som er av en slik karater at kommunestyret bør varsles. o Rådmannen tilbakemelder om oppdatert økonomisk status i budsjettåret pr 1.4 og 1.10. o Rådmannen tilbakemelder om status pr. 1.4 og 1.10 på prosjekter/større tiltak utover den løpende driften. Disse prosjektene samles i et administrativt dokument kalt arbeidsplan. Rådmannen opplyser at dette gjennomføres i den grad administrasjonen har rom til å utføre oppgaven. 2.6. Arbeidsprosess/metode Kommunerevisjonen har basert sin gjennomgang av investeringssaken ved Sør-Aurdalsheimen på mottatte saksdokumenter samt samtaler med rådmann Ole Hermann Aamodt. Hovedmomentene i rapporten ble drøftet i kontrollutvalget i Sør-Aurdal 30. mai 2005. Rapporten ble deretter oversendt rådmann Ole Hermann Aamodt for uttalelse, med tre ukers tilbakemeldingsfrist.

Side 6 av 16 3. Rådmannens kommentarer Rådmannen har avgitt sin uttalelse til et utkast av rapporten i dokument datert 10.06.2005. Rådmannens uttalelse er drøftet i møte med kommunerevisjonen. Med bakgrunn i rådmannens uttalelse og diskusjon i møtet er rapporten omarbeidet på enkelte punkter. Forhold, fra rådmannens uttalelse som vi anser som vesentlig, men som vi ikke direkte har innarbeidet i rapporten fremgår i det følgende. Det ble i utbyggingsvedtaket av 20.09.01 (sak 01-0049) påpekt at utbyggingen ved Sør-Aurdalsheimen er et vanskelig prosjekt, og at det er ved innhenting av anbud at kostnadsnivået er nærmere avklart. Det synes derfor mest hensiktsmessig å ha fokus på merkostnader i forhold til anbud. Revisjonen har kommet til at overskridelsene utgjør omtrent 1,9 mill kr. Det er dette og de nye forutsetninger; kjøkkenpris mv., som det gjøres rede for i sak 05-0014. Rehabilitering av gammel bygningsmasse er en krevende oppgave, og det er neppe unaturlig at merkostnader kan påløpe. Vurdert behov og gunstige statlige virkemidler var bakgrunn for en omfattende utbygging innen pleie- og omsorgssektoren i Sør-Aurdal. Etter at omsorgsboligene i Hedalen blir fullført i år har kommunen bygd 40 omsorgsboliger. I kommunestyresak 950077 av 28.09.95 tilrådde rådmannen utbygging av 20 boliger i kommunesenteret, Bagn. Kommunestyret valgte en desentralisert løsning, med utbygging i alle bygdene. Utbygging og rehabilitering av Sør-Aurdalsheimen er tiltak i reformen om eldresatsingen, og tiltaket er vurdert gjennom Handlingsplanen for eldreomsorgen for perioden 1998 2001. I helse- og sosialtjenesten er tiltaksbehovet for Sør-Aurdalsheimen beskrevet. Utbyggingsvedtak og oppdatering av økonomiplanen ble gjort i møte 20.09.01. Kommunestyrets utgangspunkt var å utvide med seks sykehjemsplasser, men etter rådmannens forslag ble løsningen to ny sykehjemsplasser, fra 49 til 51 plasser, og 6 omsorgsboliger. Forslaget ble fremmet ut fra hensynet til framtidige driftsutgifter. Det samme var tilfelle med innspill om å utrede alternativ kjøkkenløsning. Kommunestyret vedtok i møte 24.06.04 enstemmig å bygge ut produksjonskjøkkenet. Kommunestyret hadde også i møte 21.04.05 (sak 05-0014) anledning til å revurdere sitt standpunkt. Rådmannen er enig med revisjonen i at vurdering av driftskonsekvenser er viktig, men mener at konsekvensene først og fremst skal fremkomme gjennom budsjettprosessen, og innpasses i årsbudsjett og økonomiplan. Det vurderes atskillig tallmateriale i forbindelse med årsbudsjett og økonomiplan. Historiske data blir best ivaretatt gjennom økonomiplanen som har et 4-årig perspektiv, samtidig som den rulleres årlig. Den fungerer også som langtidsplan for kommunal drift og investering. Fylkesmannens godkjenning av årsbudsjettet betinger også at kommunen har balanse i økonomiplanen. Rådmannen kan derfor ikke se at det er hensiktsmessig å utarbeide langsiktige investeringsplaner i tillegg til økonomiplanen. Behovsgrunnlaget er nedfelt i en rekke sektor- og temaplaner. Rådmannen påpeker at rapporteringsrutinene er blitt til gjennom politisk prosess, og at rutiner og reglement ble senest oppdatert pr. 02.09.02. Rapportering av prosjekter/større saker to ganger i året i tillegg til årsmeldingen, har til hensikt at kommunestyret til en hver tid skal ha oversikt over de prosjekter som administrasjonen arbeider med og at temaer under vegs kan tas opp til debatt. Dette er altså ikke ment som fullstendig rapportering.

Side 7 av 16 4. Prosjektet fra september 2001 til april 2005 I det følgende oppsummeres det revisjonen oppfatter som hovedmomenter, relatert til oppgaven fra kontrollutvalget, i sakspapirene knyttet til investeringen i Sør-Aurdalsheimen. Utfyllende opplysninger fra rådmannen er tatt inn der dette har vært nødvendig. I den grad revisjonens vurderinger kommer frem i denne delen er dette skrevet i kursiv. 4.1. September 2001: Beslutning om investeringsramme på 53 mill. kr. I møtebok fra Kommunestyret, Formannskapet og eldrerådet fra september 2001 fremgår det bla.: Husbankens frist for kommunene til å sende inn planer i forbindelse med den statlige eldresatsningen er 1.10.2001. For å sikre finansieringen var det følgelig viktig å ta en beslutning om iverksettelse av prosjektet. Det legges frem tegninger for rehabilitering og nybygging ved Sør-Aurdalsheimen, hvor kommunen og husbanken er enige i de prinsipielle tingene i prosjektet. Det er kun mindre justeringer av tegningene som gjenstår: o Utbyggingen innbefatter færre plasser enn det som anbefales av fagtjenesten. o Kommunen vil i forbindelse med utbyggingen og rehabiliteringen motta statstilskudd på 46,77 millioner kroner. Tilskuddet er knyttet til antall rom og standard på de enkelte rommene på heimen. Inventar, utstyr, kjøkken og garderobeanlegg er det ikke knyttet tilskudd til. Kjøkkenløsningen blir derfor ikke utredet i denne fasen, men man er kjent med at denne må fornyes i en eller annen form. Det understrekes i sakspapirene at kalkylearbeidet er vanskelig før anbud er innhentet, men totalanslaget er på 53 millioner kroner, og fordeler seg slik: o Overslag fra arkitektene for utvidelse og rehabilitering av heimen: 50,2 millioner kroner, herav 31,5 millioner kroner til nybygg og 18,7 millioner kroner til rehabilitering. Det fremgår av sakspapirene at anslått ramme for rehabiliteringen er spesielt usikker. o Administrativt vurdert overslag for rehabilitering av kjøkkenet: 2,8 millioner kroner. Endelig vedtak vedrørende hvilken kjøkkenløsning en skal velge er forutsatt tatt i slutten av byggeprosjektet. Planer og kalkyler blir vedtatt. 4.2. 2002/2003: Budsjettering, anbud og byggestart I budsjettdokumentasjonen for årene 2001-2003 fremgår det av talloppstillingene at totalrammen for byggeprosjektet er estimert fordelt i prosjektperioden som følger: 2001 2002 2003 Totalt 1,5 mill.kr. 11,8 mill.kr. 39,7 mill.kr. 53 mill.kr. Det fremkommer av budsjettdokumentasjonen for 2002 at prosjektet forutsetter at kommunen blir prioritert innenfor restkvoten av enheter i tilknytning til handlingsplan for eldreomsorg. Administrasjonen opplyser følgende mht. til anbud på utbygging og rehabilitering: Anbud på utbyggingen mottas i juni 2002, og er på 31,5 millioner kroner. Anbudet er dermed iht. opprinnelig kalkyle. Utbyggingen foregikk i perioden høsten 2002 til høsten 2003. Anbud på rehabilitering mottas i juni 2003, og er på 24,3 millioner kroner, dvs. 5,6 millioner kroner høyere enn opprinnelig ramme på 18,7 millioner kroner. Rehabiliteringen startet høsten 2003 og ble ferdigstilt høsten 2004.

Side 8 av 16 4.3. Høsten 2003: Utvidelse av rammen til 58 mill. kr. i budsjett 2004 Det fremgår av fremlagt dokumentasjon at det i budsjettet for 2004 er avsatt 5 millioner kroner ekstra (ut over de 53 millionene) til totalprosjektet. Dette gjelder følgende forhold: 2,5 millioner kroner gjeldende rehabiliteringen: o Det bes kun om 2,5 millioner kroner selv om anbudet var 5,6 millioner kroner høyere enn opprinnelig ramme. Dette med bakgrunn i at man høsten 2003 ser at man realiserer en innsparing på utbyggingen på ca. 2,6 millioner kroner. 2,5 millioner kroner gjelder inventar og utstyr: o Administrasjonen opplyser at anbud ble innhentet våren 2003, mens innkjøpene har foregått i perioden august 2003 til november 2004. Det synes her som om man ber om en utvidelse av rammen noe sent, men med bakgrunn i møteplaner for bevilgende myndigheter er dette sannsynligvis tidligste realiserbare tidspunkt. Selv om innkjøpene og rehabiliteringen er startet, er det revisjonens vurdering at bevilgende myndighet fortsatt har muligheter til å stoppe prosessene på dette tidspunktet. Det må i den forbindelse påpekes at rådmannen har fullmakt til å gjennomføre prosjektet, herunder sørge for en tilfredsstillende fremdrift. 4.4. Juni 2004: Vedtak om utbygging av eget kjøkken til 5 mill. kr. I møtebok fra Kommunestyret, Formannskapet og eldrerådet fra juni 2004 fremgår det bla.: Iht. formannskapsvedtak fra desember 2003 har administrasjonen satt i gang en utreding mht. alternative kjøkkenløsninger for Sør-Aurdalsheimen. Dette mht. følgende alternativer: A. Utbygging av eget kjøkken og produksjon av egen middagsmat hele uken. B. Utbygging av eget kjøkken og produksjon av egen middagsmat i ukedagene, og med utstyr til å forhåndsprodusere middagsmat for helger og helligdager, samt eventuelt salg til andre institusjoner. C. Forbedring av mottak og avdelingskjøkken, og kjøp av middagsmat fra ekstern aktør. D. Utbedre eksisterende kjøkken med en minimal kostnad og drive videre som i dag. Konklusjonene mht. økonomiske konsekvenser fra to uavhengige utredninger er, som vist i følgende tabell, ikke entydige: Widèn Norsk Storkjøkken Differanser (tall i millioner kroner) Invest. Drift Invest. Drift Invest. Drift Alt. A: Eget kjøkken 5,00 3,04 -- -- -- -- Alt. B: Eget kjøkken m/nedfrysing for fridager 7,20 3,76 5,00 3,12 2,20 0,64 Alt. C: Kjøp av middag eksternt 2,70 2,80 1,20 3,29 1,50-0,49 Alt. D: Dagens drift -- 2,76 -- 2,76 -- 0,00 Differanser alternativ B og C 4,50 0,96 3,80-0,17 0,70 1,13 I behandlingen av saken velger man å støtte seg til utredningen fra Norsk Storkjøkken, som viser: o At utbygging av eget kjøkken gir en årlig driftsutgift, inkludert renter og avdrag, som er 170.000 kroner lavere enn ved kjøp av middag fra ekstern aktør. Gitt ett annuitetslån over 15 år til 5 % rente. o At investeringsrammen for utbygging av kjøkkenet er anslått til 5 millioner kroner. Det er politisk vilje til å investere i eget kjøkken. Det fremgår av saksdokumentene at man ved å ha eget kjøkken får bedre kvalitet på maten og at salg av mat til andre institusjoner kan gi driftsinntekter. Det konkretiseres ikke hvilke institusjoner det kan være aktuelt å selge mat til. Det vedtas at kjøkkenet ved Sør-Aurdalsheimen skal bygges ut innenfor en investeringsramme på 5 millioner kroner.

Side 9 av 16 4.5. Oktober 2004: Utvidelse av rammen til 61,6 mill. kr. i budsjett 2005 I møtebok fra Kommunestyret og Formannskapet fra oktober 2004, fremgår det bla.: For å kunne ferdigstille rehabiliteringen totalt for Sør-Aurdalsheimen, samt rehabiliteringen av kjøkkenet til 5 millioner kroner kreves en tilleggsbevilgning på 3,6 millioner kroner. Det går her klart frem at de 3,6 millionene kommer i tillegg til tidligere bevilgede 58 millioner kroner (53 millioner + 5 millioner). Beløpet gjelder: o Rehabilitering 0,8 millioner kroner. o Møbler og inventar 0,6 millioner kroner, til totalt 3,1 millioner kroner. o Kjøkken 2,2 millioner kroner, til totalt 5 millioner kroner. Det er fortsatt ikke mottatt anbud på utbyggingen av kjøkkenet. Tilleggsbevilgningen på 3,6 millioner gis, gjeldende budsjettet for 2005. 4.6. April 2005: Utvidelse av rammen til 65,6 mill. kr. i revidert budsjett 2005 I møtebok fra Kommunestyret og Formannskapet fra april 2005 fremgår det bla.: Det bes om en tilleggsbevilgning på 4 millioner kroner til totalprosjektet, gjeldende: o 1,9 millioner kroner knyttet til utbygging av kjøkken. o Det er innhentet anbud på utbygging av kjøkkenet. Utbygging inkludert utstyr og ombygging av underetasjen er nå estimert til 7,2 millioner kroner, mot 5 millioner kroner skissert våre 2004. o Administrasjonen har allerede funnet innsparinger i investeringen på 0,3 millioner kroner og bes av kommunestyret om å spare ytterligere 0,4 millioner kroner. Dette gir en totalinvestering på 6,5 millioner kroner. o 0,2 millioner kroner er knyttet til planlagt innkjøp av ringe/varslesystem og vaskemaskin. To forhold som ikke er direkte relatert til utbyggingen, men som ville oppstått uavhengig av utbyggingen. o 1,9 millioner kroner er knyttet til diverse uforutsett merarbeid/regninger i rehabiliteringsprosjektet. Det påpekes at den stramme økonomiske situasjonen tilsier at det burde innføres investeringsstopp i kommunen, men at det er viktig å fullføre påbegynte prosjekter. Det påpekes at man kan velge å ikke investere eller å utsette investeringen i nytt kjøkken. Økningen i investeringen skal finansieres ved lån. En eventuell salgsinnekt, fra ikke angitt eiendom, på 1,5 millioner kroner skal gå til avkorting av lånet. o Det fremgår ikke av saksdokumentene hvilken eiendom(mer) dette eventuelt gjelder, og hvilke myndighet administrasjonen eventuelt har til å selge eiendommen(e). Rådmannen opplyser imidlertid at han har fått i oppgave fra kommunestyre å selge enkelte kommunale boliger, og at det er disse man tenkter på i denne saken. Kommunestyret gir en tilleggsbevilgning på inntil 4 millioner kroner.

Side 10 av 16 5. Vurdering og anbefaling 5.1. Revisjonens oppsummering av prosjektet/prosjektendringene Investeringen i Sør-Aurdalsheimen er et stort prosjekt som har gått over flere år og er gjennomført iht. tidsplan. Etter de opplysninger revisjonen har mottatt er investeringsprosjektet ved Sør-Aurdalsheimen organisert iht. kommunens praksis og reglement med en byggeleder og en byggekomité uten politisk representasjon. Rådmannen har stått ansvarlig overfor bevilgende myndighet og delegert fullmakter iht. regelverket, og i den utstrekning han har funnet det formålstjenelig. Administrasjonen har innhentet spisskompetanse på de områder det har vært nødvendig. Sør-Aurdal har nå en tidsriktig aldersheim som er iht. de krav som stilles fra myndighetene. Det ligger utenfor dette prosjektets ramme å vurdere hvorvidt nivået på investeringen står i forhold til den nytte beboerne vil få og de driftsutgifter kommunen har pådratt seg. Totalrammen ble i 2001 satt til 53 millioner kroner, mens totalprognosen nå er på 65,2 millioner kroner. Økningen i rammen skyldes dels endringer i forutsetningene dels uforutsette hendelser. Administrasjonen har, når ny informasjon har fremkommet, bedt bevilgende myndighet om økninger i rammene. Endringene i rammene er vedtatt av bevilgende myndighet i flere faser, som vist i tabellen under. (tall i millioner kroner) Utbygging Rehabilitering Inventar/ Utstyr Kjøkken/ Underetg. Totalt Kommentar: Ramme gitt september 2001 31,50 18,70 0,00 2,80 53,00 Før anbud og utredning kjøkken Tillegg gitt i budsjett 2004-2,60 5,10 2,50 0,00 5,00 Anbud på rehabilitering er høyere enn ramme -> Ny ramme gitt høsten 2003 28,90 23,80 2,50 2,80 58,00 Tillegg gitt i revidert budsjett 2004 0,00 0,80 0,60 2,20 3,60 Vedtak om investeringsramme for kjøkken på 5 mill. kr. -> Ny ramme gitt oktober 2004 28,90 24,60 3,10 5,00 61,60 Tillegg gitt i revidert budsjett 2005 0,00 2,10 0,00 1,90 4,00 Med anbud på utbygging av kjøkken -> Ny ramme gitt april 2005 28,90 26,70 3,10 6,90 65,60 Det er gitt pålegg om å spare 0,4 mill.kr. på dette beløpet Regnskap/Prognose 28,90 26,94 2,86 6,50 65,20 Endring fra opprinnelig ramme 2,60-8,24-2,86-3,70-12,20 Endring fra oktober 2004 0,00-2,34 0,24-1,50-3,60 * Revisjonen skiller mellom utbygging, rehabilitering, inventar/utstyr og kjøkken/underetasje. Administrasjonen opplyser at de i prosessen har forholdt seg til totalrammen for prosjektet, og ikke har skilt mellom de ulike delene. Følgelig vil det forekomme forskyvninger mellom områdene. Mindre poster er lagt inn under rehabiliteringen. Det kan knyttes følgende kommentarer til tabellen ovenfor: Utbyggingen av Sør-Aurdalsheimen foregikk i perioden høsten 2002 til høsten 2003, og ble opprinnelig kalkulert til 31,5 millioner kroner. Anbudet var i tråd med opprinnelig kalkyle, mens reelle investeringer ble ca. 2,6 millioner kroner lavere. Rehabiliteringen av Sør-Aurdalsheimen startet høsten 2003 og ble ferdigstilt høsten 2004, og ble opprinnelig kalkulert til 18,7 millioner kroner. Anbudet var på 24,3 millioner kroner, mens reelle investeringer ble ca. 7,5 millioner kroner høyere enn opprinnelig kalkyle. I rehabiliteringen har vi også inkludert diverse innkjøp (låsesystem, vaskemaskin, ringe/varslesystem og utbedring av fysioterapilokaler) på i størrelsesorden 0,7 millioner kroner. I de opprinnelige saksdokumentene var ikke inventar og utstyr spesifisert. Administrasjonen opplyser at anbud ble innhentet våren 2003, mens innkjøpene har foregått i perioden august 2003 til november 2004. Det ble bedt om tilleggsbevilgning til formålet høsten 2003. Endelig investering er på 2,86 millioner kroner. I de opprinnelige saksdokumentene var en modernisering av kjøkkenet estimert til 2,8 millioner kroner. Det ble ikke tatt stilling til hvilke tiltak som skulle iverksettes og estimert beløp må dermed anses som lite realistisk. Etter vedtak om utbygging av nytt kjøkken (våren 2004) og tilhørende anbudsrunde (senvinter 2005) er investeringen i nytt kjøkken estimert til 6,5 millioner kroner.

Side 11 av 16 Årsakene til endringene fra rammen på 53 millioner kroner frem til dagens prognose på 65,2 millioner kroner kan spesifiseres slik: - Innsparinger utbygging 2,60 - Inventar og utstyr -2,86-3,16 - Låssystem -0,30 Bedrer sikkerheten og reduserer driftskostnadene - Rehabilitering dyrere enn forutsatt -5,60 Anbud rehabilitering høyere enn kalkyle - Rørlegger -0,96 Merarbeid ut over anbud - rehabilitering - Ventilasjon -0,43 Merarbeid ut over anbud - rehabilitering - El-arbeid -0,10-7,55 Merarbeid ut over anbud - rehabilitering - Bygningsmessig arbeid -8,24-0,34 Merarbeid ut over anbud - rehabilitering - Diverse endringer -0,13 - Ombygging tidl. fysioterapilokaler -0,16 Skyldes endringer i forutsetningene - Vaskemaskin -0,12 Skyldes endringer i forutsetningene - Ringe/varslesystem -0,11-4,09 Skyldes endringer i forutsetningene - Kokegryte -0,16 Skyldes endringer i forutsetningene - Ombygging kjøkken og underetg. -3,70-3,54 Skyldes endringer i forutsetningene Sum endring sml. med opprinnelig ramme -12,20 Vi ser her at: Man har spart inn 2,6 millioner kroner i forhold til utbyggingen. 7,55 millioner kroner i merforbruk skyldes at rehabiliteringen er blitt dyrere enn forutsatt. Herav 5,6 millioner kroner i endring fra opprinnelig kalkyle til anbud, og 1,9 millioner kroner i merarbeid ut over anbud som ble synliggjort våren 2005. 3,16 millioner kroner i merforbruk skyldes innkjøp av inventar, utstyr og låssystem som ikke var forutsatt. Administrasjonen opplyser at det ble forutsatt at man skulle få rom for dette innenfor den opprinnelige totalrammen. 4,09 millioner kroner i merforbruk skyldes endringer i forutsetningene, hovedsaklig knyttet til kjøkkenutbyggingen. Dette kunne man vanskelig forutse ved oppstarten av prosjektet. Årsakene til endringene fra rammen på 61,6 millioner kroner høsten 2004 frem til dagens prognose på 65,2 millioner kroner kan spesifiseres slik: - Rørlegger -0,96 Merarbeid ut over anbud - rehabilitering - Ventilasjon -0,43 Merarbeid ut over anbud - rehabilitering - El-arbeid -0,10 Merarbeid ut over anbud - rehabilitering - Bygningsmessig arbeid -0,34-1,87 Merarbeid ut over anbud - rehabilitering - Diverse endringer -0,05 - Vaskemaskin -0,12 Skyldes endringer i forutsetningene - Ringe/varslesystem -0,11-1,73 Skyldes endringer i forutsetningene - Ombygging kjøkken og underetg. -1,50 Skyldes endringer i forutsetningene Sum endring sml. med ramme oktober 2004-3,60 Vi ser her at: 1,9 millioner koner i merforbruk skyldes merarbeid ut over anbud som ble synliggjort våre 2005. 1,7 millioner kroner i merforbruk skyldes endringer i forutsetningene knyttet til anbud på kjøkkenutbyggingen, samt planlagt utskifting av vaskemaskin og ringe-/ varslesystem. Med bakgrunn i ovenstående er det revisjonens vurdering at administrasjonen har bedt om utvidelse i rammene etter hvert som ny informasjon har fremkommet. Enkelte prosesser og innkjøp har, av hensyn til prosjektets fremdrift og/eller beløpets størrelse, blitt startet opp før bevilgning har vært vedtatt. Prosessene har, slik vi ser det, imidlertid ikke kommet lengre enn at det har vært mulig for bevilgende myndighet å stoppe disse. Dette med unntak av overskridelsen på 1,9 millioner kroner som man blir oppmerksom på tidlig i 2005. I etterpåklokskapens lys er det imidlertid enkelt å påpeke at man i prosessen har vært for optimistisk mht. gjenbruk av inventar og bygningsdeler. Videre har endringer i forutsetningene, spesielt når det gjelder kjøkkenutbyggingen, medført økninger i det totale investeringsbeløpet.

Side 12 av 16 5.2. Konklusjon Det er kommunerevisjonens vurdering at administrasjonen har fremlagt beslutningsgrunnlag for bevilgende myndighet i tråd med reglementsheftet for Sør-Aurdal og etablert praksis i Valdreskommunene. Det er kommunerevisjonens vurdering at administrasjonen innenfor akseptable tidsrammer har bedt bevilgende myndighet tilleggsbevilgninger før innkjøp er iverksatt. 5.3. Revisjonens anbefaling til senere investeringsprosjekter Etter vår gjennomgang av saksfremstillingen ønsker vi, basert på erfaring og økonomisk teori, å fremme noen mulige forbedringsområder i beslutningsgrunnlaget som er forelagt bevilgende myndighet. Revisjonen anmoder administrasjonen om å vurdere å hensynta nedenforstående punkter i senere investeringssaker. Det må påpekes at ressursforbruket knyttet til saksutredningen alltid må vurderes opp mot den merverdi et utvidet beslutningsgrunnlag gir bevilgende myndighet! 5.3.1. Effekt på fremtidige driftsutgifter Revisjonen kan ikke se at det i sakspapirene gis informasjon om hvilken effekt investeringen vil få på fremtidige driftsutgifter. Det er ikke etablert praksis i Valdreskommunene å inkludere effekt på driftsutgifter i beslutningsgrunnlaget i investeringssaker. Økonomisk teori og utredninger fra privat sektor tilsier imidlertid at effekten på fremtidige driftsutgifter har betydning i beslutningsgrunnlaget i investeringssaker. Større investeringer har som regel vesentlig innvirkning på fremtidige utgifter og dermed på det fremtidige handlingsrommet, og bør følgelig være av betydning for bevilgende myndighet. Det er revisjonens vurdering at kommunen med fordel kan la investeringers effekt på fremtidige driftsutgifter fremkomme direkte av beslutningsgrunnlaget for investeringen, dvs. i økonomiplan, årsbudsjett og i saksutredningen til bevilgende myndighet. Det bør på en enkel måte fremgå estimater på hvilke inntekter og utbetalinger som eventuelt kommer til og hvilke som vil falle bort, herunder rente- og avdragsutgifter, samt hvilken effekt eventuelle endringer i utgiftene vil kunne få for det fremtidige tjenestenivået. Informasjonen fremgår i dag av langtidsplaner og budsjetter, men blir ikke satt i direkte sammenheng med investeringen i det dokumentet som fremstår som beslutningsgrunnlaget for gjennomføring av investeringen. 5.3.2. Mer nyansert informasjon inkludert risikovurderinger Revisjonen kan ikke se at bevilgende myndighet har fått forelagt eller har etterspurt verken risikovurderinger eller alternative løsninger for investeringsprosjektet, herunder hvilke løsninger som gir størst nytte i forhold til investeringsnivået. Investeringen i Sør-Aurdalsheimen ligger an til å bli ca. 12 millioner kroner (ca. 23 %) høyere enn opprinnelig skissert. Det må påpekes at dette er et stort prosjekt som er vanskelig å kalkulere og at man i forbindelse med opprinnelig kalkyle hadde noe dårlig tid pga. husbankens frist for innsending av planer innen 1.10.2001. Ettersom man i utbyggingen og rehabiliteringen av Sør-Aurdalsheimen har måtte be om tilleggsbevilgninger i flere faser kan det likevel stilles spørsmål ved om oversikten og risikovurderingene har vært gode nok. I behandlingen av investeringen i nytt kjøkken i juni 2004 ble det fremlagt to alternative utredninger, som viser relativt store differanser mht. drifts- og investeringsutgifter. I vedtaket fra bevilgende myndighet velger man å basere seg på det laveste drifts- og investeringsalternativet, mens det høyeste investeringsnivået i ettertid viser seg å være mest realistisk når man ser på mottatt anbud. Revisjonen kan ikke se at man, med bakgrunn i at Norsk Storkjøkken har underestimert investeringsnivået, også vurderer realismen i Norsk Storkjøkkens anslag på fremtidige driftsutgifter. Det gjenstår å se hvilket av de to alternative utredningene som treffer best mht. reelle driftsutgifter. Hvordan investeringene og driftsutgiftene ved kjøp av mat fra ekstern aktør ville utviklet seg vil man uansett ikke få kjennskap til.

Side 13 av 16 Det kan være flere forhold som påvirker hva man velger å støtte seg til, men generelt sett må det antas at en lav kalkyle vil bidra til at investeringen vedtas. Når et positivt vedtak først er fattet er det vanskelig å reversere dette selv om forutsetningene senere skulle vise seg å være feil. Erfaring viser at den første kalkylen i offentlige investeringsprosjekter ofte er optimistisk og at rammen reduseres til et minimum. Dermed vedtas og igangsettes prosjektet. Når prosjektet først er igangsatt er det vanskelig å stoppe det. Videre er det liten tradisjon for at overskridelser analyseres og at eventuelle kritikkverdige forhold får synlige konsekvenser for de ansvarlige. Prosjektet ved Sør-Aurdalsheimen er således ikke unikt. Det er revisjonens vurdering at kommunen med fordel kan forbedre beslutningsgrunnlaget til bevilgende myndighet gjennom mer nyansert informasjon i forhold til forslag til vedtak, herunder: o Risikovurderinger som påpeker hvilke forutsetninger som ligger i prosjektet, eventuelt med scenariovurderinger (dvs. vurderinger av mulig negativt og positivt avvik i forhold til forslag til vedtak) mht. investeringsnivå og fremtidige driftsutgifter. o Presentasjon av alternative løsninger, der det er relevant. 5.3.3. Fast rapportering i større investeringsprosjekter Revisjonen har erfart at det er tidkrevende å sette seg inn i historikken i investeringsprosjektet, blant annet fordi vi har erfart at det ikke foreligger en god overordnet historikk på saken. Endringsforklaringene i saksdokumentet fra våren 2005 kan virke forvirrende blant annet fordi man ikke skiller klart mellom endringer som er vedtatt etter oppstartstidspunktet og økninger som har kommet til våren 2005. Administrasjonen har i tråd med reglementsheftet rapportert status i investeringsprosjektet ved Sør-Aurdalsheimen til bevilgende myndighet to ganger årlig. Rapporteringen er imidlertid begrenset og er en del av en større rapport hvor alle prosjekter/tiltak rapporteres (50-100 stk). Revisjonen kan ikke se at de store og risikofylte prosjektene i denne rapporten får den fokus de bør ha ut fra den betydning de har for kommuneøkonomien på kort og lang sikt. Det er revisjonens vurdering at kommunen med fordel kan etablere faste rapporteringer for større investeringsprosjekter, i de tilfeller det oppstår større endringer fra opprinnelig vedtatt ramme. Rapporteringer med korte endringsoversikter, som man raskt kan sette seg inn i. Sentrale deler av rapporten bør fremgå av relaterte saksdokumenter slik at man lett kjenner seg igjen. Informasjon om opprinnelig ramme for prosjektet, eventuelle tilleggsbevilgninger (steg for steg) og gjenstående ramme bør inngå. Revisjonen kan ikke se at informasjon fremlagt for bevilgende myndighet redegjør for at anbudet på rehabiliteringen er så vidt høyt samtidig som man forventer innsparinger på utbyggingen. Som en del av rapporteringen på større investeringsprosjekter bør man etter at anbudsprosessen er gjennomført rapporterer innhold i og konsekvenser av disse til bevilgende myndighet, og eventuelt påpeke øvrige risikoforhold som ikke var kjent da beslutningen ble tatt. 5.3.4. Langsiktig investeringsplan Det har kommet frem at Sør-Aurdal kommune har hatt flere større investeringsprosjekter gående samtidig, herunder flere prosjekter i eldreomsorgen. Kommunen har de siste to årene et gjennomsnittlig årlig investeringsnivå på 39 millioner kroner, mens gjennomsnittlig investering pr år for de foregående åtte årene er på ca. 11 millioner kroner. Det er ikke etablert praksis i Valdreskommunene å utarbeide langsiktige investeringsplaner basert på visjoner om hvordan kommunen skal utvikle seg på lang sikt. Det er imidlertid revisjonens vurdering at større investeringer bør sees i sammenheng for eventuelt å prioritere mellom dem og/eller slå investeringene sammen slik at en investering eventuelt kan dekke flere behov. Det er revisjonens vurdering at kommunen med fordel kan etablere en langsiktig investeringsplan som inkluderer alle investeringsprosjekter og ser disse i sammenheng: o Planen bør baseres på en skisse/bilde over hvordan kommunen skal utvikles på sikt. Eksempelvis hvordan skal skolen utvikles, hvordan skal eldreomsorgen være, hvilket barnehagetilbud skal kommunen ha, hvilke områder skal kommunen være spesielt god på osv. o Alternative løsninger bør presenteres. Dette eksempelvis mht. geografisk plassering, geografisk spredning av tilbud, fysiske løsninger og kvalitet på tjenesten. De ulike alternativenes effekt på investeringsnivå og fremtidige driftsutgifter bør inngå.

Side 14 av 16 5.4. Vurdering av forhold påpekt i brev fra to kommunestyrerepresentanter Formålet med denne utredningen er å vurdere prosessen rundt investeringene i Sør-Aurdalsheimen generelt, avslutningsvis har revisjonen likevel vurdert de to forholdene som er påpekt i det tidligere omtalte brevet. 5.4.1. Uforutsigbare investeringer De to kommunestyrerepresentantene ber kontrollutvalget vurdere: Hvorvidt pengebruken knyttet til overskridelsene synes å være i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak, herunder spesielt om innkjøp av bla. møbler og låssystem er så vidt uforutsigbart at det var naturlig å gjennomføre transaksjonen uten å informere bevilgende myndighet på forhånd. Dette er knyttet til avviksforklaringen i saksdokumentet fra våren 2005 på 5,1 millioner kroner relatert til merarbeid ut over anbud, inventar/utstyr og kjøp av låssystem. Kommunerevisjonen vurderer forholdet som følger: Merarbeid ut over anbud knyttet til rørlegger, elektriker mm. er knyttet til at man har vært for optimistiske mht. gjenbruk av eksisterende bygningsdeler. o Det er vanskelig å vurdere om og når man burde forutsatt dette. Selv om dette var vanskelig å forutse burde det, som rådmannen selv har påpekt, vært synliggjort høsten 2004. Investeringen i inventar og utstyr ble vedtatt i ordinært og revidert budsjett for 2004. Administrasjonen opplyser at anbud ble innhentet våren 2003, mens innkjøpene har foregått i perioden august 2003 til november 2004. o Det er revisjonens vurdering at administrasjonen i tilknytning til inventar og utstyr har bedt om tilstrekkelige tilleggsbevilgninger så tidlig i prosessen at bevilgende myndighet kunne stoppet innkjøpene. Låssystemer er kjøpt inn for 300.000 kroner. Det ble installert dyrere låssystemer enn opprinnelig forutsatt for å bedre adgangskontrollen og dermed sikkerheten, samt redusere drifts- og vedlikeholdsutgiftene. Ved innkjøp i oktober 2002 mente man at man kunne finansiere dette innenfor vedtatt totalramme. o Det er revisjonens vurdering at dette må ansees for å være et så lavt beløp i en totalramme på 50-60 millioner kroner at det ikke er nødvendig å be bevilgende myndighet om en spesifikk bevilgning. Spesielt med bakgrunn i at dette skal redusere driftskostnadene. Det er revisjonens vurdering at administrasjonen har bedt om tilstrekkelige bevilgninger relativt tidlig i innkjøpsprosessen og at innkjøpene således kunne vært stoppet. Dette med unntak av merarbeidet ut over anbud som man ble oppmerksom på tidlig i 2005. 5.4.2. Informasjon om økning i rente- og avdragsutgifter De to kommunestyrerepresentantene ber kontrollutvalget vurdere: Hvorvidt årlige merkostnader i størrelsesorden 300.000-350.000 kroner, er vesentlige eller ikke, i forhold til lovkravet om at det skal foretas systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet og måloppnåelse, og slik sett burde vært behandlet i vurderingen fra rådmannen. Dette gjelder årlige rente - og avdragutgifter som påløper pga av en økning i investeringen i kjøkkenet fra 5 til 7,2 millioner kroner (med vedtatte innsparinger 6,5 millioner kroner). Kommunerevisjonen vurderer forholdet som følger: I brevet fremgår det at årlige driftsutgifter anslagsvis vil bli 170.000 kroner dyrere ved å ha eget kjøkken enn ved å kjøpe mat fra andre tilbydere. Dette er ikke korrekt da det i vurderingen som ble vektlagt i juni 2004 fremgår at det blir 170.000 kroner billigere å produsere maten i eget kjøkken. Iht. fremlagt anbud vil investeringen i kjøkkenet bli 7,2 millioner kroner, mens anslaget fra høsten 2004 var på 5 millioner kroner. Bevilgende myndighet pålegger imidlertid administrasjonen en innsparing på 700.000 kroner, slik at den reelle økningen i investeringen blir på 1,5 millioner kroner. En merinvestering på 1,5 millioner kroner medfører en årlig driftsutgift i form av renter og avdrag på i størrelsesorden 145.000 koner. Forutsatt ett annuitetslån over 15 år til 5 % rente (iht. tidligere sakspapirer). Revisjonen kan ikke se at det fremkommer av dokumentet at merinvesteringen i kjøkkenet medfører en økning i de årlige rente- og avdragsutgiftene for kommunen. Dette må anses som relevant mht. den vurderingen man tidligere hadde gjennomført. Gitt at vurderingen fra Norsk Storkjøkken legges til grunn er det ca. 170.000 kroner dyrere å kjøpe middagsmat fra ekstern aktør enn å bygge ut eget kjøkken ved et investeringsnivå på 5 millioner

Side 15 av 16 kroner. En økning i driftsutgiften på 145.000, som følge av en økning i investeringen, gjør fortsatt egen kjøkkendrift mest lønnsom. Det må påpekes at økte rente- og avdragsutgifter i forbindelse med økning i investeringen på andre områder heller ikke er nevnt i sakspapirene og at dette er i tråd med praksis i Valdreskommunene. Med bakgrunn i etablert praksis og at økningen i fremtidige rente- og avdragsutgifter ikke påvirket hvilket alternativ som er mest lønnsomt, er det revisjonens vurdering at administrasjonen ikke har utelatt en vesentlig saksopplysning. * * * * * * * Fagernes 21. juni 2005... Revisor Dagny Thon Hovrud

Side 16 av 16 Oversikt over sentrale dokumenter Saksdokumenter fra investeringssaken ved Sør-Aurdalsheimen: Møtebok fra Eldreråd, Formannskap og Kommunestyre fra september 2001: Sør-Aurdalsheimen - rehabilitering og nybygging. Relevante deler fra årsbudsjettet for 2002, 2003 og 2004. Møtebok fra Formannskapet fra mars 2004: Kjøkken ved Sør-Aurdalsheimen, utredning av alternaive løsninger. Møtebok fra Eldreråd, Formannskap og Kommunestyre fra juni 2004: Kjøkken ved Sør-Aurdalsheimen, utredning av alternaive løsninger. Vedlegg er rapportene fra Widèn og Norsk Storkjøkken. Møtebok fra Formannskap og Kommunestyre fra oktober 2004: Budsjettendringer høst 2004, investerings- og driftsbudsjettet. Møtebok fra Eldreråd, Formannskap og Kommunestyre fra april 2005: Igangsetting av bygging av kjøkken ved Sør-Aurdalsheimen. Økonomisk situasjon for ombygging av SAH og kjøkken. Brev fra to kommunestyrerepresentanter. Diverse notater fra rådmannen. Øvrige dokumenter fra Sør-Aurdal kommune: Reglementshefte for Sør-Aurdal kommune, datert 5.9.2002. Økonomistyring - Rundskriv, datert 5.3.1998. Eksempel på arbeidsplan, dvs. status på prosjekter/større tiltak, datert 3.5.2002. Litteratur: Kommunerevisors håndbok. Vidar Ringstad: Samfunnsøkonomi 3 - Offentlig økonomi og økonomisk politikk. Knut Boye: Finansielle emner.