1 AV 9 KVALIFISERING FOR KONKURRANSE MED FORHANDLING (BEGRENSET KONKURRANSE) Produkt og konsulentoppdrag
Innhold 1 Oppdraget... 3 1.1 Orientering... 3 1.2 Kunngjøring... 3 1.3 Særskilt om krav som vil bli stilt i konkurransen... 3 1.4 Tilleggsopplysninger/Rettelser av kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 2 Alminnelige regler for kvalifiseringen... 5 2.1 Lov om offentlige anskaffelser... 5 2.2 Offentlighet... 5 2.3 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner... 6 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse - avviste forespørsler... 6 3 Statsbyggs evaluering av forespørselen... 6 3.1 Kvalifisering - Utvelgelse av deltakere til å inngi tilbud... 6 3.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen... 6 3.3 Attest for skatt og merverdiavgift... 7 3.4 Utvelgelseskriterier i denne konkurransen... 7 4 Krav til forespørselen om deltakelse i konkurransen... 7 4.1 Elektronisk forespørsel... 7 4.2 Forespørselens språk... 8 4.3 Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes?... 8 4.4 Innleveringssted og påmeldingsfrist... 8 5 Oppdragsgivers underskrift... 9 6 Vedlegg... 9 2 AV 9
3 AV 9 1 Oppdraget 1.1 Orientering Statsbygg ønsker i forbindelse med prosjekt: nr.: 1126101 navn:. å gjennomføre en kvalifisering av deltakere som kan være interessert i å inngi tilbud på programvare og konsulentbistand til utvikling av løsning. Kvalifikasjonsgrunnlaget består av: Denne invitasjonen Skjema for tekniske og faglige kvalifikasjoner: Referanseprosjekter (vedlegg 1a) Kompetanse (vedlegg 1b) Kvalifikasjonsgrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen og TED-basen den 9. februar 2016. 1.3 Særskilt om krav som vil bli stilt i konkurransen Under gis en nærmere beskrivelse av Statsbygg, bedriftens nåværende IKT-løsninger, omfang av anskaffelsen, og kontraktsform. Om Statsbygg Statsbygg er en statlig forvaltningsbedrift. Statsbyggs oppgave er å tilby gode og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter, og å realisere vedtatte samfunnspolitiske mål med hensyn til arkitektur, statlige planinteresser, kulturminnevern og miljø. Statsbygg skal gi råd ved kjøp og leie av lokaler, være byggherre på vegne av staten, sørge for god forvaltning av eiendommene som er knyttet til den statlige husleieordningen. Statsbygg skal også sikre statlige interesser i større eiendomsutviklingsprosjekter. Statsbygg er en av Norges største byggherrer, med en prosjektportefølje på om lag 160 byggeprosjekter. Mellom 20 og 30 større prosjekter blir ferdigstilt hvert år.
Statsbygg har 877 ansatte. Hovedkontor er i Oslo og regionskontorene i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø. For ytterligere informasjon om Statsbyggs organisasjon og virksomhet vises det til www.statsbygg.no. Om anskaffelsen 4 AV 9 Statsbygg skal på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet etablere en løsning for registrering og håndtering av eiendomsdata, som omfatter alle i statlig sivil sektor. Løsningen skal være fullt utrullet innen 2019, og skal omfatte alle eiendommer og leide lokaler statlig sivil sektor benytter til sin virksomhet. Nærmere avgrenset skal databasen dekke statlige virksomheter som er del av staten som rettssubjekt, anslagsvis 250. Videre vil antall eie- og leieforhold innenfor den enkelte virksomhet variere. Løsningen skal bestå av en web-basert IKT-plattform, analysemotor og database, og kunne være tilgjengelig til en hver tid (24/7). Regjeringen tar mål av seg å skape effektive, velegnete og bærekraftige lokaler for staten, som gir verdi for pengene, og som fremmer nye, fleksible arbeidsformer. Regjeringen har signalisert at den ønsker en forbedret oversikt over statens lokaler. For å kunne oppnå slike mål har staten behov for et verktøy som kan gi forbedret oversikt over hvilke lokaler som benyttes, og blant annet samler alle leiekontrakter på ett sted. Dette vil kunne gi staten en bedre og mer helhetlig oversikt over totalt areal, areal pr. ansatt og tilknyttede kostnader, samt i større grad å kunne vurdere flere hensyn i sammenheng. Den planlagte løsningen vil blant annet kunne gi tilleggsgevinster knyttet til bedre ressursutnyttelse, positive miljøeffekter, og tiltak knyttet til universell utforming og ivaretakelse av eiendommer og lokaler med kulturhistoriske verdier. Sammenstilling og oppdatering av informasjon om statens bruk av arealer og eiendommer vil kunne gi et underlag for tiltak som gjør statens virksomhet mer areal- og ressurseffektiv. Det planlagte verktøyet skal derfor inneholde informasjon knyttet til en rekke nøkkelindikatorer (areal, årsverk, kostnad, energiforbruk. Løsningen skal også bygge på og inkludere data som i dag er omfattet av egen rapport som utkommer hvert fjerde år som vedlegg til Kommunal- og moderniseringsdepartementets (KMD) fagproposisjon til statsbudsjettet (Prop 1 S). Denne Vedleggsrapporten gir en oversikt over alle statlig eide eiendommer i statlig sivil sektor. Løsningens oversikt må være lett tilgjengelig, kreve lite ressurser for oppdateringer og ha et brukervennlig grensesnitt. I en slik løsning vil den enkelte virksomhet logge seg inn og ha online tilgang til egne data. Det legges opp til at allerede digitaliserte data fra etablerte databaser som Matrikkelen og Enhetsregisteret i størst mulig grad kan lastes direkte inn i databasen, slik at oppdateringer dermed blir fortløpende overført. Det legges videre opp til at løsningen har en differensiert brukertilgang, avhengig av rolle, slik at sikkerhetsmessige aspekter er tilstrekkelig ivaretatt. Som et første trinn i implementeringen av verktøyet må all informasjon om statlige eide eiendommer, som til nå har vært sammenstilt i vedleggsrapporten til Prop. 1 S, digitaliseres og overføres til databasen. Dette må være gjennomført innen høsten 2017. For øvrig innlegging av data herunder
data om leide lokaler og indikatorbasert informasjon for både, legges det opp til en departementsvis implementering slik at alle virksomheter er omfattet av systemet innen utgangen av 2018. Oppsummeringsvis vil prosjektet være organisert i to hovedtrinn: Det første trinnet er innen høsten 2017 å ha lagt inn data knyttet til statlig eide eiendommer, tilsvarende Vedleggsrapporten. Trinn 2 er å ha lagt inn data knyttet til et bredere indikatorsett for statlig eide lokaler over en nærmere definert størrelse, samt innleide lokaler til statlig virksomhet. I første del av trinn 2 skal løsningen rulles ut mot ca. 1/3 av departementsområder, med sine underliggende virksomheter, i løpet av 2017. Løsningen skal så rulles ut mot resterende departementsområder med underliggende virksomheter i løpet av 2018. 5 AV 9 Om kontraktsform Statsbygg ønsker å kontrahere én hovedleverandør til å forestå leveransene nevnt i foregående punkt, inklusive konsulenttjenester. Kontraktsbestemmelsene vil bli basert på Statens Standardavtaler (Utviklings- og tilpasningsavtalen, SSA-T). 1.4 Tilleggsopplysninger/Rettelser av kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom deltakeren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som deltakeren ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved Jørgen K. Knudsen pr e-post: jorgenkjetil.knudsen@statsbygg.no Deltakeren oppfordres til å ta kontakt i god tid før påmeldingsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om kvalifikasjonsgrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar, samt eventuelle rettelser av kvalifikasjonsgrunnlaget, vil kun bli lagt ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin. 2 Alminnelige regler for kvalifiseringen 2.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette kvalifikasjonsgrunnlaget og etterfølgende tilbudsinvitasjon. Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandlinger. 2.2 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om hvem som ønsker å delta i konkurransen vil først bli offentlig når forhandlingene og tilbudsevalueringen er gjennomført.
6 AV 9 2.3 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En deltaker som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 2.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse - avviste forespørsler Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan unnlate å kvalifisere samtlige deltakere, dersom det foreligger saklig grunn. Avviste og forkastede forespørsler vil ikke bli returnert. 3 Statsbyggs evaluering av forespørselen 3.1 Kvalifisering - Utvelgelse av deltakere til å inngi tilbud Deltakerne vil bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Deltakere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse deltakerne vil dermed ikke få anledning til å inngi tilbud i konkurransen. Blant de kvalifiserte deltakere vil det så bli valgt ut minimum 3 deltakere som vil bli invitert til å inngi tilbud, forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede deltakere. Utvelgelsen av hvem som inviteres til å inngi tilbud vil skje på grunnlag av objektive og ikkediskriminerende kriterier og regler, jf. punkt 3.5 nedenfor. Evalueringen vil ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at forespørselen inneholder all etterspurt dokumentasjon. Deltakere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 3.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av deltakerne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatorisk og juridisk stilling Det kreves at tilbyder Firmaattest, for utenlandske har et lovlig etablert firmaer kreves tilsvarende attest foretak bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert, alternativt StartBANK ID.
Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at tilbyder har tilfredsstillende og økonomisk gjennomføringsevne. Omsetningens størrelse vil også bli vektlagt. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves tilstrekkelig kompetanse og kapasitet for utførelse av oppdraget. Det kreves erfaring fra oppdrag med tilsvarende innhold og kompleksitet. Fullstendig årsregnskap for det siste regnskapsåret, inkludert revisjonsberetning. Statsbygg forbeholder seg retten til å innhente en kredittvurdering av alle tilbydere. 1. Fyll ut vedlagt skjema for godkjente referanseprosjekter (maksimalt 5 prosjekter) gjennomført i løpet av de siste 5 år (vedlegg 1a). Statsbygg forbeholder seg rett til å kontakte oppgitte kontaktpersoner. 2. Fyll ut vedlagte skjema for kompetanse og kapasitet (vedlegg 1b) 7 AV 9 Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan vedlegges solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2), og f eks forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-9 (2). 3.3 Attest for skatt og merverdiavgift Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest). Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften 11-10 (3) og 20-12 (3). 3.4 Utvelgelseskriterier i denne konkurransen De best kvalifiserte tilbydere vil bli invitert til å inngi tilbud. Dokumentasjonen angitt i punkt 3.2 vil bli lagt til grunn for valget. 4 Krav til forespørselen om deltakelse i konkurransen 4.1 Elektronisk forespørsel
Forespørselen skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av forespørselen, samt bekreftelse av en forespørsel fremsatt per telefon, telefaks eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften 7-2 og 16-2. Forespørsel levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk forespørsel, vil bli kastet. 8 AV 9 Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og forespørselen evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert. 4.2 Forespørselens språk Forespørselen og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 4.3 Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? 1-1 Forespørselsbrev 2 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt 3.2 2-1 Firmaattest 2-2 Regnskap med revisorberetning 2-3 Utfylte skjema vedlegg 1a og 1b. 2-4 Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt 3.3 3-1 Innholdsfortegnelse For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres deltakerne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sin forespørsel tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Forespørsler som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 4.4 Innleveringssted og påmeldingsfrist Minnepinnen med forespørselen skal leveres i lukket konvolutt merket 1126101 Løsning for registrering og håndtering av data om statens. Forespørsel til konkurranse med forhandling til:
9 AV 9 Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt. 6 0155 Oslo Minnepinnen med forespørselen kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Deltakeren har da risikoen for at forespørselen når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at forespørselen var avsendt i rimelig tid i forhold til påmeldingsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av forespørsel er 14. mars 2016 kl. 12.00. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 5 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo Dato: 08.02.2016 For Statsbygg: Brit Sylte fungerende avdelingsdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent. 6 Vedlegg