KVALIFIKASJONSGRUNNLAG 31/2016 KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV. Online bookingsystem

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG 31/2016 KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Online bookingsystem

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontraktsperiode Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Brudd på konkurranselovgivningen REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Frist for forespørsel om deltakelse Innlevering av forespørsel Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Opplysningsplikt Taushetsplikt Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Frist for begjæring av midlertidig forføyning KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE Avvisning... 8

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Kulturetaten, heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av kommunen anskaffe et «online bookingsystem» til etaten og andre virksomheter i Oslo kommune. Kulturetaten sikrer kvalitet, mangfold og utvikling i kulturtilbudet i Oslo. Kulturetaten disponerer også flere kultureiendommer, både egne og innleide, der det drives utleieaktivitet. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Dag Johnsrud E-postadresse : dag.johnsrud@kul.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen og legges i kopi til anskaffelser@kul.oslo.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oslo kommune har som visjon å styrke samhandlingen mellom kommunen, innbyggere og næringsliv via digitale kanaler. Kommunen har et bredt tilbud av utleiearealer og tjenester i tilknytting til utleieobjektene som, bl.a. omfatter: Øvingshotellet, Popsenteret, bibliotekfilialer, kulturhistoriske bygg, selskapslokaler, møte og konferanselokaler, klasserom, gymnastikksaler, idrettshaller, utendørsanlegg etc. Utleiearealene benyttes til ulike formål. Utleietilbudet retter seg både mot byens befolkning, bedrifter og frivillige organisasjoner. I dag avtales utleie hovedsakelig manuelt via epost og telefon. Dette er tidkrevende og uoversiktlig for brukerne og arbeidskrevende for utleier. Oversikten over, og tilgjengelighet til, de ulike utleieobjektene er med dagens rutiner svak. Dette medfører at flere lokaler står unødig ledige. Det skal derfor anskaffes et online bookingsystem som kan benyttes av ulike kommunale og ideelle aktører i Oslo, som utleiere. Et online bookingsystem må støtte de ulike fasene i leieprosessen; utforsking/ orientering, booking, administrasjon og fakturering / betaling. Anskaffelsen gjennomføres av Kulturetaten i samarbeid med bydelene Sagene og Bjerke på vegne av Oslo kommune. Implementeringen vil derfor i første fase skje i disse tre virksomhetene. På bakgrunn av erfaringene fra implementering og drift i disse virksomhetene, vil det bli vurdert om løsningen skal rulles ut til de øvrige virksomhetene som forvalter utleiearealer i kommunen. Målsetting med anskaffelsen kan summeres opp med følgende punkter: Økt tilgjengeligheten til utleielokaler for innbyggere og næringsliv og frivillige/organisasjoner. Enklere for innbyggere/næringsliv/frivillige organisasjoner å gjennomføre og holde oversikt over bookinger (kommende og historikk) Økt belegg / inntjening fra kommunens utleiearealer Redusert administrasjon knyttet til utleie / fakturering Redusere behov for å bygge nye utleielokaler

4 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 49 Kunngjøring av konkurransen 50 Tilbudskonferanse 3 Prekvalifisering, utvelgelse av leverandører 3 Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud 9 Tilbudsfrist Forhandlinger 14 Valg av tilbud 17 Karensperiode (10 dager) 17 Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten inntil ytterligere år på uendrede vilkår. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Tilleggsopplysning 31/2016», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson med kopi til anskaffelser@kul.oslo.kommune.no. Det oppfordres om at spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 1.8 Brudd på konkurranselovgivningen Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at leverandøren har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser, kan oppdragsgiver heve kontrakten dersom dette etter en konkret vurdering anses for å være forholdsmessig.

5 Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at leverandørens underleverandør har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser kan oppdragsgiver kreve at leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom leverandøren ikke skifter ut underleverandør som den er forpliktet til å skifte ut, kan oppdragsgiver heve avtalen. Før heving etter første ledd og før krav om utskiftning av underleverandør i annet ledd skal oppdragiver vurdere den tid som er gått siden bruddet på konkurranselovens 10 eller 11 ble begått, hvilke selfcleaningtiltak som er iverksatt fra leverandøren eller underleverandørens side og eventuelt andre momenter som kan ha betydning for vurderingen av om hevingen eller utskiftningen er forholdsmessig. Dersom bruddet på konkurranselovgivningen direkte har rammet eller berørt Oslo kommune, vil heving alltid anses å være forholdsmessig. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i to trinn. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel er 6. januar 2017 kl. 12:00 Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 2.3 Innlevering av forespørsel Forespørsel skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørsel skal merkes tydelig med: «Forespørsel 31/2016» Forespørsel skal være på norsk og sendes til anskaffelser@kul.oslo.kommune.no. Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Attest for skatt og merverdiavgift Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens finansiell og

6 Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark økonomisk stilling Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 3 5 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises, forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Frist for begjæring av midlertidig forføyning Ønsker leverandøren å begjære midlertidig forføyning mot en eventuell avvisning av leverandøren eller forkastelse av forespørsel om deltakelse i konkurransen, må det skje innen 15 dager, jf. forskrift om offentlige anskaffelser KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene.

7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering / rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner, for eksempel nystartet selskap, ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav (1) Det kreves erfaring fra (1) Leverandørens viktigste relevante leveranser de siste 3 tilsvarende oppdrag. årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker/oppdragsgiver. KUL forbeholder seg retten til å ta kontakt med referanser, for avklaring ved behov. (2) Det kreves god gjennomføringsevne. (2) Beskrivelse av leverandørens totale bemanning med evt. underleverandører (jf. forpliktelseserklæring, vedlegg 7)

8 Krav (3) Det kreves et godt og velfungerende system for kvalitetsstyring og internkontroll. (3) Gi en redegjørelse for system for kvalitetsstyring og internkontroll og hvordan dette operasjonaliseres. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt attest for skatt og merverdiavgift eventuelt etter fastsatt tilleggsfrist for ettersending, og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriften fullt ut. * * * Dato: Virksomhetsleder