INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Konkurransen gjelder Omfang Kontraktsgrunnlag Utlysning Fremdriftsplan for konkurransegjennomføringen Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Utforming av kontrakten Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurranseregler Anskaffelsesprosedyre Språk Prekvalifisering Offentlighet Vedståelse Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Forhandling Tilbakekalling eller endring av tilbud Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Kostnader Oppdragsgivers evaluering av tilbudet Åpning Kvalifisering Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Tildelingskriterier i denne konkurransen Pris Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Krav til tilbudet Format - tilbudsangivelse Filstruktur Innleveringssted Side 2 av 10

3 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Hå Kommune ved tjenesteområde for tekniske saker og næring. For flere opplysninger: Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Jarl-Frode Halvorsen E-post: Telefon: Mobil: Besøksadresse: Rådhusgata 8, 4360 Varhaug Postadresse: Hå kommune, Postboks 24, 4368 Varhaug 1.3 Konkurransen gjelder Hå kommune, tjenesteområde «Tekniske saker og næring», skal kjøpe inn 1 stykk ny lastebil med kran og utstyr for brøyting. Bilen skal brukes til vedlikehold, lett anleggsdrift og brøyting. 1.4 Omfang Økonomisk omfang anslås til NOK ,- 1.5 Kontraktsgrunnlag Kontrakt vil bli inngått på grunnlag av: Kjøpekontrakt Næringskjøp, nye og brukte biler (Norges Bilbranseforbund) 1.6 Utlysning Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin ( Side 3 av 10

4 1.7 Fremdriftsplan for konkurransegjennomføringen Konkurransegjennomføringen vil være foregå etter følgende foreløpige fremdriftsplan: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring av konkurransen i DOFFIN Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Senest 1 uke før anbudsfristen utløper Tilbud - innleveringsfrist , kl.12:30 Tilbudsåpning Uke Vurdering av kvalifikasjoner og evaluering av tilbud Uke Meddelelse av om tildeling av kontrakt Karensperiode 14 dager fra tilbyderne er underrettet om tildelingen Signering av kontrakt(er) Etter utløpt karensperiode Det tas forbehold om eventuelle endringer i den foreløpige fremdriftsplanen. 1.8 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøter eller tilbudsbefaring i forbindelse med gjennomføringen av konkurransen. 1.9 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan vedkommende skriftlig ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at oppdragsgiver har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene (anonymisert) og oppdragsgivers svar og rettelser av konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen vil få varsel per epost fra Doffin Utforming av kontrakten Kontraktsbestemmelser følger av kapittel 2. Bindende avtale er sluttet når kontraktdokumentene er signert av begge parter Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: - (dette dokumentet) - Tilbudsskjema - Kvalitetsskjema - Utkast til kjøpskontrakt for lastebil Side 4 av 10

5 - Salgs- og leveringsvilkår i næringskjøp (Norges bilbransjeforbund) Disse dokumentene er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlastning fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Oppdragsgiver publiserer. 2 Konkurranseregler Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr.69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, del I og III. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas gjennom åpen anbudskonkurranse med lik behandling av tilbyderne. 2.2 Språk Norsk skal benyttes i tilbudet med tilhørende dokumenter, samt i all kommunikasjon. 2.3 Prekvalifisering Det vil ikke være noen prekvalifisering. 2.4 Offentlighet I henhold til offentleglova vil anbudsprotokoll og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold og konkurransesensitive drift- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognonser, men vanligvis ikke totalpriser). Dersom tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte skal det tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere inn sladdet elektronisk versjon av tilbudet. 2.5 Vedståelse Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud i nitti 90 kalenderdager regnet fra innleveringsfristens utløp. 2.6 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte, eller som på annen måte ikke er i overenstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik. Side 5 av 10

6 2.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av forspørselen. 2.8 Forhandling I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.9 Tilbakekalling eller endring av tilbud Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjekter eller manglende politisk godkjenning. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert Kostnader Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse og overlevering av tilbudet bæres av tilbyder. 3 Oppdragsgivers evaluering av tilbudet 3.1 Åpning Det vil ikke finne sted offentlig åpning av innkomne tilbud. Tilbudene åpnes i Oppdragsgivers lokaler av minst 2 representanter fra Oppdragsgiver og føres i egen åpningsprotokoll. 3.2 Kvalifisering Evalueringen av de rettidige tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskravene. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få sine tilbud nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert går videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de angitte tildelingskriteriene, og det kan være aktuelt å intervjue aktuelle kandidater. Side 6 av 10

7 3.3 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Filnr (se pkt. 5.2) Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Det kreves at tilbyder har tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne. Firmaattest. Norske selskap framlegger attest fra Brønnøysundregistrene. Utenlandske selskap framlegger tilsvarende attest fra myndighetene i sitt hjemland, i norsk, bekreftet oversettelse. Fullstendig årsregnskap for de 2 siste årene, inkludert revisorberetning. Alternativt kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp, fra et anerkjent kredittvurderingsselskap som viser at tilbyder er kredittverdig Skatteattester Det kreves at tilbyder har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling, og merverdiinnbetaling. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente en kredittvurdering av alle tilbydere. Skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det landet hvor foretaket er registrert. 3-3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at tilbyder har erfaring med tilsvarende leveranser. Attesten skal ikke være eldre enn 6måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren skal vedlegge en liste over de 3 viktigste sammenlignbare leveransene i perioden Det skal opplyses om kundens navn, leveransenes 3-4 Side 7 av 10

8 verdi og omfang, tidspunkt og mottakers kontaktperson (navn, telefon og e-post). Kontaktpersoner vil bli kontaktet ved behov. 3.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilke tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver, basert på følgende kriterier: Prioritet/vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon Filnr. 40% Pris Tilbudsskjema i utfylt og signert 2-1 stand 60% Kvalitet: - Kravspesifikasjon, 35% Vedlegg «Kvalitet» i utfylt Førermiljø, 25% stand. - Servicenettverk, 15% - Garantier, 15% - Leveringstid, 10% I evalueringsprosessen vil det bli utført en skjønnmessig vurdering av kvalitet/kompetanse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ta kontakt med referanser som er oppgitt i referanseleveranser. 3.5 Pris Alle priser skal, dersom ikke annet er avtalt, være eks. merverdiavgift og i norske kroner. Leveres iht. Incoterms 2010: DDP (Delivered duty paid), Hå kommune. 4 Avvik fra konkurransegrunnlaget 4.1 Generelt om forbehold og avvik Oppdragsgiver oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandøren stille spørsmål til Oppdragsgiver. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Oppdragsgiver, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke anledning til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Side 8 av 10

9 Forbehold om forskudd vil bli avvist. 5 Krav til tilbudet 5.1 Format - tilbudsangivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres i skriftlige 2 eksemplarer og signert av en person med nødvendig fullmakt. Det ene eksemplaret skal være sladdet som grunnlag for oppdragsgivers vurdering for å holde deler av dokumentet unntatt offentlig innsyn. I tillegg skal fullverdig eksemplar og sladdet versjon leveres på en elektronisk lagringsenhet - USB minnepinne. I tilfelle avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon står det oppdragsgiver fritt å velge hvilken versjon som skal brukes. Følgende filformat for dokumenter på minnepinnen aksepteres: - Tekstdokument: PDF, XML, TIFF eller Word - Tabeller/regneark: Excel - Bildefiler: JPEG eller TIFF - Kart: TIFF Tilbud levert på annen måte enn vist ovenfor vil bli avvist. 5.2 Filstruktur 1-1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert 2-1 Tilbudsskjema, utfylt og signert 3 Den etterspurte dokumentasjonen i tabell for kvalifikasjonskrav, jf pkt Firmaattest 3-2 Årsregnskap med revisorberetning, eller kredittrating 3-3 Skatteattest (skatt og merverdiavgift) 3-4 Referanseleveranser for tilbyder 4 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt Kvalitetsskjema 5 Annet For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt vil kunne bli avvist. Side 9 av 10

10 5.3 Innleveringssted Det komplette tilbudet inklusive minnepinne skal leveres i en lukket konvolutt merket til følgende adresse: Hå kommune, Servicetorget Rådhusgata Varhaug «Lastebil med kran Tekniske saker og næring» Det komplette tilbudet inklusive minnepinne kan eventuelt sendes som vanlig post til: Hå kommune, Servicetorget Postboks 24, 4368 Varhaug. Ved postforsendelse bærer tilbyderen selv risikoen for at tilbudet når frem til Hå kommune, Servicetorget, Rådhusgata 8, 4360 Varhaug innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet ble avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Side 10 av 10