INVITASJON TIL KONKURRANSE MED FORHANDLING

Transkript

1 1 AV 11 INVITASJON TIL KONKURRANSE MED FORHANDLING (ÅPEN KONKURRANSE) Avtaler om bedriftshelsetjeneste for Statsbyggs hovedkontor, Statsbygg region øst og Statsbygg region vest

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Angivelse av enhetspriser Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om prosjektet og oppdraget Generelt Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Forhandlingsprinsipper/gjennomføring av forhandlingene Tidspunkt for forhandlinger Offentlighet Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Utvelgelse av deltakere til forhandling - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Attest for skatt og merverdiavgift Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg AV 11

3 3 AV 11 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg inviterer til å delta i konkurranse om anskaffelse av bedriftshelsetjeneste for ansatte ved Statsbyggs hovedkontor i Oslo, Statsbygg region øst og Statsbygg region vest. Statsbygg har ca 900 ansatte. Hovedkontor er i Oslo og har egne regionkontor i Oslo (region øst), Porsgrunn (region sør), Bergen (region vest), Trondheim (region Midt-Norge) og Tromsø (region nord). Nærmere informasjon om virksomheten finnes på vår nettside I denne kon kurransen inviteres det til å gi tilbud på følgende avtaler: 1) Avtale om bedriftshelsetjeneste for Statsbyggs hovedkontor i Oslo og Statsbygg, region øst 2) Avtale om bedriftshelsetjeneste for Statsbygg, region vest Avtale for Hovedkontor i Oslo og Statsbygg, region øst vil gjelde for til sammen ca. 650 ansatte. Avtale for Statsbygg, region vest vil gjelde for ca. 85 ansatte. Leverandørene kan gi tilbud på en av avtalene eller begge avtalene. Tilbudene for hver avtale vil bli evaluert hver for seg. Det kan derfor bli valgt 1-2 leverandører i denne konkurransen. Konkurransegrunnlaget består av: Denne tilbudsinvitasjonen tilbudsskjema Kravspesifikasjon Utkast til avtaledokument Generelle kjøpsvilkår for tjenester Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen den Særlige forhold Poster som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil anses innkalkulert i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet Angivelse av enhetspriser Dersom plikten til å oppgi enhetspriser misligholdes, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen.

4 4 AV Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs Generelle kjøpsvilkår for tjenester, jf. vedlegg. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. Faktura skal være påført Statsbyggs bestillingsnummer og referanse. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan det skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved henvendelse til tove.kristiansen@statsbygg.no. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar og rettelser av konkurransegrunnlaget, legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen, jf. pkt 1.1 ovenfor, vil få varsel per epost fra Doffin. 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Statsbygg er den største statlige eiendomsaktøren i sivil sektor i Norge. Statsbygg har en eiendomsportefølje på rundt 2,8 mill. kvm til en verdi av 32 mrd. Vi er en forvaltningsbedrift med omkring 900 ansatte på landsbasis. Ved hovedkontoret og regionkontor øst som er samlokalisert i Byporten, Biskop Gunnerus gate 6 i Oslo, er det ca. 500 ansatte i kontorsektoren og ca. 150 driftsansatte.

5 Regionen vest har totalt 84 ansatte hvorav 19 ansatte har sine kontorer på regionkontoret i Bergen og 65 driftsansatte har sine arbeidsplasser ute på eiendommene. Avtalen gjelder i 2 år fra og med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere 1+1 år. Avtalen forlenges automatisk med 1 år av gangen dersom ikke Statsbygg innen 3 måneder før utløpsdato skriftlig informerer om at avtalen ikke vil forlenges. Avtalens maksimale varighet vil være 4 år. 2.2 Oppdraget Bedriftshelsetjenesten skal være et kompetansesenter for virksomhetens helse-miljø- og sikkerhetsarbeid, og hjelpe Statsbygg i det forebyggende arbeid for å skape trygge og sunne arbeidsforhold. Bedriftshelsetjenesten må være godkjent i henhold til forskrift når oppdraget for Statsbygg påbegynnes, eller være i en godkjennelsesprosess. Det vises i denne forbindelse til forskrift av nr 1173 om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste. For det tilfelle at godkjenning ennå ikke er gitt når arbeidet starter, er det tilbyders risiko at slik godkjennelse oppnås. Hovedoppdraget godtgjøres etter en fastpris pr. år. Det er utarbeidet en egen spesifikasjon for oppdraget, se vedlegg 1. Her fremgår spesifikt alle aktiviteter, forventet timebruk og responstid. Det er behov for å knytte til seg en bedriftshelsetjeneste som kan dekke flere fagfelt. Det være seg lege, ergoterapeut, fysioterapeut og gode psykiatritjenester. En viktig oppgave vil være deltakelse i møter i arbeidsmiljøutvalgene. Det er krav om at bedriftslegen skal delta på alle AMU-møter. Statsbygg er en IA-virksomhet, og det vil være behov for deltakelse fra bedriftslege både i møter og til bistand i enkeltsaker. Etter initiativ fra Statsbygg skal bedriftshelsetjenesten også delta på årlige vernerunder. Arbeidsplassvurderinger skal ivaretas fortløpende. I ekstraordinære situasjoner kan det være behov for tilleggsarbeider knyttet til rådgivning, samtaler og dialogmøter med ledelse og medarbeidere. Disse prises særskilt, jf. Tilbudsskjema. For å ha en dedikert kontaktperson og unngå kommunikasjon i flere ledd, er det et krav at firmaet som får tildelt kontrakten har tilbudte lege ansatt hos seg og at denne blir firmaets kontaktperson mot Statsbygg. Nærmere krav til hvilke ytelser som skal leveres fremgår av vedlagte kravspesifikasjon. 5 AV 11 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandlinger.

6 6 AV Forhandlingsprinsipper/gjennomføring av forhandlingene Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er adgang til å forhandle om alle sidene ved tilbudet, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Statsbygg forbeholder seg retten til å sette grenser for hva det skal forhandles om. Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser. En reduksjon vil da skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. På denne bakgrunn oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud ved innleveringsfristen. 3.3 Tidspunkt for forhandlinger Forhandlinger er planlagt gjennomført 1. og 2. juni De som blir invitert til forhandlinger vil bli informert i slutten av mai Offentlighet Tilbudsåpning er ikke offentlig. Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer vil først bli offentlig når forhandlingene og tilbudsevalueringen er gjennomført. 3.5 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.6 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Utvelgelse av deltakere til forhandling - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i to omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert.

7 7 AV 11 De tilbyderne som anses kvalifisert vil gå videre til tildelingsfasen. I denne fasen vil tilbudene bli evaluert på bakgrunn av de oppførte tildelingskriteriene. Det vil bli valgt ut minimum 3 deltakere som vil bli invitert til å forhandle, forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede deltakere. Valg av deltakere til forhandlinger vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Evalueringen vil i begge faser, herunder utvelgelsen, ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig økonomisk gjennomføringsevne 1. Leverandøren skal kunne tilby generell og spesiell kompetanse i samsvar med Statsbyggs kravspesifikasjon. Ansvarlig lege skal være ansatt i firma og ha legelisens. Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert Kredittratingsrapport, ikke eldre enn 6 mndr., fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom kredittrapportering ikke foreligger, kan leverandøren som alternativ vedlegge regnskap med revisorberetning for siste regnskapsår. 1. Organisasjonsplan med angivelse av antall ansatte og type kompetanse som tilgjengelig for denne avtalen. 2. Leverandøren skal kunne vise til tilsvarende oppdrag de siste 3 år. 2. Liste over de viktigste bedriftshelsetjenesteoppdrag de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan vedlegges solidaransvarserklæring eller lignende, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2), og f eks forside på

8 signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-9 (2). 4.3 Attest for skatt og merverdiavgift Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest). Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3) og (3). 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 8 AV 11 Prioritet/vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon Filnr (se pkt 6.4) 35% Kvalitet/kompetanse CV for tilbudte ansvarlige lege. Statsbygg vil vektlegge erfaring med bl a følgende: Ansvarlig lege i IA-virksomheter AKAN arbeid Faglig oppdatering og utvikling Undervisning og rådgivning Kvalitet Beskrivelse av tilbyders forståelse av 35% oppdraget (maks 2 A4-sider) Det kan bli aktuelt for tilbudt lege å gjennomføre en presentasjon for ytterligere å dokumentere oppgaveforståelse 30% Pris Utfylt tilbudsskjema 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik

9 Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold kan medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil ikke aksepteres. Forbehold om forskudd vil ikke aksepteres. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Leverandøren kan gi tilbud på en eller begge avtalene. 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF 9 AV 11

10 Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. Det opprinnelige tilbudet vedblir å være bindende selv om det fremsettes nye tilbud under forhandlingene. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? 1-1 Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2-1 Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg) 3 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Firmaattest/StartBANK ID 3-2 Kredittratingsrapport 3-3 Liste over tilsvarende oppdrag 3-4 Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt CV 2-2 Beskrivelse av tilbyders forståelse av oppdraget 5-1 Innholdsfortegnelse For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist 10 AV 11 Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket «DL Bedriftshelsetjeneste - Tilbud til konkurranse med forhandling til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg. Biskop Gunnerus gt Oslo

11 11 AV 11 Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo Dato: For Statsbygg: Tove Kristiansen 8 Vedlegg Tilbudsskjema Kravspesifikasjon Utkast til avtaledokument Statsbyggs Kjøpsvilkår for tjenester