INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 1 AV 12 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE) Rammeavtaler med og uten etterfølgende konkurranse for kjøp av internasjonale meglertjenester og 3. parts verdivurderinger

2 Innhold 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Kunngjøring Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget EHF- faktura og elektronisk bestillingsløsning Orientering om oppdraget Generelt Om Statsbygg Om oppdragene under rammeavtalene Om de enkelte bestillinger etter minikonkurranse Om rammeavtalene Fremdrift Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Minikonkurranser Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Skatteattester Tildelingskriterier i denne konkurransen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Elektronisk tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets spark Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg AV 12

3 3 AV 12 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering Statsbygg ber om tilbud på parallell rammeavtale for: «Kjøp av internasjonale meglertjenester og 3. parts verdivurderinger» Rammeavtalene gjelder rådgivende og utførende megler- og verdivurderingstjenester av ulike typer eiendom i internasjonal portefølje. Våre eiendommers markedsverdi skal benyttes som grunnlag for beslutninger i forbindelse med leiekostnadsberegninger, kjøp, salg og/eller utvikling. Hovedsakelig er det følgende tre forretningsområder det er ønskelig å få dekket i avtalen; Rådgivende meglertjenester Meglertjenester ved salg/kjøp av eiendom 3.parts verdivurdering basert på «Desk-top» studie Bestillinger (avrop) på rammeavtalen vil gjennomføres av seksjon for utenlandseiendommer i Statsbygg som vil være oppdragsgiver for det enkelte avrop. Avtalen gjelder for eiendommer utenfor Norges grenser. Det vil bli inngått minst 3 rammeavtaler på bakgrunn av denne konkurransen så fremt konkurransen gir grunnlag for det. Konkurransegrunnlaget består av: a) Denne tilbudsinvitasjonen b) Vedlegg 1 Kravspesifikasjon c) Vedlegg 2 Pris-/tilbudsskjema d) Vedlegg 3 Avtaledokument e) Vedlegg 4 Standard kontraktbestemmelser f) Vedlegg 5 Offentlig støtte veilederen (særlig pkt. 3.2 om salg av eiendom) g) Vedlegg 6 Grunnlagsdata BTA Utenlandseiendommer Konkurransegrunnlaget er i sin helhet lagt ut elektronisk for nedlasting fra Doffin-databasen. Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, oppfordres til å registrere sin interesse i Doffin for å få varsler om tilleggsopplysninger, rettelser og endringer som Statsbygg publiserer. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og TED-basen Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka basert på NS 8402), jf. Vedlegg 3 og 4.

4 Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten. 1.5 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved innkjøpssjef Bård Sandbæk, e-post: basa@statsbygg.no Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar vil bli sendt samtlige tilbydere. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 1.6 EHF- faktura og elektronisk bestillingsløsning Merk at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. Statsbygg har innført elektronisk bestillingsløsning og alle avrop/bestillinger på oppdrag under rammeavtalen vil bli oversendt elektronisk til leverandør. Leverandør skal derfor oppgi en e-post adresse for mottak av alle bestillinger. 4 AV 12 2 Orientering om oppdraget 2.1 Generelt Om Statsbygg Seksjon for utlandseiendommer (EU) er ansvarlig for forvaltning og utvikling av den statlige eiendomsmassen i utlandet som primært benyttes av Utenriksdepartementet. Seksjonen har også ansvar for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter, samt kjøp og salg av utlandseiendommer. Seksjonen tilbyr i tillegg betalte rådgivningstjenester til Utenriksdepartementet. Med denne avtalen skal seksjonen knytte til seg et brohode inn til et internasjonalt miljø av eiendomsmeglere som kan bistå i ulike faser av kjøp/salg og verdivurdering av utenlandsporteføljen. Den samlede eiendomsmassen er over kvadratmeter og utgjør ca. 173 bygninger som ligger geografisk spredt i 57 land. Den eide porteføljen utgjør om lag halvparten av de norske utenriksstasjonene.

5 5 AV Om oppdragene under rammeavtalene I denne parallelle rammeavtalen vil oppdragene fordeles både som direkte avrop til leverandørene i henhold til rangering og gjennom minikonkurranser. Ved direkte avrop, med anslått verdi < kr, vil den leverandøren som blir rangert som nr. 1 bli tildelt oppdragene under forutsetning av at responstid kan overholdes og at leverandøren har geografisk nedslagsfelt knyttet til det området som oppdraget gjelder. Dersom leverandøren ikke kan gjennomføre oppdraget, vil avrop gå videre til leverandørene som rangeres som nr. 2, og dersom denne ikke kan utføre oppdraget, tilsvarende videre til nr. 3 osv Om de enkelte bestillinger etter minikonkurranse For større oppdrag som gjelder salg av eiendom der honoraret anslås å overstige kr., vil det gjennomføres minikonkurranse mellom leverandørene. Følgende kriterier for tildeling av oppdrag kan benyttes i minikonkurransene: Pris (f. eks. timepris, fastpris, % - sats av vederlag ved salg) Kompetanse Oppdragsforståelse, herunder lokal markedsinnsikt Plan og metodikk for gjennomføring av oppdraget Om rammeavtalene Gjennom rammeavtalene skal oppdragsgiver knytte til seg godt kvalifisert personell til å utføre korrekte og velfunderte verdivurderinger og støttetjenester i forbindelse med kjøp/salg m.m., med vekt på generell og lokal markedsinnsikt innen det enkelte land og markedsområdet for oppdragene. Oppdragene vil bli utført dels med fastpris, dels etter medgått tid og valg av tildelingskriterier tilpasset det enkelte oppdrag i minikonkurransesammenheng. Det anslås at det vil bli tildelt oppdrag under disse avtalene i en 2 års periode. Verdien på oppdragene vil variere fra NOK til NOK og samlet i en 4 årsperiode anslagsvis beløpe seg til NOK Estimatet er usikkert og binder ikke oppdragsgiverne, da det blant annet vil være knyttet til aktiviteter, politiske føringer og beslutninger som ikke er kjent per dags dato. Rammeavtalene inngås for en periode på 2 år med rett for Statsbygg til å forlenge avtalene i ytterligere 2 år, med ett år av gangen. Rammeavtalene skal gjelde de til enhver tid eide og leide bygg som forvaltes, driftes og vedlikeholdes av Statsbygg, samt for fremmede eiendommer som vurderes kjøpt eller leiet. Oppdragsgiverne forbeholder seg rett til å gjennomføre egne konkurranser/forespørsler for enkeltoppdrag der dette vurderes mer hensiktsmessig for oppdragsgiver på grunn av framdriftsmessige, økonomiske og/eller geografiske forhold eller andre særskilte forhold ved den enkelte eiendom. 2.2 Fremdrift

6 Som hovedregel vil enkelte oppdrag være kjent i god tid før tidspunkt for utførelse. I enkelte tilfeller oppstår imidlertid utforutsette behov hvor rask responstid er av vesentlig betydning. 6 AV 12 Responstid på enkeltstående møter: 1 dag. Responstid på oppstart av oppdrag og konkret oppgave/utredning; 1 uke. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i denne tilbudsinvitasjonen. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. 3.3 Offentlighet Tilbudsåpning er ikke offentlig. Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere er offentlig etter tilbudsåpning. 3.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 3.5 Minikonkurranser Tildeling av kontrakter (bestilling etter minikonkurranse) under rammeavtalene vil foretas etter at det er iverksatt ny konkurranse mellom leverandørene som har rammeavtale med Statsbygg. Konkurransen vil gjennomføres på følgende måte: 1. For hver kontrakt som inngås, vil Statsbygg skriftlig konsultere de leverandørene som er i stand til å gjennomføre kontrakten. 2. Statsbygg vil fastsette en rimelig frist til innlevering av tilbud på de enkelte kontrakter.

7 Ved fastsettelse av fristen tas det hensyn til forhold som kontraktsgjenstandens kompleksitet og den tid som medgår til å utarbeide tilbud. 3. Tilbudene skal sendes inn skriftlig og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen. 4. Statsbygg vil tildele hver kontrakt til den tilbyder som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av de tildelingskriterier som er valgt i den enkelte konkurranse, se mulige tildelingskriterier i pkt over. 7 AV 12 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering Tildeling I kvalifikasjonsomgangen blir deltakerne vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav under. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Kvalifikasjonsk riterium Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk / finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav Det kreves at tilbyderen har et lovlig etablert foretak Det kreves at tilbyder har tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne. Dokumentasjon Firmaattest. For utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivning i det landet hvor foretaket er registrert. Kredittratingrapport, ikke eldre enn 3 mndr., fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Tekniske / faglige kvalifikasjoner på det fagområdet tilbyder gir tilbud på 1. Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kapasitet, herunder hos samarbeidspartnere i utlandet. 2. Det kreves at leverandøren har god gjennomføringsevne, gode faglige kvalifikasjoner, samt bred erfaring fra ulike internasjonale megler og Dersom kredittrapportering ikke foreligger, kan leverandøren som alternativ vedlegge regnskap med revisorberetning for siste regnskapsår. Oversikt over antall ansatte i foretaket og antall ansatte med relevant fagkompetanse, i Norge og utenlands hos samarbeidspartnere Oversikt over minimum 3 ulike referanseprosjekter med overføringsverdi siste 5 år med opplysninger om: prosjektets navn oppdragsgiver

8 8 AV 12 verdivurderingsoppdrag av tilsvarende art og kompleksitet. prosjektets størrelse i m 2 og kostnad type bygg oppdragets kontraktsverdi eks mva firmaets oppgaver/rolle i prosjektet redegjørelse for hvordan oppdragene gjennomføres 3. Oppdragsansvarlig i Norge for megler og verdivurderinger må være autorisert eiendomsmegler/ næringsmegler eller inneha tilsvarende kvalifikasjoner. Leverandørens samarbeidspart(-er) internasjonalt skal inneha tilsvarende kvalifikasjoner i overensstemmelse med det enkelte lands krav hvor oppdrag utføres. Kopi av godkjenning som verdivurderer/sertifisert REV eller autorisasjon som næringsmelger. Beskrivelse av organisering av internasjonal tilstedeværelse og dokumentasjon på oppdragsansvarlige(-s) kvalifikasjoner i form av egenerklæring på at krav oppfylles. Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon kan f eks vedlegges forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2) og 17-9 (2). 4.3 Skatteattester Det skal leveres felles attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og merverdiavgift (Skatteattest) Skatteattest bestilles i Altinn. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3) og (3). 4.4 Tildelingskriterier i denne konkurransen I denne fasen vil tilbudet bli evaluert i forhold til de oppførte tildelingskriterier. Evalueringen vil ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist.

9 9 AV 12 Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjon Pris 60 % Ferdig utfylt tilbudsskjema (vedlegg) Kvalitet; med vurdering av blant annet; 40 % Erfaringsbredde fra tilsvarende oppdrag og særskilt erfaring fra oppdrag med overføringsverdi sett i forhold til oppdragsgivers portefølje Oppdragsforståelse og metode for gjennomføring Redegjørelse for tilbudt(-e) ressurs(- er) sine referanseoppdrag innenfor de kontinent/områdekategorier som fremgår av prisskjema. Maks 3 per område. Andre opplysninger som anses relevant i gjennomføring av de ulike oppdragstypene, ut fra det aktuelle markedssegmentets egenart i det enkelte kontinent bes beskrevet. Redegjørelse for oppdragsforståelse og metodikk for typisk utførelse av oppdrag innenfor rådgivning og strategisk markedstilnæring, «desktop» verdivurdering, og kjøp/salg/transaksjoner. Redegjørelsen kan inneholde en generell del og en spesifikk del som knyttes til det enkelte kontinent eller et markeds særegenheter og egenart. Det ønskes særlig vekt på forståelse av regulering, risikomomenter, innhenting og bruk av markedsinformasjon, vurdering av objekters unike mer- eller mindreverdi og teoretisk modellforståelse 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og

10 avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold kan medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil ikke aksepteres. Forbehold om forskudd vil ikke aksepteres. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 10 AV 12 6 Krav til tilbudet 6.1 Elektronisk tilbudsavgivelse Tilbudet skal i sin helhet leveres på en elektronisk lagringsenhet minnepinne. Det samme gjelder for endring av tilbudene. Tilbud levert på annen måte, herunder på papir, vil bli avvist. Papirkopier som leveres i tillegg til elektronisk tilbud, vil bli kastet. Følgende filformater aksepteres. Filene skal være fri for virus og ikke kryptert: Tekstdokument: PDF/A, XML, TIFF eller Word Tabeller: Excel Bildefiler: JPEG eller TIFF Kart: TIFF Video: MPEG 2 Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave

11 11 AV 12 Infiserte og krypterte filer, samt filer i et annet format enn ovenfor angitt, vil bli avvist i Statsbyggs datasystem, og tilbudet evaluert som om slike filer ikke var levert. Minnepinnen skal være merket på utsiden med leverandørens navn og navnet på konkurransen. Innlevert minnepinne blir ikke returnert Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets spark Tilbudet og alle tilhørende dokumenter skal avgis på norsk. 6.4 Hva skal leveres hvilken filstruktur skal benyttes? 1-1 Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet. 2-1 Tilbudsskjema i utfylt og signert stand (vedlegg) 3 Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt Firmaattest/StartBANK ID 3-2 Kredittvurdering 3-3 Oversikt over antall ansatte 3-4 Referanseprosjekter 3-5 Godkjenning som verdivurderer/sertifisert REV eller autorisasjon som næringsmegler 3-6 Beskrivelse av organisering av internasjonal tilstedeværelse og dokumentasjon på oppdragsansvarlige(-s) kvalifikasjoner 3-7 Eventuelle forpliktelseserklæringer 3-8 Attest for skatt og merverdiavgift, jf pkt Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt Referanseoppdrag 4-3 Redegjørelse for oppdragsforståelse og metodikk 5-1 Innholdsfortegnelse For å lette arkivering og gjenfinning av dokumentasjon, oppfordres tilbyderne til å følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud og navngi filene som vist ovenfor i fet skrift, med nummeret først. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. 6.5 Innleveringssted og tilbudsfrist Minnepinnen med tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket Rammeavtale for internasjonale meglertjenester Tilbud», til: Statsbygg v/ resepsjonen i 7. etg.

12 12 AV 12 Biskop Gunnerus gt Oslo Minnepinnen med tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Statsbygg, Postboks 8106, Dep., 0032 Oslo. Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Statsbyggs lokaler i Biskop Gunnerus gt. 6 innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt. Fristen for innlevering av tilbud er kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7 Oppdragsgivers underskrift Sted: Oslo Dato: For Statsbygg: Bård Sandbæk innkjøpssjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent. 8 Vedlegg