INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 INVITASJON TIL ANBUDSKONKURRANSE (ÅPEN KONKURRANSE I HENHOLD TIL FOA DEL I OG DEL III) Rammeavtale for prosjekthotell/samhandlingsverktøy i Statsbygg Side 1 av 13

2 1 Generelt om oppdraget Invitasjon og orientering Om Statsbygg Invitasjon og orientering Kunngjøring Særlige forhold Elementer som ikke er prissatt Kontraktsbestemmelser Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Orientering om prosjektet og oppdraget Generelt Ytelser i oppdraget/leveransen Etablering av Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Lov om offentlige anskaffelser Prinsipper for anbudskonkurransen Offentlighet Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbyggs evaluering av tilbudet Kvalifisering - Tildeling Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Skatteattester HMS-egenerklæring Tildelingskriterier i denne konkurransen Demonstrasjon av løsningen Avvik fra konkurransegrunnlaget Generelt om forbehold og avvik Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Krav til tilbudet Tilbudsavgivelse Vedståelsesfrist Tilbudets språk Hva skal leveres? Innleveringssted og tilbudsfrist Oppdragsgivers underskrift Vedlegg Side 2 av 13

3 1 Generelt om oppdraget 1.1 Invitasjon og orientering 1.1 Om Statsbygg Statsbygg er en statlig forvaltningsbedrift. Statsbyggs oppgave er å tilby gode og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter, og å realisere vedtatte samfunnspolitiske mål i forhold til arkitektur, statlige planinteresser, kulturminnevern og miljø. Statsbygg er byggherre, eiendomsforvalter, rådgiver og utvikler. Byggherreavdelingen i Statsbygg har det gjennomgående ansvaret for byggeprosjektene. Statsbygg er den største offentlige byggherren i sivil sektor, og har til enhver tid omtrent 160 pågående prosjekter. Statsbygg har 845 ansatte. Hovedkontor er i Oslo og det er regionskontor i Oslo, Porsgrunn, Bergen, Trondheim og Tromsø. 1.2 Invitasjon og orientering Statsbygg ber om tilbud på følgende: Statsbygg ønsker å anskaffe et brukervennlig og nettbasert prosjekthotell/ samhandlingsverktøy. Målet er å sikre tilgjengelighet av dokumenter og informasjon, samt en pålitelig og sporbar korrespondanse mellom alle parter i prosjektene. Dokumenter skal på en brukervennlig måte kunne sendes fra samhandlingsverktøyet til Statsbygg sitt arkiv. Statsbygg har til hensikt å inngå rammeavtale med en leverandør. Konkurransegrunnlaget består av: Denne invitasjonen Vedlegg 1 Tilbudsskjema Vedlegg 2 Kravspesifikasjon for prosjekthotell/samhandlingsverktøy Vedlegg 3 Utkast til avtaledokument Vedlegg 4 Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser, K-Boka Vedlegg 5 HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 6 Skjema for referanser Komplett konkurransegrunnlaget lastes ned på Doffin. 1.2 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen og TED-basen den Side 3 av 13

4 1.3 Særlige forhold Elementer som ikke er prissatt Poster som ikke er priset i tilbudet vil bli priset som dyreste konkurrents tilbud + 10 % for evaluering. Såfremt det ikke fremkommer av tilbudet at elementet er inkludert et annet sted i tilbudet. 1.4 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår; Statsbyggs kontraktsbestemmelser jf. vedlegg. Statsbygg har i sine kontraktsbestemmelser inntatt krav til gjengs lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid iht. våre tjenestekontrakter og bygge- og anleggskontrakter, samt krav til dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av nr 112. Merk også at faktura og kreditnota skal sendes elektronisk til Statsbyggs fakturamottak i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Faktura og kreditnota skal formidles via aksesspunkt i meldingsformidlerinfrastrukturen som forvaltes av DIFI. 1.5 Informasjonsmøte/Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring for denne kontrakten. 1.6 Tilleggsopplysninger/Rettelser av konkurransegrunnlaget Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller inneholder forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig ta kontakt med Statsbygg ved Gry Ahlsand. E-post: Gry.Ahlsand@statsbygg.no Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at Statsbygg har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Kopi av spørsmålene og Statsbyggs svar vil bli sendt samtlige tilbydere. Rettelser av konkurransegrunnlaget sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2 Orientering om prosjektet og oppdraget 2.1 Generelt Formålet med anskaffelsen er å sikre at Statsbygg har et brukervennlig og nettbasert prosjekthotell/samhandlingsverktøy. Statsbyggs har utarbeidet en prosjektmodell som gir byggeprosjektene et felles rammeverk for styring og gjennomføring. Prosjektmodellen bidrar til enhetlig og fleksibel gjennomføring av Statsbyggs byggeprosjekter. Side 4 av 13

5 Prosjektmodellen for byggeprosjektene er inndelt i faser og dekker tidsvinduet fra Statsbygg mottar oppdragsbrev til reklamasjonsfasen er avsluttet. Ved faseoverganger/mellom hovedleveranser er det interne godkjenningspunkter (IG-punkter) og eksterne oppdragsmøter (OM). Samhandlingsverktøyet skal ivareta dokumenthåndteringen og samhandlingen gjennom alle prosjektets faser, og støtte prosjektmodellen på best mulig måte. Statsbygg gjennomfører også andre typer prosjekter som nødvendigvis ikke følger denne modellen. Disse må også kunne ha mulighet til å benytte løsningen. Statsbyggs prosjektmodell for byggeprosjekter. 2.2 Varighet og opsjon Rammeavtalen gjelder fra signert kontrakt og 2 år frem i tid. Avtalen vil automatisk forlenges med 1 års opsjon, dersom Statsbygg ikke sier opp 3 mnd før fornyelsen. Det er mulighet for totalt 2 opsjoner, det vil si at rammeavtalens maksimale varighet er 4 år. Avrop på rammeavtalen vil kunne skje i tiden avtalen er gjeldende. Etter rammeavtalens utløp skal pågående prosjekter ha mulighet til å beholde løsningen ut prosjektets levetid, dvs til og med reklamasjonsfasen, ref. prosjektmodellen. Bestemmelser i rammeavtalen som angår det enkelte avrop gjelder tilsvarende også etter rammeavtalens opphør. Til orientering kan det opplyses at Statsbygg arbeider med en intern løsning som i fremtiden skal gi nødvendig samhandlingsstøtte for alle Statsbyggs prosjekter. Implementeringen av et slikt verktøy kan medføre at Statsbygg ikke gjør flere avrop på denne avtalen. Side 5 av 13

6 2.3 Ytelser i oppdraget/leveransen Krav til hvilke ytelser som ventes av leveransen fremgår av vedlagte ytelsesbeskrivelse for prosjekthotell/samhandlingsverktøy. Leverandøren skal etablere systemet i Statsbygg, dette innebærer blant annet at: - Prosjekthotellet/samhandlingsverktøyet tilpasses Statsbyggs prosjektmodell - Utarbeidelse av standard prosjektrom-maler o Etablering av «standard»-mappestrukturer - Registrering og opplæring av administratorer/brukere - Prosedyre for opprettelse av prosjektrom - Tilpassing av brukermanualer 2.4 Etablering av Oppstart for etablering i Statsbygg avtales ved avtalesignering. Det skal gå maksimum 4 uker til prosjekthotellet/samhandlingsverktøyet er etablert og tilgjengelig for prosjektene. Forsinket etablering er dagmulktsbelagt med kr 5000 pr dag. 2.5 Avrop Ved alle avrop på rammeavtalen vil Statsbygg sende et bestillingsbrev med en beskrivelse av oppdraget med rammetall for behov. Leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle bestillinger elektronisk. 3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Lov om offentlige anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften). For denne anskaffelsen gjelder ovennevnte, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.2 Prinsipper for anbudskonkurransen Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbyderne. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Det er ikke adgang til å endre tilbudene, og det er heller ikke adgang til å forhandle. Side 6 av 13

7 3.3 Offentlighet Anskaffelsesprotokollens opplysninger om deltakere og tilbudssummer er offentlige. (Timepriser fremgår dog ikke av åpningsprotokoll.) Tilbudsåpningen er offentlig, og vil finne sted 22. mai 2014 kl på Statsbyggs hovedkontor. 3.4 Bruk av rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner Statsbygg skal ikke søke eller motta råd som kan bli benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner for denne aktuelle anskaffelse fra noen som kan ha økonomiske interesser i anskaffelsen når dette skjer på en måte som vil kunne utelukke konkurranse. En tilbyder som har blitt benyttet som rådgiver under utarbeidelsen av spesifikasjoner på en måte som vil kunne utelukke konkurranse som ovenfor nevnt, vil bli avvist. 3.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse avviste tilbud Statsbygg forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering for prosjektet eller manglende godkjenning fra politisk hold. Statsbygg kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 3.6 Framdriftsplan for anskaffelsen Anskaffelsens er planlagt gjennomført i henhold til følgende plan: Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED Tilbudsfrist (kl 12.00) Kvalifikasjonsvurdering og tilbudsevaluering Uke 22 Presentasjon fra utvalgte tilbydere Uke 23 Tilbudsevaluering Uke 24 Kontraktsmeddelelse Uke dager etter Kontraktsignering meddelelse, eventuelt etter nærmere avtale Vi gjør oppmerksom på at tidspunkt etter tilbudsfrist er veiledende. Side 7 av 13

8 4 Statsbyggs evaluering av tilbudet 4.1 Kvalifisering - Tildeling Evalueringen av tilbudene vil skje i tre omganger. Først vil tilbyderne bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Tilbydere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse tilbyderne vil dermed ikke få innholdet i tilbudet nærmere vurdert. De tilbyderne som anses kvalifisert, vil deretter få vurdert sine minimumskrav til ytelsen, pkt1 i ytelsesbeskrivelsen. Dersom ikke minimumskravene til ytelsen oppfylles/kan redegjøres for vil tilbyder avvises. Alle kvalifiserte tilbydere som har oppfylt minimumskravene i ytelsesbeskrivelsen, vil deretter vurderes etter tildelingskriteriene. Evalueringen vil ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at tilbudene inneholder all etterspurt dokumentasjon. Tilbydere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. De mest aktuelle tilbyderne vil bli invitert til å presentere løsningen, jfr pkt 3 i ytelsesbeskrivelsen. 4.2 Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen Følgende kvalifikasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskriterium Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Organisatorisk og juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Det kreves at leverandøren har betryggende økonomisk gjennomføringsevne. Firmaattest, for utenlandske firmaer kreves tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i det landet hvor foretaket er registrert Kredittratingrapport, ikke eldre enn 6 mndr., fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom kredittrapportering ikke foreligger, kan leverandøren som alternativ vedlegge regnskap med revisorberetning for siste 2 regnskapsår Side 8 av 13

9 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at leverandøren har sikker gjennomføringsevne, god kapasitet og kvalifikasjoner God kompetanse og erfaring fra gjennomføring av oppdrag av tilsvarende størrelse og kompleksitet Beskrivelse av leverandørens kompetanseområde. Organisasjonskart, og oversikt over antall personer som leverandøren disponerer innenfor fagområdene i kontrakten pr. dags dato Redegjørelse for at leverandøren har ledig kapasitet til å gjennomføre oppdragene i kontrakten Oversikt over relevante referanseoppdrag for de siste 3 år, maks 6 prosjekter. Fylles ut i vedlegget «kompetanse» For hvert oppdrag skal det fremgå - Oppdragsgiver - Tidsperspektiv - Type prosjekt - Prosjektets størrelse og antall brukere - Tidspunkt for leveransen - Typiske funksjoner og oppgaver som ble løst av verktøyet Tilbydere som vil støtte seg på andre foretaks kapasitet/kompetanse for å bli kvalifisert, må godtgjøre at de reelt disponerer over de aktuelle ressurser. Som dokumentasjon må det vedlegges signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått, jf. anskaffelsesforskriften 17-8 (2) og 17-9 (2). 4.3 Skatteattester Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: Attest for skatt (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) Attest for merverdiavgift Skatteattest for skatt og for merverdiavgift kan bestilles på ett sted. Tilbydere kan enten henvende seg til sitt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Side 9 av 13

10 Tilbydere med forretningsadresse i andre EØS-land enn Norge skal fremlegge tilsvarende attester iht anskaffelsesforskriften (3) og (3). 4.4 HMS-egenerklæring Alle tilbydere skal fremlegge HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp. Egenerklæringen skal være i samsvar med vedlagte skjema, se vedlegg. 4.5 Tildelingskriterier i denne konkurransen Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Prioritet/vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon 35 % Pris Komplett utfylt Tilbudsskjema 30 % Funksjon og ytelse på bakgrunn av innlevert materiale 35 % Opplevd brukervennlighet, funksjon og ytelse på bakgrunn av demonstrasjon av løsningen Komplett utfylt Ytelsesbeskrivelse MERK: Ytelser ut over minimumskrav, se pkt 2 i ytelsesbeskrivelsen, må også fylles ut. Demonstrasjon av løsningen minutters demonstrasjon av løsningen, se kapittel 4.6 Demonstrasjon av løsning. 4.6 Demonstrasjon av løsningen Av de kvalifiserte tilbyderne vil de som ligger best an i forhold til pris, funksjon og ytelse på bakgrunn av innlevert materiale, bli kalt inn til en presentasjon av løsningen. Hver utvalgte leverandør vil få maksimum minutter til å presentere sin løsning. I denne presentasjonen vil oppdragsgiver legge vekt på løsningens brukervennlighet, funksjon og ytelse utover minimumskrav. Se pkt 3 i Ytelsesbeskrivelsen for detaljer om dette. Leverandøren kan fritt disponere tiden selv, men Statsbygg vil legge vekt på følgende momenter ved demonstrasjon av løsningen: - God brukervennlighet - Beskriv/vis hvordan prosjekthotellet/samhandlingsløsningen kan brukes i de forskjellige fasene i Statsbyggs prosjektmodell - Administrasjon o Brukere skal lett kunne legges til og tas ut av systemet av Statsbygg. o Oppsett av et nytt prosjektrom, importering av filer - Systemet skal ha funksjonalitet for å brukes til samhandling i veldefinerte arbeidsprosesser med flere arbeidstrinn. Eksempel er endringshåndtering i et byggeprosjekt. Side 10 av 13

11 o Vis gjerne løsning for kommentering/redlining, ref punkt 2.5 i ytelsesbeskrivelsen For øvrig ber vi om at leverandøren legger fram plan på utvikling de neste 3-5 årene - Innovative løsninger vil gi positiv uttelling i evalueringen. - Relevante egenskaper og funksjonalitet ut over det vi har beskrevet vil gi bidra positivt i evalueringen. Det er ikke lov å forhandle i denne konkurransen, så det vil være en enveis presentasjon av løsningen. Det vil ikke være mulig for tilbyder å endre tilbudt løsning underveis, eller etter presentasjonen, så dette vil si at presentasjonen må basere seg på endelig løsning. Det vil derimot være mulig for oppdragsgiver å stille utdypende spørsmål underveis i presentasjonen. Men dette skal ikke ha innvirkning på tilbudt løsning. 5 Avvik fra konkurransegrunnlaget 5.1 Generelt om forbehold og avvik Statsbygg oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold eller avvik. Istedenfor å gi tilbud med forbehold og avvik bør leverandørene stille spørsmål til Statsbygg, jf. pkt 1.6 ovenfor. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter, forbehold og avvik kan medføre avvisning. Før tilbyder eventuelt avgir tilbud med forbehold eller avvik, bør de rettslige konsekvenser av dette derfor vurderes. Dersom forbehold eller avvik tas, skal forbehold/avvik klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold/avvik skal være presise og entydige, slik at Statsbygg kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold/avvik som ikke kan prises av Statsbygg, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder forbehold av denne art, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranseregler og kontraktsbestemmelser. Slike forbehold vil etter all sannsynlighet medføre at tilbudet avvises. Forbehold om regulering av kontraktssum på annen måte enn angitt for den aktuelle kontrakt i Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for konsulentoppdrag (K-boka), jf. vedlegg, herunder valutaforbehold, vil medføre avvisning. Forbehold om forskudd vil medføre avvisning. 5.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbud på annen løsning enn det spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget, vil anses som et tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt 5.1 ovenfor. Side 11 av 13

12 5.3 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6 Krav til tilbudet 6.1 Tilbudsavgivelse Tilbudet skal leveres i papirformat innbundet med skilleark, med kopi på minnepinne/cd. Dersom det er uoverensstemmelser mellom disse vil papirversjonen være gjeldende. Det samme gjelder for endring av tilbudene. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp. 6.3 Tilbudets språk Tilbudet, løsningen og alle tilhørende dokumenter skal være på norsk. 6.4 Hva skal leveres? 1. Tilbudsbrev, med angivelse av tilbudssum, og eventuelle avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal være undertegnet 2. Komplett tilbudsskjema i utfylt stand (vedlagt) 3. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for kvalifikasjonskrav, jf pkt 4.2 a. Utfylt skjema for Kvalifikasjonskrav - kompetanse 4. Den etterspurte dokumentasjonen i tabellen for tildelingskriterier, jf pkt 4.5 a. Herunder komplett utfylt ytelsesbeskrivelse 5. Attester for skatt og merverdiavgift, jf pkt HMS-egenerklæringsskjema, jf pkt 4.4 Tilbyderne skal følge ovennevnte nummerering ved disponering av sitt tilbud. Tilbud som ikke inneholder alle opplysninger og dokumenter som er etterspurt, vil kunne bli avvist. Side 12 av 13

13