Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT OMN Til styret Status fusjoner i 2016-2017, konsekvenser og risikovurdering Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som for fusjoner i perioden 2015-2016. I del 1 får styret informasjon om hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser med virkningstidspunkt 1. januar 2017. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret vil følge på styremøtene fremover. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I 2015 kom Kunnskapsdepartementet (KD) med stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/meld.-st.-18-2014-2015/id2402377/ Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). https://www.regjeringen.no/contentassets/9269702f54224a75abf4889ce2833faa/sammenslaing-avlaresteder-21.03_endelig.pdf Noen av fusjonsforslagene i kategori 2 og kategori 3 er nå foreslått vedtatt med virkningsdato 1. januar 2017. Fusjonene vil endelig vedtas ved Kongelig resolusjon i juni 2016.
1.2 Institusjonenes behov for bistand fra FSAT Følgende institusjoner har bedt om bistand til fusjon: - Universitetet i Bergen og Kunst- og designhøgskolen i Bergen - Høgskolen i Sørøst-Norge - Høgskulen på Vestlandet: Høgskolen Stord/Haugesund, Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Sogn og fjordane - VID Vitenskapelige Høgskole og Høyskolen Diakonova UiB har i tillegg bedt om bistand til å flytte drift av FS-databasen fra UiB til USIT. Det er nå utført. FSAT ledet flytteprosjektet i samarbeid med prosjektleder fra UiB. Høgskolen Stord/Haugesund, Høgskolen i Bergen og Høgskolen i Sogn og fjordane har vedtatt å kalle seg Høgskulen på Vestlandet når den nye institusjonen trer i kraft fra 1. januar 2017. Fusjonen mellom VID og Høyskolen Diakonova er satt på vent til høsten 2017. 1.3 Møter med UH-sektoren 1.3.1 Felles workshop om fusjon av FS-databaser 2. 3. juni 2016 FSAT inviterte alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 2. - 3. juni. Det var totalt 29 deltakere, hvorav 5 fra FSAT. De påmeldte bestod av både studieadministrativt ansatte og IT-ansatte. Prosjektleder for fusjonsprosjektet fra FSAT, Knut Løvold, var ansvarlig for programmet. Innholdet var fokusert på egenrefleksjon fra de ulike institusjonene, i tillegg til deling av erfaringer fra Espen Kristensen ved UiT om deres fusjoner, VID-fusjonen og fusjonen Høgskolen Buskerud/Vestfold. 1.3.2 Flytting av drift av FS for UiB UiB har driftet FS på egenhånd siden 1996, men har bestemt seg for å flytte driften til FSAT/USIT. Flytting av drift av FS for UiB ble utført helgen 10. - 12. juni. Flyttingen ble svært vellykket med så godt som ingen brukerhenvendelser etter flytting. God testing i forkant, samt god testing og feilretting i løpet av flyttehelgen bidro til det gode resultatet. 1.3.3 Felles workshop om fusjon av FS-databaser II, 31. oktober 1. november 2016 FSAT inviterte alle FS-institusjonene som har inngått avtale om fusjonsbistand til seminar om fusjoner 31. oktober 1. november. Seminaret var en oppfølging av seminaret i juni, samtidig som prøvefusjonsrunde nr. 1 var gjennomført og man hadde høstet erfaringer fra denne. Tema var todelt, en del med statusrapport fra de ulike fusjonspartnerne og deretter fokusområder frem mot reell fusjonsdato som er 1. januar 2016. Da skal institusjonene blant annet ha identiske
vitnemål og Studentweb, men uten at databasene er fusjonert. Det ble også avholdt individuelle møter mellom FSAT og de enkelte fusjonspartnerne. Uninett holdt en innledning om ID-håndtering og Feide i forbindelse med en fusjon. Bibsys holdt en innledning om sine erfaringer med overgang til det nye biblioteksystemet Alma, knyttet til fusjoner. 1.3.4 Prøvefusjon nr 1 FSAT er nå ferdig med fusjonsrunde nr. 1 i tråd med prosjektplanen. Alle prøvefusjonene i runde nr. 1 ble fullført innen seminaret 31. oktober 1. november. Hovedformålet med prøvefusjon nr. 1 var å teste fusjons-scriptene og se at databasene lar seg fusjonere. For at det skulle være mulig var man avhengig av at institusjonene hadde ryddet i sine data slik at det ikke er koder og andre data som kommer i konflikt med hverandre. Resultatene er gode og basene har latt seg fusjonere uten store problemer. Det er oppdaget noen småting og disse skal det ryddes i. Resultatet er som forventet og avdekking av feil er en del av målet med prøvefusjonene. 1.4 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser: - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 33 - Testperiode flytting av drift av FS for UiB Gjennomført o April - Seminar 1: Gjennomført o 2. 3. juni - Flytting av drift av FS for UiB Gjennomført o 10. 12. juni - Prøvefusjon 1: Gjennomført o Oktober - Seminar 2: Gjennomført o 31. oktober 1. november - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, men har identiske vitnemål, Studentweb mv. - Prøvefusjon 2: o Januar/februar 2017 - Fusjon av databaser: o Februar/mars 2017 - Semesterstart høsten 2017 o Klargjøring innen 1. juli 2017
Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko Styret følger 4 risikoer i fusjonsprosjektet. De er utilstrekkelige ressurser, manglende kompetanse, manglende oppfølging fra institusjonene og flytting av drift for UiB til USIT. Det er ikke avdekket forhold som skulle tilsi risiko for at målene i prosjektet ikke vil oppnås. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT gjennomførte en intern organisasjonsendring og flyttet til nye lokaler i 2015. Ny organisasjon er i ferd med å sette seg. Alle løpende ordinære oppgaver skal gjennomføres i 2016 og det må utføres en del oppgaver som ble nedprioritert i 2015. Det gjelder spesielt dokumentasjon og flere kurs. Vitnemålsbanken og Emrex skal i produksjon fra 1. januar 2017. Studentweb 3 er i produksjon for alle institusjoner, men det er nå mange ønsker til ny funksjonalitet. Fagpersonweb og Evuweb skal skrives om til ny plattform, og EPN skal omskrives. Gruppe for FS, GAUS og RUST i FSAT er prosjektleder for fusjonsprosjektet, men har fått tilført flere ressurser enn i 2015. Bemanningen anses nå som tilstrekkelig, men sårbar. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i FS-støtte midlertidig gjennom bemanningsøkning ved uforutsette behov Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har utilstrekkelige ressurser til å nå målene om fusjonene for og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelige ressurser til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4
B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Det ble i 2015 etablert et fusjonsteam i FSAT. Det samme teamet vil håndtere fusjonene i 2016. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse ressurser vil være: Opprette fusjonsteam i FSAT Flere personer er involvert i fusjon av databaser Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere har fusjonsteamet i FSAT vært opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Jevnlig oppfølging av prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene er gjennomført eller igangsatt. Vi vurderer sannsynligheten for at vi i 2016 har manglende oppfølging fra FS-institusjonene til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke får tilstrekkelige oppfølging til å nå målet. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4
Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 AB C